Menghadapi Tantangan Hilangnya Database e-Faktur: Panduan untuk Pengusaha Kena Pajak.
Dalam dunia perpajakan, database e-Faktur adalah salah satu elemen yang sangat vital. Faktur pajak elektronik ini digunakan untuk mencatat dan melacak seluruh transaksi yang melibatkan penyerahan Barang Kena Pajak (BKP) dan/atau Jasa Kena Pajak (JKP). Oleh karena itu, hilangnya database e-Faktur dapat menjadi masalah serius yang memerlukan penanganan yang cermat. Dalam panduan ini, kami akan membahas penyebab umum hilangnya database e-Faktur dan langkah-langkah yang harus diikuti oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) untuk mengatasi masalah ini.
Daftar Isi
Apa Penyebab Hilangnya Database e-Faktur?
Sebelum kita membahas langkah-langkah untuk mengatasi hilangnya database e-Faktur, penting untuk memahami beberapa penyebab umum yang dapat menyebabkan masalah ini. Dalam dunia teknologi dan perangkat lunak, beberapa faktor yang dapat mengakibatkan hilangnya database e-Faktur meliputi:
- Virus dan Malware: Infeksi komputer oleh virus atau malware dapat merusak data dan bahkan menghapus file-file penting termasuk database e-Faktur.
- Kerusakan Hardisk: Korupsi atau kerusakan pada hardisk komputer tempat database e-Faktur disimpan dapat mengakibatkan hilangnya data tersebut.
- Pegawai yang Resign: Ada kasus di mana data faktur pajak elektronik dibawa oleh seorang pegawai yang telah mengundurkan diri dari perusahaan dan tidak mengembalikan data-data tersebut.
- Kesalahan Manusia: Terkadang, kesalahan manusia seperti lupa password admin utama aplikasi e-faktur atau lupa password untuk login ke dalam sistem e-Faktur dapat menyebabkan hilangnya akses ke database.
Setelah mengetahui beberapa penyebab hilangnya database e-Faktur, mari kita bahas langkah-langkah yang harus diikuti oleh PKP untuk mengatasi masalah ini.
Langkah-Langkah Mengatasi Hilangnya Database e-Faktur
Pada tahun 2015, Direktorat Jenderal Pajak mengeluarkan Surat Edaran Nomor SE-58/PJ/2015 yang memberikan panduan bagi PKP yang mengalami hilangnya database e-Faktur. Berikut adalah langkah-langkah yang harus diikuti oleh PKP:
Ajukan Permintaan Data e-Faktur yang Hilang
Langkah pertama yang harus dilakukan oleh PKP yang mengalami hilangnya database e-Faktur adalah mengajukan permintaan data tersebut secara tertulis ke Kantor Pelayanan Pajak (KPP) tempat PKP terdaftar. Dalam surat permintaan ini, PKP harus menjelaskan secara rinci mengenai data e-Faktur yang hilang dan alasan mengapa data tersebut dibutuhkan. Surat permintaan ini juga harus dilampirkan dengan bukti-bukti yang mendukung permintaan tersebut.
Peroleh Bukti Penerimaan Surat
Setelah surat permintaan diajukan, PKP akan memperoleh Bukti Penerimaan Surat dari KPP yang bersangkutan. Bukti ini merupakan tanda bahwa permintaan data e-Faktur telah diterima oleh KPP.
Terima Pemberitahuan untuk Pengambilan Data
PKP kemudian akan menerima pemberitahuan lewat email yang terdaftar untuk mengambil data e-Faktur ke KPP. Penting untuk diingat bahwa tanpa pemberitahuan ini, permohonan tidak akan dapat diproses.
Ambil Data e-Faktur di KPP
PKP harus mengunjungi KPP dengan membawa bukti penerimaan surat dan menunjukkan kartu identitas asli/KTP yang sesuai dengan nama dan NIK yang tertera dalam surat permintaan. Selain itu, PKP juga harus mempersiapkan password PKP dan KTP pemohon.
Tanda Terima Data e-Faktur
Setelah semua persyaratan dipenuhi, PKP akan menerima data e-Faktur yang rusak atau hilang. Proses ini akan melibatkan pemasukan password dan penandatanganan tanda terima.
Penting untuk diingat bahwa prosedur permintaan database harus dilakukan secara resmi dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Setiap KPP mungkin memiliki prosedur yang sedikit berbeda, jadi pastikan untuk mengikuti petunjuk dari KPP yang bersangkutan.
Mengembalikan Data e-Faktur yang Hilang karena Reset Aplikasi
Selain kasus di mana database e-Faktur hilang secara permanen, terdapat juga situasi di mana data e-Faktur hilang karena proses reset aplikasi. Dalam hal ini, PKP dapat mengikuti langkah-langkah berikut:
Backup Database Lama
Langkah pertama adalah melakukan backup database lama sebelum dilakukan reset aplikasi. Backup ini sangat penting karena akan digunakan untuk mengembalikan data e-Faktur ke dalam aplikasi yang baru.
Reset Aplikasi Client
Lakukan reset aplikasi client yang digunakan untuk e-Faktur.
Ekstrak Ulang Aplikasi e-Faktur Baru dan Registrasi Ulang
Unduh dan ekstrak ulang aplikasi e-Faktur yang baru, lalu lakukan proses registrasi ulang sesuai petunjuk yang ada.
Restore Database dari Backup Lama
Dari backup database lama, temukan folder database e-Faktur yang biasanya memiliki nama default “ETaxInvoice.” Rename folder tersebut lalu salin ke dalam folder database pada aplikasi baru yang telah diregistrasi.
Login dan Proses Import Data
Selanjutnya, login ke dalam aplikasi e-Faktur. Pilih menu “File” > “Administrasi DB,” lalu pilih nama database yang lama yang sudah diubah namanya. Connect ke database tersebut.
Untuk mengembalikan data faktur keluaran, pilih menu “Faktur” > “Pajak Keluaran” > “Export.” Semua data faktur keluaran pada database lama akan diekspor dalam format CSV. File hasil ekspor ini dapat diimpor ke dalam database yang baru diregistrasi.
Untuk data faktur masukan, buka menu “Faktur” > “Pajak Masukan” > “Impor” dan impor file yang telah diekspor sebelumnya.
Salah satu pertanyaan umum yang muncul dalam proses ini adalah apakah faktur pajak yang sudah diapprove oleh Direktorat Jenderal Pajak (DJP) akan tetap memiliki status yang sama atau akan berubah. Untuk menjawabnya, faktur pajak yang sudah diapprove DJP akan tetap mempertahankan statusnya yang sebelumnya.
Cara Backup Database Aplikasi e-Faktur
Saat ini, Anda telah mempelajari bagaimana mengatasi hilangnya database e-Faktur dan mengembalikannya ke dalam aplikasi yang baru. Namun, lebih baik mencegah daripada mengobati. Oleh karena itu, sangat penting untuk secara rutin melakukan backup database e-Faktur Anda. Berikut adalah langkah-langkahnya:
Salin Folder Database
Database e-Faktur adalah aset yang sangat berharga, dan oleh karena itu, Anda harus menjaga salinan yang aman. Anda dapat melakukan ini dengan menyalin seluruh folder database ke folder atau media penyimpanan lain, seperti flashdisk.
Pastikan Aplikasi Tidak Berjalan
Sebelum menyalin folder database, pastikan bahwa aplikasi e-Faktur tidak sedang berjalan. Menyalin folder saat aplikasi sedang berjalan dapat mengakibatkan kerusakan pada database.
Dengan melakukan backup secara rutin, Anda dapat menghindari kerugian data yang mungkin terjadi di masa depan. Database e-Faktur yang terlindungi dengan baik akan membantu PKP menjalankan operasinya dengan lancar dan memenuhi kewajiban perpajakannya.
Kesimpulan
Database e-Faktur adalah inti dari aplikasi e-Faktur, dan kehilangannya dapat menjadi masalah serius bagi PKP. Namun, dengan mengikuti langkah-langkah yang benar, seperti mengajukan permintaan data ke KPP, mengembalikan data dari backup, dan melakukan langkah-langkah pencegahan dengan melakukan backup rutin, PKP dapat mengatasi masalah hilangnya database e-Faktur.
Penting untuk selalu mematuhi peraturan perpajakan yang berlaku dan menjalankan praktik-praktik terbaik dalam manajemen database e-Faktur. Dengan demikian, PKP dapat menjalankan bisnis mereka dengan lancar dan memenuhi kewajiban perpajakan secara efektif.
Ikuti terus bloghrd.com untuk mendapatkan informasi seputar HR, karir, info lowongan kerja, juga inspirasi terbaru terkait dunia kerja setiap harinya!
