Pahami Tentang Subjek Pajak PPh 21 bagi HR Perusahaan - bloghrd.com

PPh Pasal 21 adalah salah satu pajak yang paling dekat dengan pekerjaan HR dan payroll. Setiap bulan, HR perlu memastikan gaji, tunjangan, bonus, THR, lembur, honorarium, imbalan jasa, hingga pembayaran kepada peserta kegiatan dihitung dan dipotong pajaknya dengan benar.

Karena itu, HR perusahaan tidak cukup hanya memahami cara menghitung gaji. HR juga perlu memahami siapa saja yang menjadi subjek atau penerima penghasilan yang dipotong PPh 21, jenis penghasilan apa saja yang masuk objek pemotongan, siapa pihak yang wajib memotong, serta bagaimana perubahan aturan terbaru melalui PP 58 Tahun 2023 dan PMK 168 Tahun 2023 memengaruhi penghitungan payroll.

Secara sederhana, PPh 21 adalah pajak atas penghasilan yang diterima atau diperoleh Wajib Pajak orang pribadi dalam negeri sehubungan dengan pekerjaan, jasa, atau kegiatan. Dalam perusahaan, pajak ini biasanya muncul dari gaji karyawan, upah pekerja harian, honorarium tenaga ahli, komisi, bonus, THR, uang lembur, dan imbalan lain yang berkaitan dengan pekerjaan atau jasa.

Jika Anda ingin memahami peran HR dalam administrasi pajak karyawan secara lebih luas, baca juga artikel memahami tugas HR terkait pajak penghasilan karyawan.

Apa Itu PPh Pasal 21?

PPh Pasal 21 adalah pajak atas penghasilan berupa gaji, upah, honorarium, tunjangan, uang pensiun, dan pembayaran lain dengan nama dan dalam bentuk apa pun yang diterima atau diperoleh orang pribadi dalam negeri sehubungan dengan pekerjaan, jasa, atau kegiatan.

Dalam konteks perusahaan, PPh 21 biasanya dipotong oleh pemberi kerja. Artinya, karyawan tidak selalu membayar PPh 21 secara mandiri setiap bulan. Perusahaan sebagai pemotong pajak menghitung, memotong, menyetorkan, dan melaporkan PPh 21 sesuai ketentuan.

Contoh penghasilan yang sering terkena PPh 21

• Gaji pokok.
• Tunjangan tetap dan tidak tetap.
• Uang lembur.
• THR.
• Bonus.
• Komisi.
• Honorarium.
• Uang pensiun.
• Imbalan jasa tenaga ahli.
• Uang saku peserta kegiatan.
• Hadiah atau penghargaan kegiatan.

Karena berhubungan langsung dengan payroll, PPh 21 perlu dikelola bersamaan dengan perhitungan gaji karyawan. Untuk proses penggajian yang lebih rapi, baca artikel menghitung gaji pegawai secara praktis dan akurat.

Apa yang Dimaksud Subjek Pajak PPh 21?

Dalam praktik HR, istilah “subjek pajak PPh 21” biasanya merujuk pada orang pribadi yang menerima penghasilan dan menjadi pihak yang dipotong PPh 21. Dalam PMK 168 Tahun 2023, istilah yang digunakan adalah penerima penghasilan yang dipotong PPh Pasal 21 dan/atau PPh Pasal 26 sehubungan dengan pekerjaan, jasa, atau kegiatan.

Jadi, subjek PPh 21 bukan hanya pegawai tetap. Orang pribadi yang menerima imbalan jasa, honorarium kegiatan, upah harian, komisi, bonus, atau penghasilan lain dari perusahaan juga bisa menjadi penerima penghasilan yang dipotong PPh 21.

Subjek PPh 21 dalam perusahaan

• Pegawai tetap.
• Pegawai tidak tetap.
• Pensiunan.
• Bukan pegawai yang menerima imbalan jasa.
• Peserta kegiatan.
• Mantan pegawai.
• Anggota dewan komisaris atau dewan pengawas yang menerima imbalan tidak teratur.
• Peserta program pensiun yang masih berstatus pegawai.

Karena jenis penerima penghasilan berbeda-beda, cara menghitung PPh 21 juga tidak selalu sama. HR perlu memastikan status pekerja sejak awal, terutama jika perusahaan memiliki kombinasi pegawai tetap, pegawai kontrak, pekerja harian, freelancer, konsultan, dan peserta kegiatan.

Dasar Hukum PPh 21 Terbaru yang Perlu Dipahami HR

Artikel lama biasanya masih mengacu pada PER-16/PJ/2016. Namun, untuk konteks terbaru, HR perlu memperbarui acuan ke aturan yang berlaku sejak 2024.

Dasar hukum utama

• Undang-Undang Pajak Penghasilan.
• PP 58 Tahun 2023 tentang Tarif Pemotongan PPh Pasal 21 atas Penghasilan Sehubungan dengan Pekerjaan, Jasa, atau Kegiatan Wajib Pajak Orang Pribadi.
• PMK 168 Tahun 2023 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pemotongan Pajak atas Penghasilan Sehubungan dengan Pekerjaan, Jasa, atau Kegiatan Orang Pribadi.

Hal penting dari aturan terbaru

• PPh 21 tetap dikenakan atas penghasilan orang pribadi dalam negeri.
• PPh 26 berlaku untuk penghasilan sehubungan dengan pekerjaan, jasa, atau kegiatan yang diterima orang pribadi luar negeri.
• Penghitungan PPh 21 menggunakan tarif efektif atau TER untuk kategori tertentu.
• Pegawai tetap menggunakan TER bulanan untuk masa pajak selain masa pajak terakhir.
• Pada masa pajak terakhir, penghitungan kembali dilakukan menggunakan tarif Pasal 17 UU PPh.
• HR tetap harus membuat kertas kerja penghitungan untuk masing-masing penerima penghasilan.

Siapa Saja Penerima Penghasilan yang Dipotong PPh 21?

PMK 168 Tahun 2023 mengelompokkan penerima penghasilan yang dipotong PPh 21 dan/atau PPh 26 ke dalam beberapa kategori. Berikut penjelasannya dalam konteks HR perusahaan.

1. Pegawai Tetap

Pegawai tetap adalah karyawan yang bekerja secara tetap pada perusahaan dan menerima penghasilan secara teratur. Dalam payroll, pegawai tetap biasanya menerima gaji bulanan, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, lembur, bonus, THR, dan penghasilan lain.

Contoh pegawai tetap

• Staff finance yang menerima gaji bulanan.
• HR officer yang bekerja penuh waktu.
• Sales manager dengan gaji dan komisi.
• Supervisor produksi dengan tunjangan shift.

Untuk pegawai tetap, HR perlu menghitung PPh 21 dengan memperhatikan penghasilan bruto, pengurang, PTKP, tarif efektif bulanan, dan perhitungan ulang pada masa pajak terakhir.

2. Pegawai Tidak Tetap

Pegawai tidak tetap adalah orang pribadi yang bekerja berdasarkan waktu tertentu, jumlah hari kerja, jumlah unit hasil kerja, atau penyelesaian pekerjaan tertentu. Penghasilannya dapat berupa upah harian, upah mingguan, upah satuan, upah borongan, atau upah bulanan.

Contoh pegawai tidak tetap

• Pekerja harian gudang.
• Pekerja borongan produksi.
• Tenaga event harian.
• Pekerja proyek dengan pembayaran berdasarkan output.

Jika perusahaan mempekerjakan pekerja harian, HR perlu memahami perlakuan pajaknya secara benar. Baca artikel seluk-beluk pekerja harian dari manfaat hingga perhitungan pajaknya.

3. Pensiunan

Pensiunan juga dapat menjadi penerima penghasilan yang dipotong PPh 21 jika menerima uang pensiun atau penghasilan sejenis secara teratur.

Contoh penghasilan pensiunan

• Uang pensiun bulanan.
• Uang manfaat pensiun berkala.
• Tunjangan hari tua atau jaminan hari tua yang dibayarkan sesuai ketentuan.

4. Bukan Pegawai

Bukan pegawai adalah orang pribadi selain pegawai tetap dan pegawai tidak tetap yang menerima penghasilan sebagai imbalan atas pekerjaan bebas atau jasa yang dilakukan berdasarkan permintaan pemberi penghasilan.

Contoh bukan pegawai

• Pengacara.
• Akuntan.
• Arsitek.
• Dokter.
• Konsultan.
• Notaris.
• Penilai.
• Aktuaris.
• Influencer, selebgram, blogger, vlogger, dan kreator konten.
• Agen asuransi.
• Distributor direct selling atau multilevel marketing.
• Pemberi jasa dalam berbagai bidang.

Kategori ini penting karena banyak perusahaan kini menggunakan tenaga freelance, konsultan, influencer, trainer, dan vendor perorangan. HR dan finance perlu memastikan apakah pembayaran kepada mereka dipotong PPh 21, PPh 23, atau jenis pajak lain sesuai status penerima dan bentuk transaksinya.

5. Peserta Kegiatan

Peserta kegiatan adalah orang pribadi yang menerima imbalan karena mengikuti suatu kegiatan, bukan sebagai pegawai tetap dari pemberi kerja.

Contoh peserta kegiatan

• Peserta lomba.
• Peserta seminar.
• Peserta workshop.
• Peserta rapat atau konferensi.
• Peserta pelatihan.
• Anggota kepanitiaan kegiatan.
• Peserta magang atau pendidikan tertentu sesuai ketentuan.

6. Mantan Pegawai

Mantan pegawai juga dapat menjadi penerima penghasilan yang dipotong PPh 21 jika menerima penghasilan dari perusahaan setelah tidak lagi bekerja.

Contoh penghasilan mantan pegawai

• Bonus yang baru dibayarkan setelah karyawan resign.
• Jasa produksi.
• Tantiem.
• Gratifikasi sesuai ketentuan pajak.
• Imbalan tidak teratur lain.

7. Dewan Komisaris atau Dewan Pengawas

Anggota dewan komisaris atau dewan pengawas yang menerima imbalan secara tidak teratur juga termasuk penerima penghasilan yang dapat dipotong PPh 21, terutama jika tidak berstatus sebagai pegawai tetap pada perusahaan tersebut.

Siapa yang Tidak Termasuk Penerima Penghasilan PPh 21/26?

Tidak semua orang pribadi yang menerima pembayaran otomatis dipotong PPh 21/26. PMK 168 Tahun 2023 mengecualikan pihak tertentu, misalnya pejabat perwakilan diplomatik dan konsulat dari negara asing dengan syarat tertentu, serta pejabat perwakilan organisasi internasional yang memenuhi ketentuan.

Contoh pihak yang dikecualikan

• Pejabat perwakilan diplomatik dan konsulat dari negara asing yang memenuhi syarat timbal balik.
• Pejabat perwakilan organisasi internasional tertentu yang memenuhi syarat.

Untuk perusahaan biasa, pengecualian ini jarang muncul dalam payroll harian. Namun, jika perusahaan bekerja sama dengan organisasi internasional atau tenaga asing tertentu, HR perlu melakukan pengecekan lebih lanjut.

Jenis Penghasilan yang Dipotong PPh 21

Selain memahami subjeknya, HR juga harus memahami jenis penghasilan yang dipotong PPh 21. Kesalahan mengidentifikasi penghasilan dapat menyebabkan salah potong, kurang potong, atau lebih potong.

1. Penghasilan pegawai tetap

Penghasilan pegawai tetap dapat bersifat teratur maupun tidak teratur.

Contoh penghasilan teratur

• Gaji pokok.
• Tunjangan jabatan.
• Tunjangan transport.
• Tunjangan makan.
• Tunjangan keluarga.
• Uang lembur.
• Penghasilan sejenis yang dibayarkan rutin.

Contoh penghasilan tidak teratur

• THR.
• Bonus.
• Jasa produksi.
• Tantiem.
• Premi.
• Insentif tidak rutin.

Jika perusahaan memiliki banyak komponen gaji, penggunaan sistem payroll akan membantu mengurangi risiko salah hitung. Baca artikel software aplikasi payroll sesuai sistem penggajian Indonesia.

2. Penghasilan pegawai tidak tetap

Penghasilan pegawai tidak tetap dapat berupa upah harian, upah mingguan, upah satuan, upah borongan, atau upah bulanan. Cara menghitung PPh 21 untuk kelompok ini berbeda dari pegawai tetap karena penghasilannya tidak selalu stabil setiap bulan.

3. Imbalan kepada bukan pegawai

Imbalan kepada bukan pegawai dapat berupa honorarium, komisi, fee, atau imbalan sejenis. Contohnya pembayaran kepada konsultan, trainer, pembicara, influencer, atau tenaga ahli perorangan.

4. Imbalan kepada peserta kegiatan

Peserta kegiatan dapat menerima uang saku, uang representasi, uang rapat, honorarium, hadiah, penghargaan, atau imbalan sejenis.

5. Penghasilan mantan pegawai

Mantan pegawai dapat menerima bonus, jasa produksi, tantiem, gratifikasi, atau imbalan lain yang bersifat tidak teratur. Walaupun orang tersebut sudah tidak bekerja, penghasilan yang masih berkaitan dengan hubungan kerja sebelumnya tetap perlu dianalisis dari sisi PPh 21.

6. Natura dan/atau kenikmatan tertentu

PMK 168 Tahun 2023 juga menegaskan bahwa penghasilan yang dipotong PPh 21 dapat diberikan dengan nama dan bentuk apa pun, termasuk natura dan/atau kenikmatan tertentu. Karena itu, HR perlu berhati-hati jika perusahaan memberikan fasilitas atau benefit non-tunai kepada karyawan.

Siapa yang Wajib Memotong PPh 21?

Pemotong PPh 21 adalah pihak yang memiliki kewajiban menghitung, memotong, menyetor, dan melaporkan PPh 21 atas penghasilan yang dibayarkan kepada orang pribadi.

Pihak yang dapat menjadi pemotong PPh 21

• Pemberi kerja.
• Bendahara atau pemegang kas pemerintah.
• Dana pensiun.
• Badan atau perusahaan.
• Penyelenggara kegiatan.
• Orang pribadi atau badan yang membayar honorarium atau imbalan jasa kepada orang pribadi.

Kewajiban pemotong PPh 21

• Menghitung PPh 21 dan/atau PPh 26 yang terutang.
• Memotong pajak dari penghasilan yang dibayarkan.
• Menyetorkan pajak ke kas negara.
• Melaporkan pajak melalui SPT Masa.
• Membuat bukti pemotongan.
• Memberikan bukti potong kepada penerima penghasilan.
• Membuat dan menyimpan kertas kerja penghitungan pajak.

Jika perusahaan juga melaporkan bukti potong jenis pajak lain seperti PPh 23/26, baca panduan cara lapor e-Bupot PPh Pasal 23/26 di aplikasi pajak.

Perbedaan PPh 21 dan PPh 26 dalam Konteks HR

HR juga perlu memahami perbedaan PPh 21 dan PPh 26. Keduanya sama-sama dapat berkaitan dengan pekerjaan, jasa, atau kegiatan orang pribadi, tetapi status penerima penghasilannya berbeda.

Update Penting: Penghitungan PPh 21 Menggunakan TER

Sejak 2024, penghitungan PPh 21 disederhanakan dengan penggunaan tarif efektif atau TER untuk kelompok penerima penghasilan tertentu. Tujuannya adalah memudahkan pemotongan PPh 21 bulanan, terutama untuk pegawai tetap.

Apa itu TER?

TER adalah Tarif Efektif Rata-rata yang digunakan untuk menghitung pemotongan PPh 21 pada masa pajak tertentu. TER terdiri dari tarif efektif bulanan dan tarif efektif harian.

Penggunaan TER berdasarkan kategori penerima penghasilan

Kategori TER bulanan

TER bulanan dikelompokkan berdasarkan status PTKP penerima penghasilan. Secara umum, kategori TER bulanan terdiri dari Kategori A, Kategori B, dan Kategori C.

• Kategori A: antara lain TK/0, TK/1, dan K/0.
• Kategori B: antara lain TK/2, TK/3, K/1, dan K/2.
• Kategori C: K/3.

Karena kategori TER bergantung pada status PTKP, HR perlu memastikan data status kawin dan tanggungan karyawan selalu diperbarui. Kesalahan data PTKP dapat menyebabkan salah potong PPh 21.

Metode Gross, Gross Up, dan Net dalam PPh 21

Dalam praktik payroll, perusahaan biasanya menggunakan salah satu dari tiga metode pengelolaan PPh 21: gross, gross up, atau net. Ketiganya memengaruhi take home pay karyawan dan beban perusahaan.

1. Metode gross

Metode gross berarti PPh 21 ditanggung oleh karyawan. Perusahaan menghitung pajak atas penghasilan karyawan, lalu memotongnya dari gaji bruto.

Contoh sederhana

Jika gaji bruto karyawan Rp10.000.000 dan PPh 21 bulan tersebut Rp300.000, maka take home pay karyawan berkurang sebesar Rp300.000 sebelum potongan lain.

2. Metode gross up

Metode gross up berarti perusahaan memberikan tunjangan pajak kepada karyawan. Tunjangan tersebut menjadi bagian dari penghasilan bruto dan digunakan untuk menutup PPh 21 yang dipotong.

Kapan gross up digunakan?

Metode gross up sering digunakan ketika perusahaan ingin membuat paket kompensasi lebih menarik, tetapi tetap menjaga agar pemotongan pajak tercatat secara benar dalam payroll.

3. Metode net

Metode net berarti karyawan menerima gaji bersih sesuai nilai yang disepakati, sementara PPh 21 ditanggung oleh perusahaan. Dalam metode ini, HR dan payroll perlu memastikan perlakuan pajaknya sesuai ketentuan agar tidak salah dalam pembukuan dan pelaporan.

Perbandingan metode PPh 21

Untuk payroll yang melibatkan banyak metode penghitungan, HR dapat menggunakan bantuan sistem atau template. Baca juga artikel rumus Excel lengkap untuk mempermudah kerja HRD.

Subjek PPh 21 Berdasarkan Status Kerja

Dalam administrasi HR, status kerja sangat memengaruhi perlakuan PPh 21. Karena itu, data status kerja harus jelas sejak awal hubungan kerja.

Karyawan tetap

Karyawan tetap biasanya memiliki hubungan kerja berkelanjutan dan menerima penghasilan secara rutin. Penghitungan PPh 21 karyawan tetap melibatkan TER bulanan dan penghitungan ulang pada masa pajak terakhir.

Karyawan kontrak

Karyawan kontrak atau PKWT dapat diperlakukan sebagai pegawai tetap atau pegawai tidak tetap tergantung pola hubungan kerja, cara pembayaran, dan ketentuan kontraknya. Karena itu, HR perlu memahami status PKWT secara benar.

Untuk memahami dasar hubungan kerja kontrak, baca artikel ketentuan PKWT dan jenis-jenis pekerjaannya.

Pekerja harian

Pekerja harian biasanya menerima upah berdasarkan jumlah hari kerja. Dalam aturan terbaru, penghitungan PPh 21 pekerja harian dapat menggunakan TER harian jika memenuhi ketentuan tertentu.

Pekerja shift

Pekerja shift tetap menjadi subjek PPh 21 jika menerima penghasilan dari hubungan kerja. Yang perlu diperhatikan HR adalah komponen tambahan seperti tunjangan shift, lembur, insentif malam, dan uang makan.

Jika perusahaan menggunakan sistem shift, baca artikel aturan sistem kerja sif.

Komponen Payroll yang Perlu Diperhatikan dalam PPh 21

PPh 21 tidak hanya dihitung dari gaji pokok. Banyak komponen payroll yang dapat memengaruhi penghasilan bruto dan dasar pemotongan pajak.

Komponen penghasilan

• Gaji pokok.
• Tunjangan tetap.
• Tunjangan tidak tetap.
• Uang lembur.
• Bonus.
• THR.
• Komisi.
• Insentif.
• Premi asuransi yang dibayarkan pemberi kerja.
• Natura dan/atau kenikmatan tertentu.

Komponen pengurang

• Biaya jabatan atau biaya pensiun sesuai ketentuan.
• Iuran terkait pensiun atau hari tua yang dibayar karyawan.
• Zakat atau sumbangan keagamaan wajib yang dibayarkan melalui pemberi kerja sesuai ketentuan.
• PTKP sesuai status karyawan.

Komponen seperti lembur perlu dicatat dengan akurat karena memengaruhi gaji bruto. Untuk memahami lembur, baca artikel peraturan hingga pengertian upah lembur.

Apakah Karyawan yang Penghasilannya di Bawah PTKP Tetap Subjek PPh 21?

Ya, karyawan tetap dapat menjadi penerima penghasilan yang masuk administrasi PPh 21 meskipun pajak yang dipotong bisa saja nihil. Artinya, status sebagai penerima penghasilan tidak selalu berarti setiap bulan pasti ada pajak yang dipotong.

Jika penghasilan karyawan masih di bawah batas tertentu atau berdasarkan TER menghasilkan pajak nihil, perusahaan tetap perlu menjaga data payroll dan kertas kerja penghitungan. PMK 168 Tahun 2023 menegaskan bahwa kewajiban pemotong tetap berlaku jika terdapat penghasilan yang diberikan, termasuk apabila jumlah pajak yang dipotong pada bulan tersebut nihil.

Contoh sederhana

Seorang karyawan menerima penghasilan yang berdasarkan ketentuan menghasilkan PPh 21 nihil. Perusahaan tetap perlu mencatat penghasilan, status PTKP, dan penghitungan pajaknya sebagai bagian dari administrasi payroll.

Bagaimana Jika Karyawan Tidak Memiliki NPWP?

Dalam sistem administrasi pajak terbaru, NIK digunakan sebagai NPWP bagi orang pribadi penduduk. Namun, HR tetap perlu memastikan data identitas pajak karyawan valid dan padan agar pelaporan pajak tidak bermasalah.

Data yang perlu dicek HR

• NIK karyawan.
• NPWP jika masih digunakan dalam dokumen lama.
• Status padan NIK-NPWP.
• Nama sesuai KTP.
• Status kawin dan tanggungan.
• Alamat domisili.

Jika karyawan belum memiliki atau belum memadankan data pajaknya, HR dapat membantu mengingatkan karyawan. Untuk pembahasan terkait, baca artikel cara menghitung PPh 21 karyawan tidak memiliki NPWP.

PPh 21 dan Jaminan Sosial Karyawan

Komponen BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan juga perlu diperhatikan dalam payroll karena dapat memengaruhi penghasilan bruto atau pengurang sesuai jenis iuran dan ketentuan yang berlaku.

Hal yang perlu diperhatikan HR

• Iuran yang dibayar pemberi kerja.
• Iuran yang dipotong dari karyawan.
• Komponen JHT, JP, JKK, JKM, dan BPJS Kesehatan.
• Perlakuan pajak atas iuran atau premi tertentu.
• Kesesuaian data payroll dengan data BPJS.

Untuk memahami komponen BPJS Ketenagakerjaan, baca artikel menghitung manfaat dan iuran BPJS Ketenagakerjaan.

Peran HR dalam Mengelola PPh 21

Walaupun pajak sering dianggap tugas finance atau accounting, HR tetap memiliki peran besar dalam pengelolaan PPh 21. Data yang menjadi dasar penghitungan pajak sebagian besar berasal dari HR.

1. Mengumpulkan data karyawan

HR perlu memastikan data karyawan lengkap dan terbaru, termasuk NIK, NPWP, status PTKP, alamat, status kerja, tanggal mulai bekerja, dan tanggal berhenti kerja.

2. Mengelola data absensi dan lembur

Absensi dan lembur memengaruhi payroll. Jika data absensi salah, gaji dan PPh 21 juga dapat ikut salah. Untuk pengelolaan absensi, baca artikel pentingnya aplikasi absensi terintegrasi.

3. Memastikan komponen gaji benar

HR harus memastikan komponen gaji yang masuk payroll sudah sesuai, seperti tunjangan, bonus, insentif, potongan, dan benefit lain.

4. Menyediakan slip gaji

Slip gaji membantu karyawan memahami komponen penghasilan, potongan pajak, dan potongan lainnya. Untuk sistem slip gaji digital, baca artikel aplikasi slip gaji online untuk UKM.

5. Menyimpan arsip payroll

HR perlu menyimpan arsip gaji, absensi, lembur, cuti, bukti potong, dan kertas kerja penghitungan PPh 21. Arsip ini penting jika ada audit, pemeriksaan, atau pertanyaan dari karyawan.

6. Berkoordinasi dengan finance atau tax

HR, finance, dan tax perlu bekerja sama agar data penghasilan, potongan, penyetoran, dan pelaporan sesuai. Jika ada kesalahan pembayaran pajak, perusahaan mungkin perlu melakukan pemindahbukuan. Baca artikel cara input PBK di e-Faktur dan proses pemindahbukuan pajak.

Kesalahan Umum HR dalam Mengelola Subjek PPh 21

Kesalahan dalam PPh 21 sering terjadi bukan karena HR tidak memahami pajak sama sekali, tetapi karena data payroll tidak lengkap atau status penerima penghasilan tidak diklasifikasikan dengan benar.

1. Menyamakan semua penerima pembayaran sebagai karyawan

Freelancer, konsultan, pembicara, peserta kegiatan, dan pegawai tetap memiliki perlakuan pajak yang berbeda. Jangan memasukkan semua kategori ke skema payroll pegawai tetap.

2. Tidak memperbarui status PTKP

Status menikah, jumlah tanggungan, atau perubahan keluarga dapat memengaruhi kategori TER. HR perlu meminta pembaruan data karyawan secara berkala.

3. Salah memperlakukan pegawai tidak tetap

Pegawai tidak tetap bisa menerima upah harian, mingguan, satuan, borongan, atau bulanan. Cara hitungnya tidak selalu sama dengan pegawai tetap.

4. Tidak memasukkan penghasilan tidak teratur

Bonus, THR, jasa produksi, tantiem, dan insentif tidak rutin tetap perlu diperhitungkan dalam PPh 21.

5. Tidak mencatat benefit non-tunai

Natura dan/atau kenikmatan tertentu dapat menjadi bagian dari penghasilan yang perlu dianalisis dari sisi pajak.

6. Tidak membuat kertas kerja

Kertas kerja penghitungan PPh 21 penting sebagai dasar pelaporan. Tanpa kertas kerja, perusahaan akan kesulitan menjelaskan perhitungan saat terjadi koreksi.

7. Tidak melakukan rekonsiliasi payroll dan pajak

Payroll, bukti potong, SPT Masa, dan pembayaran pajak harus direkonsiliasi. Jika tidak, bisa muncul selisih antara gaji yang dibayarkan dan pajak yang dilaporkan.

Checklist HR untuk Mengelola PPh 21

Gunakan checklist berikut agar pengelolaan PPh 21 lebih rapi.

Checklist data karyawan

• NIK dan/atau NPWP sudah valid.
• Nama sesuai identitas resmi.
• Status PTKP sudah diperbarui.
• Status kerja jelas.
• Tanggal mulai dan berhenti kerja tercatat.
• Data rekening dan slip gaji sesuai.

Checklist payroll

• Gaji pokok sudah benar.
• Tunjangan sudah sesuai kebijakan.
• Lembur sudah dihitung berdasarkan data absensi.
• Bonus dan THR masuk payroll pada masa yang benar.
• Iuran BPJS sudah dipisahkan sesuai komponen.
• Potongan pajak sudah dihitung sesuai metode perusahaan.

Checklist pajak

• Kategori penerima penghasilan sudah benar.
• TER bulanan atau harian digunakan sesuai ketentuan.
• Tarif Pasal 17 digunakan pada masa pajak terakhir atau kategori yang tepat.
• Bukti potong dibuat dan diberikan kepada penerima penghasilan.
• PPh 21 disetor tepat waktu.
• SPT Masa dilaporkan dengan data yang benar.
• Kertas kerja penghitungan disimpan.

Jika data absensi hilang atau tidak sinkron, payroll dan PPh 21 bisa ikut bermasalah. Untuk pencegahan dan solusi, baca artikel cara mengembalikan data absensi yang hilang.

Contoh Sederhana Subjek PPh 21 di Perusahaan

Berikut beberapa contoh praktis yang sering muncul di perusahaan.

Contoh 1: Pegawai tetap menerima gaji bulanan

Andi bekerja sebagai staff accounting dan menerima gaji setiap bulan. Andi termasuk pegawai tetap dan penghasilannya dipotong PPh 21 menggunakan TER bulanan untuk masa pajak selain masa pajak terakhir.

Contoh 2: Pekerja harian menerima upah per hari

Budi bekerja sebagai pekerja harian di gudang. Ia menerima upah berdasarkan jumlah hari kerja. Budi termasuk pegawai tidak tetap, sehingga penghitungan PPh 21 mengikuti ketentuan pegawai tidak tetap.

Contoh 3: Konsultan perorangan menerima fee

Citra adalah konsultan perorangan yang memberikan jasa kepada perusahaan dan menerima fee. Citra termasuk bukan pegawai, sehingga perlakuan PPh 21 berbeda dari karyawan tetap.

Contoh 4: Pembicara seminar menerima honorarium

Dedi menjadi pembicara dalam seminar perusahaan dan menerima honorarium. Dedi dapat masuk kategori peserta kegiatan atau bukan pegawai tergantung hubungan dan bentuk transaksinya.

Contoh 5: Mantan karyawan menerima bonus

Seorang mantan karyawan menerima bonus tahunan setelah resign. Penghasilan tersebut tetap perlu dianalisis sebagai penghasilan mantan pegawai yang dipotong PPh 21.

Hubungan PPh 21 dengan Sistem Payroll dan HRIS

Perhitungan PPh 21 dapat menjadi kompleks jika perusahaan memiliki banyak karyawan, berbagai status kerja, banyak komponen gaji, dan metode pajak berbeda. Karena itu, sistem payroll dan HRIS dapat membantu HR bekerja lebih efisien.

Fitur sistem yang membantu PPh 21

• Database karyawan terpusat.
• Pengaturan status PTKP.
• Integrasi absensi dan lembur.
• Perhitungan gaji otomatis.
• Perhitungan PPh 21 sesuai metode perusahaan.
• Slip gaji online.
• Rekap payroll bulanan.
• Ekspor data untuk pelaporan pajak.
• Arsip bukti potong dan dokumen payroll.

Jika perusahaan ingin mengurangi pekerjaan administratif HR, baca artikel fungsi aplikasi program software HR dalam bisnis.

FAQ Seputar Subjek Pajak PPh 21

Apa itu subjek pajak PPh 21?

Dalam konteks HR, subjek pajak PPh 21 adalah orang pribadi dalam negeri yang menerima penghasilan sehubungan dengan pekerjaan, jasa, atau kegiatan dan penghasilannya dipotong PPh 21.

Apakah hanya karyawan tetap yang menjadi subjek PPh 21?

Tidak. Selain pegawai tetap, PPh 21 juga dapat berlaku untuk pegawai tidak tetap, bukan pegawai, peserta kegiatan, pensiunan, mantan pegawai, dan penerima penghasilan lain sesuai ketentuan.

Apa beda PPh 21 dan PPh 26?

PPh 21 berlaku untuk orang pribadi dalam negeri, sedangkan PPh 26 berlaku untuk orang pribadi luar negeri yang menerima penghasilan dari Indonesia sehubungan dengan pekerjaan, jasa, atau kegiatan.

Apakah freelancer dipotong PPh 21?

Freelancer perorangan dapat masuk kategori bukan pegawai dan dapat dipotong PPh 21 atas imbalan jasa yang diterima, sepanjang memenuhi ketentuan.

Apakah influencer termasuk subjek PPh 21?

Influencer, selebgram, blogger, vlogger, dan kreator konten dapat termasuk kategori bukan pegawai jika menerima imbalan jasa dari pemberi penghasilan.

Apakah pekerja harian dipotong PPh 21?

Ya, pekerja harian dapat dipotong PPh 21 jika memenuhi ketentuan. Cara penghitungan berbeda dari pegawai tetap dan dapat menggunakan TER harian dalam kondisi tertentu.

Apakah karyawan dengan PPh 21 nihil tetap perlu dicatat?

Ya. Jika perusahaan memberikan penghasilan, pemotong tetap perlu membuat catatan atau kertas kerja penghitungan, meskipun PPh yang dipotong pada bulan tersebut nihil.

Apa itu TER dalam PPh 21?

TER adalah Tarif Efektif Rata-rata yang digunakan untuk menyederhanakan penghitungan PPh 21, terutama untuk pemotongan bulanan pegawai tetap dan kategori tertentu lainnya.

Apakah THR dan bonus kena PPh 21?

Ya, THR, bonus, jasa produksi, tantiem, premi, dan penghasilan tidak teratur lainnya dapat menjadi bagian dari penghasilan yang dipotong PPh 21.

Siapa yang wajib memotong PPh 21?

Pihak yang wajib memotong PPh 21 antara lain pemberi kerja, bendahara pemerintah, dana pensiun, badan atau perusahaan, orang pribadi atau badan yang membayar imbalan jasa, dan penyelenggara kegiatan.

Kesimpulan

Subjek pajak PPh 21 bukan hanya pegawai tetap. Dalam konteks HR perusahaan, penerima penghasilan yang dapat dipotong PPh 21 meliputi pegawai tetap, pegawai tidak tetap, pensiunan, bukan pegawai, peserta kegiatan, mantan pegawai, anggota dewan komisaris atau pengawas tertentu, serta peserta program pensiun yang masih berstatus pegawai.

Jenis penghasilan yang dipotong PPh 21 juga tidak terbatas pada gaji pokok. Tunjangan, uang lembur, THR, bonus, honorarium, komisi, fee, uang rapat, hadiah, penghargaan, dan imbalan lain dapat masuk objek pemotongan sesuai kategori penerima penghasilan.

Sejak 2024, HR perlu memperbarui cara pandang terhadap PPh 21 karena PP 58 Tahun 2023 dan PMK 168 Tahun 2023 memperkenalkan penggunaan tarif efektif atau TER. Untuk pegawai tetap, TER bulanan digunakan pada masa pajak selain masa pajak terakhir, sedangkan penghitungan akhir tahun tetap menggunakan tarif Pasal 17 UU PPh.

Agar tidak salah hitung, HR perlu memastikan data karyawan valid, status PTKP diperbarui, status kerja diklasifikasikan dengan benar, komponen payroll dicatat lengkap, dan kertas kerja PPh 21 disimpan. Dengan dukungan sistem payroll dan HRIS, perusahaan dapat mengelola PPh 21 lebih akurat, transparan, dan sesuai ketentuan.

Referensi External

• Direktorat Jenderal Pajak – PPh Pasal 21/26
• Direktorat Jenderal Pajak – Perhitungan PPh 21 Lebih Mudah, Berikut Ketentuannya
• Direktorat Jenderal Pajak – Agar Lebih Memahami PPh Pasal 21 Menurut Ketentuan Baru
• Direktorat Jenderal Pajak – Simpel Pakai TER, Begini Penjelasannya
• JDIH BPK – PP Nomor 58 Tahun 2023 tentang Tarif Pemotongan PPh Pasal 21
• JDIH Kementerian Keuangan – PMK 168 Tahun 2023
• JDIH Kementerian Keuangan – PDF PMK 168 Tahun 2023
• Direktorat Jenderal Pajak – Kalkulator Pajak PPh 21
• Coretax DJP – Portal Resmi