Seperti apa tantangan proses mutasi dan contoh surat mutasi karyawan? Surat mutasi karyawan dalam proses pemindahan karyawan adalah hal yang sebenarnya biasa diberikan kepada karyawan di dalam perusahaan yang memiliki banyak cabang di daerah.
Alasan untuk melakukan mutasi karyawan pun beragam dari kepentingan kantor pusat, pencegahan fraud, untuk memenuhi kebutuhan sumber daya manusia di kantor cabang, untuk job enrichment pegawai, persiapan promosi, dll.
Namun, bagi karyawan yang telah nyaman berada di suatu daerah, penyampaian surat mutasi karyawan yang tidak dipersiapkan dengan baik oleh HRD dapat dikonotasikan sebagai hukuman bagi karyawan.
Oleh karena itu HRD haruslah menyikapi mutasi dengan bijaksana, agar karyawan dapat menerima dengan baik dan tidak mengalami demotivasi atau bahkan menolak dimutasi dan melakukan mogok kerja.
Menghadapi Tantangan Proses Mutasi
Apa saja tantangannya?
1 . Pola Mutasi yang Jelas dan Fair
Penempatan karyawan menurut Undang-Undang Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003 adalah bagian dari perjanjian awal antara pengusaha (perusahaan) dan pekerja.
Oleh karena itu penting sekali ada klausul tentang mutasi karyawan di dalam perjanjian kerja.
Selain di dalam perjanjian kerja, pola mutasi karyawan juga dapat diatur dalam perjanjian kerja bersama (PKB) dan atau peraturan perusahaan.
Adanya kejelasan tentang pola mutasi, dan penerapan mutasi pegawai yang fair kepada semua pegawai akan mengurangi konotasi negatif atas proses mutasi pegawai.
2 . Sosialisasi Mutasi Karyawan
Sosialisasi atas pola mutasi sebagaimana disebutkan di poin sebelumnya juga harus dilakukan untuk memastikan semua karyawan mengetahui ketentuan dalam peraturan/ perjanjian kerja.
Sebaiknya bahkan, sejak awal rekrutmen perusahaan harus telah menyatakan adanya kemungkinan penempatan di daerah serta menanyakan kesanggupan para calon pegawai saat wawancara kerja terkait hal tersebut.
Sehingga secara psikologis, karyawan memang sudah siap menerima kemungkinan pemindahan pegawai tersebut ketika diberikan surat mutasi karyawan sebagai konsekuensi pilihan pekerjaannya.
3 . Adanya Insentif terkait Mutasi Pegawai
Selain kesiapan psikologis dan juga penilaian karyawan atas pelaksanaan proses mutasi, adakalanya karyawan mengalami keengganan untuk berpindah lokasi kerja karena kesulitan yang dialami saat berpindah tempat. Terlebih apabila daerah yang dituju adalah daerah yang masih sulit secara fasilitas.
Oleh karena itu, perusahaan ada baiknya memberikan insentif yang akan membantu karyawan dalam proses perpindahan tempat tinggalnya seperti pemberian tunjangan daerah, tunjangan/ bantuan pindah, penyediaan asrama/ mess sementara, dll.
Surat Mutasi Karyawan
Surat mutasi karyawan juga sangat penting, mengingat surat ini menjadi dasar kapan karyawan mulai dimutasi dan dimana karyawan ditempatkan.
Oleh karena itu, surat mutasi karyawan setidaknya harus memuat beberapa hal sebagai berikut:
- Kop surat yang mencantumkan logo/ kop resmi perusahaan,
- Judul surat yang menerangkan maksud dari surat,
- Nomor surat sesuai ketentuan perusahaan,
- Identitas direksi yang memiliki wewenang memberikan mutasi,
- Identitas karyawan yang akan dimutasi (nama dan nomor pegawai),
- Informasi jabatan lama dan jabatan baru karyawan yang akan dimutasi,
- Tanggal dan tempat mulai diberlakukan kebijakan mutasi,
- Tanggal dan tempat pembuatan surat mutasi karyawan,
- Tanda tangan dan nama jelas pemberi kewenangan.
Contoh Surat Mutasi Karyawan
BLOG HRD SEJAHTERA
Jalan Ir. Soekarno No 16, Jakarta
Telepon (021) 6523261 | Email : [email protected] | Website : bloghrd.com
SURAT MUTASI
No : 10/SMK/HRD/2020
Yang bertandatangan di bawah ini:
Nama : Ariana Grande Putra
Jabatan : Direktur Utama PT. Blog HRD Sejahtera
Yang dengan ini bertindak atas nama PT. Blog HRD Sejahtera, memutuskan untuk melakukan mutasi terhadap karyawan PT. Blog HRD Sejahtera sesuai surat mutasi karyawan di bawah ini:
Nama : Adiyaksa Grande Putra
No. Pegawai : 112233
Jabatan : Staf Bidang Keuangan PT. Blog HRD Sejahtera Kacab. Jakarta
Jabatan serta lokasi kantor yang baru adalah sebagai berikut:
Jabatan : Staf Bidang Keuangan
Kantor : Kantor Cabang Semarang
Proses mutasi ini mulai efektif pada tanggal 10 Mei 2022. Oleh karena itu, kepada karyawan yang bersangkutan beserta Kantor Cabang Semarang untuk segera mempersiapkan segala sesuatunya sebelum tanggal tersebut.
Demikian surat mutasi karyawan ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, 10 April 2020
Blog HRD Sejahtera
Dalam pelaksanaan proses mutasi karyawan, Anda dapat memanfaatkan fitur dalam aplikasi HR digital.
Dengan aplikasi tersebut, perpindahan data kepegawaian serta data payrollnya dapat dilakukan dengan mudah karena file surat mutasi karyawan ini akan tersimpan secara digital di dalam cloud yang aman, sehingga kantor cabang dapat mengakses file karyawan yang dimutasi tersebut dan mengadopsinya dalam file kepegawaiannya.
Anda pun dapat memantau kehadiran karyawan yang dimutasi, baik di kantor pusat maupun setelah yang bersangkutan dipindahkan ke kantor cabang melalui aplikasi absensi yang terintegrasi.
