Ketahui Tentang Peraturan Ketenagakerjaan di Indonesia

Peraturan ketenagakerjaan di Indonesia adalah kumpulan aturan yang mengatur hubungan antara pekerja, pemberi kerja, pengusaha, serikat pekerja, dan pemerintah. Aturan ini mencakup banyak hal, mulai dari proses rekrutmen, perjanjian kerja, status karyawan, waktu kerja, cuti, lembur, pengupahan, jaminan sosial, pemutusan hubungan kerja, hingga penyelesaian perselisihan hubungan industrial.

Bagi HRD, pemilik bisnis, manajer, dan karyawan, memahami aturan ketenagakerjaan bukan hanya penting untuk menghindari sanksi hukum. Lebih dari itu, pemahaman ini membantu perusahaan membangun hubungan kerja yang sehat, adil, produktif, dan sesuai dengan hak serta kewajiban masing-masing pihak.

Dalam praktiknya, masih banyak masalah kerja yang muncul karena kurangnya pemahaman terhadap peraturan. Misalnya kontrak kerja tidak jelas, upah lembur tidak dihitung dengan benar, cuti tidak dikelola dengan baik, THR terlambat dibayar, karyawan kontrak tidak mendapatkan kompensasi, atau proses PHK tidak mengikuti ketentuan yang berlaku.

Artikel bloghrd.com ini akan membahas pengertian ketenagakerjaan, dasar hukum yang berlaku, pengelompokan tenaga kerja, perencanaan tenaga kerja, hak dan kewajiban pekerja serta pengusaha, hingga poin-poin penting yang perlu diperhatikan HR dalam mengelola kepatuhan ketenagakerjaan di perusahaan.

Daftar Isi

Apa Itu Ketenagakerjaan?

Ketenagakerjaan adalah segala hal yang berhubungan dengan tenaga kerja, baik sebelum, selama, maupun sesudah masa kerja. Artinya, ketenagakerjaan tidak hanya dimulai ketika seseorang sudah bekerja di perusahaan, tetapi juga mencakup proses sebelum bekerja seperti pelatihan, penempatan, rekrutmen, dan perjanjian kerja.

Setelah hubungan kerja berjalan, ketenagakerjaan mencakup jam kerja, upah, keselamatan kerja, cuti, lembur, jaminan sosial, disiplin kerja, evaluasi kinerja, hingga hubungan industrial. Setelah hubungan kerja berakhir, ketenagakerjaan juga mengatur hak dan kewajiban terkait resign, PHK, pesangon, uang penghargaan masa kerja, uang penggantian hak, dan jaminan kehilangan pekerjaan.

Untuk memahami pembahasan dasar yang lebih luas, Anda dapat membaca artikel Undang-Undang Ketenagakerjaan di Indonesia dan isi UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.

Perbedaan Tenaga Kerja, Pekerja/Buruh, Pemberi Kerja, dan Pengusaha

Dalam dunia kerja, beberapa istilah sering digunakan secara bergantian. Padahal, setiap istilah memiliki makna yang berbeda.

1. Tenaga Kerja

Tenaga kerja adalah setiap orang yang mampu melakukan pekerjaan untuk menghasilkan barang atau jasa, baik untuk memenuhi kebutuhan sendiri maupun masyarakat. Istilah ini lebih luas karena mencakup orang yang sudah bekerja, sedang mencari kerja, atau berpotensi bekerja.

2. Pekerja atau Buruh

Pekerja atau buruh adalah setiap orang yang bekerja dengan menerima upah atau imbalan dalam bentuk lain. Istilah ini mengarah pada orang yang sudah memiliki hubungan kerja dengan pemberi kerja atau pengusaha.

3. Pemberi Kerja

Pemberi kerja adalah pihak yang mempekerjakan tenaga kerja dengan membayar upah atau imbalan. Pemberi kerja bisa berbentuk orang perseorangan, badan usaha, badan hukum, atau organisasi.

4. Pengusaha

Pengusaha adalah orang atau badan yang menjalankan perusahaan, baik milik sendiri maupun bukan milik sendiri, dan mempekerjakan pekerja/buruh dengan membayar upah.

Dalam perusahaan, pengelolaan hubungan antara tenaga kerja, pekerja, dan pemberi kerja biasanya menjadi bagian penting dari fungsi personalia atau sumber daya manusia. Karena itu, seorang HR perlu memahami peran administratif, strategis, dan kepatuhan hukum yang melekat pada pekerjaannya. Pembahasan terkait dapat dilihat pada artikel tugas dan syarat menjadi HRD yang baik.

Dasar Hukum Ketenagakerjaan di Indonesia

Peraturan ketenagakerjaan di Indonesia tidak hanya bersumber dari satu undang-undang. Ada beberapa aturan yang perlu diperhatikan karena saling berkaitan. HR sebaiknya memahami bahwa sebagian aturan lama masih berlaku, sebagian telah diubah, dan sebagian lainnya dijelaskan lebih lanjut melalui peraturan turunan.

1. UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan

UU No. 13 Tahun 2003 adalah salah satu dasar utama hukum ketenagakerjaan di Indonesia. Undang-undang ini mengatur banyak aspek seperti pelatihan kerja, penempatan tenaga kerja, hubungan kerja, perlindungan tenaga kerja, pengupahan, kesejahteraan, hubungan industrial, dan pemutusan hubungan kerja.

Namun, beberapa ketentuan dalam UU Ketenagakerjaan telah mengalami perubahan melalui regulasi berikutnya, terutama setelah hadirnya aturan Cipta Kerja.

2. UU No. 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja

UU No. 6 Tahun 2023 menetapkan Perppu No. 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi undang-undang. Aturan ini mengubah sejumlah ketentuan dalam klaster ketenagakerjaan, termasuk hal-hal yang berkaitan dengan tenaga kerja asing, PKWT, alih daya, waktu kerja, cuti, pengupahan, PHK, dan pesangon.

Karena itu, saat membaca UU Ketenagakerjaan, HR tidak cukup hanya melihat teks UU No. 13 Tahun 2003. HR perlu melihat pula perubahan yang dibawa oleh UU No. 6 Tahun 2023 dan aturan turunannya.

3. PP No. 35 Tahun 2021

PP No. 35 Tahun 2021 mengatur beberapa hal penting seperti Perjanjian Kerja Waktu Tertentu atau PKWT, alih daya, waktu kerja, waktu istirahat, waktu kerja lembur, upah kerja lembur, tata cara PHK, uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan uang penggantian hak.

Aturan ini sangat penting bagi HR karena berkaitan langsung dengan administrasi kontrak kerja, jadwal kerja, lembur, outsourcing, dan pengakhiran hubungan kerja.

4. PP No. 36 Tahun 2021 dan PP No. 51 Tahun 2023 tentang Pengupahan

Pengupahan di Indonesia diatur melalui PP No. 36 Tahun 2021 dan telah mengalami perubahan melalui PP No. 51 Tahun 2023. Perubahan ini mencakup ketentuan tentang formula penghitungan upah minimum, penetapan upah minimum, pemberlakuan upah minimum, serta penguatan peran dewan pengupahan di daerah.

Karena upah minimum ditetapkan setiap tahun dan dapat berbeda antarprovinsi atau kabupaten/kota, HR perlu selalu memantau aturan terbaru di wilayah operasional perusahaan.

5. PP No. 34 Tahun 2021 tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing

Jika perusahaan mempekerjakan tenaga kerja asing, HR perlu memperhatikan ketentuan terkait penggunaan TKA. Aturan ini menyangkut rencana penggunaan tenaga kerja asing, jabatan tertentu, jangka waktu kerja, pendamping tenaga kerja Indonesia, dan kewajiban lain yang perlu dipenuhi perusahaan.

6. PP No. 37 Tahun 2021 tentang Jaminan Kehilangan Pekerjaan

PP No. 37 Tahun 2021 mengatur program Jaminan Kehilangan Pekerjaan atau JKP. Program ini berkaitan dengan perlindungan bagi pekerja yang mengalami PHK dan memenuhi persyaratan tertentu.

7. Peraturan Terkait THR, BPJS, dan Hubungan Industrial

Selain aturan utama di atas, HR juga perlu memahami aturan lain seperti Permenaker tentang THR Keagamaan, UU BPJS, aturan jaminan sosial, serta UU No. 2 Tahun 2004 tentang Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial.

8. Putusan Mahkamah Konstitusi yang Perlu Dipantau

Peraturan ketenagakerjaan juga dapat dipengaruhi oleh putusan Mahkamah Konstitusi. Salah satu yang penting adalah Putusan MK No. 168/PUU-XXI/2023 yang dibacakan pada 31 Oktober 2024. Putusan ini mengabulkan sebagian pengujian UU No. 6 Tahun 2023, termasuk beberapa isu dalam klaster ketenagakerjaan seperti TKA, PKWT, outsourcing, cuti, upah, PHK, dan pesangon.

Bagi HR, artinya regulasi ketenagakerjaan harus dipantau secara berkala. Jangan hanya mengandalkan kebijakan lama perusahaan tanpa mengecek apakah ada perubahan aturan, putusan pengadilan, atau ketentuan teknis terbaru.

Pengelompokan Tenaga Kerja di Indonesia

Dalam dunia ketenagakerjaan, tenaga kerja dapat dikelompokkan berdasarkan kemampuan, pendidikan, keterampilan, dan status kerjanya. Pengelompokan ini membantu perusahaan memahami kebutuhan rekrutmen, pelatihan, pengupahan, dan pengembangan karier.

1. Tenaga Kerja Terdidik

Tenaga kerja terdidik adalah tenaga kerja yang memiliki keahlian atau pengetahuan tertentu melalui jalur pendidikan formal. Biasanya, pekerjaan ini membutuhkan latar belakang akademik, sertifikasi, atau pendidikan khusus.

Contoh tenaga kerja terdidik:

Dokter.
Akuntan.
Pengacara.
Guru atau dosen.
Insinyur.
Arsitek.
Analis keuangan.

Dalam perusahaan, tenaga kerja terdidik biasanya mengisi posisi yang membutuhkan pengetahuan teknis, analisis, dan tanggung jawab profesional tertentu.

2. Tenaga Kerja Terlatih

Tenaga kerja terlatih adalah tenaga kerja yang memperoleh keterampilan melalui pelatihan, kursus, pengalaman praktik, atau pembelajaran nonformal. Tidak semua pekerjaan dalam kategori ini membutuhkan pendidikan akademik tinggi, tetapi tetap membutuhkan kemampuan teknis tertentu.

Contoh tenaga kerja terlatih:

Chef atau juru masak.
Teknisi mesin.
Operator alat berat.
Penjahit.
Barista.
Mekanik kendaraan.
Desainer grafis.

Untuk meningkatkan kualitas tenaga kerja terlatih, perusahaan dapat menyusun program pelatihan kerja yang relevan dengan kebutuhan bisnis.

3. Tenaga Kerja Tidak Terdidik dan Tidak Terlatih

Tenaga kerja tidak terdidik dan tidak terlatih adalah tenaga kerja yang tidak membutuhkan pendidikan formal atau pelatihan khusus untuk memulai pekerjaan. Biasanya, keterampilan diperoleh melalui instruksi langsung, pengalaman di lapangan, dan pembiasaan kerja.

Contoh tenaga kerja tidak terdidik dan tidak terlatih:

Buruh angkut.
Petugas kebersihan pemula.
Asisten rumah tangga.
Pekerja harian sederhana.

Meski tidak membutuhkan kualifikasi formal tinggi, perusahaan tetap harus memperlakukan tenaga kerja dalam kategori ini sesuai aturan ketenagakerjaan, termasuk upah, waktu kerja, keselamatan kerja, dan hak-hak dasar lainnya.

4. Tenaga Kerja Berdasarkan Status Hubungan Kerja

Selain berdasarkan keterampilan, tenaga kerja juga dapat dibedakan berdasarkan status hubungan kerjanya. Dalam perusahaan, status ini biasanya terlihat dari jenis perjanjian kerja yang digunakan.

PKWT atau karyawan kontrak.
PKWTT atau karyawan tetap.
Pekerja harian lepas.
Pekerja alih daya atau outsourcing.
Pekerja paruh waktu sesuai kebutuhan perusahaan.
Tenaga kerja asing untuk jabatan dan waktu tertentu.

Setiap status kerja memiliki konsekuensi administratif dan hukum yang berbeda. Karena itu, perusahaan perlu memastikan perjanjian kerja dibuat jelas, tertulis, dan sesuai ketentuan.

Perencanaan Tenaga Kerja di Indonesia

Perencanaan tenaga kerja adalah proses menyusun kebutuhan tenaga kerja berdasarkan kondisi ekonomi, kebutuhan pembangunan, kebutuhan industri, serta kebutuhan masing-masing perusahaan. Dalam konteks nasional, perencanaan tenaga kerja membantu pemerintah menyusun kebijakan ketenagakerjaan. Dalam konteks perusahaan, perencanaan tenaga kerja membantu HR memastikan jumlah dan kualitas karyawan sesuai kebutuhan bisnis.

1. Perencanaan Tenaga Kerja Makro

Perencanaan tenaga kerja makro dilakukan pada tingkat nasional atau daerah. Fokusnya adalah bagaimana tenaga kerja dapat dimanfaatkan secara optimal untuk mendukung produktivitas, pertumbuhan ekonomi, pengurangan pengangguran, dan pemerataan kesempatan kerja.

Perencanaan makro biasanya menggunakan data kependudukan, angkatan kerja, tingkat pendidikan, kebutuhan industri, angka pengangguran, tren ekonomi, dan proyeksi pembangunan nasional atau daerah.

2. Perencanaan Tenaga Kerja Mikro

Perencanaan tenaga kerja mikro dilakukan pada tingkat perusahaan, instansi, BUMN, BUMD, atau organisasi. Fokusnya adalah memastikan perusahaan memiliki tenaga kerja yang tepat dari sisi jumlah, kompetensi, jabatan, biaya, dan waktu.

Dalam praktik HR, perencanaan tenaga kerja mikro dapat mencakup:

Analisis kebutuhan karyawan.
Perencanaan rekrutmen.
Perencanaan pelatihan.
Perencanaan promosi dan mutasi.
Perencanaan suksesi jabatan.
Perencanaan biaya tenaga kerja.
Evaluasi produktivitas karyawan.

Perencanaan tenaga kerja mikro yang baik membantu perusahaan menghindari dua masalah besar: kekurangan karyawan saat bisnis tumbuh, atau kelebihan karyawan yang membuat biaya operasional terlalu tinggi.

Hak dan Kewajiban dalam Hubungan Kerja

Hubungan kerja yang sehat harus dibangun dari pemahaman hak dan kewajiban. Pekerja memiliki hak yang harus dipenuhi perusahaan, tetapi pekerja juga memiliki kewajiban yang harus dijalankan. Begitu pula sebaliknya, perusahaan memiliki hak mengatur pekerjaan, tetapi juga wajib memenuhi ketentuan hukum.

Hak Pekerja yang Perlu Dipahami

Mendapatkan upah sesuai ketentuan dan kesepakatan kerja.
Mendapatkan perlindungan keselamatan dan kesehatan kerja.
Mendapatkan waktu istirahat dan cuti sesuai aturan.
Mendapatkan upah lembur jika memenuhi ketentuan lembur.
Mendapatkan THR Keagamaan sesuai ketentuan.
Mendapatkan jaminan sosial ketenagakerjaan dan kesehatan.
Mendapatkan perlakuan yang adil dan manusiawi.
Mendapatkan hak akibat berakhirnya hubungan kerja jika memenuhi ketentuan.

Kewajiban Pekerja yang Perlu Dipahami

Melaksanakan pekerjaan sesuai perjanjian kerja.
Mematuhi peraturan perusahaan dan SOP.
Menjaga kerahasiaan perusahaan jika diwajibkan.
Menjaga disiplin kerja.
Menggunakan fasilitas perusahaan secara bertanggung jawab.
Menjaga keselamatan diri sendiri dan rekan kerja.

Hak Pengusaha atau Perusahaan

Mengatur pekerjaan sesuai kebutuhan bisnis.
Menetapkan peraturan perusahaan sepanjang tidak bertentangan dengan hukum.
Memberikan evaluasi dan sanksi sesuai prosedur.
Menentukan struktur organisasi, jabatan, dan target kerja.
Melakukan PHK sesuai alasan dan prosedur yang diatur hukum.

Kewajiban Pengusaha atau Perusahaan

Membayar upah tepat waktu.
Membuat perjanjian kerja yang sesuai aturan.
Mendaftarkan pekerja ke program jaminan sosial sesuai ketentuan.
Memenuhi hak cuti, istirahat, dan lembur.
Menjaga keselamatan dan kesehatan kerja.
Mengelola data karyawan dengan baik.
Menjalankan prosedur hubungan industrial secara tertib.

Peraturan Ketenagakerjaan yang Wajib Dipahami HR

HR adalah salah satu pihak yang paling sering berhadapan dengan aturan ketenagakerjaan. Karena itu, HR perlu memahami area-area utama berikut agar administrasi karyawan berjalan rapi dan risiko perselisihan dapat dikurangi.

1. Perjanjian Kerja

Perjanjian kerja adalah dasar hubungan antara pekerja dan pengusaha. Dokumen ini memuat syarat kerja, hak, kewajiban, jabatan, upah, lokasi kerja, waktu kerja, serta ketentuan lain yang disepakati selama tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan.

Perusahaan perlu memastikan isi kontrak kerja tidak dibuat asal. Untuk memahami hal ini lebih lanjut, Anda dapat membaca artikel aturan seputar perjanjian kerja dan pasal peraturan undang-undang tentang perjanjian kerja.

Hal yang sebaiknya ada dalam perjanjian kerja:

Nama pekerja dan perusahaan.
Jabatan atau jenis pekerjaan.
Tempat kerja.
Besaran upah dan cara pembayaran.
Hak dan kewajiban kedua pihak.
Mulai dan jangka waktu hubungan kerja.
Ketentuan cuti, lembur, dan waktu kerja.
Ketentuan rahasia perusahaan jika diperlukan.
Ketentuan pengakhiran hubungan kerja.

2. PKWT dan PKWTT

Dalam hubungan kerja, perusahaan perlu membedakan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu atau PKWT dan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu atau PKWTT. PKWT digunakan untuk pekerjaan tertentu yang sifatnya terbatas waktu atau selesai berdasarkan pekerjaan tertentu. Sementara PKWTT digunakan untuk hubungan kerja yang bersifat tetap.

Kesalahan menggunakan PKWT untuk pekerjaan yang seharusnya bersifat tetap dapat menimbulkan risiko hukum. Karena itu, HR perlu memahami aturan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu dan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu.

Hal penting terkait PKWT:

PKWT harus dibuat sesuai jenis pekerjaan yang diperbolehkan.
PKWT memiliki batasan jangka waktu sesuai ketentuan.
PKWT tidak boleh mensyaratkan masa percobaan.
Pekerja PKWT berhak atas uang kompensasi saat hubungan kerja berakhir sesuai ketentuan.
PKWT perlu dicatatkan sesuai mekanisme yang berlaku.

3. Waktu Kerja dan Sistem Shift

Pengaturan waktu kerja merupakan aspek penting dalam ketenagakerjaan. Secara umum, waktu kerja yang banyak digunakan adalah 7 jam per hari dan 40 jam per minggu untuk 6 hari kerja, atau 8 jam per hari dan 40 jam per minggu untuk 5 hari kerja.

Namun, sektor usaha atau pekerjaan tertentu dapat memiliki pengaturan waktu kerja yang berbeda sesuai ketentuan. Perusahaan yang menggunakan sistem shift perlu mengatur jadwal dengan hati-hati agar tidak melanggar ketentuan jam kerja, istirahat, dan lembur.

Untuk pembahasan yang lebih teknis, Anda dapat membaca artikel pembagian shift kerja dan pengaturan jam kerja dalam undang-undang.

4. Waktu Istirahat dan Cuti

Pekerja berhak atas waktu istirahat dan cuti sesuai ketentuan. HR perlu mengatur cuti tahunan, cuti sakit, cuti melahirkan, cuti haid, cuti penting, dan jenis izin lain sesuai peraturan perusahaan, perjanjian kerja, atau perjanjian kerja bersama.

Pengelolaan cuti yang buruk dapat menimbulkan konflik karena cuti berkaitan dengan hak karyawan, jadwal operasional, payroll, dan beban kerja tim. Untuk memahami dasar cuti dan istirahat, Anda dapat membaca artikel waktu kerja, waktu istirahat, dan cuti.

Hal yang perlu diperhatikan HR:

Catat saldo cuti karyawan secara rapi.
Pastikan kebijakan cuti tertulis jelas.
Jangan menghapus hak cuti tanpa dasar yang sesuai.
Perhatikan ketentuan cuti khusus untuk pekerja perempuan.
Pastikan cuti tidak mengganggu operasional karena jadwal pengganti sudah disiapkan.

5. Lembur dan Upah Kerja Lembur

Lembur adalah pekerjaan yang dilakukan di luar waktu kerja normal sesuai ketentuan. Perusahaan yang mempekerjakan karyawan lembur perlu memperhatikan persetujuan pekerja, batasan waktu lembur, pencatatan jam lembur, serta pembayaran upah lembur.

Masalah lembur sering terjadi karena perusahaan tidak mencatat jam kerja secara rapi atau tidak memiliki sistem approval yang jelas. Untuk menghindari kesalahan, HR dapat membaca artikel aturan waktu kerja lembur dan cara menghitung lembur karyawan.

Checklist lembur untuk HR:

Apakah lembur sudah disetujui?
Apakah jam lembur dicatat berdasarkan data aktual?
Apakah pekerjaan lembur sesuai kebutuhan perusahaan?
Apakah upah lembur dihitung sesuai ketentuan?
Apakah data lembur masuk ke payroll tepat waktu?

6. Pengupahan dan Upah Minimum

Upah adalah hak pekerja yang diterima dalam bentuk uang sebagai imbalan dari pengusaha atau pemberi kerja. Dalam pengupahan, perusahaan perlu memperhatikan upah minimum, struktur dan skala upah, komponen gaji, tunjangan, potongan, serta cara pembayaran.

Upah minimum menjadi batas bawah yang harus dipatuhi perusahaan sesuai wilayah dan ketentuan yang berlaku. HR dapat membaca artikel pengertian dan mekanisme upah minimum, pengupahan dalam ketenagakerjaan, dan komponen gaji dalam sistem pengupahan.

Hal yang perlu dicek dalam pengupahan:

Apakah upah sudah memenuhi upah minimum?
Apakah komponen upah pokok dan tunjangan sudah jelas?
Apakah potongan gaji memiliki dasar yang sah?
Apakah slip gaji diberikan secara transparan?
Apakah payroll sesuai dengan data absensi, cuti, lembur, dan benefit?

7. Tunjangan dan THR Keagamaan

Tunjangan adalah tambahan penghasilan yang diberikan perusahaan kepada karyawan di luar gaji pokok. Tunjangan dapat bersifat tetap atau tidak tetap, tergantung kebijakan perusahaan dan perjanjian kerja.

Salah satu tunjangan yang wajib diperhatikan adalah THR Keagamaan. THR merupakan hak pekerja yang diberikan menjelang hari raya keagamaan sesuai ketentuan. Untuk memahami dasar dan perhitungannya, Anda dapat membaca artikel aturan pemberian Tunjangan Hari Raya atau THR.

Kesalahan yang sering terjadi terkait THR:

THR dibayarkan terlambat.
Perhitungan THR karyawan baru tidak proporsional.
THR tidak dicatat dalam payroll dengan benar.
Perusahaan tidak menyiapkan anggaran THR sejak awal tahun.

8. BPJS Ketenagakerjaan dan Jaminan Sosial

Perusahaan wajib memperhatikan perlindungan jaminan sosial bagi pekerja. BPJS Ketenagakerjaan memiliki beberapa program utama seperti Jaminan Kecelakaan Kerja, Jaminan Kematian, Jaminan Hari Tua, Jaminan Pensiun, dan Jaminan Kehilangan Pekerjaan sesuai kategori kepesertaan dan ketentuan yang berlaku.

Untuk memahami program-program tersebut, Anda dapat membaca artikel BPJS Ketenagakerjaan dan cara daftar program JKP BPJS Ketenagakerjaan.

Hal yang perlu dilakukan HR:

Pastikan karyawan didaftarkan sesuai ketentuan.
Pastikan upah yang dilaporkan sesuai dasar perhitungan iuran.
Pastikan iuran dibayar tepat waktu.
Pastikan perubahan data karyawan diperbarui.
Pastikan karyawan memahami manfaat program jaminan sosial.

9. Keselamatan dan Kesehatan Kerja

Keselamatan dan Kesehatan Kerja atau K3 adalah bagian penting dari perlindungan tenaga kerja. K3 tidak hanya berlaku untuk pabrik atau proyek konstruksi. Kantor, gudang, restoran, toko, fasilitas kesehatan, transportasi, dan pekerjaan lapangan juga memiliki risiko keselamatan masing-masing.

Perusahaan perlu menyediakan lingkungan kerja yang aman, prosedur kerja yang jelas, alat pelindung diri jika diperlukan, pelatihan keselamatan, serta sistem pelaporan insiden.

Contoh risiko K3 di perusahaan:

Kecelakaan kerja di area produksi.
Cedera akibat alat kerja.
Kelelahan karena jam kerja panjang.
Gangguan kesehatan akibat lingkungan kerja buruk.
Kecelakaan saat perjalanan dinas atau tugas lapangan.

10. Tenaga Kerja Asing

Perusahaan yang menggunakan tenaga kerja asing harus mengikuti aturan penggunaan TKA. TKA hanya dapat dipekerjakan untuk jabatan tertentu, waktu tertentu, dan harus memenuhi kompetensi sesuai posisi yang diduduki. Perusahaan juga perlu memperhatikan prinsip pengutamaan tenaga kerja Indonesia.

HR perlu memastikan dokumen penggunaan TKA, izin kerja, jabatan, masa kerja, pendamping tenaga kerja Indonesia, dan kewajiban pelaporan telah sesuai aturan.

11. Pemutusan Hubungan Kerja

PHK adalah salah satu area paling sensitif dalam hubungan kerja. Karena berdampak langsung pada kehidupan karyawan dan risiko hukum perusahaan, PHK harus dilakukan dengan alasan yang jelas, prosedur yang benar, dan perhitungan hak yang sesuai.

Hak akibat PHK dapat mencakup uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, uang penggantian hak, uang pisah, atau kompensasi lain sesuai alasan PHK dan status hubungan kerja. Untuk memahami perhitungannya, Anda dapat membaca artikel perhitungan pesangon berdasarkan peraturan yang berlaku.

Hal yang perlu diperhatikan sebelum PHK:

Apakah alasan PHK sesuai ketentuan?
Apakah proses komunikasi sudah dilakukan dengan baik?
Apakah dokumen pendukung lengkap?
Apakah hak karyawan sudah dihitung dengan benar?
Apakah ada risiko perselisihan hubungan industrial?

12. Hubungan Industrial dan Perjanjian Kerja Bersama

Hubungan industrial adalah sistem hubungan antara pengusaha, pekerja, serikat pekerja, dan pemerintah dalam proses produksi barang atau jasa. Hubungan industrial yang sehat membantu perusahaan mengurangi konflik dan menjaga keberlangsungan operasional.

Di perusahaan yang memiliki serikat pekerja, Perjanjian Kerja Bersama atau PKB dapat menjadi instrumen penting untuk mengatur syarat kerja, hak, kewajiban, dan mekanisme penyelesaian masalah secara lebih terstruktur.

Untuk memahami pembahasan ini lebih lanjut, Anda dapat membaca artikel tanya jawab seputar Perjanjian Kerja Bersama.

13. Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial

Perselisihan hubungan industrial dapat terjadi karena perbedaan pendapat antara pekerja dan pengusaha. Perselisihan bisa berkaitan dengan hak, kepentingan, PHK, atau perselisihan antarserikat pekerja dalam satu perusahaan.

Secara umum, penyelesaian dimulai dari perundingan bipartit. Jika tidak tercapai kesepakatan, proses dapat berlanjut ke mediasi, konsiliasi, arbitrase, atau Pengadilan Hubungan Industrial sesuai jenis perselisihan.

Perusahaan sebaiknya mengutamakan dokumentasi yang rapi, komunikasi terbuka, dan penyelesaian internal yang adil sebelum masalah berkembang menjadi sengketa formal.

Peran HR dalam Menjaga Kepatuhan Ketenagakerjaan

HR bukan hanya divisi yang mengurus administrasi karyawan. Dalam konteks modern, HR juga berperan sebagai penjaga kepatuhan ketenagakerjaan perusahaan. Jika HR tidak memahami aturan, perusahaan dapat menghadapi risiko sanksi, tuntutan, denda, reputasi buruk, hingga turunnya kepercayaan karyawan.

1. Membuat Dokumen Kerja yang Lengkap

HR perlu memastikan setiap karyawan memiliki dokumen kerja yang sesuai. Dokumen ini mencakup perjanjian kerja, job description, data identitas, data payroll, data BPJS, dan dokumen pendukung lainnya.

2. Menyusun Peraturan Perusahaan

Peraturan perusahaan membantu mengatur tata tertib kerja, jam kerja, cuti, disiplin, sanksi, fasilitas, serta hak dan kewajiban di perusahaan. Peraturan perusahaan harus disusun dengan memperhatikan ketentuan hukum yang berlaku.

3. Mengelola Payroll dengan Akurat

Payroll harus dihitung berdasarkan data yang benar. HR perlu memastikan gaji, tunjangan, lembur, potongan, THR, BPJS, dan pajak karyawan dikelola secara akurat.

4. Mengelola Absensi, Cuti, dan Lembur

Data absensi, cuti, dan lembur harus tercatat dengan baik karena berpengaruh pada payroll, produktivitas, disiplin, dan hak karyawan.

5. Menyediakan Komunikasi Internal yang Jelas

Banyak masalah ketenagakerjaan terjadi bukan hanya karena aturan dilanggar, tetapi karena karyawan tidak memahami aturan yang berlaku di perusahaan. HR perlu menjelaskan kebijakan perusahaan dengan bahasa yang mudah dipahami.

6. Melakukan Audit HR Secara Berkala

Audit HR membantu perusahaan memeriksa apakah kebijakan dan praktik ketenagakerjaan sudah sesuai aturan. Audit dapat mencakup kontrak kerja, payroll, BPJS, cuti, lembur, status karyawan, dan dokumen PHK.

Contoh Masalah Ketenagakerjaan yang Sering Terjadi

1. Kontrak Kerja Tidak Jelas

Kontrak kerja yang tidak menjelaskan jabatan, upah, status kerja, masa kerja, lokasi kerja, dan hak karyawan dapat menimbulkan perselisihan. HR perlu memastikan kontrak kerja tidak hanya formalitas, tetapi benar-benar menjadi dasar hubungan kerja.

2. Status PKWT Tidak Sesuai Pekerjaan

Kesalahan umum lainnya adalah menggunakan PKWT untuk pekerjaan yang sifatnya tetap dan terus-menerus. Jika hal ini tidak sesuai ketentuan, perusahaan dapat menghadapi risiko perubahan status hubungan kerja atau perselisihan.

3. Lembur Tidak Dicatat

Lembur yang dilakukan tanpa pencatatan dan persetujuan dapat menimbulkan masalah saat payroll. Karyawan merasa haknya tidak dibayar, sementara perusahaan kesulitan memverifikasi data karena tidak ada dokumen.

4. Cuti Tidak Dikelola

Saldo cuti yang tidak dicatat dapat menimbulkan perbedaan data antara HR dan karyawan. Ketika karyawan resign atau PHK, sisa cuti dapat menjadi isu yang perlu diselesaikan.

5. Upah Tidak Sesuai Ketentuan

Masalah upah dapat terjadi jika perusahaan tidak mengikuti upah minimum, salah menghitung prorata, tidak membayar lembur, atau melakukan potongan tanpa dasar yang jelas.

6. BPJS Tidak Didaftarkan

Pekerja yang tidak didaftarkan dalam program jaminan sosial dapat menimbulkan risiko hukum dan risiko perlindungan sosial, terutama jika terjadi kecelakaan kerja atau PHK.

7. PHK Tidak Mengikuti Prosedur

PHK yang dilakukan tanpa alasan dan prosedur yang tepat dapat berkembang menjadi perselisihan hubungan industrial. Karena itu, perusahaan perlu berhati-hati, mendokumentasikan proses, dan menghitung hak pekerja dengan benar.

Checklist Kepatuhan Ketenagakerjaan untuk HR

Untuk membantu perusahaan memeriksa kepatuhan dasar, HR dapat menggunakan checklist berikut.

Apakah semua karyawan memiliki perjanjian kerja yang jelas?
Apakah status PKWT dan PKWTT sudah sesuai sifat pekerjaan?
Apakah PKWT sudah dicatatkan sesuai ketentuan?
Apakah struktur dan skala upah sudah disusun?
Apakah upah sudah memenuhi upah minimum yang berlaku?
Apakah komponen gaji dan tunjangan tertulis jelas?
Apakah absensi dicatat secara akurat?
Apakah lembur memiliki persetujuan dan perhitungan yang benar?
Apakah cuti tahunan dan cuti khusus dikelola dengan baik?
Apakah THR dibayarkan sesuai ketentuan?
Apakah seluruh pekerja yang wajib didaftarkan sudah masuk BPJS?
Apakah peraturan perusahaan atau PKB sudah diperbarui?
Apakah perusahaan memiliki SOP disiplin kerja?
Apakah data karyawan tersimpan aman dan rapi?
Apakah proses PHK mengikuti prosedur dan hak karyawan dihitung dengan benar?
Apakah HR memantau perubahan peraturan ketenagakerjaan secara berkala?

Tips agar Perusahaan Lebih Patuh terhadap Peraturan Ketenagakerjaan

1. Jangan Mengandalkan Template Lama

Template kontrak kerja atau peraturan perusahaan yang dibuat bertahun-tahun lalu belum tentu sesuai dengan regulasi terbaru. HR perlu meninjau dokumen secara berkala, terutama setelah ada perubahan undang-undang, peraturan pemerintah, peraturan menteri, atau putusan pengadilan.

2. Pisahkan Kebijakan Internal dan Hak Normatif

Kebijakan internal perusahaan boleh dibuat sesuai kebutuhan bisnis. Namun, kebijakan tersebut tidak boleh mengurangi hak normatif pekerja yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.

3. Dokumentasikan Semua Proses Penting

Dokumentasi sangat penting dalam ketenagakerjaan. Simpan bukti kontrak, absensi, slip gaji, approval lembur, pengajuan cuti, surat peringatan, berita acara, dan dokumen komunikasi penting.

4. Gunakan Sistem HR yang Terintegrasi

Sistem HRIS, absensi digital, payroll, dan aplikasi cuti dapat membantu perusahaan mengurangi kesalahan manual. Data yang rapi juga memudahkan audit HR dan penyelesaian masalah.

5. Berikan Edukasi kepada Manajer

Masalah ketenagakerjaan tidak hanya terjadi di HR. Manajer lini juga perlu memahami aturan dasar seperti jam kerja, lembur, cuti, disiplin, dan komunikasi PHK. Dengan begitu, kebijakan perusahaan dapat dijalankan konsisten di setiap divisi.

6. Libatkan Ahli Saat Kasus Kompleks

Untuk kasus yang kompleks seperti PHK massal, restrukturisasi, penggunaan tenaga kerja asing, perselisihan hubungan industrial, atau revisi PKB, perusahaan sebaiknya berkonsultasi dengan ahli hukum ketenagakerjaan atau konsultan HR yang kompeten.

Peraturan Ketenagakerjaan dan Dampaknya bagi Bisnis

Peraturan ketenagakerjaan bukan hanya soal kepatuhan hukum. Jika dikelola dengan baik, aturan ketenagakerjaan dapat membantu bisnis berjalan lebih sehat.

1. Meningkatkan Kepercayaan Karyawan

Karyawan akan lebih percaya kepada perusahaan yang memiliki aturan kerja jelas, payroll transparan, dan perlakuan yang adil. Kepercayaan ini dapat meningkatkan loyalitas dan produktivitas.

2. Mengurangi Risiko Perselisihan

Kontrak kerja, peraturan perusahaan, dan dokumentasi yang rapi dapat membantu mengurangi kesalahpahaman. Jika terjadi masalah, perusahaan memiliki dasar yang lebih kuat untuk menyelesaikannya.

3. Membantu Perencanaan Biaya Tenaga Kerja

Dengan memahami aturan upah, lembur, THR, BPJS, dan pesangon, perusahaan dapat menyusun anggaran tenaga kerja dengan lebih realistis.

4. Meningkatkan Reputasi Perusahaan

Perusahaan yang patuh terhadap aturan ketenagakerjaan lebih mudah membangun reputasi sebagai tempat kerja yang profesional dan layak dipercaya.

5. Mendukung Pertumbuhan Bisnis yang Berkelanjutan

Bisnis yang tumbuh tanpa sistem ketenagakerjaan yang baik akan mudah menghadapi konflik internal. Sebaliknya, bisnis yang memiliki sistem HR rapi lebih siap berkembang, membuka cabang, dan menambah jumlah karyawan.

Kesalahan yang Harus Dihindari HR dalam Mengelola Ketenagakerjaan

1. Menganggap Semua Karyawan Bisa Dikontrak Terus-Menerus

PKWT memiliki ketentuan khusus. Tidak semua pekerjaan dapat dibuat kontrak berulang tanpa memperhatikan sifat pekerjaan dan batas waktu yang berlaku.

2. Tidak Memperbarui Upah Minimum

Upah minimum dapat berubah setiap tahun. HR harus memastikan payroll mengikuti ketentuan terbaru sesuai wilayah operasional perusahaan.

3. Mengabaikan Lembur karena Dianggap Budaya Kerja

Lembur bukan sekadar kebiasaan. Jika memenuhi ketentuan kerja lembur, perusahaan perlu mencatat dan membayarnya sesuai aturan.

4. Tidak Membuat Bukti Tertulis

Kesepakatan lisan sering sulit dibuktikan. Untuk hal penting seperti kontrak, perubahan jabatan, lembur, surat peringatan, dan PHK, perusahaan sebaiknya memiliki dokumen tertulis.

5. Tidak Menjelaskan Kebijakan kepada Karyawan

Peraturan perusahaan yang hanya disimpan di dokumen tanpa sosialisasi akan sulit dipahami karyawan. HR perlu memastikan karyawan tahu hak, kewajiban, dan prosedur yang berlaku.

6. Baru Mengecek Hukum Saat Masalah Sudah Terjadi

HR sebaiknya tidak menunggu konflik muncul untuk memeriksa aturan. Kepatuhan harus dibangun sejak awal melalui kontrak, kebijakan, payroll, absensi, dan dokumentasi yang benar.

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan tentang Peraturan Ketenagakerjaan

Apakah UU No. 13 Tahun 2003 masih berlaku?

Ya, UU No. 13 Tahun 2003 masih menjadi salah satu dasar utama ketenagakerjaan di Indonesia. Namun, beberapa ketentuannya telah diubah oleh UU No. 6 Tahun 2023 dan aturan turunannya. Karena itu, HR perlu membaca aturan secara terpadu, bukan hanya satu dokumen.

Apakah karyawan kontrak berhak mendapatkan kompensasi?

Dalam ketentuan saat ini, pekerja dengan PKWT berhak atas uang kompensasi saat hubungan kerja berakhir sesuai ketentuan yang berlaku. Besarannya bergantung pada masa kerja dan aturan yang mengaturnya.

Apakah semua karyawan berhak atas THR?

Pekerja yang memenuhi masa kerja tertentu berhak mendapatkan THR Keagamaan sesuai ketentuan. Untuk pekerja dengan masa kerja kurang dari 12 bulan tetapi sudah memenuhi syarat minimal, perhitungannya dilakukan secara proporsional.

Apakah lembur harus selalu dibayar?

Jika pekerjaan dilakukan di luar waktu kerja normal dan memenuhi ketentuan kerja lembur, perusahaan wajib memperhitungkan upah lembur sesuai aturan. Namun, HR perlu memperhatikan detail jabatan, ketentuan perusahaan, dan regulasi yang berlaku.

Apakah perusahaan wajib mendaftarkan karyawan ke BPJS?

Perusahaan wajib memperhatikan kepesertaan jaminan sosial pekerja sesuai ketentuan. Program yang berlaku dapat mencakup BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan sesuai kategori peserta dan ketentuan hukum.

Apakah perusahaan boleh membuat aturan internal sendiri?

Boleh, selama aturan internal tersebut tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan dan tidak mengurangi hak normatif pekerja.

Kesimpulan

Peraturan ketenagakerjaan di Indonesia mengatur hubungan antara pekerja, pemberi kerja, pengusaha, serikat pekerja, dan pemerintah sejak sebelum, selama, hingga setelah masa kerja. Aturan ini penting untuk menciptakan hubungan kerja yang adil, tertib, aman, dan produktif.

Beberapa dasar hukum penting yang perlu dipahami HR antara lain UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, UU No. 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja, PP No. 35 Tahun 2021, PP No. 36 Tahun 2021, PP No. 51 Tahun 2023, PP No. 34 Tahun 2021, PP No. 37 Tahun 2021, aturan THR, aturan BPJS, serta aturan penyelesaian perselisihan hubungan industrial.

Bagi perusahaan, kepatuhan ketenagakerjaan bukan hanya kewajiban administratif. Kepatuhan yang baik dapat membantu mengurangi risiko perselisihan, meningkatkan kepercayaan karyawan, menjaga reputasi perusahaan, memperbaiki perencanaan biaya tenaga kerja, dan mendukung pertumbuhan bisnis jangka panjang.

Karena regulasi dapat berubah, HR perlu rutin memantau pembaruan hukum, meninjau dokumen kerja, mengelola payroll dengan benar, mencatat absensi dan lembur secara akurat, serta memastikan setiap kebijakan internal perusahaan tidak bertentangan dengan hak normatif pekerja.

Referensi Eksternal

Putri Ayudhia

Putri Ayudhia adalah seorang penulis konten SEO dan blogger paruh waktu yang telah bekerja secara profesional selama lebih dari 7 tahun. Dia telah membantu berbagai perusahaan di Indonesia untuk menulis konten yang berkualitas, SEO-friendly, dan relevan dengan bidang HR dan Psikologi. Ayudhia memiliki pengetahuan yang kuat dalam SEO dan penulisan konten. Dia juga memiliki pengetahuan mendalam tentang HR dan Psikologi, yang membantu dia dalam menciptakan konten yang relevan dan berbobot. Dia memiliki keterampilan dalam melakukan riset pasar dan analisis, yang membantu dia dalam menciptakan strategi konten yang efektif.
https://bloghrd.com