Pembubuhan e-signature atau electronic signature, atau yang juga dikenal sebagai tanda tangan elektronik, menjadi alternatif ketika harus menandatangi dokumen digital, seperti surat resmi dan kontrak. Lalu, bagaimana cara membuat e-signature? Simak langkah membuatnya di artikel ini.
Pengertian e-Signature
Istilah e-signature atau electronic signature merupakan bahasa Inggris dari tanda tangan elektronik. Artinya, suatu tanda keaslian ketika seseorang melakkan transaksi atau mengirim dokumen maupun pesan secara elektronik.
Tanda tangan elektronik juga digunakan sebagai alat verifikasi dan autentifikasi secara digital, mengutip dari laman resmi Kementerian Kominfo Indonesia (Kemenkominfo).
Penggunaan e-signature ini tidak lepas dari perkembangan teknologi serta situasi pandemi yang melanda pada tahun 2020, saat semua orang diharuskan untuk mengurangi kontak fisik dan saling terhubung secara digital. Hampir sebagian besar orang mengalami transisi dalam pekerjaan atau urusannya, seperti mengesahkan dan berkirim dokumen resmi.
Sebelumnya, mengesahkan dokumen dilakukan dengan membubuhkan tanda tangan ‘basah’, yaitu dilakukan dengan menggoreskan pena di atas kertas–yang umumnya ditempel meterai terlebih dahulu. Kemudian, dokumen ini dikirimkan ke pihak penerima dalam bentuk fisik.
Sekarang, pengesahan dokumen dapat dilakukan dari dari jarak jauh tanpa harus menggoreskan pena. Caranya, pihak yang mengesahkan dapat membuat e-signature dan membubuhkannya pada dokumen secara digital. Tanpa perlu mencetak dokumen kemudian memindainya lagi. Setelah ditandatangani, dokumen dapat langsung dikirimkan secara digital ke pihak penerima.
Meski secara elektronik, ventuk tanda tangan ini memiliki kekuatan hukum. Bahkan saat ini, Kemenkominfo telah meresmikan Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) dan Tanda Tangan Elektronik (TTE) untuk meminimalkan pemalsuan dokumen. Jadi, tanda tangan yang disediakan oleh PSrE diakui oleh Kominfo memiliki kekuatan pembuktian paling tinggi di mata hukum.
Bagaimana dasar hukum tanda tangan elektronik? Pembahasan lengkap dapat dibaca di sini.
Baca Juga: Kenali E Signature atau Electronic Signature serta Fungsinya di Sini!
Bagaimana Cara Membuat e-Signature?
Jika tanda tangan basah dibuat dengan pulpen, lantas bagaimana dengan membuat e-signature?
Ada berbagai cara membuat tanda tangan elektronik untuk dibubuhkan pada dokumen, mulai dari memindai tanda tangan basah, membuatnya menggunakan aplikasi di gadget, hingga membuatnya secara resmi di PSrE.
1. Memindai Tanda Tangan Basah
Cara ini diyakini sebagai cara termudah untuk membuat tanda tangan elektronik. Sebab, pihak penandatangan hanya perlu memindai tanda tangan basah dengan alat scan/alat pemindai.
Goreskan tanda tangan pengesah dokumen pada kertas polos, kemudian pindai kertas itu agar berpindah bentuk ke format digital. Setelah berubah menjadi format digital, tanda tangan tersebut dapat dibubuhkan pada dokumen penting.
2. Membubuhkannya dengan Bantuan PDF Editor
Pihak pengesah dokumen juga dapat langsung membuat dan membubuhkan tanda tangan elektronik melalui aplikasi penyunting PDF (PDF Editor). Pihak pengesah dapat membuka aplikasi, kemudian membuka dokumen yang ingin disahkan, lalu buat tanda tangan elektronik langsung di atas dokumen.
Umumnya, aplikasi PDF Editor ini akan menawarkan 3 bentuk tanda tangan elektronik, yaitu ‘Type‘ untuk mengetikkan nama dan mengubahnya menjadi tanda tangan, dan ‘Draw‘ untuk menggambar tanda tangan dengan bantuan mouse/trackpad/stylus.
Pilihan lainnya adalah ‘Image‘ yang mana tanda tangan diunggah ke dalam dokumen dalam format image. Untuk mengubah tanda tangan menjadi format image, pihak pengesah perlu memindai tanda tangan basahnya.
3. Membuat Tanda Tangan Elektronik via Layanan Google
Salah satu layanan Google, Google Docs memiliki fitur untuk membuat tanda tangan secara digital. Caranya adalah sebagai berikut:
- Buka dokumen yang ingin ditandatangani menggunakan Google Docs.
- Klik menu ‘Insert‘, lalu pilih ‘Drawing‘ dan klik ‘New‘.
- Lalu, pilih ‘Scribble‘.
- Gunakan mouse atau trackpad untuk menggambar tanda tangan. Jika sudah selesai, pilih ‘Save and Close‘.
- Tanda tangan akan muncul pada dokumen.
4. Menggunakan Aplikasi Pembuat e-Signature
Meski baru digunakan, sudah ada banyak aplikasi pembuat e-signature yang dapat ditemukan di situs pencarian. Jadi, siapapun dapat membuat tanda tangan elektronik dengan mudah. Sebagian besar aplikasi ini gratis, namun ada juga yang menawarkan opsi premium dengan keuntungannya tersendiri.
5. Melalui PSrE
Cara terakhir, seseorang atau perusahaan dapat membuat e-signature dengan mengakses PSrE yang telah diakui oleh Kementerian Kominfo. Mengutip dari Kemenkominfo, ini cara yang dapat dilakukan untuk membuat tanda tangan melalui PSrE:
- Akses salah satu penyelenggara sertifikasi elektronik yang sudah diakui Kemenkominfo.
- Daftar dan buat akun.
- Verifikasi nomor telepon dan alamat email.
- Buat password sesuai ketentuan.
Setelah selesai, sudah dapat membuat tanda tangan elektronik tersertifikasi.
Memilih Platform yang Sesuai untuk Membuat e-Signature
Seiring dengan perkembangan teknologi dan digitalisasi, penggunaan tanda tangan elektronik atau e-signature semakin umum digunakan untuk mengesahkan dokumen secara digital.
Dalam pembuatan e-signature, salah satu faktor penting yang perlu diperhatikan adalah memilih platform yang tepat. Pertimbangkan keamanan, kemudahan penggunaan, integrasi, harga, dan dukungan pelanggan yang diberikan oleh platform tersebut.
Aplikasi Pajak adalah pilihan yang tepat untuk membuat e-signature yang aman, efektif, dan mudah digunakan. Dengan menggunakan layanan Aplikasi Pajak, Anda dapat memastikan keamanan dan privasi dokumen, serta menghemat waktu dan biaya dalam membuat e-Signature.
Mulailah menggunakan layanan Aplikasi Pajak dan daftar sekarang untuk nikmati kemudahan dan keamanan dalam membuat e-Signature.
Ikuti terus bloghrd.com untuk mendapatkan informasi seputar HR, karir, info lowongan kerja, juga inspirasi terbaru terkait dunia kerja setiap harinya!
