Sertifikat elektronik adalah salah satu elemen penting dalam layanan perpajakan digital. Bagi Pengusaha Kena Pajak atau PKP, sertifikat elektronik dibutuhkan untuk mengakses layanan seperti e-Faktur, permintaan Nomor Seri Faktur Pajak atau NSFP, pelaporan SPT Masa PPN, hingga administrasi perpajakan elektronik lain yang ditentukan oleh Direktorat Jenderal Pajak.
Dalam artikel lama, pembahasan sertifikat elektronik biasanya merujuk pada PER-28/PJ/2015 tentang Tata Cara Pemberian dan Pencabutan Sertifikat Elektronik. Aturan tersebut memang pernah menjadi dasar penting bagi PKP dalam mengajukan surat permintaan sertifikat elektronik. Namun, untuk konteks terbaru, PER-28/PJ/2015 sudah tidak lagi menjadi dasar hukum utama karena telah dicabut dan digantikan oleh PER-04/PJ/2020.
Artinya, pembahasan tentang surat permintaan sertifikat elektronik PER-28/PJ/2015 tetap relevan sebagai konteks sejarah dan pemahaman awal. Namun, untuk pengajuan, penggunaan, aktivasi, dan administrasi saat ini, wajib pajak perlu mengacu pada ketentuan terbaru serta menyesuaikan dengan implementasi Coretax DJP.
Artikel ini membahas pengertian sertifikat elektronik, fungsi sertifikat elektronik untuk PKP, poin penting PER-28/PJ/2015, update aturan terbaru PER-04/PJ/2020, hubungan sertifikat elektronik dengan Coretax DJP, contoh isi surat permintaan sertifikat elektronik, serta checklist agar pengajuan tidak bermasalah.
Daftar Isi
Apa Itu Sertifikat Elektronik Pajak?
Sertifikat elektronik pajak adalah sertifikat yang diberikan oleh Direktorat Jenderal Pajak kepada wajib pajak sebagai alat autentikasi dalam penggunaan layanan perpajakan secara elektronik. Sertifikat ini berfungsi untuk memastikan bahwa pihak yang mengakses layanan pajak digital adalah pihak yang sah dan memiliki otorisasi.
Dalam konteks PKP, sertifikat elektronik sangat penting karena digunakan untuk membuat faktur pajak elektronik, mengakses e-Nofa, meminta NSFP, mengunggah data faktur, dan menjalankan administrasi PPN secara digital.
Jika perusahaan masih menggunakan e-Faktur dalam kegiatan administrasi pajak, artikel tentang aplikasi e-Faktur pajak DJP online dapat menjadi referensi awal untuk memahami hubungan antara sertifikat elektronik, e-Faktur, dan pelaporan PPN.
Fungsi Sertifikat Elektronik
Sertifikat elektronik memiliki beberapa fungsi utama dalam administrasi pajak digital, antara lain:
- Sebagai alat autentikasi wajib pajak dalam layanan pajak elektronik.
- Digunakan oleh PKP untuk membuat faktur pajak elektronik.
- Menjadi syarat untuk menggunakan layanan e-Nofa dan permintaan NSFP.
- Mendukung keamanan transaksi dan dokumen perpajakan elektronik.
- Digunakan untuk mengakses layanan perpajakan tertentu yang mensyaratkan sertifikat elektronik.
Siapa yang Membutuhkan Sertifikat Elektronik?
Sertifikat elektronik terutama dibutuhkan oleh PKP dan wajib pajak tertentu yang menggunakan layanan perpajakan elektronik. Berdasarkan PER-04/PJ/2020, wajib pajak yang telah memiliki sertifikat elektronik dapat menggunakan layanan perpajakan elektronik sesuai ketentuan yang berlaku.
Bagi PKP, sertifikat elektronik menjadi syarat penting karena pembuatan e-Faktur membutuhkan sertifikat elektronik, akun PKP yang telah diaktivasi, dan NSFP yang diberikan oleh DJP. Jika salah satu syarat ini belum terpenuhi, PKP dapat mengalami kendala saat membuat faktur pajak.
Untuk memahami peran PKP dalam administrasi pajak, Anda dapat membaca pembahasan tentang definisi dan keuntungan Pengusaha Kena Pajak.
Apakah PER-28/PJ/2015 Masih Berlaku?
PER-28/PJ/2015 pernah mengatur tata cara pemberian dan pencabutan sertifikat elektronik. Dalam aturan tersebut, sertifikat elektronik digunakan sebagai salah satu alat autentikasi bagi PKP untuk memanfaatkan layanan perpajakan elektronik, terutama dalam pembuatan faktur pajak elektronik.
Namun, berdasarkan PER-04/PJ/2020, PER-28/PJ/2015 telah dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. Karena itu, artikel yang masih menjadikan PER-28/PJ/2015 sebagai dasar hukum utama perlu diperbarui.
Aturan Terbaru yang Perlu Digunakan
Untuk kebutuhan saat ini, rujukan yang lebih relevan adalah PER-04/PJ/2020 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Administrasi Nomor Pokok Wajib Pajak, Sertifikat Elektronik, dan Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak.
PER-04/PJ/2020 mengatur lebih luas, tidak hanya soal sertifikat elektronik, tetapi juga administrasi NPWP dan pengukuhan PKP. Aturan ini menjadi dasar penting bagi wajib pajak yang ingin mengajukan, menggunakan, atau memperbarui sertifikat elektronik dalam layanan perpajakan digital.
Bagaimana Posisi PER-28/PJ/2015 dalam Artikel Ini?
PER-28/PJ/2015 tetap dapat dibahas sebagai aturan lama yang menjadi dasar historis penggunaan sertifikat elektronik. Namun, untuk keperluan praktis seperti pengajuan permintaan sertifikat elektronik, aktivasi akun PKP, atau penggunaan layanan pajak elektronik, pembaca perlu diarahkan ke aturan terbaru.
Dengan kata lain, judul yang menyebut PER-28/PJ/2015 tetap bisa digunakan karena masih memiliki pencarian, tetapi isi artikelnya harus menjelaskan bahwa aturan tersebut telah diganti.
Poin Penting PER-28/PJ/2015 yang Perlu Dipahami
Walaupun sudah dicabut, PER-28/PJ/2015 memiliki beberapa poin penting yang menjadi dasar pemahaman tentang sertifikat elektronik dalam sistem pajak digital Indonesia.
1. Mengatur Pemberian dan Pencabutan Sertifikat Elektronik
PER-28/PJ/2015 mengatur tata cara pemberian serta pencabutan sertifikat elektronik. Pada masa berlakunya, aturan ini menjadi pedoman bagi PKP yang ingin menggunakan layanan pajak elektronik seperti pembuatan faktur pajak elektronik dan permintaan NSFP.
2. Sertifikat Elektronik Digunakan untuk Layanan Perpajakan Elektronik
Sertifikat elektronik digunakan sebagai alat autentikasi dalam layanan perpajakan elektronik. Dengan sertifikat ini, DJP dapat memastikan bahwa akses layanan dilakukan oleh pihak yang berwenang.
3. Sertifikat Elektronik Berkaitan dengan Faktur Pajak Elektronik
Dalam administrasi PPN, sertifikat elektronik memiliki hubungan erat dengan e-Faktur. PKP yang ingin membuat e-Faktur memerlukan sertifikat elektronik agar sistem dapat memverifikasi identitas dan kewenangan PKP.
Jika mengalami kendala dalam pembuatan atau update aplikasi, artikel tentang cara update e-Faktur dapat membantu memahami proses teknis yang berkaitan dengan aplikasi e-Faktur.
4. Pengajuan Dilakukan Melalui KPP Tempat PKP Dikukuhkan
Dalam mekanisme lama, pengajuan permintaan sertifikat elektronik dilakukan melalui Kantor Pelayanan Pajak tempat PKP dikukuhkan. PKP harus menyampaikan surat permintaan dan dokumen pendukung yang diminta.
5. Ada Surat Pernyataan Persetujuan Penggunaan Sertifikat Elektronik
PKP juga perlu menyetujui syarat dan ketentuan penggunaan sertifikat elektronik. Hal ini penting karena sertifikat elektronik berkaitan dengan keamanan akses dan tanggung jawab pengguna layanan elektronik DJP.
6. Ada Mekanisme Pencabutan Sertifikat Elektronik
Selain pemberian sertifikat, PER-28/PJ/2015 juga mengatur pencabutan sertifikat elektronik. Pencabutan dapat diperlukan apabila terjadi perubahan pengurus, penyalahgunaan, risiko keamanan, atau kondisi lain yang membuat sertifikat tidak boleh lagi digunakan.
Ketentuan Sertifikat Elektronik Berdasarkan PER-04/PJ/2020
PER-04/PJ/2020 menjadi rujukan yang lebih baru untuk administrasi sertifikat elektronik. Aturan ini menjelaskan bahwa wajib pajak yang telah memiliki sertifikat elektronik dapat menggunakan layanan perpajakan elektronik sesuai ketentuan.
1. Sertifikat Elektronik Tidak Hanya untuk PKP
Dalam perkembangan terbaru, sertifikat elektronik tidak hanya relevan bagi PKP. Wajib pajak tertentu yang menggunakan layanan perpajakan elektronik juga dapat membutuhkan sertifikat elektronik, termasuk wajib pajak yang menggunakan jasa penyedia aplikasi perpajakan.
2. PKP Tetap Membutuhkan Aktivasi Akun PKP
PKP yang telah memiliki sertifikat elektronik tetap perlu memiliki akun PKP yang telah diaktivasi untuk menggunakan layanan tertentu. Artinya, sertifikat elektronik saja tidak cukup jika akun PKP belum aktif.
Masalah aktivasi akun sering berkaitan dengan kendala saat meminta NSFP. Jika mengalami hal ini, baca juga artikel tentang solusi permintaan Nomor Seri Faktur Pajak online gagal.
3. Sertifikat Elektronik Dibutuhkan untuk e-Faktur
Berdasarkan ketentuan faktur pajak, PKP dapat membuat e-Faktur sepanjang memiliki sertifikat elektronik, akun PKP yang telah diaktivasi, dan NSFP yang diberikan oleh DJP. Ini menunjukkan bahwa sertifikat elektronik menjadi salah satu syarat utama pembuatan faktur pajak elektronik.
Selain sertifikat elektronik, PKP juga perlu memahami cara penggunaan kode transaksi faktur pajak agar faktur yang diterbitkan sesuai dengan jenis transaksi.
4. Permintaan Sertifikat Elektronik Dapat Mengikuti Kanal yang Ditentukan DJP
PER-04/PJ/2020 mengatur bahwa permintaan sertifikat elektronik dapat mengikuti mekanisme yang ditentukan DJP. Dalam praktik terbaru, wajib pajak juga perlu memperhatikan implementasi Coretax DJP yang membawa perubahan pada aktivasi akun, kode otorisasi, dan sertifikat digital.
Sertifikat Elektronik, Kode Otorisasi DJP, dan Coretax
Sejak implementasi Coretax DJP, layanan perpajakan digital mengalami pembaruan. DJP menjelaskan bahwa layanan seperti pembuatan faktur pajak, pelaporan SPT, pembayaran, dan permohonan fasilitas perpajakan dilakukan melalui Coretax DJP.
Dalam Coretax, penandatanganan dokumen termasuk SPT Tahunan menggunakan Kode Otorisasi atau Sertifikat Digital. Wajib pajak dapat mengajukan permintaan Kode Otorisasi/Sertifikat Elektronik melalui menu yang tersedia di akun Coretax.
Perbedaan Sertifikat Elektronik Lama dan Kode Otorisasi/Sertifikat Digital Coretax
Sertifikat elektronik dalam konteks lama sering dikaitkan dengan e-Faktur dan e-Nofa. Sementara itu, dalam Coretax, DJP memperkenalkan mekanisme Kode Otorisasi/Sertifikat Digital untuk menandatangani dokumen dan mengakses layanan administrasi perpajakan.
Karena masa transisi dapat menimbulkan kebingungan, wajib pajak perlu memahami saluran yang digunakan. Jika masih memakai e-Faktur Client Desktop, sertifikat elektronik dan e-Nofa tetap perlu diperhatikan. Jika memakai Coretax, ikuti petunjuk permintaan Kode Otorisasi/Sertifikat Digital di portal Coretax.
Cara Mengajukan Kode Otorisasi/Sertifikat Digital di Coretax
Secara umum, langkah yang dijelaskan DJP adalah sebagai berikut:
- Login ke akun Coretax DJP.
- Masuk ke menu “Portal Saya”.
- Pilih “Permintaan Kode Otorisasi/Sertifikat Elektronik”.
- Pilih jenis sertifikat digital atau Kode Otorisasi DJP.
- Buat passphrase sebagai kode otorisasi.
- Baca dan centang pernyataan.
- Klik simpan.
- Cek status penerbitan pada menu profil atau digital certificate.
Jika status kepemilikan belum valid, wajib pajak perlu memeriksa kembali status penerbitan sesuai petunjuk di Coretax. Setelah valid, Kode Otorisasi/Sertifikat Digital dapat digunakan untuk pelaporan dan penandatanganan dokumen elektronik.
Kapan Wajib Pajak Perlu Mengajukan Sertifikat Elektronik?
Wajib pajak perlu mengajukan sertifikat elektronik atau kode otorisasi digital ketika ingin menggunakan layanan perpajakan elektronik yang mensyaratkan autentikasi. Untuk PKP, kebutuhan ini biasanya muncul saat akan membuat faktur pajak elektronik atau meminta NSFP.
1. Saat Baru Dikukuhkan sebagai PKP
PKP baru perlu memastikan sertifikat elektronik, akun PKP, dan akses layanan elektronik sudah siap. Tanpa itu, PKP dapat mengalami kendala saat menerbitkan faktur pajak pertama.
2. Saat Sertifikat Elektronik Kedaluwarsa
Sertifikat elektronik memiliki masa berlaku. Jika sudah kedaluwarsa, PKP perlu memperbarui atau mengajukan kembali sesuai ketentuan yang berlaku. Sertifikat yang sudah tidak valid dapat menyebabkan gagal login, gagal meminta NSFP, atau gagal menggunakan layanan tertentu.
3. Saat Ada Perubahan Pengurus
Jika terjadi perubahan pengurus atau pihak yang berwenang menandatangani dokumen, perusahaan perlu mengevaluasi apakah sertifikat elektronik masih aman digunakan atau perlu dilakukan pencabutan dan permintaan ulang.
4. Saat Sertifikat Elektronik Tidak Bisa Digunakan
Jika sertifikat tidak terbaca oleh browser, passphrase lupa, file sertifikat hilang, atau muncul error saat akses layanan pajak, wajib pajak perlu melakukan pengecekan dan menghubungi KPP atau kanal resmi DJP jika diperlukan.
Dokumen yang Umumnya Diperlukan untuk Permintaan Sertifikat Elektronik
Dokumen yang dibutuhkan dapat berbeda tergantung status wajib pajak, jenis pengajuan, dan kanal yang digunakan. Namun, secara umum, beberapa dokumen yang perlu disiapkan antara lain:
- Formulir permintaan sertifikat elektronik.
- Identitas wajib pajak atau pengurus.
- NPWP atau identitas perpajakan terbaru.
- Dokumen pengukuhan PKP jika berkaitan dengan PKP.
- Dokumen legalitas badan untuk wajib pajak badan.
- Bukti pelaporan SPT Tahunan PPh Badan jika dipersyaratkan.
- Surat kuasa khusus jika dikuasakan, sesuai ketentuan yang berlaku.
- Email dan nomor telepon aktif yang terdaftar di DJP.
Jika kendala administrasi berkaitan dengan NPWP atau EFIN, Anda dapat membaca FAQ solusi permasalahan NPWP online dan EFIN.
Contoh Format Surat Permintaan Sertifikat Elektronik
Berikut contoh format surat permintaan sertifikat elektronik yang dapat dijadikan acuan. Sesuaikan kembali dengan formulir resmi DJP, data wajib pajak, status PKP, dan ketentuan KPP atau Coretax yang berlaku.
Contoh Surat Permintaan Sertifikat Elektronik
[KOP SURAT PERUSAHAAN]
Nomor: ………………………………………
Lampiran: ………………………………………
Hal: Permintaan Sertifikat Elektronik
…………………, ……………………………
Yth. Kepala Kantor Pelayanan Pajak ……………………………
di ……………………………
Dengan hormat,
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: ………………………………………
Jabatan: ………………………………………
NIK/No. Identitas: ………………………………………
NPWP: ………………………………………
Alamat: ………………………………………
Email: ………………………………………
Nomor Telepon: ………………………………………
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama:
Nama Wajib Pajak/PKP: ………………………………………
NPWP: ………………………………………
Alamat: ………………………………………
KPP Terdaftar: ………………………………………
Dengan ini mengajukan permintaan Sertifikat Elektronik untuk dapat menggunakan layanan perpajakan secara elektronik yang disediakan atau ditentukan oleh Direktorat Jenderal Pajak.
Sehubungan dengan permintaan tersebut, kami menyatakan bahwa seluruh data dan dokumen yang disampaikan adalah benar, serta bersedia mematuhi ketentuan penggunaan Sertifikat Elektronik sesuai peraturan perpajakan yang berlaku.
Demikian surat permintaan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan bantuan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
(………………………………………)
Nama jelas: ………………………………………
Jabatan: ………………………………………
Catatan Penggunaan Contoh Surat
Contoh surat di atas bersifat format umum. Untuk pengajuan resmi, gunakan formulir terbaru yang tersedia pada laman DJP atau menu layanan yang ditentukan. Jangan hanya memakai template lama PER-28/PJ/2015 tanpa memeriksa aturan terbaru.
Petunjuk Cara Mengisi Formulir Permintaan Sertifikat Elektronik
1. Isi Identitas Wajib Pajak dengan Benar
Masukkan nama wajib pajak, NPWP, alamat, dan KPP terdaftar sesuai data terbaru di sistem DJP. Jika terdapat perbedaan data, lakukan pemutakhiran terlebih dahulu agar tidak menghambat proses.
Untuk memastikan data NPWP masih benar, Anda dapat membaca panduan cara cek NPWP.
2. Isi Identitas Pengurus atau Penandatangan
Untuk wajib pajak badan, isi data pengurus yang berwenang. Pastikan nama pengurus sesuai dokumen legalitas dan data yang pernah dilaporkan dalam SPT atau administrasi perpajakan.
3. Gunakan Email dan Nomor HP Aktif
Email dan nomor HP aktif sangat penting, terutama dalam sistem layanan pajak digital. Informasi verifikasi, notifikasi, atau dokumen elektronik dapat dikirim melalui email atau nomor HP yang terdaftar.
4. Buat dan Simpan Passphrase dengan Aman
Passphrase digunakan sebagai pengaman sertifikat elektronik atau kode otorisasi. Simpan passphrase dengan aman dan batasi akses hanya kepada pihak yang berwenang. Jangan membagikan passphrase melalui chat umum, email terbuka, atau dokumen yang bisa diakses banyak orang.
5. Cek Kesesuaian Data PKP
Jika sertifikat digunakan untuk e-Faktur, pastikan status PKP, akun PKP, dan data pengukuhan PKP sudah benar. Kesalahan data dapat menghambat pembuatan faktur pajak dan permintaan NSFP.
Cara Download dan Install Sertifikat Elektronik e-Faktur
Setelah sertifikat elektronik diterbitkan, PKP perlu mengunduh dan memasangnya pada perangkat yang digunakan untuk e-Faktur atau layanan pajak elektronik. Proses ini perlu dilakukan hati-hati agar sertifikat dapat terbaca oleh browser dan aplikasi.
Secara umum, tahapan yang perlu dilakukan adalah:
- Login ke layanan DJP atau e-Nofa sesuai kanal yang digunakan.
- Masuk ke menu pengunduhan sertifikat elektronik.
- Unduh file sertifikat elektronik.
- Simpan file di folder yang aman.
- Install sertifikat pada browser atau perangkat yang digunakan.
- Masukkan passphrase jika diminta.
- Uji akses ke layanan pajak elektronik.
Untuk langkah teknis yang lebih rinci, baca panduan cara download dan install sertifikat elektronik e-Faktur.
Hubungan Sertifikat Elektronik dengan NSFP
Sertifikat elektronik berkaitan erat dengan permintaan Nomor Seri Faktur Pajak. PKP yang ingin meminta NSFP secara online melalui e-Nofa perlu memiliki akses dan otorisasi yang valid. Jika sertifikat elektronik bermasalah, permintaan NSFP dapat gagal.
Masalah yang sering terjadi antara lain sertifikat kedaluwarsa, sertifikat tidak terbaca browser, password e-Nofa salah, atau akun PKP belum aktif. Jika mengalami kendala tersebut, baca artikel solusi permintaan Nomor Seri Faktur Pajak online gagal.
Hubungan Sertifikat Elektronik dengan SPT Masa PPN
PKP yang membuat faktur pajak elektronik juga wajib melaporkan faktur tersebut dalam SPT Masa PPN sesuai ketentuan. Sertifikat elektronik membantu proses pembuatan dan pengelolaan faktur pajak, tetapi perusahaan tetap perlu melakukan rekonsiliasi sebelum pelaporan.
Untuk memahami pelaporannya, Anda dapat membaca panduan cara lapor SPT Masa PPN online.
Hubungan Sertifikat Elektronik dengan e-Filing dan Layanan Pajak Online
Sertifikat elektronik adalah bagian dari ekosistem layanan pajak digital. Selain sertifikat elektronik, wajib pajak juga mengenal EFIN, akun DJP Online, e-Filing, dan Coretax. Masing-masing memiliki fungsi yang berbeda, tetapi sama-sama mendukung administrasi pajak online.
Jika ingin memahami pelaporan pajak online secara umum, baca artikel tentang e-Filing pajak dan cara lapor pajak online.
Pencabutan Sertifikat Elektronik
Pencabutan sertifikat elektronik dapat diperlukan jika terjadi perubahan pengurus, risiko penyalahgunaan, file sertifikat jatuh ke pihak yang tidak berwenang, passphrase bocor, atau wajib pajak tidak lagi membutuhkan sertifikat tersebut.
Kapan Sertifikat Elektronik Perlu Dicabut?
- Pengurus yang berwenang sudah berubah.
- Sertifikat elektronik diduga disalahgunakan.
- Passphrase diketahui pihak yang tidak berwenang.
- File sertifikat hilang atau dicuri.
- PKP tidak lagi aktif atau pengukuhan PKP dicabut.
- Perusahaan melakukan perubahan struktur yang memengaruhi otorisasi perpajakan.
Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Pencabutan
Pencabutan sertifikat harus dilakukan secara hati-hati karena dapat memengaruhi akses layanan perpajakan elektronik. Sebelum mencabut sertifikat, pastikan perusahaan sudah menyiapkan pengganti atau memahami dampaknya terhadap e-Faktur, NSFP, pelaporan SPT, dan layanan lain.
Masalah Umum Sertifikat Elektronik dan Solusinya
1. Sertifikat Elektronik Kedaluwarsa
Jika sertifikat kedaluwarsa, layanan tertentu dapat gagal digunakan. Solusinya adalah mengajukan permintaan kembali atau pembaruan sertifikat elektronik sesuai mekanisme DJP.
2. Sertifikat Tidak Terbaca Browser
Jika sertifikat masih berlaku tetapi tidak terbaca, cek apakah sertifikat sudah diinstal pada browser yang digunakan. Coba juga gunakan browser lain, bersihkan cache, atau install ulang sertifikat.
3. Lupa Passphrase
Passphrase sangat penting untuk penggunaan sertifikat elektronik. Jika lupa, wajib pajak perlu mengikuti mekanisme resmi yang ditentukan DJP untuk mendapatkan kembali akses atau mengajukan sertifikat baru.
4. File Sertifikat Hilang
Jika file sertifikat hilang tetapi masih ada backup, gunakan backup yang tersimpan aman. Jika tidak ada backup, hubungi KPP atau gunakan kanal resmi DJP untuk mendapatkan solusi sesuai ketentuan.
5. Sertifikat Tidak Bisa Digunakan Setelah Update e-Faktur
Jika masalah muncul setelah update e-Faktur, cek kembali folder aplikasi, database, konfigurasi sertifikat, dan versi aplikasi. Panduan cara update e-Faktur dapat membantu menghindari kesalahan teknis saat pembaruan aplikasi.
Tips Keamanan Sertifikat Elektronik
Karena sertifikat elektronik berkaitan dengan otorisasi layanan pajak, perusahaan perlu menjaga keamanannya dengan serius.
1. Batasi Akses Sertifikat
Jangan semua staf memiliki akses ke sertifikat elektronik. Batasi hanya kepada tim tax, finance, atau pihak yang benar-benar berwenang.
2. Simpan File di Lokasi Aman
Simpan file sertifikat di lokasi yang aman, misalnya folder khusus dengan akses terbatas atau penyimpanan internal perusahaan yang memiliki kontrol akses.
3. Jangan Bagikan Passphrase Sembarangan
Passphrase tidak boleh dibagikan melalui grup chat umum, email terbuka, atau dokumen yang dapat diakses banyak orang.
4. Buat Jadwal Pengecekan Masa Berlaku
Catat masa berlaku sertifikat elektronik dalam kalender pajak perusahaan. Jangan menunggu sertifikat kedaluwarsa baru melakukan pembaruan.
5. Audit Akses Setelah Perubahan Pengurus
Jika ada pergantian staf pajak, finance, direktur, atau pengurus, lakukan audit akses. Pastikan pihak yang sudah tidak berwenang tidak lagi memiliki file sertifikat atau passphrase.
Checklist Pengajuan Sertifikat Elektronik
Sebelum mengajukan sertifikat elektronik, gunakan checklist berikut:
- Data NPWP sudah benar dan aktif.
- Status PKP sudah sesuai jika digunakan untuk e-Faktur.
- Akun PKP sudah diaktivasi jika diperlukan.
- Email dan nomor HP terdaftar masih aktif.
- Formulir permintaan sertifikat elektronik sudah diisi lengkap.
- Identitas pengurus atau penandatangan sesuai dokumen resmi.
- Dokumen legalitas badan sudah siap.
- SPT Tahunan PPh Badan sudah dilaporkan jika menjadi syarat.
- Passphrase sudah dibuat dan disimpan aman.
- Tim pajak memahami apakah menggunakan e-Faktur lama, e-Nofa, atau Coretax.
Kesalahan yang Harus Dihindari
1. Masih Mengacu pada PER-28/PJ/2015 sebagai Aturan Aktif
PER-28/PJ/2015 sudah dicabut. Artikel, SOP, atau template internal sebaiknya diperbarui dengan rujukan PER-04/PJ/2020 dan petunjuk Coretax terbaru.
2. Tidak Mengecek Masa Berlaku Sertifikat
Banyak masalah e-Faktur dan e-Nofa terjadi karena sertifikat sudah kedaluwarsa. Buat pengingat sebelum masa berlaku habis.
3. Menggunakan Email yang Tidak Aktif
Email yang tidak aktif dapat menghambat verifikasi, penerimaan dokumen, atau notifikasi dari DJP.
4. Menyimpan Sertifikat di Perangkat yang Tidak Aman
Hindari menyimpan sertifikat di perangkat umum, flashdisk tanpa pengamanan, atau komputer yang digunakan banyak orang tanpa kontrol akses.
5. Tidak Melakukan Backup
Jika file sertifikat hilang dan tidak ada backup, proses administrasi dapat terganggu. Simpan backup di lokasi aman dan terbatas.
FAQ Seputar Surat Permintaan Sertifikat Elektronik
Apakah PER-28/PJ/2015 masih berlaku?
Tidak. PER-28/PJ/2015 sudah dicabut dan dinyatakan tidak berlaku oleh PER-04/PJ/2020. Namun, PER-28/PJ/2015 tetap dapat dibahas sebagai konteks historis dalam perkembangan sertifikat elektronik pajak.
Apa dasar hukum terbaru sertifikat elektronik?
Dasar hukum yang lebih relevan saat ini adalah PER-04/PJ/2020 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Administrasi NPWP, Sertifikat Elektronik, dan Pengukuhan PKP, serta ketentuan Coretax DJP yang berlaku.
Apakah sertifikat elektronik wajib untuk PKP?
Ya, sertifikat elektronik menjadi salah satu syarat penting bagi PKP untuk membuat e-Faktur dan menggunakan layanan perpajakan elektronik tertentu.
Apakah sertifikat elektronik sama dengan EFIN?
Tidak. EFIN digunakan untuk aktivasi atau akses pelaporan pajak elektronik tertentu, sedangkan sertifikat elektronik digunakan sebagai alat autentikasi dan otorisasi layanan pajak elektronik tertentu seperti e-Faktur dan layanan yang mensyaratkan sertifikat.
Bagaimana cara mendapatkan sertifikat elektronik di Coretax?
Wajib pajak dapat login ke Coretax DJP, masuk ke menu Portal Saya, lalu memilih Permintaan Kode Otorisasi/Sertifikat Elektronik. Setelah itu, wajib pajak membuat passphrase, menyetujui pernyataan, dan mengecek status penerbitan sampai valid.
Apa yang harus dilakukan jika sertifikat elektronik kedaluwarsa?
Ajukan permintaan kembali atau pembaruan sertifikat sesuai kanal resmi DJP. Jangan menunggu sampai sertifikat kedaluwarsa jika perusahaan masih aktif menggunakan e-Faktur atau layanan pajak elektronik.
Apakah sertifikat elektronik bisa dicabut?
Bisa. Pencabutan dapat dilakukan jika ada perubahan pengurus, risiko penyalahgunaan, sertifikat tidak lagi digunakan, atau kondisi lain yang membuat sertifikat perlu dinonaktifkan.
Kesimpulan
Surat permintaan sertifikat elektronik PER-28/PJ/2015 pernah menjadi bagian penting dalam administrasi perpajakan digital, terutama untuk PKP yang menggunakan e-Faktur dan e-Nofa. Namun, aturan tersebut sudah tidak lagi menjadi dasar hukum utama karena telah dicabut oleh PER-04/PJ/2020.
Untuk kebutuhan terbaru, wajib pajak perlu memahami bahwa sertifikat elektronik kini berada dalam konteks administrasi digital yang lebih luas, termasuk aktivasi akun PKP, penggunaan e-Faktur, permintaan NSFP, pelaporan SPT, serta implementasi Coretax DJP.
Bagi PKP, sertifikat elektronik tetap menjadi komponen penting untuk membuat faktur pajak elektronik. Karena itu, perusahaan perlu memastikan sertifikat masih berlaku, file tersimpan aman, passphrase tidak bocor, dan pengurus yang berwenang memiliki akses sesuai SOP internal.
Jika perusahaan masih memiliki template lama berbasis PER-28/PJ/2015, sebaiknya lakukan pembaruan dokumen internal dengan mengacu pada PER-04/PJ/2020 dan petunjuk Coretax terbaru. Dengan begitu, proses pengajuan, penggunaan, dan pengamanan sertifikat elektronik dapat berjalan lebih tertib, aman, dan sesuai ketentuan perpajakan yang berlaku.
Referensi Eksternal
- Direktorat Jenderal Pajak – PER-28/PJ/2015 tentang Tata Cara Pemberian dan Pencabutan Sertifikat Elektronik
- Direktorat Jenderal Pajak – PER-04/PJ/2020 tentang Administrasi NPWP, Sertifikat Elektronik, dan Pengukuhan PKP
- Direktorat Jenderal Pajak – Formulir Permintaan Sertifikat Elektronik
- Direktorat Jenderal Pajak – Implementasi Coretax DJP
- Direktorat Jenderal Pajak – Cara Aktivasi Akun dan Mendapatkan Kode Otorisasi/Sertifikat Digital
- Direktorat Jenderal Pajak – PER-03/PJ/2022 tentang Faktur Pajak
- Direktorat Jenderal Pajak – Panduan dan Buku Manual Coretax
