Aturan Kenaikan Upah Secara Berkala Menurut UU Ketenagakerjaan

Kenaikan upah secara berkala adalah salah satu topik yang sering menjadi perhatian karyawan dan HRD. Bagi karyawan, kenaikan upah berkaitan langsung dengan kebutuhan hidup, motivasi kerja, dan rasa dihargai oleh perusahaan. Bagi perusahaan, kenaikan upah berkaitan dengan kemampuan finansial, produktivitas, struktur organisasi, retensi karyawan, serta kepatuhan terhadap aturan ketenagakerjaan.

Namun, masih banyak yang keliru memahami aturan kenaikan upah berkala. Sebagian karyawan menganggap perusahaan wajib menaikkan gaji setiap tahun dengan persentase tertentu. Sebaliknya, sebagian perusahaan menganggap kenaikan upah sepenuhnya merupakan kebijakan internal tanpa kewajiban peninjauan. Padahal, aturan ketenagakerjaan mengenal kewajiban penyusunan struktur dan skala upah, penetapan upah minimum, serta peninjauan upah secara berkala dengan memperhatikan kemampuan perusahaan dan produktivitas.

Artikel ini membahas aturan kenaikan upah secara berkala menurut ketentuan ketenagakerjaan terbaru, perbedaan kenaikan upah minimum dan kenaikan gaji individual, faktor yang memengaruhi kenaikan upah, serta cara HRD menyusun kebijakan kenaikan gaji yang adil dan berkelanjutan.

Apa Itu Kenaikan Upah Secara Berkala?

Kenaikan upah secara berkala adalah peninjauan dan penyesuaian upah pekerja dalam periode tertentu berdasarkan kebijakan perusahaan, struktur dan skala upah, kemampuan perusahaan, produktivitas, kinerja, masa kerja, jabatan, kompetensi, dan faktor lain yang relevan.

Kenaikan ini bisa dilakukan setiap tahun, setiap semester, setelah evaluasi kinerja, setelah promosi jabatan, atau berdasarkan periode yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

Dalam praktik HR, kenaikan upah berkala tidak selalu berarti semua karyawan mendapat kenaikan dengan persentase sama. Karyawan dengan kinerja tinggi, tanggung jawab lebih besar, kompetensi langka, atau promosi jabatan dapat memperoleh kenaikan berbeda dari karyawan lain.

Karena itu, perusahaan perlu memiliki sistem pengupahan yang jelas. Salah satu fondasinya adalah struktur dan skala upah agar penetapan gaji tidak hanya berdasarkan negosiasi personal, tetapi juga mempertimbangkan jabatan, masa kerja, pendidikan, kompetensi, kemampuan perusahaan, dan produktivitas.

Apakah Perusahaan Wajib Menaikkan Upah Setiap Tahun?

Jawaban singkatnya: perusahaan wajib memperhatikan ketentuan upah minimum, wajib menyusun struktur dan skala upah, serta wajib melakukan peninjauan upah secara berkala. Namun, peraturan tidak menetapkan bahwa semua karyawan harus mendapatkan kenaikan gaji tahunan dengan persentase yang sama.

Peninjauan upah berkala perlu dilakukan dengan memperhatikan kemampuan perusahaan dan produktivitas. Artinya, perusahaan tidak bisa mengabaikan evaluasi upah sama sekali, tetapi hasil peninjauan dapat berbeda tergantung kondisi bisnis dan kebijakan pengupahan yang sah.

Untuk pekerja dengan masa kerja kurang dari satu tahun, upah minimum menjadi batas paling rendah. Sementara untuk pekerja dengan masa kerja satu tahun atau lebih, upah seharusnya berpedoman pada struktur dan skala upah yang berlaku di perusahaan.

Dengan kata lain, kenaikan UMP atau UMK tidak otomatis berarti semua karyawan harus naik gaji dengan persentase yang sama. Namun, jika upah karyawan berada di bawah upah minimum terbaru, perusahaan wajib menyesuaikannya agar tidak melanggar aturan.

Dasar Hukum Kenaikan Upah Secara Berkala

Aturan kenaikan upah berkala tidak berdiri sendiri. Topik ini berkaitan dengan beberapa ketentuan pengupahan dan ketenagakerjaan.

1. UU Ketenagakerjaan dan UU Cipta Kerja

UU Ketenagakerjaan mengatur bahwa pekerja berhak memperoleh penghasilan yang memenuhi penghidupan yang layak bagi kemanusiaan. Dalam perkembangannya, sejumlah ketentuan ketenagakerjaan telah berubah melalui UU Cipta Kerja dan UU 6 Tahun 2023.

Dalam konteks pengupahan, kebijakan pengupahan mencakup upah minimum, struktur dan skala upah, upah kerja lembur, bentuk dan cara pembayaran upah, denda dan potongan upah, serta upah sebagai dasar perhitungan hak dan kewajiban lainnya.

Untuk memahami konteks besarnya, Anda dapat membaca pembahasan tentang UU Ketenagakerjaan di Indonesia dan pasal yang mengatur upah dalam peraturan undang-undang.

2. PP 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan

PP 36 Tahun 2021 menjadi salah satu aturan penting dalam sistem pengupahan setelah perubahan UU Ketenagakerjaan. Aturan ini mengatur kebijakan pengupahan, upah minimum, struktur dan skala upah, upah bagi usaha mikro dan kecil, serta sanksi administratif terkait pengupahan.

Dalam PP 36/2021, struktur dan skala upah digunakan sebagai pedoman pengusaha dalam menetapkan upah berdasarkan satuan waktu. Jika upah terdiri dari upah pokok dan tunjangan tetap, struktur dan skala upah menjadi pedoman dalam menetapkan upah pokok.

3. PP 51 Tahun 2023 dan PP 49 Tahun 2025

PP 36 Tahun 2021 telah mengalami perubahan. Perubahan pertama dilakukan melalui PP 51 Tahun 2023, kemudian perubahan kedua melalui PP 49 Tahun 2025 tentang Perubahan Kedua atas PP 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan.

PP 49 Tahun 2025 penting karena memperbarui ketentuan pengupahan, terutama dalam konteks penetapan upah minimum dan kebijakan pengupahan setelah Putusan Mahkamah Konstitusi Nomor 168/PUU-XXI/2023. Bagi HRD, perubahan ini perlu diperhatikan saat menyusun anggaran kenaikan gaji dan menyesuaikan upah minimum tahun berjalan.

4. Permenaker Nomor 1 Tahun 2017 tentang Struktur dan Skala Upah

Permenaker 1 Tahun 2017 mengatur struktur dan skala upah. Dalam aturan ini, pengusaha wajib menyusun struktur dan skala upah dengan memperhatikan golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi.

Struktur dan skala upah membantu perusahaan membuat sistem kompensasi yang lebih adil. Tanpa struktur upah yang jelas, kenaikan gaji bisa terlihat subjektif dan menimbulkan kecemburuan antar karyawan.

Perbedaan Kenaikan Upah Minimum dan Kenaikan Upah Berkala

Dalam praktiknya, banyak orang mencampuradukkan kenaikan upah minimum dengan kenaikan upah berkala. Padahal keduanya berbeda.

Jika ingin memahami konsep upah minimum lebih detail, baca artikel tentang upah minimum dan pengertian UMR, UMP, dan UMK.

Komponen Upah yang Perlu Dipahami Sebelum Menaikkan Gaji

Sebelum melakukan kenaikan gaji, HRD perlu memahami komponen upah. Ini penting karena kenaikan gaji pokok dapat memengaruhi komponen lain seperti tunjangan, lembur, THR, BPJS, PPh 21, dan pesangon.

1. Upah Pokok

Upah pokok adalah imbalan dasar yang dibayarkan kepada pekerja berdasarkan tingkat atau jenis pekerjaan. Dalam struktur dan skala upah, yang biasanya menjadi acuan utama adalah upah pokok atau upah tanpa tunjangan, tergantung komponen upah yang digunakan perusahaan.

2. Tunjangan Tetap

Tunjangan tetap adalah pembayaran yang diberikan secara tetap dan teratur, tidak dikaitkan dengan kehadiran atau pencapaian tertentu. Contohnya tunjangan jabatan tetap atau tunjangan keluarga tetap.

3. Tunjangan Tidak Tetap

Tunjangan tidak tetap diberikan berdasarkan kondisi tertentu, misalnya kehadiran, transportasi harian, makan harian, atau insentif tertentu yang bergantung pada kehadiran atau aktivitas kerja.

4. Pendapatan Non-Upah

Bonus, insentif, THR, dan fasilitas tertentu dapat masuk dalam kategori pendapatan non-upah, tergantung karakter pembayarannya. Kenaikan gaji pokok tidak selalu otomatis menaikkan bonus, tetapi dapat memengaruhi perhitungan tertentu apabila kebijakan perusahaan menggunakan gaji pokok sebagai dasar.

Untuk memahami detail komponen penghasilan karyawan, baca pembahasan tentang komponen gaji dalam sistem pengupahan, tunjangan karyawan, dan jenis-jenis tunjangan kerja.

Faktor yang Memengaruhi Kenaikan Upah Berkala

1. Kinerja Karyawan

Kinerja merupakan salah satu faktor paling umum dalam penentuan kenaikan upah berkala. Karyawan yang mencapai target, menunjukkan produktivitas tinggi, menjaga kualitas kerja, dan memberi kontribusi nyata kepada perusahaan biasanya memiliki peluang lebih besar untuk memperoleh kenaikan gaji.

Namun, agar adil, penilaian kinerja tidak boleh hanya berdasarkan kesan subjektif atasan. Perusahaan perlu menggunakan indikator yang jelas, seperti target kerja, kualitas output, perilaku kerja, kontribusi tim, kepemimpinan, dan pencapaian KPI.

Artikel tentang penilaian dan evaluasi kinerja karyawan serta KPI atau Key Performance Indicator dapat membantu HRD membuat penilaian yang lebih objektif.

2. Produktivitas Perusahaan

Peninjauan upah berkala perlu memperhatikan produktivitas. Jika produktivitas meningkat, perusahaan memiliki dasar yang lebih kuat untuk menaikkan upah. Sebaliknya, jika produktivitas menurun, perusahaan perlu berhati-hati agar kenaikan biaya tenaga kerja tidak mengganggu kelangsungan usaha.

Produktivitas bukan hanya jumlah output, tetapi juga efisiensi kerja, kualitas hasil, kontribusi terhadap pendapatan, dan kemampuan perusahaan mencapai target bisnis.

3. Kemampuan Keuangan Perusahaan

Kenaikan upah yang sehat harus mempertimbangkan kemampuan perusahaan. Jika kenaikan gaji tidak dihitung dengan baik, beban payroll dapat naik terlalu tinggi dan mengganggu arus kas.

HRD perlu bekerja sama dengan finance untuk menghitung dampak kenaikan gaji terhadap biaya operasional, margin laba, kas perusahaan, pajak, BPJS, THR, lembur, dan kewajiban lainnya.

Perusahaan dapat menggunakan laporan keuangan, laporan arus kas, dan manajemen cash flow sebagai dasar pengambilan keputusan.

4. Masa Kerja

Masa kerja dapat menjadi salah satu pertimbangan kenaikan upah. Karyawan yang lebih lama bekerja biasanya memiliki pengalaman, pemahaman proses internal, dan kontribusi historis yang lebih besar.

Namun, masa kerja sebaiknya tidak menjadi satu-satunya faktor. Jika kenaikan hanya berdasarkan masa kerja tanpa memperhatikan kinerja dan kompetensi, perusahaan berisiko menciptakan sistem kompensasi yang kurang produktif.

5. Jabatan dan Tanggung Jawab

Karyawan yang naik jabatan atau menerima tanggung jawab lebih besar umumnya layak mendapatkan penyesuaian upah. Kenaikan ini berbeda dari kenaikan tahunan biasa karena terkait perubahan bobot pekerjaan.

Misalnya, staf yang dipromosikan menjadi supervisor memiliki tanggung jawab mengelola tim, mengawasi target, dan mengambil keputusan operasional. Wajar jika struktur upahnya berbeda dari posisi sebelumnya.

6. Kompetensi dan Keahlian

Kompetensi teknis, sertifikasi, pengalaman spesifik, kemampuan manajerial, dan keahlian langka dapat memengaruhi kenaikan upah. Perusahaan perlu menjaga agar karyawan dengan kompetensi penting tidak mudah pindah ke kompetitor.

Dalam konteks ini, kenaikan upah juga menjadi bagian dari strategi retensi karyawan dan pengembangan SDM.

7. Inflasi dan Biaya Hidup

Inflasi dan kenaikan biaya hidup menjadi pertimbangan penting dalam peninjauan upah. Jika harga kebutuhan meningkat tetapi upah tidak pernah ditinjau, daya beli pekerja dapat menurun.

Meski begitu, kenaikan biaya hidup tidak otomatis berarti perusahaan harus menaikkan gaji seluruh karyawan dengan angka yang sama dengan inflasi. Perusahaan tetap perlu mengombinasikan faktor inflasi dengan produktivitas, kemampuan keuangan, posisi gaji terhadap pasar, dan struktur upah internal.

8. Daya Saing Pasar Tenaga Kerja

Jika gaji perusahaan jauh tertinggal dari pasar, risiko turnover bisa meningkat. Karyawan yang merasa upahnya tidak kompetitif dapat mencari peluang di tempat lain.

Karena itu, perusahaan sebaiknya melakukan survei gaji atau benchmarking untuk posisi tertentu. Ini terutama penting untuk posisi yang sulit dicari, seperti teknologi, sales B2B, finance, legal, engineer, atau posisi manajerial.

Hubungan Kenaikan Upah dengan Struktur dan Skala Upah

Struktur dan skala upah adalah alat penting agar kenaikan gaji tidak dilakukan secara sembarangan. Dengan struktur yang jelas, perusahaan dapat mengetahui kisaran upah untuk setiap golongan jabatan.

Apa Fungsi Struktur dan Skala Upah?

Struktur dan skala upah berfungsi untuk:

• mewujudkan sistem upah yang lebih adil;
• mengurangi kesenjangan upah yang tidak wajar;
• mendorong produktivitas;
• memberi kepastian upah bagi pekerja;
• membantu HRD menentukan kenaikan gaji secara objektif;
• menjadi dasar promosi, rotasi, dan pengembangan karier;
• menjaga daya saing kompensasi perusahaan.

Unsur yang Perlu Dipertimbangkan

Dalam penyusunan struktur dan skala upah, perusahaan perlu memperhatikan:

• golongan jabatan;
• jabatan;
• masa kerja;
• pendidikan;
• kompetensi;
• kemampuan perusahaan;
• produktivitas perusahaan;
• upah minimum yang berlaku.

Jika perusahaan belum memiliki struktur gaji yang rapi, artikel struktur dan skala upah serta cara membuatnya dapat menjadi referensi tambahan.

Contoh Skema Kenaikan Upah Berkala

Setiap perusahaan dapat memiliki skema berbeda, selama tidak melanggar ketentuan upah minimum dan tetap mengacu pada struktur serta skala upah yang berlaku.

1. Kenaikan Berdasarkan Evaluasi Tahunan

Perusahaan melakukan evaluasi kinerja setahun sekali. Karyawan diberi kenaikan berdasarkan hasil penilaian.

Angka di atas hanya ilustrasi. Perusahaan harus menyesuaikan dengan kemampuan finansial, struktur upah, dan kebijakan internal.

2. Kenaikan Berdasarkan Masa Kerja

Skema ini memberikan kenaikan berdasarkan lama bekerja. Misalnya, karyawan yang mencapai masa kerja tertentu memperoleh penyesuaian upah.

Kelebihannya, sistem ini mudah dipahami. Kekurangannya, jika tidak dikombinasikan dengan kinerja, perusahaan dapat memberi kenaikan kepada karyawan yang belum tentu produktif.

3. Kenaikan Berdasarkan Promosi Jabatan

Kenaikan ini diberikan ketika karyawan naik jabatan atau menerima tanggung jawab baru. Besarnya kenaikan biasanya lebih tinggi dibanding kenaikan tahunan biasa karena bobot jabatan berubah.

Promosi sebaiknya didasarkan pada kinerja, kompetensi, potensi kepemimpinan, dan kebutuhan organisasi, bukan hanya masa kerja.

4. Kenaikan Berdasarkan Penyesuaian Upah Minimum

Jika upah minimum wilayah naik dan ada karyawan yang upahnya masih di bawah batas terbaru, perusahaan wajib menyesuaikan upah karyawan tersebut.

Namun, perusahaan perlu hati-hati agar kenaikan di level bawah tidak membuat struktur gaji menjadi terlalu rapat. Jika gaji karyawan baru naik mendekati gaji karyawan senior, HRD perlu meninjau kembali struktur dan skala upah agar tidak menimbulkan ketidakadilan internal.

5. Kenaikan Berdasarkan Market Adjustment

Market adjustment dilakukan ketika gaji posisi tertentu jauh tertinggal dari pasar. Tujuannya adalah mempertahankan talenta penting dan menjaga daya saing perusahaan.

Contohnya, perusahaan menaikkan gaji software engineer, sales specialist, atau finance manager karena posisi tersebut sulit dicari dan permintaan pasar tinggi.

Rumus Sederhana Menghitung Kenaikan Gaji

Secara sederhana, kenaikan gaji dapat dihitung dengan rumus:

Gaji Baru = Gaji Lama + (Gaji Lama x Persentase Kenaikan)

Contoh Perhitungan

Jika kenaikan gaji mengubah gaji pokok, HRD juga perlu menghitung ulang dampaknya terhadap THR, BPJS, PPh 21, lembur, dan komponen payroll lainnya. Artikel cara menghitung kenaikan gaji karyawan dapat digunakan sebagai panduan praktis.

Dampak Kenaikan Upah terhadap Payroll

Kenaikan gaji tidak hanya mengubah angka yang diterima karyawan setiap bulan. Perubahan ini dapat memengaruhi banyak komponen payroll.

1. PPh 21

Jika penghasilan bruto naik, potongan PPh 21 dapat ikut berubah. HRD perlu menghitung ulang pajak karyawan sesuai ketentuan yang berlaku.

Untuk memahami dasar perhitungannya, baca pembahasan tentang tarif PPh 21 dan jurnal PPh 21.

2. BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan

Komponen iuran BPJS dapat berkaitan dengan upah. Jika upah berubah, HRD perlu memastikan dasar perhitungan iuran sudah disesuaikan sesuai ketentuan masing-masing program.

3. THR

THR umumnya dihitung berdasarkan upah yang diterima pekerja. Jika kenaikan gaji terjadi sebelum periode THR, nilai THR dapat ikut berubah sesuai kebijakan dan ketentuan yang berlaku.

4. Upah Lembur

Jika dasar perhitungan lembur berubah, nilai upah lembur juga bisa berubah. Karena itu, HRD perlu memahami aturan upah lembur agar perhitungan tetap akurat.

5. Slip Gaji

Setelah kenaikan gaji berlaku, slip gaji perlu diperbarui. Pastikan gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, potongan, pajak, BPJS, dan take home pay tercantum dengan benar.

Jika masih menggunakan format manual, baca panduan contoh cara membuat slip gaji di Excel.

Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Kenaikan Upah Berkala

1. Tidak Memiliki Struktur dan Skala Upah

Tanpa struktur dan skala upah, kenaikan gaji mudah terlihat subjektif. Karyawan bisa mempertanyakan mengapa orang dengan jabatan atau masa kerja yang sama mendapatkan kenaikan berbeda.

2. Menyamakan Semua Kenaikan Gaji

Memberikan persentase kenaikan yang sama untuk semua karyawan terlihat sederhana, tetapi belum tentu adil. Karyawan dengan kinerja tinggi dapat merasa tidak dihargai jika kenaikannya sama dengan karyawan yang kontribusinya rendah.

3. Mengabaikan Kemampuan Perusahaan

Kenaikan gaji yang terlalu tinggi tanpa memperhitungkan keuangan perusahaan dapat membebani cash flow. HRD dan finance perlu menghitung total dampak kenaikan terhadap biaya tahunan, bukan hanya gaji bulanan.

4. Tidak Mendokumentasikan Kebijakan

Kenaikan upah perlu didukung dokumen. Misalnya surat keputusan, hasil evaluasi kinerja, struktur dan skala upah, persetujuan manajemen, dan pembaruan data payroll.

5. Tidak Mengomunikasikan Alasan Kenaikan

Komunikasi yang buruk dapat menimbulkan salah paham. Karyawan perlu memahami bahwa kenaikan gaji dipengaruhi oleh kinerja, jabatan, kemampuan perusahaan, kebijakan upah minimum, dan struktur upah.

6. Melupakan Karyawan Masa Kerja Satu Tahun atau Lebih

Upah minimum terutama menjadi dasar bagi pekerja dengan masa kerja kurang dari satu tahun. Untuk pekerja dengan masa kerja satu tahun atau lebih, perusahaan perlu mengacu pada struktur dan skala upah. Jika tidak, karyawan senior bisa merasa tidak mendapatkan pengakuan atas pengalaman dan masa kerjanya.

Cara HRD Menyusun Kebijakan Kenaikan Upah Berkala

1. Audit Data Gaji Saat Ini

HRD perlu memetakan gaji seluruh karyawan berdasarkan jabatan, level, masa kerja, pendidikan, kompetensi, lokasi kerja, dan status hubungan kerja. Data ini menjadi dasar untuk melihat apakah ada gap yang tidak wajar.

2. Perbarui Struktur dan Skala Upah

Struktur dan skala upah perlu ditinjau secara berkala agar tetap relevan dengan kondisi perusahaan, upah minimum, dan pasar tenaga kerja.

3. Tetapkan Kriteria Kenaikan

Kriteria kenaikan dapat mencakup:

• hasil evaluasi kinerja;
• pencapaian KPI;
• masa kerja;
• promosi jabatan;
• peningkatan kompetensi;
• kontribusi terhadap bisnis;
• posisi gaji terhadap struktur upah;
• posisi gaji terhadap pasar;
• kemampuan keuangan perusahaan.

4. Siapkan Anggaran Kenaikan Gaji

Perusahaan perlu menentukan budget kenaikan gaji. Misalnya, total kenaikan payroll tidak boleh melebihi persentase tertentu dari pendapatan atau laba.

Anggaran ini sebaiknya disiapkan sebelum periode evaluasi agar proses kenaikan tidak dilakukan mendadak.

5. Gunakan Data Kinerja yang Objektif

Kenaikan berdasarkan kinerja harus didukung data. Gunakan hasil evaluasi, target, laporan atasan, pencapaian proyek, kontribusi tim, dan catatan disiplin kerja.

6. Hitung Dampak Payroll

Setiap kenaikan gaji perlu dihitung dampaknya terhadap pajak, BPJS, THR, lembur, dan biaya lain. Penggunaan software payroll dapat membantu mengurangi risiko salah hitung.

7. Komunikasikan kepada Karyawan

Setelah keputusan dibuat, sampaikan kenaikan gaji secara profesional. Karyawan perlu mengetahui nominal baru, tanggal berlaku, perubahan komponen gaji, dan hal-hal lain yang relevan.

Contoh Kebijakan Kenaikan Upah Berkala di Perusahaan

Berikut contoh struktur kebijakan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

1. Periode Peninjauan

Perusahaan melakukan peninjauan upah satu kali setiap tahun, biasanya setelah evaluasi kinerja tahunan dan sebelum penyusunan anggaran tahun berikutnya.

2. Karyawan yang Berhak Ditinjau

Karyawan yang telah bekerja minimal periode tertentu, misalnya 6 bulan atau 12 bulan, dapat masuk dalam proses peninjauan. Karyawan yang masih dalam masa percobaan dapat mengikuti kebijakan tersendiri.

3. Dasar Penilaian

Peninjauan upah mempertimbangkan kinerja, jabatan, masa kerja, kompetensi, struktur dan skala upah, kemampuan perusahaan, produktivitas, dan ketentuan upah minimum.

4. Kenaikan Berdasarkan Kinerja

Karyawan dengan kategori kinerja lebih tinggi dapat memperoleh kenaikan lebih besar. Karyawan dengan kinerja kurang dapat memperoleh kenaikan terbatas atau program pembinaan terlebih dahulu.

5. Kenaikan karena Promosi

Karyawan yang dipromosikan ke jabatan lebih tinggi mendapatkan penyesuaian gaji sesuai kisaran upah jabatan baru.

6. Kenaikan karena Upah Minimum

Jika upah karyawan berada di bawah upah minimum terbaru, perusahaan menyesuaikan upah agar memenuhi ketentuan yang berlaku.

Checklist Kenaikan Upah Berkala untuk HRD

Checklist Regulasi

• Upah tidak boleh lebih rendah dari upah minimum yang berlaku.
• Struktur dan skala upah tersedia dan diperbarui.
• Peninjauan upah dilakukan secara berkala.
• Peraturan perusahaan atau PKB memuat kebijakan pengupahan yang jelas.
• Karyawan dengan masa kerja satu tahun atau lebih dipertimbangkan berdasarkan struktur dan skala upah.
• Perubahan PP pengupahan terbaru sudah diperhatikan.

Checklist Data HR

• Data jabatan karyawan sudah benar.
• Masa kerja sudah dihitung akurat.
• Data pendidikan dan kompetensi sudah diperbarui.
• Hasil evaluasi kinerja tersedia.
• KPI sudah terdokumentasi.
• Riwayat kenaikan gaji sebelumnya tersedia.

Checklist Finance dan Payroll

• Budget kenaikan gaji sudah disetujui.
• Dampak terhadap PPh 21 dihitung.
• Dampak terhadap BPJS dihitung.
• Dampak terhadap THR dihitung.
• Dampak terhadap lembur dihitung.
• Slip gaji dan sistem payroll diperbarui.

Checklist Komunikasi

• Surat keputusan kenaikan gaji disiapkan.
• Tanggal berlaku kenaikan ditentukan.
• Atasan langsung memahami dasar keputusan.
• Karyawan menerima informasi secara jelas.
• Data kenaikan tersimpan dalam arsip HR.

Bagaimana Jika Perusahaan Tidak Mampu Menaikkan Gaji?

Jika perusahaan sedang mengalami tekanan finansial, HRD dan manajemen tetap perlu melakukan peninjauan upah. Namun, hasil peninjauan dapat mempertimbangkan kemampuan perusahaan.

Beberapa alternatif yang bisa dipertimbangkan:

• menunda kenaikan umum dengan komunikasi yang jelas;
• memberikan kenaikan selektif untuk posisi kritis;
• memberikan bonus berbasis kinerja jika kondisi keuangan membaik;
• meningkatkan benefit non-tunai;
• memberikan fleksibilitas kerja;
• membuat program pengembangan karier;
• meninjau ulang beban kerja dan distribusi tugas;
• menyusun rencana kenaikan bertahap.

Namun, perusahaan tetap wajib memastikan upah tidak lebih rendah dari upah minimum yang berlaku. Jika ada karyawan yang upahnya berada di bawah batas minimum terbaru, penyesuaian tetap harus dilakukan.

Bagaimana Jika Karyawan Merasa Kenaikan Gajinya Tidak Adil?

Karyawan yang merasa kenaikan gajinya tidak adil sebaiknya menanyakan dasar penilaian secara profesional kepada atasan atau HRD. Hindari membandingkan gaji secara emosional tanpa mengetahui struktur, jabatan, kinerja, dan tanggung jawab masing-masing.

Perusahaan sebaiknya menyediakan ruang diskusi yang sehat. Jika kebijakan kenaikan upah transparan dan berbasis data, HRD dapat menjelaskan alasan perbedaan kenaikan tanpa membuka data rahasia karyawan lain.

Jika perselisihan mengenai upah berkembang menjadi masalah hubungan industrial, penyelesaiannya dapat mengikuti mekanisme yang berlaku. Pembahasan mengenai mediasi, konsiliasi, dan arbitrase dapat menjadi referensi tambahan.

Hubungan Kenaikan Upah dengan Retensi Karyawan

Kenaikan upah yang adil dapat membantu perusahaan mempertahankan karyawan. Karyawan yang merasa kontribusinya dihargai cenderung lebih loyal dan termotivasi.

Namun, retensi tidak hanya ditentukan oleh gaji. Faktor lain seperti lingkungan kerja, peluang karier, gaya kepemimpinan, beban kerja, budaya perusahaan, dan fleksibilitas kerja juga berpengaruh.

Karena itu, kenaikan upah sebaiknya menjadi bagian dari strategi HR yang lebih luas, termasuk pengembangan karier, pelatihan, evaluasi kinerja, dan kesejahteraan karyawan.

Hubungan Kenaikan Upah dengan Promosi Jabatan

Promosi jabatan biasanya disertai kenaikan upah karena tanggung jawab karyawan bertambah. Namun, perusahaan perlu memastikan bahwa kenaikan tersebut sesuai dengan struktur upah jabatan baru.

Promosi tanpa kenaikan upah dapat menimbulkan ketidakpuasan, terutama jika beban kerja dan tanggung jawab meningkat signifikan. Sebaliknya, kenaikan upah tanpa perubahan tanggung jawab juga perlu dijelaskan agar tidak menimbulkan kesan tidak adil.

Oleh karena itu, promosi, rotasi, dan kenaikan gaji perlu dikelola dalam sistem manajemen kinerja yang konsisten.

Hubungan Kenaikan Upah dengan Pajak Penghasilan

Kenaikan gaji dapat membuat potongan PPh 21 berubah. Karyawan mungkin melihat gaji bruto naik, tetapi take home pay tidak naik sebesar angka bruto karena ada perubahan pajak dan iuran.

HRD perlu menjelaskan perbedaan antara gaji bruto, potongan, dan take home pay. Jika perusahaan ingin membuat komunikasi gaji lebih jelas, slip gaji harus memuat komponen yang mudah dipahami.

Perusahaan juga perlu memastikan perhitungan pajak sesuai ketentuan. Jika terjadi kesalahan, dapat dilakukan pembetulan sesuai prosedur, misalnya dengan merujuk artikel cara menghitung dan melakukan pembetulan PPh 21.

Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang Kenaikan Upah Berkala

Apakah Karyawan Berhak Naik Gaji Setiap Tahun?

Karyawan berhak mendapatkan upah yang tidak lebih rendah dari ketentuan minimum dan perusahaan wajib melakukan peninjauan upah secara berkala. Namun, aturan tidak menetapkan bahwa semua karyawan pasti naik gaji setiap tahun dengan persentase yang sama.

Apakah Kenaikan UMP atau UMK Otomatis Menaikkan Semua Gaji?

Tidak otomatis. Kenaikan upah minimum wajib diperhatikan terutama untuk karyawan yang upahnya berada di bawah batas minimum terbaru. Untuk karyawan yang sudah di atas upah minimum, penyesuaian mengikuti struktur dan skala upah, kebijakan perusahaan, kinerja, produktivitas, dan kemampuan perusahaan.

Apakah Karyawan Masa Kerja Lebih dari 1 Tahun Boleh Digaji Sama dengan Upah Minimum?

Upah minimum terutama berlaku bagi pekerja dengan masa kerja kurang dari satu tahun. Untuk pekerja dengan masa kerja satu tahun atau lebih, upah seharusnya berpedoman pada struktur dan skala upah di perusahaan.

Apakah Perusahaan Wajib Punya Struktur dan Skala Upah?

Ya. Pengusaha wajib menyusun dan menerapkan struktur dan skala upah dengan memperhatikan faktor yang relevan seperti golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, kompetensi, kemampuan perusahaan, dan produktivitas.

Apakah Kenaikan Gaji Harus Dicantumkan dalam Perjanjian Kerja?

Ketentuan kenaikan gaji dapat diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Jika tidak mencantumkan nominal kenaikan, perusahaan tetap perlu memiliki mekanisme peninjauan upah yang jelas.

Apakah Bonus Sama dengan Kenaikan Gaji?

Tidak. Bonus biasanya merupakan pendapatan non-upah yang diberikan berdasarkan keuntungan atau pencapaian tertentu. Kenaikan gaji mengubah basis penghasilan rutin karyawan.

Apakah Kenaikan Gaji Memengaruhi THR?

Bisa. Jika kenaikan gaji berlaku sebelum perhitungan THR dan komponen upah yang menjadi dasar THR ikut berubah, nilai THR dapat ikut berubah sesuai ketentuan dan kebijakan perusahaan.

Apakah Perusahaan Bisa Tidak Menaikkan Gaji karena Rugi?

Perusahaan dapat mempertimbangkan kemampuan finansial dalam peninjauan upah. Namun, perusahaan tetap wajib mematuhi ketentuan upah minimum dan struktur skala upah yang berlaku.

Kesimpulan

Kenaikan upah secara berkala merupakan bagian penting dari pengelolaan SDM dan sistem pengupahan perusahaan. Karyawan membutuhkan kenaikan upah untuk menjaga daya beli dan merasa dihargai, sementara perusahaan perlu memastikan kenaikan tersebut sejalan dengan produktivitas, kemampuan finansial, dan struktur organisasi.

Aturan ketenagakerjaan tidak menetapkan persentase kenaikan gaji tahunan yang sama untuk semua karyawan. Namun, perusahaan wajib memperhatikan upah minimum, menyusun struktur dan skala upah, serta melakukan peninjauan upah secara berkala dengan memperhatikan kemampuan perusahaan dan produktivitas.

Kenaikan upah yang baik harus berbasis data. HRD perlu mempertimbangkan kinerja, KPI, masa kerja, jabatan, kompetensi, produktivitas, kondisi pasar, kemampuan perusahaan, serta dampaknya terhadap payroll, PPh 21, BPJS, THR, dan lembur.

Dengan sistem yang transparan dan terdokumentasi, kenaikan upah berkala dapat menjadi alat untuk meningkatkan motivasi, loyalitas, produktivitas, dan rasa keadilan di lingkungan kerja.

Referensi Eksternal

• JDIH Kemnaker – PP Nomor 49 Tahun 2025 tentang Perubahan Kedua atas PP Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan
• JDIH BPK – PP Nomor 49 Tahun 2025 tentang Pengupahan
• JDIH Kemnaker – PP Nomor 51 Tahun 2023 tentang Perubahan atas PP Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan
• JDIH BPK – PP Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan
• JDIH Kemnaker – Permenaker Nomor 1 Tahun 2017 tentang Struktur dan Skala Upah
• JDIH Kemnaker – UU Nomor 6 Tahun 2023 Klaster Ketenagakerjaan
• JDIH BPK – UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
• JDIH Kemnaker – Permenaker Nomor 16 Tahun 2024 tentang Penetapan Upah Minimum Tahun 2025
• International Labour Organization – Global Wage Trends and Decent Work