Cara Membuat Faktur Penjualan di Microsoft Excel

Faktur penjualan adalah dokumen penting yang digunakan penjual untuk menagih pembayaran kepada pembeli atas transaksi barang atau jasa. Dokumen ini biasanya berisi identitas penjual, identitas pembeli, nomor invoice, tanggal transaksi, rincian produk atau jasa, harga satuan, jumlah, diskon, pajak, total tagihan, jatuh tempo pembayaran, serta informasi rekening pembayaran.

Bagi bisnis kecil, freelancer, UMKM, maupun perusahaan yang belum memakai software akuntansi, Microsoft Excel bisa menjadi alat sederhana untuk membuat faktur penjualan. Dengan Excel, pelaku usaha dapat membuat template faktur sendiri, memakai rumus otomatis, menyimpan arsip transaksi, dan mengekspor faktur ke PDF sebelum dikirim ke pelanggan.

Namun, faktur penjualan di Excel perlu dibuat dengan rapi. Kesalahan nomor invoice, salah hitung subtotal, lupa memasukkan diskon, salah menulis data pelanggan, atau keliru menghitung PPN dapat membuat proses penagihan terganggu. Karena itu, artikel ini membahas cara membuat faktur penjualan di Microsoft Excel secara lengkap, mulai dari struktur kolom, rumus yang digunakan, contoh format, sampai tips agar faktur lebih profesional.

Apa Itu Faktur Penjualan?

Faktur penjualan adalah dokumen komersial yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi sekaligus alat tagih pembayaran. Dalam praktik bisnis, faktur penjualan juga sering disebut invoice, sales invoice, tagihan penjualan, atau invoice penagihan.

Faktur penjualan biasanya diterbitkan setelah barang dikirim atau jasa diberikan. Namun, dalam beberapa bisnis, faktur juga bisa diterbitkan sebelum pembayaran sebagai dokumen penagihan, terutama jika transaksi dilakukan secara termin atau kredit.

Untuk memahami konsep invoice secara lebih luas, Anda dapat membaca artikel invoice tagihan, fungsi, dan contoh formatnya. Jika ingin melihat variasi metode pembuatan invoice, baca juga pembahasan ragam cara membuat faktur penjualan.

Fungsi Faktur Penjualan bagi Bisnis

1. Bukti Transaksi

Faktur penjualan menjadi bukti bahwa transaksi antara penjual dan pembeli telah terjadi. Dokumen ini dapat digunakan jika suatu saat muncul perbedaan data, komplain pembayaran, atau perselisihan mengenai barang dan jasa yang dibeli.

2. Alat Penagihan Pembayaran

Faktur penjualan berfungsi sebagai dokumen tagihan. Di dalamnya tercantum jumlah yang harus dibayar, tanggal jatuh tempo, metode pembayaran, dan informasi rekening perusahaan.

3. Dasar Pencatatan Pembukuan

Setiap faktur penjualan dapat menjadi dasar pencatatan pendapatan. Bagi UMKM, faktur membantu membuat pembukuan sederhana UMKM lebih rapi karena setiap transaksi memiliki bukti pendukung.

4. Membantu Mengelola Piutang

Jika penjualan dilakukan secara kredit atau tempo, faktur membantu perusahaan memantau piutang pelanggan. Dari nomor faktur dan tanggal jatuh tempo, tim finance dapat mengetahui invoice mana yang sudah dibayar dan mana yang masih tertunggak.

5. Mendukung Laporan Keuangan

Faktur penjualan menjadi salah satu sumber data untuk menyusun laporan keuangan, terutama laporan penjualan, laporan pendapatan, dan laporan laba rugi.

6. Membantu Rekonsiliasi Bank

Setelah pelanggan membayar, perusahaan dapat mencocokkan data faktur dengan mutasi rekening atau rekening koran. Proses ini membantu memastikan pembayaran sudah masuk dan tidak ada transaksi yang terlewat.

Perbedaan Faktur Penjualan dan Faktur Pajak

Banyak orang menyamakan faktur penjualan dengan faktur pajak. Padahal, keduanya memiliki fungsi yang berbeda.

Jika bisnis Anda sudah dikukuhkan sebagai PKP, faktur penjualan di Excel sebaiknya tidak diperlakukan sebagai pengganti faktur pajak elektronik. Untuk administrasi PPN, pelaku usaha perlu memahami contoh faktur pajak, kode seri faktur pajak, dan Pajak Pertambahan Nilai atau PPN.

Komponen yang Harus Ada dalam Faktur Penjualan

Agar faktur penjualan terlihat profesional dan mudah dipakai untuk pembukuan, pastikan formatnya memuat informasi berikut.

1. Identitas Penjual

Identitas penjual biasanya berada di bagian atas faktur. Komponen ini mencakup:

• nama perusahaan atau nama usaha;
• logo perusahaan jika ada;
• alamat lengkap;
• nomor telepon;
• alamat email;
• website jika ada;
• NPWP jika diperlukan;
• NITKU jika relevan untuk tempat kegiatan usaha.

Jika bisnis sudah memiliki cabang atau beberapa lokasi kegiatan usaha, pahami juga konsep Nomor Identitas Tempat Kegiatan Usaha atau NITKU agar data administrasi transaksi lebih rapi.

2. Identitas Pembeli

Identitas pembeli membantu memastikan faktur dikirim kepada pihak yang tepat. Informasi yang dapat dicantumkan antara lain:

• nama pelanggan atau perusahaan pembeli;
• alamat pelanggan;
• nomor telepon;
• alamat email;
• NPWP pembeli jika diperlukan;
• nama PIC atau penerima invoice.

3. Nomor Faktur atau Nomor Invoice

Nomor faktur harus unik dan berurutan agar mudah dilacak. Contoh format nomor invoice:

• INV-2026-0001
• FPJ/07/2026/001
• INV-JKT-202607-001
• SO-2026-07-001

Gunakan format yang konsisten agar pencarian invoice lebih mudah saat audit, pembukuan, atau rekonsiliasi pembayaran.

4. Tanggal Faktur dan Tanggal Jatuh Tempo

Tanggal faktur menunjukkan kapan dokumen diterbitkan. Tanggal jatuh tempo menunjukkan batas waktu pembayaran. Jika perusahaan memakai sistem pembayaran termin, tuliskan termin dengan jelas.

Contoh termin pembayaran:

• Due on receipt atau dibayar saat diterima.
• Net 7, dibayar maksimal 7 hari setelah faktur diterbitkan.
• Net 14, dibayar maksimal 14 hari.
• Net 30, dibayar maksimal 30 hari.
• Termin 50% di awal dan 50% setelah pekerjaan selesai.

5. Rincian Barang atau Jasa

Bagian ini berisi daftar barang atau jasa yang dijual. Rinciannya meliputi:

• kode barang atau jasa;
• deskripsi barang atau jasa;
• jumlah atau kuantitas;
• satuan;
• harga satuan;
• diskon jika ada;
• subtotal per item.

6. Subtotal, Diskon, Pajak, dan Total

Faktur harus menunjukkan perhitungan yang jelas. Minimal terdapat subtotal, diskon, PPN jika berlaku, biaya pengiriman jika ada, dan total akhir yang harus dibayar.

7. Informasi Pembayaran

Cantumkan informasi pembayaran agar pelanggan tidak bingung. Misalnya:

• nama bank;
• nomor rekening;
• nama pemilik rekening;
• kode pembayaran jika ada;
• metode pembayaran lain seperti QRIS atau payment gateway;
• catatan agar pelanggan mencantumkan nomor invoice saat transfer.

8. Keterangan Tambahan

Bagian ini dapat berisi syarat pembayaran, ketentuan retur, catatan garansi, denda keterlambatan, atau instruksi khusus.

9. Tanda Tangan dan Stempel

Jika faktur dikirim dalam bentuk cetak, tambahkan ruang tanda tangan dan stempel perusahaan. Jika dikirim digital, tanda tangan elektronik atau nama penanggung jawab bisa dicantumkan sesuai kebutuhan bisnis.

Kenapa Membuat Faktur Penjualan dengan Excel?

1. Mudah Digunakan

Excel sudah dikenal luas dan banyak digunakan untuk administrasi bisnis. Pelaku usaha dapat membuat faktur tanpa harus langsung memakai software akuntansi berbayar.

2. Bisa Menggunakan Rumus Otomatis

Excel dapat menghitung subtotal, diskon, PPN, total tagihan, dan sisa pembayaran dengan rumus sederhana. Ini mengurangi risiko salah hitung dibanding membuat faktur manual.

3. Format Mudah Disesuaikan

Template faktur di Excel dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Anda bisa menambahkan logo, mengubah warna, menambah kolom, atau memasukkan catatan khusus.

4. Bisa Diekspor ke PDF

Setelah faktur selesai, file Excel dapat disimpan sebagai PDF agar format tidak berubah saat dikirim ke pelanggan.

5. Cocok untuk UMKM dan Bisnis Baru

Untuk bisnis yang transaksinya belum terlalu banyak, Excel bisa menjadi solusi praktis sebelum beralih ke software akuntansi atau sistem invoice otomatis.

Cara Membuat Faktur Penjualan di Microsoft Excel

1. Buka Microsoft Excel

Langkah pertama adalah membuka Microsoft Excel di komputer. Anda dapat membuat faktur dari file kosong atau memakai template invoice yang tersedia.

Jika ingin lebih cepat, gunakan template bawaan Excel atau template dari Microsoft Create. Template biasanya sudah memiliki struktur invoice dasar, sehingga Anda tinggal mengganti logo, identitas perusahaan, dan format sesuai kebutuhan.

2. Tentukan Ukuran Halaman

Untuk faktur yang akan dicetak, gunakan ukuran A4 agar mudah dicetak dan diarsipkan. Caranya:

1. Buka tab Page Layout.
2. Pilih Size.
3. Pilih A4.
4. Atur orientasi Portrait atau Landscape sesuai desain faktur.
5. Atur margin agar faktur tidak terpotong saat dicetak.

3. Buat Header Faktur

Header faktur biasanya berisi logo, nama perusahaan, alamat, kontak, dan judul dokumen. Gunakan huruf yang mudah dibaca dan tata letak yang rapi.

Contoh isi header:

• PT Maju Bersama
• Jl. Sudirman No. 10, Jakarta
• Telepon: 021-123456
• Email: [email protected]
• NPWP: 01.234.567.8-999.000

4. Tambahkan Judul “Faktur Penjualan” atau “Invoice”

Letakkan judul di bagian atas dengan ukuran font lebih besar. Anda bisa menggunakan istilah “Faktur Penjualan”, “Invoice”, atau “Sales Invoice”. Pilih istilah yang paling sesuai dengan pelanggan bisnis Anda.

5. Buat Bagian Nomor dan Tanggal Faktur

Tambahkan informasi berikut:

• Nomor invoice.
• Tanggal invoice.
• Tanggal jatuh tempo.
• Nomor purchase order jika ada.
• Nama sales atau PIC jika diperlukan.

Contoh:

6. Masukkan Data Pelanggan

Buat bagian khusus untuk informasi pelanggan. Contohnya:

• Ditagihkan kepada: PT Sukses Makmur
• Alamat: Jl. Melati No. 20, Bandung
• Attn: Bagian Finance
• Email: [email protected]
• NPWP: jika diperlukan

7. Buat Tabel Rincian Barang atau Jasa

Tabel rincian adalah bagian utama faktur. Buat kolom yang mudah dibaca. Contoh struktur tabel:

8. Tambahkan Rumus Subtotal

Gunakan rumus Excel agar subtotal dihitung otomatis. Jika kuantitas ada di kolom D, harga satuan di kolom F, dan diskon di kolom G, maka rumus subtotal per item dapat dibuat seperti ini:

=D12*F12-G12

Sesuaikan nomor baris dan kolom dengan posisi tabel Anda.

9. Hitung Total Sebelum Pajak

Untuk menghitung total sebelum pajak, gunakan rumus SUM pada kolom subtotal.

Contoh:

=SUM(H12:H21)

Rumus ini menjumlahkan seluruh subtotal dari baris 12 sampai 21.

10. Tambahkan Diskon Global Jika Ada

Jika bisnis memberikan diskon total, tambahkan baris diskon setelah subtotal. Diskon dapat berupa nominal tetap atau persentase.

Contoh rumus diskon 10%:

=Subtotal*10%

Jika subtotal berada di sel H22, rumusnya bisa menjadi:

=H22*10%

11. Hitung PPN Jika Berlaku

Jika perusahaan Anda adalah PKP dan transaksi dikenakan PPN, tambahkan baris PPN. Untuk transaksi non-PKP atau transaksi yang tidak dikenai PPN, kolom PPN tidak perlu dicantumkan atau dapat ditulis Rp0 sesuai kebutuhan.

Karena ketentuan PPN dapat berubah dan memiliki perlakuan khusus, pastikan tim pajak perusahaan memeriksa tarif, DPP, dan ketentuan faktur pajak yang berlaku. Dalam banyak transaksi BKP/JKP non-mewah setelah ketentuan PPN terbaru, perhitungan dapat melibatkan DPP nilai lain, sehingga tidak cukup hanya menulis “PPN 12% dari subtotal” tanpa memahami konteks transaksinya.

Untuk memahami konsepnya, baca artikel tentang PPN keluaran, PPN masukan, dan pengkreditan faktur pajak masukan.

12. Hitung Grand Total

Grand total adalah total akhir yang harus dibayar pelanggan. Rumus sederhananya:

=Subtotal-Diskon+PPN+BiayaLain

Jika subtotal berada di H22, diskon di H23, PPN di H24, dan biaya pengiriman di H25, maka rumusnya bisa:

=H22-H23+H24+H25

13. Tambahkan Terbilang

Untuk faktur yang lebih formal, Anda dapat menambahkan bagian “Terbilang”. Misalnya:

Satu juta enam ratus enam puluh lima ribu rupiah.

Excel tidak menyediakan fungsi terbilang bawaan untuk bahasa Indonesia. Jika ingin otomatis, Anda dapat menggunakan rumus VBA atau add-in terbilang. Namun, untuk faktur sederhana, terbilang bisa diisi manual agar tidak salah.

14. Tambahkan Informasi Rekening Pembayaran

Buat bagian pembayaran yang jelas. Contoh:

• Bank: BCA
• Nomor Rekening: 1234567890
• Atas Nama: PT Maju Bersama
• Mohon mencantumkan nomor invoice pada berita transfer.

15. Tambahkan Catatan Syarat dan Ketentuan

Tambahkan keterangan seperti:

• Pembayaran maksimal 14 hari setelah invoice diterima.
• Barang yang sudah dibeli tidak dapat dikembalikan kecuali ada kerusakan produksi.
• Keterlambatan pembayaran dapat dikenakan denda sesuai perjanjian.
• Invoice ini sah tanpa tanda tangan basah jika dikirim secara elektronik.

16. Tambahkan Tanda Tangan atau Stempel

Di bagian bawah faktur, siapkan ruang tanda tangan pihak penjual dan penerima jika diperlukan. Untuk faktur digital, Anda dapat menambahkan nama PIC finance atau tanda tangan digital sesuai kebijakan perusahaan.

17. Simpan sebagai Template

Setelah desain faktur selesai, simpan sebagai template agar bisa digunakan berulang. Gunakan format Excel Template jika ingin menjaga format dasarnya.

Contoh nama file:

• Template_Faktur_Penjualan_PT_Maju_Bersama.xltx
• Template_Invoice_2026.xlsx
• Master_Invoice_Sales.xlsx

18. Simpan Faktur sebagai PDF

Sebelum dikirim ke pelanggan, simpan faktur sebagai PDF agar format tidak berubah. Caranya:

1. Klik File.
2. Pilih Save As atau Export.
3. Pilih format PDF.
4. Cek preview halaman.
5. Simpan file dengan nama yang jelas.

Contoh nama file:

• INV-2026-0001_PT-Sukses-Makmur.pdf
• Invoice_Juli_2026_PT-Sukses-Makmur.pdf

Contoh Format Faktur Penjualan di Excel

Berikut contoh struktur faktur penjualan sederhana yang bisa dibuat di Excel.

Rumus Excel yang Berguna untuk Faktur Penjualan

1. Rumus Subtotal per Item

Rumus ini digunakan untuk menghitung total tiap baris barang atau jasa.

=Qty*HargaSatuan-Diskon

Contoh:

=D12*F12-G12

2. Rumus Total Seluruh Item

Gunakan SUM untuk menjumlahkan semua subtotal.

=SUM(H12:H21)

3. Rumus Diskon Persentase

Jika diskon 10% dari subtotal:

=H22*10%

4. Rumus PPN Sederhana

Jika PPN dihitung dari nilai setelah diskon, rumus sederhananya:

=(Subtotal-Diskon)*TarifPPN

Contoh tarif 11%:

=(H22-H23)*11%

Catatan: gunakan rumus ini hanya jika sesuai dengan perlakuan pajak transaksi Anda. Untuk PKP, pastikan perhitungan PPN mengikuti ketentuan terbaru dan data faktur pajak.

5. Rumus Grand Total

=Subtotal-Diskon+PPN+BiayaPengiriman

6. Rumus Tanggal Jatuh Tempo

Jika tanggal invoice ada di sel H5 dan termin pembayaran 14 hari:

=H5+14

7. Rumus Nomor Invoice Sederhana

Untuk membuat nomor invoice otomatis sederhana berdasarkan urutan, Anda dapat memakai kombinasi teks dan angka. Misalnya:

="INV-"&YEAR(TODAY())&"-"&TEXT(A1,"0000")

Jika A1 berisi angka 1, hasilnya menjadi INV-2026-0001.

Tips Membuat Template Faktur Penjualan Excel yang Profesional

1. Gunakan Layout yang Bersih

Jangan membuat faktur terlalu ramai. Gunakan area putih yang cukup, judul yang jelas, dan tabel yang mudah dibaca.

2. Pisahkan Data Input dan Area Cetak

Jika ingin lebih rapi, buat dua sheet: satu untuk database produk/pelanggan dan satu untuk tampilan invoice. Ini membantu mengurangi input berulang.

3. Gunakan Format Mata Uang Rupiah

Atur kolom harga dan total menggunakan format Rupiah. Dengan begitu, angka terlihat lebih profesional dan mudah dibaca.

4. Gunakan Data Validation

Gunakan fitur Data Validation untuk membuat dropdown nama produk, satuan, atau pelanggan. Ini membantu mengurangi salah ketik.

5. Lindungi Rumus

Rumus subtotal, pajak, diskon, dan total sebaiknya dikunci agar tidak terhapus. Anda bisa menggunakan fitur Protect Sheet di Excel.

6. Simpan Versi Template Terpisah

Jangan mengisi transaksi langsung di file master template. Buat salinan setiap kali membuat invoice baru agar template tidak rusak.

7. Gunakan Format Nomor Invoice Konsisten

Nomor invoice yang konsisten memudahkan pencarian. Hindari nomor faktur yang lompat tanpa catatan karena dapat membingungkan saat audit atau rekonsiliasi.

8. Selalu Simpan PDF Final

File Excel mudah berubah. Karena itu, simpan versi PDF final sebagai arsip resmi yang dikirim kepada pelanggan.

Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Membuat Faktur di Excel

1. Nomor Invoice Ganda

Nomor invoice ganda dapat menimbulkan masalah saat penagihan dan pembukuan. Gunakan daftar kontrol nomor invoice agar setiap transaksi memiliki nomor unik.

2. Salah Rumus Subtotal

Kesalahan rumus bisa membuat total tagihan salah. Selalu cek rumus sebelum mengirim faktur ke pelanggan.

3. Tidak Mencantumkan Jatuh Tempo

Tanpa tanggal jatuh tempo, pelanggan bisa menunda pembayaran karena tidak ada batas waktu yang jelas.

4. Salah Menghitung PPN

Kesalahan PPN dapat berpengaruh pada administrasi pajak. Jika bisnis Anda PKP, pastikan faktur penjualan selaras dengan faktur pajak dan pelaporan SPT Masa PPN.

5. Tidak Mencantumkan Informasi Pembayaran

Invoice yang tidak memuat informasi rekening akan memperlambat pembayaran karena pelanggan harus bertanya kembali.

6. Mengirim File Excel Mentah ke Pelanggan

File Excel dapat berubah format atau rumusnya. Lebih aman kirim faktur dalam format PDF.

7. Tidak Menyimpan Arsip

Faktur yang tidak diarsipkan akan menyulitkan perusahaan saat audit, rekonsiliasi, atau penyusunan laporan keuangan.

Cara Mengelola Arsip Faktur Penjualan

1. Gunakan Folder Berdasarkan Tahun dan Bulan

Buat struktur folder yang mudah dicari. Contoh:

• Invoice / 2026 / 01_Januari
• Invoice / 2026 / 02_Februari
• Invoice / 2026 / 03_Maret

2. Gunakan Nama File yang Konsisten

Contoh format nama file:

• INV-2026-0001_PT-Sukses-Makmur.pdf
• INV-2026-0002_PT-Cahaya-Abadi.pdf
• INV-2026-0003_CV-Mitra-Jaya.pdf

3. Buat Daftar Register Invoice

Selain file invoice, buat sheet khusus untuk register invoice. Kolom yang dapat digunakan:

• nomor invoice;
• tanggal invoice;
• nama pelanggan;
• nilai tagihan;
• PPN;
• total tagihan;
• tanggal jatuh tempo;
• status pembayaran;
• tanggal pembayaran;
• nomor faktur pajak jika ada;
• catatan.

4. Cocokkan dengan Rekening Koran

Setiap akhir bulan, cocokkan invoice yang sudah dibayar dengan mutasi rekening. Proses ini membantu rekonsiliasi bank dan memastikan tidak ada pembayaran yang belum dicatat.

5. Simpan Bukti Pendukung

Simpan dokumen pendukung seperti purchase order, surat jalan, bukti serah terima, kontrak, bukti transfer, faktur pajak, dan korespondensi pelanggan.

Contoh Register Invoice di Excel

Register seperti ini membantu bisnis mengontrol piutang, arus kas, dan laporan penjualan. Jika bisnis mulai berkembang, data faktur juga dapat digunakan untuk menyusun laporan arus kas dan perencanaan kas.

Hubungan Faktur Penjualan dengan Pajak

1. Untuk Bisnis Non-PKP

Bisnis non-PKP tetap dapat membuat faktur penjualan atau invoice sebagai dokumen komersial. Namun, bisnis non-PKP tidak memungut PPN dan tidak menerbitkan faktur pajak.

2. Untuk Bisnis PKP

Jika bisnis sudah menjadi PKP, faktur penjualan dapat digunakan sebagai dokumen komersial, tetapi kewajiban PPN tetap mengikuti ketentuan faktur pajak. Data invoice sebaiknya konsisten dengan faktur pajak agar tidak menyulitkan rekonsiliasi.

Pelaku usaha yang sedang mempertimbangkan status PKP dapat membaca artikel syarat menjadi PKP, definisi dan keuntungan PKP, serta Nomor Pengukuhan PKP.

3. Rekonsiliasi Invoice dan Faktur Pajak

Untuk perusahaan PKP, tim finance perlu mencocokkan invoice, faktur pajak, pembayaran, dan pelaporan PPN. Pastikan data berikut konsisten:

• nama pelanggan;
• NPWP atau identitas pajak pelanggan;
• NITKU jika relevan;
• nomor invoice;
• nomor faktur pajak;
• DPP;
• PPN;
• tanggal transaksi;
• nilai pembayaran.

Kesalahan rekonsiliasi dapat memengaruhi pelaporan pajak, terutama ketika perusahaan menyusun SPT Masa PPN atau melakukan pengkreditan pajak masukan.

Kapan Excel Tidak Lagi Cukup untuk Membuat Faktur?

Excel sangat membantu untuk bisnis kecil, tetapi ada kondisi ketika perusahaan sebaiknya mulai memakai software akuntansi atau sistem invoice yang lebih terintegrasi.

1. Jumlah Invoice Semakin Banyak

Jika invoice sudah mencapai ratusan per bulan, pembuatan manual di Excel akan memakan waktu dan lebih rawan salah.

2. Banyak Pelanggan dengan Termin Berbeda

Jika setiap pelanggan memiliki termin pembayaran, diskon, pajak, dan skema penagihan berbeda, sistem otomatis akan lebih membantu.

3. Perlu Tracking Piutang Real-Time

Software invoice atau akuntansi dapat membantu melihat invoice jatuh tempo, pembayaran tertunda, dan umur piutang secara otomatis.

4. Perlu Integrasi dengan Stok

Bisnis yang menjual barang membutuhkan integrasi invoice dengan stok. Jika tidak, penjualan di invoice bisa tidak sesuai dengan persediaan.

5. Perlu Integrasi dengan Pajak

Untuk PKP, sistem yang dapat membantu sinkronisasi invoice, faktur pajak, dan laporan PPN akan jauh lebih efisien dibanding pekerjaan manual.

6. Risiko Human Error Semakin Tinggi

Semakin banyak transaksi, semakin besar risiko salah input, salah nomor invoice, salah rumus, atau salah kirim file.

Tips Mengirim Faktur Penjualan ke Pelanggan

1. Kirim dalam Format PDF

PDF menjaga tampilan faktur tetap rapi dan tidak mudah berubah. Hindari mengirim file Excel mentah kecuali pelanggan memang memintanya.

2. Gunakan Subject Email yang Jelas

Contoh subject email:

• Invoice INV-2026-0001 – PT Maju Bersama
• Faktur Penjualan Juli 2026 – PT Sukses Makmur
• Tagihan Pembayaran INV-2026-0001

3. Tulis Pesan Email Singkat

Contoh:

Yth. Tim Finance PT Sukses Makmur,
Terlampir invoice INV-2026-0001 untuk transaksi tanggal 27 Juli 2026 dengan total tagihan Rp1.665.000. Mohon pembayaran dapat dilakukan paling lambat 10 Agustus 2026 ke rekening yang tercantum dalam invoice.

4. Lampirkan Dokumen Pendukung

Jika diperlukan, lampirkan purchase order, surat jalan, berita acara serah terima, atau faktur pajak.

5. Catat Tanggal Pengiriman

Catat kapan invoice dikirim agar tim finance dapat melakukan follow-up sebelum jatuh tempo.

Checklist Sebelum Faktur Penjualan Dikirim

• Nomor invoice sudah benar dan belum pernah digunakan.
• Nama pelanggan sudah benar.
• Alamat dan kontak pelanggan sudah benar.
• Tanggal invoice sudah sesuai.
• Tanggal jatuh tempo sudah jelas.
• Deskripsi barang atau jasa sudah lengkap.
• Jumlah dan satuan sudah benar.
• Harga satuan sudah sesuai kesepakatan.
• Diskon sudah dihitung dengan benar.
• PPN sudah dihitung sesuai ketentuan jika berlaku.
• Total tagihan sudah benar.
• Informasi rekening pembayaran sudah lengkap.
• File sudah disimpan sebagai PDF.
• Salinan faktur sudah diarsipkan.
• Register invoice sudah diperbarui.

Kesalahan Perpajakan yang Perlu Dihindari

1. Non-PKP Mencantumkan PPN Seolah-Olah Memungut PPN

Jika bisnis belum PKP, jangan mencantumkan PPN seolah-olah perusahaan memungut pajak tersebut. Gunakan invoice komersial tanpa memungut PPN.

2. Invoice Tidak Sinkron dengan Faktur Pajak

Untuk PKP, nilai DPP dan PPN pada invoice harus dapat direkonsiliasi dengan faktur pajak. Perbedaan nilai tanpa penjelasan dapat menyulitkan tim pajak.

3. Salah Menggunakan Tarif atau DPP PPN

Peraturan PPN dapat memiliki perlakuan khusus, termasuk DPP nilai lain dan besaran tertentu. Jangan hanya mengandalkan template Excel lama tanpa memperbarui rumus pajak.

4. Tidak Mencatat Nomor Faktur Pajak

Jika invoice berkaitan dengan transaksi PKP, tambahkan kolom nomor faktur pajak di register invoice agar rekonsiliasi lebih mudah.

5. Tidak Menyimpan Dokumen Pendukung

Invoice saja kadang belum cukup. Simpan juga kontrak, PO, surat jalan, BAST, faktur pajak, dan bukti pembayaran.

Contoh SOP Membuat Faktur Penjualan di Excel

1. Tujuan SOP

SOP ini dibuat untuk memastikan faktur penjualan dibuat secara rapi, akurat, konsisten, dan dapat digunakan untuk penagihan, pembukuan, serta arsip keuangan perusahaan.

2. Pihak yang Bertanggung Jawab

• Sales atau admin penjualan menyiapkan data transaksi.
• Finance membuat dan memeriksa invoice.
• Tax memeriksa PPN dan faktur pajak jika perusahaan PKP.
• Manajer terkait menyetujui invoice jika nilainya besar.

3. Alur Pembuatan

1. Terima data transaksi dari sales atau operasional.
2. Verifikasi PO, surat jalan, atau bukti pekerjaan.
3. Buka template invoice Excel.
4. Isi data penjual dan pembeli.
5. Isi nomor invoice dan tanggal transaksi.
6. Masukkan rincian barang atau jasa.
7. Cek rumus subtotal, diskon, pajak, dan total.
8. Tambahkan informasi pembayaran.
9. Review invoice sebelum dikirim.
10. Simpan file Excel dan PDF.
11. Kirim invoice ke pelanggan.
12. Catat invoice dalam register penjualan.
13. Follow-up pembayaran sebelum jatuh tempo.

Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang Faktur Penjualan Excel

Apakah Excel Bisa Digunakan untuk Membuat Faktur Penjualan?

Ya. Excel bisa digunakan untuk membuat faktur penjualan sederhana maupun semi-otomatis. Anda dapat menggunakan template bawaan atau membuat format sendiri sesuai kebutuhan bisnis.

Apakah Faktur Penjualan Excel Sah?

Faktur penjualan Excel dapat digunakan sebagai dokumen komersial selama memuat informasi transaksi yang jelas dan disepakati para pihak. Namun, untuk kewajiban PPN, PKP tetap perlu membuat faktur pajak sesuai ketentuan DJP.

Apakah Faktur Penjualan Sama dengan Invoice?

Dalam praktik bisnis, faktur penjualan sering digunakan sebagai padanan invoice. Keduanya berfungsi sebagai dokumen tagihan dan bukti transaksi penjualan.

Apakah Faktur Penjualan Sama dengan Faktur Pajak?

Tidak selalu. Faktur penjualan adalah dokumen komersial. Faktur pajak adalah dokumen perpajakan yang diterbitkan PKP sebagai bukti pemungutan PPN.

Apakah Harus Mencantumkan PPN di Faktur Penjualan?

Hanya jika bisnis Anda PKP dan transaksi tersebut dikenakan PPN. Jika bukan PKP, jangan memungut PPN dalam invoice.

Apakah Invoice Harus Dicetak?

Tidak selalu. Banyak bisnis mengirim invoice dalam bentuk PDF melalui email. Namun, beberapa transaksi atau pelanggan tertentu mungkin tetap meminta dokumen cetak dengan tanda tangan dan stempel.

Bagaimana Cara Membuat Nomor Invoice Otomatis di Excel?

Anda dapat menggunakan kombinasi teks, tahun, bulan, dan nomor urut. Namun, untuk menghindari nomor ganda, sebaiknya tetap gunakan register invoice sebagai kontrol utama.

Apakah Excel Aman untuk Menyimpan Data Invoice?

Excel cukup aman untuk bisnis kecil jika file disimpan rapi, dibackup, dan aksesnya dibatasi. Namun, untuk transaksi besar atau banyak pengguna, software akuntansi lebih disarankan.

Kapan Harus Beralih dari Excel ke Software Akuntansi?

Jika jumlah invoice semakin banyak, banyak pelanggan memakai termin berbeda, perlu tracking piutang, perlu integrasi stok, atau perlu rekonsiliasi pajak lebih kompleks, perusahaan sebaiknya mulai memakai software akuntansi.

Kesimpulan

Membuat faktur penjualan di Microsoft Excel adalah solusi praktis untuk bisnis kecil, UMKM, freelancer, dan perusahaan yang belum membutuhkan sistem invoice otomatis. Dengan Excel, Anda dapat membuat template faktur yang rapi, memakai rumus subtotal dan total otomatis, mencatat diskon, menghitung pajak jika berlaku, serta menyimpan arsip invoice dalam format PDF.

Faktur penjualan yang baik harus memuat identitas penjual, identitas pembeli, nomor invoice, tanggal transaksi, tanggal jatuh tempo, rincian barang atau jasa, harga satuan, kuantitas, diskon, PPN jika berlaku, total tagihan, informasi pembayaran, dan keterangan tambahan.

Namun, pelaku usaha perlu memahami bahwa faktur penjualan tidak selalu sama dengan faktur pajak. Jika bisnis sudah menjadi PKP, invoice Excel tetap harus diselaraskan dengan faktur pajak elektronik, perhitungan PPN, dan pelaporan SPT Masa PPN.

Agar proses penagihan lebih rapi, gunakan nomor invoice yang konsisten, simpan file PDF final, buat register invoice, cocokkan pembayaran dengan rekening koran, dan arsipkan dokumen pendukung. Jika volume transaksi semakin besar, pertimbangkan penggunaan software akuntansi atau sistem invoice terintegrasi agar proses penjualan, pembukuan, piutang, dan pajak lebih efisien.

Referensi Eksternal

• Microsoft Support – Create Estimates and Invoices
• Microsoft Excel – Free Editable Invoice Templates
• Microsoft Support – Free Excel for the Web Templates
• Microsoft Support – Excel Help and Learning
• Direktorat Jenderal Pajak – Faktur Pajak
• Direktorat Jenderal Pajak – Tata Cara Pembuatan dan Pembetulan/Penggantian Faktur Pajak
• Direktorat Jenderal Pajak – Kode Transaksi Faktur Pajak
• Direktorat Jenderal Pajak – Kebijakan PPN 2025
• Direktorat Jenderal Pajak – Aturan DPP Nilai Lain dan Besaran Tertentu PPN