Contoh Faktur Pengiriman Barang Beserta Penjelasan Lengkap

Faktur pengiriman barang adalah dokumen administrasi yang digunakan untuk mencatat rincian barang yang dikirim dari penjual kepada pembeli. Dokumen ini biasanya memuat informasi seperti nomor transaksi, tanggal pengiriman, nama pengirim, nama penerima, alamat tujuan, detail barang, jumlah barang, satuan, harga, catatan pengiriman, serta tanda tangan pihak yang menyerahkan dan menerima barang.

Dalam praktik bisnis, faktur pengiriman barang sering digunakan bersama dokumen lain seperti invoice, surat jalan, purchase order, delivery order, packing list, bukti penerimaan barang, dan faktur pajak. Masing-masing dokumen memiliki fungsi berbeda. Karena itu, perusahaan perlu memahami perbedaannya agar proses penjualan, pengiriman, gudang, akuntansi, dan perpajakan berjalan lebih rapi.

Bagi Pengusaha Kena Pajak atau PKP, faktur pengiriman barang juga dapat menjadi dokumen pendukung atas penyerahan Barang Kena Pajak atau BKP. Namun, faktur pengiriman barang tidak otomatis menggantikan faktur pajak. Jika transaksi terutang PPN, PKP tetap wajib membuat faktur pajak sesuai ketentuan perpajakan yang berlaku.

Artikel ini membahas pengertian faktur pengiriman barang, fungsi dokumen, contoh format, perbedaannya dengan invoice dan faktur pajak, alur pengiriman barang dari PKP penjual ke PKP pembeli, komponen yang perlu dicantumkan, contoh pengisian, hubungan dengan PPN, serta checklist agar dokumen pengiriman barang tidak menimbulkan masalah saat audit, rekonsiliasi, atau pelaporan pajak.

Apa Itu Faktur Pengiriman Barang?

Faktur pengiriman barang adalah dokumen yang mencatat barang yang dikirim kepada pembeli atau penerima barang. Dokumen ini membantu penjual, gudang, bagian pengiriman, pembeli, dan bagian akuntansi memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan pesanan.

Dalam beberapa perusahaan, istilah faktur pengiriman barang bisa merujuk pada dokumen gabungan antara invoice dan surat jalan. Namun, secara fungsi, dokumen ini lebih dekat dengan dokumen pengiriman karena fokus utamanya adalah mencatat detail barang yang keluar dari gudang dan dikirim ke alamat tujuan.

Faktur pengiriman barang biasanya digunakan dalam transaksi penjualan barang fisik, baik dalam skala kecil maupun besar. Misalnya, penjualan bahan baku, produk jadi, perlengkapan kantor, spare part, barang dagangan, perangkat elektronik, atau produk konsumsi.

Jika perusahaan juga menerbitkan dokumen penagihan, maka faktur pengiriman barang sebaiknya dibedakan dari invoice. Untuk memahami perbedaannya, baca artikel tentang perbedaan faktur pajak dan invoice, perbedaan faktur dan kwitansi, serta perbedaan faktur dan nota.

Fungsi Faktur Pengiriman Barang dalam Bisnis

Faktur pengiriman barang memiliki beberapa fungsi penting dalam operasional bisnis, terutama untuk perusahaan yang rutin mengirim barang kepada pelanggan.

1. Bukti Barang Telah Dikirim

Faktur pengiriman barang menjadi bukti bahwa penjual telah menyerahkan barang kepada pihak pengiriman atau langsung kepada pembeli. Dokumen ini membantu menghindari sengketa jika pembeli menyatakan barang belum dikirim.

2. Dokumen Pendukung untuk Gudang

Bagian gudang menggunakan dokumen ini untuk mencatat barang keluar. Dengan begitu, stok persediaan dapat diperbarui dan dicocokkan dengan sistem inventory.

3. Dasar Pengecekan Barang oleh Pembeli

Pembeli dapat membandingkan barang yang diterima dengan rincian dalam faktur pengiriman barang. Jika ada selisih jumlah, barang rusak, atau barang tidak sesuai, pembeli dapat segera mengajukan komplain.

4. Pendukung Invoice dan Penagihan

Bagian finance dapat menggunakan dokumen pengiriman sebagai bukti bahwa barang sudah dikirim, sehingga invoice dapat diterbitkan atau ditagihkan sesuai kesepakatan.

5. Pendukung Faktur Pajak

Dalam transaksi PKP, faktur pengiriman barang dapat menjadi dokumen pendukung atas penyerahan BKP. Namun, faktur pengiriman barang tetap bukan pengganti faktur pajak. Jika transaksi terutang PPN, PKP tetap perlu menerbitkan e-Faktur.

6. Arsip Audit dan Rekonsiliasi

Dokumen ini membantu audit internal, pemeriksaan pajak, rekonsiliasi penjualan, rekonsiliasi piutang, dan investigasi selisih stok.

Untuk memahami dokumen transaksi bisnis lain, baca juga artikel jenis-jenis faktur dan e-Faktur, contoh bon faktur, dan laporan keuangan perusahaan.

Perbedaan Faktur Pengiriman Barang, Invoice, Surat Jalan, dan Faktur Pajak

Dalam transaksi bisnis, banyak dokumen terlihat mirip karena sama-sama mencantumkan informasi barang dan pihak transaksi. Namun, fungsi hukumnya berbeda. Berikut perbandingannya.

Kesalahan yang sering terjadi adalah menganggap faktur pengiriman barang sama dengan faktur pajak. Padahal, faktur pajak memiliki ketentuan khusus, seperti kode transaksi, Nomor Seri Faktur Pajak, identitas PKP, DPP, PPN, PPnBM jika ada, serta approval DJP. Untuk detailnya, baca artikel format dan contoh gambar faktur pajak, peraturan faktur pajak, dan kode faktur pajak.

Apakah Faktur Pengiriman Barang Wajib Dibuat?

Secara umum, tidak semua transaksi wajib menggunakan dokumen bernama “faktur pengiriman barang”. Perusahaan dapat menggunakan surat jalan, delivery note, delivery order, packing list, atau dokumen internal lain selama dokumen tersebut mampu membuktikan barang yang dikirim dan diterima.

Namun, dalam praktik bisnis, dokumen pengiriman sangat disarankan karena membantu memastikan transaksi berjalan tertib. Dokumen ini penting terutama jika:

• perusahaan menjual barang fisik dalam jumlah banyak;
• pengiriman dilakukan melalui gudang;
• pengiriman menggunakan ekspedisi pihak ketiga;
• barang dikirim bertahap atau menggunakan sistem termin;
• perusahaan memiliki banyak cabang atau gudang;
• pembayaran dilakukan setelah barang diterima;
• transaksi melibatkan PKP dan faktur pajak;
• perusahaan membutuhkan bukti audit dan rekonsiliasi stok.

Dengan kata lain, faktur pengiriman barang bukan sekadar formalitas, tetapi bagian dari pengendalian internal perusahaan.

Komponen Penting dalam Faktur Pengiriman Barang

Format faktur pengiriman barang dapat berbeda antarperusahaan. Namun, ada beberapa komponen yang sebaiknya selalu dicantumkan agar dokumen mudah dipahami dan dapat digunakan sebagai bukti transaksi.

1. Nomor Dokumen

Nomor dokumen berfungsi sebagai identitas unik faktur pengiriman barang. Nomor ini membantu pencarian arsip, pencocokan invoice, dan rekonsiliasi barang keluar.

Contoh format nomor dokumen

• FPB/2026/07/001
• DO-JKT-2607-0001
• SJ/WH-A/2026/00045

2. Tanggal Pengiriman

Tanggal pengiriman menunjukkan kapan barang dikirim dari gudang atau lokasi penjual. Tanggal ini penting untuk menentukan estimasi penerimaan, cut-off penjualan, dan rekonsiliasi dengan invoice.

3. Identitas Penjual atau Pengirim

Bagian ini memuat nama perusahaan pengirim, alamat, nomor telepon, email, NPWP jika relevan, dan nama PIC yang bertanggung jawab.

4. Identitas Pembeli atau Penerima

Bagian ini memuat nama penerima, nama perusahaan pembeli, alamat pengiriman, nomor telepon, email, dan PIC penerima barang. Jika transaksi dengan cabang, pastikan alamat cabang yang ditulis sesuai tujuan pengiriman.

5. Nomor Purchase Order atau Sales Order

Jika transaksi diawali dengan purchase order atau sales order, nomor referensi tersebut sebaiknya dicantumkan. Ini membantu pembeli mencocokkan barang yang diterima dengan pesanan awal.

6. Detail Barang

Detail barang menjadi bagian inti faktur pengiriman barang. Informasi yang sebaiknya dicantumkan antara lain kode barang, nama barang, spesifikasi, merek, ukuran, warna, jumlah, satuan, nomor batch, nomor seri, atau keterangan khusus lain jika diperlukan.

7. Jumlah dan Satuan

Jumlah barang harus ditulis jelas. Gunakan satuan yang konsisten, misalnya pcs, box, karton, unit, kg, liter, roll, meter, set, atau pallet.

8. Harga Barang Jika Diperlukan

Beberapa perusahaan mencantumkan harga dalam faktur pengiriman barang, terutama jika dokumen ini sekaligus digunakan sebagai dokumen komersial. Namun, jika dokumen hanya berfungsi sebagai surat jalan, harga dapat tidak dicantumkan.

9. Informasi Pengiriman

Cantumkan nama kurir, ekspedisi, nomor resi, nomor kendaraan, nama pengemudi, atau jadwal estimasi tiba jika relevan.

10. Catatan Kondisi Barang

Bagian catatan dapat digunakan untuk informasi seperti “fragile”, “simpan di suhu ruang”, “barang mudah pecah”, “cek sebelum diterima”, atau “barang dikirim sebagian”.

11. Tanda Tangan Pengirim dan Penerima

Tanda tangan menjadi bukti bahwa barang sudah diserahkan dan diterima. Dalam sistem digital, tanda tangan dapat digantikan dengan e-signature, stempel digital, bukti scan barcode, foto penerimaan, atau konfirmasi sistem.

Contoh Format Faktur Pengiriman Barang

Berikut contoh format faktur pengiriman barang yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Contoh Faktur Pengiriman Barang dengan Harga

Jika perusahaan ingin menggunakan dokumen pengiriman yang juga mencantumkan nilai barang, formatnya dapat dibuat seperti contoh berikut.

Jika penjual adalah PKP dan transaksi tersebut terutang PPN, maka faktur pajak tetap dibuat terpisah melalui e-Faktur atau sistem yang berlaku. Untuk memahami penghitungan PPN, baca artikel Pajak Pertambahan Nilai atau PPN, Dasar Pengenaan Pajak atau DPP, dan cara menghitung PPN.

Contoh Bentuk Faktur Pengiriman Barang

Faktur pengiriman barang memiliki bentuk dan komponen-komponen yang khas.

Contoh Faktur Pengiriman Barang Sebagai Dokumen Tambahan

Pada dasarnya, jika suatu pengiriman barang sudah dilengkapi dengan faktur penjualan dan daftar pengiriman barang, maka faktur pengiriman barang tidak selalu harus dilampirkan. Walaupun begitu, beberapa perusahaan memilih untuk menyertakan dokumen atau faktur pengiriman barang ini ketika mereka mengirimkan barang kepada pelanggan mereka.

Praktik ini diperbolehkan, selama keterangan yang terdapat dalam faktur tersebut mencerminkan dengan tepat transaksi yang sebenarnya terjadi. Dengan kata lain, tidak ada kesalahan atau perbedaan dalam kesepakatan antara penjual dan pembeli.

Prosedur Pengiriman Barang dari PKP Penjual ke PKP Pembeli

Dalam transaksi antara PKP penjual dan PKP pembeli, proses pengiriman barang perlu dikelola dengan rapi karena berkaitan dengan invoice, faktur pajak, pengakuan penjualan, PPN keluaran, PPN masukan, serta pencatatan persediaan.

1. Pembeli Mengirim Purchase Order

Proses biasanya dimulai ketika pembeli mengirim purchase order kepada penjual. Purchase order berisi jenis barang, jumlah, harga, alamat pengiriman, jadwal pengiriman, dan syarat pembayaran.

2. Penjual Memeriksa Stok dan Menyetujui Pesanan

Bagian penjualan dan gudang memeriksa apakah barang tersedia. Jika barang tersedia, penjual dapat membuat sales order sebagai dasar pemrosesan internal.

3. Gudang Menyiapkan Barang

Bagian gudang mengambil barang dari stok, memeriksa jumlah, memastikan kualitas, mengemas barang, dan menyiapkan dokumen pengiriman.

4. Dokumen Pengiriman Dibuat

Dokumen yang dapat dibuat antara lain surat jalan, faktur pengiriman barang, packing list, delivery order, dan label pengiriman. Jika perusahaan menggunakan sistem ERP, dokumen ini dapat dibuat otomatis dari sales order.

5. Barang Diserahkan ke Kurir atau Ekspedisi

Barang diserahkan kepada bagian pengiriman internal atau ekspedisi pihak ketiga. Nomor resi atau bukti serah terima dari ekspedisi sebaiknya dicatat dalam faktur pengiriman barang.

6. Pembeli Menerima dan Memeriksa Barang

Setelah barang sampai, pembeli memeriksa kesesuaian jumlah, spesifikasi, kondisi fisik, dan kelengkapan dokumen. Jika sesuai, penerima menandatangani dokumen penerimaan.

7. Penjual Menerbitkan Invoice dan Faktur Pajak Jika Diperlukan

Jika syarat transaksi mengharuskan penagihan setelah barang dikirim atau diterima, bagian finance menerbitkan invoice. Jika penjual adalah PKP dan transaksi terutang PPN, faktur pajak dibuat sesuai waktu pembuatan faktur pajak yang berlaku.

8. Pembayaran dan Rekonsiliasi Dilakukan

Setelah pembeli membayar, bagian finance mencocokkan pembayaran dengan invoice, faktur pajak, surat jalan, dan faktur pengiriman barang. Jika ada selisih, dilakukan investigasi.

Kapan Faktur Pajak Dibuat dalam Pengiriman Barang?

Dalam transaksi PKP, faktur pajak dibuat sesuai ketentuan waktu pembuatan faktur pajak. Secara umum, faktur pajak dibuat pada saat penyerahan BKP, saat pembayaran diterima sebelum penyerahan, saat pembayaran termin, atau saat lain yang diatur dalam ketentuan perpajakan.

Karena itu, perusahaan perlu memahami hubungan antara tanggal pengiriman, tanggal barang diterima, tanggal invoice, tanggal pembayaran, dan tanggal faktur pajak. Kesalahan tanggal dapat menyebabkan faktur pajak terlambat dibuat atau tidak sesuai transaksi sebenarnya.

Untuk panduan teknis, baca artikel cara upload faktur pajak keluaran, PPN keluaran, dan SPT Masa PPN.

Perhitungan PPN dalam Transaksi Pengiriman Barang

Faktur pengiriman barang dapat mencantumkan nilai barang, tetapi perhitungan PPN tetap mengikuti ketentuan faktur pajak. Sejak 2025, tarif PPN secara umum adalah 12%. Namun, untuk banyak barang dan jasa selain barang mewah, PPN dihitung dengan DPP nilai lain 11/12 sehingga tarif efektifnya tetap 11% dari harga jual.

Contoh perhitungan sederhana

PT Maju Jaya mengirim barang kepada PT Sumber Abadi dengan nilai sebelum PPN Rp100.000.000. Barang tersebut bukan barang mewah dan tidak mendapat fasilitas PPN khusus.

Dalam dokumen pengiriman, perusahaan dapat mencantumkan nilai barang jika diperlukan. Namun, nilai PPN yang sah untuk administrasi pajak tetap dicantumkan dalam faktur pajak elektronik.

Hubungan Faktur Pengiriman Barang dengan PPN Masukan dan PPN Keluaran

Bagi PKP penjual, transaksi penyerahan barang akan menimbulkan PPN keluaran jika barang tersebut termasuk BKP dan tidak mendapat pengecualian atau fasilitas tertentu. Bagi PKP pembeli, faktur pajak dari penjual dapat menjadi PPN masukan yang dapat dikreditkan jika memenuhi syarat.

1. Dari Sisi PKP Penjual

PKP penjual menggunakan dokumen pengiriman untuk membuktikan bahwa barang sudah dikirim atau diserahkan. Dokumen ini membantu mencocokkan invoice, faktur pajak, dan pencatatan penjualan.

2. Dari Sisi PKP Pembeli

PKP pembeli menggunakan dokumen pengiriman untuk mencocokkan barang yang diterima dengan invoice dan faktur pajak. Jika barang tidak sesuai, pembeli dapat meminta koreksi, retur, atau penggantian dokumen.

3. Jika Barang Diretur

Jika pembeli mengembalikan barang karena rusak, salah kirim, atau tidak sesuai pesanan, perusahaan perlu membuat dokumen retur. Dari sisi PPN, retur barang dapat memengaruhi faktur pajak dan pengkreditan pajak masukan.

Untuk pembahasan lebih lanjut, baca artikel PPN masukan, faktur pajak masukan, dan cara input nota retur faktur pajak.

Apakah Faktur Pengiriman Barang Bisa Menjadi Pengganti Faktur Pajak?

Tidak. Faktur pengiriman barang tidak dapat menggantikan faktur pajak. Faktur pengiriman barang hanya membuktikan barang dikirim atau diterima. Sementara itu, faktur pajak adalah bukti pungutan PPN yang harus dibuat oleh PKP melalui sistem yang ditentukan DJP.

Faktur pajak memiliki elemen khusus seperti:

• kode transaksi;
• Nomor Seri Faktur Pajak atau NSFP;
• nama, alamat, dan NPWP PKP penjual;
• nama, alamat, dan NPWP/NIK/paspor pembeli sesuai ketentuan;
• jenis BKP/JKP;
• harga jual atau penggantian;
• potongan harga;
• DPP;
• PPN dan PPnBM jika ada;
• tanggal pembuatan faktur;
• nama penandatangan;
• approval DJP untuk e-Faktur.

Jika faktur pajak salah, perusahaan dapat perlu membuat faktur pajak pengganti atau membatalkan faktur pajak sesuai ketentuan. Jika faktur yang dibuat tidak sesuai transaksi sebenarnya, risikonya dapat lebih serius, termasuk isu faktur pajak fiktif.

Kapan Faktur Pengiriman Barang Perlu Disertakan?

Faktur pengiriman barang sebaiknya disertakan dalam beberapa kondisi berikut.

1. Pengiriman Barang dalam Jumlah Banyak

Jika jumlah item banyak, dokumen pengiriman membantu penerima memeriksa satu per satu barang yang diterima.

2. Pengiriman Menggunakan Ekspedisi

Jika barang dikirim melalui pihak ketiga, dokumen ini membantu membuktikan barang diserahkan ke ekspedisi dan diterima oleh penerima.

3. Pengiriman Bertahap

Jika pesanan dikirim dalam beberapa tahap, faktur pengiriman barang membantu mencatat barang mana yang sudah dikirim dan mana yang masih menyusul.

4. Barang Bernilai Tinggi

Untuk barang bernilai tinggi, dokumen pengiriman membantu mengurangi risiko sengketa, kehilangan, atau klaim kerusakan.

5. Transaksi B2B

Dalam transaksi antarperusahaan, dokumen pengiriman biasanya dibutuhkan untuk pencocokan purchase order, invoice, penerimaan barang, dan pembayaran.

6. Transaksi yang Melibatkan Gudang Terpisah

Jika pengiriman dilakukan dari gudang berbeda, cabang, atau distributor, dokumen pengiriman membantu melacak sumber barang dan lokasi penerimaan.

Contoh Alur Dokumen Pengiriman Barang

Berikut contoh alur dokumen yang umum digunakan dalam transaksi B2B.

1. Pembeli mengirim purchase order.
2. Penjual membuat sales order.
3. Gudang membuat picking list.
4. Gudang menyiapkan barang dan membuat packing list.
5. Penjual membuat surat jalan atau faktur pengiriman barang.
6. Barang dikirim melalui kurir internal atau ekspedisi.
7. Pembeli menandatangani bukti penerimaan barang.
8. Penjual menerbitkan invoice.
9. PKP penjual menerbitkan faktur pajak jika transaksi terutang PPN.
10. Pembeli melakukan pembayaran.
11. Finance melakukan rekonsiliasi invoice, pembayaran, faktur pajak, dan dokumen pengiriman.

Alur ini dapat disesuaikan tergantung sistem perusahaan. Pada bisnis kecil, beberapa dokumen dapat digabung. Pada perusahaan besar, setiap dokumen biasanya dipisah untuk memperkuat pengendalian internal.

Contoh Pencatatan Akuntansi atas Pengiriman Barang

Dalam akuntansi, pengiriman barang berkaitan dengan pengakuan penjualan, piutang, PPN keluaran, dan pengurangan persediaan. Pencatatan dapat berbeda tergantung kebijakan akuntansi, syarat pengiriman, dan kapan risiko barang berpindah kepada pembeli.

Contoh jurnal saat penjualan barang

PT Maju Jaya menjual barang senilai Rp100.000.000 dengan PPN efektif Rp11.000.000. Pembayaran dilakukan tempo 30 hari.

Contoh jurnal saat barang keluar dari persediaan

Jika harga pokok barang yang dikirim adalah Rp60.000.000, perusahaan mencatat:

Untuk memperkuat pencatatan, baca artikel jurnal umum, account receivable dan account payable, serta chart of account.

Risiko Jika Dokumen Pengiriman Barang Tidak Rapi

Dokumen pengiriman yang tidak rapi dapat menimbulkan banyak masalah. Berikut beberapa risikonya.

1. Sengketa Jumlah Barang

Jika tidak ada dokumen yang jelas, penjual dan pembeli dapat berbeda pendapat mengenai jumlah barang yang dikirim atau diterima.

2. Sulit Menelusuri Barang Hilang atau Rusak

Jika barang rusak atau hilang selama pengiriman, dokumen pengiriman membantu menentukan kapan dan di mana risiko terjadi.

3. Penagihan Tertunda

Bagian finance dapat menunda invoice jika tidak memiliki bukti bahwa barang sudah dikirim atau diterima.

4. Stok Gudang Tidak Akurat

Barang keluar tanpa dokumen dapat menyebabkan sistem stok tidak sesuai dengan kondisi fisik gudang.

5. Masalah Audit Internal

Auditor akan kesulitan memverifikasi transaksi jika invoice, surat jalan, dan bukti penerimaan tidak lengkap.

6. Masalah Pajak

Dalam transaksi PKP, dokumen pengiriman dapat menjadi bukti pendukung atas penyerahan BKP. Jika dokumen tidak lengkap, perusahaan dapat kesulitan menjelaskan transaksi saat pemeriksaan.

Checklist Membuat Faktur Pengiriman Barang

Gunakan checklist berikut sebelum mengirim barang kepada pelanggan.

Checklist Data Transaksi

• Nomor dokumen sudah unik dan berurutan.
• Tanggal pengiriman sudah benar.
• Nomor PO atau sales order sudah dicantumkan.
• Nomor invoice dicantumkan jika sudah tersedia.
• Data pengirim sudah benar.
• Data penerima dan alamat pengiriman sudah lengkap.

Checklist Detail Barang

• Kode barang sudah sesuai sistem.
• Nama barang jelas dan tidak ambigu.
• Jumlah barang sudah sesuai pesanan.
• Satuan barang konsisten.
• Nomor batch atau nomor seri dicantumkan jika diperlukan.
• Keterangan khusus barang dicantumkan jika ada.

Checklist Pengiriman

• Nama ekspedisi atau kurir dicatat.
• Nomor resi atau nomor kendaraan dicantumkan.
• Barang dikemas sesuai standar.
• Label pengiriman jelas.
• Dokumen disertakan dalam paket atau dikirim digital.
• Penerima menandatangani bukti penerimaan.

Checklist Pajak dan Akuntansi

• Invoice sudah atau akan diterbitkan sesuai syarat pembayaran.
• Faktur pajak dibuat jika transaksi terutang PPN.
• Kode transaksi faktur pajak sudah sesuai.
• PPN dihitung sesuai ketentuan terbaru.
• Dokumen pengiriman disimpan bersama invoice dan faktur pajak.
• Data pengiriman direkonsiliasi dengan stok dan piutang.

Tips Membuat Faktur Pengiriman Barang yang Baik

1. Gunakan Nomor Dokumen yang Konsisten

Nomor dokumen yang konsisten memudahkan pencarian arsip. Hindari nomor manual yang mudah ganda atau lompat tanpa catatan.

2. Pisahkan Fungsi Dokumen

Jika volume transaksi tinggi, pisahkan invoice, surat jalan, packing list, dan faktur pajak. Pemisahan ini membantu audit dan pengendalian internal.

3. Cantumkan Detail Barang Secukupnya

Jangan hanya menulis “barang pesanan”. Gunakan nama barang, kode, jumlah, satuan, dan spesifikasi agar penerima dapat memverifikasi dengan mudah.

4. Gunakan Format Digital

Dokumen digital membantu mempercepat pengiriman, memudahkan arsip, dan mengurangi risiko dokumen hilang. Namun, pastikan tetap ada bukti penerimaan yang dapat ditelusuri.

5. Cocokkan dengan Invoice dan Faktur Pajak

Pastikan nilai, jumlah, dan jenis barang tidak bertentangan dengan invoice dan faktur pajak. Jika ada pengiriman sebagian, cantumkan informasi tersebut dengan jelas.

6. Siapkan SOP Retur Barang

Jika barang salah kirim atau rusak, perusahaan harus memiliki prosedur retur. SOP ini perlu menjelaskan dokumen retur, siapa yang menyetujui, kapan barang dikembalikan, dan bagaimana koreksi invoice atau faktur pajak dilakukan.

7. Simpan Arsip Minimal Berdasarkan Kebijakan Dokumen Perusahaan

Arsip pengiriman sebaiknya disimpan bersama dokumen transaksi lain. Gunakan folder berdasarkan tahun, pelanggan, nomor invoice, atau nomor pengiriman agar mudah ditemukan.

Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Faktur Pengiriman Barang

Berikut beberapa kesalahan yang perlu dihindari.

1. Tidak Mencantumkan Nomor Referensi

Tanpa nomor PO, invoice, atau sales order, dokumen pengiriman sulit dicocokkan dengan transaksi utama.

2. Alamat Pengiriman Tidak Lengkap

Alamat yang tidak lengkap dapat menyebabkan pengiriman terlambat, salah lokasi, atau ditolak penerima.

3. Jumlah Barang Tidak Sesuai Fisik

Jumlah pada dokumen harus cocok dengan barang yang benar-benar dikirim. Selisih kecil pun dapat menimbulkan komplain.

4. Tidak Ada Tanda Tangan Penerima

Tanpa bukti penerimaan, penjual akan kesulitan membuktikan bahwa barang sudah diterima pembeli.

5. Dokumen Tidak Terhubung dengan Faktur Pajak

Untuk transaksi PKP, dokumen pengiriman, invoice, dan faktur pajak harus dapat direkonsiliasi. Jika tidak, pelaporan PPN dapat terlihat tidak konsisten.

6. Tidak Mencatat Pengiriman Sebagian

Jika barang dikirim sebagian, dokumen harus mencantumkan jumlah yang dikirim saat itu dan sisa yang belum dikirim.

7. Tidak Menyimpan Bukti Ekspedisi

Nomor resi, bukti serah terima kurir, foto paket, atau tanda tangan digital perlu disimpan sebagai bukti tambahan.

FAQ Seputar Faktur Pengiriman Barang

Apa itu faktur pengiriman barang?

Faktur pengiriman barang adalah dokumen yang mencatat rincian barang yang dikirim dari penjual kepada pembeli, termasuk nama barang, jumlah, alamat tujuan, tanggal pengiriman, dan bukti penerimaan.

Apakah faktur pengiriman barang sama dengan invoice?

Tidak selalu. Invoice berfungsi untuk menagih pembayaran, sedangkan faktur pengiriman barang berfungsi mencatat barang yang dikirim. Namun, dalam beberapa bisnis kecil, keduanya kadang digabung dalam satu dokumen.

Apakah faktur pengiriman barang sama dengan surat jalan?

Fungsinya mirip, tetapi tidak selalu sama. Surat jalan biasanya fokus pada bukti barang keluar dan dikirim, sedangkan faktur pengiriman barang dapat memuat rincian transaksi yang lebih lengkap.

Apakah faktur pengiriman barang bisa menggantikan faktur pajak?

Tidak. Faktur pajak adalah dokumen pajak resmi sebagai bukti pungutan PPN. Faktur pengiriman barang hanya dokumen pendukung pengiriman dan tidak menggantikan e-Faktur.

Apakah faktur pengiriman barang wajib mencantumkan harga?

Tidak selalu. Jika dokumen hanya digunakan sebagai bukti pengiriman, harga dapat tidak dicantumkan. Jika dokumen juga digunakan sebagai dokumen komersial, harga dapat dicantumkan.

Siapa yang membuat faktur pengiriman barang?

Biasanya dibuat oleh bagian gudang, bagian penjualan, bagian administrasi, atau sistem ERP perusahaan, tergantung alur kerja internal.

Siapa yang menandatangani faktur pengiriman barang?

Umumnya ditandatangani oleh pihak pengirim dan penerima barang. Jika menggunakan ekspedisi, bukti resi atau tanda terima kurir juga dapat menjadi bukti pendukung.

Apakah faktur pengiriman barang diperlukan untuk audit?

Ya. Dokumen ini membantu auditor mencocokkan penjualan, pengiriman, persediaan, piutang, invoice, dan faktur pajak.

Bagaimana jika barang yang diterima tidak sesuai faktur pengiriman?

Pembeli perlu mencatat selisih, membuat berita acara atau catatan penerimaan, lalu menghubungi penjual untuk koreksi, pengiriman tambahan, retur, atau penggantian barang.

Apakah faktur pengiriman barang perlu disimpan?

Ya. Dokumen ini sebaiknya disimpan bersama invoice, surat jalan, purchase order, faktur pajak, bukti pembayaran, dan bukti penerimaan barang.

Kesimpulan

Faktur pengiriman barang adalah dokumen penting dalam proses penjualan dan distribusi barang. Dokumen ini membantu mencatat barang yang dikirim, memastikan barang sesuai pesanan, menjadi bukti penerimaan, serta mendukung rekonsiliasi antara bagian gudang, logistik, finance, accounting, dan pajak.

Meskipun namanya menggunakan kata “faktur”, faktur pengiriman barang tidak sama dengan faktur pajak. Untuk transaksi PKP yang terutang PPN, penjual tetap wajib membuat faktur pajak elektronik sesuai ketentuan DJP. Faktur pengiriman barang hanya berperan sebagai dokumen pendukung transaksi dan pengiriman.

Format faktur pengiriman barang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Namun, dokumen yang baik sebaiknya memuat nomor dokumen, tanggal pengiriman, identitas pengirim, identitas penerima, nomor PO atau invoice, detail barang, jumlah, satuan, informasi ekspedisi, catatan pengiriman, serta tanda tangan pengirim dan penerima.

Agar proses bisnis lebih tertib, perusahaan sebaiknya menghubungkan faktur pengiriman barang dengan purchase order, invoice, surat jalan, packing list, faktur pajak, bukti pembayaran, dan pencatatan persediaan. Dengan pengelolaan dokumen yang rapi, perusahaan dapat mengurangi risiko sengketa, selisih stok, penagihan tertunda, dan masalah administrasi pajak.

Referensi Eksternal

• Direktorat Jenderal Pajak – PER-03/PJ/2022 tentang Faktur Pajak
• Direktorat Jenderal Pajak – e-Faktur DJP
• Direktorat Jenderal Pajak – Kode Transaksi Faktur Pajak
• Direktorat Jenderal Pajak – PMK 131/2024: Tarif PPN Sebelas-Dua Belas
• Direktorat Jenderal Pajak – SPT Masa Coretax DJP
• Direktorat Jenderal Pajak – Cara Membuat Faktur Pajak Uang Muka dan Pelunasan di Coretax DJP
• Direktorat Jenderal Bea dan Cukai – Informasi Kepabeanan dan Dokumen Perdagangan