Rumus excel if untuk absensi karyawan sangat membantu sebuah perusahaan dalam urusan absensi.
Ketika penggunaan excel belum dilakukan, perusahaan harus melakukan pendataan absensi secara manual.
Mungkin jika jumlah karyawannya sedikit, hal ini masih bisa dilakukan. Namun dengan penambahan jumlah pegawai, rasanya tidak mungkin melakukan secara manual.
Sebuah absensi membutuhkan waktu lama dalam proses pembuatan apabila dibuat secara manual.
Jika hal ini sampai terjadi, pembuatnya pasti akan dirugikan.
Pekerjaan yang dimiliki pasti bukan hanya melakukan pendataan absensi.
Akan lebih baik jika pembuatan absensi dibuat secepat mungkin lalu waktu sisanya digunakan untuk aktivitas lain yang lebih bermanfaat.
Bisa dikatakan, rumus excel if untuk absensi karyawan menjadi jalan keluar dari permasalahan tersebut.
Semua orang pasti setuju jika aplikasi ini memang mempermudah setiap proses pendataan.
Namun perlu diketahui taat cara membuatnya dan pola apa saja yang dipakai. Sulit untuk menggunakannya tanpa memahaminya terlebih dahulu.
Penggunaan Rumus If dalam Absensi Dan Contoh Rumus Excel If untuk Absensi Karyawan
Bagi orang-orang yang tidak terbiasa menggunakan excel, pola if ini pasti masih tubuh.
IF adalah rumus untuk membuat bahasa JIKA dalam satu pola.
Jadi pola if ini digunakan untuk memerintahkan file agar melakukan suatu tindakan ketika terdapat hal lain yang telah dituliskan.
Misal dalam absensi pegawai pasti terdapat pendataan secara harian.
Misal dalam satu bulan, seorang pegawai harus masuk selama 25 hari.
Namun tidak semua pegawai bisa memenuhi absensi tersebut.
Terdapat beberapa kondisi dimana karyawan tidak bisa masuk karena izin atau sakit.
Jika karyawan tidak masuk satu hari maka terdapat pemotongan gaji sesuai kesepakatan awal.
Disinilah rumus excel if untuk absensi karyawan bisa dipakai.
Jadi rumus if ini digunakan untuk melakukan tindakan pemotongan gaji atau pemberian tanda ketika terdapat karyawan yang tidak masuk kerja.
Namun penggunaan pola ini lebih luas lagi. Pola ini tidak hanya digunakan dalam kondisi pegawai tidak masuk.
Apabila pegawai melakukan over time atau kerja lembur, rumus ini juga bisa digunakan.
Pengembangannya pun bisa luas karena tindakan yang dilihat bisa saja berjumlah dua atau lebih.
Penggunaan rumus excel untuk Kedatangan dan Waktu
Terdapat sebuah rumus yang terkenal dalam urusan jam kedatangan yaitu :
=IF(D12=”-“;”-“;IF(C12=”I”;IF(D12>$B$4;”Terlambat”;”Ok”);IF(D12>$C$4;”Terlambat”;”Ok”)))
Ketika menggunakan rumus di atas, data bisa dideteksi sehingga dapat ditemukan data apakah pegawai hadir tepat waktu atau terlambat.
Dengan menggunakan rumus tersebut, akan ada label pada data pegawai dengan tulisan OK apabila pegawai tersebut tepat waktu.
Lalu akan ada label terlambat pada data pegawai dengan tulisan Terlambat.
Namun rumus tersebut belum bisa menginput jam kedatangan karyawan.
Dengan rumus excel if untuk absensi karyawan tersebut hanya untuk mengetahui kedatangan tanpa diketahuinya waktu.
Jika ingin mengetahui waktu, gunakanlah rumus selanjutnya yaitu :
=IF(D12=”-“;”-“;F12-D12-$B$7)
Bukan hanya untuk mengetahui jam kedatangan, pola ini juga bisa melihat jam pulang karyawan.
Sebenarnya pola ini sendiri tidak bisa dipisahkan dengan pola sebelumnya.
Ketika ada karyawan yang melakukan komplain karena merasa sudah masuk tepat waktu, pola ini bisa menjadi bukti waktu kedatangannya.
Penggunaan untuk Shift dan Jumlah Jam Kerja
Dalam sebuah perusahaan dengan produksi besar, shift kerja pasti dimasukkan.
Hal ini dilakukan karena seorang karyawan memiliki batas kemampuan sehingga tidak mungkin untuk terus kerja dari pagi hingga malam.
Rumus excel if untuk absensi karyawan yang dipakai dalam mengatur shift bernama fungsi Countifs.
Berikut rumusnya :
=COUNTIFS(C12:C23;M11)
Dengan pola tersebut, akan terbagi apakah seorang karyawan tergolong masuk ke shift satu atau ke shift dua.
Namun jika perusahaan tersebut mengusung kerja tiga shift, pola tersebut juga masih bisa digunakan.
Hanya saja, diperlukan optimasi tambahan menjadi tiga variabel agar datanya terbagi tiga.
Terakhir dan paling penting tentu adalah jam kerja karyawan. Apabila seorang karyawan merasa data jam kerjanya kurang, mereka pasti akan komplain.
Ini karena, jam kerja sendiri akan menentukan seberapa besar gaji yang didapat oleh karyawan tersebut.
Untuk itu, penggunaan rumus excel if untuk absensi karyawan nya perlu hati-hati.
Sebenarnya kebanyakan orang menggunakan susunan yang begitu rumit dalam pendataan jam kehadiran ini.
Namun disini ditegaskan, penggunaannya tidak serumit itu.
Terdapat rumus singkat yang bisa digunakan untuk menentukan jam kerja tersebut.
Berikut rumus yang bisa digunakan :
=M12+N12
Dengan menggunakan pola itu, sudah jelas bahwa jam kerja yang didapat dari pendataan akan ditotalkan dengan jam kerja lembur.
Tidak perlu bingung dengan waktu akibat telat atau mangkir.
Waktu tersebut sudah termasuk ke dalam jam kerja total karena pola ini mengacu pada absensi.
Pastikan untuk selalu hati-hati dalam menggunakan pola.
Selalu perhatikan setiap kolom agar pembuatan rumusnya bisa tepat.
Jika terjadi kesalahan dalam satu pola, diperlukan optimasi ulang secara menyeluruh sehingga membutuhkan waktu lama.
Hal inilah mungkin kesulitan utama dalam menggunakan rumus excel if untuk absensi karyawan.
Lalu selain menggunakan excel, Anda juga bisa mempertimbangkan untuk menggunakan sistem absensi online agar lebih mudah.
