Cara Membuat Surat Pemberhentian Kerja dan Contohnya

Surat pemberhentian kerja adalah dokumen resmi yang digunakan perusahaan untuk menyampaikan keputusan pemutusan hubungan kerja atau PHK kepada karyawan. Dokumen ini tidak boleh dibuat sembarangan karena menyangkut status hubungan kerja, alasan pengakhiran kerja, tanggal efektif PHK, hak karyawan, kewajiban perusahaan, serta potensi perselisihan hubungan industrial jika prosesnya tidak sesuai ketentuan.

Dalam praktik HR, surat pemberhentian kerja bukan sekadar “surat pemecatan”. Surat ini sebaiknya menjadi bagian dari proses yang tertib, mulai dari evaluasi, dokumentasi pelanggaran atau alasan bisnis, komunikasi dengan karyawan, perundingan jika diperlukan, perhitungan hak, hingga proses administrasi akhir seperti exit clearance, pembayaran hak, penonaktifan akses kerja, dan pelaporan kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan.

Artikel ini membahas pengertian surat pemberhentian kerja, dasar hukum PHK, alasan yang boleh dan tidak boleh digunakan untuk PHK, hal yang harus dilakukan perusahaan sebelum mengeluarkan surat, struktur surat, contoh surat pemberhentian kerja, serta checklist agar prosesnya lebih rapi dan profesional.

Apa Itu Surat Pemberhentian Kerja?

Surat pemberhentian kerja adalah surat resmi dari perusahaan yang berisi pemberitahuan bahwa hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan akan berakhir karena alasan tertentu. Surat ini biasanya mencantumkan identitas perusahaan, identitas karyawan, jabatan, alasan PHK, tanggal efektif berakhirnya hubungan kerja, hak yang akan diberikan, kewajiban yang perlu diselesaikan, serta kontak HR atau pihak perusahaan yang dapat dihubungi.

Dalam konteks ketenagakerjaan, pemutusan hubungan kerja atau PHK adalah pengakhiran hubungan kerja karena suatu hal tertentu yang mengakibatkan berakhirnya hak dan kewajiban antara pekerja/buruh dan pengusaha. Karena dampaknya besar, PHK perlu dilakukan dengan alasan yang jelas dan prosedur yang benar.

Untuk memahami hubungan kerja lebih luas, baca juga artikel aturan ketentuan seputar perjanjian kerja sesuai UU, isi UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, dan alasan pemutusan hubungan kerja atau PHK.

Istilah yang Sering Dipakai: Surat PHK, Surat Pemberhentian, dan Surat Pengakhiran Kerja

Dalam praktik perusahaan, ada beberapa istilah yang sering digunakan secara bergantian. Meskipun mirip, konteks penggunaannya bisa berbeda.

Dalam artikel ini, istilah “surat pemberhentian kerja” digunakan untuk merujuk pada surat resmi perusahaan terkait berakhirnya hubungan kerja karena PHK atau alasan pengakhiran kerja lain yang perlu diberitahukan secara tertulis.

Dasar Hukum Surat Pemberhentian Kerja

Dasar hukum PHK di Indonesia merujuk pada UU Ketenagakerjaan yang telah mengalami perubahan melalui UU Cipta Kerja dan UU 6 Tahun 2023, serta aturan pelaksana seperti PP 35 Tahun 2021. Dalam praktiknya, perusahaan juga harus memperhatikan perjanjian kerja, peraturan perusahaan, perjanjian kerja bersama, dan putusan atau ketentuan hubungan industrial yang relevan.

1. UU Ketenagakerjaan dan Perubahannya

UU Ketenagakerjaan menjadi dasar utama hubungan kerja di Indonesia. Beberapa pasalnya telah diubah oleh ketentuan Cipta Kerja. Karena itu, HR perlu menggunakan rujukan terbaru, bukan hanya mengandalkan naskah lama UU 13 Tahun 2003 tanpa melihat perubahannya.

2. PP 35 Tahun 2021

PP 35 Tahun 2021 mengatur banyak hal yang berkaitan dengan hubungan kerja, termasuk PKWT, alih daya, waktu kerja, waktu istirahat, tata cara PHK, uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan uang penggantian hak.

3. Perjanjian Kerja

Perjanjian kerja berisi hak dan kewajiban karyawan serta perusahaan. Jika terjadi pengakhiran hubungan kerja, HR perlu memeriksa status karyawan, apakah PKWT atau PKWTT, masa kerja, jabatan, klausul pengakhiran, masa percobaan, serta hak yang tertulis dalam perjanjian.

4. Peraturan Perusahaan atau Perjanjian Kerja Bersama

Peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama biasanya mengatur tata tertib, pelanggaran, sanksi, surat peringatan, prosedur disiplin, cuti, tunjangan, uang pisah, dan hal lain yang perlu diperhatikan sebelum surat pemberhentian kerja diterbitkan.

Untuk pembahasan dokumen ketenagakerjaan, baca juga proses perundingan Perjanjian Kerja Bersama atau PKB dan peraturan perusahaan.

Apakah Surat Pemberhentian Kerja Wajib Dibuat?

Dalam proses PHK, pemberitahuan tertulis sangat penting karena menjadi bukti bahwa perusahaan telah menyampaikan maksud dan alasan PHK secara resmi kepada karyawan. Surat ini juga membantu memastikan bahwa karyawan memahami dasar keputusan perusahaan, tanggal efektif, hak yang akan diterima, dan langkah lanjutan yang perlu dilakukan.

Surat pemberhentian kerja juga dapat menjadi dokumen penting bagi karyawan untuk mengurus administrasi setelah PHK, termasuk pengajuan manfaat Jaminan Kehilangan Pekerjaan atau JKP jika memenuhi syarat, klaim JHT, pengurusan surat pengalaman kerja, dan kebutuhan melamar pekerjaan baru.

Untuk pembahasan terkait hak pekerja setelah PHK, baca artikel surat pemberitahuan pemutusan hubungan kerja dan pesangon, perhitungan pesangon berdasarkan peraturan yang berlaku, dan cara menghitung uang pesangon karyawan.

Prosedur Umum Sebelum Memberikan Surat Pemberhentian Kerja

Surat pemberhentian kerja sebaiknya tidak menjadi langkah pertama. Sebelum surat diberikan, perusahaan perlu memastikan bahwa alasan, bukti, komunikasi, dan hak karyawan sudah diperiksa dengan benar.

1. Pastikan Alasan PHK Sah dan Dapat Dibuktikan

Perusahaan harus memiliki alasan yang jelas. Misalnya efisiensi, perusahaan tutup, kerugian, pailit, pelanggaran perjanjian kerja, pekerja tidak memenuhi standar setelah masa evaluasi, pekerja mangkir sesuai ketentuan, atau alasan lain yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.

Alasan ini perlu didukung dokumen. Misalnya, untuk pelanggaran disiplin, perusahaan perlu memiliki catatan absensi, surat peringatan, berita acara klarifikasi, atau bukti pendukung lain. Untuk efisiensi, perusahaan perlu memiliki data kondisi bisnis, perubahan organisasi, atau keputusan manajemen yang dapat dijelaskan.

2. Periksa Status Karyawan: PKWT atau PKWTT

Status hubungan kerja memengaruhi hak dan proses pengakhiran. Karyawan PKWT memiliki aturan berbeda dengan karyawan PKWTT. PKWT yang berakhir karena jangka waktu selesai berbeda konteksnya dengan PHK karyawan tetap.

Untuk memahami status kerja, baca artikel Perjanjian Kerja Waktu Tertentu atau PKWT dan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu atau PKWTT.

3. Cek Perjanjian Kerja dan Peraturan Perusahaan

HR perlu memastikan keputusan perusahaan sesuai dengan perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB. Jika perusahaan menerapkan prosedur surat peringatan sebelum PHK karena pelanggaran, prosedur tersebut perlu dijalankan lebih dulu kecuali pelanggarannya termasuk kategori mendesak sesuai aturan internal dan hukum yang berlaku.

4. Lakukan Evaluasi dan Dokumentasi

Semua proses sebaiknya terdokumentasi. Misalnya hasil evaluasi kinerja, catatan komunikasi, notulen meeting, berita acara klarifikasi, surat peringatan, bukti pelanggaran, bukti absensi, atau dokumen restrukturisasi.

Dokumentasi ini penting agar proses pemberhentian tidak terlihat sepihak dan dapat dijelaskan jika terjadi keberatan dari karyawan.

5. Komunikasikan Secara Profesional

PHK adalah keputusan sensitif. HR dan atasan langsung sebaiknya menyampaikan informasi dengan bahasa yang sopan, jelas, dan tidak merendahkan. Hindari menyampaikan PHK secara mendadak tanpa penjelasan, melalui pesan singkat tanpa konteks, atau di depan banyak orang.

6. Berikan Surat Pemberitahuan

Jika PHK tidak dapat dihindari, perusahaan perlu menyampaikan maksud dan alasan PHK dalam bentuk surat pemberitahuan. Surat ini disampaikan kepada karyawan dan/atau serikat pekerja jika karyawan merupakan anggota serikat pekerja di perusahaan.

7. Beri Ruang Tanggapan atau Penolakan

Jika karyawan menolak PHK, karyawan dapat menyampaikan penolakan beserta alasannya. Jika terjadi perbedaan pendapat, penyelesaian perlu dilakukan melalui mekanisme hubungan industrial, dimulai dari perundingan bipartit.

8. Hitung Hak Karyawan

Sebelum surat final diberikan, perusahaan perlu menyiapkan estimasi hak karyawan, seperti gaji terakhir, uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, uang penggantian hak, uang pisah jika berlaku, kompensasi PKWT jika relevan, cuti yang belum diambil, THR jika memenuhi ketentuan, dan pajak atas pembayaran tersebut.

Untuk memahami hak ini, baca juga pajak pesangon, siapa yang berhak uang penghargaan masa kerja, dan THR bagi pekerja yang mengalami PHK.

Alasan yang Umum Menjadi Dasar Surat Pemberhentian Kerja

Alasan PHK harus disampaikan dengan hati-hati. Perusahaan sebaiknya menggunakan alasan yang sesuai fakta, dapat dibuktikan, dan mengacu pada peraturan yang berlaku.

1. Efisiensi Perusahaan

Efisiensi biasanya terjadi ketika perusahaan perlu menyesuaikan struktur organisasi, menekan biaya, mengurangi posisi yang tidak lagi dibutuhkan, atau mempertahankan keberlangsungan usaha. Alasan ini perlu didukung data bisnis dan keputusan manajemen yang jelas.

2. Perusahaan Mengalami Kerugian atau Pailit

Jika perusahaan mengalami kerugian, pailit, atau penutupan usaha, pengakhiran hubungan kerja bisa terjadi. Namun, perusahaan tetap perlu memperhatikan hak karyawan dan prosedur yang berlaku.

3. Berakhirnya Masa Kontrak

Untuk karyawan PKWT, hubungan kerja dapat berakhir ketika jangka waktu kontrak selesai atau pekerjaan tertentu telah selesai. Dalam konteks ini, dokumen yang digunakan bisa berupa surat pemberitahuan berakhirnya kontrak, bukan selalu surat PHK dalam arti karyawan tetap diberhentikan.

4. Karyawan Tidak Lulus Masa Percobaan

Untuk karyawan PKWTT dalam masa percobaan yang sah, perusahaan dapat mengakhiri hubungan kerja jika karyawan tidak memenuhi standar yang ditetapkan. Namun, perusahaan tetap perlu menyampaikan pemberitahuan sesuai ketentuan dan mencatat dasar evaluasinya.

5. Pelanggaran Perjanjian Kerja atau Peraturan Perusahaan

Jika karyawan melakukan pelanggaran terhadap perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB, perusahaan dapat mengambil tindakan disiplin. Dalam banyak kasus, PHK karena pelanggaran didahului dengan Surat Peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.

Untuk proses disiplin, baca artikel cara membuat surat peringatan karyawan sesuai aturan UU Ketenagakerjaan.

6. Pelanggaran Mendesak

Dalam kondisi tertentu, perusahaan dapat mengambil tindakan tegas jika karyawan melakukan pelanggaran yang bersifat mendesak sebagaimana diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB. Contohnya bisa berkaitan dengan tindakan yang merugikan perusahaan, penyalahgunaan aset, atau pelanggaran berat lain yang sudah diatur secara jelas.

7. Karyawan Mangkir

Karyawan yang tidak masuk kerja dalam jangka waktu tertentu tanpa keterangan dan sudah dipanggil secara patut dapat menghadapi konsekuensi hubungan kerja sesuai ketentuan. Namun, HR harus memastikan bukti absensi dan surat panggilan terdokumentasi.

Untuk pengelolaan absensi, baca juga ketentuan cara menghitung absensi karyawan dan keuntungan software absensi online bagi perusahaan dan karyawan.

8. Pensiun

Hubungan kerja juga dapat berakhir karena pekerja memasuki usia pensiun sesuai perjanjian kerja, peraturan perusahaan, PKB, atau peraturan yang berlaku. Untuk topik ini, baca artikel pemutusan hubungan kerja karena pensiun.

Alasan yang Tidak Boleh Dijadikan Dasar PHK

Perusahaan tidak boleh melakukan PHK dengan alasan yang dilarang oleh ketentuan ketenagakerjaan. Beberapa contoh alasan yang harus dihindari antara lain:

• Karyawan berhalangan masuk kerja karena sakit menurut keterangan dokter selama tidak melampaui batas waktu yang diatur.
• Karyawan menjalankan kewajiban terhadap negara.
• Karyawan menjalankan ibadah yang diperintahkan agamanya.
• Karyawan menikah.
• Karyawan perempuan hamil, melahirkan, gugur kandungan, atau menyusui bayi.
• Karyawan memiliki pertalian darah atau ikatan perkawinan dengan pekerja lain dalam satu perusahaan sepanjang tidak bertentangan dengan ketentuan yang berlaku.
• Karyawan mendirikan, menjadi anggota, atau menjalankan kegiatan serikat pekerja sesuai ketentuan.
• Karyawan mengadukan pengusaha kepada pihak berwajib terkait dugaan tindak pidana.
• Karyawan berbeda paham, agama, aliran politik, suku, warna kulit, golongan, jenis kelamin, kondisi fisik, atau status perkawinan.
• Karyawan mengalami cacat tetap, sakit akibat kecelakaan kerja, atau sakit karena hubungan kerja yang menurut surat dokter belum dapat dipastikan jangka waktu penyembuhannya.

Karena alasan PHK sangat sensitif, HR sebaiknya memeriksa ulang dasar hukum dan dokumen pendukung sebelum menerbitkan surat pemberhentian kerja. Untuk kasus kompleks, konsultasikan dengan ahli hukum ketenagakerjaan atau instansi ketenagakerjaan setempat.

Isi yang Harus Ada dalam Surat Pemberhentian Kerja

Surat pemberhentian kerja harus jelas, rapi, dan tidak multitafsir. Berikut bagian yang sebaiknya dicantumkan.

1. Kop Surat Perusahaan

Kop surat menunjukkan identitas resmi perusahaan, seperti nama perusahaan, logo, alamat, nomor telepon, email, dan website jika ada. Kop surat membantu menunjukkan bahwa dokumen benar-benar diterbitkan oleh perusahaan.

2. Nomor Surat

Nomor surat penting untuk arsip dan pelacakan dokumen. Gunakan format penomoran yang konsisten, misalnya:

• 001/HRD-PHK/VII/2026
• PHK/HR/2026/007
• SK-PHK/MDN/VII/2026/015

3. Tanggal Surat

Tanggal surat menunjukkan kapan pemberitahuan diterbitkan. Tanggal ini penting untuk menghitung tenggat pemberitahuan, masa tanggapan, dan tanggal efektif berakhirnya hubungan kerja.

4. Perihal Surat

Perihal sebaiknya ditulis jelas, misalnya “Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja” atau “Pemberitahuan Pengakhiran Hubungan Kerja”.

5. Identitas Karyawan

Cantumkan nama lengkap karyawan, jabatan, departemen, nomor induk karyawan jika ada, dan lokasi kerja. Identitas ini penting agar surat tidak tertukar.

6. Dasar atau Alasan Pemberhentian

Bagian ini menjelaskan alasan PHK secara singkat dan profesional. Hindari kalimat yang menyerang pribadi. Fokus pada fakta dan dasar keputusan, misalnya restrukturisasi, efisiensi, berakhirnya masa kontrak, hasil evaluasi masa percobaan, atau pelanggaran yang telah diproses sesuai aturan internal.

7. Tanggal Efektif Berakhirnya Hubungan Kerja

Cantumkan tanggal efektif dengan jelas. Misalnya, “Hubungan kerja Saudara akan berakhir efektif pada tanggal 31 Agustus 2026.”

8. Hak Karyawan

Jelaskan bahwa perusahaan akan menyelesaikan hak karyawan sesuai ketentuan, termasuk gaji terakhir, cuti yang belum diambil, pesangon, uang penghargaan masa kerja, uang penggantian hak, uang pisah, kompensasi PKWT, atau hak lain jika relevan.

9. Kewajiban Karyawan

Cantumkan kewajiban yang perlu diselesaikan, seperti pengembalian aset perusahaan, serah terima pekerjaan, penyelesaian laporan, pengembalian laptop, kartu akses, kendaraan, dokumen perusahaan, atau informasi rahasia.

10. Informasi Administrasi Akhir

Jelaskan proses exit clearance, pembayaran hak, pengambilan dokumen, surat pengalaman kerja, paklaring, BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, dan kontak HR yang bisa dihubungi.

11. Penutup yang Profesional

Gunakan bahasa yang tetap menghargai kontribusi karyawan. Meskipun konteksnya PHK, perusahaan tetap perlu menjaga hubungan baik dan profesional.

12. Tanda Tangan Pihak Berwenang

Surat ditandatangani oleh pihak yang berwenang, misalnya HR Manager, Direktur, atau pejabat perusahaan sesuai struktur organisasi dan kebijakan internal.

Format Surat Pemberhentian Kerja

Berikut struktur umum surat pemberhentian kerja yang dapat digunakan perusahaan:

Contoh Surat Pemberhentian Kerja karena Efisiensi

Contoh berikut dapat digunakan sebagai acuan dan perlu disesuaikan dengan kondisi perusahaan, peraturan internal, serta ketentuan hukum yang berlaku.

PT Maju Digital Nusantara
Jl. Merdeka No. 10, Jakarta
Telp. (021) 0000 0000

Nomor: 012/HRD-PHK/VII/2026
Perihal: Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja

Jakarta, 28 Juli 2026

Kepada Yth.
Saudara Bima Pratama
Staff Operasional
PT Maju Digital Nusantara

Dengan hormat,

Melalui surat ini, PT Maju Digital Nusantara menyampaikan pemberitahuan mengenai rencana pemutusan hubungan kerja terhadap Saudara Bima Pratama dari jabatan Staff Operasional.

Keputusan ini diambil setelah perusahaan melakukan evaluasi menyeluruh terhadap kondisi operasional dan kebutuhan organisasi. Sehubungan dengan restrukturisasi dan efisiensi yang harus dilakukan untuk menjaga keberlangsungan usaha, posisi Saudara termasuk dalam fungsi kerja yang terdampak penyesuaian organisasi.

Dengan demikian, hubungan kerja antara Saudara dan PT Maju Digital Nusantara akan berakhir efektif pada tanggal 31 Agustus 2026.

Perusahaan akan menyelesaikan hak-hak Saudara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, perjanjian kerja, dan peraturan perusahaan yang berlaku. Rincian hak akan disampaikan secara terpisah oleh bagian HR dan Finance.

Saudara dimohon untuk menyelesaikan proses serah terima pekerjaan, mengembalikan aset perusahaan, dan menyelesaikan proses exit clearance paling lambat pada tanggal efektif berakhirnya hubungan kerja.

Perusahaan mengucapkan terima kasih atas kontribusi dan kerja sama Saudara selama bekerja di PT Maju Digital Nusantara. Jika terdapat pertanyaan terkait administrasi akhir hubungan kerja, Saudara dapat menghubungi bagian HR.

Hormat kami,

Rina Kartika
HR Manager
PT Maju Digital Nusantara

Contoh Surat Pemberhentian Kerja karena Tidak Lulus Masa Percobaan

PT Sejahtera Teknologi Indonesia
Jl. Sudirman No. 20, Bandung

Nomor: 008/HRD/VII/2026
Perihal: Pemberitahuan Pengakhiran Hubungan Kerja dalam Masa Percobaan

Bandung, 28 Juli 2026

Kepada Yth.
Saudari Nadya Putri
Junior Sales Executive
PT Sejahtera Teknologi Indonesia

Dengan hormat,

Berdasarkan hasil evaluasi selama masa percobaan, perusahaan menilai bahwa kinerja Saudari belum memenuhi standar kompetensi dan target yang telah ditetapkan untuk posisi Junior Sales Executive.

Dengan mempertimbangkan hasil evaluasi tersebut, perusahaan memutuskan untuk mengakhiri hubungan kerja dengan Saudari. Pengakhiran hubungan kerja ini berlaku efektif pada tanggal 7 Agustus 2026.

Perusahaan akan menyelesaikan hak-hak Saudari sesuai ketentuan yang berlaku sampai dengan tanggal efektif berakhirnya hubungan kerja. Saudari juga dimohon untuk menyelesaikan proses serah terima pekerjaan dan pengembalian aset perusahaan kepada bagian HR.

Kami mengucapkan terima kasih atas kerja sama Saudari selama masa percobaan dan mendoakan yang terbaik untuk karier Saudari ke depannya.

Hormat kami,

Andika Wibowo
Head of Human Resources

Contoh Surat Pemberhentian Kerja karena Pelanggaran Peraturan Perusahaan

PT Sentosa Abadi
Jl. Diponegoro No. 88, Surabaya

Nomor: 021/HRD-PHK/VII/2026
Perihal: Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja

Surabaya, 28 Juli 2026

Kepada Yth.
Saudara Arif Rahman
Staff Gudang
PT Sentosa Abadi

Dengan hormat,

Sehubungan dengan pelanggaran terhadap peraturan perusahaan yang telah dilakukan oleh Saudara dan berdasarkan proses pembinaan serta pemberian Surat Peringatan pertama, kedua, dan ketiga yang telah disampaikan sebelumnya, perusahaan telah melakukan evaluasi akhir atas hubungan kerja Saudara.

Berdasarkan hasil evaluasi tersebut, perusahaan memutuskan untuk melakukan pemutusan hubungan kerja terhadap Saudara Arif Rahman. Hubungan kerja antara Saudara dan PT Sentosa Abadi akan berakhir efektif pada tanggal 31 Agustus 2026.

Perusahaan akan menyelesaikan hak-hak Saudara sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan, perjanjian kerja, dan peraturan perusahaan yang berlaku.

Saudara diminta menyelesaikan seluruh tanggung jawab pekerjaan, menyerahkan dokumen kerja, serta mengembalikan aset perusahaan kepada bagian HR dan GA sebelum tanggal efektif berakhirnya hubungan kerja.

Demikian surat ini disampaikan. Atas kerja sama Saudara selama ini, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Dewi Lestari
HR & GA Manager

Contoh Surat Pemberitahuan Berakhirnya Kontrak PKWT

Contoh ini digunakan untuk konteks kontrak kerja yang berakhir karena jangka waktu PKWT selesai, bukan karena karyawan tetap di-PHK.

PT Karya Mandiri Utama
Jl. Ahmad Yani No. 15, Semarang

Nomor: 017/HRD-PKWT/VII/2026
Perihal: Pemberitahuan Berakhirnya Perjanjian Kerja Waktu Tertentu

Semarang, 28 Juli 2026

Kepada Yth.
Saudari Maya Anggraini
Admin Project
PT Karya Mandiri Utama

Dengan hormat,

Merujuk pada Perjanjian Kerja Waktu Tertentu antara PT Karya Mandiri Utama dan Saudari Maya Anggraini, bersama ini kami sampaikan bahwa masa perjanjian kerja Saudari akan berakhir pada tanggal 31 Agustus 2026.

Sehubungan dengan berakhirnya jangka waktu perjanjian kerja tersebut, hubungan kerja antara Saudari dan perusahaan akan berakhir efektif pada tanggal 31 Agustus 2026.

Perusahaan akan menyelesaikan hak-hak Saudari sesuai ketentuan perjanjian kerja dan peraturan perundang-undangan yang berlaku, termasuk kompensasi PKWT apabila memenuhi ketentuan.

Saudari dimohon menyelesaikan serah terima pekerjaan, laporan akhir, dan pengembalian aset perusahaan kepada bagian HR paling lambat pada tanggal efektif berakhirnya hubungan kerja.

Terima kasih atas kontribusi dan kerja sama Saudari selama bekerja di PT Karya Mandiri Utama.

Hormat kami,

Fajar Nugroho
HR Supervisor

Contoh Surat Pemberhentian Kerja Sementara: Perlu Hati-Hati

Istilah “pemberhentian kerja sementara” sering digunakan dalam bahasa sehari-hari, tetapi HR perlu berhati-hati. Jika yang dimaksud adalah skorsing, perumahan karyawan, unpaid leave, atau penundaan kerja sementara karena kondisi bisnis, masing-masing memiliki konsekuensi hukum dan administrasi berbeda. Jangan menyebutnya PHK jika hubungan kerja sebenarnya belum berakhir.

Jika perusahaan ingin menonaktifkan sementara karyawan karena pemeriksaan internal, gunakan istilah dan prosedur yang sesuai dengan peraturan perusahaan atau PKB. Jika perusahaan ingin mengurangi jam kerja atau melakukan unpaid leave karena kondisi bisnis, sebaiknya lakukan komunikasi dan kesepakatan tertulis.

Contoh Kalimat Netral untuk Penonaktifan Sementara

Sehubungan dengan proses pemeriksaan internal yang sedang berjalan, perusahaan menetapkan Saudara untuk sementara tidak menjalankan tugas operasional terhitung sejak tanggal 1 Agustus 2026 sampai dengan adanya keputusan lebih lanjut. Selama masa tersebut, hak dan kewajiban Saudara akan mengikuti ketentuan peraturan perusahaan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Hal yang Harus Dilakukan Setelah Surat Pemberhentian Kerja Diberikan

1. Lakukan Exit Interview

Exit interview membantu perusahaan memahami pengalaman karyawan, penyebab masalah, dan hal yang dapat diperbaiki. Untuk PHK karena efisiensi, exit interview juga dapat membantu menjaga komunikasi yang lebih manusiawi.

2. Selesaikan Exit Clearance

Exit clearance memastikan karyawan telah mengembalikan aset perusahaan, menyelesaikan laporan kerja, menyerahkan akses, dan menyelesaikan kewajiban administratif.

Contoh Item Exit Clearance

• Laptop atau komputer kerja.
• Handphone perusahaan.
• Kartu akses kantor.
• Kendaraan operasional.
• Seragam atau perlengkapan kerja.
• Dokumen perusahaan.
• Akun email dan aplikasi internal.
• Serah terima pekerjaan.
• Penyelesaian kas bon atau pinjaman karyawan.

3. Hitung dan Bayarkan Hak Karyawan

Perusahaan perlu menghitung hak karyawan dengan teliti. Komponen yang mungkin muncul antara lain gaji terakhir, pesangon, uang penghargaan masa kerja, uang penggantian hak, uang pisah, kompensasi PKWT, sisa cuti, THR, bonus yang sudah menjadi hak, dan komponen lain sesuai perjanjian kerja atau peraturan perusahaan.

4. Berikan Dokumen Pendukung

Karyawan yang keluar biasanya membutuhkan dokumen seperti surat keterangan kerja, paklaring, bukti potong PPh 21, slip gaji terakhir, dan dokumen lain untuk administrasi pasca-kerja.

Untuk pembahasan payroll dan pajak gaji, baca juga tarif PPh 21 terbaru, contoh jurnal PPh 21, dan siklus penggajian dalam perusahaan.

5. Perbarui Data HRIS dan Payroll

Setelah tanggal efektif berakhirnya hubungan kerja, perusahaan perlu memperbarui data karyawan di HRIS, sistem payroll, sistem absensi, akses aplikasi internal, dan data kepesertaan jaminan sosial.

6. Bantu Informasi Terkait JKP Jika Relevan

Jika karyawan memenuhi syarat Jaminan Kehilangan Pekerjaan, perusahaan dapat membantu memastikan dokumen PHK tersedia dan proses administrasi berjalan sesuai ketentuan. JKP dapat membantu pekerja yang mengalami PHK dengan manfaat uang tunai, akses informasi pasar kerja, dan pelatihan kerja.

Hak Karyawan Setelah Menerima Surat Pemberhentian Kerja

Hak karyawan setelah PHK bergantung pada alasan PHK, status kerja, masa kerja, isi perjanjian kerja, peraturan perusahaan, PKB, dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Karena itu, HR tidak boleh memakai satu rumus yang sama untuk semua kasus.

1. Gaji Terakhir

Karyawan berhak menerima gaji sampai tanggal efektif berakhirnya hubungan kerja, kecuali ada ketentuan atau kondisi tertentu yang sah menurut peraturan yang berlaku.

2. Uang Pesangon

Uang pesangon dapat diberikan kepada karyawan yang mengalami PHK sesuai ketentuan. Besarannya bergantung pada masa kerja dan alasan PHK.

3. Uang Penghargaan Masa Kerja

Uang penghargaan masa kerja atau UPMK diberikan sesuai masa kerja dan ketentuan yang berlaku.

4. Uang Penggantian Hak

Uang penggantian hak dapat mencakup cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur, biaya atau ongkos pulang jika relevan, serta hal lain yang ditetapkan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB.

5. Uang Pisah

Dalam kondisi tertentu, karyawan dapat memperoleh uang pisah yang besarannya diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB.

6. Kompensasi PKWT

Untuk pekerja PKWT, perusahaan perlu memperhatikan uang kompensasi PKWT jika memenuhi ketentuan.

7. THR Jika Memenuhi Syarat

Dalam kondisi tertentu, karyawan yang mengalami PHK menjelang hari raya dapat tetap berhak atas THR sesuai ketentuan yang berlaku.

Kesalahan Umum Saat Membuat Surat Pemberhentian Kerja

1. Alasan PHK Tidak Jelas

Surat yang hanya menulis “perusahaan memberhentikan Saudara” tanpa alasan yang jelas dapat memicu keberatan. Alasan sebaiknya ditulis ringkas, faktual, dan sesuai dasar keputusan.

2. Tidak Ada Tanggal Efektif

Tanggal efektif sangat penting untuk menentukan akhir hubungan kerja, penghitungan gaji, pembayaran hak, dan proses administrasi akhir.

3. Tidak Mencantumkan Hak Karyawan

Walaupun rincian nominal dapat disampaikan dalam lampiran terpisah, surat sebaiknya menyebut bahwa hak karyawan akan diselesaikan sesuai ketentuan.

4. Bahasa Terlalu Kasar atau Menyudutkan

Surat PHK harus tetap profesional. Hindari kalimat emosional, menghakimi, atau mempermalukan karyawan.

5. Tidak Ada Bukti Pendukung

Jika PHK didasarkan pada pelanggaran atau kinerja, perusahaan perlu memiliki bukti pendukung seperti evaluasi, SP, berita acara, atau catatan pembinaan.

6. Tidak Sesuai Peraturan Perusahaan

Jika peraturan perusahaan mewajibkan tahapan tertentu sebelum PHK, tahapan tersebut perlu dijalankan. Jika tidak, keputusan perusahaan dapat dipersoalkan.

7. Mengabaikan Serikat Pekerja

Jika karyawan merupakan anggota serikat pekerja di perusahaan, pemberitahuan dan proses komunikasi dapat melibatkan serikat pekerja sesuai ketentuan yang berlaku.

8. Salah Menghitung Hak

Kesalahan hitung pesangon, UPMK, UPH, pajak pesangon, kompensasi PKWT, atau THR dapat memicu perselisihan. Gunakan data masa kerja, upah, dan alasan PHK yang valid.

Checklist Sebelum Mengeluarkan Surat Pemberhentian Kerja

Checklist Alasan dan Dasar Hukum

• Alasan PHK sudah jelas.
• Alasan PHK tidak termasuk alasan yang dilarang.
• Status karyawan sudah diperiksa: PKWT, PKWTT, atau masa percobaan.
• Perjanjian kerja sudah diperiksa.
• Peraturan perusahaan atau PKB sudah diperiksa.
• Dokumen pendukung alasan PHK sudah tersedia.
• Atasan dan HR sudah menyetujui dasar keputusan.

Checklist Prosedur

• Evaluasi atau pembinaan sudah dilakukan jika diperlukan.
• Surat peringatan sudah diberikan jika prosedur mengharuskan.
• Berita acara atau notulen komunikasi tersedia.
• Pemberitahuan PHK disiapkan secara tertulis.
• Serikat pekerja dilibatkan jika relevan.
• Ruang tanggapan karyawan disiapkan.
• Rencana exit interview dan exit clearance disiapkan.

Checklist Hak Karyawan

• Gaji terakhir dihitung.
• Pesangon dihitung jika berhak.
• UPMK dihitung jika berhak.
• UPH dihitung jika berhak.
• Uang pisah diperiksa jika berlaku.
• Kompensasi PKWT diperiksa jika relevan.
• Sisa cuti diperiksa.
• THR diperiksa jika relevan.
• PPh 21 atas pembayaran akhir dihitung.
• Jadwal pembayaran hak ditentukan.

Checklist Administrasi Akhir

• Surat pemberhentian kerja disiapkan.
• Surat keterangan kerja atau paklaring disiapkan.
• Bukti potong PPh 21 disiapkan.
• Slip gaji terakhir disiapkan.
• Data BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan diperbarui.
• Akses email dan aplikasi internal dijadwalkan untuk dinonaktifkan.
• Aset perusahaan dicatat untuk dikembalikan.
• Serah terima pekerjaan dijadwalkan.

Tips Menulis Surat Pemberhentian Kerja yang Profesional

1. Gunakan Bahasa Formal dan Netral

Gunakan kalimat yang jelas, sopan, dan tidak emosional. Hindari menyalahkan karyawan secara berlebihan. Surat ini adalah dokumen resmi, bukan ruang untuk melampiaskan kekecewaan.

2. Sampaikan Alasan Secara Singkat

Alasan PHK perlu jelas, tetapi tidak perlu memuat uraian yang terlalu panjang. Rincian bukti dapat ditempatkan dalam lampiran atau dokumen internal jika diperlukan.

3. Cantumkan Tanggal Efektif

Tanggal efektif adalah bagian wajib secara praktis karena akan digunakan untuk payroll, BPJS, exit clearance, dan administrasi hubungan kerja.

4. Jangan Lupakan Hak Karyawan

Pastikan surat menyebut bahwa perusahaan akan menyelesaikan hak karyawan sesuai ketentuan yang berlaku. Jika rincian nominal sudah tersedia, dapat dilampirkan sebagai perhitungan terpisah.

5. Sediakan Kontak HR

Karyawan perlu tahu siapa yang dapat dihubungi untuk bertanya tentang hak, dokumen, atau proses administrasi akhir.

6. Simpan Arsip Surat

Perusahaan perlu menyimpan salinan surat dan bukti penerimaan surat. Arsip ini penting jika di kemudian hari terjadi perbedaan pendapat.

Etika Menyampaikan Surat Pemberhentian Kerja

1. Jangan Disampaikan di Depan Banyak Orang

PHK adalah informasi pribadi dan sensitif. Sampaikan secara tertutup dengan pihak yang relevan saja, seperti HR dan atasan langsung.

2. Hindari Penyampaian Mendadak Tanpa Konteks

Jika memungkinkan, proses komunikasi dilakukan bertahap dan tidak mengejutkan. Karyawan perlu memahami dasar keputusan perusahaan.

3. Berikan Kesempatan Bertanya

Karyawan biasanya memiliki banyak pertanyaan tentang hak, tanggal efektif, dokumen, dan langkah lanjutan. HR perlu menyiapkan jawaban yang jelas.

4. Tetap Menghargai Kontribusi Karyawan

Meskipun hubungan kerja berakhir, karyawan tetap pernah berkontribusi untuk perusahaan. Ucapan terima kasih dan komunikasi yang manusiawi dapat menjaga reputasi perusahaan.

5. Jangan Menahan Dokumen yang Menjadi Hak Karyawan

Dokumen seperti surat keterangan kerja, bukti potong, slip gaji terakhir, atau dokumen administrasi lain sebaiknya diberikan sesuai kebutuhan dan ketentuan.

Surat Pemberhentian Kerja dan Jaminan Kehilangan Pekerjaan

Jaminan Kehilangan Pekerjaan atau JKP adalah program jaminan sosial bagi pekerja yang mengalami PHK dan memenuhi syarat. Manfaatnya dapat berupa uang tunai, akses informasi pasar kerja, dan pelatihan kerja.

Surat PHK dapat menjadi salah satu dokumen penting dalam pengajuan JKP. Karena itu, perusahaan sebaiknya memastikan surat PHK ditulis dengan jelas, mencantumkan identitas karyawan, tanggal efektif PHK, alasan PHK, serta diterbitkan oleh pihak perusahaan yang berwenang.

Dokumen yang Umumnya Diperlukan Karyawan Setelah PHK

• Surat pemberitahuan atau surat PHK.
• Paklaring atau surat keterangan kerja.
• Bukti penerimaan PHK jika diperlukan.
• Slip gaji terakhir.
• Bukti potong PPh 21.
• Dokumen BPJS Ketenagakerjaan jika diperlukan.
• Perjanjian bersama atau putusan PHI jika terjadi perselisihan dan sudah diselesaikan.

Surat Pemberhentian Kerja dalam Sistem HRIS

Pengelolaan surat pemberhentian kerja akan lebih rapi jika perusahaan menggunakan sistem HRIS. Sistem HRIS dapat membantu menyimpan data karyawan, masa kerja, status kontrak, riwayat surat peringatan, absensi, payroll, cuti, aset perusahaan, dan dokumen exit clearance.

Manfaat HRIS untuk Proses Offboarding

• Menyimpan data karyawan secara terpusat.
• Melacak masa kontrak dan tanggal berakhirnya hubungan kerja.
• Mengelola dokumen surat peringatan dan evaluasi kinerja.
• Menghitung payroll terakhir lebih rapi.
• Mencatat sisa cuti dan hak karyawan.
• Mengelola exit clearance.
• Mendokumentasikan pengembalian aset perusahaan.
• Membantu proses audit internal HR.

Untuk sistem pendukung HR, baca juga software aplikasi payroll sesuai sistem penggajian Indonesia dan software HRD gratis dan hal yang perlu diperhatikan sebelum menggunakannya.

FAQ tentang Surat Pemberhentian Kerja

Apa itu surat pemberhentian kerja?

Surat pemberhentian kerja adalah surat resmi perusahaan yang menyampaikan bahwa hubungan kerja dengan karyawan akan berakhir karena alasan tertentu, seperti efisiensi, pelanggaran, berakhirnya kontrak, tidak lulus masa percobaan, pensiun, atau alasan lain yang sesuai ketentuan.

Apakah surat pemberhentian kerja sama dengan surat PHK?

Dalam praktik sehari-hari, keduanya sering dianggap sama. Namun, surat PHK biasanya lebih spesifik untuk pemutusan hubungan kerja, sedangkan surat pemberhentian kerja atau pengakhiran hubungan kerja dapat digunakan lebih luas, termasuk berakhirnya kontrak atau pensiun.

Kapan surat pemberhentian kerja diberikan?

Surat pemberitahuan PHK perlu diberikan sebelum tanggal efektif PHK sesuai ketentuan. Dalam praktiknya, perusahaan perlu memperhatikan tenggat pemberitahuan, status karyawan, dan proses komunikasi yang layak.

Apa saja isi surat pemberhentian kerja?

Isi surat mencakup kop surat, nomor surat, tanggal, perihal, identitas karyawan, alasan pemberhentian, tanggal efektif, hak karyawan, kewajiban exit clearance, informasi administrasi akhir, penutup, dan tanda tangan pihak berwenang.

Apakah PHK harus selalu didahului surat peringatan?

Tidak selalu. Surat peringatan umumnya relevan untuk pelanggaran perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB. Namun, PHK karena efisiensi, pailit, berakhirnya kontrak, pensiun, atau alasan lain memiliki karakter prosedur yang berbeda.

Apakah karyawan boleh menolak PHK?

Jika karyawan tidak setuju dengan PHK, karyawan dapat menyampaikan penolakan beserta alasannya. Jika terjadi perbedaan pendapat, penyelesaian dilakukan melalui mekanisme hubungan industrial, termasuk perundingan bipartit dan tahapan lanjutan jika diperlukan.

Apakah surat pemberhentian kerja diperlukan untuk klaim BPJS Ketenagakerjaan?

Surat PHK atau dokumen bukti PHK dapat menjadi salah satu dokumen penting untuk pengajuan manfaat tertentu, termasuk JKP jika karyawan memenuhi syarat. Karyawan juga biasanya membutuhkan paklaring atau surat keterangan kerja.

Apa beda PHK dan kontrak tidak diperpanjang?

PHK adalah pemutusan hubungan kerja karena alasan tertentu. Kontrak tidak diperpanjang terjadi ketika PKWT berakhir sesuai jangka waktu atau pekerjaan yang disepakati. Namun, perusahaan tetap perlu memberikan pemberitahuan dan menyelesaikan hak karyawan sesuai ketentuan.

Apakah perusahaan wajib membayar pesangon setelah PHK?

Kewajiban pembayaran pesangon bergantung pada alasan PHK, status kerja, masa kerja, dan ketentuan yang berlaku. Selain pesangon, ada juga uang penghargaan masa kerja, uang penggantian hak, uang pisah, atau kompensasi PKWT yang perlu diperiksa sesuai kasus.

Apakah surat pemberhentian kerja boleh dikirim lewat email?

Dalam praktik modern, email dapat digunakan sebagai sarana komunikasi. Namun, perusahaan tetap perlu memastikan surat disampaikan secara sah dan patut, dapat dibuktikan penerimaannya, dan sesuai ketentuan internal serta hukum yang berlaku.

Kesimpulan

Surat pemberhentian kerja adalah dokumen penting dalam proses pemutusan atau pengakhiran hubungan kerja. Surat ini harus dibuat secara profesional, jelas, dan sesuai ketentuan karena menyangkut hak dan kewajiban perusahaan maupun karyawan.

Sebelum menerbitkan surat pemberhentian kerja, perusahaan perlu memastikan alasan PHK sah, status karyawan sudah diperiksa, perjanjian kerja dan peraturan perusahaan sudah ditinjau, dokumen pendukung lengkap, serta hak karyawan sudah dihitung dengan benar. Jika PHK tidak dapat dihindari, perusahaan perlu menyampaikan pemberitahuan secara tertulis, memberi ruang tanggapan jika ada penolakan, dan menyelesaikan proses administrasi akhir secara tertib.

Surat pemberhentian kerja yang baik setidaknya memuat kop surat, nomor surat, tanggal, identitas karyawan, alasan pengakhiran, tanggal efektif, hak karyawan, kewajiban pengembalian aset, informasi exit clearance, dan tanda tangan pihak berwenang. Bahasa yang digunakan harus formal, sopan, faktual, dan tidak menyudutkan.

Bagi HR dan manajemen, proses PHK sebaiknya dipandang sebagai pilihan terakhir setelah evaluasi dan upaya perbaikan dilakukan. Jika tetap harus dilakukan, jalankan dengan tertib, transparan, dan manusiawi agar risiko perselisihan dapat ditekan serta reputasi perusahaan tetap terjaga.

Referensi Eksternal

• JDIH BPK – PP Nomor 35 Tahun 2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan PHK
• Peraturan.go.id – PP Nomor 35 Tahun 2021
• JDIH BPK – UU Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perppu Cipta Kerja Menjadi Undang-Undang
• JDIH Kemnaker – Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023
• JDIH Kemnaker – Pelindungan Hak Pekerja dalam Proses PHK
• JDIH BPK – PP Nomor 37 Tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Program Jaminan Kehilangan Pekerjaan
• BPJS Ketenagakerjaan – Jaminan Kehilangan Pekerjaan
• BPJS Ketenagakerjaan – Prosedur Klaim JHT, JKP, dan Program Lainnya
• JDIH Kementerian Ketenagakerjaan Republik Indonesia
• Kementerian Ketenagakerjaan Republik Indonesia