Purchasing, atau yang sering disebut sebagai departemen pembelian, adalah salah satu elemen kunci dalam operasi bisnis yang berhasil. Peran, tanggung jawab, jobdesk / job desk & tugas staff purchasing bukan hanya sebatas “mem-beli,” melainkan juga mengelola suplai dan memastikan bahwa semua bahan baku dan kebutuhan lainnya tersedia secara efisien untuk mendukung kegiatan produksi dan operasional perusahaan. Dalam bahasa yang lebih formal, purchasing adalah proses perolehan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh suatu organisasi untuk mencapai tujuan bisnisnya.
Daftar Isi
Berikut Tanggung Jawab, Jobdesk / Job Desk & Tugas Staff Purchasing
Dalam konteks ini, mari kita eksplorasi lebih lanjut apa yang menjadi peran dan tanggung jawab utama dalam purchasing.
Perencanaan Produksi
Salah satu tanggung jawab utama seorang staf purchasing adalah merencanakan produksi. Ini tidak hanya melibatkan membuat estimasi kebutuhan bahan baku untuk periode tertentu, tetapi juga mempertimbangkan faktor-faktor seperti ketersediaan stok, waktu pengiriman, dan fluktuasi permintaan.
Proses perencanaan ini sangat penting karena kesalahan dalam memperkirakan kebutuhan bahan baku dapat mengganggu alur produksi dan berpotensi menyebabkan kerugian.
Memilih Supplier yang Tepat
Pemilihan supplier adalah langkah kunci dalam purchasing. Seorang staf purchasing harus memiliki kemampuan untuk mengidentifikasi dan memilih supplier yang tepat. Ini mencakup mengevaluasi reputasi supplier, kemampuan mereka untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, serta kemampuan untuk berkomunikasi dan bekerja sama secara efektif dengan supplier. Pemilihan supplier yang salah dapat berdampak negatif pada kualitas produk dan efisiensi biaya.
Proses Penawaran (Bidding)
Proses penawaran adalah bagian penting dari pekerjaan, tanggung jawab, jobdesk / job desk & tugas Staff Purchasing. Ini melibatkan menerima dan mengevaluasi penawaran dari berbagai supplier untuk barang atau jasa yang dibutuhkan.
Biasanya, proses penawaran dimulai dengan mengirimkan Request for Information (RFI) kepada calon supplier. RFI ini berisi pertanyaan tentang kemampuan supplier, biaya, rincian produk atau jasa, jumlah yang tersedia, waktu pengiriman, syarat pembayaran, dan lain sebagainya. Pemilihan supplier berdasarkan proses penawaran yang kompetitif dapat membantu perusahaan mendapatkan nilai terbaik.
Bernegosiasi dengan Pihak Terkait
Negosiasi adalah keterampilan penting yang harus dimiliki oleh seorang staf purchasing. Setelah menerima penawaran, mereka harus dapat bernegosiasi dengan supplier untuk mencapai kesepakatan yang menguntungkan.
Ini termasuk negosiasi harga, syarat-syarat pembayaran, persyaratan pengiriman, dan lain-lain. Kemampuan bernegosiasi yang baik dapat membantu perusahaan menghemat biaya dan mendapatkan kesepakatan yang lebih menguntungkan.
Menyusun Dokumen Pembelian
Seorang staf purchasing harus mampu menyusun dokumen pembelian yang lengkap dan akurat. Ini mencakup pembuatan Purchase Order (PO) yang berisi detail barang atau jasa yang akan dibeli, harga, jumlah, tanggal pengiriman, dan syarat-syarat lainnya. Dokumen-dokumen ini diperlukan untuk melindungi hak dan kewajiban perusahaan serta untuk memberikan panduan yang jelas kepada supplier.
Memantau Pengiriman Barang
Setelah kesepakatan dibuat, staf purchasing harus memantau pengiriman barang. Mereka harus memastikan bahwa barang atau jasa yang dibeli tiba tepat waktu dan sesuai dengan spesifikasi yang disepakati. Jika ada masalah atau keterlambatan, staf purchasing harus bertindak cepat untuk menyelesaikannya.
Memastikan Kualitas Barang
Kualitas barang atau jasa yang dibeli juga menjadi tanggung jawab, jobdesk / job desk & tugas Staff Purchasing. Mereka harus memastikan bahwa barang atau jasa tersebut memenuhi standar kualitas yang ditetapkan oleh perusahaan. Jika ada masalah dengan kualitas, staf purchasing harus bekerja sama dengan supplier untuk menyelesaikannya.
Melakukan Pembayaran
Terakhir, staf purchasing juga bertanggung jawab atas proses pembayaran. Mereka harus memastikan bahwa semua faktur dibayar sesuai dengan persyaratan yang disepakati dengan supplier. Ini melibatkan pencatatan semua transaksi ke dalam sistem keuangan perusahaan dan memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu.
Skill yang Dibutuhkan dalam Purchasing
Agar berhasil dalam peran purchasing, seorang staf harus memiliki sejumlah keterampilan kunci, termasuk:
1. Kemampuan Komunikasi
Kemampuan komunikasi yang baik sangat penting dalam purchasing. Seorang staf harus dapat berkomunikasi dengan baik dengan supplier, anggota tim, dan pihak terkait lainnya. Mereka juga harus dapat menyampaikan informasi dengan jelas dan efektif.
2. Kemampuan Bernegosiasi
Kemampuan bernegosiasi adalah skill yang krusial dalam purchasing. Seorang staf harus dapat bernegosiasi dengan supplier untuk mencapai kesepakatan yang menguntungkan. Ini mencakup negosiasi harga, syarat pembayaran, dan lain-lain.
3. Analisis Data
Purchasing sering melibatkan analisis data untuk memilih supplier terbaik, memprediksi kebutuhan stok, dan mengoptimalkan proses pembelian. Kemampuan analisis data dapat membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih baik.
4. Keterampilan Organisasi
Agar dapat menjalankan tanggung jawab, jobdesk / job desk & tugas dengan baik, seorang staff purchasing harus sangat terorganisir dalam mengelola dokumen-dokumen pembelian, catatan supplier, dan jadwal pengiriman. Keterampilan organisasi yang baik membantu menjaga alur kerja yang efisien.
5. Networking
Membangun jaringan dengan supplier, profesional industri, dan pihak terkait lainnya dapat membantu dalam mendapatkan informasi, sumber daya, dan peluang pembelian yang lebih baik.
6. Pengetahuan Produk
Pengetahuan yang baik tentang produk atau jasa yang dibeli adalah asset berharga dalam purchasing. Ini membantu dalam memilih supplier yang tepat dan memastikan bahwa barang atau jasa yang dibeli sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan.
7. Kemampuan Manajemen Waktu
Purchasing sering melibatkan jadwal ketat dan batas waktu yang harus diperhatikan. Kemampuan manajemen waktu yang baik membantu staf purchasing untuk menjaga alur kerja yang efisien dan menghindari keterlambatan dalam pengiriman.
8. Keterampilan Multitasking
Staf purchasing sering memiliki banyak tugas yang harus diselesaikan dalam waktu yang bersamaan. Keterampilan multitasking membantu mereka dalam mengelola berbagai aspek purchasing secara efektif.
Informasi Gaji Staff Purchasing di Indonesia
Gaji seorang staf purchasing di Indonesia dapat bervariasi tergantung pada berbagai faktor, termasuk lokasi, pengalaman, perusahaan, dan tanggung jawab pekerjaan.
Berikut adalah perkiraan kisaran gaji staff purchasing di beberapa wilayah di Indonesia:
- Batam: Gaji staff purchasing di Batam dapat mencapai sekitar Rp7.000.000,00 per bulan.
- Jakarta: Jakarta, sebagai pusat bisnis utama di Indonesia, memiliki kisaran gaji staff purchasing yang lebih tinggi, dengan perkiraan sekitar Rp4.978.110,00 per bulan.
- Tangerang: Di Tangerang, gaji staff purchasing berkisar antara Rp3.000.000,00 hingga Rp3.627.840,00 per bulan, tergantung pada pengalaman dan perusahaan.
- Kuta: Di Bali, khususnya Kuta, gaji staff purchasing diperkirakan sekitar Rp3.592.103,00 per bulan.
- Bandung: Bandung memiliki perkiraan gaji staff purchasing sekitar Rp3.363.297,00 per bulan.
- Denpasar: Gaji staff purchasing di Denpasar, Bali, diperkirakan sekitar Rp3.146.910,00 per bulan.
- Bekasi: Di Bekasi, gaji staff purchasing memiliki perkiraan sekitar Rp1.836.059,00 per bulan.
Perlu diingat bahwa kisaran gaji ini dapat berubah seiring dengan faktor-faktor seperti pengalaman kerja, tingkat pendidikan, ukuran perusahaan, dan lokasi geografis.
Semakin lama seorang staf purchasing berada dalam industri ini dan semakin banyak tanggung jawab yang mereka pegang, semakin tinggi potensi gaji mereka.
Kesimpulan: Tanggung Jawab, Jobdesk / Job Desk & Tugas Staff Purchasing
Purchasing adalah peran krusial dalam menjaga kelancaran operasi perusahaan. Seorang staf purchasing bertanggung jawab atas berbagai tugas, termasuk perencanaan produksi, pemilihan supplier yang tepat, proses penawaran, negosiasi, pengelolaan dokumen pembelian, pemantauan pengiriman barang, pemastian kualitas barang, dan proses pembayaran.
Untuk berhasil dalam peran ini, seorang staf purchasing harus memiliki keterampilan komunikasi, kemampuan bernegosiasi, kemampuan analisis data, keterampilan organisasi, networking, pengetahuan produk, manajemen waktu, keterampilan multitasking, dan kemampuan adaptasi terhadap perubahan dalam lingkungan bisnis.
Gaji seorang staf purchasing dapat bervariasi tergantung pada berbagai faktor, dan kisaran gaji tersebut dapat mencapai angka yang signifikan terutama untuk mereka yang berpengalaman dan memiliki tanggung jawab yang besar dalam perusahaan.
Dengan pemilihan staf purchasing yang tepat dan pengembangan keterampilan yang sesuai, perusahaan dapat memastikan bahwa proses pembelian berjalan lancar, efisien, dan berkontribusi pada kesuksesan bisnis.
Ikuti terus bloghrd.com untuk mendapatkan informasi seputar HR, karir, info lowongan kerja, juga inspirasi terbaru terkait dunia kerja setiap harinya!
