Ketika ingin melakukan pembelian, umumnya, perusahaan akan membuat purchase requisition sebelum akhirnya menerbitkan purchase order ke lawan transaksi. Apa yang dimaksud dengan purchase requisition, dan apa bedanya dengan purchase order?
Pengertian dan Fungsi Purchase Requisition
Purchase Requisition (PR) adalah dokumen permohonan pembelian yang dibuat sebelum melakukan pembelian barang/jasa tersebut. Definisi lainnya, PR adalah dokumen yang berisi permintaan pembelian yang diajukan untuk pengadaan barang.
Umumnya, dokumen PR ini dibuat oleh departemen tertentu yang membutuhkan barang dan/atau jasa, untuk ditujukan pada manajer atau departemen keuangan. Setelah ditinjau dan disetujui, PR kemudian diteruskan ke departemen pembelian untuk menerbitkan PO sesuai dengan rincian yang terdapat dalam PR.
Sesuai dengan definisinya, pembuatan PR bertujuan untuk mengajukan permohonan pembelian. Pembuatan dokumen ini termasuk dalam standar operasional perusahaan yang berhubungan dengan pencatatan dan keuangan. Dengan adanya dokumen internal ini, departemen keuangan dapat mengendalikan budget pembelanjaan perusahaan sehingga tidak melampaui batas. Kemudian jika permohonan tersebut merupakan pembelian barang, perusahaan harus memasukkannya ke dalam daftar aset untuk dapat dipantau.
Selain itu, dokumen PR membantu mencegah terjadinya kecurangan dalam pembelian barang/jasa, seperti harga yang dinaikkan untuk keuntungan sendiri atau jumlah barang yang tidak sesuai. Kejadian ini tentunya dapat menimbulkan kerugian untuk perusahaan.
Perbedaan PR dan PO
Berada di dalam suatu siklus transaksi, purchase requisition (PR) dan purchase order (PO) merupakan dua dokumen yang berbeda.
PR merupakan dokumen internal berisikan permohonan pembelian barang/jasa, diterbitkan oleh departemen yang membutuhkannya. Dokumen tersebut kemudian diserahkan ke departemen keuangan dan/atau pihak lainnya untuk dipertimbangkan ulang. Jika sudah disetujui, dokumen PR akan diteruskan ke bagian procurement atau purchasing untuk melakukan pembelian barang/jasa tersebut.
Sedangkan dokumen PO diterbitkan oleh departemen yang melakukan pembelian barang, untuk dikirimkan kepada pihak penjual. Dokumen pembelian ini terbit ketika departemen procurement/purchasing sudah menerima PR yang telah disetujui dari departemen keuangan.
Dengan kata lain, PO tidak dapat terbit sebelum adanya PR.
Pembahasan mengenai PO dan dokumen lain yang berhubungan dengan transaksi dapat dibaca di artikel berikut:
Baca Juga: Purchase Order? Yuk, Kenali Istilah Ini Lebih Jauh!
Baca Juga: Mengenal Sales Order: Pengertian, Fungsi, dan Bedanya dengan Purchase Order
Rincian dan Format PR
Tiap perusahaan memiliki purchase requistion form (format PR) yang berbeda. Namun umumnya, dokumen tersebut memuat informasi berupa:
- Nomor PR
- Nama/identitas pihak yang melakukan pengajuan pembelian
- Nama vendor yang menjadi pihak penjual
- Barang/jasa yang ingin dibeli
- Estimasi harga barang/jasa
- Jumlah barang/jasa
Dokumen ini dapat dibuat secara manual, yaitu tulis tangan pada kertas dengan format yang sudah tertera. Cara lainnya adalah secara digital melalui form elektronik atau form dalam aplikasi. Berikut adalah beberapa contoh purchase requisition form:
Pembuatan purchase requisition ini termasuk ke dalam standar operasional perusahaan, yang berfungsi untuk kelancaran proses transaksi serta untuk menghindari terjadinya kecurangan yang dapat merugikan perusahaan. Dokumen PR ini juga membantu departemen keuangan dalam mengelola dan mengendalikan budget pembelian perusahaan, serta mencatat barang yang dibeli sebagai aset perusahaan yang perlu dipantau.
Selain dokumen PR, penggunaan aplikasi bisnis turut membantu dalam kelancaran transaksi perusahaan, seperti aplikasi Aplikasi Pajak yang memiliki fitur e-Faktur. Melalui fitur ini, Anda dapat membuat dan mengirimkan faktur komersial serta faktor pajak ke lawan transaksi, mencatat dan memasukkan faktur masukan secara otomatis, menghitung total pajak yang harus disetorkan, membayar dan melaporkan pajak tersebut secara tepat waktu.
Jika perusahaan Anda sudah menggunakan aplikasi akuntansi atau sistem ERP untuk proses internal, Aplikasi Pajak memberikan kemudahan integrasi dengan sistem yang telah berjalan melalui fitur Kustom-API kami.
Selain itu, Aplikasi Pajak juga memiliki fitur Payroll untuk kemudahan mengelola gaji karyawan Anda. Mulai dari mengelola data, menghitung komponen gaji, membayar BP Jamsostek dan pajak karyawan, sampai melaporkan pajak dengan mudah.
Semua kenyamanan itu dapat Anda nikmati dalam satu aplikasi terpadu. Daftar sekarang di sini.
Anda juga dapat melihat daftar fitur dan harga yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan di sini.
Ikuti terus bloghrd.com untuk mendapatkan informasi seputar HR, karir, info lowongan kerja, juga inspirasi terbaru terkait dunia kerja setiap harinya!
