Tanggung Jawab, Jobdesk / Job Desk & Tugas Staff Account Receivable dalam Bisnis:
Staff Account Receivable (AR) memiliki peran krusial dalam menjaga keseimbangan keuangan perusahaan. Mereka adalah bagian dari tim keuangan yang bertanggung jawab untuk mengelola piutang dagang perusahaan. Piutang dagang merujuk pada uang yang masih harus diterima oleh perusahaan dari pelanggan atas penjualan produk atau jasa. Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi peran, tanggung jawab, dan kualifikasi yang dibutuhkan oleh seorang Staff Account Receivable, serta pentingnya peran ini dalam mendukung stabilitas dan keberlanjutan bisnis.
Daftar Isi
Tanggung Jawab, Jobdesk / Job Desk & Tugas Staff Account Receivable
Pekerjaan seorang Staff Account Receivable melibatkan berbagai tugas penting yang berkaitan dengan piutang dagang perusahaan. Berikut adalah tanggung jawab utama dari posisi ini:
1. Pemrosesan Faktur
Seorang Staff Account Receivable harus memiliki kemampuan untuk memproses faktur dengan akurat. Hal ini mencakup memastikan bahwa semua informasi yang diperlukan termasuk dalam faktur, seperti rincian produk atau jasa yang dibeli, harga, tanggal penjualan, dan informasi pelanggan. Faktur yang benar dan lengkap adalah langkah awal untuk memastikan bahwa pembayaran dapat diproses dengan lancar.
2. Penerimaan Pembayaran
Tugas utama dalam mengelola piutang adalah menerima pembayaran dari pelanggan. Ini melibatkan berbagai jenis pembayaran, termasuk uang tunai, cek, transfer elektronik, atau pembayaran online. Staff AR harus memproses pembayaran ini dengan hati-hati, mencatat jumlah yang benar, dan memasukkan informasi pembayaran ke dalam sistem akuntansi perusahaan.
3. Rekonsiliasi Piutang
Rekonsiliasi adalah proses membandingkan informasi pembayaran yang diterima dengan catatan piutang yang ada dalam sistem. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa catatan piutang akurat dan sesuai dengan pembayaran yang diterima. Jika ada perbedaan antara catatan piutang dan pembayaran, Staff AR harus mengidentifikasi dan memecahkan masalah tersebut.
4. Penanganan Perselisihan
Ketika terjadi perselisihan atau masalah terkait dengan faktur atau pembayaran, Staff AR berperan sebagai perantara. Mereka berkomunikasi dengan pelanggan untuk menjelaskan faktur, menjawab pertanyaan, dan menyelesaikan masalah dengan cara yang memuaskan kedua belah pihak. Ini memerlukan kemampuan komunikasi yang baik dan keterampilan dalam menangani situasi yang mungkin menegangkan.
5. Penagihan dan Tindakan Lanjutan
Tanggung jawab, jobdesk / job desk & tugas Staff Account Receivable (AR) juga harus memantau pembayaran yang jatuh tempo dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk menagih piutang yang belum dibayar. Ini termasuk mengirimkan pemberitahuan pembayaran yang jatuh tempo kepada pelanggan, mengingatkan mereka tentang kewajiban pembayaran, dan mengikuti prosedur penagihan yang ditetapkan oleh perusahaan.
6. Pelaporan dan Analisis
Menghasilkan laporan piutang dagang yang relevan adalah bagian penting dari pekerjaan Staff AR. Mereka harus dapat melacak tren pembayaran dari pelanggan, mengidentifikasi piutang yang berisiko tinggi, dan menyediakan informasi analitis kepada manajemen. Laporan ini membantu perusahaan dalam mengambil keputusan keuangan yang lebih baik.
7. Kerja Sama Tim Internal
Staff AR bekerja dalam kerja tim dengan berbagai departemen internal perusahaan. Mereka harus berkoordinasi dengan tim penjualan untuk mendapatkan informasi tentang penjualan dan persyaratan kredit pelanggan. Selain itu, mereka mungkin juga berhubungan dengan tim customer service atau tim keuangan dalam menyelesaikan masalah piutang.
Kualifikasi untuk Menjalankan Tanggung Jawab, Jobdesk / Job Desk & Tugas Staff Account Receivable
Untuk menjadi Staff Account Receivable yang efektif, seseorang harus memiliki kualifikasi tertentu. Berikut adalah beberapa kualifikasi yang dibutuhkan:
1. Pendidikan Minimal S-1
Sebagian besar perusahaan mensyaratkan setidaknya lulusan S-1 dalam bidang Akuntansi, Ekonomi, atau Perpajakan untuk posisi Staff AR. Latar belakang pendidikan ini memberikan pemahaman dasar yang kuat tentang prinsip akuntansi dan perpajakan yang diperlukan untuk pekerjaan ini.
2. Pengalaman Kerja
Pengalaman kerja dalam bidang Account Receivable sangat dihargai. Biasanya, perusahaan mensyaratkan setidaknya 1 tahun pengalaman kerja sebagai Staff Account Receivable atau posisi terkait. Pengalaman ini membantu seseorang memahami proses piutang dagang secara praktis dan meningkatkan kemampuan dalam mengelola tugas-tugas yang terkait.
3. Kemampuan Komunikasi
Agar dapat menjalankan tanggung jawab, jobdesk / job desk & tugas Staff Account Receivable (AR) dengan baik dan benar, mereka harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
Mereka berinteraksi dengan pelanggan secara langsung, baik melalui telepon maupun email. Kemampuan berkomunikasi dengan jelas dan efektif adalah kualitas yang sangat penting untuk menjelaskan faktur, menjawab pertanyaan, dan menyelesaikan perselisihan.
4. Pengetahuan tentang Peraturan dan Sistem Perpajakan
Kemampuan untuk memahami peraturan perpajakan dan sistem perpajakan yang berlaku adalah kualifikasi tambahan yang sangat penting. Staff AR harus dapat memahami bagaimana pajak terkait dengan transaksi piutang dagang dan memastikan bahwa perusahaan mematuhi peraturan perpajakan yang berlaku.
5. Kemampuan Teknis
Dalam menjalankan tanggung jawab, jobdesk / job desk & tugas Staff Account Receivable (AR), mereka juga harus memiliki kemampuan teknis dalam mengoperasikan perangkat lunak aplikasi akuntansi dan spreadsheet. Mereka harus mampu membuat dan memeriksa laporan piutang dengan rapi dan teliti. Penggunaan perangkat lunak akuntansi seperti SAP, Oracle, atau QuickBooks seringkali menjadi keahlian yang diharapkan.
6. Kemampuan Manajemen Waktu
Kemampuan untuk mengatur waktu dengan baik adalah kualifikasi penting lainnya. Staff AR harus mampu mengelola berbagai tugas sekaligus, termasuk pemrosesan faktur, menerima pembayaran, dan menangani penagihan. Keterampilan manajemen waktu yang baik membantu mereka menjalankan pekerjaan dengan efisien.
7. Kemampuan Analitis
Kemampuan analitis adalah aset berharga dalam pekerjaan AR. Staff AR harus mampu menganalisis informasi, mengidentifikasi masalah atau kesalahan dalam rekonsiliasi, dan mengambil tindakan yang tepat untuk menyelesaikan masalah. Hal ini memerlukan kemampuan untuk berpikir kritis dan teliti.
Pentingnya Staff Account Receivable dalam Bisnis
Peran, yanggung jawab, jobdesk / job desk & tugas Staff Account Receivable (AR) Staff Account Receivable dalam bisnis tidak boleh dianggap enteng. Mereka memiliki dampak yang signifikan pada stabilitas keuangan perusahaan dan hubungan dengan pelanggan. Berikut adalah beberapa alasan mengapa peran Staff AR penting dalam bisnis:
1. Mengelola Arus Kas
Staff AR memiliki peran penting dalam mengelola arus kas perusahaan. Dengan memproses pembayaran tepat waktu, mereka membantu menjaga aliran uang yang stabil, yang sangat penting untuk menjalankan operasi bisnis sehari-hari. Dengan mengelola piutang dengan baik, mereka membantu perusahaan menghindari kekurangan likuiditas yang dapat mengganggu operasional.
2. Mendukung Keputusan Keuangan
Laporan piutang dagang yang dihasilkan oleh Staff AR memberikan wawasan penting kepada manajemen tentang kesehatan keuangan perusahaan. Data ini digunakan untuk menganalisis tren pembayaran, mengidentifikasi risiko piutang tertentu, dan merencanakan strategi keuangan yang lebih baik. Keputusan keuangan yang cerdas sangat bergantung pada informasi yang akurat dan relevan yang disediakan oleh Staff AR.
3. Menciptakan Hubungan Baik dengan Pelanggan
Dalam menjalankan tanggung jawab, jobdesk / job desk & tugas Staff Account Receivable (AR), mereka ini seringkali menjadi wajah perusahaan dalam interaksi dengan pelanggan terkait pembayaran.
Dengan memberikan pelayanan pelanggan yang baik, menjawab pertanyaan dengan ramah, dan menyelesaikan masalah dengan cepat, mereka membantu menciptakan hubungan yang positif dengan pelanggan. Pelanggan yang puas lebih cenderung tetap setia dan berbisnis lagi dengan perusahaan.
4. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Ketika piutang dagang dikelola dengan baik, proses operasional perusahaan menjadi lebih efisien. Perusahaan dapat lebih mudah merencanakan pengeluaran dan mengalokasikan sumber daya ke area yang membutuhkan perhatian lebih. Selain itu, penagihan yang efektif membantu mengurangi risiko piutang yang tidak tertagih.
5. Meminimalkan Risiko Piutang
Staff AR juga berperan dalam mengidentifikasi dan mengurangi risiko piutang yang tidak tertagih. Mereka memantau pembayaran yang jatuh tempo dan mengambil langkah-langkah penagihan yang diperlukan untuk mengurangi risiko kehilangan dana. Dengan melakukan ini, mereka membantu melindungi keuangan perusahaan dari kerugian yang tidak perlu.
Cara Menilai Kandidat Staff Account Receivable
Ketika mencari kandidat untuk posisi Staff Account Receivable, ada beberapa cara untuk menilai apakah mereka cocok untuk peran ini. Berikut adalah beberapa metode yang dapat digunakan dalam proses penilaian:
1. Kemampuan Analitis
Uji kemampuan analitis kandidat dengan memberikan contoh kasus atau situasi terkait Account Receivable. Lihat bagaimana mereka menganalisis informasi, mengidentifikasi kesalahan atau perbedaan dalam rekonsiliasi, dan mengambil tindakan yang tepat untuk menyelesaikan masalah. Kemampuan analitis yang baik sangat penting dalam mengelola piutang dengan akurat.
2. Pengetahuan Sistem Akuntansi
Pertimbangkan pengetahuan kandidat tentang sistem akuntansi yang umum digunakan, seperti SAP, Oracle, atau QuickBooks. Tanyakan tentang pengalaman mereka dalam menggunakan sistem tersebut dan kemampuan mereka dalam memanipulasi data dan menghasilkan laporan terkait Account Receivable. Kualifikasi teknis ini penting untuk mengoperasikan perangkat lunak akuntansi yang digunakan oleh perusahaan.
3. Kemampuan Komunikasi dan Keterampilan Kerja Tim
Staff AR harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik dalam berinteraksi dengan pelanggan dan tim internal. Evaluasi keterampilan komunikasi kandidat dalam wawancara, termasuk kemampuan untuk menjelaskan informasi dengan jelas, menangani pertanyaan atau perselisihan pembayaran, dan bekerja sama dengan tim internal untuk memecahkan masalah. Keterampilan kerja tim juga penting karena mereka harus berkolaborasi dengan berbagai departemen.
4. Keakuratan dan Ketelitian
Dalam menjalankan tanggung jawab, jobdesk / job desk & tugas Staff Account Receivable (AR) harus memiliki keakuratan dan ketelitian yang tinggi dalam memproses faktur, mencatat pembayaran, dan melakukan rekonsiliasi. Ajukan pertanyaan yang menguji kandidat tentang bagaimana mereka menjaga keakuratan data keuangan dan menghadapi situasi di mana kesalahan atau ketidaksesuaian ditemukan. Kemampuan untuk bekerja dengan rapi dan teliti adalah kualitas yang sangat penting dalam peran ini.
5. Pengalaman dan Referensi
Tinjau pengalaman kerja sebelumnya yang relevan dengan Account Receivable yang tercantum dalam resume kandidat. Selain itu, lakukan verifikasi referensi untuk mendapatkan informasi tambahan tentang kinerja mereka di pekerjaan sebelumnya dan kemampuan mereka dalam mengelola AR. Referensi dari atasan atau kolega sebelumnya dapat memberikan wawasan yang berharga tentang sejauh mana kandidat sesuai untuk peran AR.
6. Uji Kemampuan Teknis
Jika diperlukan, Anda dapat memberikan tes atau tugas yang melibatkan pemrosesan faktur, rekonsiliasi piutang, atau penanganan perselisihan kepada kandidat. Tes ini membantu mengevaluasi kemampuan teknis mereka dan sejauh mana mereka dapat menjalankan tugas-tugas yang relevan dengan peran AR.
Kesimpulan: Tanggung Jawab, Jobdesk / Job Desk & Tugas Staff Account Receivable
Peran Staff Account Receivable memiliki dampak yang signifikan pada keuangan perusahaan dan hubungan dengan pelanggan. Mereka bertanggung jawab atas pemrosesan faktur, penerimaan pembayaran, rekonsiliasi piutang, dan berbagai tugas penting lainnya yang membantu menjaga aliran kas yang stabil dan mendukung keputusan keuangan yang lebih baik.
Kualifikasi yang dibutuhkan termasuk pendidikan minimal S-1, pengalaman kerja, kemampuan komunikasi, pengetahuan tentang peraturan perpajakan, dan keterampilan teknis. Proses penilaian kandidat Staff AR harus mencakup uji kemampuan analitis, pengetahuan sistem akuntansi, kemampuan komunikasi, keakuratan, pengalaman, dan uji kemampuan teknis jika diperlukan. Dengan memilih Staff AR yang berkualitas, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan piutang dan mendukung pertumbuhan dan stabilitas bisnis mereka.
Ikuti terus bloghrd.com untuk mendapatkan informasi seputar HR, karir, info lowongan kerja, juga inspirasi terbaru terkait dunia kerja setiap harinya!
