Idealnya, pembayaran dan penerimaan gaji karyawan dilakukan pada akhir bulan atau awal bulan sesuai dengan peraturan yang berlaku di sebuah perusahaan. Hal ini dilakukan untuk mempermudah perhitungan laporan gaji karyawan setiap bulannya. Namun ada kebutuhan yang mendesak, bisa saja perusahaan Anda merekrut karyawan dan memintanya untuk segera masuk kantor begitu sudah tanda tangan surat perjanjian kerja. Misalnya saja karena perusahaan Anda baru saja membuka cabang dan segera membutuhkan operasional dalam menangani pelanggan.
Kondisi seperti ini membuat karyawan harus masuk pada tengah bulan sehingga berpengaruh kepada penghitungan gaji karyawan yang bersangkutan. Lalu, bagaimana cara menghitung gaji karyawan yang masuk pada tengah bulan berjalan? Di artikel ini akan dijelaskan metode penggajian yang digunakan serta contoh bagaimana cara menghitungnya.
Metode Pro rate
Salah satu contoh penghitungan gaji untuk karyawan yang masuk tengah bulan adalah menggunakan metode pro rate. Metode pro rate disebut juga dengan metode perhitungan gaji proporsional. Pada dasarnya metode ini lazim digunakan apabila karyawan bekerja tidak dalam satu periode penuh. Tidka hanya bagi karyawan yang baru masuk bekerja saja, metode penghitungan ini juga diaplikasikan untuk karyawan yang resign pada pertengahan bulan.
Perhitungan gaji dengan metode prorate umumnya berpedoman pada dua hal, yaitu berdasarkan jumlah hari kerja dan berdasarkan jumlah jam kerja.
Berdasarkan jumlah hari kerja
Karena karyawan masuh di tengah bulan, tentu saja dalam satu bulan hari kerja karyawan tidak dapat hadir penuh, maka gaji yang dibayarkan juga tidak penuh. Perusahaan hanya membayarkan gaji sesuai dengan jumlah hari kerja karyawan yang bersangkutan.
Untuk menghitung gajinya sebenarnya caranya sangat sederhana, yaitu dengan menghitung jumlah hari kerja dibagi jumlah hari kerja sebulan, kemudian dikalikan gaji satu bulan. Berikut ini rumusnya:
= (jumlah hari kerja ÷ jumlah hari kerja sebulan) x gaji satu bulan
Contohnya, setelah menandatangani kontrak kerja, Bagus mulai masuk kerja di sebuah perusahaan pada tanggal 15 dengan gaji Rp5.000.000 per bulan. Perusahaan tersebut memberlakukan sistem enam hari bekerja per minggu, sehingga libur hanya dapat diambil pada hari Minggu.
Untuk menghitung haji prorate Bagus yang didasarkan pada hari kerja, Anda dapat menghitung jumlah hari kerjanya dalam satu bulan. Misalnya saja dalam satu bulan terdapat 26 hari kerja, yaitu 30 hari dikurangi 4 hari Minggu. Dari tanggal 15 hingga 30, hari kerja Bagus adalah 13 hari. Maka gaji yang seharusnya diterima oleh Bagus adalah:
(13/26) X Rp5.000.000 = Rp2.500.000.
Berdasarkan jumlah jam kerja
Ada beberapa perusahaan yang menggunakan perhitungan jumlah jam kerja untuk menghitung gaji karyawannya. Jika dibandingkan dengan perhitungan harian, perhitungan ini lebih rinci. Tidak hanya berlaku pada karyawan yang masuk pada pertengahan bulan saja, perhitungan ini dapat digunakan untuk menghitung tunjangan lembur sehingga perlu diketahui gaji yang dibayarkan setiap jamnya.
Dasar perhitungannya adalah upah per jam atau 1/173 kali upah satu bulan. Perhitungannya mungkin saja sedikit lebih rumit karena harus menghitung upah per jam, kemudian dikalikan dengan jumlah jam kerja karyawan.
Misalnya, Ayu mulai masuk kerja pada tanggal 15 September 2019, dengan hari kerja 6 hari seminggu. Gaji yang disepakati adalah Rp5.000.000 sebulan. Maka perhitungan gaji yang harus dibayarkan oleh perusahaan adalah sebagai berikut:
Upah per jam Ayu adalah 1/173 x Rp5.000.000 = Rp28.901
Dari tanggal 15-30 September 2019, ada 13 hari kerja, yaitu 10 hari (7 jam) dan 3 hari (5 jam). Gaji Ayu di bulan September adalah:
(10 hari x 7 jam x Rp28.901) + (3 hari x 5 jam x Rp28.901) = Rp2.456.585
Contoh lainnya, misalkan Haris mulai bekerja pada tanggal 15 Oktober 2019 di perusahaan baru dengan gaji Rp3.000.000 per bulan. Haris bekerja 5 hari dalam seminggu. Maka perhitungan gaji yang dibayarkan perusahaan adalah sebagai berikut:
Upah Haris per jam adalah 1/173 x Rp3.000.000 = 17.341
Dari tanggal 15-31 Oktober 2019 ada 13 hari kerja (jam kerja 8 jam)
Gaji Haris bulan Oktober adalah: 13 hari x 8 jam x Rp17.341 = Rp1.803.464
Jenis-jenis Gaji Karyawan
Dalam dunia pekerjaan, gaji ada banyak jenisnya jika dilihat dari status karyawan, di antanya:
Gaji Bersih
Gaji bersih adalah selisih dari gaji kotor setelah dikurangi potongan-potongan. Beberapa perusahaan membayarkan gaji karyawan dengan menambah tunjangan dan bonus. Jumlah bonus dihitung dari produktivitas karyawan, seperti lembur atau penjualan dan laba perusahaan. Gaji karyawan setelah mendapatkan tambahan tunjangan ini disebut dengan gaji kotor. Selanjutnya, karyawan tentu memiliki potongan pajak atau iuran kesehatan maupun asuransi yang dibebankan pada gaji kotor setiap bulannya. Setelah dikurangi dengan potongan-potongan ini, itulah yang dinamakan gaji bersih karyawan.
Gaji Pokok
Gaji pokok adalah imbalan dasar yang wajib dibayarkan oleh perusahaan kepada pekerja menurut tingkat dan jenis pekerjaanya. Hal ini sudah ditetapkan berdasarkan UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003, yaitu besaran gaji pokok minimal 75% dari upah pekerja yang terdiri dari gaji pokok ditambah tunjangan tetap. Gaji pokok berbeda dengan Upah Minimum Regional (UMK). Besaran gaji pokok ditetapkan oleh perusahaan tergantung oleh kebijakan, sedangkan UMK ditetapkan oleh pemerintah termasuk persentase kenaikan setiap tahunnya.
Gaji Lembur
Gaji lembur atau upah lembur adalah upah yang diberikan bagi karyawan yang bekerja melebihi batas jam kerja harian. Normalnya total jam kerja karyawan adalah selama 40 jam dalam seminggu. Cara menghitung gaji lembur sama halnya dengan hitungan gaji tengah bulan yang memakai hitungan mengacu pada jam kerja.
Menghitung haji secara manual memang sangat repot dan cenderung berisiko besar untuk terjadi kesalahan. Perhitungan di atas hanyalah contoh sederhana dari perhitungan gaji karyawan yang masuk tengah bulan. Seperti yang diketahui bahwa dalam penghitungan gaji yang diterima oleh karyawan terdapat banyak komponen selain gaji pokok. Tunjangan lembur, tunjangan kesehatan, potongan pajak, dan lain-lainnya sangat memengaruhi jumlah gaji yang berhak dibawa pulang oleh karyawan (take home pay).
Dibutuhkan ketelitian yang sangat tinggi saat menghitung gaji karyawan. Tidak heran jika saat memasuki waktu penggajian, bagian HR dan finance perusahaan akan disibukkan dengan perhitungan hingga harus lembur larut malam. Terlebih lagi bagi perusahaan besar yang memiliki jumlah karyawan banyak.
Kini, pekerjaan menghitung gaji menjadi lebih mudah dan cepat dengan bantuan software HR. Dilengkapi dengan berbagai fitur untuk memudahkan pekerjaan para pemimpin perusahaan, karyawan, dan tentunya bagian HR perusahaan dalam mengelola SDM.
