Sistem kas kecil adalah? Apa pentingnya sistem kas kecil untuk perusahaan? Bloghrd.com akan mengulasnya disini.

Sebuah perusahaan wajib mengelola arus keluar-masuknya keuangan dengan baik. Berapa pun jumlahnya, setiap transaksi keuangan harus dicatat dengan rinci.

Hal ini menjadi aktivitas penting untuk menunjukkan jumlah uang yang dimiliki oleh perusahaan.

Dalam praktiknya, perusahaan tak selalu mengeluarkan dana yang besar untuk melakukan pembayaran.

Meski nominalnya kecil, transaksi tersebut tetap harus dicatat agar tidak menimbulkan permasalahan dalam melakukan pembukuan.

Biasanya, transaksi keuangan dengan nominal yang tidak terlalu besar dibayar menggunakan kas kecil.

Untuk memahami lebih jelas mengenai kas kecil, berikut penjelasannya.

Apa itu Sistem Kas Kecil Di Perusahaan?

Sebelum membahas mengenai kas kecil, kita harus memahami terlebih dahulu pengertian dari kas. Secara sederhana, kas adalah istilah untuk uang tunai.

Namun dalam akuntansi, kas didefinisikan sebagai komponen aset keuangan yang sifatnya aktif, atau bisa digunakan untuk melakukan transaksi keuangan.

Setiap aktivitas transaksi keuangan harus bisa dihitung dengan dasar pengukuran tertentu. Sehingga, transaksi tersebut dapat dinilai dan kemudian bisa diproses lebih lanjut.

Dengan kata lain, kas adalah salah satu alat atau cara untuk mengukur setiap nilai transaksi keuangan.

Oleh karena itu, besar-kecilnya nilai transaksi bisa diukur dengan kas. Hal ini karena ada beberapa transaksi keuangan yang tidak bisa diukur dengan kas.

Sebagai contoh, penyusutan aset tetap tidak dapat diukur dengan kas karena tidak bersinggungan langsung dengan akun kas.

Sistem kas kecil merupakan anggaran dana dalam jumlah tertentu yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran perusahaan.

Biasanya, kas kecil digunakan untuk membayar pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil.

Karena, transaksi keuangan dengan jumlah kecil tidak efektif jika dibayar dengan cek atau lewat rekening bank.

Maka, pembayaran transaksi tersebut bisa diselesaikan dengan kas kecil.

Biasanya, orang yang mendapat tugas untuk mengelola kas kecil adalah sekretaris.

Lalu biasanya aplikasi software akuntansi terbaik digunakan untuk mengelola kas di perusahaan.

Selain mengatur aktivitas keuangan kas kecil, sekretaris juga bertugas untuk menyusun pembukuan yang nantinya akan diberikan ke bagian keuangan.

Selain itu, kas kecil biasanya dikelola oleh Biro Kesekretariatan atau bisa juga dilakukan oleh petugas keuangan pemula yang ditugasi untuk mengatur pengeluaran yang bersifat tunai dengan nominal yang kecil.

Sehingga, pihak kesekretariatan tidak perlu meminta dana ke bagian keuangan apabila hendak mengeluarkan dana yang nominalnya tidak terlalu besar untuk kepentingan harian perusahaan.

Tujuan Sistem Ini Adalah

Apa tujuannya?

1. Mempermudah Pencatatan Keuangan

Setiap akuntan yang bekerja untuk perusahaan memiliki fungsi penting dalam membuat laporan keuangan setiap periode waktu tertentu.

Demi menyusun laporan keuangan yang tepat, akuntan dituntut untuk bekerja dengan cermat dan teliti.

Termasuk dengan menggunakan bantuan aplikasi microsoft excel untuk pencatatan.

Sistem kas kecil dapat membantu kinerja akuntan dalam melakukan pencatatan pengeluaran perusahaan.

Hal ini karena setiap pengeluaran masing-masing divisi dengan nominal kecil tidak harus melewati bagian keuangan perusahaan.

Sehingga nantinya akuntan hanya menyatukan data-data pengeluaran dari setiap divisi.

2. Melancarkan Operasional Perusahaan

Kegiatan-kegiatan seperti rapat di kantor atau di sebuah tempat makan adalah hal yang biasa di dunia bisnis.

Terlebih jika bertemu dengan pihak eksternal perusahaan saat menjalin kerja sama bisnis.

Tentu saja, dibutuhkan dana dalam jumlah tertentu untuk menyediakan konsumsi yang layak guna menunjang kelancaran rapat internal atau meeting dengan klien.

Dana yang dikeluarkan biasanya relatif kecil.

Oleh karena itu, kas kecil bisa digunakan untuk melakukan pembayaran dan perusahaan tidak perlu repot-repot menyusun pengajuan anggaran untuk menurunkan dana.

3. Mempercepat Proses Pembayaran

Sistem kas kecil sangat bermanfaat untuk mempercepat proses pembayaran.

Ketersediaan dana tunai sebuah perusahaan dapat memangkas berbagai proses berbelit-belit dalam menurunkan dana.

Misalnya, apabila ada kebutuhan mendesak yang harus segera dipenuhi, perusahaan dapat memenuhi kebutuhan tersebut menggunakan kas kecil.

Apabila dalam melakukan transaksi tersebut harus mengajukan anggaran terlebih dahulu, tentu hal ini dapat menghambat kinerja sebuah perusahaan.

Dengan kata lain, kas kecil memiliki manfaat penting untuk melancarkan pembayaran menjadi lebih praktis.

4. Menghindari Kekurangan Stok Kebutuhan Kantor

Untuk melancarkan operasional, perusahaan biasanya menyediakan sejumlah fasilitas kantor kepada karyawan perusahaan.

Fasilitas-fasilitas ini sangat penting untuk menunjang produktivitas dan membuat karyawan merasa nyaman saat bekerja.

Salah satu fasilitas yang biasanya diberikan oleh perusahaan adalah dapur atau pantry.

Kas kecil bisa digunakan untuk membayar transaksi-transaksi kebutuhan dapur.

Sebagai contoh, apabila stok gula atau teh di dapur habis, proses pembelian kebutuhan tersebut tidak akan rumit dan berbelit-belit jika perusahaan memiliki kas kecil.

Metode Pencatatan Kas Kecil Adalah Sebagai Berikut

Berikut beberapa metode pencatatan yang sering digunakan.

1. Metode Dana Tetap (Imprest Fund System)

Metode pertama dalam pencatatan kas kecil ialah Imprest Fund System atau metode dana tetap.

Dalam metode ini, besarnya penggantian akan disesuaikan dengan jumlah pengeluaran yang telah dilakukan, sehingga saldo kas kecil selalu tetap seperti semula.

Untuk mengetahui sisa uang yang ada dalam kas kecil, pengelola kas kecil akan membuat catatan.

Perlu diketahui bahwa pengelola kas kecil tidak mencatat penggunaan dana kas kecil dalam jurnal.

Buku kas kecil biasanya hanya berupa catatan intern kas kecil sehingga tidak dapat dijadikan sebagai dasar pencatatan dalam buku besar.

Namun, pengelola harus tetap mengumpulkan bukti transaksi pengeluaran.

Pengelola sistem kas kecil akan mendapatkan dana kas dengan jumlah uang tunai yang telah disepakati oleh perusahaan.

Dana ini digunakan untuk keperluan harian yang jumlahnya kecil dan digunakan dalam waktu tertentu.

Apabila dana kas kecil telah habis, pengelola akan meminta dana kepada bagian keuangan sesuai dengan besaran yang telah ditentukan.

Sehingga, dana kas kecil akan selalu sama pada waktu tertentu atau jumlah uang dalam kas kecil akan kembali lagi seperti semula.

Langkah-langah operasional dalam metode dana tetap:

• Pengelola kas kecil diberi sejumlah uang tunai yang akan digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran dengan nominal kecil.
• Dana kas kecil digunakan untuk membayar transaksi pengeluaran.
• Setelah saldo kas kecil sudah habis atau hampir habis, pengelola menyusun permintaan anggaran dan mendapat pemasukan sesuai jumlah nominal pengeluaran yang terjadi

2. Metode Fluktuasi (Fluctuation Fund System)

Dalam pencatatan kas kecil menggunakan metode fluktuasi, pemakaian kas kecil oleh pengelola dicatat dalam bentuk jurnal formal.

Sehingga, buku kas kecil dapat digunakan sebagai dasar pencatatan dalam buku besar.

Dalam metode ini, dana kas kecil ditentukan dalam jumlah tetap, sehingga pengisian kas kecil tidak harus sama dengan jumlah yang dikeluarkan.

Dengan kata lain, jumlah dana kas kecil tidak harus sama dengan jumlah nominal saldo awalnya. Artinya, jumlah tersebut bisa kurang maupun lebih.

Sebagai contoh, ketika pertama kali menentukan kebijakan kas kecil, perusahaan menetapkan jumlah nominal kas kecil sebesar Rp.15 juta.

Kemudian, dana kas kecil digunakan seusai kebutuhan dan kemudian kas kecil diisi kembali dengan nominal tersebut.

Selain itu, metode fluktuatif tidak memerlukan jurnal penyesuaian terhadap saldo dana kas kecil pada akhir periode.

• Langah-langkah operasional dalam metode fluktuasi:
• Pengelola kas kecil mendapat sejumlah uang tunai yang digunakan untuk membayar transaksi pengeluaran perusahaan yang nominalnya relatif kecil.
• Dana kas kecil digunakan untuk membayar transaksi pengeluaran.
• Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil.
• Setelah saldo kas kecil sudah habis atau hampir habis, besarnya jumlah dana yang disesuaikan dengan perkembangan kegiatan. Saldo kas kecil tidak harus sama dengan besaran sebelumnya.

Jadi bisa dibilang sistem kas kecil untuk perusahaan ini penting seperti yang sudah diulas pada blog ini.