Kehilangan data e-Faktur bisa menjadi masalah serius bagi Pengusaha Kena Pajak atau PKP. Data tersebut tidak hanya berfungsi sebagai arsip transaksi, tetapi juga menjadi dasar penting dalam pelaporan SPT Masa PPN, rekonsiliasi pajak, pemeriksaan internal, hingga kebutuhan audit perusahaan.
Masalah ini bisa terjadi karena berbagai penyebab, mulai dari laptop rusak, database terhapus, aplikasi e-Faktur error, kesalahan saat update aplikasi, perangkat terkena virus, hingga tidak adanya backup ketika aplikasi e-Faktur diinstal ulang. Jika hal tersebut terjadi, PKP tidak perlu langsung panik. Dalam kondisi tertentu, PKP dapat mengajukan permintaan data e-Faktur yang hilang kepada Direktorat Jenderal Pajak atau DJP.
Namun, perlu dipahami bahwa tidak semua data dapat diminta kembali. Berdasarkan ketentuan yang berlaku, permintaan data e-Faktur hanya terbatas pada data e-Faktur yang telah dibuat, di-upload ke DJP, dan telah memperoleh persetujuan atau approval dari DJP. Karena itu, perusahaan tetap perlu memiliki sistem backup dan arsip internal yang baik agar risiko kehilangan data dapat diminimalkan.
Artikel ini membahas penyebab data e-Faktur hilang, dasar hukum terbaru, syarat pengajuan, cara mengajukan permintaan data, contoh surat permintaan data e-Faktur yang hilang, serta langkah pencegahan agar kejadian serupa tidak terulang kembali.
Daftar Isi
Apa Itu Data e-Faktur?
Data e-Faktur adalah data faktur pajak elektronik yang dibuat melalui aplikasi atau sistem e-Faktur yang disediakan atau ditentukan oleh DJP. Data ini umumnya berisi informasi transaksi kena pajak, seperti identitas PKP penjual, identitas pembeli, Nomor Seri Faktur Pajak, Dasar Pengenaan Pajak, PPN, tanggal faktur, kode transaksi, dan status approval dari DJP.
Bagi PKP, data e-Faktur menjadi bagian penting dalam administrasi PPN. Jika perusahaan belum memahami dasar penggunaannya, pembahasan mengenai aplikasi e-Faktur pajak DJP online dapat menjadi referensi awal untuk mengenal fungsi e-Faktur dalam proses perpajakan perusahaan.
Mengapa Data e-Faktur Penting?
Data e-Faktur penting karena menjadi bukti bahwa PKP telah membuat faktur pajak sesuai transaksi yang terjadi. Faktur yang sudah di-upload dan memperoleh approval DJP dapat digunakan sebagai dasar pelaporan SPT Masa PPN.
Selain itu, data e-Faktur juga dibutuhkan untuk proses rekonsiliasi data pajak. Tanpa data yang lengkap, perusahaan bisa kesulitan mencocokkan faktur pajak dengan invoice, pembayaran, pembukuan, dan laporan SPT Masa PPN.
Hubungan Data e-Faktur dengan Pajak Masukan dan Pajak Keluaran
Dalam administrasi PPN, perusahaan perlu memahami perbedaan Pajak Masukan dan Pajak Keluaran. Pajak Keluaran adalah PPN yang dipungut PKP penjual saat menyerahkan Barang Kena Pajak atau Jasa Kena Pajak. Sementara Pajak Masukan adalah PPN yang dibayar PKP pembeli saat memperoleh barang atau jasa kena pajak.
Ketika data e-Faktur hilang, dampaknya bisa berbeda antara Pajak Keluaran dan Pajak Masukan. Permintaan data ke DJP umumnya terbatas pada data e-Faktur yang dibuat oleh PKP dan telah memperoleh approval. Untuk memahami konsep dasarnya, baca juga artikel tentang pengertian Pajak Masukan dan Pajak Keluaran dalam PPN.
Penyebab Data e-Faktur Hilang
Data e-Faktur bisa hilang karena beberapa faktor teknis maupun administratif. Mengetahui penyebabnya penting agar perusahaan dapat menentukan langkah pemulihan yang tepat.
1. Komputer atau Laptop Rusak
Salah satu penyebab paling umum adalah kerusakan perangkat tempat aplikasi e-Faktur diinstal. Jika hard disk rusak dan tidak ada backup, database e-Faktur yang tersimpan secara lokal bisa ikut hilang.
2. Aplikasi e-Faktur Error
Aplikasi e-Faktur dapat mengalami error karena file sistem rusak, proses update tidak sempurna, gangguan kompatibilitas, atau kesalahan konfigurasi. Jika error tidak ditangani dengan benar, data dalam database bisa tidak terbaca.
Jika masalah muncul saat proses upload atau aplikasi menampilkan pesan tertentu, artikel tentang upload faktur corrupt dan daftar kode error e-Faktur bisa membantu mengidentifikasi penyebab awal.
3. Kesalahan Saat Update Aplikasi e-Faktur
Update e-Faktur perlu dilakukan secara hati-hati. Jika pengguna langsung menimpa folder aplikasi lama tanpa backup, salah menyalin folder database, atau memilih patch yang tidak sesuai sistem operasi, database berisiko rusak atau hilang.
Karena itu, sebelum melakukan pembaruan aplikasi, PKP sebaiknya memahami panduan cara update e-Faktur agar proses update tidak mengganggu data lama.
4. Instal Ulang Tanpa Backup Database
Beberapa pengguna menghapus aplikasi e-Faktur lama lalu menginstal ulang aplikasi baru tanpa menyalin folder database. Akibatnya, setelah aplikasi dibuka kembali, data faktur yang sebelumnya tersimpan tidak muncul.
5. Perangkat Terkena Virus atau Malware
Virus atau malware dapat merusak file aplikasi, menghapus folder tertentu, atau membuat database tidak dapat dibaca. Karena data e-Faktur memiliki nilai administrasi yang penting, perangkat yang digunakan untuk e-Faktur sebaiknya dilindungi antivirus, backup rutin, dan akses terbatas.
6. Folder Database Terhapus atau Dipindahkan
Data e-Faktur desktop biasanya tersimpan dalam folder database. Jika folder tersebut tidak sengaja dihapus, dipindahkan, atau diganti namanya, aplikasi bisa gagal membaca data lama.
Dasar Hukum Permintaan Data e-Faktur yang Hilang
Dasar hukum terbaru terkait permintaan data e-Faktur yang rusak atau hilang mengacu pada Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-03/PJ/2022 tentang Faktur Pajak sebagaimana telah diubah dengan PER-11/PJ/2022.
Dalam Pasal 35 PER-03/PJ/2022, dijelaskan bahwa permintaan data e-Faktur dapat diajukan oleh PKP secara elektronik melalui laman DJP atau langsung ke Kantor Pelayanan Pajak tempat PKP dikukuhkan jika data e-Faktur rusak atau hilang.
Poin Penting Pasal 35 PER-03/PJ/2022
- PKP dapat mengajukan permintaan data e-Faktur jika data rusak atau hilang.
- Permintaan dapat dilakukan secara elektronik melalui laman DJP atau langsung ke KPP tempat PKP dikukuhkan.
- Permintaan data terbatas pada e-Faktur yang telah dibuat, di-upload ke DJP, dan memperoleh approval DJP.
- Permintaan secara langsung ke KPP dilakukan dengan menyampaikan surat permintaan data e-Faktur sesuai format lampiran peraturan.
- KPP memberikan data e-Faktur paling lama 20 hari kerja sejak surat permintaan diterima lengkap.
Apakah PER-16/PJ/2014 Masih Relevan?
Banyak artikel lama masih merujuk pada PER-16/PJ/2014. Aturan tersebut memang pernah menjadi dasar penting dalam tata cara pembuatan dan pelaporan e-Faktur. Namun, untuk konteks terbaru, pembahasan permintaan data e-Faktur yang rusak atau hilang sebaiknya mengacu pada PER-03/PJ/2022 sebagaimana telah diubah dengan PER-11/PJ/2022.
Dengan pembaruan ini, artikel atau dokumen internal perusahaan yang masih mencantumkan PER-16/PJ/2014 sebaiknya diperiksa ulang agar sesuai dengan dasar hukum terbaru.
Data e-Faktur Apa Saja yang Bisa Diminta Kembali?
Hal terpenting yang perlu dipahami PKP adalah batasan data yang dapat diminta kembali. Tidak semua data yang pernah ada di aplikasi e-Faktur dapat otomatis dikembalikan oleh DJP.
Data yang Bisa Diminta Kembali
Data yang dapat diminta kembali adalah data e-Faktur yang memenuhi syarat berikut:
- Faktur pajak telah dibuat oleh PKP.
- Faktur pajak telah di-upload ke DJP.
- Faktur pajak telah memperoleh persetujuan atau approval DJP.
Dengan kata lain, jika faktur masih berupa draft lokal dan belum pernah di-upload, maka DJP tidak memiliki data approval atas faktur tersebut. Karena itu, data seperti ini tidak bisa diminta kembali melalui mekanisme permintaan data e-Faktur.
Data yang Umumnya Tidak Bisa Diminta Kembali
Beberapa data yang biasanya tidak termasuk dalam permintaan data e-Faktur ke DJP antara lain:
- Draft faktur yang belum di-upload.
- Faktur yang gagal upload dan belum mendapat approval.
- Data lokal yang hanya tersimpan di komputer pengguna.
- Data Pajak Masukan yang perlu direkam ulang atau diambil melalui fitur yang tersedia, tergantung sistem yang digunakan.
- Data pendukung internal seperti invoice komersial, purchase order, kontrak, atau bukti pembayaran.
Karena itu, perusahaan tetap perlu menyimpan dokumen komersial seperti invoice dan bukti pembayaran secara mandiri. Untuk memahami perbedaan dokumen komersial dan dokumen pajak, Anda dapat membaca artikel tentang faktur penjualan.
Siapa yang Berhak Mengajukan Permintaan Data e-Faktur?
Permintaan data e-Faktur pada prinsipnya diajukan oleh PKP yang bersangkutan. Untuk wajib pajak badan, surat permintaan biasanya ditandatangani oleh pimpinan, direktur, atau pengurus yang berwenang.
Jika Ditandatangani Direktur atau Pimpinan
Jika surat ditandatangani langsung oleh direktur atau pimpinan perusahaan, pastikan data identitas, jabatan, nama PKP, NPWP, alamat, dan masa pajak yang diminta diisi dengan benar. Untuk wajib pajak badan, surat juga sebaiknya dibubuhi cap atau stempel perusahaan.
Jika Dikuasakan kepada Pihak Lain
Jika direktur atau pimpinan tidak dapat hadir atau tidak menandatangani langsung, pengajuan dapat dikuasakan kepada pihak lain. Dalam kondisi ini, perusahaan perlu melampirkan surat kuasa khusus sesuai ketentuan perpajakan yang berlaku.
Hubungan dengan Status PKP
Permintaan data e-Faktur hanya relevan bagi pihak yang sudah dikukuhkan sebagai PKP. Jika perusahaan belum memahami status, kewajiban, dan manfaatnya, artikel tentang definisi dan keuntungan Pengusaha Kena Pajak dapat menjadi bacaan pendukung.
Syarat Permintaan Data e-Faktur yang Hilang
Persyaratan teknis dapat mengikuti ketentuan KPP tempat PKP dikukuhkan. Namun, secara umum, dokumen yang perlu disiapkan antara lain:
- Surat permintaan data e-Faktur.
- Identitas pihak yang menandatangani surat.
- Data PKP, termasuk nama PKP, NPWP, dan alamat.
- Periode masa pajak yang diminta.
- Cap atau stempel perusahaan untuk wajib pajak badan.
- Surat kuasa khusus apabila pengajuan dilakukan oleh kuasa.
- Dokumen pendukung lain jika diminta oleh KPP.
Dalam praktiknya, KPP juga dapat meminta PKP menyiapkan perangkat, akun, passphrase, atau informasi teknis lain yang dibutuhkan untuk proses pemulihan data. Karena itu, sebaiknya hubungi KPP terdaftar terlebih dahulu sebelum datang langsung.
Cara Mengajukan Permintaan Data e-Faktur yang Hilang
Pengajuan permintaan data e-Faktur dapat dilakukan secara elektronik melalui laman DJP atau secara langsung ke KPP tempat PKP dikukuhkan. Jika perusahaan memilih datang langsung, berikut alur umum yang dapat diikuti.
1. Identifikasi Data yang Hilang
Pastikan terlebih dahulu apakah data hilang sebagian atau seluruhnya. Jika hanya sebagian, catat masa pajak, nomor faktur, atau rentang periode yang dibutuhkan. Jika seluruh database hilang, catat seluruh masa pajak yang perlu diminta kembali.
2. Pastikan Data Sudah Pernah Di-upload dan Approval
Permintaan data hanya dapat dilakukan untuk e-Faktur yang sudah di-upload dan memperoleh approval DJP. Jika faktur belum pernah di-upload, data tersebut tidak dapat dikembalikan melalui permintaan ke DJP.
3. Siapkan Surat Permintaan Data e-Faktur
Buat surat permintaan sesuai format yang memuat identitas pemohon, data PKP, masa pajak yang diminta, dasar hukum, dan tanda tangan pihak yang berwenang.
4. Ajukan ke KPP Tempat PKP Dikukuhkan
Permintaan langsung diajukan ke KPP tempat PKP dikukuhkan. Pastikan bukan ke KPP lain, karena administrasi PKP mengikuti tempat pengukuhan PKP.
5. Tunggu Proses dari KPP
Berdasarkan ketentuan, KPP memberikan data e-Faktur yang diminta paling lama 20 hari kerja sejak surat permintaan diterima secara lengkap. Jika sudah melewati waktu tersebut, PKP dapat menghubungi kanal layanan KPP untuk menanyakan status permohonan.
6. Import Data ke Aplikasi e-Faktur
Setelah data diberikan oleh KPP, PKP dapat melakukan import data ke aplikasi e-Faktur. Jika data hilang sebagian, proses import dapat dilakukan langsung ke database yang masih digunakan. Jika data hilang seluruhnya, PKP mungkin perlu melakukan instalasi ulang dan registrasi ulang aplikasi terlebih dahulu.
Langkah Pemulihan Jika Data e-Faktur Hilang Sebagian
Jika data yang hilang hanya sebagian, proses pemulihan biasanya lebih sederhana. Berikut langkah umum yang dapat dilakukan:
- Login ke aplikasi e-Faktur desktop.
- Pastikan referensi Nomor Seri Faktur Pajak sudah sesuai.
- Pilih menu Faktur.
- Pilih Pajak Keluaran.
- Gunakan fitur Import.
- Masukkan file data faktur yang diperoleh dari KPP.
- Periksa informasi hasil import, termasuk jumlah data sukses dan gagal.
- Tekan tombol refresh atau F5 untuk memperbarui tampilan data.
- Cek kembali apakah faktur yang hilang sudah muncul di menu Pajak Keluaran.
Setelah data berhasil dipulihkan, lakukan backup database agar file hasil pemulihan tidak kembali hilang.
Langkah Pemulihan Jika Database e-Faktur Hilang Seluruhnya
Jika seluruh database hilang atau rusak, prosesnya biasanya lebih panjang. PKP perlu menyiapkan ulang aplikasi dan melakukan registrasi ulang.
- Unduh aplikasi e-Faktur terbaru dari sumber resmi DJP.
- Instal ulang aplikasi e-Faktur pada perangkat yang aman.
- Lakukan reset aplikasi client melalui e-Nofa jika diperlukan.
- Dapatkan kode aktivasi desktop baru.
- Lakukan registrasi ulang aplikasi dengan NPWP, sertifikat elektronik, passphrase, dan kode aktivasi baru.
- Login ke aplikasi e-Faktur.
- Rekam kembali seluruh referensi Nomor Seri Faktur Pajak yang pernah diminta.
- Import data Pajak Keluaran yang diperoleh dari KPP.
- Periksa kembali data faktur yang berhasil diimport.
- Lakukan backup database setelah proses selesai.
Jika PKP lupa atau bermasalah dengan kode aktivasi, baca juga pembahasan tentang kode aktivasi e-Faktur dan solusinya jika lupa.
Contoh Surat Permintaan Data e-Faktur yang Hilang
Berikut contoh surat permintaan data e-Faktur yang hilang. Format ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, data PKP, dan ketentuan KPP tempat PKP dikukuhkan.
Contoh Surat Permintaan Data e-Faktur Resmi
Nomor: ………………………………………
Lampiran: ………………………………………
Hal: Permintaan Data e-Faktur
…………………, ……………………………
Yth.
Kepala Kantor Pelayanan Pajak ……………………………
di ……………………………
Dengan hormat,
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: ………………………………………
NIK/No. Paspor: ………………………………………
Jabatan: ………………………………………
Nama PKP: ………………………………………
NPWP: ………………………………………
Alamat: ………………………………………
……………………………………………………………
Dengan ini mengajukan permintaan data e-Faktur karena data e-Faktur perusahaan kami mengalami kerusakan/kehilangan pada aplikasi e-Faktur yang digunakan.
Adapun data e-Faktur yang kami mohonkan adalah data e-Faktur untuk:
Masa Pajak: ……………………………………… Tahun ………………………………………
sampai dengan
Masa Pajak: ……………………………………… Tahun ………………………………………
Permintaan data e-Faktur ini diajukan sesuai dengan ketentuan Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-03/PJ/2022 tentang Faktur Pajak sebagaimana telah diubah dengan PER-11/PJ/2022, khususnya ketentuan mengenai permintaan data e-Faktur yang rusak atau hilang.
Demikian surat permintaan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan bantuan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Pemohon,
(………………………………………)
Nama jelas: ………………………………………
Jabatan: ………………………………………
Contoh Surat Permintaan Data e-Faktur Versi Sederhana
Nomor: ………………………………………
Hal: Permintaan Data e-Faktur
…………………, ……………………………
Yth.
Kepala Kantor Pelayanan Pajak ……………………………
di ……………………………
Dengan ini, saya:
Nama: ………………………………………
NIK/No. Paspor: ………………………………………
Jabatan: ………………………………………
Nama PKP: ………………………………………
NPWP: ………………………………………
Alamat: ………………………………………
Mengajukan permintaan data e-Faktur untuk Masa Pajak ……………… Tahun ……………… sampai dengan Masa Pajak ……………… Tahun ……………… karena data e-Faktur pada aplikasi perusahaan kami hilang/rusak.
Permintaan ini kami ajukan sesuai ketentuan yang berlaku mengenai permintaan data e-Faktur yang rusak atau hilang.
Demikian disampaikan. Atas perhatian dan bantuan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Pemohon,
(………………………………………)
Contoh Surat Jika Pengajuan Dikuasakan
Jika permintaan data e-Faktur diajukan oleh kuasa, surat permintaan tetap dapat dibuat atas nama PKP, tetapi perlu dilampiri surat kuasa khusus. Berikut contoh redaksi tambahan yang dapat dimasukkan:
“Dalam pengajuan permintaan data e-Faktur ini, kami memberikan kuasa kepada:
Nama: ………………………………………
NIK/No. Paspor: ………………………………………
Jabatan/Hubungan dengan PKP: ………………………………………
Alamat: ………………………………………
untuk menyampaikan permintaan data e-Faktur, melengkapi dokumen yang diperlukan, serta menerima informasi terkait proses permohonan sesuai ketentuan yang berlaku.”
Pastikan surat kuasa dibuat sesuai ketentuan perpajakan dan ditandatangani oleh pihak yang berwenang.
Tips Mengisi Surat Permintaan Data e-Faktur
1. Tulis Masa Pajak dengan Jelas
Jangan hanya menulis “semua data” jika sebenarnya data yang hilang hanya masa pajak tertentu. Sebutkan rentang masa pajak yang diminta, misalnya Januari 2025 sampai Maret 2025.
2. Pastikan NPWP dan Nama PKP Benar
Kesalahan penulisan NPWP, nama PKP, atau alamat dapat memperlambat proses. Periksa ulang data sesuai administrasi DJP.
3. Jelaskan Alasan Kehilangan Data Secara Singkat
Tidak perlu terlalu panjang, tetapi jelaskan penyebab secara ringkas, misalnya “database e-Faktur hilang karena perangkat komputer rusak” atau “data tidak terbaca setelah instal ulang aplikasi”.
4. Gunakan Cap Perusahaan
Untuk wajib pajak badan, bubuhkan cap atau stempel perusahaan jika pengajuan dilakukan secara langsung ke KPP.
5. Siapkan Dokumen Pendukung
Bawa identitas penandatangan, surat kuasa jika dikuasakan, serta dokumen lain yang mungkin diminta oleh KPP.
Hal yang Perlu Dilakukan Setelah Data e-Faktur Diperoleh
Setelah KPP memberikan data e-Faktur, pekerjaan belum selesai. PKP masih perlu memastikan data tersebut dapat digunakan kembali dalam aplikasi dan sesuai dengan catatan perusahaan.
1. Import Data ke Aplikasi e-Faktur
Gunakan fitur import pada aplikasi e-Faktur untuk memasukkan data yang diperoleh dari KPP. Pastikan format file sesuai dengan ketentuan aplikasi.
2. Cocokkan dengan Invoice dan Pembukuan
Setelah data masuk, cocokkan kembali dengan invoice, bukti pembayaran, buku besar, dan laporan internal. Jika perusahaan belum memiliki sistem pencatatan yang rapi, artikel tentang pembukuan untuk perusahaan dapat membantu memahami dasar pengelolaan catatan transaksi.
3. Periksa Status Faktur
Pastikan faktur yang diimport sesuai dengan faktur yang sebelumnya sudah mendapat approval. Jangan lupa mengecek nomor faktur, tanggal faktur, lawan transaksi, DPP, dan nilai PPN.
4. Evaluasi SPT Masa PPN
Jika kehilangan data terjadi sebelum pelaporan SPT Masa PPN atau saat proses pembetulan, pastikan data yang dipulihkan tidak menimbulkan selisih. Untuk pelaporan, Anda dapat membaca panduan cara lapor SPT Masa PPN online.
5. Lakukan Backup Ulang
Setelah data berhasil dipulihkan dan diverifikasi, segera lakukan backup database. Simpan backup di lokasi berbeda agar data tidak hilang kembali.
Bagaimana Jika Data yang Hilang Berkaitan dengan Faktur yang Salah?
Kehilangan data e-Faktur kadang terjadi bersamaan dengan masalah lain, misalnya faktur salah input, faktur pengganti, faktur reject, atau faktur yang sudah dilaporkan. Dalam kondisi seperti ini, PKP perlu memisahkan masalah kehilangan data dengan masalah koreksi faktur.
Jika Faktur Sudah Dilaporkan tetapi Perlu Dibetulkan
Jika faktur yang hilang sudah dilaporkan dan setelah dipulihkan ternyata perlu koreksi, perusahaan perlu mengikuti prosedur pembetulan. Baca juga panduan tentang pembetulan faktur pajak yang sudah dilaporkan.
Jika Faktur Pengganti Mengalami Reject
Jika masalah muncul saat membuat atau mengupload faktur pengganti, pahami dulu penyebab reject-nya. Artikel tentang solusi faktur pajak pengganti reject dapat menjadi referensi tambahan.
Jika Faktur Sudah Melewati Batas Waktu
Jika data hilang membuat perusahaan terlambat memproses faktur, perhatikan risiko faktur terlambat dibuat atau dianggap tidak dibuat. Untuk konteks ini, baca pembahasan tentang faktur pajak expired.
Bagaimana dengan Data Pajak Masukan?
Data Pajak Masukan memiliki perlakuan yang berbeda. Permintaan data e-Faktur ke DJP pada umumnya terbatas pada data e-Faktur yang dibuat oleh PKP dan telah memperoleh approval. Untuk Pajak Masukan, PKP biasanya perlu merekam ulang, mengambil kembali data dari dokumen lawan transaksi, atau menggunakan fitur yang tersedia pada sistem perpajakan yang digunakan.
Karena itu, perusahaan perlu menyimpan faktur pajak masukan dari vendor, invoice pembelian, kontrak, purchase order, dan bukti pembayaran secara rapi. Jika data Pajak Masukan tidak lengkap, perusahaan dapat kesulitan melakukan pengkreditan PPN.
Hubungan Data e-Faktur Hilang dengan Administrasi Bisnis
Data e-Faktur yang hilang bukan hanya masalah teknis aplikasi. Masalah ini juga dapat menunjukkan lemahnya pengelolaan dokumen perusahaan. Dalam bisnis yang memiliki banyak transaksi, data pajak harus terhubung dengan invoice, pembayaran, pembukuan, dan pelaporan pajak.
Dampak terhadap Rekonsiliasi Pajak
Jika data e-Faktur hilang, proses rekonsiliasi bisa terganggu. Tim finance harus mencocokkan kembali data dari berbagai sumber, seperti invoice, rekening koran, faktur pajak PDF, file CSV, dan bukti pembayaran.
Dampak terhadap Audit
Ketika auditor atau pemeriksa pajak meminta dokumen pendukung, perusahaan harus mampu menunjukkan bukti transaksi yang lengkap. Kehilangan database e-Faktur dapat memperlambat proses audit, terutama jika perusahaan tidak memiliki backup atau arsip alternatif.
Dampak terhadap Transaksi Khusus
Beberapa transaksi PPN memiliki perlakuan khusus. Misalnya, penjualan aktiva perusahaan yang awalnya tidak untuk diperjualbelikan perlu memperhatikan ketentuan Pasal 16D UU PPN. Jika data faktur atas transaksi khusus seperti ini hilang, perusahaan perlu memastikan dokumen pendukungnya tetap lengkap.
Cara Mencegah Data e-Faktur Hilang
Permintaan data ke DJP memang dapat menjadi solusi, tetapi langkah terbaik tetaplah mencegah kehilangan data sejak awal. Berikut beberapa cara yang dapat dilakukan perusahaan.
1. Backup Database Secara Rutin
Lakukan backup database e-Faktur secara berkala. Untuk perusahaan dengan transaksi tinggi, backup harian atau mingguan dapat dipertimbangkan. Untuk transaksi rendah, backup setiap akhir masa pajak minimal perlu dilakukan.
2. Simpan Backup di Beberapa Lokasi
Jangan hanya menyimpan backup di perangkat yang sama. Gunakan media eksternal, server internal, atau penyimpanan cloud perusahaan. Pastikan aksesnya dibatasi hanya untuk pihak yang berwenang.
3. Backup Sebelum Update Aplikasi
Sebelum update e-Faktur, selalu salin folder database terlebih dahulu. Simpan backup dengan nama folder yang jelas, misalnya “Backup_eFaktur_Juli_2026”.
4. Gunakan Perangkat yang Stabil
Hindari menggunakan perangkat yang sering error, penuh, atau tidak terlindungi antivirus. Jika memungkinkan, gunakan perangkat khusus untuk administrasi pajak.
5. Batasi Akses Pengguna
Tidak semua orang perlu memiliki akses ke folder database e-Faktur. Batasi akses hanya untuk tim tax, finance, atau accounting yang bertanggung jawab.
6. Simpan PDF dan CSV Faktur
Selain database aplikasi, simpan juga salinan PDF, CSV, atau file ekspor lainnya. Ini akan membantu jika database utama bermasalah.
7. Buat SOP Administrasi e-Faktur
SOP perlu mengatur siapa yang membuat faktur, siapa yang mengupload, siapa yang mengecek approval, kapan backup dilakukan, dan bagaimana data disimpan. Dengan SOP yang jelas, risiko kehilangan data dapat ditekan.
Checklist Permintaan Data e-Faktur yang Hilang
Sebelum datang ke KPP atau mengajukan permintaan data, gunakan checklist berikut:
- Apakah data benar-benar hilang atau hanya tidak terbaca di aplikasi?
- Apakah sudah ada backup database lama?
- Apakah data yang diminta sudah pernah di-upload ke DJP?
- Apakah faktur sudah memperoleh approval DJP?
- Apakah masa pajak yang diminta sudah dicatat dengan jelas?
- Apakah surat permintaan data e-Faktur sudah dibuat?
- Apakah surat ditandatangani direktur, pimpinan, atau kuasa yang sah?
- Apakah cap perusahaan sudah disiapkan?
- Apakah surat kuasa khusus diperlukan?
- Apakah perangkat dan akun yang diperlukan sudah siap?
FAQ Seputar Permintaan Data e-Faktur yang Hilang
Apakah data e-Faktur yang hilang bisa diminta kembali?
Bisa, tetapi terbatas pada data e-Faktur yang telah dibuat, di-upload ke DJP, dan telah memperoleh approval DJP.
Ke mana permintaan data e-Faktur diajukan?
Permintaan dapat diajukan secara elektronik melalui laman DJP atau langsung ke KPP tempat PKP dikukuhkan.
Berapa lama proses permintaan data e-Faktur?
KPP memberikan data e-Faktur yang diminta paling lama 20 hari kerja sejak surat permintaan diterima secara lengkap.
Apakah Pajak Masukan bisa diminta kembali ke DJP?
Permintaan data e-Faktur yang hilang umumnya terbatas pada data e-Faktur yang dibuat dan telah memperoleh approval. Untuk Pajak Masukan, PKP perlu menelusuri dokumen vendor, merekam ulang, atau menggunakan fitur yang tersedia pada sistem perpajakan yang digunakan.
Apakah surat harus ditandatangani direktur?
Untuk wajib pajak badan, surat biasanya ditandatangani pimpinan, direktur, atau pengurus berwenang. Jika ditandatangani kuasa, lampirkan surat kuasa khusus sesuai ketentuan.
Apakah data draft faktur yang belum di-upload bisa diminta kembali?
Tidak. Jika faktur belum pernah di-upload dan belum memperoleh approval DJP, data tersebut tidak termasuk data yang dapat diminta kembali melalui mekanisme permintaan data e-Faktur.
Apakah perlu datang ke KPP yang sama dengan lokasi perusahaan?
Permintaan langsung diajukan ke KPP tempat PKP dikukuhkan. Jika perusahaan berpindah lokasi atau memiliki cabang, pastikan terlebih dahulu KPP administrasi yang benar.
Kesimpulan
Data e-Faktur yang hilang dapat mengganggu administrasi pajak perusahaan, terutama jika terjadi menjelang pelaporan SPT Masa PPN, proses rekonsiliasi, atau audit. Namun, PKP masih memiliki solusi melalui permintaan data e-Faktur kepada DJP.
Berdasarkan ketentuan terbaru, PKP dapat mengajukan permintaan data e-Faktur yang rusak atau hilang secara elektronik melalui laman DJP atau secara langsung ke KPP tempat PKP dikukuhkan. Permintaan ini terbatas pada data e-Faktur yang telah dibuat, di-upload, dan memperoleh approval DJP. Jika permohonan lengkap, KPP memberikan data paling lama 20 hari kerja.
Agar pengajuan berjalan lancar, perusahaan perlu menyiapkan surat permintaan data e-Faktur, identitas PKP, periode masa pajak yang diminta, tanda tangan pihak berwenang, cap perusahaan, dan surat kuasa khusus jika dikuasakan.
Meski permintaan data dapat menjadi solusi, pencegahan tetap jauh lebih penting. PKP perlu melakukan backup database secara rutin, menyimpan arsip faktur dalam beberapa format, membatasi akses pengguna, menggunakan perangkat yang aman, serta membuat SOP administrasi e-Faktur. Dengan pengelolaan data yang baik, perusahaan dapat menjalankan kewajiban perpajakan dengan lebih tertib, aman, dan efisien.
Referensi Eksternal
- Direktorat Jenderal Pajak – Data e-Faktur Pajak Rusak atau Hilang, Begini Solusinya
- Direktorat Jenderal Pajak – PER-03/PJ/2022 tentang Faktur Pajak
- Direktorat Jenderal Pajak – Edukasi Layanan e-Faktur dan Permintaan Data e-Faktur
- Direktorat Jenderal Pajak – Database e-Faktur Hilang dan Solusi dari KPP
- Direktorat Jenderal Pajak – Installer Aplikasi e-Faktur
- Direktorat Jenderal Pajak – Pembuatan Faktur Pajak Melalui Aplikasi e-Faktur Client Desktop
