Cara Menghitung Upah Lembur Karyawan Masuk Kerja di Hari Sabtu Minggu

Karyawan masuk kerja di hari Sabtu atau Minggu? HR dan payroll perlu memahami cara menghitung upah lembur dengan benar. Perhitungan lembur tidak bisa dilakukan secara asal karena berkaitan langsung dengan hak karyawan, kewajiban perusahaan, data absensi, jadwal kerja, serta kepatuhan terhadap aturan ketenagakerjaan.

Dalam praktik perusahaan, kerja lembur sering terjadi karena kebutuhan produksi, deadline proyek, layanan pelanggan, closing laporan, stock opname, pergantian shift, pekerjaan darurat, atau kebutuhan operasional yang tidak bisa ditunda. Namun, tidak semua pekerjaan di luar jam biasa otomatis dihitung dengan cara yang sama. Perusahaan perlu melihat terlebih dahulu apakah hari tersebut merupakan hari kerja normal, hari istirahat mingguan, atau hari libur resmi.

Inilah sebabnya perhitungan lembur pada hari Sabtu dan Minggu perlu dipahami secara hati-hati. Bagi perusahaan dengan sistem 5 hari kerja, Sabtu dan Minggu biasanya merupakan hari istirahat mingguan. Namun, bagi perusahaan dengan sistem 6 hari kerja, Sabtu bisa saja masih menjadi hari kerja normal, sedangkan Minggu menjadi hari istirahat mingguan.

Agar tidak salah menghitung, HR perlu memahami aturan waktu kerja lembur, pola hari kerja perusahaan, rumus upah lembur, serta dasar upah yang digunakan. Artikel ini akan membahas cara menghitung upah lembur karyawan yang masuk kerja di hari Sabtu dan Minggu secara lengkap, termasuk contoh perhitungannya.

Apa Itu Upah Lembur?

Upah lembur adalah upah yang wajib dibayarkan perusahaan kepada karyawan yang bekerja melebihi waktu kerja normal atau bekerja pada hari istirahat mingguan dan/atau hari libur resmi sesuai ketentuan yang berlaku.

Dengan kata lain, lembur tidak hanya terjadi ketika karyawan bekerja lebih lama pada hari kerja biasa. Lembur juga dapat terjadi ketika karyawan diminta bekerja pada hari yang seharusnya menjadi hari istirahatnya, seperti hari Sabtu atau Minggu, tergantung pola kerja yang diterapkan perusahaan.

Untuk memahami konteks dasarnya, HR perlu melihat kembali pengaturan jam kerja dan waktu kerja, waktu istirahat, dan cuti. Kedua hal tersebut menjadi dasar untuk menentukan apakah suatu pekerjaan termasuk jam kerja normal atau lembur.

Dasar Hukum Perhitungan Lembur Karyawan

Naskah lama tentang lembur sering masih menggunakan rujukan Kepmenakertrans No. KEP.102/MEN/VI/2004. Namun, untuk konteks aturan terbaru, HR perlu merujuk pada ketentuan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021, terutama bagian waktu kerja, waktu istirahat, dan upah kerja lembur.

PP 35/2021 mengatur bahwa perusahaan wajib melaksanakan ketentuan waktu kerja. Pola waktu kerja normal terdiri dari dua pilihan utama, yaitu 7 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 6 hari kerja dalam seminggu, atau 8 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 5 hari kerja dalam seminggu.

Aturan tersebut juga mengatur waktu istirahat mingguan. Untuk sistem 6 hari kerja, karyawan memperoleh 1 hari istirahat mingguan. Untuk sistem 5 hari kerja, karyawan memperoleh 2 hari istirahat mingguan.

Selain itu, PP 35/2021 mengatur bahwa kerja lembur hari kerja hanya dapat dilakukan paling lama 4 jam dalam 1 hari dan 18 jam dalam 1 minggu. Batas tersebut tidak termasuk kerja lembur yang dilakukan pada waktu istirahat mingguan dan/atau hari libur resmi.

Karena perhitungan lembur berkaitan dengan upah, HR juga perlu memahami prinsip dasar upah menurut peraturan pemerintah agar komponen yang digunakan dalam dasar perhitungan tidak salah.

Syarat Perusahaan Meminta Karyawan Lembur

Perusahaan tidak bisa meminta karyawan lembur begitu saja tanpa prosedur. Kerja lembur perlu memenuhi syarat administratif agar pelaksanaannya jelas dan tidak menimbulkan perselisihan.

1. Ada Perintah dari Pengusaha

Lembur sebaiknya dilakukan berdasarkan perintah dari perusahaan atau atasan yang berwenang. Perintah ini dapat diberikan secara tertulis atau melalui media digital sesuai mekanisme internal perusahaan.

Perintah lembur penting agar karyawan tidak dianggap bekerja di luar jam kerja atas inisiatif sendiri tanpa persetujuan perusahaan. Dari sisi HR, dokumen ini juga menjadi dasar pencatatan lembur.

2. Ada Persetujuan dari Karyawan

Selain perintah perusahaan, perlu ada persetujuan dari pekerja atau karyawan yang bersangkutan. Persetujuan dapat dibuat secara tertulis atau melalui media digital.

Dalam praktiknya, persetujuan dapat berbentuk form lembur, approval di aplikasi HRIS, email, daftar karyawan yang bersedia lembur, atau sistem approval internal lain. Yang penting, perusahaan memiliki bukti bahwa lembur dilakukan atas dasar perintah dan persetujuan.

3. Ada Daftar Pelaksanaan Lembur

Perusahaan perlu membuat daftar pelaksanaan kerja lembur yang memuat nama karyawan, tanggal lembur, waktu mulai, waktu selesai, jumlah jam lembur, alasan lembur, dan persetujuan atasan.

Data ini penting untuk menghitung absensi karyawan, menghitung upah lembur, serta memastikan payroll berjalan akurat.

4. Karyawan Mendapat Waktu Istirahat

Perusahaan yang mempekerjakan karyawan lembur wajib memberikan kesempatan istirahat secukupnya. Jika lembur dilakukan terlalu panjang tanpa jeda, risiko kelelahan dan human error dapat meningkat.

5. Makanan dan Minuman untuk Lembur 4 Jam atau Lebih

Jika kerja lembur dilakukan selama 4 jam atau lebih, perusahaan wajib memberikan makanan dan minuman paling sedikit 1.400 kilokalori. Pemberian makanan dan minuman ini tidak dapat diganti dalam bentuk uang.

Ketentuan ini penting untuk diperhatikan, terutama pada perusahaan manufaktur, logistik, layanan pelanggan, rumah sakit, keamanan, restoran, hotel, dan pekerjaan operasional lain yang sering membutuhkan lembur panjang.

Rumus Dasar Menghitung Upah Lembur

Rumus dasar upah lembur tetap dimulai dari upah sejam. Dalam PP 35/2021, perhitungan upah kerja lembur didasarkan pada upah bulanan. Cara menghitung upah sejam adalah:

Upah sejam = 1/173 x upah sebulan

Angka 173 digunakan sebagai dasar rata-rata jam kerja bulanan. Setelah mendapatkan upah sejam, HR dapat mengalikannya dengan tarif lembur sesuai jenis hari dan jam lembur yang dilakukan.

Dasar Upah yang Digunakan

Jika komponen upah terdiri dari upah pokok dan tunjangan tetap, dasar perhitungan upah lembur adalah 100% dari upah. Namun, jika komponen upah terdiri dari upah pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap, HR perlu memperhatikan ketentuan lebih lanjut.

Apabila upah pokok ditambah tunjangan tetap lebih kecil dari 75% keseluruhan upah, maka dasar perhitungan upah lembur adalah 75% dari keseluruhan upah.

Karena itu, HR dan payroll perlu memahami struktur komponen gaji. Jika komponen gaji tidak tertata, perhitungan lembur bisa keliru. Pembahasan tentang struktur dan skala upah dapat menjadi referensi tambahan untuk menyusun kebijakan pengupahan yang lebih rapi.

Apakah Masuk Kerja Hari Sabtu Selalu Dihitung Lembur?

Tidak selalu. Karyawan yang masuk kerja pada hari Sabtu belum tentu otomatis lembur. Jawabannya bergantung pada pola kerja perusahaan.

Jika Perusahaan Menerapkan 5 Hari Kerja

Jika perusahaan menerapkan sistem 5 hari kerja, misalnya Senin sampai Jumat, maka Sabtu dan Minggu biasanya menjadi hari istirahat mingguan. Dalam kondisi ini, ketika karyawan diminta masuk pada hari Sabtu, pekerjaan tersebut dihitung sebagai kerja lembur pada hari istirahat mingguan.

Artinya, tarif lemburnya mengikuti perhitungan lembur hari istirahat mingguan untuk pola 5 hari kerja. Hal yang sama berlaku jika karyawan diminta masuk pada hari Minggu.

Jika Perusahaan Menerapkan 6 Hari Kerja

Jika perusahaan menerapkan sistem 6 hari kerja, misalnya Senin sampai Sabtu, maka Sabtu masih termasuk hari kerja normal. Dalam kondisi ini, karyawan yang bekerja pada hari Sabtu tidak otomatis lembur selama masih berada dalam jam kerja normal yang ditentukan perusahaan.

Namun, jika karyawan bekerja melebihi jam kerja normal pada hari Sabtu, kelebihan jam tersebut dapat dihitung sebagai lembur hari kerja. Jika hari Sabtu merupakan hari kerja terpendek dan bertepatan dengan hari libur resmi, perhitungan lemburnya mengikuti ketentuan khusus hari libur resmi yang jatuh pada hari kerja terpendek.

Apakah Masuk Kerja Hari Minggu Selalu Dihitung Lembur?

Dalam banyak perusahaan, hari Minggu adalah hari istirahat mingguan. Jika karyawan diminta masuk kerja pada hari Minggu, maka pekerjaan tersebut umumnya dihitung sebagai lembur pada hari istirahat mingguan.

Namun, tetap perlu melihat pola kerja dan sektor usaha. Ada perusahaan yang memiliki sistem operasional khusus, shift, atau pekerjaan tertentu yang berjalan sepanjang minggu. Untuk perusahaan seperti ini, HR perlu memastikan jadwal kerja dan hari istirahat mingguan setiap karyawan tertulis jelas.

Jika perusahaan menggunakan sistem shift, pengelolaan jadwal perlu dilakukan dengan hati-hati. HR dapat membaca pembahasan cara efektif HR mengelola shift karyawan dan pembagian shift kerja agar jadwal, istirahat mingguan, dan lembur tidak tertukar.

Tabel Rumus Lembur Hari Kerja

Jika karyawan bekerja melebihi jam kerja normal pada hari kerja biasa, perhitungan lemburnya adalah sebagai berikut:

Perhitungan ini berlaku ketika lembur dilakukan pada hari kerja normal. Misalnya, karyawan dengan sistem 6 hari kerja bekerja pada hari Sabtu melebihi jam kerja yang telah ditentukan.

Tabel Rumus Lembur Hari Sabtu dan Minggu untuk Sistem 5 Hari Kerja

Untuk perusahaan dengan sistem 5 hari kerja dan 40 jam seminggu, Sabtu dan Minggu biasanya menjadi hari istirahat mingguan. Jika karyawan diminta bekerja pada hari Sabtu atau Minggu, maka perhitungan lemburnya mengikuti tabel berikut:

Jadi, jika perusahaan menerapkan 5 hari kerja, karyawan yang masuk pada Sabtu atau Minggu tidak dihitung dengan tarif lembur hari kerja biasa. Karena Sabtu dan Minggu merupakan hari istirahat mingguan, tarif lemburnya lebih tinggi.

Tabel Rumus Lembur Hari Minggu untuk Sistem 6 Hari Kerja

Untuk perusahaan dengan sistem 6 hari kerja dan 40 jam seminggu, hari istirahat mingguan biasanya hanya 1 hari. Jika hari istirahat tersebut adalah Minggu, maka karyawan yang masuk kerja pada hari Minggu dihitung lembur dengan ketentuan berikut:

Perhitungan ini juga berlaku untuk hari libur resmi pada pola 6 hari kerja, kecuali jika hari libur resmi tersebut jatuh pada hari kerja terpendek. Dalam kondisi hari kerja terpendek, rumusnya berbeda seperti dijelaskan pada bagian berikut.

Rumus Lembur Jika Hari Libur Resmi Jatuh pada Hari Kerja Terpendek

Pada sistem 6 hari kerja, hari Sabtu sering menjadi hari kerja terpendek. Misalnya, Senin sampai Jumat bekerja 7 jam per hari, sedangkan Sabtu bekerja 5 jam. Jika hari libur resmi jatuh pada hari kerja terpendek dan karyawan tetap diminta bekerja, perhitungannya mengikuti ketentuan khusus.

Bagian ini penting karena sering terjadi kekeliruan saat HR menyamakan semua lembur hari libur. Padahal, pola 5 hari kerja, pola 6 hari kerja, dan hari kerja terpendek memiliki pengali yang berbeda.

Contoh Perhitungan Lembur Hari Kerja

Misalnya, seorang karyawan bernama Hendi memiliki upah sebulan sebesar Rp4.000.000. Ia bekerja dengan sistem 5 hari kerja, 8 jam per hari. Pada hari Rabu dan Kamis, ia diminta lembur masing-masing 2 jam.

Langkah pertama adalah menghitung upah sejam:

Upah sejam = 1/173 x Rp4.000.000 = Rp23.121

Total lembur Hendi adalah 4 jam dalam 2 hari. Karena lembur dilakukan pada hari kerja, maka setiap hari perhitungannya terdiri dari 1 jam pertama dengan tarif 1,5 kali dan 1 jam berikutnya dengan tarif 2 kali.

Dengan demikian, total upah lembur yang perlu dibayarkan kepada Hendi adalah sekitar Rp161.847. Pembulatan dapat mengikuti kebijakan payroll perusahaan sepanjang tetap tidak merugikan hak karyawan.

Contoh Perhitungan Lembur Hari Sabtu untuk Sistem 5 Hari Kerja

Misalnya, Dina bekerja di perusahaan dengan sistem 5 hari kerja, Senin sampai Jumat. Sabtu dan Minggu adalah hari istirahat mingguan. Upah sebulan Dina adalah Rp5.000.000. Perusahaan meminta Dina masuk kerja pada hari Sabtu selama 8 jam.

Karena Sabtu adalah hari istirahat mingguan, maka perhitungan lemburnya menggunakan tarif hari istirahat mingguan untuk pola 5 hari kerja.

Langkah pertama, hitung upah sejam:

Upah sejam = 1/173 x Rp5.000.000 = Rp28.902

Karena Dina bekerja 8 jam pada hari istirahat mingguan, maka seluruh 8 jam pertama dibayar 2 kali upah sejam.

Jadi, upah lembur Dina untuk bekerja pada hari Sabtu selama 8 jam adalah sekitar Rp462.432.

Contoh Perhitungan Lembur Hari Minggu untuk Sistem 5 Hari Kerja

Misalnya, Raka memiliki upah sebulan Rp6.000.000 dan bekerja dengan sistem 5 hari kerja. Ia diminta masuk pada hari Minggu selama 10 jam karena ada kebutuhan proyek mendesak.

Upah sejam Raka adalah:

Upah sejam = 1/173 x Rp6.000.000 = Rp34.682

Karena Minggu adalah hari istirahat mingguan pada sistem 5 hari kerja, perhitungannya adalah 8 jam pertama dibayar 2 kali, jam ke-9 dibayar 3 kali, dan jam ke-10 dibayar 4 kali.

Dengan demikian, total upah lembur Raka untuk bekerja pada hari Minggu selama 10 jam adalah sekitar Rp797.686.

Contoh Perhitungan Lembur Hari Sabtu untuk Sistem 6 Hari Kerja

Misalnya, perusahaan menerapkan sistem 6 hari kerja, Senin sampai Sabtu. Hari Sabtu adalah hari kerja normal dengan jadwal 5 jam. Seorang karyawan bernama Sari memiliki upah sebulan Rp4.500.000. Pada hari Sabtu, Sari diminta bekerja 7 jam.

Karena Sabtu masih hari kerja normal, yang dihitung lembur hanya kelebihan jam di luar jadwal normal. Jika jadwal normal Sabtu adalah 5 jam dan Sari bekerja 7 jam, maka lemburnya adalah 2 jam.

Upah sejam Sari adalah:

Upah sejam = 1/173 x Rp4.500.000 = Rp26.012

Karena kelebihan waktu terjadi pada hari kerja, maka perhitungannya adalah jam pertama 1,5 kali dan jam kedua 2 kali.

Jadi, Sari tidak dihitung lembur untuk seluruh 7 jam kerja pada hari Sabtu. Ia hanya berhak atas upah lembur untuk 2 jam kelebihan kerja di luar jadwal normal.

Contoh Perhitungan Lembur Hari Minggu untuk Sistem 6 Hari Kerja

Misalnya, Bima bekerja dengan sistem 6 hari kerja, Senin sampai Sabtu. Hari Minggu adalah hari istirahat mingguan. Upah sebulan Bima adalah Rp5.500.000. Perusahaan meminta Bima masuk pada hari Minggu selama 8 jam.

Upah sejam Bima adalah:

Upah sejam = 1/173 x Rp5.500.000 = Rp31.792

Karena Bima bekerja pada hari istirahat mingguan dalam pola 6 hari kerja, maka 7 jam pertama dibayar 2 kali upah sejam dan jam ke-8 dibayar 3 kali upah sejam.

Dengan demikian, total upah lembur Bima untuk bekerja pada hari Minggu selama 8 jam adalah sekitar Rp540.464.

Ringkasan Perbedaan Lembur Sabtu dan Minggu

Berikut ringkasan sederhana agar HR tidak salah menentukan kategori lembur.

Bagaimana Jika Sabtu atau Minggu Bertepatan dengan Hari Libur Nasional?

Jika Sabtu atau Minggu bertepatan dengan hari libur nasional dan karyawan tetap diminta bekerja, HR perlu menghitungnya sebagai kerja lembur pada hari libur resmi atau hari istirahat mingguan sesuai pola kerja perusahaan.

Dalam situasi seperti ini, penting bagi HR untuk memeriksa kalender libur nasional, jadwal kerja, dan hari istirahat karyawan. Jika perusahaan memiliki banyak cabang atau shift, jangan mengandalkan asumsi bahwa semua karyawan memiliki hari istirahat yang sama.

Untuk pembahasan lebih khusus, HR dapat membaca panduan cara menghitung upah lembur pada hari libur nasional agar perhitungan tidak tertukar dengan lembur hari kerja biasa.

Apakah Semua Karyawan Berhak Mendapat Upah Lembur?

Pada prinsipnya, karyawan yang bekerja melebihi waktu kerja normal atau bekerja pada hari istirahat mingguan/hari libur resmi berhak atas upah lembur. Namun, PP 35/2021 juga mengenal pengecualian untuk pekerja dalam golongan jabatan tertentu.

Golongan jabatan tertentu adalah pekerja yang memiliki tanggung jawab sebagai pemikir, perencana, pelaksana, dan/atau pengendali jalannya perusahaan dengan waktu kerja yang tidak dapat dibatasi dan mendapat upah lebih tinggi.

Namun, pengecualian ini tidak boleh digunakan sembarangan. Pengaturan golongan jabatan tertentu harus diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Jika tidak diatur, perusahaan tetap wajib membayar upah lembur.

Karena itu, HR perlu memastikan ketentuan lembur tertulis jelas dalam perjanjian kerja, aturan perjanjian kerja, atau perjanjian kerja bersama.

Kesalahan Umum HR dalam Menghitung Lembur Sabtu Minggu

Perhitungan lembur Sabtu dan Minggu sering keliru karena HR tidak memeriksa pola kerja secara detail. Berikut beberapa kesalahan yang perlu dihindari.

1. Menganggap Semua Sabtu adalah Hari Libur

Sabtu tidak selalu hari libur. Pada perusahaan dengan sistem 6 hari kerja, Sabtu bisa menjadi hari kerja normal. Karena itu, HR perlu melihat jadwal kerja resmi perusahaan sebelum menghitung lembur.

2. Menggunakan Tarif Hari Kerja untuk Lembur Hari Istirahat

Jika perusahaan menerapkan sistem 5 hari kerja, Sabtu dan Minggu adalah hari istirahat mingguan. Karyawan yang masuk pada hari tersebut seharusnya dihitung dengan tarif lembur hari istirahat mingguan, bukan tarif lembur hari kerja biasa.

3. Tidak Memisahkan Lembur Hari Kerja dan Lembur Hari Libur

Dalam satu periode payroll, karyawan bisa memiliki beberapa jenis lembur. Misalnya, lembur 2 jam pada Rabu dan lembur 8 jam pada Minggu. HR perlu memisahkan kategori lembur karena pengalinya berbeda.

4. Salah Menentukan Dasar Upah

Dasar perhitungan lembur bukan selalu take home pay penuh. HR perlu melihat komponen upah pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap sesuai ketentuan. Kesalahan menentukan dasar upah akan membuat nilai lembur tidak akurat.

5. Tidak Memiliki Bukti Perintah dan Persetujuan Lembur

Lembur sebaiknya selalu didukung bukti perintah dan persetujuan. Jika tidak, perusahaan bisa kesulitan ketika terjadi perbedaan klaim antara karyawan, atasan, dan payroll.

6. Data Absensi Tidak Sinkron dengan Payroll

Jika data absensi tidak terhubung dengan payroll, risiko salah hitung semakin besar. Misalnya, karyawan benar-benar lembur, tetapi jamnya tidak tercatat; atau jam tercatat, tetapi belum disetujui atasan.

Untuk mengurangi risiko ini, perusahaan dapat menggunakan absensi online karyawan dan aplikasi absensi karyawan yang memiliki fitur approval, laporan kehadiran, dan integrasi payroll.

Checklist HR Sebelum Membayar Upah Lembur Sabtu Minggu

Agar perhitungan lembur lebih rapi, HR dapat menggunakan checklist berikut sebelum payroll diproses.

• Pastikan pola kerja karyawan: 5 hari kerja, 6 hari kerja, atau shift.
• Pastikan apakah Sabtu/Minggu merupakan hari kerja normal atau hari istirahat mingguan.
• Pastikan ada perintah lembur dari perusahaan atau atasan yang berwenang.
• Pastikan ada persetujuan lembur dari karyawan.
• Pastikan jam mulai dan jam selesai lembur tercatat.
• Pastikan jumlah jam lembur telah disetujui atasan.
• Pastikan kategori lembur dipisahkan antara hari kerja, hari istirahat mingguan, dan hari libur resmi.
• Pastikan dasar upah lembur sudah sesuai komponen upah.
• Pastikan lembur 4 jam atau lebih disertai makanan dan minuman sesuai ketentuan.
• Pastikan data lembur sudah masuk ke payroll sebelum cut-off.
• Pastikan slip gaji menampilkan komponen lembur secara jelas.
• Pastikan arsip lembur tersimpan untuk kebutuhan audit atau pemeriksaan.

Hubungan Lembur dengan Absensi dan Payroll

Perhitungan lembur tidak dapat dipisahkan dari absensi dan payroll. Data jam kerja karyawan menjadi dasar untuk menentukan apakah ada lembur dan berapa jumlah yang harus dibayarkan.

1. Absensi Menentukan Jam Kerja Aktual

Absensi membantu perusahaan mengetahui kapan karyawan mulai bekerja, kapan selesai bekerja, dan berapa lama durasi kerjanya. Namun, data absensi saja belum cukup. HR tetap perlu memastikan apakah jam tambahan tersebut merupakan lembur yang diperintahkan dan disetujui.

Perusahaan yang masih menggunakan sistem manual dapat mengalami kesulitan karena data mudah tercecer. Untuk transisi ke sistem yang lebih rapi, pembaca dapat melihat perbandingan absensi manual dan absensi digital.

2. Payroll Menghitung Nilai Lembur

Setelah jam lembur disetujui, payroll perlu menghitung nilai lembur berdasarkan upah sejam dan tarif pengali yang tepat. Jika perusahaan memiliki banyak karyawan, banyak shift, dan banyak jenis lembur, perhitungan manual akan sangat rentan salah.

Penggunaan software payroll dapat membantu perusahaan menghitung upah lembur, gaji, tunjangan, potongan, pajak, dan komponen lain secara lebih akurat. HR juga perlu memahami siklus penggajian agar data lembur masuk sebelum payroll ditutup.

3. Slip Gaji Perlu Menampilkan Komponen Lembur

Karyawan perlu mengetahui bagaimana lemburnya dibayarkan. Karena itu, komponen lembur sebaiknya terlihat jelas dalam slip gaji. Transparansi ini membantu mengurangi pertanyaan dan komplain setelah pembayaran gaji.

Jika perusahaan masih membuat slip gaji manual, panduan contoh cara membuat slip gaji di Excel dapat menjadi referensi awal. Untuk sistem yang lebih praktis, perusahaan juga dapat mempertimbangkan aplikasi slip gaji online.

Bagaimana Jika Karyawan Lembur saat WFH?

Lembur tidak hanya terjadi di kantor. Dalam sistem kerja modern, karyawan yang bekerja dari rumah atau WFH juga dapat mengalami lembur jika bekerja melebihi jam kerja normal berdasarkan perintah dan persetujuan perusahaan.

Namun, lembur saat WFH perlu dicatat dengan lebih hati-hati. Perusahaan harus membedakan antara karyawan yang memang diperintahkan bekerja di luar jam kerja dan karyawan yang hanya membuka laptop secara sukarela tanpa instruksi.

Untuk menghindari kebingungan, perusahaan perlu memiliki kebijakan WFH yang jelas. Pembaca dapat melihat artikel tentang risiko dan solusi karyawan work from home serta strategi produktivitas karyawan saat WFH.

Bagaimana Mengelola Lembur untuk Karyawan Shift?

Karyawan shift sering kali memiliki jadwal kerja yang berbeda dari karyawan kantor biasa. Karena itu, perhitungan lembur harus melihat jadwal kerja resmi masing-masing karyawan, bukan hanya kalender umum.

Misalnya, bagi karyawan shift, hari istirahat mingguan bisa jatuh pada hari Rabu, bukan Minggu. Jika karyawan tersebut diminta bekerja pada hari istirahat mingguannya, maka perhitungan lemburnya mengikuti ketentuan hari istirahat mingguan, meskipun hari tersebut bukan Sabtu atau Minggu.

Inilah alasan HR perlu menyimpan jadwal shift dengan rapi. Jadwal, absensi, lembur, cuti, dan payroll harus saling terhubung agar tidak terjadi salah bayar.

Contoh Format Data Lembur yang Perlu Disiapkan HR

Agar perhitungan lembur lebih mudah diaudit, HR dapat menyiapkan data lembur dengan format berikut:

Format ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Jika menggunakan HRIS, data tersebut dapat ditarik langsung dari sistem absensi, shift, approval lembur, dan payroll.

Tips HR agar Perhitungan Lembur Tidak Salah

Berikut beberapa tips praktis agar HR dan payroll dapat mengelola lembur Sabtu Minggu dengan lebih akurat.

1. Tetapkan Pola Kerja secara Tertulis

Pastikan perusahaan memiliki pola kerja yang jelas. Apakah menggunakan 5 hari kerja, 6 hari kerja, shift, atau sektor tertentu dengan pengaturan khusus. Pola ini sebaiknya tertulis dalam peraturan perusahaan, perjanjian kerja, atau PKB.

2. Buat SOP Lembur

SOP lembur perlu menjelaskan siapa yang boleh mengajukan lembur, siapa yang menyetujui, kapan batas pengajuan, bagaimana pencatatan jam lembur, dan kapan lembur dibayarkan.

3. Pisahkan Kategori Lembur

Jangan mencampur lembur hari kerja, hari istirahat mingguan, dan hari libur resmi dalam satu kategori. Setiap kategori memiliki pengali yang berbeda.

4. Gunakan Sistem Approval

Lembur sebaiknya tidak hanya berdasarkan klaim sepihak. Gunakan sistem approval agar data yang masuk ke payroll sudah disetujui oleh atasan terkait.

5. Lakukan Rekonsiliasi Sebelum Payroll

Sebelum gaji diproses, HR dan payroll perlu mencocokkan data absensi, jadwal shift, pengajuan lembur, approval atasan, dan komponen upah. Proses ini membantu mengurangi risiko salah bayar.

6. Perhatikan Pajak atas Penghasilan Lembur

Upah lembur merupakan bagian dari penghasilan karyawan dan dapat berkaitan dengan perhitungan PPh 21. Karena itu, payroll perlu memastikan komponen lembur masuk dalam penghitungan pajak sesuai ketentuan. Pembaca dapat melihat pembahasan perhitungan PPh Pasal 21 dan jenis laporan PPh 21 untuk karyawan.

Peran HRIS dalam Menghitung Lembur Karyawan

Perhitungan lembur bisa menjadi rumit jika perusahaan memiliki banyak karyawan, banyak cabang, sistem shift, jadwal weekend, kerja remote, dan komponen upah yang berbeda. Perhitungan manual menggunakan spreadsheet masih mungkin dilakukan, tetapi semakin besar jumlah karyawan, semakin tinggi risiko human error.

Di sinilah peran Human Resource Information System atau HRIS menjadi penting. HRIS dapat membantu perusahaan mengelola data karyawan, jadwal kerja, absensi, pengajuan lembur, approval, payroll, slip gaji, dan laporan HR secara terpusat.

Dengan sistem yang terintegrasi, HR dapat memastikan jam lembur yang dihitung benar-benar berasal dari data absensi dan approval yang valid. Payroll juga dapat menghitung upah lembur berdasarkan pengali yang sesuai dengan jenis hari dan pola kerja karyawan.

Selain itu, HRIS dapat membantu perusahaan menyimpan arsip lembur secara digital. Arsip ini penting jika suatu saat ada audit internal, pemeriksaan ketenagakerjaan, atau pertanyaan dari karyawan terkait pembayaran lembur.

Kesimpulan

Cara menghitung upah lembur karyawan yang masuk kerja di hari Sabtu dan Minggu bergantung pada pola kerja perusahaan. Jika perusahaan menerapkan 5 hari kerja, maka Sabtu dan Minggu umumnya merupakan hari istirahat mingguan sehingga lembur dihitung dengan tarif hari istirahat mingguan. Untuk pola ini, 8 jam pertama dibayar 2 kali upah sejam, jam ke-9 dibayar 3 kali, dan jam ke-10 sampai jam ke-12 dibayar 4 kali.

Jika perusahaan menerapkan 6 hari kerja, maka Sabtu biasanya masih termasuk hari kerja normal. Dalam kondisi ini, Sabtu baru dihitung lembur jika karyawan bekerja melebihi jam kerja normal. Sementara itu, Minggu biasanya menjadi hari istirahat mingguan dan dihitung dengan tarif lembur hari istirahat mingguan untuk pola 6 hari kerja.

Rumus dasar upah lembur adalah 1/173 x upah sebulan untuk mendapatkan upah sejam. Setelah itu, HR perlu mengalikannya dengan tarif lembur sesuai jenis hari dan jam lembur yang dilakukan.

Perhitungan lembur yang akurat membutuhkan data absensi, jadwal kerja, approval lembur, struktur upah, dan payroll yang rapi. Karena itu, perusahaan sebaiknya memiliki SOP lembur yang jelas dan menggunakan sistem HR yang terintegrasi agar hak karyawan terpenuhi dan risiko kesalahan payroll dapat dikurangi.

Referensi Eksternal

• JDIH Kemnaker – Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja, Waktu Istirahat, dan PHK
• JDIH Kemnaker – Dokumen PDF PP Nomor 35 Tahun 2021
• Peraturan.go.id – Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja
• JDIH Kemnaker – Bagaimana Pengaturan Lembur bagi Pekerja/Buruh di Perusahaan
• JDIH Kemnaker – Pengaturan Waktu Kerja Lembur dan Upah Lembur pada Hari Istirahat Mingguan
• BPHN – Konsultasi Hukum tentang Perhitungan Upah Kerja Lembur berdasarkan PP 35/2021