Di Sini Bloghrd.com Akan Mengulas Tentang Cara Menghitung Gaji Prorata Pegawai!
Apa Itu Gaji Prorata?
Gaji prorata atau dalam bahasa Inggris disebut prorate adalah perhitungan gaji secara proporsional berdasarkan jam kerja pegawai. Metode hitung ini biasanya digunakan untuk menghitung upah pegawai yang tidak bekerja secara penuh waktu. Contohnya adalah gaji untuk freelance (pekerja paruh waktu), pekerja yang mengundurkan diri atau sebaliknya, pekerja yang baru direkrut pada tengah bulan.
Namun, gaji prorata juga bisa digunakan untuk menghitung upah pegawai penuh waktu yang telah existing, yang mengambil cuti di luar tanggungan perusahaan (unpaid leave), pensiun, liburan, maternity pay, dan paternity leave di tanggal-tanggal yang tidak utuh atau genap bulanannya.
Ketentuan gaji pro rata ini sebenarnya sangat tergantung pada kebijakan perusahaan. Karena ada juga perusahaan-perusahaan yang menerapkan kebijakan pengupahan yang berbeda. Misalnya per project atau menggunakan metode-metode penghitungan gaji lain yang bisa diterapkan, contohnya seperti metode netto dan gross-up.
Selain karena tergantung pada kebijakan perusahaan, ketentuan gaji prorata juga tidak tercantum dalam peraturan ketenagakerjaan di Indonesia. Namun, untuk mengakomodasi kepentingan perusahaan di lapangan, serta untuk memenuhi rasa keadilan bagi pegawai, maka cara ini sering digunakan. Jadi penentuan besaran gaji pro rata pun dapat disebutkan dalam kontrak kerja, sesuai dengan kesepakatan antara karyawan yang bersangkutan dengan perusahaan.
Misalnya, ada kasus pegawai yang baru direkrut. Pegawai tersebut, karena kebutuhan perusahaan harus langsung bertugas di pertengahan bulan dan tidak bisa menunggu cut off penggajian seperti biasanya.
Maka bagian personalia, tidak dapat menghitungnya bekerja sebulan penuh dengan gaji utuh karena akan merugikan keuangan perusahaan. Namun, sebaliknya bagian personalia juga tidak dapat untuk tidak menggaji pegawai tersebut sama sekali, karena dapat menimbulkan ketidakpuasan kerja atau bahkan tuntutan hukum.
Sehingga, sebagai win-win solution, Anda dapat mengambil kebijakan untuk membayar pegawai tersebut secara proporsional sesuai dengan lamanya dia bekerja secara riil di perusahaan.
3 Langkah Mudah Cara Menghitung Gaji Prorata Pegawai
Mengingat gaji prorata didasarkan pada waktu kerja, maka upah prorata dihitung menggunakan upah per jam. Karena upah perusahaan secara umum adalah gaji bulanan (bukan per jam) maka perhitungan gaji prorata setidaknya melibatkan tiga tahap perhitungan:
- Menghitung upah per jam,
- Menghitung jumlah jam kerja riil,
- Menghitung gaji prorata.
Untuk lebih jelasnya, setiap tahap dapat dijabarkan lebih lanjut sebagai berikut::
1. Menghitung Besar Upah Per Jam
Upah per jam merupakan upah satuan waktu terkecil yang cukup praktikal untuk dijadikan dasar perhitungan. Upah per jam juga lazim digunakan sebagai dasar perhitungan upah lembur.
Berdasarkan Undang-undang Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003, cara menghitung upah per jam adalah dengan membagi upah sebulan (gaji pokok dan tunjangan tetap) pada jabatan tertentu dengan 173 (rata-rata jumlah jam kerja sebulan).
Rumus Menghitung Besar Upah per Jam = Upah Sebulan / 173 (rumus 1)
2. Menghitung Jumlah Jam Kerja Riil
Setelah mengetahui berapa besaran upah per jam bagi jabatan yang sesuai dengan pegawai, maka Anda perlu mengetahui berapa jumlah jam kerja riil yang dilakukan oleh pegawai.
Di Indonesia, waktu kerja ada dua macam, yang pertama seminggu lima hari kerja dengan delapan jam kerja per hari, dan yang kedua adalah enam hari kerja dengan tujuh jam sehari tambah lima jam di hari kerja terpendek.
Untuk menghitung jumlah jam kerja pegawai, Anda hanya perlu melakukan perhitungan dengan rumus sederhana di bawah ini:
Rumus Jumlah Jam Kerja = Jumlah Hari x Jam Kerja (rumus 2)
3. Menghitung Gaji Prorata
Tahapan ke tiga atau tahap terakhir, adalah menghitung total gaji prorata yang dilakukan dengan mengalikan jumlah jam kerja (hasil dari rumus 2) dengan upah per jam karyawan (hasil dari rumus 1).
Rumus Gaji Prorata = Jumlah Jam Kerja x Upah per Jam
Atau dapat juga ditulis lengkap sebagaimana berikut:
Rumus Gaji Prorata = Jumlah Hari x Jam Kerja x Upah Sebulan / 173
Contoh Kasus Penerimaan Pegawai Baru
Pada awal Maret 2023, perusahaan Anda telah menertima pegawai baru dengan gaji yang disepakati Rp 15.000.000,00 sebulan yang terdiri dari komponen: gaji pokok dan tunjangan. Karena kebutuhan perusahaan akan skill yang dimiliki pegawai tersebut sangat mendesak, maka pegawai tersebut masuk pada 15 Maret 2023.
Perhitungan:
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menghitung jumlah hari kerja aktif dalam kalender bulan Maret 2023. Jika perusahaan Anda mengadopsi pola lima hari kerja (delapan jam per hari), maka dari tanggal 15 hingga 31 Maret, pegawai diharapkan bekerja selama 11 hari. Berikutnya, perhitungkan gaji prorata berdasarkan rumus berikut:
Gaji Prorata = Jumlah Hari x Jam Kerja x 1/173 x Upah Sebulan
Dengan nilai:
Gaji Prorata = 11 x 8 x 1/173 x Rp 15.000.000,00
Hasil perhitungannya:
Gaji Prorata = Rp 6.737.226,28 (sebelum dipotong PPh 21)
Apabila perusahaan menerapkan skema enam hari kerja (tujuh jam per hari), maka total hari kerja dalam bulan Maret adalah lima belas hari. Dalam perincian tersebut, terdapat sebelas hari kerja standar (tujuh jam per hari) dan dua hari kerja dengan jam kerja lebih singkat (lima jam per hari). Rumus perhitungannya adalah sebagai berikut:
Gaji Prorata = (Jumlah Hari x Jam Kerja) x 1/173 x Upah Sebulan
Dengan angka:
Gaji Prorata = {(11 x 7) + (2 x 5)} x 1/173 x Rp 15.000.000
Hasil perhitungannya:
Gaji Prorata = Rp 6.388.647,39 (sebelum dipotong PPh 21)
Dalam kedua skenario di atas, angka upah sebulan telah diubah dan perhitungan dilakukan berdasarkan nilai tersebut. Hal ini membantu dalam memperoleh gambaran yang lebih akurat terkait gaji prorata yang diterima oleh pegawai. Sebagai informasi, perhitungan ini belum termasuk potongan PPh 21 yang mungkin berlaku tergantung pada regulasi pajak yang berlaku.
Kesimpulan
Hal ini juga sama proses perhitungannya apabila kasus yang terjadi adalah kasus mengundurkan diri, kasus unpaid leave, atau kasus-kasus lain yang mengakibatkan adanya jumlah hari kerja yang tidak genap satu bulan.
Memang perhitungannya tampak mudah, karena hanya melibatkan tambah kurang dan perkalian serta pembagian. Namun, Anda harus menyadari bahwa perhitungan ini harus dilakukan case by case, apabila Anda melakukannya dengan cara manual atau menggunakan excel.
Belum lagi ditambah dengan perhitungan lain yang menyertai gaji prorata seperti pajak penghasilan (PPh 21 atau PPh 26), iuran BPJS, tunggakan hutang, dll. Hal ini akan makin menyulitkan Bagian Personalia dalam menerbitkan slig gaji pro rata.
Solusi yang harus Anda pertimbangkan adalah, menggunakan software payroll yang sistemnya telah terintegrasi dengan Human Resources Information System di perusahaan Anda. Dengan demikian, Anda tidak perlu lagi menghitung jam kerja secara manual, karena software tersebut terhubung dengan mesin presensi.
