Begini 3 cara teknologi membantu administrasi HR saat pandemi, bloghrd.com akan mengulasnya.
Dengan masifnya persebaran virus corona di Indonesia, pemerintah menghimbau kepada masyarakat untuk belajar dan bekerja dari rumah atau biasa juga disebut dengan work from home.
Hal ini kemudian mendorong banyak perusahaan untuk mulai memanfaatkan teknologi dalam melakukan pekerjaan, salah satu contohnya adalah absensi online.
Tepat pada Rabu (11/3/2020) Organisasi Kesehatan Dunia atau World Health Organization (WHO) menyatakan secara resmi bahwa virus corona atau COVID-19 merupakan sebuah pandemi, hal ini dikarenakan jumlah kasus di luar China telah meningkat dengan sangat pesat.
Salah satu faktor dari masifnya persebaran virus corona adalah bagaimana virus ini dapat dengan mudah tersebar.
Menurut WHO, persebaran virus ini dari manusia ke manusia dapat terjadi melalui droplets yang berasal dari hidung atau mulut seseorang dengan COVID-19 ketika ia batuk atau bersin dan kemudian menempel pada permukaan suatu benda yang kemudian tersentuh oleh orang yang sehat yang kemudian menyentuh mata, hidung, atau mulutnya.
Oleh karena itu pemerintah memberikan himbauan kepada masyarakat untuk melakukan kegiatan di dalam rumah dan menerapkan Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) di beberapa wilayah terdampak COVID-19 di Indonesia, yang bertujuan untuk meminimalisir adanya kerumunan sehingga dapat menekan persebaran virus corona di Indonesia.
Kebijakan PSBB dan himbauan work from home kemudian menjadi tantangan tersendiri untuk tim HR sebuah perusahaan, khususnya dalam pengumpulan data kehadiran karyawan yang sangat dibutuhkan baik untuk perhitungan gaji maupun pengelolaan jam kerja karyawan.
3 Cara Teknologi Membantu Administrasi HR Saat Pandemi
Bila sebelumnya pengumpulan data kehadiran karyawan dapat dilakukan secara offline melalui mesin absen yang berupa mesin absensi fingerprint di tempat kerja, dengan bantuan teknologi saat ini, tim HR bisa mendapatkan data kehadiran karyawan dengan absensi online.
Penting bagi tim HR untuk dapat memanfaatkan solusi yang ditawarkan software HR yang telah memiliki fitur manajemen waktu yang memungkinkan dilakukannya absensi online.
Ada banyak software HR yang memiliki fitur tersebut yang juga menawarkan kemudahan administrasi HR saat pandemi seperti sekarang ini.
Aplikasi Absensi Mobile
Fitur yang bisa sangat membantu tim HR dalam melakukan administrasi, khususnya dalam hal absensi adalah aplikasi absensi mobile.
Dengan aplikasi absensi online mobile berbasis GPS dan disertai dengan fitur selfie, memungkinkan karyawan untuk melakukan absen dimana saja.
Sehingga tim HR dapat dengan mudah memantau jam kerja, jam istirahat, dan bahkan ketidakhadiran karyawan hanya dengan aplikasi ini.
Mengelola Jadwal Shifting Karyawan
Salah satu hal yang mungkin menyita banyak waktu dengan proses yang panjang bagi tim HR adalah pengelolaan jadwal shifting karyawan, jika dikerjakan manual maka hal ini tidak akan menjadi efektif.
Oleh karena itu, tim HR membutuhkan software yang dapat mengatur jadwal kerja setiap karyawan secara otomatis untuk mengefektifkan dan memudahkan pekerjaan mereka.
Berangkat dari persoalan ini biasanya software untuk kelola jadwal shift karyawan menawarkan solusi dengan fitur absensi yang dapat mengatur jadwal shifting karyawan secara otomatis.
Sehingga memudahkan dalam pengelolaan jam kerja bahkan untuk perusahaan multi-cabang.
Absensi Online Yang Terintegrasi Dengan Mesin Absensi Manual
Tidak ada yang menyangka masifnya persebaran COVID-19 di Indonesia, ini memaksa tim HR untuk bekerja lebih cepat dalam mengintegrasikan data kehadiran manual yang sudah ada sebelumnya dengan data kehadiran absensi online agar data yang didapatkan lengkap dan dapat digunakan untuk dasar pembayaran gaji karyawan.
Mengintegrasikan data kehadiran tersebut tentu membutuhkan waktu yang panjang bila dilakukan secara manual, karenanya carilah software yang menawarkan fitur untuk dapat mengintegrasi data kehadiran karyawan antara mesin absen manual dengan absensi online secara otomatis.
Dengan begitu, laporan bulanan kehadiran setiap karyawan dapat dilakukan secara otomatis dan tentu menambah efektifitas kerja tim HR perusahaan.
Data kehadiran tersebut kemudian dapat digunakan untuk perhitungan payroll karyawan.
