Apakah Anda sedang mencari contoh faktur pengiriman barang? Jika iya, maka artikel ini akan memberikan contoh faktur pengiriman barang beserta penjelasan terperinci. Mari kita langsung menjelajah contoh faktur pengiriman barang berikut ini.
Daftar Isi
Prosedur Pengiriman Barang dari PKP Penjual ke PKP Pembeli
Dalam dunia bisnis, terutama pada transaksi jual-beli barang, terdapat sejumlah prosedur dan tata cara yang harus diikuti secara tertib untuk memastikan bahwa proses pengiriman barang berjalan lancar dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Prosedur ini mencakup serangkaian langkah-langkah yang harus diambil oleh pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi tersebut. Di bawah ini akan dijelaskan secara rinci prosedur pengiriman barang dari Pengusaha Kena Pajak (PKP) penjual kepada PKP pembeli:
Pemesanan dan Penerimaan Faktur Penjualan:
Proses pengiriman barang dimulai ketika pembeli melakukan pemesanan kepada penjual. Setelah menerima pesanan tersebut, bagian penjualan dari perusahaan penjual akan membuat faktur penjualan yang berisi rincian pesanan, termasuk jumlah dan jenis barang yang dipesan.
Pemberitahuan ke Bagian Gudang:
Faktur penjualan dan daftar pengiriman barang yang berisi informasi tentang pesanan akan diberitahukan kepada bagian gudang perusahaan. Bagian gudang akan memeriksa ketersediaan barang yang dipesan dan melakukan persiapan untuk pengiriman.
Penyusunan Barang dan Surat Jalan:
Ketika barang-barang yang dipesan telah tersedia, bagian gudang akan menyusun barang-barang tersebut sesuai dengan pesanan. Proses ini akan diikuti dengan pembuatan surat jalan. Surat jalan ini adalah dokumen yang mencatat barang-barang apa saja yang akan dikirim, berapa jumlahnya, dan informasi lain yang diperlukan.
Pembuatan Formulir Pengiriman Barang:
Bagian gudang akan membuat formulir pengiriman barang sebanyak dua rangkap. Rangkap pertama akan direkatkan ke kardus atau wadah pengiriman barang sebagai identifikasi luar, sementara rangkap kedua akan disimpan sebagai arsip perusahaan.
Penyerahan kepada Bagian Pengiriman:
Selanjutnya, faktur penjualan, daftar pengiriman barang, dan formulir pengiriman barang akan diserahkan kepada bagian pengiriman. Bagian pengiriman dapat berada di dalam perusahaan atau dapat juga menggunakan jasa ekspedisi luar perusahaan, tergantung pada kesepakatan yang telah dibuat.
Pengiriman Barang dan Penerimaan Pembayaran:
Bagian pengiriman akan melakukan pengiriman barang sesuai dengan pesanan yang ada. Setelah barang tiba di tangan pembeli, pembeli akan melakukan pembayaran sesuai dengan kesepakatan. Penerimaan pembayaran ini akan dicatat dan diaudit oleh bagian keuangan perusahaan penjual.
Contoh Bentuk Faktur Pengiriman Barang
Faktur pengiriman barang memiliki bentuk dan komponen-komponen yang khas. Dokumen ini penting karena berisi informasi rinci tentang barang yang dikirimkan dan digunakan sebagai dasar untuk mencatat transaksi dan pembayaran. Berikut adalah komponen-komponen utama yang terdapat dalam faktur pengiriman barang:
- Tanggal Faktur: Tanggal ketika faktur dibuat.
- Informasi Pelanggan: Nama pelanggan, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya.
- Nomor Referensi: Nomor referensi unik yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi transaksi ini.
- Deskripsi Barang: Nama barang, spesifikasi, jumlah yang dikirimkan, harga per unit, dan total harga.
- Keterangan Tambahan: Informasi tambahan seperti warna, ukuran, atau spesifikasi khusus barang jika ada.
- Catatan Penjual: Catatan atau instruksi tambahan dari penjual kepada pembeli, seperti kelengkapan barang atau informasi lain yang relevan.
- Tanda Tangan Penerima: Tanda tangan penerima barang yang menunjukkan bahwa barang telah diterima dengan baik.
- Tanda Tangan Pengirim: Tanda tangan pengirim barang yang menunjukkan bahwa barang telah dikirim sesuai dengan pesanan.
Faktur pengiriman barang sering kali disertai dengan faktur penjualan dan daftar pengiriman barang sebagai dokumen pendukung. Faktur penjualan mencatat pesanan dari pembeli, sementara daftar pengiriman barang mencatat jenis barang dan jumlahnya yang dikirimkan.
Contoh Faktur Pengiriman Barang Sebagai Dokumen Tambahan
Pada dasarnya, jika suatu pengiriman barang sudah dilengkapi dengan faktur penjualan dan daftar pengiriman barang, maka faktur pengiriman barang tidak selalu harus dilampirkan. Walaupun begitu, beberapa perusahaan memilih untuk menyertakan dokumen atau faktur pengiriman barang ini ketika mereka mengirimkan barang kepada pelanggan mereka.
Praktik ini diperbolehkan, selama keterangan yang terdapat dalam faktur tersebut mencerminkan dengan tepat transaksi yang sebenarnya terjadi. Dengan kata lain, tidak ada kesalahan atau perbedaan dalam kesepakatan antara penjual dan pembeli.
Pentingnya Surat Jalan dalam Proses Pengiriman Barang
Selama proses pengiriman barang, surat jalan juga memiliki peran yang penting. Surat jalan adalah dokumen yang mencatat konfirmasi bahwa barang pesanan telah sampai di gudang atau lokasi yang ditentukan. Dokumen ini biasanya dibuat sebelum barang dikirimkan dan digunakan sebagai bukti penerimaan barang oleh gudang.
Surat jalan berfungsi sebagai arsip yang dapat membantu dalam pelacakan dan manajemen persediaan. Pihak gudang dapat menggunakannya untuk memverifikasi berapa banyak barang yang sudah diterima dan tersedia di gudang. Dokumen ini juga akan berguna jika ada pertanyaan atau ketidaksesuaian dalam jumlah barang yang diterima.
Surat jalan biasanya dibuat dalam tiga lembar. Lembar pertama disimpan oleh bagian akuntansi perusahaan sebagai bukti transaksi, lembar kedua diserahkan kepada pelanggan sebagai bukti penerimaan barang, dan lembar ketiga disimpan oleh pihak yang menerbitkan surat jalan sebagai arsip internal.
Kesimpulan
Proses pengiriman barang dari PKP penjual ke PKP pembeli melibatkan sejumlah tahapan yang meliputi pemesanan, persiapan barang, pembuatan dokumen, pengiriman, dan penerimaan pembayaran.
Faktur pengiriman barang merupakan salah satu dokumen penting yang mencatat rincian pengiriman, sementara surat jalan digunakan untuk mengkonfirmasi penerimaan barang oleh gudang atau pihak yang menerima.
Penggunaan faktur pengiriman barang dapat bervariasi antara perusahaan-perusahaan, tetapi penting untuk memastikan bahwa dokumen ini mencerminkan kondisi transaksi yang sebenarnya untuk menjaga integritas dan ketertelusuran dalam bisnis.
Ikuti terus bloghrd.com untuk mendapatkan informasi seputar HR, karir, info lowongan kerja, juga inspirasi terbaru terkait dunia kerja setiap harinya!
