Penjelasan pengertian hingga contoh cara membuat surat pemberhentian kerja akan diulas bloghrd.com.
Wajar saja jika dalam sebuah perusahaan terjadi permasalahan-permasalahan yang menyebabkan kerugian atau kegiatan kerja menjadi terhambat.
Permasalahan ini juga menimbulkan gangguan finansial perusahaan yang menyebabkan perusahaan harus melakukan beberapa pengurangan atau pemberhentian kerja karyawan yang biasa disebut Pemutusan Hubungan Kerja (PHK).
PHK atau pemberhentian kerja ini dilakukan dengan dua langkah yaitu exit interview dan surat pemberhentian kerja.
Surat pemberhentian kerja diberikan dengan maksud bahwa perusahaan telah resmi mengeluarkan atau memberhentikan pekerja karena alasan tertentu.
Lalu, bagaimana perusahaan menyusun dan membuat jenis surat atau dokumen ini? Berikut penjelasannya secara lengkap.
Pengertian Surat Pemberhentian Kerja Adalah?
Surat pemberhentian kerja merupakan bukti fisik yang dikeluarkan oleh perusahaan melalui lampiran surat dengan keterangan bahwa karyawan terkait diberhentikan dari pekerjaannya atau pemutusan hubungan kerja.
Alasan dari pemberhentian ini bermacam-macam bentuknya seperti pengurangan karyawan, pailitnya perusahaan, atau kinerja karyawan yang kurang baik.
Walaupun surat pemberhentian kerja bukanlah kabar yang menyenangkan, perusahaan tetap memutuskan hasil yang menjadi kebijakan terbaik.
Adapun alasan dari dibuatnya surat PHK ini adalah ini dilatar belakangi karena bukti yang jelas.
Latar Belakang Dibuatnya Surat Pemberhentian Kerja
Pemberhentian kerja yang ditetapkan oleh suatu perusahaan harus memiliki latar belakang yang jelas.
Berdasarkan UU Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003 telah diatur poin-poin yang menjadi alasan kuat diberhentikannya kerjasama antar karyawan dan perusahaan dalam hal ini hubungan kerja.
Latar belakang seperti berakhirnya kontrak kerja, meninggal dunia, dan hal-hal yang menjadi keputusan akhir perusahaan atau pengadilan untuk melakukan pemberhentiaan kerja.
Selain itu, beberapa poin juga mengatur hal-hal yang tidak dapat dijadikan dasar pemberhentian kerja seperti:
- Pekerja mengalami sakit dengan rentang waktu mencapai 12 bulan secara terus-menerus dan disertai lampiran surat dokter.
- Pekerja yang berhalangan hadir karena adanya kewajiban untuk negara atau hal lain yang diatur oleh UU.
- Pekerja melakukan ibadah keagamaan
- Pekerja perempuan hamil, melahirkan, dan menyusui
- Pekerja yang melapor pihak berwajib karena adanya tindak pidana
- Pekerja yang mengalami kecelakaan kerja dan mengakibatkan cacat
- Pekerja yang memiliki kepercayaang berbeda-beda
Perusahaan berhak menentukan kebijakannya masing-masing namun tetap sejalan dengan UU Ketenagakerjaan yang berlaku saat ini.
Cara Membuat Surat Pemberhentian Kerja
Perusahaan yang akan memberhentikan pekerjanya harus melampirkan surat pemberhentian kerja, sebagaimana diatur dalam UU Ketenagakerjaan.
Ada beberapa poin yang harus diperhatikan dalam membuat surat pemberhentian kerja.
Mulai dari struktur atau susunan, apa saja yang harus dicantumkan, keterangan data, dan masih banyak lainnya.
Berikut contoh poin-poin yang harus ada dalam sebuah surat pemberhentian kerja:
Kop atau Kepala surat
Selayaknya surat pada umumnya, surat pemberhentian kerja harus memiliki kop surat yang melampirkan informasi perusahaan berupa nama, alamat, dan pihak yang bertanggung jawab.
Nomor Surat
Bagian ini biasanya disesuaikan dengan urutan keberapa surat keluar yang diatur oleh bagian kesekretariatan perusahaan.
Selain nomor, tanggal, bulan, dan tahun surat juga wajib dilampirkan agar sewaktu-waktu dapat digunakan dalam laporan.
Perihal
Bagian ini memberikan gambaran atau latar belakang dari lampiran surat. Biasanya dilengkapi dengan nama lengkap dan jabatan kerja.
Inti Surat
Pada bagian ini yang menjelaskan maksud dari surat ini dibuat dan diberitahukan kepada penerimanya.
Isi dari surat ini harus mengandung bahasa yang sopan, singkat, padat, dan jelas seperti lampiran diberhentikannya kerjasama kerja dan alasan diberhentikan.
Penutup
Isi dari penutup adalah lampiran nama beserta tanda tangan dan pihak penanggung jawab dari pembuat surat pemberhentian kerja.
Jenis dan Contoh Surat Pemberhentian Kerja
Setiap lampiran surat pemberhentian kerja didasari oleh latar belakang yang berbeda-beda pada masing-masing perusahaan.
Akan tetapi, struktur, bagian, isi, dan penutupnya tentu sama.
Hanya saja keterangan mengapa karyawan diberhentikan yang memiliki perbedaan. Berikut ini penjelasan tentang jenis-jenis keterangan dari surat pemberhentian kerja:
Keterangan Surat karena Kesalahan Kerja
Pada bagian ini perusahaan bisa menjelaskan mengapa seorang karyawan diberhentikan.
Biasanya terkait kinerja karyawan yang membuat kerugian besar pada perusahaan terkait. Contoh lampiran:
Keterangan Surat karena Efisiensi Kerja
Keterangan satu ini biasanya menjadi alasan perusahaan yang akan pailit atau mengalami gangguan keuangan sehingga mengharuskan perusahaan memberhentikan karyawannya.
Keterangan Surat karena Pemberhentian Kerja Sementara
Keterangan ini menjelaskan jika suatu perusahaan tengah mengalami penurunan penjualan dan menyebabkan perusahaan harus memberhentikan karyawannya untuk sementara waktu dengan ketentuan yang telah ditetapkan. Berikut contoh lampiran keterangan dari surat pemberhentian kerja:
“Masa percobaan yang telah kami berikan, tidak saudara maksimalkan. Alhasil kinerja saudara tidak mencapai target yang telah disepakati di awal sehingga penjualan kita menurun.”
“Oleh karena itu, atas evaluasi yang dilakukan tim terkait kinerja saudara, kami dari pihak perusahaan terpaksa memberhentikan saudara Baskara Fangs dari PT Senja Kopi. Dengan demikian, efektif per tanggal 28 Januari 2019, ikatan hubungan kerja saudara Baskara Fangs dengan PT Senja Kopi secara resmi Berakhir”.
Hal-Hal yang Harus Dilakukan sebelum Memberikan Surat Pemberhentian Kerja
Ketika akan memberikan surat pemberhentian kerja kepada karyawan terkait, perusahaan wajib melakukan dan menghindari beberapa hal.
Bisa dikatakan hal ini adalah tata cara atau etika yang harus dilakukan.
Berikut penjelasannya:
Dilakukan dengan Tidak Mendadak
Proses pemberhentian kerja biasanya dilakukan dengan pemberitahuan kepada karyawan terkait 1 bulan sebelumnya.
Pada 1 bulan menjelang pemberhentian, karyawan dapat mencari-cari pekerjaan baru. Oleh karena itu, perusahaan sebaiknya memberikan surat pemberhentian kerja tidak mendadak.
Terkecuali, hal-hal yang menjadi alasan diberhentikannya hubungan kerja karena alasan kerugian yang besar atau terkait tindak pidana, dan hal-hal yang tidak dapat ditoleransi.
Dikomunikasikan secara Baik
Pada proses pemberitahuan ini pihak perusahaan harus bisa menyampaikannya sebaik mungkin.
Jelaskan alasan-alasan yang sebenarnya tengah terjadi sehingga dilakukannya pengurangan karyawan.
Dengan begini, karyawan akan memaklumi apa yang terjadi pada perusahaan tersebut.
Tetap Menjaga Hubungan Baik
Pihak HR yang menjadi media dalam menyampaikan surat pemberhentian kerja ini sudah sewajarnya tetap menjaga hubungan secara baik setelah pemberhentian.
Sewaktu-waktu dapat bekerja sama lagi di lain kesempatan.
Pada dasarnya, pemberhentian ini adalah pilihan terakhir yang dilakukan setiap perusahaan agar tetap menjaga kegiatan operasional.
Selain itu, menjadi pelajaran juga bagi divisi HR untuk mendapatkan dan membentuk sumber daya manusia yang memiliki potensi serta kemampuan dalam hal mencapai target perusahaan.
Sehingga, hal-hal seperti ini mampu dihindari sedini mungkin.
Dengan memanfaatkan teknologi, perusahan juga bisa mewujudkan hal tersebut yaitu dengan aplikasi HRIS.
Pilihlah aplikasi karyawan yang dapat menjadi solusi perusahaan untuk mengelola dan menjaga kinerja para karyawannya.
