Begini Cara Efektif HR dalam Mengelola Shift Karyawan akan diulas bloghrd.com!
Sistem jam kerja di Indonesia yang banyak diterapkan perusahaan umumnya ada dua, yaitu full-time dan shift.
Jam kerja dengan sistem full time biasanya memiliki jadwal setiap Senin-Jumat, pukul 08:00-17:00 atau Senin-Sabtu, pukul 08:00-16:00.
Sedangkan untuk kerja shift biasanya diterapkan perusahaan yang bisnisnya terus beroperasi dalam waktu lama atau terus-menerus seperti toko yang ada di mall atau security perusahaan.
Pemerintah memperbolehkan kerja shift yang berbeda, di mana jam kerja waktu istirahat kerja dan waktu lembur telah diatur dalam pasal 77 sampai pasal 85 Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.
Di beberapa perusahaan, pemberlakuan jam kerja, waktu istirahat dan lembur dicantumkan dalam Perjanjian Kerja Bersama.
Agar nantinya proses kerja shift bisa berjalan dengan lancar dan karyawan tidak merasa bingung dengan jam kerjanya, maka dibutuhkan jadwal kerja untuk mengaturnya.
Ketentuan Kerja Shift Menurut Undang-Undang
Sebelum membahas tentang kerja shift lebih jauh, sebaiknya Anda mengetahui ketentuan kebijakan penerapan kerja shift menurut Undang-Undang Ketenagakerjaan.
Ketentuan tersebut sudah tercantum dalam Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan Pasal 77.
- 7 jam 1 hari dan 40 jam 1 minggu untuk 6 hari kerja dalam 1 minggu
- 8 jam 1 hari dan 40 jam 1 minggu untuk 5 hari kerja dalam 1 minggu
Dengan kata lain, karyawan kerja shift tidak boleh bekerja melebihi 40 jam dalam satu minggu atau maksimal 8 jam sehari.
Ketentuan untuk menangani durasi waktu kerja shift ini bisa tidak berlaku pada beberapa sektor usaha tertentu seperti pengeboran minyak lepas pantai, penerbangan jarak jauh, supir angkutan jarak jauh, atau pekerjaan di kapal laut.
4 Poin Penting yang Harus Diperhatikan Sebelum Menyusun Jadwal Shift
Membuat jadwal kerja shift mungkin terlihat sepele, namun ternyata menjadi hal yang sulit bagi perusahaan.
Jadwal kerja adalah hal yang krusial karena berpengaruh pada kesuksesan suatu perusahaan.
Misalnya saja, jika tidak hati-hati dalam menyusunnya, jam kerja yang berlebihan dapat membuat karyawan kewalahan atau bahkan merasa tidak adil sehingga berpengaruh pada semangat kerja.
Berikut ini adalah hal-hal yang arus diperhatikan oleh bagian HR saat menyusun jadwal shift:
Mengomunikasikan jadwal jam kerja dengan karyawan
Komunikasi tentang jadwal shift yang jelas kepada karyawan adalah salah satu upaya untuk memahami serta menghargai kehidupan karyawan yang bekerja.
Karyawan juga memiliki kehidupan pribadi di luar pekerjaan, sehingga dengan menginformasikan jam kerja akan membuka kesempatan bagi mereka untuk menyeimbangkan antara karir dan kehidupan pribadi.
Pastikan juga bahwa mereka menyanggupi atas jam kerja shift yang sudah dibuat oleh perusahaan.
Durasi lembur maksimal 3 jam sehari
Sama seperti pekerjaan full time, karyawan yang bekerja dengan sistem shift juga bisa diminta untuk melakukan lembur.
Catatan untuk perusahaan saat meminta karyawan untuk lembur harus memperhatikan ketentuan dari pasal 78 UU Ketenagakerjaan.
Pertama, harus ada persetujuan dari karyawan yang bersangkutan. Kedua, durasi maksimal lembur adalah 3 jam sehari.
Ketiga, perusahaan harus membayar kompensasi atas jam lembur yang sudah dilakukan.
Hindari kelebihan karyawan di shift tertentu
Kelebihan karyawan saat bekerja shift dapat berpengaruh pada pembagian jadwal karyawan di shift lain.
Perhitungan upah di bagian keuangan tentunya juga pasti terkena dampaknya.
Untuk menghindari masalah ini, dapat dilakukan pembagian jadwal dan pertimbangan posisi jabatan karyawan dalam mengatur shift kerja karyawan.
Dengan menggunakan bantuan program perangkat lunak seperti memanfaatkan rumus excel atau software HR, perusahaan dapat membuat jadwal kerja shift untuk karyawan.
Jadwal dapat berisikan dengan nama pekerja, posisi kerja, hari kerja, waktu shift, serta durasi bekerja.
Melakukan rotasi secara berkala
Kecenderungan kerja dengan waktu yang berbeda akan mengganggu kesehatan dan mental karyawan jika terlalu lama dilakukan.
Alangkah baiknya untuk dilakukan rotasi jam kerja secara berkala untuk mengurangi risiko stress kerja pada karyawan ketika mereka jenuh dan bosan.
Penjadwalan Kerja Shift
Setiap perusahaan tentunya memiliki peraturan dan kebijakan masing-masing terkait pembuatan jadwal kerja shift yang berlaku.
Secara umum, setidaknya ada tiga macam simulasi penjadwalan kerja shift yang biasa digunakan di beberapa perusahaan:
4 Grup 3 Shift Kerja
Penjadwalan model ini biasanya diterapkan oleh perusahaan yang memiliki aktivitas tinggi sehingga harus beroperasi terus sepanjang tahun.
Penerapannya adalah dengan membagi karyawan menjadi empat grup.
Mereka akan bekerja selama lima hari dalam seminggu dengan durasi waktu tujuh jam kerja dan satu jam istirahat.
Saat pergantian shift ketiga ke shift pertama, karyawan akan mendapatkan jatah libur sebanyak dua hari.
3 Grup 3 Shift
Jika karyawan Anda memiliki jumlah karyawan yang tidak terlalu banyak, maka pembagian shift dengan metode ini dinilai lebih efektif.
Dalam seminggu, karyawan bekerja pada hari Senin sampai dengan Sabtu, libur pada hari Minggu.
Pada hari Senin sampai Jumat, durasi kerja berlangsung selama tujuh jam dengan istirahat satu jam.
Pada hari Sabtu, durasi kerjanya adalah lima jam.
Totalnya adalah karyawan bekerja selama 40 jam dalam satu minggu.
3 Grup Shift
Model penjadwalan shift ini lebih banyak diberlakukan untuk bagian petugas keamanan atau security.
Penjadwalannya menggunakan formula 2-2-2, yang artinya dalam satu minggu terdiri dari dua hari shift 1, dua hari shift 2, dan dua hari libur.
Jika perusahaan Anda memberlakukan jam kerja shift pastikan untuk memperhatikan hal-hal tersebut di atas.
Untuk mempermudah penjadwalan dan administrasi karyawan yang bekerja shift, Anda dapat menggunakan bantuan software HR.
Tentu saja Anda harus menggunakan software HRD tepercaya di Indonesia.
Pilih yang memiliki fitur manajemen waktu, manajemen kehadiran dan lembur karyawan dapat terintegrasi dengan sistem payroll.
Dengan penjadwalan shift oleh sistem, risiko ketidakadilan pada pembagian jam kerja karyawan dapat dihindari.
Anda juga tidak lagi dipusingkan dengan perhitungan keuangan karena semua sudah terintegrasi dengan penghitungan upah.
Dengan demikian Anda dapat lebih fokus pada bagian strategi perusahaan yang lebih baik.
