Sebelum kita membahas lebih lanjut tentang jenis-jenis faktur, penting untuk memahami apa itu faktur secara umum. Faktur, yang juga sering disebut sebagai tagihan atau invoice, adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli untuk mencatat informasi mengenai suatu transaksi. Dokumen ini memiliki peran penting dalam dunia bisnis, karena tidak hanya mencatat transaksi, tetapi juga digunakan untuk keperluan akuntansi dan perpajakan.
Faktur mengandung berbagai informasi penting, termasuk jumlah barang atau jasa yang dibeli, harga, diskon (jika ada), serta ringkasan tentang batas waktu antara penyerahan barang atau jasa dengan pembayaran. Selain itu, faktur juga mencantumkan informasi mengenai pihak penjual dan pihak pembeli, termasuk nama, alamat, dan nomor kontak.
Penggunaan faktur tidak hanya terbatas pada urusan perpajakan, tetapi juga berperan dalam proses akuntansi bisnis. Faktur membantu perusahaan untuk mencatat secara resmi setiap transaksi penjualan atau pembelian yang dilakukan. Dokumen ini juga digunakan sebagai bukti resmi dalam proses audit oleh otoritas perpajakan atau auditor eksternal.
Daftar Isi
Apa Itu Pengertian Faktur?
Faktur adalah salah satu dokumen yang memegang peran penting dalam dunia bisnis. Secara umum, pengertian faktur adalah suatu dokumen komersial yang merinci transaksi antara pembeli dan penjual. Baik transaksi pembelian secara tunai maupun kredit, membutuhkan faktur. Misalnya, pada transaksi pembelian secara kredit, faktur juga merinci ketentuan kesepakatan serta memberikan informasi tentang metode pembayaran yang tersedia.
Faktur merupakan bukti sah transaksi jual beli barang atau jasa antara dua pihak yang disertai dengan rincian harga, jumlah barang atau jasa yang dipesan, jumlah uang yang harus dibayarkan, serta informasi-informasi lain yang relevan dengan transaksi tersebut. Faktur juga berperan sebagai alat bukti yang dapat digunakan untuk keperluan akuntansi, perpajakan, dan hukum.
Dalam masyarakat umum, faktur juga dikenal sebagai kuitansi, tagihan, atau faktur penjualan. Secara umum, faktur dibuat dalam format hardcopy, disertai dengan beberapa salinan sehingga baik pembeli maupun penjual masing-masing memiliki catatan transaksi yang bisa digunakan sebagai pencatatan.
Namun, dewasa ini faktur pajak berbentuk elektronik sudah lazim digunakan dan tetap bisa dicetak dalam bentuk hardcopy sesuai permintaan atau dikirimkan melalui surat elektronik atau e-mail ke pihak-pihak yang terlibat dalam suatu transaksi. Kehadiran faktur pajak berbentuk elektronik ini jelas memudahkan pencarian dan penyortiran atas transaksi tertentu pada tanggal tertentu.
Komponen Faktur
Faktur merupakan salah satu dokumen yang sangat penting dalam dunia bisnis. Ini tidak hanya sebagai alat untuk merinci transaksi antara pembeli dan penjual, tetapi juga memiliki peran penting dalam pengendalian akuntansi, pengelolaan kas, pemantauan stok, dan kepatuhan perusahaan terhadap peraturan perpajakan. Berikut komponen yang terdapat di dalamnya.
Nomor Faktur
Faktur biasanya memiliki pengidentifikasi unik yang disebut nomor faktur, yang berguna sebagai referensi internal dan eksternal. Nomor faktur ini sering digunakan untuk melacak transaksi dan memudahkan identifikasi faktur tertentu.
Identitas Penjual
Faktur juga mencantumkan identitas penjual, termasuk nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat e-mail. Informasi ini penting agar pembeli dapat menghubungi penjual jika ada pertanyaan atau masalah terkait transaksi.
Deskripsi Barang atau Jasa
Faktur merinci barang atau jasa yang dibeli atau dijual. Ini termasuk deskripsi lengkap barang atau jasa, jumlah yang dibeli, harga per unit, dan total harga. Dalam beberapa kasus, faktur juga mencantumkan nomor referensi produk atau layanan.
Total Tagihan
Salah satu komponen terpenting dalam faktur adalah total tagihan. Ini adalah jumlah uang yang harus dibayarkan oleh pembeli kepada penjual. Total tagihan dihitung berdasarkan harga barang atau jasa, jumlah yang dibeli, dan mungkin termasuk pajak atau biaya tambahan lainnya.
Ketentuan Pembayaran
Faktur juga menyertakan ketentuan pembayaran, termasuk tenggat waktu pembayaran, metode pembayaran yang diterima (misalnya transfer bank, cek, atau kartu kredit), dan instruksi khusus, seperti nomor rekening bank untuk transfer.
Informasi Pajak
Jika transaksi ini termasuk pajak, faktur mencantumkan rincian pajak, seperti tarif pajak dan jumlah pajak yang harus dibayarkan. Ini mencakup Pajak Pertambahan Nilai (PPN) atau pajak lain yang mungkin berlaku.
Tanggal Faktur
Faktur juga mencantumkan tanggal faktur, yang merupakan tanggal resmi dimana barang atau jasa telah ditagih. Tanggal faktur memiliki informasi penting mengenai pembayaran, serta menunjukkan durasi kredit dan tanggal jatuh tempo tagihan. Ini sangat penting untuk entitas yang menawarkan kredit.
Fungsi Faktur
Selain sebagai dokumen perincian transaksi, faktur memiliki berbagai fungsi penting dalam dunia bisnis:
Fungsi Pengendalian Akuntansi
Faktur adalah alat penting dalam pengendalian akuntansi perusahaan. Jumlah total yang tertera pada faktur mencerminkan nilai transaksi yang dapat diakui sebagai hutang dagang untuk pembeli dan piutang dagang untuk penjual.
Total jatuh tempo yang tercatat pada faktur ini dapat dimasukkan dalam laporan keuangan, dalam akun hutang dagang dan piutang dagang, utamanya ketika transaksi dilakukan secara kredit. Penggunaan faktur mewakili keberadaan kredit, karena penjual telah mengirim produk atau memberikan layanan tanpa menerima uang tunai di muka.
Fungsi Kontrol Internal
Faktur adalah elemen penting dari pengendalian internal dalam akuntansi perusahaan. Komponen biaya pada faktur harus disetujui oleh orang dalam manajemen perusahaan yang bertanggung jawab terhadap masalah perpajakan.
Fungsi internal lainnya terwujud dari pencocokan faktur dengan pesanan pembelian. Setelah merekonsiliasi informasi, pembayaran baru bisa dicairkan untuk transaksi yang disetujui. Bagian audit juga perlu memastikan faktur dimasukkan ke dalam periode akuntansi yang tepat ketika menguji pemotongan biaya.
Bukti Transaksi
Faktur berfungsi sebagai bukti transaksi yang sah antara pembeli dan penjual. Ini sangat penting dalam hal penyelesaian sengketa atau masalah hukum yang mungkin timbul dalam transaksi bisnis. Faktur mencatat rincian transaksi, termasuk harga, jumlah, dan tanggal, sehingga bisa digunakan sebagai bukti dalam kasus yang memerlukan klarifikasi.
Pemantauan Kas
Faktur membantu perusahaan dalam memantau arus kas mereka. Dengan mencatat semua transaksi dalam faktur, perusahaan dapat memantau jumlah uang yang harus mereka terima dari pelanggan dan jumlah uang yang harus mereka bayarkan kepada pemasok. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola keuangan mereka dengan lebih efisien.
Kepatuhan Pajak
Faktur juga penting untuk memastikan kepatuhan perusahaan terhadap peraturan perpajakan. Dengan mencantumkan informasi pajak yang benar dalam faktur, perusahaan dapat menghitung pajak yang harus mereka bayar dengan tepat. Hal ini dapat menghindari masalah dengan otoritas pajak dan potensi sanksi pajak.
Alat Manajemen Stok
Untuk bisnis yang menjual barang fisik, faktur juga dapat berfungsi sebagai alat untuk mengelola stok. Dengan mencatat barang yang dijual dalam faktur, perusahaan dapat melacak berapa banyak barang yang telah terjual dan berapa banyak yang masih tersedia dalam stok. Ini membantu dalam perencanaan pengadaan barang yang lebih efisien.
Basis untuk Analisis dan Perencanaan
Data dari faktur dapat digunakan untuk menganalisis kinerja bisnis. Perusahaan dapat melihat pola penjualan, tren harga, dan preferensi pelanggan melalui analisis faktur. Informasi ini dapat digunakan untuk merencanakan strategi bisnis yang lebih baik dan meningkatkan keputusan manajemen.
Faktur Komersial
Sekarang, mari kita fokus pada faktur komersial, yang merupakan jenis faktur yang umum digunakan dalam transaksi barang dan jasa. Faktur komersial terdiri dari tiga jenis utama, yaitu faktur biasa, faktur proforma, dan faktur konsuler. Setiap jenis faktur ini memiliki peran dan fungsi yang berbeda dalam dunia bisnis. Mari kita bahas masing-masing jenis faktur ini secara lebih detail.
1. Faktur Biasa
Faktur biasa adalah jenis faktur komersial dengan format sederhana. Dokumen ini mencakup informasi dasar mengenai suatu transaksi, termasuk nama dan alamat penjual, nama dan alamat pembeli, mata uang yang digunakan, jumlah barang atau jasa yang dibeli, harga per unit, jumlah total, diskon (jika ada), dan tanggal transaksi.
Faktur biasa sering kali disebut juga sebagai tagihan penjualan atau sales invoice. Fungsi utama faktur biasa adalah mencatat transaksi penjualan yang telah terjadi. Dokumen ini diterbitkan oleh penjual dan diberikan kepada pembeli sebagai bukti resmi atas pembelian yang telah dilakukan.
Contoh Faktur Penjualan atau Tagihan:
2. Faktur Proforma
Faktur proforma adalah jenis faktur komersial yang memiliki karakteristik khusus. Faktur ini sering kali digunakan ketika penjual ingin memberikan informasi kepada pembeli tentang nilai transaksi dan barang atau jasa yang akan diserahkan sebelum barang tersebut benar-benar dikirim atau diserahkan.
Faktur proforma berisi detail tentang transaksi yang akan datang, termasuk jumlah barang atau jasa yang akan dibeli, harga perkiraan, serta perkiraan tanggal pengiriman. Dokumen ini tidak memiliki status hukum yang sama dengan faktur biasa, dan biasanya digunakan untuk membantu pembeli dalam perencanaan keuangan atau pemenuhan persyaratan internal perusahaan.
Faktur proforma memiliki sifat yang sementara karena akan digantikan oleh faktur biasa setelah barang atau jasa benar-benar diterima oleh pembeli. Ini berfungsi sebagai langkah awal dalam proses transaksi.
Contoh Faktur Proforma:
3. Faktur Konsuler
Faktur konsuler adalah jenis faktur komersial yang berhubungan dengan pengiriman barang ke luar negeri. Dokumen ini berisi informasi tentang pengiriman barang, termasuk nama pengirim, nama penerima barang, harga, dan deskripsi barang yang dikirim.
Faktur konsuler memiliki peran penting dalam proses ekspor dan impor. Dokumen ini diperoleh melalui perwakilan konsuler negara tujuan pengiriman dan harus disertifikasi oleh konsul negara tujuan. Setelah mendapatkan sertifikasi, faktur konsuler akan memiliki stempel dan otorisasi dari konsul tersebut.
Negara-negara tertentu mewajibkan penggunaan faktur konsuler untuk mengumpulkan pajak dan bea cukai. Dokumen ini memudahkan proses impor barang ke negara tujuan, karena memiliki status resmi dan diakui oleh otoritas bea cukai.
Beberapa negara yang mensyaratkan penggunaan faktur konsuler antara lain negara-negara Amerika Latin, Kenya, Uganda, Tanzania, Mauritius, Selandia Baru, Myanmar, Irak, Australia, Fiji, Siprus, Nigeria, Ghana, Guinea, dan Zanzibar.
Contoh Faktur Konsuler:
Sumber: revision.co.zw
Faktur Pajak
Selain faktur komersial, ada juga jenis faktur lain yang memiliki peran penting dalam dunia perpajakan, yaitu faktur pajak. Faktur pajak dikeluarkan oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) sebagai bukti pungutan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) yang telah dilakukan dalam transaksi penjualan barang atau jasa.
Ada dua jenis faktur pajak utama:
- Faktur Pajak Keluaran: Faktur pajak keluaran dikeluarkan oleh PKP penjual kepada pihak pembeli sebagai bukti bahwa PPN telah dipungut dalam transaksi penjualan. Dokumen ini mencatat jumlah PPN yang harus dibayar oleh pembeli kepada pihak penjual.
- Faktur Pajak Masukan: Faktur pajak masukan diterima oleh PKP pembeli ketika mereka melakukan pembelian barang atau jasa dari PKP lainnya. Fungsi utama faktur pajak masukan adalah untuk melakukan pengkreditan pajak masukan oleh PKP pembeli. Dokumen ini memungkinkan PKP pembeli untuk mengurangkan jumlah PPN yang harus mereka bayar ke otoritas pajak.
Faktur pajak sangat penting dalam perpajakan karena mereka adalah bukti resmi dari transaksi perpajakan. Tanpa faktur pajak yang benar, PKP tidak dapat mematuhi kewajiban perpajakan mereka dengan baik.
Perbedaan Antara Faktur Komersial dan Faktur Pajak
Sekarang, mari kita bahas perbedaan utama antara faktur komersial dan faktur pajak:
Tujuan Utama
Faktur komersial digunakan untuk mencatat transaksi penjualan atau pembelian barang atau jasa dalam dunia bisnis. Tujuannya adalah untuk mencatat transaksi dan memfasilitasi pembayaran. Sementara itu, faktur pajak memiliki tujuan khusus dalam perpajakan, yaitu untuk mencatat dan memungut PPN yang dibayarkan oleh pembeli.
Status Hukum
Faktur komersial tidak memiliki status hukum yang sama dengan faktur pajak. Faktur komersial adalah dokumen bisnis yang digunakan untuk catatan internal dan pembayaran. Di sisi lain, faktur pajak memiliki status hukum yang kuat dan dikeluarkan sesuai dengan peraturan perpajakan yang berlaku.
Pihak yang Mengeluarkan
Faktur komersial dikeluarkan oleh penjual atau pihak yang melakukan transaksi penjualan. Sedangkan faktur pajak dikeluarkan oleh PKP penjual sebagai bukti pemungutan PPN atau diterima oleh PKP pembeli untuk pengkreditan pajak masukan.
Informasi yang Dicantumkan
Faktur komersial mencakup informasi umum tentang transaksi, seperti jumlah barang, harga, dan tanggal transaksi. Faktur pajak mencantumkan informasi yang lebih rinci terkait dengan PPN, termasuk tarif PPN, jumlah PPN yang dibayarkan, dan informasi identitas PKP.
Penggunaan dalam Perpajakan
Faktur komersial tidak digunakan untuk keperluan perpajakan secara langsung. Sementara faktur pajak adalah dokumen resmi yang digunakan oleh otoritas pajak untuk menghitung, memverifikasi, dan mengontrol PPN yang harus dibayarkan oleh PKP.
Kesimpulan
Dalam dunia bisnis dan perpajakan, pemahaman yang baik tentang jenis-jenis faktur sangat penting. Faktur komersial, termasuk faktur biasa, faktur proforma, dan faktur konsuler, digunakan untuk mencatat transaksi penjualan atau pembelian barang dan jasa. Mereka berfungsi sebagai alat administrasi bisnis dan membantu dalam manajemen keuangan.
Di sisi lain, faktur pajak adalah dokumen khusus dalam perpajakan yang digunakan untuk mencatat dan memungut PPN. Faktur pajak keluaran dikeluarkan oleh PKP penjual, sedangkan faktur pajak masukan diterima oleh PKP pembeli. Dokumen ini memiliki peran penting dalam pematuhan perpajakan dan penghitungan PPN yang harus dibayarkan atau dikreditkan.
Pemahaman yang baik tentang perbedaan antara faktur komersial dan faktur pajak akan membantu PKP dan perusahaan untuk mengelola transaksi dan perpajakan mereka dengan lebih efisien. Dengan menggunakan kedua jenis faktur ini dengan benar, perusahaan dapat memastikan bahwa catatan transaksi mereka akurat dan sesuai dengan peraturan perpajakan yang berlaku.
Ikuti terus bloghrd.com untuk mendapatkan informasi seputar HR, karir, info lowongan kerja, juga inspirasi terbaru terkait dunia kerja setiap harinya!
