Peran, tanggung jawab, jobdesk / job desk & tugas staff seorang Admin Purchasing adalah elemen penting dalam operasional perusahaan. Mereka memiliki tanggung jawab yang luas, mulai dari pemantauan stok hingga negosiasi harga dengan pemasok. Pemilihan kandidat yang tepat untuk peran ini sangat penting untuk memastikan bahwa proses pengadaan berjalan lancar, efisien, dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dengan kualifikasi yang sesuai dan kemampuan yang baik, seorang Admin Pembelian dapat menjadi aset berharga bagi perusahaan dalam menjaga rantai pasokan yang efektif dan efisien.
Daftar Isi
Apa Saja Pekerjaan Tanggung Jawab, Jobdesk / Job Desk & Tugas Staff Admin Purchasing Yang Utama?
Seorang Admin Purchasing memiliki peran yang sangat penting dalam menjalankan proses pengadaan barang dan jasa dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Dalam pekerjaannya, mereka melibatkan sejumlah tanggung jawab utama yang mencakup:
1. Pemantauan Stok
Salah satu tanggung jawab utama seorang Admin Purchasing adalah memantau stok barang yang ada di perusahaan. Ini melibatkan pengawasan terhadap tingkat persediaan barang, pengukuran kebutuhan yang ada, dan identifikasi barang yang perlu dipesan kembali. Dengan memahami dengan baik tingkat persediaan, Admin Pembelian dapat memastikan bahwa barang selalu tersedia ketika diperlukan.
2. Pemesanan Barang
Admin Purchasing bertanggung jawab untuk melakukan pemesanan barang atau jasa dari pemasok atau vendor yang telah dipilih. Mereka berkomunikasi dengan pemasok, menegosiasikan harga, persyaratan pengiriman, serta mengatur rincian pengiriman barang ke lokasi yang ditentukan. Dalam hal ini, kemampuan bernegosiasi dan komunikasi yang baik sangat diperlukan.
3. Evaluasi Pemasok
Selain melakukan pemesanan, sudah menjadi tanggung jawab, jobdesk / job desk & tugas staff Admin Purchasing untuk terlibat dalam mengevaluasi pemasok yang ada atau pemasok potensial.
Mereka harus memastikan bahwa pemasok dapat diandalkan dan memberikan produk atau jasa berkualitas. Ini melibatkan pemeriksaan kualitas produk atau jasa yang disediakan, penilaian reputasi pemasok, dan perbandingan harga serta persyaratan antara beberapa pemasok.
4. Penyusunan Kontrak
Admin Purchasing dapat terlibat dalam penyusunan kontrak pembelian dengan pemasok. Dalam hal ini, mereka harus memastikan bahwa semua persyaratan pembelian termasuk dalam kontrak. Hal ini mencakup harga yang disepakati, jumlah barang atau jasa yang akan dibeli, jangka waktu pengiriman, syarat pembayaran, serta hak dan kewajiban kedua belah pihak.
5. Negosiasi Harga
Negosiasi harga adalah salah satu aspek penting dalam pekerjaan Admin Pembelian. Mereka bertanggung jawab untuk mendapatkan harga yang kompetitif dan menguntungkan bagi perusahaan. Ini melibatkan kemampuan untuk bernegosiasi dengan pemasok, menganalisis harga pasar, serta memiliki pengetahuan yang baik tentang nilai barang atau jasa yang dipesan.
6. Pelacakan Pengiriman
Setelah melakukan pemesanan, tanggung jawab, jobdesk / job desk & tugas staff Admin Purchasing harus memantau pengiriman barang atau jasa yang dipesan.
Mereka berkomunikasi dengan pemasok untuk memastikan pengiriman tepat waktu dan memonitor kemajuan pengiriman sampai barang tiba di lokasi yang ditentukan. Hal ini memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan akan tersedia sesuai dengan jadwal yang diharapkan.
7. Penyelesaian Masalah
Dalam situasi di mana terjadi masalah terkait pengadaan barang atau jasa, Admin Purchasing akan terlibat dalam mencari solusi. Mereka berkomunikasi dengan pemasok, mencari pemecahan masalah yang memadai, dan memastikan bahwa kebutuhan perusahaan terpenuhi. Kemampuan untuk menyelesaikan masalah dengan cepat dan efisien sangat penting dalam posisi ini.
8. Pemeliharaan Catatan
Admin Pembelian juga bertanggung jawab untuk memelihara catatan pembelian dan dokumentasi terkait. Mereka harus membuat dan menyimpan catatan pembelian yang akurat, melacak kontrak, faktur, serta dokumen-dokumen penting lainnya yang terkait dengan proses pengadaan. Pemeliharaan catatan yang baik sangat penting untuk keperluan audit dan pelacakan.
Apa Saja Kualifikasi Umum yang Dibutuhkan untuk Menjalankan Tanggung Jawab, Jobdesk / Job Desk & Tugas Staff Admin Purchasing?
Untuk berhasil dalam peran admin purchasing, seorang kandidat harus memenuhi sejumlah kualifikasi tertentu. Di bawah ini adalah daftar kualifikasi yang umumnya dibutuhkan:
1. Pendidikan Minimal D3-S1
Sebagian besar perusahaan membutuhkan admin purchasing dengan latar belakang pendidikan minimal D3-S1. Jurusan yang relevan antara lain adalah Industrial Engineering, Management, Administration and Statistika, Akuntansi, atau bidang terkait lainnya.
2. Kemampuan Komunikasi yang Baik
Kemampuan komunikasi yang baik, baik secara lisan maupun tulisan, sangat penting. Karena salah satu tanggung jawab, jobdesk / job desk & tugas staff Admin purchasing harus dapat berkomunikasi dengan jelas dengan pemasok, tim internal, dan manajemen.
3. Pengalaman Minimal 1 Tahun
Sebagian besar perusahaan mengharapkan Admin Pembelian memiliki pengalaman minimal 1 tahun dalam bidang pengadaan. Pengalaman ini membantu kandidat memahami proses pengadaan dan tantangan yang mungkin dihadapi.
4. Pengetahuan tentang Pembelian dan Manajemen Barang
Admin purchasing harus memiliki pengetahuan yang baik tentang proses pembelian, manajemen barang, dan praktik terbaik dalam pengadaan. Pengetahuan ini membantu mereka membuat keputusan yang lebih baik dalam memilih pemasok dan mengelola stok.
5. Kemampuan Kepemimpinan
Beberapa perusahaan mungkin mengharapkan kalau salah satu tanggung jawab, jobdesk / job desk & tugas admin purchasing memiliki kemampuan kepemimpinan yang baik. Ini penting terutama jika peran tersebut melibatkan pengelolaan tim atau koordinasi dengan berbagai departemen.
6. Usia Minimal 20 Tahun
Ada perusahaan yang mengharapkan admin purchasing memiliki usia minimal 21 tahun. Ini bisa menjadi persyaratan tertentu yang harus dipenuhi oleh kandidat.
Bagaimana Cara Menilai Kandidat Admin Purchasing yang Tepat?
Proses seleksi kandidat Admin Purchasing yang tepat adalah tahap penting dalam memastikan kelancaran operasi pengadaan dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Berikut adalah beberapa kriteria yang dapat digunakan untuk menilai kandidat yang sesuai:
1. Keterampilan Administrasi
Seorang Admin Pembelian harus memiliki kemampuan administratif yang kuat. Mereka harus dapat mengelola dokumen dengan baik, mengorganisir catatan pembelian, dan menjaga informasi yang penting tetap teratur. Keterampilan dalam menggunakan perangkat lunak perkantoran dan kemampuan dasar dalam matematika juga diperlukan.
2. Keandalan dan Keakuratan
Keandalan dalam menjalankan tugas-tugas dengan akurasi tinggi adalah hal yang sangat penting. Karena kesalahan atau kelalaian dalam pengadaan barang atau jasa dapat memiliki dampak serius pada operasi perusahaan, seorang Admin Purchasing harus dapat diandalkan.
3. Uji Kemampuan
Penting untuk memastikan bahwa kandidat memiliki pengetahuan yang cukup dalam proses pengadaan. Jika dianggap perlu, Anda dapat menyelenggarakan uji kemampuan tertulis atau uji praktis untuk mengevaluasi pengetahuan kandidat tentang pengadaan, negosiasi, analisis harga, atau penggunaan perangkat lunak pengadaan.
4. Kemampuan Interpersonal
Kemampuan interpersonal kandidat juga perlu diperhatikan. Karena bisa jadi Tanggung jawab, jobdesk / job desk & tugas seorang Admin Purchasing akan berinteraksi dengan berbagai pihak, termasuk pemasok, tim internal, dan departemen terkait lainnya.
Pastikan bahwa kandidat memiliki kemampuan untuk bekerja secara efektif dalam tim, berkomunikasi dengan jelas, dan dapat membangun hubungan kerja yang baik.
5. Kemampuan Komunikasi
Kemampuan komunikasi yang baik sangat penting dalam posisi ini. Admin Pembelian harus dapat berkomunikasi dengan jelas, baik dalam berbicara maupun dalam menulis. Mereka akan sering berkomunikasi dengan pemasok dan departemen internal, sehingga kemampuan komunikasi yang efektif akan sangat berarti.
Kesimpulan
Posisi Admin Purchasing memiliki peran sentral dalam menjalankan proses pengadaan barang dan jasa dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Dalam pekerjaannya, mereka harus memantau stok, melakukan pemesanan, mengevaluasi pemasok, menyelesaikan kontrak, bernegosiasi harga, memantau pengiriman, menyelesaikan masalah, dan menjaga catatan pembelian.
Untuk sukses dalam peran, tanggung jawab, jobdesk / job desk & tugas ini, seorang Admin Purchasing harus memiliki keterampilan administratif, keandalan, pengetahuan tentang proses pengadaan, serta kemampuan komunikasi dan interpersonal yang baik.
Dengan proses seleksi yang cermat, organisasi atau perusahaan dapat memastikan bahwa mereka memiliki seorang Admin Pembelian yang kompeten dan dapat diandalkan untuk menjalankan fungsi pengadaan dengan efisien.
Ikuti terus bloghrd.com untuk mendapatkan informasi seputar HR, karir, info lowongan kerja, juga inspirasi terbaru terkait dunia kerja setiap harinya!
