Perusahaan ingin merekrut tenaga kerja asing atau TKA? Sebelum melakukannya, HRD dan manajemen perlu memahami syarat, prosedur, dokumen, serta kewajiban hukum yang berlaku di Indonesia. Mempekerjakan TKA memang tidak dilarang, tetapi tidak bisa dilakukan secara sembarangan.
Dalam dunia bisnis yang semakin global, kebutuhan terhadap tenaga ahli dari luar negeri bisa muncul karena berbagai alasan. Misalnya, perusahaan membutuhkan keahlian teknis tertentu, transfer teknologi, pengembangan sistem baru, ekspansi investasi, penguatan manajemen proyek internasional, atau posisi tertentu yang belum mudah dipenuhi oleh tenaga kerja lokal.
Namun, penggunaan TKA tetap harus memperhatikan prinsip pengutamaan tenaga kerja Indonesia. Artinya, TKA sebaiknya digunakan untuk kebutuhan jabatan tertentu, waktu tertentu, dan kompetensi tertentu. Perusahaan juga perlu memastikan adanya proses alih teknologi dan alih keahlian kepada tenaga kerja pendamping dari Indonesia.
Karena itu, HR tidak cukup hanya memastikan kandidat asing memiliki pengalaman kerja. HR juga harus memahami aturan RPTKA, dokumen keimigrasian, perjanjian kerja, pajak, jaminan sosial, jabatan yang dilarang, serta administrasi internal perusahaan. Sebagai pengantar, pembaca juga dapat memahami konsep umum Tenaga Kerja Asing atau TKA dalam konteks ketenagakerjaan Indonesia.
Daftar Isi
Apa Itu Tenaga Kerja Asing atau TKA?
Tenaga Kerja Asing atau TKA adalah warga negara asing pemegang visa dengan maksud bekerja di wilayah Indonesia. Dalam praktik perusahaan, TKA biasanya dipekerjakan untuk jabatan tertentu yang membutuhkan keahlian, pengalaman, atau kompetensi khusus.
Penggunaan TKA perlu dilakukan secara selektif. Perusahaan tidak boleh menjadikan TKA sebagai pengganti umum untuk tenaga kerja lokal, apalagi untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat diisi oleh tenaga kerja Indonesia. Prinsip dasarnya adalah TKA digunakan untuk kebutuhan yang spesifik, sementara tenaga kerja Indonesia tetap menjadi prioritas dalam pasar kerja nasional.
Secara regulasi, penggunaan TKA di Indonesia saat ini perlu merujuk pada aturan ketenagakerjaan yang telah diperbarui, termasuk Undang-Undang Ketenagakerjaan sebagaimana telah diubah oleh ketentuan Cipta Kerja, PP Nomor 34 Tahun 2021 tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing, serta Permenaker Nomor 8 Tahun 2021 sebagai aturan pelaksana.
Mengapa Perusahaan Merekrut TKA?
Perusahaan biasanya merekrut TKA karena ada kebutuhan bisnis yang tidak dapat dipenuhi secara cepat oleh tenaga kerja lokal. Namun, alasan tersebut harus dapat dijelaskan secara objektif dan sesuai dengan kebutuhan jabatan.
1. Membutuhkan Keahlian Khusus
Beberapa industri membutuhkan keahlian teknis yang sangat spesifik. Misalnya, teknologi manufaktur tertentu, sistem engineering, eksplorasi energi, teknologi informasi, riset, konstruksi berskala besar, manajemen investasi, atau proses produksi dengan standar global.
Jika perusahaan memang membutuhkan keahlian tersebut, perekrutan TKA dapat menjadi pilihan. Namun, perusahaan tetap perlu menyiapkan tenaga kerja pendamping Indonesia agar ilmu dan pengalaman dari TKA tidak berhenti pada individu asing tersebut.
2. Mendukung Transfer Teknologi dan Keahlian
Salah satu tujuan penggunaan TKA adalah mendorong alih teknologi dan alih keahlian kepada tenaga kerja Indonesia. Karena itu, perusahaan wajib menunjuk tenaga kerja pendamping TKA dan melaksanakan pendidikan atau pelatihan kerja yang sesuai.
Dalam konteks HR, kewajiban ini berkaitan erat dengan pelatihan dan pengembangan SDM. Perusahaan tidak hanya mendatangkan tenaga ahli, tetapi juga harus memastikan ada peningkatan kompetensi bagi karyawan lokal.
3. Mendukung Investasi dan Ekspansi Bisnis
Perusahaan multinasional sering membawa tenaga ahli dari negara asal untuk membantu membuka operasional di Indonesia. TKA dapat membantu memastikan standar global, transfer sistem, dan proses bisnis berjalan sesuai kebutuhan perusahaan induk.
Namun, setelah operasional berjalan, perusahaan tetap perlu menyiapkan kader lokal. Dengan demikian, penggunaan TKA tidak menjadi ketergantungan jangka panjang, melainkan bagian dari proses pengembangan kemampuan internal.
4. Mengisi Jabatan Tertentu dalam Waktu Terbatas
TKA hanya dapat dipekerjakan untuk jabatan tertentu dan waktu tertentu. Artinya, perusahaan perlu menjelaskan jabatan apa yang akan diduduki, berapa lama masa kerjanya, dan mengapa jabatan tersebut membutuhkan TKA.
Untuk memahami hubungan kerja yang digunakan, perusahaan perlu meninjau kembali perjanjian kerja serta aturan perjanjian kerja agar hubungan kerja dengan TKA tidak menimbulkan masalah administratif.
Dasar Hukum Penggunaan TKA di Indonesia
Regulasi penggunaan TKA perlu diperhatikan karena naskah atau informasi lama di internet sering masih menyebut aturan yang sudah tidak menjadi acuan utama. HR perlu memastikan dasar hukum yang digunakan masih relevan dan berlaku.
1. UU Ketenagakerjaan dan UU Cipta Kerja
Ketentuan penggunaan TKA berangkat dari pengaturan dalam hukum ketenagakerjaan Indonesia. Secara umum, TKA dapat dipekerjakan hanya dalam hubungan kerja untuk jabatan tertentu, waktu tertentu, dan memiliki kompetensi sesuai jabatan yang akan diduduki.
Dalam konteks yang lebih luas, pembaca dapat melihat pembahasan UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan dan Undang-Undang Ketenagakerjaan di Indonesia untuk memahami hubungan kerja, hak, dan kewajiban perusahaan.
2. PP Nomor 34 Tahun 2021 tentang Penggunaan TKA
PP Nomor 34 Tahun 2021 menjadi salah satu dasar penting dalam penggunaan TKA di Indonesia. Aturan ini mengatur kewajiban dan larangan pemberi kerja TKA, permohonan dan pengesahan RPTKA, perubahan dan perpanjangan RPTKA, DKPTKA, izin tinggal, pendidikan dan pelatihan, pelaporan, pembinaan, pengawasan, serta sanksi administratif.
Untuk pembahasan yang lebih spesifik, pembaca dapat melihat artikel tentang PP 34/2021 tentang syarat penggunaan TKA.
3. Permenaker Nomor 8 Tahun 2021
Permenaker Nomor 8 Tahun 2021 mengatur pelaksanaan PP 34/2021. Aturan ini memuat mekanisme pengesahan RPTKA, persyaratan dokumen pemberi kerja dan TKA, jangka waktu penggunaan TKA, pembayaran DKPTKA, pelaporan, serta sanksi administratif.
Dalam praktik HR, aturan pelaksana ini penting karena menjelaskan proses administratif yang harus dijalankan perusahaan sebelum dan selama mempekerjakan TKA.
4. Kepmenaker Nomor 349 Tahun 2019
Kepmenaker Nomor 349 Tahun 2019 mengatur jabatan tertentu yang dilarang diduduki oleh TKA. Aturan ini penting karena tidak semua posisi di perusahaan dapat diisi oleh tenaga kerja asing, terutama jabatan yang berkaitan dengan personalia atau pengelolaan SDM.
Dengan demikian, sebelum merekrut TKA, perusahaan harus memastikan jabatan yang akan diisi tidak termasuk dalam kategori jabatan yang dilarang.
Siapa Saja yang Dapat Menjadi Pemberi Kerja TKA?
Pemberi kerja TKA adalah pihak yang mempekerjakan TKA di Indonesia sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Secara umum, pemberi kerja TKA dapat meliputi instansi pemerintah, perwakilan negara asing, organisasi internasional, kantor perwakilan dagang asing, kantor perwakilan perusahaan asing, perusahaan swasta, badan hukum Indonesia, lembaga sosial, lembaga pendidikan, lembaga kebudayaan, usaha jasa impresariat, dan badan usaha lain sepanjang tidak dilarang oleh peraturan.
Namun, tidak semua pihak dapat langsung mempekerjakan TKA tanpa prosedur. Pemberi kerja tetap harus memenuhi kewajiban administratif, termasuk pengesahan RPTKA jika diwajibkan, pembayaran DKPTKA jika berlaku, serta pemenuhan persyaratan TKA dan jabatan.
Jika TKA bekerja dalam hubungan kerja, HR juga perlu memastikan status hubungan kerja tertulis dengan jelas. Artikel tentang status hubungan kerja dapat menjadi referensi tambahan bagi perusahaan.
Apa Itu RPTKA?
RPTKA atau Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing adalah rencana penggunaan TKA pada jabatan tertentu dan jangka waktu tertentu yang disahkan oleh Menteri Ketenagakerjaan atau pejabat yang ditunjuk. Dalam praktik saat ini, RPTKA menjadi dokumen penting sebelum perusahaan mempekerjakan TKA.
Naskah lama sering masih menyebut IMTA atau Izin Mempekerjakan Tenaga Kerja Asing. Namun, dalam rezim aturan yang lebih baru, fokus administrasi penggunaan TKA berada pada pengesahan RPTKA dan dokumen terkait. Karena itu, HR sebaiknya tidak lagi menggunakan informasi lama tanpa mengecek pembaruan regulasi.
Untuk memahami alur dan dokumen RPTKA secara lebih khusus, pembaca dapat membaca pembahasan Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing atau RPTKA.
Syarat Mempekerjakan Tenaga Kerja Asing
Perusahaan yang ingin mempekerjakan TKA perlu memenuhi sejumlah persyaratan. Persyaratan ini mencakup syarat bagi pemberi kerja, syarat bagi TKA, serta kewajiban setelah TKA mulai bekerja.
1. Memiliki Pengesahan RPTKA
Pemberi kerja TKA wajib memiliki pengesahan RPTKA sebelum mempekerjakan TKA, kecuali dalam kondisi tertentu yang dikecualikan oleh aturan. RPTKA menjadi dasar penggunaan TKA di perusahaan dan harus sesuai dengan jabatan, lokasi kerja, jumlah TKA, serta jangka waktu yang disetujui.
Perusahaan tidak boleh mempekerjakan TKA terlebih dahulu baru mengurus dokumen setelahnya. Praktik seperti ini berisiko menimbulkan sanksi administratif dan pemeriksaan ketenagakerjaan.
2. Menjelaskan Alasan Penggunaan TKA
Dalam pengajuan penggunaan TKA, perusahaan perlu menjelaskan alasan mengapa jabatan tersebut perlu diisi oleh tenaga kerja asing. Alasan ini harus berkaitan dengan kebutuhan bisnis, kompetensi khusus, transfer teknologi, atau kebutuhan jabatan tertentu.
Alasan yang terlalu umum, misalnya “karena perusahaan ingin mempekerjakan orang asing”, tidak cukup kuat. HR perlu menyiapkan justifikasi yang objektif dan berbasis kebutuhan organisasi.
3. Memastikan Jabatan TKA Sesuai Ketentuan
TKA hanya dapat dipekerjakan untuk jabatan tertentu. Karena itu, perusahaan perlu memeriksa apakah jabatan yang akan diisi TKA termasuk jabatan yang diperbolehkan dan tidak termasuk jabatan yang dilarang.
Jika perusahaan salah menempatkan TKA pada jabatan yang tidak diperbolehkan, risiko kepatuhannya cukup besar. Selain itu, kesalahan ini juga dapat menimbulkan masalah hubungan industrial dan reputasi perusahaan.
4. Membayar Dana Kompensasi Penggunaan TKA
Dalam banyak kondisi, pemberi kerja TKA wajib membayar Dana Kompensasi Penggunaan Tenaga Kerja Asing atau DKPTKA sesuai ketentuan. Pembayaran ini menjadi salah satu kewajiban administratif yang perlu diperhitungkan sejak awal dalam biaya perekrutan TKA.
HR dan finance perlu bekerja sama agar kewajiban ini tidak terlambat dipenuhi. Selain DKPTKA, perusahaan juga perlu menghitung komponen biaya lain seperti relokasi, izin tinggal, asuransi, pajak, fasilitas kerja, dan benefit.
5. Menunjuk Tenaga Kerja Pendamping TKA
Pemberi kerja TKA wajib menunjuk tenaga kerja Indonesia sebagai tenaga kerja pendamping TKA. Tujuannya adalah agar terjadi alih teknologi dan alih keahlian dari TKA kepada tenaga kerja lokal.
Tenaga kerja pendamping sebaiknya dipilih secara serius. Jangan hanya menunjuk nama untuk memenuhi syarat administratif. Perusahaan perlu memastikan pendamping benar-benar mendapat kesempatan belajar, mengikuti pelatihan, dan mengembangkan kompetensi dari proses kerja bersama TKA.
6. Melaksanakan Pendidikan dan Pelatihan
Perusahaan wajib melaksanakan pendidikan dan pelatihan kerja bagi tenaga kerja pendamping sesuai kualifikasi jabatan yang diduduki oleh TKA. Program ini perlu dirancang, dijalankan, dan didokumentasikan dengan baik.
Untuk memahami hubungan antara penggunaan TKA dan transfer kompetensi, pembaca dapat melihat pembahasan jabatan tertentu TKA dan pelatihan bagi tenaga kerja pendamping.
7. Memfasilitasi Pendidikan Bahasa Indonesia
Pemberi kerja juga perlu memfasilitasi pendidikan dan pelatihan Bahasa Indonesia kepada TKA. Hal ini penting agar TKA dapat berkomunikasi dengan lebih baik di lingkungan kerja, memahami konteks lokal, dan beradaptasi dengan tim Indonesia.
Dalam praktiknya, program bahasa tidak harus selalu rumit. Perusahaan dapat menyediakan pelatihan dasar, modul komunikasi kerja, kelas internal, atau pendampingan bahasa sesuai kebutuhan jabatan.
8. Mengikutsertakan TKA dalam Program Perlindungan yang Berlaku
Pemberi kerja perlu memperhatikan kewajiban perlindungan bagi TKA, termasuk asuransi atau jaminan sosial sesuai lama bekerja dan ketentuan yang berlaku. Jika TKA bekerja dalam jangka waktu tertentu, perusahaan perlu memastikan program perlindungan tersebut sesuai dengan regulasi.
Administrasi seperti ini perlu dicatat dengan baik oleh HR. Jika perusahaan juga mengelola data BPJS dan administrasi karyawan lokal, panduan SIPP Online BPJS Ketenagakerjaan dapat menjadi referensi tambahan untuk pengelolaan data ketenagakerjaan.
9. Memulangkan TKA Setelah Perjanjian Kerja Berakhir
Setelah masa kerja atau perjanjian kerja TKA berakhir, pemberi kerja memiliki kewajiban untuk memulangkan TKA ke negara asalnya sesuai ketentuan. Karena itu, proses offboarding TKA harus direncanakan sejak awal.
HR perlu memastikan masa berlaku kontrak, RPTKA, izin tinggal, dan kewajiban lain tidak saling bertentangan. Jangan sampai kontrak kerja sudah berakhir, tetapi dokumen keimigrasian atau administrasi lain belum diselesaikan.
Syarat yang Harus Dipenuhi TKA
Selain pemberi kerja, tenaga kerja asing juga harus memenuhi persyaratan tertentu sebelum dapat bekerja di Indonesia. Berikut beberapa syarat penting yang perlu diperhatikan HR.
1. Memiliki Pendidikan yang Sesuai dengan Jabatan
TKA harus memiliki pendidikan yang sesuai dengan kualifikasi jabatan yang akan diduduki. Artinya, perusahaan perlu memeriksa latar belakang pendidikan kandidat dan mencocokkannya dengan kebutuhan posisi.
Jika posisi membutuhkan keahlian teknik, manajemen, riset, atau profesi tertentu, dokumen pendidikan sebaiknya disiapkan dengan lengkap. HR perlu melakukan verifikasi dokumen agar proses pengajuan tidak terhambat.
2. Memiliki Kompetensi atau Pengalaman Kerja yang Relevan
TKA perlu memiliki kompetensi atau pengalaman kerja yang sesuai dengan jabatan yang akan diduduki. Dalam praktik lama, sering disebut pengalaman kerja minimal 5 tahun atau sertifikat kompetensi sesuai jabatan.
Untuk memastikan kesesuaian, HR dapat meminta CV, sertifikat, portofolio, surat referensi, bukti pengalaman, lisensi profesi, atau dokumen lain yang relevan. Proses ini penting agar TKA yang direkrut benar-benar memenuhi kebutuhan perusahaan.
3. Bersedia Mengalihkan Keahlian kepada Tenaga Kerja Pendamping
TKA perlu mendukung proses alih keahlian kepada tenaga kerja Indonesia. Karena itu, perusahaan sebaiknya menjelaskan sejak awal bahwa tugas TKA bukan hanya bekerja secara individual, tetapi juga membantu transfer pengetahuan kepada tim lokal.
Komitmen ini dapat dituangkan dalam rencana kerja, indikator keberhasilan, atau program pendampingan internal. Dengan begitu, alih keahlian tidak hanya menjadi formalitas.
4. Memiliki Dokumen Keimigrasian yang Sesuai
TKA harus memiliki visa dan izin tinggal yang sesuai dengan maksud bekerja di Indonesia. HR perlu bekerja sama dengan pihak legal, immigration specialist, atau konsultan yang memahami prosedur agar dokumen tidak salah jenis atau terlambat diperpanjang.
Dokumen keimigrasian harus selaras dengan masa kerja dan jabatan yang disetujui. Jika terjadi perubahan jabatan, lokasi kerja, atau masa kerja, perusahaan perlu memeriksa apakah perubahan tersebut berdampak pada dokumen yang sudah diterbitkan.
5. Memiliki NPWP Jika Memenuhi Ketentuan Pajak
TKA yang bekerja di Indonesia dapat memiliki kewajiban pajak sesuai status subjek pajak dan lama tinggalnya. Jika memenuhi ketentuan tertentu, TKA perlu memiliki NPWP dan dikenakan PPh sesuai aturan perpajakan.
Untuk topik ini, pembaca dapat melihat pembahasan perhitungan PPh 21 karyawan asing dan cara menghitung PPh 21 WNA agar HR dan payroll lebih berhati-hati dalam menghitung kewajiban pajak.
Dokumen yang Perlu Disiapkan Perusahaan
Setiap pengajuan penggunaan TKA memerlukan dokumen yang rapi. Kebutuhan dokumen dapat berbeda tergantung jenis pemberi kerja, jabatan, lokasi, dan sistem pengajuan yang berlaku. Namun, secara umum, perusahaan perlu menyiapkan beberapa dokumen berikut.
- Identitas dan profil pemberi kerja.
- Perizinan usaha atau dokumen legalitas perusahaan.
- Akta pendirian atau dokumen badan hukum yang relevan.
- Struktur organisasi perusahaan.
- Rencana penggunaan TKA pada jabatan tertentu.
- Alasan penggunaan TKA.
- Rancangan perjanjian kerja atau perjanjian lain.
- Data calon TKA, termasuk paspor dan dokumen kompetensi.
- Bukti penunjukan tenaga kerja pendamping TKA.
- Rencana pendidikan dan pelatihan bagi tenaga kerja pendamping.
- Bukti wajib lapor ketenagakerjaan jika dipersyaratkan.
- Dokumen pendukung lain sesuai ketentuan jabatan atau sektor.
Karena dokumen TKA cukup banyak, HR perlu memiliki sistem arsip yang aman. Penggunaan Human Resource Information System atau HRIS dapat membantu perusahaan menyimpan data karyawan, kontrak, dokumen personalia, dan riwayat administrasi secara lebih terpusat.
Jabatan yang Tidak Boleh Diduduki TKA
TKA tidak boleh menduduki jabatan tertentu yang berkaitan dengan personalia. Hal ini penting karena pengelolaan sumber daya manusia, hubungan industrial, rekrutmen, pembinaan karier, dan administrasi personalia menyangkut kepentingan tenaga kerja Indonesia serta hubungan kerja di dalam perusahaan.
Berdasarkan Kepmenaker Nomor 349 Tahun 2019, jabatan tertentu yang dilarang diduduki TKA berkaitan dengan kategori personalia dan sumber daya manusia. Beberapa contohnya antara lain:
- Direktur Personalia atau Personnel Director.
- Manajer Hubungan Industrial atau Industrial Relation Manager.
- Manajer Personalia atau Human Resource Manager.
- Supervisor Pengembangan Personalia.
- Supervisor Perekrutan Personalia.
- Supervisor Penempatan Personalia.
- Supervisor Pembinaan Karier Pegawai.
- Penata Usaha Personalia.
- Ahli Pengembangan Personalia dan Karier.
- Spesialis Personalia.
- Penasihat Karier.
- Penasihat Tenaga Kerja.
- Pembimbing dan Konseling Jabatan.
- Perantara Tenaga Kerja.
- Pengadministrasi Pelatihan Pegawai.
- Pewawancara Pegawai.
- Analis Jabatan.
- Penyelenggara Keselamatan Kerja Pegawai.
Daftar ini perlu diperiksa kembali oleh HR sebelum membuat penawaran kerja kepada TKA. Jika perusahaan membutuhkan tenaga asing pada level direktur, pastikan fungsi yang dijalankan tidak mengurusi personalia atau HR.
Apakah TKA Boleh Menjadi Direktur Perusahaan?
Dalam praktik tertentu, warga negara asing dapat menduduki posisi direktur atau komisaris, terutama pada perusahaan dengan struktur penanaman modal asing. Namun, ada batasan penting: TKA tidak boleh menduduki jabatan yang mengurusi personalia.
Dengan demikian, WNA dapat saja berada pada posisi direksi yang membidangi strategi bisnis, operasional, teknologi, keuangan, produksi, atau pengembangan pasar, sepanjang memenuhi ketentuan jabatan dan dokumen yang berlaku. Namun, posisi direktur personalia atau jabatan yang mengelola fungsi HR termasuk jabatan yang dilarang bagi TKA.
HR dan legal perusahaan sebaiknya memeriksa struktur organisasi, job description, dan kewenangan jabatan sebelum mengajukan RPTKA. Jangan hanya melihat nama jabatan, tetapi juga tugas dan kewenangan sebenarnya.
Apakah TKA Boleh Menjadi Buruh Kasar?
Penggunaan TKA pada prinsipnya ditujukan untuk jabatan tertentu yang membutuhkan kompetensi. Karena itu, TKA tidak seharusnya digunakan untuk menggantikan pekerjaan yang bersifat buruh kasar, umum, atau pekerjaan yang dapat diisi oleh tenaga kerja Indonesia.
Perusahaan yang mempekerjakan TKA tanpa dasar kompetensi dan jabatan yang jelas dapat dianggap mengabaikan prinsip pengutamaan tenaga kerja lokal. Selain berisiko secara hukum, hal ini juga dapat menimbulkan masalah sosial dan reputasi perusahaan.
Karena itu, sebelum merekrut TKA, perusahaan harus menjawab pertanyaan sederhana: apakah jabatan tersebut benar-benar membutuhkan kompetensi asing yang belum tersedia atau belum cukup tersedia di pasar kerja lokal?
Perjanjian Kerja untuk TKA
Hubungan kerja antara perusahaan dan TKA perlu dituangkan dalam perjanjian kerja atau perjanjian lain yang sesuai. Dokumen ini penting untuk menjelaskan jabatan, masa kerja, hak, kewajiban, upah, fasilitas, lokasi kerja, rahasia perusahaan, serta ketentuan berakhirnya hubungan kerja.
1. Gunakan Bahasa yang Dipahami Para Pihak
Karena TKA adalah warga negara asing, perusahaan perlu memastikan isi perjanjian dapat dipahami dengan baik. Jika diperlukan, perusahaan dapat menggunakan versi bilingual. Namun, penyusunan dokumen tetap perlu memperhatikan ketentuan hukum Indonesia.
2. Cantumkan Jabatan dan Masa Kerja dengan Jelas
Jabatan dan masa kerja harus sesuai dengan RPTKA dan dokumen pendukung. Jangan sampai perjanjian kerja menyebut jabatan berbeda dari pengesahan RPTKA karena hal ini dapat menimbulkan masalah saat pemeriksaan.
3. Atur Hak dan Kewajiban dengan Detail
Perjanjian kerja sebaiknya memuat tugas TKA, kewajiban menjaga kerahasiaan, kewajiban transfer knowledge, fasilitas kerja, mekanisme pelaporan, cuti, benefit, serta ketentuan pemulangan setelah kontrak berakhir.
Jika TKA dipekerjakan untuk waktu tertentu, perusahaan dapat membaca pembahasan perjanjian kerja waktu tertentu atau PKWT. Sementara itu, untuk memahami perbedaan dengan hubungan kerja yang bersifat tidak tertentu, artikel PKWTT juga dapat menjadi referensi tambahan.
Upah, Payroll, dan Pajak TKA
Mempekerjakan TKA tidak hanya berkaitan dengan izin kerja. HR dan finance juga perlu mengatur upah, tunjangan, pajak, jaminan sosial, benefit, dan payroll secara tepat.
1. Struktur Upah Harus Jelas
Perusahaan perlu menentukan komponen upah dan fasilitas TKA secara jelas. Misalnya, gaji pokok, tunjangan perumahan, tunjangan transportasi, asuransi, tiket perjalanan, biaya relokasi, atau benefit lain sesuai perjanjian.
Untuk memastikan kebijakan upah lebih rapi, perusahaan dapat membaca pembahasan tentang prinsip dasar upah dan struktur dan skala upah.
2. Payroll Harus Memperhatikan Status Pajak
Status pajak TKA dapat berbeda tergantung domisili, lama tinggal, dan ketentuan perpajakan yang berlaku. Jika TKA menjadi subjek pajak dalam negeri, mekanisme perhitungan PPh dapat berbeda dari WNA yang hanya bekerja dalam waktu sangat singkat.
Karena itu, tim payroll harus berkoordinasi dengan konsultan pajak atau pihak yang memahami perpajakan internasional jika kasusnya kompleks. Penggunaan software payroll juga dapat membantu perusahaan mengelola data penghasilan, pajak, potongan, dan slip gaji secara lebih rapi.
3. Pembayaran Upah Harus Terdokumentasi
Perusahaan perlu memiliki bukti pembayaran upah yang jelas. Hal ini penting untuk kepatuhan, audit, dan penyelesaian jika terjadi perselisihan. Pembaca dapat melihat referensi prosedur pembayaran upah sebagai dasar pengelolaan administrasi pembayaran kepada pekerja.
Alih Teknologi dan Tenaga Kerja Pendamping
Salah satu hal yang sering dilupakan perusahaan adalah kewajiban alih teknologi dan alih keahlian. Padahal, penggunaan TKA seharusnya memberi manfaat bagi tenaga kerja lokal, bukan hanya menyelesaikan kebutuhan jangka pendek perusahaan.
1. Pilih Pendamping yang Tepat
Tenaga kerja pendamping sebaiknya memiliki latar belakang yang relevan dengan jabatan TKA. Jika TKA adalah ahli engineering, pendamping sebaiknya berasal dari tim engineering. Jika TKA adalah ahli sistem produksi, pendamping perlu berada dalam fungsi produksi atau operasional yang sesuai.
2. Buat Rencana Pelatihan
Perusahaan perlu membuat rencana pelatihan yang terukur. Misalnya, topik yang dipelajari, durasi pelatihan, target kompetensi, metode pendampingan, dan hasil yang diharapkan.
3. Dokumentasikan Proses Transfer Knowledge
Dokumentasi dapat berupa daftar hadir pelatihan, materi training, laporan pendampingan, catatan mentoring, atau hasil evaluasi kompetensi. Dokumentasi ini penting untuk menunjukkan bahwa perusahaan menjalankan kewajiban alih keahlian secara nyata.
Risiko Jika Perusahaan Tidak Patuh dalam Mempekerjakan TKA
Mempekerjakan TKA tanpa mengikuti prosedur dapat menimbulkan risiko serius. Risiko tersebut tidak hanya berupa sanksi administratif, tetapi juga dapat berdampak pada reputasi perusahaan, hubungan industrial, dan operasional bisnis.
1. Risiko Sanksi Administratif
Perusahaan yang mempekerjakan TKA tanpa pengesahan RPTKA atau tidak memenuhi kewajiban terkait dapat dikenai sanksi administratif. Sanksi dapat berupa denda, penghentian sementara proses permohonan, pencabutan pengesahan, atau tindakan lain sesuai ketentuan yang berlaku.
2. Risiko Pemeriksaan Ketenagakerjaan
Pengawas ketenagakerjaan dapat melakukan pemeriksaan terhadap perusahaan yang menggunakan TKA. Karena itu, HR perlu memastikan seluruh dokumen tersimpan dan mudah ditunjukkan saat diperlukan.
3. Risiko Keimigrasian
Selain regulasi ketenagakerjaan, TKA juga berkaitan dengan izin tinggal dan dokumen keimigrasian. Kesalahan jenis visa, masa berlaku, atau aktivitas kerja yang tidak sesuai dokumen dapat menimbulkan persoalan hukum.
4. Risiko Reputasi
Isu TKA sering mendapat perhatian publik. Jika perusahaan dianggap mengabaikan tenaga kerja lokal atau mempekerjakan TKA secara tidak patuh, reputasi perusahaan dapat terdampak.
5. Risiko Hubungan Industrial
Karyawan lokal dapat merasa tidak dihargai jika perusahaan mendatangkan TKA tanpa penjelasan dan tanpa program transfer knowledge. Karena itu, komunikasi internal juga penting agar keberadaan TKA dipahami sebagai bagian dari kebutuhan bisnis dan peningkatan kompetensi, bukan ancaman bagi tenaga kerja lokal.
Dalam konteks hubungan kerja yang lebih luas, perusahaan juga perlu memahami perjanjian kerja bersama jika aturan internal mengenai penempatan, pelatihan, jabatan, atau pengembangan karier sudah diatur bersama serikat pekerja.
Checklist HR Sebelum Merekrut TKA
Agar proses perekrutan TKA lebih tertib, HR dapat menggunakan checklist berikut.
- Apakah jabatan yang akan diisi TKA benar-benar membutuhkan kompetensi khusus?
- Apakah jabatan tersebut tidak termasuk jabatan yang dilarang untuk TKA?
- Apakah perusahaan sudah memiliki dasar kebutuhan bisnis yang jelas?
- Apakah struktur organisasi dan job description sudah disiapkan?
- Apakah pengesahan RPTKA diperlukan dan sudah diajukan?
- Apakah dokumen legalitas perusahaan sudah lengkap?
- Apakah dokumen pendidikan dan pengalaman TKA sudah diverifikasi?
- Apakah tenaga kerja pendamping TKA sudah ditunjuk?
- Apakah rencana pelatihan dan transfer knowledge sudah dibuat?
- Apakah kewajiban DKPTKA sudah diperhitungkan?
- Apakah dokumen visa dan izin tinggal sudah sesuai?
- Apakah perjanjian kerja atau perjanjian lain sudah disiapkan?
- Apakah komponen upah, benefit, pajak, dan payroll sudah dihitung?
- Apakah kewajiban jaminan sosial atau asuransi sudah diperiksa?
- Apakah perusahaan memiliki rencana offboarding dan pemulangan TKA?
Contoh Alur Rekrutmen TKA di Perusahaan
Berikut alur sederhana yang dapat digunakan perusahaan sebelum mempekerjakan TKA.
- Identifikasi kebutuhan jabatan yang membutuhkan TKA.
- Periksa apakah jabatan tersebut diperbolehkan untuk TKA.
- Siapkan job description dan alasan penggunaan TKA.
- Verifikasi dokumen kandidat asing, termasuk pendidikan dan pengalaman.
- Siapkan tenaga kerja pendamping dari Indonesia.
- Susun rencana transfer knowledge dan pelatihan.
- Ajukan pengesahan RPTKA jika diwajibkan.
- Siapkan dokumen keimigrasian sesuai ketentuan.
- Susun perjanjian kerja atau perjanjian lain.
- Atur payroll, pajak, asuransi, dan benefit.
- Lakukan onboarding TKA dan tenaga kerja pendamping.
- Monitor masa kerja, dokumen, pelaporan, dan kewajiban perusahaan.
- Lakukan offboarding dan pemulangan TKA setelah masa kerja berakhir.
Dalam proses onboarding, HR perlu memastikan TKA memahami budaya kerja, struktur organisasi, aturan perusahaan, standar keselamatan, kanal komunikasi, dan kewajiban transfer knowledge. Artikel tentang orientasi karyawan baru dapat menjadi referensi untuk menyusun proses pengenalan kerja yang lebih terstruktur.
Peran HRIS dalam Mengelola Administrasi TKA
Pengelolaan TKA membutuhkan administrasi yang rapi. HR perlu memantau dokumen RPTKA, kontrak kerja, izin tinggal, paspor, masa berlaku dokumen, payroll, pajak, asuransi, benefit, pelatihan pendamping, hingga jadwal pelaporan.
Jika semua dilakukan manual, risiko human error cukup besar. Dokumen bisa tercecer, masa berlaku terlewat, atau data payroll tidak sinkron. Karena itu, HRIS dapat membantu perusahaan mengelola administrasi TKA secara lebih tertib.
1. Menyimpan Dokumen secara Terpusat
HRIS membantu perusahaan menyimpan dokumen TKA dalam satu sistem. Dengan hak akses yang tepat, HR dapat memantau dokumen penting tanpa harus mencari file manual di banyak folder.
2. Mengingatkan Masa Berlaku Dokumen
Dokumen TKA biasanya memiliki masa berlaku tertentu. Sistem digital dapat membantu HR membuat pengingat untuk perpanjangan kontrak, izin tinggal, atau dokumen lain agar tidak melewati batas waktu.
3. Menghubungkan Data dengan Payroll
Data TKA yang berkaitan dengan gaji, pajak, benefit, dan potongan perlu terhubung dengan payroll. Dengan sistem yang terintegrasi, proses penggajian menjadi lebih akurat dan mudah diaudit.
4. Mencatat Pelatihan Tenaga Kerja Pendamping
Program transfer knowledge dapat dicatat dalam sistem pelatihan. HR dapat menyimpan jadwal, materi, peserta, dan hasil evaluasi pendampingan untuk menunjukkan bahwa kewajiban pengembangan tenaga kerja lokal benar-benar dilakukan.
Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Merekrut TKA
Ada beberapa kesalahan yang sering terjadi ketika perusahaan mempekerjakan TKA. HR sebaiknya menghindari hal-hal berikut.
1. Menggunakan Informasi Regulasi Lama
Aturan penggunaan TKA telah mengalami perubahan. Jangan hanya mengandalkan artikel lama yang masih menyebut IMTA, Perpres 20/2018, Permenaker 10/2018, atau Kepmenaker 40/2012 tanpa mengecek aturan terbaru yang berlaku.
2. Merekrut TKA Sebelum Dokumen Siap
Perusahaan tidak boleh mempekerjakan TKA terlebih dahulu baru mengurus dokumen setelahnya. Urutan administrasi perlu diperhatikan agar tidak menimbulkan risiko sanksi.
3. Tidak Memeriksa Jabatan Terlarang
Kesalahan jabatan dapat menjadi masalah serius. Pastikan TKA tidak ditempatkan pada jabatan yang berkaitan dengan personalia atau jabatan lain yang dilarang.
4. Menunjuk Tenaga Kerja Pendamping secara Formalitas
Tenaga kerja pendamping bukan sekadar nama dalam dokumen. Pendamping harus benar-benar terlibat dalam proses alih teknologi dan alih keahlian.
5. Tidak Menghitung Biaya Total
Biaya mempekerjakan TKA tidak hanya berupa gaji. Perusahaan juga perlu menghitung DKPTKA, relokasi, tiket, asuransi, pajak, fasilitas, tempat tinggal, konsultan, dan administrasi izin.
6. Tidak Menyiapkan Rencana Pemulangan
Offboarding TKA harus direncanakan sejak awal. Jika masa kerja berakhir, perusahaan perlu memastikan proses pemulangan dan penyelesaian dokumen dilakukan sesuai ketentuan.
Tips agar Perekrutan TKA Tetap Mendukung Tenaga Kerja Lokal
Perekrutan TKA sebaiknya tidak dipandang sebagai ancaman bagi tenaga kerja lokal. Jika dikelola dengan benar, penggunaan TKA dapat membantu meningkatkan kompetensi karyawan Indonesia.
1. Komunikasikan Tujuan Penggunaan TKA
Perusahaan perlu menjelaskan mengapa TKA dibutuhkan. Misalnya, untuk transfer teknologi, membangun sistem baru, mempercepat proyek strategis, atau mendampingi tim lokal selama periode tertentu.
2. Libatkan Karyawan Lokal dalam Proyek
Jangan membuat TKA bekerja sendiri secara terpisah. Libatkan tenaga kerja lokal dalam proyek, meeting, pelatihan, dan proses pengambilan keputusan agar terjadi pembelajaran nyata.
3. Tetapkan Target Transfer Knowledge
Perusahaan dapat membuat target seperti jumlah sesi pelatihan, dokumen SOP yang dibuat, kompetensi yang harus dikuasai pendamping, atau kemampuan tim lokal menjalankan pekerjaan secara mandiri setelah periode tertentu.
4. Evaluasi Hasil Pendampingan
Setelah beberapa bulan, evaluasi apakah tenaga kerja pendamping benar-benar berkembang. Jika belum, HR perlu melihat apakah masalahnya ada pada metode pelatihan, komunikasi, atau pemilihan pendamping.
Kesimpulan
Mempekerjakan Tenaga Kerja Asing atau TKA di Indonesia diperbolehkan, tetapi harus memenuhi syarat dan prosedur yang berlaku. Perusahaan perlu memastikan bahwa TKA dipekerjakan untuk jabatan tertentu, waktu tertentu, dan memiliki kompetensi yang sesuai dengan jabatan tersebut.
HRD perlu memahami kewajiban utama seperti pengesahan RPTKA, pembayaran DKPTKA jika berlaku, penunjukan tenaga kerja pendamping, pelaksanaan pelatihan, fasilitas Bahasa Indonesia, dokumen keimigrasian, payroll, pajak, jaminan sosial, pelaporan, serta pemulangan TKA setelah masa kerja berakhir.
Selain itu, perusahaan harus memastikan TKA tidak menduduki jabatan yang dilarang, terutama jabatan yang mengurusi personalia. Penggunaan TKA juga sebaiknya selalu diarahkan untuk mendukung alih teknologi dan alih keahlian kepada tenaga kerja Indonesia.
Pada akhirnya, rekrutmen TKA yang baik bukan hanya soal memenuhi kebutuhan perusahaan terhadap tenaga ahli asing. Lebih dari itu, perusahaan perlu memastikan penggunaan TKA dilakukan secara legal, transparan, terencana, dan memberi manfaat bagi pengembangan tenaga kerja lokal.
Referensi Eksternal
- JDIH Kemnaker – Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 2021 tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing
- JDIH Kemnaker – Permenaker Nomor 8 Tahun 2021 tentang Peraturan Pelaksanaan PP 34/2021
- JDIH Kemnaker – Kepmenaker Nomor 349 Tahun 2019 tentang Jabatan Tertentu yang Dilarang Diduduki TKA
- Peraturan.go.id – Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja
- Kemnaker – Layanan TKA Online
- Kemnaker – Kasus TKA Tanpa RPTKA dan Sanksi Administratif
- Direktorat Jenderal Imigrasi – Informasi Keimigrasian Indonesia
