Karyawan Work From Home? Kenali resiko dan solusinya dulu!
Kebijakan work from home yang berlaku atas antisipasi virus Corona mengharuskan masyarakat untuk menunda segala aktivitas dan untuk tidak keluar rumah kecuali untuk keperluan penting saja.
Work from home atau bekerja dari rumah tidak lagi asing untuk karyawan, khususnya yang bekerja di perusahaan startup.
Selain menjadi salah satu solusi meminimalisir penularan penyakit, WFH juga turut mempertahankan jalannya bisnis perusahaan.
Untuk menerapkan WFH yang produktif, tentunya diperlukan komunikasi dan alat perlengkapan yang mendukung.
Karyawan Work From Home? Kenali Resiko dan Solusinya Disini!
Namun, pelaksanaan WFH tetap memiliki resikonya sendiri dan berikut adalah beberapa masalah yang harus diantisipasi dalam penerapannya.
Sulitnya Berkomunikasi
Saat work from home diberlakukan maka yang terjadi adalah interaksi tatap muka hilang.
Perusahaan pun takut ini bisa menyebabkan kesulitan dalam berkomunikasi.
Betul memang apabila karyawan dan perusahaan memiliki media lain untuk memudahkan komunikasi seperti Skype atau aplikasi chatting dan video call seperti WhatsApp, tetapi yang paling penting adalah komitmen yang ditunjukkan karyawannya sendiri.
Y Combinator, sebuah organisasi yang memberikan seed funding kepada perusahaan-perusahaan startup di Amerika Serikat, memiliki forum diskusi yang mengumpulkan banyak karyawan dan pengusaha yang berbagi pengalaman mereka dalam menerapkan remote working.
Salah satunya berkomentar tentang kesetujuannya dalam teknologi yang memudahkan, tetapi hal itu tidak akan ada artinya apabila karyawan yang dituju tidak berada di tempat.
Selain itu, ada juga masalah yang muncul dari minimnya pertemuan langsung.
“Ada waktunya ketika Anda ingin semua orang berkumpul di satu ruangan untuk membicarakan semuanya [secara jelas].
Hal ini tentu sangat sulit dicapai dengan tim yang terpencar.” tulis salah satu pengguna dengan username mindcrime di forum diskusi Y Combinator.
Solusi yang dapat dilakukan adalah melakukan virtual meeting melalui media yang mampu memberikan fasilitas video atau conference call secara rutin.
Setidaknya satu kali sehari selama 15 menit untuk sync up kemajuan proyek dan pekerjaan.
Kemudian, adakan rapat kolektif untuk mengevaluasi keseluruhan pekerjaan dalam satu minggu.
Sulit Mengawasi Kinerja Karyawan
Perbedaan yang jelas di antara sistem bekerja langsung di kantor dengan WFH adalah supervisor tidak bisa memantau mereka secara langsung, hal ini adalah tantangan bagi mereka untuk mengevaluasi kinerja karyawan.
Contoh mudahnya, tidak ada yang bisa mengukur kapan karyawan mulai dan mengakhiri pekerjaan.
Bagi yang bekerja dengan sistem shift, sulit untuk mengetahui apakah karyawan betul-betul bekerja di saat shiftnya atau justru menukarnya tanpa sepengetahuan manajer.
Manajer yang menggunakan strategi lama tidak akan berhasil menerapkannya dengan tim remote.
WFH meniadakan kemungkinan meeting bersama setelah makan siang, atau perbincangan detail dari seluruh segi untuk memastikan semuanya berjalan lancar dan pastinya juga tidak memungkinkan kunjungan langsung ke meja karyawan.
Dengan akses yang sepenuhnya virtual, hal yang mendukung akuntabilitas karyawan seperti pertemanan dan komunikasi sulit untuk didirikan.
Solusi yang dapat dilakukan oleh manajer adalah membuat sebuah media time tracking untuk karyawan.
Mereka diwajibkan untuk mengisi apa yang telah mereka hasilkan di dalam satu hari serta alokasi waktu yang mereka gunakan untuk menyelesaikan proyek tersebut.
Selain itu, manajer juga bisa membaca e-book WFH yang diterapkan perusahaan lainnya dan menerapkan hal-hal yang dinilai sesuai dengan tim mereka.
Hal terpenting selama menerapkan WFH adalah transparansi, dimana karyawan dan manajer harus sering berkomunikasi dan menyampaikan masalah yang mereka alami sehingga bisa dicarikan solusinya bersama-sama.
WFH tidak sulit dilakukan oleh perusahaan ketika mereka paham prinsipnya.
Salah satu bentuk evaluasi kinerja karyawan adalah mengetahui “kehadiran” mereka atau di situasi ini; kapan mereka mulai bekerja agar pekerjaan tetap terkendali.
Untuk melakukan pengawasan, salah satu caranya adalah menggunakan aplikasi HRIS yang memiliki fitur absensi mobile.
Ada banyak sekali aplikasi yang memiliki fitur tersebut sekarang ini.
Dengan menggunakan fitur Live Attendance atau absensi online, karyawan dapat mengajukan absensi dimanapun dan kapanpun.
Sekiranya ada satu hari dimana mereka lupa untuk Clock In ataupun Clock Out, karyawan juga bisa mengajukan permintaan Attendance yang bisa dikonfirmasi dengan cepat oleh admin.
Berkurangnya Produktivitas dan Reliabilitas
Menerapkan work from home juga berisiko mengurangi produktivitas karyawan.
Alasannya, tidak ada pengawasan langsung dari perusahaan.
Bisa saja perusahaan menganggap karyawan justru sibuk bermain game, menonton film, hingga pergi bersenang-senang saat jam kerja.
Ini dikhawatirkan mengurangi produktivitas kerja.
Belum lagi ada anggapan, pekerjaan yang seharusnya bisa diselesaikan 1 jam di kantor justru bisa memakan waktu hingga 5 jam saat dikerjakan dari rumah.
Kepercayaan yang kuat diperlukan disini, sehingga tidak ada lagi dugaan dari manajer kepada karyawannya seperti; bagaimana apabila karyawan tidak menyelesaikan pekerjaannya sama sekali?
Bagaimana Anda tahu karyawan menulis konten yang asli dan tidak copy-paste dari internet?
Dan yang terburuk, apa yang harus dilakukan apabila karyawan tidak terjangkau melalui aplikasi chatting ataupun email?
Solusi untuk masalah ini dapat kembali ke proses yang paling awal yaitu hiring.
Sebelum melakukan onboarding dengan karyawan, pastinya Anda harus mengevaluasi skill yang mereka cantumkan di dalam resumenya.
Pastikan kontak personal seperti nomor ponsel dan email yang mereka berikan aktif dan masih digunakan secara berkala, agar pengajuannya ke dalam database bisa terekam lebih mudah.
Selain itu, perusahaan juga harus berinvestasi aplikasi pengecekan konten untuk menghindari copy-paste yang dilakukan karyawan, sehingga mempertahankan kredibilitas.
Benefit juga menjadi faktor utama dalam mempertahankan karyawan dan memunculkan komitmen mereka terhadap perusahaan.
Ketika kebutuhan mereka terpenuhi, maka kinerjanya akan lebih giat karena tidak perlu lagi memikirkan hal-hal kecil di luar pekerjaan seperti pembuatan kacamata, reimburse berobat jalan ataupun gym membership.
Solusi terbaik untuk WFH adalah dengan melengkapi karyawan dengan aplikasi Employee Self Service (ESS) yang tersedia melalui teknologi HRIS.
Selain menjadi media pemantau bagi manajer, karyawan juga bisa mengatur jadwal mereka sendiri dan lebih bertanggung jawab.
Oleh karena itu, kebebasan yang ditawarkan oleh aplikasi mobile employee self-service seperti akan mampu memenuhi kebutuhan karyawan di saat seperti ini.
