Transaksi pembelian adalah suatu proses yang terjadi ketika seseorang atau suatu entitas ingin memperoleh barang atau jasa dengan memberikan imbalan berupa uang atau nilai tukar lainnya yang setara dengan nilai barang atau jasa yang diterimanya. Dalam konteks bisnis, transaksi pembelian adalah salah satu proses yang sangat penting karena berkaitan dengan perolehan bahan baku, barang dagangan, atau jasa yang diperlukan untuk menjalankan operasi perusahaan.

Pengertian Transaksi Pembelian

Sebelum memahami lebih dalam tentang alur transaksi pembelian, penting untuk memahami konsep dasar dari transaksi pembelian itu sendiri. Transaksi pembelian adalah kegiatan yang melibatkan pihak pembeli dan pihak penjual dalam proses pertukaran barang atau jasa.

Dalam transaksi pembelian, pihak pembeli akan memberikan imbalan kepada pihak penjual berupa uang atau nilai tukar lainnya, seperti saham atau surat berharga, yang setara dengan nilai barang atau jasa yang diterima.

Barang yang dimaksud dalam transaksi pembelian ini bisa berupa berbagai jenis, mulai dari bahan baku yang akan digunakan dalam proses produksi hingga barang jadi yang akan dijual kepada konsumen akhir.

Dalam konteks bisnis, transaksi pembelian dapat dilakukan oleh berbagai pihak, termasuk konsumen individu, perusahaan dagang, dan produsen. Setiap pihak memiliki tujuan yang berbeda dalam melakukan transaksi pembelian.

Konsumen individu biasanya melakukan pembelian untuk memenuhi kebutuhan pribadi, baik itu kebutuhan pokok seperti makanan dan pakaian, kebutuhan penunjang seperti perangkat elektronik, atau bahkan untuk keperluan mewah seperti mobil atau perhiasan.

Sementara itu, perusahaan dagang atau pedagang biasanya melakukan pembelian untuk tujuan dijual kembali dengan harapan mendapatkan keuntungan. Mereka akan mencari barang dengan harga yang lebih rendah dan menjualnya dengan harga yang lebih tinggi kepada konsumen.

Sedangkan produsen melakukan pembelian untuk memperoleh bahan baku atau komponen yang dibutuhkan dalam proses produksi mereka. Dengan kata lain, pembelian ini bertujuan untuk mendukung operasi perusahaan dan pengembangan produk.

Alur Transaksi Pembelian

Alur transaksi pembelian adalah serangkaian langkah atau tahapan yang harus dilewati dalam proses pembelian barang atau jasa. Alur ini penting untuk memastikan bahwa transaksi berjalan lancar dan efisien.

Setiap perusahaan atau entitas bisnis dapat memiliki alur transaksi pembelian yang sedikit berbeda tergantung pada kebijakan dan prosedur internal mereka, namun umumnya alur tersebut melibatkan langkah-langkah berikut:

1. Permintaan Bagian Penjualan

Langkah pertama dalam alur transaksi pembelian adalah permintaan barang. Bagian penjualan atau bagian produksi biasanya akan mengajukan permintaan untuk membeli barang atau jasa yang dibutuhkan. Permintaan barang ini dapat ditentukan melalui beberapa cara, seperti berdasarkan perkiraan intuitif, hasil penelitian pasar, atau perhitungan stok barang yang tersedia.

Permintaan ini merupakan langkah awal yang memicu proses pembelian. Penting untuk mencatat bahwa permintaan ini dapat berasal dari berbagai departemen atau unit dalam perusahaan, tergantung pada jenis barang atau jasa yang dibutuhkan.

2. Survei Pasar

Setelah permintaan barang diajukan, langkah selanjutnya adalah melakukan survei pasar. Bagian gudang atau pengadaan akan mencari produsen, agen, atau grosir yang dapat menjadi pemasok atau supplier barang atau jasa yang diperlukan.

Survei pasar ini bertujuan untuk memilih supplier terbaik yang akan menyediakan barang atau jasa kepada perusahaan. Pemilihan supplier yang tepat sangat penting karena dapat memengaruhi efisiensi operasional dan keuangan perusahaan.

3. Penerimaan Penawaran Barang

Langkah ketiga dalam alur transaksi pembelian adalah penerimaan penawaran barang. Pada tahap ini, biasanya perusahaan akan mengirimkan Purchase Order (PO) kepada supplier yang telah dipilih. PO adalah dokumen resmi yang berisi rincian pesanan, termasuk jenis barang atau jasa yang dipesan, jumlahnya, harga, dan syarat-syarat lainnya.

Setelah menerima PO, supplier akan merespons dengan mengirimkan surat penawaran yang lebih detail. Surat penawaran ini akan mencantumkan informasi yang lebih lengkap daripada katalog atau daftar harga yang mungkin sudah ada.

4. Menentukan Supplier

Dalam memilih supplier, perusahaan harus berhati-hati dan mempertimbangkan beberapa faktor. Pemilihan supplier yang tepat dapat berdampak besar pada kesuksesan transaksi pembelian dan kinerja perusahaan secara keseluruhan.

Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan saat memilih supplier antara lain harga, kualitas barang atau jasa yang ditawarkan, kehandalan pengiriman, dan pelayanan yang diberikan oleh supplier. Keputusan ini harus didasarkan pada evaluasi yang cermat.

5. Buat Daftar Barang/Jasa yang Akan Dibeli

Setelah supplier dipilih, langkah selanjutnya adalah membuat daftar barang atau jasa yang akan dibeli. Daftar ini berfungsi sebagai pedoman untuk memastikan bahwa semua kebutuhan perusahaan tercakup dan dapat diakomodasi oleh supplier.

Dengan memiliki daftar barang atau jasa yang akan dibeli, perusahaan dapat lebih mudah mengestimasi kebutuhan dan anggaran yang diperlukan untuk pembelian tersebut. Ini juga membantu dalam proses pemantauan dan pengendalian biaya.

6. Kirim Surat PO

Setelah daftar barang atau jasa dibuat, perusahaan dapat melakukan pemesanan dengan mengirimkan surat PO kepada supplier. Penting untuk tidak melakukan pengiriman surat PO secara mendadak, karena hal ini dapat memengaruhi waktu pengiriman barang ke perusahaan.

Selain itu, dalam surat PO, perusahaan juga perlu mencantumkan estimasi waktu pengiriman yang diharapkan. Hal ini membantu perusahaan untuk merencanakan penerimaan barang dengan lebih baik.

7. Tanda Tangan Surat Perjanjian

Langkah selanjutnya adalah penandatanganan surat perjanjian jual beli antara perusahaan dan supplier. Surat perjanjian ini adalah bukti resmi bahwa transaksi telah dilakukan dan kedua belah pihak setuju dengan syarat-syarat yang telah disepakati.

Surat perjanjian ini juga berfungsi sebagai perlindungan hukum bagi kedua belah pihak. Jika terjadi sengketa atau pelanggaran perjanjian di kemudian hari, surat ini dapat digunakan sebagai bukti.

8. Penerimaan Barang

Setelah proses pembelian selesai, perusahaan tinggal menunggu kedatangan barang. Biasanya, setelah barang tiba, supplier akan mengeluarkan surat tanda terima barang kepada pemesan. Surat ini mencatat penerimaan barang oleh perusahaan dan akan digunakan untuk tujuan pembukuan.

Selain itu, ada juga pencatatan bahwa barang telah masuk ke dalam sistem pembukuan perusahaan. Penerimaan barang ini adalah tahap penting dalam alur transaksi pembelian karena mengonfirmasi bahwa barang telah diterima sesuai dengan pesanan.

9. Pemeriksaan Barang yang Telah Diterima

Barang yang telah diterima harus melewati proses pemeriksaan sebelum surat penerimaan barang ditandatangani. Pemeriksaan ini melibatkan pengecekan kuantitas dan kualitas barang yang diterima.

Penting untuk memastikan bahwa barang sesuai dengan pesanan, dalam kondisi baik, dan tidak ada kerusakan atau cacat yang signifikan. Jika hasil pemeriksaan memenuhi kriteria kualitas yang ditetapkan, maka bagian pembelian akan menerima faktur dari supplier.

Faktur ini berisi rincian pembelian barang, nilai pajak yang dikenakan, diskon (jika ada dan digunakan), dan jumlah bersih yang harus dibayarkan. Faktur juga berfungsi sebagai tagihan atas pembelian yang harus dibayar oleh perusahaan kepada supplier. Penting untuk memastikan bahwa faktur sesuai dengan PO, surat tanda terima barang, dan catatan utang yang ada.

10. Retur

Dalam beberapa kasus, terjadi kesalahan atau ketidaksesuaian dalam barang yang diterima oleh perusahaan. Untuk mengatasi hal ini, perusahaan dapat melakukan proses retur barang kepada supplier.

Retur barang adalah proses pengembalian barang kepada supplier karena alasan tertentu, seperti barang cacat atau tidak sesuai pesanan. Namun, jika semua barang diterima dengan baik dan sesuai, langkah ini dapat dilewati.

11. Pembayaran

Langkah terakhir dalam alur transaksi pembelian adalah pembayaran. Pembayaran harus dilakukan sesuai dengan prosedur pengeluaran kas yang berlaku dalam perusahaan.

Proses pembayaran ini melibatkan transfer dana atau pembayaran uang kepada supplier sesuai dengan nilai yang tercantum dalam faktur. Penting untuk mengikuti prosedur pembayaran yang telah ditetapkan agar memudahkan pencatatan keuangan perusahaan.

Itulah alur transaksi pembelian yang umumnya dilakukan dalam bisnis. Setiap langkah dalam alur ini memiliki peran penting dalam memastikan bahwa transaksi berjalan dengan lancar, barang atau jasa yang diperoleh sesuai dengan harapan, dan pembayaran dilakukan secara tepat waktu.

Kesimpulan

Transaksi pembelian adalah bagian integral dari operasi bisnis. Alur transaksi pembelian yang efisien dan teratur membantu perusahaan dalam memenuhi kebutuhan mereka, menjaga hubungan yang baik dengan supplier, dan mengelola keuangan perusahaan dengan baik.

Dalam setiap langkah alur transaksi pembelian, dokumentasi yang akurat dan komunikasi yang efektif antara pihak pembeli dan pihak penjual sangat penting. Hal ini membantu menghindari kebingungan, kesalahan, dan sengketa yang dapat timbul dalam proses pembelian.

Selain itu, penting untuk selalu mematuhi regulasi dan peraturan yang berlaku dalam proses pembelian, termasuk pajak dan hukum perdagangan. Dengan menjalankan alur transaksi pembelian yang baik, perusahaan dapat menjaga keberlanjutan operasinya dan mencapai tujuan bisnisnya dengan lebih baik.

Ikuti terus bloghrd.com untuk mendapatkan informasi seputar HR, karir, info lowongan kerja, juga inspirasi terbaru terkait dunia kerja setiap harinya!