Cara Membuat Struktur dan Skala Upah Di Indonesia

Struktur dan skala upah adalah salah satu dokumen penting yang perlu dimiliki perusahaan dalam mengelola sistem penggajian karyawan. Melalui struktur dan skala upah, perusahaan dapat menentukan rentang gaji berdasarkan golongan jabatan, masa kerja, pendidikan, kompetensi, tanggung jawab, dan kemampuan perusahaan.

Bagi HR, struktur dan skala upah membantu proses penggajian menjadi lebih adil, transparan, dan terukur. Bagi karyawan, struktur upah memberikan kepastian bahwa gaji tidak ditentukan secara sembarangan, tetapi berdasarkan tingkatan jabatan dan kriteria yang jelas.

Karena berkaitan langsung dengan hak pekerja dan kepatuhan perusahaan terhadap regulasi, cara membuat struktur dan skala upah di Indonesia perlu dilakukan dengan hati-hati. Perusahaan tidak cukup hanya membuat daftar gaji berdasarkan jabatan, tetapi juga perlu melakukan analisis jabatan, evaluasi jabatan, penentuan golongan, penetapan rentang upah, hingga dokumentasi dalam bentuk keputusan perusahaan.

Apa Itu Struktur dan Skala Upah?

Struktur dan skala upah adalah susunan tingkat upah dari yang terendah sampai tertinggi, atau sebaliknya, yang memuat kisaran nominal upah dari yang terkecil sampai terbesar untuk setiap golongan jabatan.

Dengan kata lain, struktur upah menunjukkan tingkatan jabatan dalam perusahaan, sedangkan skala upah menunjukkan rentang gaji pada setiap tingkatan tersebut. Misalnya, perusahaan memiliki golongan staff junior, staff senior, supervisor, manager, dan head of department. Masing-masing golongan memiliki rentang upah minimum dan maksimum yang berbeda.

Struktur dan skala upah biasanya digunakan sebagai pedoman dalam menentukan gaji karyawan baru, kenaikan gaji, promosi jabatan, penyesuaian upah minimum, evaluasi kompensasi, hingga perencanaan anggaran payroll. Untuk memahami gambaran umum topik ini, HR juga dapat membaca artikel aturan tentang struktur dan skala upah dan struktur dan skala upah serta cara buatnya.

Dasar Hukum Struktur dan Skala Upah di Indonesia

Dasar hukum utama struktur dan skala upah adalah Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 1 Tahun 2017 tentang Struktur dan Skala Upah. Aturan ini menjelaskan bahwa pengusaha wajib menyusun struktur dan skala upah dengan memperhatikan golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi pekerja.

Selain itu, ketentuan struktur dan skala upah juga berkaitan dengan Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan. Dalam regulasi pengupahan, perusahaan wajib menyusun dan menerapkan struktur dan skala upah dengan memperhatikan kemampuan perusahaan dan produktivitas.

Aturan pengupahan juga mengalami perkembangan melalui PP No. 51 Tahun 2023 dan PP No. 49 Tahun 2025. Karena itu, HR perlu memastikan kebijakan pengupahan perusahaan tidak hanya mengacu pada aturan lama, tetapi juga mengikuti perkembangan regulasi terbaru yang berlaku.

Untuk pembahasan yang lebih luas mengenai pengupahan, perusahaan dapat membaca artikel pengupahan di Indonesia, sistem upah ketenagakerjaan di Indonesia, dan pasal yang mengatur upah dalam peraturan undang-undang.

Mengapa Perusahaan Wajib Membuat Struktur dan Skala Upah?

Struktur dan skala upah bukan hanya dokumen administratif. Dokumen ini menjadi dasar penting agar perusahaan memiliki sistem kompensasi yang lebih tertib dan dapat dipertanggungjawabkan.

1. Mewujudkan keadilan upah

Struktur dan skala upah membantu perusahaan membedakan upah berdasarkan jabatan, tanggung jawab, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi. Dengan begitu, karyawan yang memiliki beban kerja lebih besar atau kompetensi lebih tinggi dapat memiliki rentang upah yang lebih sesuai.

2. Mengurangi kesenjangan gaji yang tidak wajar

Tanpa struktur upah, perusahaan bisa saja membayar dua karyawan dengan tanggung jawab berbeda dalam nominal yang terlalu dekat, atau sebaliknya membayar dua karyawan dalam jabatan serupa dengan selisih yang terlalu besar tanpa dasar yang jelas.

3. Menjadi pedoman kenaikan gaji dan promosi

Struktur upah membantu HR menentukan apakah karyawan masih berada dalam rentang gaji jabatannya, sudah mendekati batas atas, atau perlu disesuaikan karena promosi. Hal ini juga membantu perusahaan menyusun kebijakan kenaikan upah secara berkala secara lebih objektif.

4. Mendukung kepatuhan terhadap upah minimum

Struktur dan skala upah tetap harus memperhatikan upah minimum yang berlaku. Upah minimum menjadi batas bawah bagi pekerja dengan masa kerja kurang dari satu tahun. Untuk pekerja dengan masa kerja satu tahun atau lebih, perusahaan perlu menggunakan struktur dan skala upah sebagai pedoman penetapan upah.

Perusahaan dapat membaca referensi tambahan tentang upah minimum, upah minimum dalam ketenagakerjaan, dan pengertian UMR, UMP, dan UMK.

5. Memudahkan perencanaan payroll

Dengan struktur upah yang jelas, HR dan finance dapat memperkirakan kebutuhan anggaran gaji, tunjangan, kenaikan upah, insentif, dan komponen payroll lainnya. Hal ini penting untuk menjaga stabilitas biaya tenaga kerja perusahaan.

Komponen yang Perlu Dipahami Sebelum Membuat Struktur dan Skala Upah

Sebelum menyusun struktur dan skala upah, HR perlu memahami komponen gaji yang berlaku di perusahaan. Kesalahan memahami komponen upah dapat membuat struktur gaji tidak akurat.

1. Upah pokok

Upah pokok adalah imbalan dasar yang dibayarkan kepada pekerja menurut tingkat atau jenis pekerjaan. Dalam struktur dan skala upah, komponen yang menjadi pedoman utama biasanya adalah upah pokok.

Untuk memahami perbedaannya dengan upah minimum, perusahaan dapat membaca artikel pengertian gaji pokok dan UMK.

2. Tunjangan tetap

Tunjangan tetap adalah pembayaran yang diberikan secara teratur kepada karyawan dan tidak dikaitkan dengan kehadiran atau pencapaian tertentu. Contohnya tunjangan jabatan atau tunjangan keluarga yang diberikan rutin setiap bulan.

3. Tunjangan tidak tetap

Tunjangan tidak tetap adalah pembayaran yang bergantung pada kondisi tertentu. Contohnya uang makan berdasarkan kehadiran, uang transport harian, insentif kehadiran, komisi, atau bonus target.

Dalam menyusun sistem pengupahan, perusahaan perlu membedakan gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, bonus, insentif, potongan, dan lembur. Pembahasan terkait dapat dilihat pada artikel komponen gaji dalam sistem pengupahan dan ragam jenis tunjangan karyawan.

Faktor yang Perlu Dipertimbangkan dalam Struktur dan Skala Upah

Struktur dan skala upah tidak sebaiknya dibuat hanya berdasarkan kebiasaan atau perkiraan. Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan agar hasilnya lebih objektif.

1. Golongan jabatan

Golongan jabatan menunjukkan tingkatan posisi dalam organisasi. Misalnya entry level, junior staff, senior staff, supervisor, assistant manager, manager, senior manager, dan director.

2. Jabatan dan tanggung jawab

Setiap jabatan memiliki ruang lingkup pekerjaan dan tanggung jawab yang berbeda. Jabatan yang memimpin tim, mengelola anggaran besar, atau mengambil keputusan strategis biasanya memiliki rentang upah yang lebih tinggi.

3. Masa kerja

Masa kerja dapat menjadi salah satu pertimbangan dalam menentukan posisi karyawan di dalam rentang upah. Karyawan dengan masa kerja lebih panjang dapat memiliki pengalaman dan pemahaman kerja yang lebih baik.

4. Pendidikan

Pendidikan dapat menjadi pertimbangan, terutama jika jabatan membutuhkan kualifikasi akademik tertentu. Namun, pendidikan sebaiknya tidak menjadi satu-satunya faktor karena kompetensi dan tanggung jawab jabatan juga perlu dihitung.

5. Kompetensi

Kompetensi mencakup kemampuan teknis, kemampuan manajerial, sertifikasi, pengalaman, dan keterampilan khusus yang dibutuhkan dalam jabatan tertentu.

6. Kemampuan dan produktivitas perusahaan

Struktur upah perlu disesuaikan dengan kemampuan perusahaan. Perusahaan harus menjaga keseimbangan antara memberikan upah yang adil dan menjaga keberlanjutan bisnis.

Cara Membuat Struktur dan Skala Upah di Indonesia

Berikut langkah-langkah yang dapat digunakan HR untuk membuat struktur dan skala upah secara lebih sistematis.

1. Lakukan analisis jabatan

Analisis jabatan adalah proses mengumpulkan informasi tentang pekerjaan dalam perusahaan. Informasi yang dikumpulkan dapat mencakup nama jabatan, tugas utama, tanggung jawab, wewenang, hubungan kerja, risiko pekerjaan, kompetensi yang dibutuhkan, dan output yang diharapkan.

Analisis jabatan penting karena struktur upah harus didasarkan pada nilai jabatan, bukan hanya nama posisi. Dua jabatan dengan nama berbeda bisa saja memiliki nilai pekerjaan yang setara, sedangkan dua jabatan dengan nama mirip bisa memiliki tingkat tanggung jawab yang berbeda.

Data yang perlu dikumpulkan saat analisis jabatan

• Nama jabatan.
• Departemen atau divisi.
• Atasan langsung.
• Bawahan langsung jika ada.
• Tugas utama.
• Tanggung jawab kerja.
• Target atau output jabatan.
• Kompetensi yang dibutuhkan.
• Pendidikan minimal.
• Pengalaman kerja yang dipersyaratkan.
• Risiko dan kondisi kerja.

2. Susun job description setiap posisi

Setelah analisis jabatan dilakukan, HR perlu menyusun job description atau uraian jabatan. Dokumen ini membantu perusahaan memahami perbedaan tanggung jawab antarposisi.

Job description yang jelas juga bermanfaat dalam rekrutmen, evaluasi kinerja, training, dan promosi jabatan. Jika perusahaan sedang memperbaiki proses rekrutmen, HR dapat membaca panduan cara membuat iklan lowongan pekerjaan agar kebutuhan jabatan lebih mudah dikomunikasikan kepada kandidat.

3. Lakukan evaluasi jabatan

Evaluasi jabatan adalah proses menilai bobot atau nilai relatif setiap jabatan dalam perusahaan. Tujuannya adalah menentukan jabatan mana yang memiliki tingkat tanggung jawab lebih tinggi, kompleksitas lebih besar, atau kontribusi lebih penting terhadap perusahaan.

Evaluasi jabatan dapat dilakukan dengan metode sederhana atau lebih kompleks, tergantung ukuran perusahaan. Untuk perusahaan kecil, metode ranking sederhana bisa cukup. Untuk perusahaan besar, metode poin faktor biasanya lebih akurat karena mempertimbangkan banyak faktor jabatan.

4. Kelompokkan jabatan ke dalam golongan

Setelah jabatan dievaluasi, HR dapat mengelompokkan jabatan ke dalam golongan atau grade. Misalnya:

• Grade 1: helper, office boy, staff entry level.
• Grade 2: staff junior.
• Grade 3: staff senior.
• Grade 4: supervisor.
• Grade 5: assistant manager.
• Grade 6: manager.
• Grade 7: senior manager atau head of department.

Pengelompokan ini membantu perusahaan menyusun rentang upah yang lebih rapi. Setiap grade dapat memiliki upah minimum, midpoint, dan maksimum.

5. Tentukan upah terendah dan tertinggi

Perusahaan perlu menentukan upah terendah dan tertinggi dalam struktur. Upah terendah harus memperhatikan upah minimum yang berlaku. Sementara upah tertinggi dapat ditentukan berdasarkan jabatan tertinggi, kemampuan perusahaan, benchmark pasar, dan strategi kompensasi perusahaan.

Jika perusahaan memiliki banyak cabang di wilayah berbeda, HR perlu memperhatikan upah minimum setempat. Jangan sampai struktur upah nasional perusahaan bertentangan dengan standar upah minimum daerah tempat karyawan bekerja.

6. Tentukan rentang upah setiap golongan

Setiap golongan jabatan sebaiknya memiliki rentang upah. Rentang ini membantu perusahaan menempatkan karyawan berdasarkan pengalaman, masa kerja, kompetensi, dan performa.

Contoh sederhana:

Angka di atas hanya contoh. Perusahaan perlu menyesuaikannya dengan lokasi, industri, kemampuan perusahaan, produktivitas, dan kebijakan internal.

7. Pastikan tidak ada overlap yang tidak wajar

Dalam struktur upah, overlap antargrade masih bisa terjadi. Misalnya staff senior dengan performa tinggi bisa memiliki gaji mendekati supervisor junior. Namun, overlap sebaiknya tetap dikendalikan agar tidak menimbulkan ketimpangan yang sulit dijelaskan.

Jika rentang upah terlalu tumpang tindih, karyawan bisa merasa promosi jabatan tidak memberi dampak yang layak. Sebaliknya, jika jarak antargrade terlalu besar, perusahaan bisa mengalami tekanan biaya yang terlalu tinggi.

8. Tetapkan struktur dan skala upah melalui keputusan perusahaan

Setelah struktur dan skala upah selesai disusun, perusahaan perlu menetapkannya secara resmi. Biasanya dokumen ini ditetapkan oleh pimpinan perusahaan dalam bentuk surat keputusan atau kebijakan internal.

Dokumen tersebut dapat mencakup daftar golongan jabatan, rentang upah, dasar penyusunan, tanggal berlaku, dan pihak yang bertanggung jawab melakukan evaluasi berkala.

9. Beritahukan kepada pekerja secara perorangan

Struktur dan skala upah perlu diberitahukan kepada pekerja secara perorangan. Artinya, perusahaan tidak harus membuka seluruh daftar gaji semua jabatan kepada semua orang, tetapi pekerja perlu mengetahui posisi upahnya dalam struktur yang berlaku.

Komunikasi ini penting agar karyawan memahami dasar penetapan upah, terutama ketika membahas kenaikan gaji, promosi, atau perubahan jabatan.

10. Evaluasi struktur upah secara berkala

Struktur dan skala upah tidak boleh dibiarkan statis terlalu lama. Perusahaan perlu mengevaluasinya secara berkala, terutama jika ada perubahan upah minimum, perubahan organisasi, penambahan jabatan baru, perubahan strategi bisnis, atau perubahan kondisi pasar tenaga kerja.

Evaluasi berkala juga membantu perusahaan memastikan sistem kompensasi tetap kompetitif dan tidak menimbulkan kesenjangan yang tidak sehat.

Metode Membuat Struktur dan Skala Upah

Dalam praktiknya, perusahaan dapat menggunakan beberapa metode untuk menyusun struktur dan skala upah. Pilihan metode dapat disesuaikan dengan ukuran perusahaan, jumlah jabatan, kompleksitas organisasi, dan kemampuan HR dalam mengolah data.

1. Metode ranking sederhana

Metode ranking sederhana dilakukan dengan mengurutkan jabatan dari yang paling rendah sampai paling tinggi berdasarkan nilai atau bobot jabatan. Metode ini relatif mudah digunakan dan cocok untuk perusahaan kecil dengan jumlah jabatan yang tidak terlalu banyak.

Kelebihan metode ranking sederhana

• Mudah dipahami.
• Tidak membutuhkan perhitungan kompleks.
• Cocok untuk organisasi kecil.

Kekurangan metode ranking sederhana

• Cenderung subjektif jika tidak ada kriteria yang jelas.
• Kurang cocok untuk perusahaan dengan banyak jabatan.
• Sulit menjelaskan perbedaan nilai antarjabatan secara detail.

2. Metode dua titik

Metode dua titik dilakukan dengan menentukan titik upah terendah dan titik upah tertinggi, lalu membentuk garis atau rentang upah untuk golongan jabatan di antaranya. Metode ini membantu perusahaan menyusun struktur gaji yang lebih teratur dari level terendah sampai tertinggi.

Metode ini cocok untuk perusahaan yang sudah memiliki gambaran upah terendah dan tertinggi, tetapi belum memiliki struktur yang rapi untuk setiap level jabatan.

3. Metode poin faktor

Metode poin faktor adalah metode yang lebih detail karena setiap jabatan dinilai berdasarkan faktor tertentu. Faktor tersebut dapat mencakup pendidikan, pengalaman, tanggung jawab, risiko kerja, keterampilan teknis, kemampuan pengambilan keputusan, dan dampak jabatan terhadap perusahaan.

Setiap faktor diberi nilai atau bobot. Semakin tinggi nilai jabatan, semakin tinggi posisinya dalam struktur upah. Metode ini lebih objektif, tetapi membutuhkan waktu dan data yang lebih lengkap.

Contoh faktor dalam metode poin faktor

• Pendidikan yang dibutuhkan.
• Pengalaman kerja yang diperlukan.
• Kompleksitas pekerjaan.
• Tanggung jawab terhadap tim.
• Tanggung jawab terhadap anggaran.
• Risiko pekerjaan.
• Dampak pekerjaan terhadap bisnis.
• Kebutuhan sertifikasi atau keahlian khusus.

Contoh Struktur dan Skala Upah Sederhana

Berikut contoh sederhana struktur dan skala upah berdasarkan divisi dan level jabatan. Angka ini hanya ilustrasi dan perlu disesuaikan dengan kondisi perusahaan.

Contoh struktur upah Divisi Marketing

Contoh struktur upah Divisi HRD

Contoh tabel tersebut dapat dikembangkan sesuai kebutuhan perusahaan. Perusahaan dengan struktur organisasi lebih kompleks dapat menambahkan kolom job family, job level, midpoint, range spread, compa-ratio, dan catatan kebijakan kenaikan gaji.

Cara Menentukan Rentang Upah Minimum, Tengah, dan Maksimum

Dalam struktur dan skala upah, rentang upah biasanya terdiri dari batas bawah, nilai tengah, dan batas atas. Ketiganya membantu HR menentukan posisi gaji karyawan secara lebih objektif.

1. Upah minimum dalam grade

Upah minimum dalam grade adalah batas bawah gaji untuk jabatan atau golongan tertentu. Nilai ini biasanya digunakan untuk karyawan baru atau karyawan yang baru naik ke level tersebut.

2. Upah tengah atau midpoint

Midpoint adalah nilai tengah dalam rentang upah. Nilai ini dapat digunakan sebagai acuan bagi karyawan yang sudah cukup kompeten, memiliki masa kerja memadai, dan performanya sesuai standar jabatan.

3. Upah maksimum dalam grade

Upah maksimum adalah batas atas dalam suatu golongan jabatan. Jika gaji karyawan sudah mendekati batas atas, perusahaan dapat mempertimbangkan promosi, perluasan tanggung jawab, atau skema reward lain di luar kenaikan gaji pokok.

Hubungan Struktur Upah dengan Payroll

Struktur dan skala upah sangat berkaitan dengan payroll. Tanpa struktur yang jelas, proses payroll dapat menjadi tidak konsisten karena setiap perubahan gaji tidak memiliki dasar yang kuat.

Dalam payroll, struktur upah membantu HR dan finance menghitung gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, lembur, pajak, BPJS, potongan, bonus, dan insentif secara lebih rapi.

Jika perusahaan memiliki banyak karyawan, penggunaan sistem payroll dapat membantu proses perhitungan menjadi lebih cepat dan mengurangi risiko human error. Referensi terkait dapat dilihat pada artikel software payroll sesuai sistem penggajian Indonesia, bank yang menawarkan sistem payroll, dan contoh cara membuat slip gaji di Excel.

Hubungan Struktur Upah dengan PPh 21 dan BPJS

Struktur upah juga berpengaruh terhadap penghitungan PPh 21 dan iuran BPJS. Komponen gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, dan benefit tertentu dapat memengaruhi dasar perhitungan pajak maupun iuran jaminan sosial.

Karena itu, HR dan finance perlu memastikan komponen upah dicatat dengan benar dalam sistem payroll. Kesalahan klasifikasi komponen gaji dapat menyebabkan perhitungan take home pay, pajak, dan BPJS menjadi tidak akurat.

Untuk memperdalam topik ini, perusahaan dapat membaca artikel subjek pajak PPh 21, cara menghitung iuran BPJS Kesehatan karyawan, dan iuran BPJS Ketenagakerjaan yang dibayar perusahaan.

Hubungan Struktur Upah dengan Lembur

Struktur dan skala upah juga perlu dipahami dalam konteks lembur. Upah lembur dihitung berdasarkan upah yang menjadi dasar perhitungan sesuai aturan yang berlaku. Karena itu, perusahaan harus mencatat komponen gaji secara benar sejak awal.

Jika perusahaan salah menentukan komponen upah, perhitungan lembur bisa ikut keliru. Kesalahan ini dapat menimbulkan komplain karyawan dan risiko perselisihan.

Untuk memahami perhitungannya, perusahaan dapat membaca artikel waktu kerja lembur, perhitungan lembur karyawan, dan tips HR mengatur upah lembur karyawan.

Sanksi Jika Perusahaan Tidak Membuat Struktur dan Skala Upah

Penyusunan dan penerapan struktur dan skala upah merupakan kewajiban pengusaha. Jika perusahaan tidak menyusun atau tidak menerapkan struktur dan skala upah sesuai ketentuan, perusahaan dapat dikenakan sanksi administratif.

Sanksi administratif dapat diberikan secara bertahap sesuai ketentuan yang berlaku. Bentuknya dapat berupa teguran tertulis, pembatasan kegiatan usaha, penghentian sementara sebagian atau seluruh alat produksi, hingga pembekuan kegiatan usaha.

Karena itu, perusahaan sebaiknya tidak menunda penyusunan struktur upah. Selain untuk kepatuhan, dokumen ini juga membantu perusahaan mengelola kompensasi secara lebih profesional.

Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Membuat Struktur dan Skala Upah

Dalam praktiknya, masih banyak perusahaan yang membuat struktur upah secara kurang tepat. Berikut beberapa kesalahan yang perlu dihindari.

1. Hanya menyalin daftar gaji lama

Struktur upah tidak sama dengan daftar gaji. Jika perusahaan hanya menyalin gaji yang sudah ada tanpa analisis jabatan dan evaluasi jabatan, hasilnya bisa tetap tidak adil.

2. Tidak memperhatikan upah minimum

Upah terendah dalam struktur harus tetap memperhatikan upah minimum yang berlaku. Jika perusahaan memiliki karyawan di beberapa daerah, standar upah minimum setiap lokasi perlu diperiksa.

3. Tidak membedakan jabatan dan golongan

Jabatan adalah posisi kerja, sedangkan golongan menunjukkan level atau grade dalam struktur. Beberapa jabatan berbeda bisa masuk golongan yang sama jika bobot tanggung jawabnya setara.

4. Tidak memperhitungkan kompetensi

Jika struktur upah hanya berdasarkan masa kerja, perusahaan bisa mengabaikan kompetensi. Padahal, karyawan dengan skill lebih tinggi dan kontribusi lebih besar perlu memiliki ruang kompensasi yang sesuai.

5. Rentang upah terlalu sempit

Rentang upah yang terlalu sempit membuat perusahaan sulit memberikan kenaikan gaji tanpa segera melewati batas maksimum grade.

6. Rentang upah terlalu lebar

Sebaliknya, rentang yang terlalu lebar dapat menimbulkan ketimpangan besar antar karyawan dalam level yang sama jika tidak disertai kriteria penempatan yang jelas.

7. Tidak pernah dievaluasi

Struktur upah perlu dievaluasi secara berkala. Jika tidak, struktur tersebut bisa tertinggal dari regulasi, kondisi pasar, dan perubahan organisasi.

Tips Membuat Struktur dan Skala Upah yang Lebih Adil

Agar struktur dan skala upah lebih efektif, perusahaan dapat menerapkan beberapa tips berikut.

1. Libatkan HR, finance, dan manajemen

Penyusunan struktur upah sebaiknya tidak hanya dilakukan oleh satu pihak. HR memahami jabatan dan karyawan, finance memahami kemampuan anggaran, sedangkan manajemen memahami arah bisnis perusahaan.

2. Gunakan data internal dan eksternal

Data internal mencakup daftar gaji, struktur organisasi, jabatan, masa kerja, dan performa karyawan. Data eksternal dapat berupa upah minimum, benchmark pasar, survei gaji, atau informasi kompensasi dari industri sejenis.

3. Buat kriteria penempatan dalam range

Perusahaan perlu menentukan mengapa seseorang berada di batas bawah, tengah, atau atas rentang upah. Kriterianya bisa berdasarkan masa kerja, kompetensi, sertifikasi, performa, atau pengalaman.

4. Pastikan komunikasi dilakukan dengan hati-hati

Struktur dan skala upah perlu diberitahukan secara perorangan. HR perlu menjelaskan informasi dengan jelas, tetapi tetap menjaga kerahasiaan data kompensasi karyawan lain.

5. Hubungkan dengan evaluasi kinerja

Kenaikan gaji sebaiknya tidak hanya berdasarkan masa kerja. Perusahaan perlu menghubungkannya dengan performa, kompetensi, dan kontribusi karyawan.

Untuk menyusun sistem penilaian yang lebih objektif, HR dapat membaca artikel KPI atau Key Performance Indicator dan penilaian evaluasi kinerja karyawan.

Contoh Format Struktur dan Skala Upah

Berikut format sederhana yang dapat digunakan perusahaan sebagai contoh awal.

Format di atas dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Untuk perusahaan yang lebih besar, HR dapat menambahkan kolom job family, job value, midpoint, range spread, compa-ratio, dan status review.

Hubungan Struktur Upah dengan Cuti, Absensi, dan Benefit

Walaupun struktur dan skala upah berfokus pada upah pokok, sistem kompensasi perusahaan tetap berkaitan dengan komponen HR lainnya, seperti cuti, absensi, tunjangan, dan benefit.

Data absensi dapat memengaruhi tunjangan kehadiran, uang makan, potongan keterlambatan, atau payroll bulanan. Karena itu, perusahaan perlu memiliki sistem pencatatan kehadiran yang akurat. Referensi terkait dapat dilihat pada artikel cara menghitung absensi karyawan dan aplikasi absensi karyawan.

Selain itu, perusahaan juga perlu mengelola cuti dan benefit dengan rapi. Struktur upah yang baik akan semakin kuat jika didukung kebijakan benefit yang jelas, seperti cuti tahunan, asuransi, BPJS, tunjangan jabatan, dan program kesejahteraan lainnya.

Manfaat Menggunakan HRIS untuk Mengelola Struktur dan Skala Upah

Membuat struktur dan skala upah secara manual masih mungkin dilakukan, terutama untuk perusahaan kecil. Namun, jika jumlah karyawan banyak, jabatan beragam, dan cabang perusahaan tersebar di banyak lokasi, penggunaan HRIS dapat membantu HR bekerja lebih efisien.

1. Data karyawan lebih terpusat

HRIS membantu perusahaan menyimpan data karyawan, jabatan, golongan, masa kerja, gaji, tunjangan, absensi, cuti, dan payroll dalam satu sistem.

2. Perubahan gaji lebih mudah dilacak

Setiap perubahan gaji dapat dicatat dalam riwayat karyawan. Hal ini membantu HR melihat kapan gaji terakhir naik, alasan kenaikan, dan apakah gaji masih berada dalam rentang struktur yang berlaku.

3. Payroll lebih akurat

Jika struktur upah terhubung dengan payroll, perusahaan dapat mengurangi risiko salah hitung gaji, pajak, BPJS, dan tunjangan. Pengelolaan ini dapat diperkuat dengan penggunaan Human Resource Information System atau HRIS dan software HRD.

4. Evaluasi kompensasi lebih mudah

HR dapat melihat apakah ada karyawan yang berada di bawah range, di atas range, atau sudah mendekati batas maksimum. Data ini membantu perusahaan mengambil keputusan kompensasi secara lebih objektif.

5. Dokumen lebih siap saat audit

Struktur dan skala upah perlu dapat ditunjukkan jika diminta oleh pihak berwenang. Dengan sistem digital, dokumen dan data pendukung lebih mudah dicari kembali.

Checklist Membuat Struktur dan Skala Upah

Berikut checklist yang dapat digunakan HR sebelum menetapkan struktur dan skala upah perusahaan:

• Memahami regulasi pengupahan yang berlaku.
• Mengumpulkan data jabatan dan struktur organisasi.
• Melakukan analisis jabatan.
• Menyusun job description setiap posisi.
• Melakukan evaluasi jabatan.
• Mengelompokkan jabatan ke dalam golongan atau grade.
• Menentukan upah terendah dengan memperhatikan upah minimum.
• Menentukan upah tertinggi berdasarkan jabatan tertinggi dan kemampuan perusahaan.
• Membuat rentang upah setiap golongan.
• Memastikan rentang antargrade masuk akal.
• Menentukan kriteria posisi karyawan dalam rentang gaji.
• Mendiskusikan hasil dengan manajemen dan finance.
• Menetapkan struktur dan skala upah melalui keputusan perusahaan.
• Memberitahukan struktur dan skala upah kepada pekerja secara perorangan.
• Menyimpan dokumen untuk kebutuhan audit atau pemeriksaan.
• Menjadwalkan evaluasi berkala.

Kesimpulan

Cara membuat struktur dan skala upah di Indonesia perlu dimulai dari pemahaman regulasi, analisis jabatan, evaluasi jabatan, penentuan golongan, penyusunan rentang upah, dan penetapan dokumen resmi oleh perusahaan.

Struktur dan skala upah membantu perusahaan menciptakan sistem penggajian yang lebih adil, transparan, dan terukur. Dokumen ini juga menjadi pedoman penting dalam menentukan gaji karyawan baru, kenaikan gaji, promosi, penyesuaian upah minimum, dan perencanaan payroll.

Perusahaan perlu memperhatikan faktor golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, kompetensi, kemampuan perusahaan, produktivitas, serta upah minimum yang berlaku. Selain itu, struktur upah perlu dievaluasi secara berkala agar tetap sesuai dengan perubahan regulasi, kondisi pasar, dan kebutuhan organisasi.

Dengan struktur dan skala upah yang baik, perusahaan dapat mengurangi risiko ketimpangan gaji, meningkatkan kepercayaan karyawan, mendukung kepatuhan hukum, dan mengelola biaya tenaga kerja secara lebih profesional.

Referensi External

• JDIH Kemnaker – Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 1 Tahun 2017 tentang Struktur dan Skala Upah
• JDIH BPK – Permenaker No. 1 Tahun 2017 tentang Struktur dan Skala Upah
• JDIH BPK – PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan
• JDIH BPK – PP No. 51 Tahun 2023 tentang Perubahan atas PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan
• JDIH BPK – PP No. 49 Tahun 2025 tentang Perubahan Kedua atas PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan
• Kemnaker – Kendala Penerapan Struktur dan Skala Upah di Perusahaan