Faktur Tagihan: Dokumen Pernyataan Penagihan yang Penting

Faktur tagihan adalah dokumen penagihan yang diterbitkan penjual kepada pembeli setelah terjadi transaksi penjualan barang atau jasa. Dokumen ini sering disebut invoice dan berfungsi sebagai bukti bahwa pembeli memiliki kewajiban membayar sejumlah uang kepada penjual sesuai rincian transaksi yang tercantum di dalamnya.

Dalam aktivitas bisnis, faktur tagihan bukan hanya lembar penagihan biasa. Dokumen ini membantu perusahaan mencatat penjualan, mengelola piutang, mengatur jatuh tempo pembayaran, memantau arus kas, menyusun pembukuan, hingga mendukung administrasi perpajakan. Tanpa faktur tagihan yang rapi, perusahaan dapat mengalami kesulitan saat menagih pelanggan, mencocokkan pembayaran, atau menyiapkan laporan keuangan.

Namun, ada satu hal penting yang perlu dipahami sejak awal: faktur tagihan atau invoice tidak selalu sama dengan faktur pajak. Invoice adalah dokumen komersial untuk menagih pembayaran, sedangkan faktur pajak adalah bukti pungutan PPN yang dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak atau PKP sesuai ketentuan perpajakan. Karena itu, perusahaan perlu memahami kapan cukup membuat invoice, kapan harus menerbitkan faktur pajak, dan bagaimana keduanya saling melengkapi dalam transaksi bisnis.

Apa Itu Faktur Tagihan?

Faktur tagihan adalah dokumen tertulis atau elektronik yang berisi rincian tagihan atas penjualan barang atau jasa. Dokumen ini biasanya diterbitkan oleh penjual kepada pembeli setelah barang dikirim, jasa selesai diberikan, atau sesuai termin pembayaran yang disepakati dalam kontrak.

Faktur tagihan umumnya memuat nama penjual, nama pembeli, nomor invoice, tanggal invoice, daftar barang atau jasa, harga satuan, jumlah, diskon, pajak, total tagihan, metode pembayaran, dan tanggal jatuh tempo.

Untuk memahami jenis faktur dalam transaksi bisnis secara lebih luas, Anda dapat membaca artikel tentang jenis-jenis faktur dan e-Faktur dalam transaksi bisnis.

Pengertian Faktur Tagihan secara Sederhana

Secara sederhana, faktur tagihan adalah dokumen yang menyatakan: “Pelanggan telah membeli barang atau jasa, dan harus membayar sejumlah nilai tertentu kepada penjual.”

Misalnya, sebuah perusahaan jasa digital menyelesaikan pekerjaan pembuatan website untuk klien. Setelah pekerjaan selesai, perusahaan tersebut mengirimkan faktur tagihan berisi nilai jasa, PPN jika ada, rekening pembayaran, dan batas waktu pembayaran. Dokumen inilah yang menjadi dasar klien melakukan pembayaran.

Faktur Tagihan dalam Siklus Penjualan

Dalam siklus penjualan, faktur tagihan biasanya muncul setelah penawaran harga disetujui, purchase order diterima, barang atau jasa diserahkan, dan penjual siap menagih pembayaran. Karena itu, invoice sering menjadi dokumen penghubung antara proses penjualan, pengiriman, pembayaran, pembukuan, dan pajak.

Perbedaan Faktur Tagihan, Invoice, Faktur Penjualan, dan Faktur Pajak

Banyak pelaku usaha menggunakan istilah faktur tagihan, invoice, faktur penjualan, dan faktur pajak secara bergantian. Padahal, masing-masing memiliki fungsi yang berbeda.

Faktur Tagihan dan Invoice

Faktur tagihan dan invoice pada dasarnya merujuk pada dokumen yang sama, yaitu dokumen penagihan kepada pelanggan. Istilah “invoice” lebih umum digunakan dalam bisnis modern, terutama perusahaan yang memakai sistem akuntansi, aplikasi invoice, atau transaksi B2B.

Faktur Penjualan

Faktur penjualan adalah dokumen yang mencatat transaksi penjualan barang atau jasa. Dalam banyak perusahaan, faktur penjualan digunakan sebagai dasar pencatatan pendapatan dan piutang. Faktur penjualan dapat berfungsi sebagai invoice jika digunakan untuk menagih pembayaran kepada pembeli.

Jika ingin memahami cara membuatnya, baca artikel tentang berbagai contoh cara membuat faktur penjualan.

Faktur Pajak

Faktur pajak adalah dokumen perpajakan yang dibuat oleh PKP sebagai bukti pungutan Pajak Pertambahan Nilai atas penyerahan Barang Kena Pajak atau Jasa Kena Pajak. Faktur pajak memiliki format, elemen, kode transaksi, dan ketentuan yang diatur oleh DJP.

Karena perbedaannya penting, baca juga artikel tentang perbedaan faktur pajak dan invoice.

Tabel Perbedaan Singkat

Fungsi Faktur Tagihan dalam Bisnis

Faktur tagihan memiliki banyak fungsi dalam operasional perusahaan. Fungsinya tidak hanya terbatas pada penagihan, tetapi juga menyentuh administrasi keuangan, pengendalian piutang, dan kepatuhan pajak.

1. Sebagai Dokumen Penagihan Resmi

Fungsi utama faktur tagihan adalah menyampaikan tagihan kepada pelanggan. Dengan dokumen ini, pelanggan mengetahui nilai yang harus dibayar, rekening tujuan, metode pembayaran, dan batas waktu pembayaran.

Tanpa faktur tagihan, proses penagihan dapat menjadi tidak jelas. Pelanggan mungkin bertanya ulang mengenai detail pembayaran, tanggal jatuh tempo, atau rincian transaksi.

2. Menjelaskan Detail Barang atau Jasa yang Dibeli

Faktur tagihan berisi daftar barang atau jasa yang dibeli pelanggan. Informasi ini membantu pembeli memeriksa apakah barang atau jasa yang ditagihkan sudah sesuai dengan purchase order, kontrak, atau kesepakatan awal.

3. Menentukan Termin dan Jatuh Tempo Pembayaran

Faktur tagihan mencantumkan termin pembayaran, misalnya cash on delivery, 7 hari, 14 hari, 30 hari, atau sesuai milestone proyek. Informasi ini penting untuk mengatur arus kas perusahaan.

Jika perusahaan sering mengalami keterlambatan pembayaran dari pelanggan, pengelolaan invoice yang baik dapat membantu memperbaiki manajemen cash flow perusahaan.

4. Menjadi Dasar Pencatatan Piutang

Ketika invoice diterbitkan tetapi belum dibayar, nilai tersebut biasanya dicatat sebagai piutang usaha. Tim accounting dan account receivable perlu memantau piutang tersebut sampai pembayaran diterima.

Dalam perusahaan yang memiliki banyak pelanggan, pengelolaan invoice sangat berkaitan dengan tugas staff account receivable.

5. Membantu Rekonsiliasi Pembayaran

Nomor invoice membantu finance mencocokkan pembayaran yang masuk dengan transaksi yang ditagihkan. Misalnya, ketika pelanggan melakukan transfer, tim finance dapat mencocokkan nominal dan keterangan pembayaran dengan nomor invoice yang tercantum.

6. Menjadi Bukti Pendukung Pembukuan

Invoice menjadi bukti pendukung dalam pembukuan perusahaan. Dokumen ini membantu akuntan mencatat pendapatan, piutang, pajak keluaran, diskon, retur, dan pembayaran.

Untuk dasar pencatatan bisnis, baca artikel tentang contoh pembukuan sederhana bagi bisnis UMKM dan laporan keuangan UMKM.

7. Mendukung Administrasi Pajak

Invoice dapat menjadi dokumen pendukung dalam pemeriksaan atau rekonsiliasi pajak. Namun, jika transaksi dikenai PPN dan penjual adalah PKP, invoice perlu didukung faktur pajak yang sah.

Untuk memahami kewajiban PPN, baca artikel tentang Pajak Pertambahan Nilai atau PPN.

8. Menjadi Bukti Jika Terjadi Sengketa Transaksi

Jika terjadi perbedaan pendapat antara penjual dan pembeli, invoice dapat digunakan untuk menelusuri nilai tagihan, tanggal transaksi, rincian barang, termin pembayaran, dan syarat yang disepakati.

Jenis-Jenis Faktur Tagihan

Dalam praktik bisnis, terdapat beberapa jenis faktur tagihan yang umum digunakan. Jenis invoice biasanya disesuaikan dengan tahap transaksi, jenis pembayaran, dan kebutuhan administrasi perusahaan.

1. Faktur Tagihan Biasa

Faktur tagihan biasa adalah invoice standar yang diterbitkan setelah barang atau jasa diserahkan. Dokumen ini berisi rincian transaksi dan total tagihan yang harus dibayar pelanggan.

Kapan Digunakan?

Invoice biasa digunakan untuk transaksi umum, seperti penjualan barang, jasa konsultasi, jasa desain, jasa konstruksi, layanan digital, atau penjualan produk secara kredit.

2. Faktur Tagihan Proforma

Faktur tagihan proforma adalah invoice sementara yang diberikan sebelum transaksi final terjadi. Dokumen ini biasanya digunakan untuk memberi gambaran harga, rincian barang, estimasi biaya, dan syarat pembayaran sebelum barang dikirim atau jasa dilaksanakan.

Apakah Proforma Invoice Harus Dibayar?

Proforma invoice biasanya belum menjadi tagihan final. Namun, dalam beberapa bisnis, proforma invoice dapat digunakan sebagai dasar pembayaran uang muka atau konfirmasi pesanan. Setelah transaksi selesai, penjual biasanya menerbitkan invoice final.

3. Faktur Tagihan Uang Muka

Faktur tagihan uang muka diterbitkan ketika penjual menagih pembayaran sebagian sebelum barang atau jasa diberikan sepenuhnya. Jenis invoice ini umum digunakan dalam proyek jasa, konstruksi, pembuatan software, event, atau pesanan khusus.

Jika transaksi tersebut dilakukan oleh PKP dan berkaitan dengan PPN, uang muka juga dapat berhubungan dengan kewajiban faktur pajak uang muka. Untuk referensi, baca artikel tentang faktur pajak uang muka.

4. Faktur Tagihan Termin

Faktur tagihan termin digunakan untuk pembayaran bertahap sesuai progres pekerjaan. Misalnya, 30% saat kontrak ditandatangani, 40% saat pekerjaan mencapai tahap tertentu, dan 30% setelah pekerjaan selesai.

Contoh Penggunaan Invoice Termin

Invoice termin sering digunakan pada proyek konstruksi, jasa konsultan, pengembangan sistem, pekerjaan desain interior, atau proyek bisnis yang memiliki milestone jelas.

5. Faktur Tagihan Berulang

Faktur tagihan berulang digunakan untuk layanan yang ditagihkan secara rutin, misalnya langganan software, sewa kantor, biaya maintenance, retainer agency, atau layanan bulanan.

Untuk bisnis subscription, invoice berulang membantu perusahaan menjaga jadwal penagihan dan memantau pelanggan yang belum membayar.

6. Faktur Tagihan Konsuler

Faktur tagihan konsuler digunakan dalam perdagangan internasional dan biasanya memerlukan pengesahan dari perwakilan negara tertentu. Dokumen ini lebih umum dipakai untuk kebutuhan ekspor-impor yang membutuhkan verifikasi tambahan dari negara tujuan.

7. Faktur Tagihan Komersial atau Commercial Invoice

Commercial invoice digunakan dalam transaksi internasional sebagai dokumen komersial yang memuat detail barang, nilai transaksi, pihak penjual, pihak pembeli, dan informasi pengiriman. Dokumen ini dapat diperlukan untuk kepabeanan, pembayaran, dan administrasi ekspor-impor.

Komponen yang Harus Ada dalam Faktur Tagihan

Format invoice dapat berbeda antar perusahaan. Namun, ada beberapa komponen penting yang sebaiknya selalu dicantumkan agar faktur tagihan jelas, mudah diproses, dan dapat dipakai sebagai dasar pembukuan.

1. Judul Dokumen

Gunakan judul yang jelas, misalnya “Invoice”, “Faktur Tagihan”, “Faktur Penjualan”, atau “Tagihan Pembayaran”. Judul membantu penerima memahami fungsi dokumen sejak awal.

2. Nomor Invoice

Nomor invoice harus unik dan berurutan. Nomor ini berguna untuk pelacakan, rekonsiliasi pembayaran, arsip, dan komunikasi dengan pelanggan.

Contoh Format Nomor Invoice

• INV/2026/07/001
• INV-BDG-202607-0001
• FTG-001/VII/2026

3. Tanggal Invoice

Tanggal invoice menunjukkan kapan tagihan diterbitkan. Tanggal ini penting untuk menghitung jatuh tempo, pengakuan pendapatan, dan pencatatan akuntansi.

4. Identitas Penjual

Identitas penjual sebaiknya mencakup nama perusahaan, alamat, nomor telepon, email, NPWP jika relevan, dan informasi rekening bank untuk pembayaran.

5. Identitas Pembeli

Identitas pembeli mencakup nama pelanggan, alamat, kontak PIC, email, nomor PO, dan NPWP jika transaksi berkaitan dengan faktur pajak atau kebutuhan administrasi pajak.

6. Nomor Purchase Order atau Kontrak

Jika transaksi berasal dari purchase order atau kontrak, cantumkan nomor referensinya. Hal ini memudahkan pembeli mencocokkan invoice dengan dokumen pembelian internal mereka.

7. Rincian Barang atau Jasa

Rincian barang atau jasa harus menjelaskan apa yang ditagihkan. Cantumkan nama barang atau jasa, deskripsi, jumlah, satuan, harga satuan, dan subtotal.

8. Diskon atau Potongan

Jika ada diskon, cantumkan secara jelas. Diskon dapat berupa persentase atau nominal tertentu. Ini membantu pembeli memahami bagaimana total tagihan dihitung.

9. Biaya Tambahan

Biaya tambahan seperti ongkos kirim, biaya instalasi, biaya administrasi, biaya layanan, atau biaya lain perlu dicantumkan agar tidak menimbulkan kebingungan.

10. Pajak

Jika transaksi dikenai PPN atau pajak lain, cantumkan nilai pajaknya secara jelas. Untuk PKP, pastikan invoice sesuai dengan faktur pajak yang diterbitkan.

Jika perlu menghitung PPN dan dasar pengenaannya, baca artikel tentang cara menghitung PPN dan cara menghitung DPP PPN.

11. Total Tagihan

Total tagihan adalah nilai akhir yang harus dibayar pembeli setelah memperhitungkan subtotal, diskon, biaya tambahan, dan pajak.

12. Termin Pembayaran

Termin pembayaran menjelaskan kapan pembayaran harus dilakukan. Contohnya, “jatuh tempo 14 hari sejak tanggal invoice”, “net 30”, atau “dibayar sebelum barang dikirim”.

13. Metode Pembayaran

Cantumkan metode pembayaran yang diterima, seperti transfer bank, virtual account, kartu kredit, payment gateway, giro, atau metode lainnya. Sertakan nama bank, nomor rekening, dan nama pemilik rekening.

14. Denda Keterlambatan

Jika perusahaan menerapkan denda keterlambatan, cantumkan ketentuannya secara jelas. Misalnya, “denda 1% per bulan atas tagihan yang melewati jatuh tempo”. Namun, pastikan ketentuan denda sudah disepakati dalam kontrak atau terms and conditions.

15. Catatan Tambahan

Catatan tambahan dapat berisi instruksi pembayaran, permintaan mencantumkan nomor invoice saat transfer, informasi pengiriman, atau ketentuan retur.

Contoh Format Faktur Tagihan

Berikut contoh struktur faktur tagihan sederhana yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Hubungan Faktur Tagihan dengan Faktur Pajak

Faktur tagihan dan faktur pajak sering diterbitkan dalam transaksi yang sama, terutama jika penjual adalah PKP dan transaksi dikenai PPN. Namun, keduanya memiliki fungsi berbeda.

Invoice untuk Penagihan, Faktur Pajak untuk PPN

Invoice digunakan untuk menagih pembayaran kepada pelanggan. Faktur pajak digunakan sebagai bukti pungutan PPN. Jika penjual adalah PKP, transaksi penyerahan BKP/JKP umumnya perlu dilengkapi faktur pajak sesuai ketentuan.

Apakah Invoice Bisa Menggantikan Faktur Pajak?

Secara umum, invoice tidak otomatis menggantikan faktur pajak. Untuk kepentingan PPN, dokumen yang digunakan adalah faktur pajak atau dokumen tertentu yang kedudukannya dipersamakan dengan faktur pajak sesuai ketentuan.

Untuk daftar dokumen yang dipersamakan, baca artikel tentang dokumen yang dipersamakan dengan faktur pajak.

Bagaimana Jika Invoice dan Faktur Pajak Berbeda?

Jika nilai, identitas pembeli, tanggal, atau rincian transaksi dalam invoice berbeda dengan faktur pajak, perusahaan perlu melakukan pengecekan. Perbedaan data dapat menimbulkan masalah saat rekonsiliasi, pelaporan SPT Masa PPN, atau pemeriksaan pajak.

Jika kesalahan terjadi pada faktur pajak, ada mekanisme faktur pajak pengganti atau pembatalan faktur pajak. Anda dapat membaca artikel tentang faktur pajak pengganti beda tanggal dan ketentuan serta cara pembatalan faktur pajak.

Faktur Tagihan dan PPN dalam Praktik Bisnis

Jika perusahaan sudah dikukuhkan sebagai PKP, faktur tagihan harus dikelola bersama administrasi PPN. Nilai dalam invoice perlu sesuai dengan dasar pengenaan pajak dan faktur pajak yang diterbitkan.

PPN pada Invoice

Dalam invoice, penjual biasanya mencantumkan subtotal, PPN, dan total yang harus dibayar pelanggan. Namun, angka PPN harus mengikuti aturan terbaru yang berlaku, termasuk ketentuan DPP Nilai Lain atau Besaran Tertentu jika transaksi masuk kategori tersebut.

PPN 2025 dan DPP Nilai Lain

Dalam perkembangan terbaru, penghitungan PPN tidak cukup hanya melihat tarif. Untuk beberapa transaksi, ketentuan DPP Nilai Lain dan Besaran Tertentu perlu diperhatikan. PMK 11 Tahun 2025 mengatur penyesuaian penghitungan PPN dengan skema seperti 12% x 11/12 x DPP untuk transaksi tertentu.

Invoice Harus Sinkron dengan SPT Masa PPN

Invoice, faktur pajak, dan SPT Masa PPN harus saling mendukung. Jika invoice sudah dikirim tetapi faktur pajak belum dibuat atau nilainya berbeda, perusahaan bisa menghadapi masalah rekonsiliasi.

Untuk pelaporan, baca artikel tentang SPT Masa PPN dan cara lapor SPT Masa PPN online.

Faktur Tagihan di Era Digital dan Coretax

Digitalisasi membuat pengelolaan invoice dan faktur pajak semakin terintegrasi. Banyak perusahaan kini menggunakan software akuntansi, aplikasi invoice, ERP, atau sistem pembayaran digital untuk menerbitkan faktur tagihan dan memantau status pembayaran.

Invoice Elektronik

Invoice elektronik adalah invoice yang dibuat dan dikirim secara digital, misalnya dalam bentuk PDF, tautan pembayaran, atau dokumen dari sistem akuntansi. Invoice elektronik membantu mempercepat pengiriman tagihan dan mengurangi risiko kehilangan dokumen fisik.

e-Faktur dan Coretax

Untuk PKP, faktur pajak elektronik atau e-Faktur menjadi bagian penting dari administrasi PPN. Dalam era Coretax, pengelolaan faktur pajak semakin terkait dengan sistem inti administrasi perpajakan DJP.

Untuk memahami sistem e-Faktur, baca artikel tentang e-Faktur Pajak DJP Online dan cara update e-Faktur pajak online.

Validasi Faktur Pajak

Pembeli dapat mengecek validitas e-Faktur melalui QR code yang terdapat pada cetakan e-Faktur. Jika informasi dalam QR code berbeda dengan cetakan e-Faktur, faktur pajak tersebut berisiko tidak valid.

Alur Pembuatan Faktur Tagihan yang Rapi

Agar invoice tidak menimbulkan masalah di kemudian hari, perusahaan sebaiknya memiliki alur kerja yang jelas.

1. Pastikan Transaksi Sudah Disetujui

Sebelum membuat invoice, pastikan transaksi sudah memiliki dasar yang jelas, seperti purchase order, kontrak, quotation yang disetujui, atau bukti serah terima barang/jasa.

2. Cek Data Pembeli

Pastikan nama pembeli, alamat, NPWP, email, dan PIC penagihan sudah benar. Untuk transaksi B2B, kesalahan data dapat memperlambat pembayaran karena invoice bisa ditolak oleh bagian finance pembeli.

3. Tentukan Nilai Tagihan

Hitung harga barang atau jasa, diskon, biaya tambahan, PPN, dan total akhir. Pastikan nilai invoice sama dengan nilai yang disepakati dalam kontrak atau purchase order.

4. Tentukan Jatuh Tempo

Jatuh tempo harus sesuai perjanjian. Jika pelanggan memiliki termin net 30, invoice perlu mencantumkan tanggal jatuh tempo 30 hari dari tanggal invoice atau sesuai ketentuan kontrak.

5. Terbitkan Invoice

Invoice dapat diterbitkan dalam bentuk PDF, cetak, atau langsung dari sistem akuntansi. Pastikan nomor invoice unik dan tersimpan dalam arsip perusahaan.

6. Kirim ke Pelanggan

Kirim invoice ke PIC yang benar, misalnya bagian finance, procurement, atau account payable pelanggan. Sertakan dokumen pendukung jika diperlukan.

7. Pantau Status Pembayaran

Setelah invoice dikirim, tim AR perlu memantau statusnya: terkirim, diterima, diproses, jatuh tempo, terlambat, atau sudah dibayar.

8. Rekonsiliasi Setelah Pembayaran Masuk

Setelah pembayaran masuk, cocokkan nominal, nomor invoice, tanggal pembayaran, dan rekening penerima. Jika ada selisih, segera klarifikasi dengan pelanggan.

Kesalahan Umum dalam Membuat Faktur Tagihan

1. Nomor Invoice Tidak Berurutan

Nomor invoice yang tidak rapi menyulitkan pelacakan. Perusahaan sebaiknya memiliki format nomor invoice yang konsisten berdasarkan tahun, bulan, cabang, atau jenis transaksi.

2. Tidak Mencantumkan Jatuh Tempo

Tanpa tanggal jatuh tempo, pelanggan dapat menunda pembayaran karena tidak ada batas waktu yang jelas. Ini dapat mengganggu arus kas perusahaan.

3. Salah Menulis Identitas Pembeli

Kesalahan nama perusahaan, alamat, NPWP, atau nomor PO dapat membuat invoice ditolak oleh pembeli, terutama dalam transaksi B2B.

4. Nilai Invoice Tidak Sesuai PO

Jika nilai invoice berbeda dengan purchase order, pelanggan biasanya meminta revisi. Akibatnya, pembayaran tertunda.

5. Tidak Membedakan Invoice dan Faktur Pajak

Kesalahan ini sering terjadi pada pelaku usaha baru. Invoice untuk penagihan, sedangkan faktur pajak untuk bukti pungutan PPN. Jika penjual adalah PKP, keduanya perlu dikelola sesuai ketentuan.

6. Tidak Melampirkan Dokumen Pendukung

Beberapa pelanggan mensyaratkan dokumen seperti purchase order, delivery order, berita acara serah terima, faktur pajak, atau kontrak. Jika dokumen tidak lengkap, pembayaran dapat tertunda.

7. Tidak Memantau Invoice yang Lewat Jatuh Tempo

Invoice yang sudah jatuh tempo perlu ditindaklanjuti. Jika tidak, piutang dapat menumpuk dan menjadi masalah cash flow.

Tips Membuat Faktur Tagihan yang Profesional

1. Gunakan Format yang Konsisten

Gunakan template invoice yang sama untuk seluruh transaksi. Format yang konsisten memudahkan pelanggan membaca tagihan dan membantu tim internal melakukan arsip.

2. Cantumkan Informasi Pembayaran dengan Jelas

Informasi rekening harus lengkap dan akurat. Cantumkan nama bank, nomor rekening, nama pemilik rekening, dan instruksi agar pelanggan mencantumkan nomor invoice saat transfer.

3. Buat Nomor Invoice yang Mudah Dilacak

Gunakan kombinasi kode dokumen, tahun, bulan, dan nomor urut. Hindari nomor acak yang sulit ditelusuri.

4. Kirim Invoice Tepat Waktu

Semakin cepat invoice dikirim, semakin cepat pula pelanggan dapat memproses pembayaran. Keterlambatan pengiriman invoice dapat memperpanjang siklus kas perusahaan.

5. Gunakan Sistem Digital

Software akuntansi atau invoice online membantu perusahaan membuat invoice, memantau status pembayaran, mengirim reminder, dan menyimpan dokumen secara terpusat.

6. Cocokkan Invoice dengan Faktur Pajak

Untuk PKP, pastikan nilai invoice sesuai dengan faktur pajak. Perbedaan data dapat membuat pembeli menolak invoice atau meminta pembetulan dokumen.

7. Buat SOP Follow-Up Tagihan

Tentukan kapan tim AR harus mengirim pengingat pembayaran, siapa yang menghubungi pelanggan, dan bagaimana menangani invoice yang melewati jatuh tempo.

Contoh Alur Follow-Up Faktur Tagihan

Berikut contoh alur follow-up invoice yang dapat digunakan perusahaan.

Faktur Tagihan dan Pengelolaan Piutang

Invoice yang belum dibayar akan menjadi piutang usaha. Karena itu, faktur tagihan memiliki hubungan langsung dengan kesehatan arus kas perusahaan.

Invoice yang Rapi Membantu Cash Flow

Invoice yang jelas dan dikirim tepat waktu membantu pelanggan memproses pembayaran lebih cepat. Sebaliknya, invoice yang salah, tidak lengkap, atau terlambat dikirim dapat memperlambat penerimaan kas.

Gunakan Aging Piutang

Aging piutang adalah daftar umur piutang berdasarkan lamanya invoice belum dibayar. Misalnya, 0-30 hari, 31-60 hari, 61-90 hari, dan lebih dari 90 hari. Laporan ini membantu perusahaan menentukan prioritas penagihan.

Evaluasi Pelanggan yang Sering Terlambat Bayar

Jika ada pelanggan yang sering melewati jatuh tempo, perusahaan dapat mengevaluasi ulang termin pembayaran, limit kredit, atau kebijakan transaksi berikutnya.

Checklist Faktur Tagihan

• Judul dokumen sudah jelas sebagai invoice atau faktur tagihan.
• Nomor invoice unik dan berurutan.
• Tanggal invoice tercantum.
• Identitas penjual lengkap.
• Identitas pembeli lengkap.
• Nomor purchase order atau kontrak dicantumkan jika ada.
• Rincian barang atau jasa jelas.
• Harga satuan, jumlah, subtotal, diskon, dan biaya tambahan benar.
• PPN atau pajak lain dicantumkan jika relevan.
• Total tagihan sudah sesuai perhitungan.
• Jatuh tempo pembayaran jelas.
• Metode pembayaran dan rekening tujuan benar.
• Dokumen pendukung dilampirkan jika diperlukan.
• Invoice dikirim ke PIC pelanggan yang benar.
• Status pembayaran dipantau sampai lunas.

FAQ Seputar Faktur Tagihan

Apa itu faktur tagihan?

Faktur tagihan adalah dokumen penagihan yang diterbitkan penjual kepada pembeli untuk meminta pembayaran atas barang atau jasa yang telah dibeli atau diterima.

Apakah faktur tagihan sama dengan invoice?

Ya, dalam praktik bisnis, faktur tagihan umumnya sama dengan invoice. Keduanya digunakan sebagai dokumen penagihan kepada pelanggan.

Apakah faktur tagihan sama dengan faktur pajak?

Tidak. Faktur tagihan adalah dokumen komersial untuk penagihan, sedangkan faktur pajak adalah dokumen perpajakan sebagai bukti pungutan PPN yang dibuat oleh PKP.

Apakah semua bisnis wajib membuat faktur tagihan?

Secara praktik, setiap bisnis sebaiknya membuat faktur tagihan untuk transaksi penjualan, terutama jika penjualan dilakukan secara kredit atau B2B. Invoice membantu pencatatan, penagihan, dan pembuktian transaksi.

Apa saja isi faktur tagihan?

Faktur tagihan sebaiknya berisi nomor invoice, tanggal invoice, identitas penjual, identitas pembeli, rincian barang/jasa, subtotal, diskon, pajak, total tagihan, jatuh tempo, dan metode pembayaran.

Kapan faktur tagihan diterbitkan?

Faktur tagihan biasanya diterbitkan setelah barang dikirim, jasa selesai diberikan, milestone proyek tercapai, atau sesuai kesepakatan pembayaran dalam kontrak.

Apakah invoice elektronik sah digunakan?

Invoice elektronik umum digunakan dalam bisnis modern selama informasi transaksi jelas dan dapat disimpan sebagai arsip. Namun, untuk transaksi PPN oleh PKP, invoice elektronik tetap perlu didukung faktur pajak elektronik sesuai ketentuan.

Apakah invoice harus mencantumkan PPN?

Jika penjual adalah PKP dan transaksi dikenai PPN, invoice sebaiknya mencantumkan PPN dan harus sesuai dengan faktur pajak yang diterbitkan. Jika penjual bukan PKP, penjual tidak memungut PPN.

Bagaimana jika pelanggan belum membayar invoice?

Perusahaan perlu melakukan follow-up sesuai SOP penagihan, mengirim reminder, menghubungi PIC pelanggan, dan mencatat invoice tersebut sebagai piutang sampai pembayaran diterima.

Kesimpulan

Faktur tagihan adalah dokumen penting dalam transaksi bisnis karena berfungsi sebagai dasar penagihan, pencatatan piutang, rekonsiliasi pembayaran, pembukuan, dan administrasi pajak. Dokumen ini membantu penjual dan pembeli memahami rincian transaksi, nilai yang harus dibayar, serta batas waktu pembayaran.

Bagian penting yang perlu diperbarui dari naskah lama adalah pemisahan antara faktur tagihan atau invoice dengan faktur pajak. Invoice adalah dokumen komersial untuk menagih pembayaran, sedangkan faktur pajak adalah bukti pungutan PPN yang dibuat oleh PKP. Dalam transaksi yang dikenai PPN, invoice dan faktur pajak harus saling sinkron agar tidak menimbulkan masalah saat pelaporan SPT Masa PPN atau rekonsiliasi pajak.

Dalam perkembangan terbaru, perusahaan juga perlu menyesuaikan pengelolaan invoice dengan digitalisasi administrasi pajak, termasuk penggunaan e-Faktur dan Coretax. Untuk transaksi PPN, penghitungan pajak juga perlu memperhatikan aturan terbaru seperti DPP Nilai Lain dan Besaran Tertentu PPN jika transaksi termasuk dalam kategori tersebut.

Agar faktur tagihan efektif, perusahaan perlu membuat format invoice yang konsisten, mencantumkan informasi lengkap, menetapkan jatuh tempo yang jelas, melampirkan dokumen pendukung, dan memantau status pembayaran. Dengan pengelolaan invoice yang rapi, perusahaan dapat menjaga arus kas, mempercepat penagihan, mengurangi risiko sengketa, dan meningkatkan ketertiban administrasi bisnis.

Referensi Eksternal

1. Direktorat Jenderal Pajak – Tata Cara Pembuatan dan Pembetulan/Penggantian Faktur Pajak
2. Direktorat Jenderal Pajak – Faktur Pajak
3. Direktorat Jenderal Pajak – Pembuatan Faktur Pajak melalui e-Faktur Client Desktop
4. Direktorat Jenderal Pajak – Cara Membuat Faktur Pajak Uang Muka dan Pelunasan di Coretax DJP
5. Direktorat Jenderal Pajak – Cara Mengecek Validitas e-Faktur
6. Direktorat Jenderal Pajak – Aturan DPP Nilai Lain dan Besaran Tertentu PPN
7. Direktorat Jenderal Pajak – Perubahan PMK 11 Tahun 2025 tentang DPP Nilai Lain dan Besaran Tertentu PPN
8. JDIH Kementerian Keuangan – PMK 11 Tahun 2025
9. Direktorat Jenderal Pajak – Coretax DJP