Dear HRD, Pahami Aturan Sistem Kerja Sif Berikut - bloghrd.com

Sistem kerja shift atau yang sering ditulis sebagai sistem kerja sif adalah pola kerja bergiliran yang digunakan perusahaan agar operasional tetap berjalan pada jam yang lebih panjang, bahkan bisa 24 jam sehari. Sistem ini umum diterapkan di sektor kesehatan, manufaktur, keamanan, transportasi, logistik, hotel, restoran, media, customer service, energi, ritel, dan berbagai bisnis yang tidak bisa berhenti pada jam kerja kantor biasa.

Walaupun sistem kerja shift lazim digunakan, perusahaan tidak boleh menerapkannya hanya berdasarkan kebutuhan operasional. HR dan manajemen tetap harus memperhatikan batas waktu kerja, waktu istirahat, hak lembur, perlindungan pekerja perempuan, keselamatan kerja, kesehatan karyawan, dan pencatatan absensi yang akurat.

Dengan pengaturan yang benar, sistem shift dapat membantu perusahaan menjaga produktivitas tanpa mengabaikan kesejahteraan pekerja. Sebaliknya, jika jadwal shift dibuat sembarangan, risikonya bisa berupa kelelahan, salah hitung lembur, konflik jadwal, turunnya performa, hingga potensi pelanggaran aturan ketenagakerjaan.

Jika perusahaan Anda sedang menyusun jadwal kerja bergilir, baca juga panduan cara efektif HR dalam mengelola shift karyawan agar pengaturan jadwal lebih rapi dan adil.

Apa Itu Sistem Kerja Shift?

Sistem kerja shift adalah sistem kerja bergiliran yang membagi waktu kerja karyawan ke dalam beberapa periode kerja. Dalam satu hari, perusahaan dapat membagi jadwal menjadi dua shift, tiga shift, atau lebih, tergantung kebutuhan operasional.

Tujuan utama sistem kerja shift adalah memastikan aktivitas perusahaan tetap berjalan meskipun jam kerja normal sudah berakhir. Contohnya rumah sakit yang harus melayani pasien selama 24 jam, pabrik yang proses produksinya tidak boleh berhenti, atau layanan customer support yang harus tersedia untuk pelanggan di zona waktu berbeda.

Contoh pembagian shift kerja

• 2 shift: shift pagi dan shift malam.
• 3 shift: shift pagi, shift sore, dan shift malam.
• Rotating shift: karyawan bergantian masuk pagi, sore, atau malam berdasarkan jadwal tertentu.
• Fixed shift: karyawan ditempatkan pada shift yang sama dalam periode panjang.
• Split shift: jam kerja karyawan dibagi menjadi dua periode dalam satu hari, biasanya untuk kebutuhan bisnis tertentu.

Contoh industri yang sering memakai sistem shift

• Rumah sakit dan klinik.
• Pabrik dan manufaktur.
• Logistik dan gudang.
• Transportasi.
• Hotel dan pariwisata.
• Restoran, kafe, dan ritel.
• Media massa dan penyiaran.
• Keamanan.
• Call center dan customer support.
• Energi, listrik, air, minyak, dan gas.

Jika perusahaan menggunakan pekerja kontrak dalam sistem shift, pastikan hubungan kerjanya juga sesuai aturan. Anda dapat membaca artikel ketentuan PKWT dan jenis-jenis pekerjaannya.

Kenapa Perusahaan Menerapkan Sistem Kerja Shift?

Sistem kerja shift biasanya diterapkan karena perusahaan membutuhkan jam operasional yang lebih panjang dari jam kerja normal. Namun, alasan setiap perusahaan bisa berbeda.

1. Menjaga operasional 24 jam

Beberapa bisnis tidak bisa berhenti pada malam hari atau hari libur. Rumah sakit, keamanan, transportasi, dan layanan publik membutuhkan tenaga kerja yang tersedia terus-menerus.

2. Mengoptimalkan kapasitas produksi

Dalam industri manufaktur, mesin produksi sering kali lebih efisien jika digunakan secara bergantian dalam beberapa shift. Dengan begitu, perusahaan dapat meningkatkan output tanpa menambah terlalu banyak fasilitas produksi baru.

3. Menyesuaikan permintaan pelanggan

Bisnis seperti restoran, hotel, e-commerce, dan customer support sering memiliki jam ramai di luar jam kerja normal. Shift membantu perusahaan menyediakan layanan sesuai kebutuhan pelanggan.

4. Mengatur beban kerja

Dengan jadwal bergilir, perusahaan dapat membagi beban kerja agar tidak hanya ditanggung satu kelompok karyawan.

5. Menjaga keberlanjutan layanan

Untuk sektor seperti energi, telekomunikasi, dan layanan darurat, sistem shift membantu menjaga layanan tetap tersedia tanpa gangguan.

Dasar Hukum Sistem Kerja Shift di Indonesia

Undang-undang tidak selalu menggunakan istilah “shift” secara spesifik untuk mengatur seluruh pola kerja bergilir. Namun, aturan sistem shift dapat ditarik dari ketentuan waktu kerja, waktu istirahat, lembur, pekerjaan yang berjalan terus-menerus, hari libur, serta perlindungan pekerja tertentu.

Dasar hukum yang perlu diperhatikan HR

• Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.
• Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perpu Cipta Kerja menjadi Undang-Undang.
• PP Nomor 35 Tahun 2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja, Waktu Istirahat, dan PHK.
• Keputusan Menakertrans KEP.233/MEN/2003 tentang Jenis dan Sifat Pekerjaan yang Dijalankan Secara Terus-Menerus.
• Keputusan Menakertrans KEP.224/MEN/2003 tentang Kewajiban Pengusaha yang Mempekerjakan Pekerja/Buruh Perempuan antara pukul 23.00 sampai 07.00.

Karena sistem shift berkaitan langsung dengan hari kerja dan hari libur, HR juga perlu mencocokkannya dengan kalender resmi. Untuk referensi, baca artikel daftar hari libur nasional dan cuti bersama.

Aturan Waktu Kerja untuk Sistem Shift

Sistem shift tetap harus mengikuti batas waktu kerja yang berlaku. Perusahaan tidak boleh menyusun jadwal shift yang membuat karyawan bekerja melebihi batas waktu kerja tanpa memperhitungkan lembur.

Ketentuan waktu kerja umum

Artinya, meskipun karyawan bekerja dalam shift pagi, sore, atau malam, total waktu kerja tetap perlu dikendalikan. Jika waktu kerja melebihi batas tersebut, maka kelebihan jam kerja dapat masuk kategori lembur sepanjang memenuhi ketentuan.

Contoh penerapan pada shift

• Shift pagi: 07.00 – 15.00.
• Shift sore: 15.00 – 23.00.
• Shift malam: 23.00 – 07.00.

Contoh di atas hanya ilustrasi. Perusahaan dapat membuat pola berbeda sesuai kebutuhan, selama tidak melanggar batas waktu kerja, waktu istirahat, dan hak karyawan.

Aturan Pekerjaan yang Dijalankan Secara Terus-Menerus

Beberapa jenis pekerjaan memang harus dijalankan terus-menerus, termasuk pada hari libur resmi. Karena itu, perusahaan di sektor tertentu dapat mempekerjakan pekerja pada hari libur resmi sepanjang memenuhi ketentuan dan membayar hak karyawan sesuai aturan.

Contoh pekerjaan yang dapat berjalan terus-menerus

• Pelayanan jasa kesehatan.
• Pelayanan jasa transportasi.
• Jasa perbaikan alat transportasi.
• Usaha pariwisata.
• Jasa pos dan telekomunikasi.
• Penyediaan listrik, air bersih, BBM, dan gas bumi.
• Swalayan, pusat perbelanjaan, dan sejenisnya.
• Media massa.
• Pengamanan.
• Lembaga konservasi.
• Pekerjaan yang jika dihentikan akan mengganggu proses produksi, merusak bahan, atau berkaitan dengan pemeliharaan/perbaikan alat produksi.

Walaupun jenis pekerjaannya dapat berjalan terus-menerus, perusahaan tetap harus mengatur jadwal dengan wajar. Jika karyawan bekerja pada hari libur nasional, perhitungan upah lembur harus diperhatikan. Untuk memahami dasar perhitungannya, baca artikel peraturan hingga pengertian upah lembur.

Aturan Lembur dalam Sistem Kerja Shift

Sistem shift bukan alasan untuk mengabaikan hak lembur. Jika karyawan bekerja melebihi waktu kerja yang ditentukan, perusahaan wajib memperhatikan ketentuan lembur.

Batas waktu kerja lembur terbaru

Berdasarkan ketentuan PP 35 Tahun 2021, waktu kerja lembur hanya dapat dilakukan paling lama 4 jam dalam 1 hari dan 18 jam dalam 1 minggu. Ketentuan ini menggantikan informasi lama yang masih sering menyebut batas 3 jam per hari dan 14 jam per minggu.

Syarat lembur

• Ada persetujuan pekerja yang bersangkutan.
• Waktu lembur tidak melebihi batas yang ditentukan.
• Perusahaan membayar upah lembur.
• Perusahaan mencatat jam lembur secara akurat.
• Jika lembur dilakukan 4 jam atau lebih, perusahaan perlu memperhatikan ketentuan pemberian makanan dan minuman sesuai aturan lembur yang berlaku.

Contoh lembur pada sistem shift

Seorang karyawan dijadwalkan bekerja pada shift sore pukul 15.00 – 23.00. Karena ada kebutuhan operasional, ia diminta bekerja sampai pukul 01.00. Tambahan waktu kerja tersebut perlu dicatat sebagai lembur dan dibayar sesuai ketentuan.

Jika lembur terjadi pada hari istirahat mingguan atau hari libur nasional, cara menghitungnya berbeda dari lembur hari kerja biasa. Untuk contoh praktis, baca artikel cara menghitung upah lembur karyawan masuk kerja di hari Sabtu dan Minggu.

Aturan Waktu Istirahat dalam Sistem Shift

Karyawan shift tetap berhak atas waktu istirahat. Perusahaan tidak boleh menyusun jadwal yang membuat pekerja bekerja terus-menerus tanpa jeda.

Ketentuan istirahat antara jam kerja

Secara umum, pekerja berhak memperoleh waktu istirahat sekurang-kurangnya 30 menit setelah bekerja selama 4 jam terus-menerus. Waktu istirahat tersebut tidak termasuk jam kerja.

Istirahat mingguan

Pekerja juga berhak atas istirahat mingguan. Untuk sistem 6 hari kerja, istirahat mingguan sekurang-kurangnya 1 hari. Untuk sistem 5 hari kerja, istirahat mingguan umumnya 2 hari.

Hal yang sering salah dipahami

• Istirahat bukan sekadar jeda informal, tetapi hak yang perlu dijadwalkan.
• Waktu istirahat tidak termasuk jam kerja.
• Karyawan shift malam tetap berhak atas istirahat.
• Jadwal shift tidak boleh membuat karyawan terus-menerus kekurangan waktu pemulihan.

Untuk pembahasan khusus, baca artikel benarkah jam istirahat kerja termasuk jam kerja karyawan.

Aturan Pekerja Perempuan yang Bekerja Shift Malam

Perusahaan perlu memberi perhatian khusus kepada pekerja perempuan yang bekerja antara pukul 23.00 sampai 07.00. Aturan ini dibuat untuk melindungi kesehatan, keselamatan, dan keamanan pekerja perempuan.

Larangan dan kewajiban utama

• Pengusaha dilarang mempekerjakan pekerja perempuan berusia kurang dari 18 tahun antara pukul 23.00 sampai 07.00.
• Pengusaha dilarang mempekerjakan pekerja perempuan hamil pada jam tersebut jika menurut keterangan dokter berbahaya bagi kesehatan dan keselamatan kandungan maupun dirinya.
• Pengusaha wajib memberikan makanan dan minuman bergizi bagi pekerja perempuan yang bekerja antara pukul 23.00 sampai 07.00.
• Pengusaha wajib menjaga kesusilaan dan keamanan selama di tempat kerja.
• Pengusaha wajib menyediakan angkutan antar jemput bagi pekerja perempuan yang berangkat dan pulang bekerja antara pukul 23.00 sampai 05.00.

Checklist perlindungan shift malam perempuan

• Apakah pekerja berusia minimal 18 tahun?
• Apakah ada pekerja hamil yang bekerja shift malam?
• Apakah perusahaan memiliki kebijakan berbasis rekomendasi dokter?
• Apakah makanan dan minuman bergizi disediakan?
• Apakah area kerja aman dan terang?
• Apakah tersedia transportasi antar jemput?
• Apakah ada petugas keamanan atau supervisor yang bertanggung jawab?

Perlindungan ini penting karena shift malam memiliki risiko keselamatan yang berbeda dari shift siang. HR perlu memastikan kebijakan tertulis dan pelaksanaannya berjalan di lapangan.

Risiko Kesehatan dalam Sistem Kerja Shift

Sistem shift dapat membantu operasional, tetapi juga dapat memengaruhi kesehatan pekerja jika tidak dikelola dengan baik. Risiko terbesar biasanya muncul pada shift malam dan pola shift yang terlalu sering berubah.

Risiko yang perlu diperhatikan

• Kelelahan.
• Gangguan tidur.
• Menurunnya konsentrasi.
• Risiko kecelakaan kerja meningkat.
• Gangguan pola makan.
• Stres kerja.
• Menurunnya keseimbangan kehidupan kerja dan pribadi.

Langkah pencegahan yang bisa dilakukan perusahaan

• Menghindari jadwal shift yang berubah terlalu cepat.
• Memberikan waktu pemulihan yang cukup antar shift.
• Mengatur beban kerja malam agar realistis.
• Menyediakan area istirahat yang layak.
• Mengatur pencahayaan kerja yang memadai.
• Menyediakan makanan bergizi untuk shift malam sesuai ketentuan.
• Mendorong pemeriksaan kesehatan berkala.
• Membuka kanal pelaporan kelelahan atau risiko keselamatan.

Perusahaan yang serius mengelola shift sebaiknya tidak hanya fokus pada jadwal, tetapi juga memperhatikan kesehatan dan keselamatan kerja.

Jenis Pola Shift yang Umum Digunakan Perusahaan

Tidak ada satu pola shift yang cocok untuk semua perusahaan. HR perlu menyesuaikan pola shift dengan jenis pekerjaan, jumlah karyawan, kebutuhan pelanggan, risiko kesehatan, dan ketentuan waktu kerja.

1. Shift tetap

Dalam shift tetap, karyawan bekerja pada jam yang sama dalam jangka waktu tertentu. Misalnya selalu masuk shift pagi atau selalu masuk shift malam.

Kelebihan

• Karyawan lebih mudah menyesuaikan rutinitas.
• Jadwal lebih mudah diprediksi.
• Administrasi lebih sederhana.

Kekurangan

• Jika ada karyawan yang terus-menerus masuk malam, risiko kesehatan perlu diperhatikan.
• Bisa dianggap kurang adil jika shift tertentu lebih berat.

2. Rotating shift

Dalam rotating shift, karyawan bergantian masuk pagi, sore, dan malam berdasarkan pola tertentu.

Kelebihan

• Beban shift malam dapat dibagi lebih merata.
• Lebih fleksibel untuk kebutuhan operasional.

Kekurangan

• Karyawan butuh adaptasi lebih besar.
• Jika rotasinya terlalu cepat, risiko kelelahan meningkat.

3. Split shift

Split shift membagi jam kerja karyawan menjadi dua periode dalam satu hari. Pola ini sering digunakan pada bisnis dengan jam ramai tertentu, seperti restoran atau layanan pelanggan.

Catatan untuk HR

Split shift perlu diatur hati-hati agar tidak membuat waktu pribadi karyawan terlalu terpecah. Total jam kerja dan waktu istirahat tetap harus sesuai ketentuan.

Contoh Jadwal Shift Kerja

Berikut contoh sederhana pembagian shift yang bisa disesuaikan perusahaan.

Contoh 2 shift

Contoh 3 shift

Catatan penting

Contoh di atas belum tentu cocok untuk semua perusahaan. HR perlu menyesuaikan dengan sistem 5 hari atau 6 hari kerja, kebutuhan istirahat mingguan, jumlah karyawan, beban kerja, dan aturan lembur.

Pengaruh Sistem Shift terhadap Absensi

Sistem shift tidak akan berjalan baik tanpa pencatatan absensi yang akurat. Kesalahan data absensi dapat berdampak langsung pada gaji, tunjangan, lembur, potongan, dan penilaian kinerja.

Data absensi yang perlu dicatat

• Jadwal shift yang direncanakan.
• Jam masuk aktual.
• Jam pulang aktual.
• Keterlambatan.
• Pulang lebih awal.
• Lembur sebelum atau sesudah shift.
• Ketidakhadiran.
• Cuti, izin, dan sakit.
• Kerja pada hari libur nasional.

Jika sistem absensi masih manual, risiko salah hitung biasanya lebih besar. Untuk mengurangi risiko tersebut, baca artikel pentingnya aplikasi absensi terintegrasi absen fingerprint.

Pengaruh Sistem Shift terhadap Payroll

Sistem shift juga memengaruhi payroll. Karyawan shift bisa memiliki komponen gaji yang lebih kompleks dibanding karyawan jam kantor biasa, terutama jika ada lembur, tunjangan shift, insentif malam, uang makan, transportasi, atau kerja pada hari libur.

Komponen payroll yang perlu diperhatikan

• Gaji pokok.
• Tunjangan shift.
• Tunjangan malam.
• Uang makan.
• Transportasi.
• Upah lembur.
• Potongan keterlambatan.
• Potongan ketidakhadiran.
• BPJS dan pajak penghasilan karyawan.

Untuk perusahaan dengan banyak karyawan shift, penggunaan sistem payroll membantu mengurangi pekerjaan manual. Baca artikel software aplikasi payroll sesuai sistem penggajian Indonesia dan menghitung gaji pegawai secara praktis dan akurat.

Apakah Perusahaan Wajib Memberikan Tunjangan Shift?

Dalam aturan umum, tunjangan shift tidak selalu disebut sebagai kewajiban eksplisit untuk semua perusahaan. Namun, banyak perusahaan memberikan tunjangan shift sebagai bagian dari kebijakan internal, perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

Kapan tunjangan shift biasanya diberikan?

• Jika karyawan bekerja di malam hari.
• Jika pekerjaan memiliki risiko lebih tinggi.
• Jika perusahaan ingin menjaga keadilan antar shift.
• Jika sudah diatur dalam perjanjian kerja.
• Jika sudah menjadi kebiasaan atau kebijakan perusahaan.

Hal yang perlu ditulis dalam kebijakan

• Siapa yang berhak menerima tunjangan shift.
• Berapa nominal atau rumus tunjangan.
• Shift mana yang mendapatkan tunjangan.
• Apakah tunjangan diberikan per hari, per bulan, atau per jam.
• Apakah tunjangan tetap diberikan jika karyawan terlambat atau pulang cepat.

Agar transparan, komponen tunjangan shift sebaiknya terlihat jelas pada slip gaji. Untuk referensi, baca artikel aplikasi slip gaji online untuk UKM.

Cara HR Menyusun Jadwal Shift yang Baik

Jadwal shift yang baik harus adil, patuh aturan, mudah dipahami, dan realistis untuk dijalankan. Berikut langkah yang bisa digunakan HR.

1. Tentukan kebutuhan operasional

Hitung jam operasional, jumlah posisi yang dibutuhkan setiap shift, dan periode paling sibuk. Jangan langsung membuat jadwal tanpa mengetahui kebutuhan tenaga kerja minimum.

2. Tentukan pola shift

Pilih apakah perusahaan menggunakan 2 shift, 3 shift, shift tetap, rotating shift, atau kombinasi. Setiap pola memiliki konsekuensi terhadap kesehatan, absensi, dan payroll.

3. Pastikan total jam kerja tidak melebihi ketentuan

Periksa total jam kerja harian dan mingguan. Jika melebihi ketentuan, hitung sebagai lembur dan pastikan ada persetujuan karyawan.

4. Atur waktu istirahat dan istirahat mingguan

Jangan hanya fokus pada jam masuk dan jam pulang. Pastikan karyawan memiliki waktu istirahat antara jam kerja dan hari istirahat mingguan.

5. Hindari rotasi yang terlalu cepat

Rotasi yang terlalu cepat dari shift malam ke shift pagi dapat membuat karyawan kurang tidur dan sulit memulihkan kondisi tubuh.

6. Buat aturan tukar shift

Tukar shift sering terjadi di lapangan. HR perlu membuat aturan agar tukar shift tetap tercatat dan disetujui atasan.

7. Gunakan sistem HRIS

Sistem HRIS dapat membantu membuat jadwal, mencatat absensi, menghitung lembur, dan menghubungkan data ke payroll. Untuk referensi tools, baca artikel nama aplikasi HRD HRIS di Indonesia untuk HR.

Checklist Kepatuhan Sistem Kerja Shift

Gunakan checklist berikut untuk mengevaluasi apakah sistem shift perusahaan sudah cukup aman dan patuh aturan.

Checklist waktu kerja

• Apakah total jam kerja sesuai sistem 5 hari atau 6 hari kerja?
• Apakah total jam kerja tidak melebihi 40 jam per minggu?
• Apakah kelebihan jam kerja dihitung sebagai lembur?
• Apakah lembur sudah mendapat persetujuan karyawan?
• Apakah lembur tidak melebihi 4 jam per hari dan 18 jam per minggu?

Checklist istirahat

• Apakah karyawan mendapat istirahat minimal setelah bekerja 4 jam terus-menerus?
• Apakah waktu istirahat tidak dihitung sebagai jam kerja?
• Apakah karyawan mendapat istirahat mingguan?
• Apakah jadwal rotasi memberi waktu pemulihan yang cukup?

Checklist shift malam

• Apakah ada pekerja perempuan yang bekerja antara pukul 23.00 sampai 07.00?
• Apakah pekerja perempuan tersebut berusia minimal 18 tahun?
• Apakah perusahaan memeriksa kondisi pekerja hamil berdasarkan keterangan dokter?
• Apakah tersedia makanan dan minuman bergizi?
• Apakah keamanan tempat kerja terjamin?
• Apakah transportasi antar jemput tersedia untuk jam yang diwajibkan?

Checklist administrasi

• Apakah jadwal shift tertulis dan mudah diakses?
• Apakah absensi tercatat otomatis atau terdokumentasi rapi?
• Apakah tukar shift perlu persetujuan?
• Apakah data shift terhubung dengan payroll?
• Apakah slip gaji mencantumkan komponen lembur dan tunjangan secara jelas?

Kesalahan Umum dalam Mengelola Sistem Shift

Banyak masalah shift terjadi bukan karena perusahaan sengaja melanggar aturan, tetapi karena jadwal tidak dirancang dengan baik dan data tidak tercatat rapi.

1. Menganggap shift malam tidak perlu perlakuan khusus

Shift malam memiliki risiko kesehatan dan keselamatan yang lebih tinggi. Perusahaan perlu memperhatikan transportasi, keamanan, makanan bergizi, dan waktu pemulihan.

2. Tidak menghitung lembur setelah shift

Karyawan yang bekerja melewati jadwal shift tetap berhak atas perhitungan lembur jika memenuhi ketentuan. Jangan menganggap tambahan jam kerja sebagai bagian dari “kewajaran operasional”.

3. Jadwal berubah mendadak terlalu sering

Perubahan mendadak dapat mengganggu kehidupan pribadi karyawan dan meningkatkan risiko kelelahan.

4. Tidak ada aturan tukar shift

Tanpa aturan, tukar shift dapat menyebabkan kebingungan absensi, salah hitung gaji, dan kekosongan posisi.

5. Tidak memasukkan hari libur nasional dalam sistem

Jika kalender libur tidak masuk ke sistem, kerja pada hari libur nasional bisa tidak terdeteksi sebagai lembur khusus.

6. Data absensi hilang atau tidak sinkron

Data absensi yang hilang akan menyulitkan HR dan payroll. Jika ini terjadi, baca artikel cara mengembalikan data absensi yang hilang.

Tips Membuat Sistem Shift Lebih Produktif dan Sehat

1. Buat jadwal jauh hari

Karyawan membutuhkan waktu untuk mengatur kehidupan pribadi, transportasi, istirahat, dan keluarga. Jadwal yang diumumkan mendadak sering menimbulkan konflik.

2. Gunakan rotasi yang masuk akal

Jika menggunakan rotating shift, buat pola yang memberi waktu adaptasi. Hindari perubahan ekstrem dari shift malam langsung ke shift pagi tanpa waktu pemulihan.

3. Sediakan kanal feedback

Karyawan shift sering paling tahu masalah nyata di lapangan. HR perlu menyediakan kanal feedback agar jadwal bisa diperbaiki berdasarkan kondisi operasional.

4. Pantau beban kerja tiap shift

Shift malam tidak selalu lebih ringan. Dalam beberapa sektor, shift malam justru memiliki risiko lebih tinggi. Pantau beban kerja berdasarkan data, bukan asumsi.

5. Latih supervisor shift

Supervisor shift perlu memahami aturan jam kerja, keselamatan, absensi, dan komunikasi tim. Untuk mendukung kemampuan kepemimpinan, baca artikel tujuan serta tahapan pelatihan dan pengembangan SDM.

6. Ukur kinerja secara adil

KPI untuk karyawan shift perlu disesuaikan dengan kondisi kerja. Jangan membandingkan shift pagi dan shift malam tanpa mempertimbangkan beban, risiko, dan volume kerja. Untuk referensi, baca artikel peran KPI atau Key Performance Indicator untuk indikator kinerja di perusahaan.

7. Gunakan teknologi HR

Software HR dapat membantu mengatur jadwal shift, absensi, cuti, lembur, dan payroll secara lebih terintegrasi. Untuk memahami manfaatnya, baca artikel fungsi aplikasi program software HR dalam bisnis.

Contoh Kebijakan Sistem Kerja Shift di Perusahaan

Berikut contoh poin yang dapat dimasukkan dalam kebijakan internal perusahaan.

Contoh isi kebijakan

• Perusahaan menerapkan sistem kerja shift sesuai kebutuhan operasional.
• Jadwal shift disusun oleh perusahaan dan diinformasikan kepada karyawan sebelum periode kerja dimulai.
• Total waktu kerja mengikuti ketentuan peraturan perundang-undangan.
• Karyawan berhak atas waktu istirahat dan istirahat mingguan.
• Kerja melebihi jadwal shift dapat dihitung sebagai lembur jika memenuhi ketentuan.
• Tukar shift hanya dapat dilakukan dengan persetujuan atasan dan tercatat di sistem HR.
• Pekerja perempuan pada shift malam mendapatkan perlindungan sesuai ketentuan.
• Perusahaan dapat memberikan tunjangan shift sesuai kebijakan internal.

Catatan untuk HR

Kebijakan shift sebaiknya tertulis dalam peraturan perusahaan, perjanjian kerja, atau perjanjian kerja bersama. Dengan begitu, karyawan dan perusahaan memiliki acuan yang jelas saat terjadi perbedaan interpretasi.

FAQ Seputar Aturan Sistem Kerja Shift

Apa itu sistem kerja shift?

Sistem kerja shift adalah sistem kerja bergiliran yang membagi jam kerja karyawan ke dalam beberapa periode, misalnya shift pagi, shift sore, dan shift malam.

Apakah sistem shift diperbolehkan di Indonesia?

Ya, sistem shift diperbolehkan selama tetap mematuhi ketentuan waktu kerja, waktu istirahat, lembur, perlindungan pekerja, dan ketentuan ketenagakerjaan lainnya.

Berapa batas jam kerja karyawan shift?

Batas umum waktu kerja adalah 7 jam per hari dan 40 jam per minggu untuk sistem 6 hari kerja, atau 8 jam per hari dan 40 jam per minggu untuk sistem 5 hari kerja.

Apakah karyawan shift berhak atas waktu istirahat?

Ya. Karyawan shift tetap berhak atas waktu istirahat, sekurang-kurangnya 30 menit setelah bekerja selama 4 jam terus-menerus, dan waktu istirahat tersebut tidak termasuk jam kerja.

Apakah karyawan shift berhak atas lembur?

Ya. Jika karyawan bekerja melebihi waktu kerja yang ditentukan, perusahaan wajib memperhitungkan upah lembur sesuai ketentuan.

Berapa batas lembur terbaru?

Batas lembur terbaru berdasarkan PP 35 Tahun 2021 adalah paling lama 4 jam dalam 1 hari dan 18 jam dalam 1 minggu.

Apakah pekerja perempuan boleh bekerja shift malam?

Boleh, tetapi perusahaan wajib memenuhi syarat perlindungan, seperti tidak mempekerjakan pekerja perempuan di bawah 18 tahun pada pukul 23.00 sampai 07.00, memperhatikan pekerja hamil berdasarkan keterangan dokter, memberikan makanan dan minuman bergizi, menjaga keamanan, serta menyediakan antar jemput pada jam yang diwajibkan.

Apakah perusahaan wajib memberi tunjangan shift?

Aturan umum tidak selalu mewajibkan tunjangan shift untuk semua perusahaan. Namun, tunjangan shift dapat menjadi kewajiban jika sudah diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, perjanjian kerja bersama, atau kebijakan internal.

Apakah tukar shift boleh dilakukan?

Boleh, selama diatur oleh perusahaan, disetujui atasan, dan tercatat dalam sistem agar tidak mengganggu absensi, lembur, dan payroll.

Apakah kerja pada hari libur nasional dalam sistem shift tetap dihitung lembur?

Jika karyawan bekerja pada hari libur nasional, perusahaan perlu memperhitungkan upah lembur sesuai ketentuan yang berlaku, meskipun perusahaan menerapkan sistem shift.

Kesimpulan

Sistem kerja shift adalah solusi operasional bagi perusahaan yang perlu berjalan di luar jam kerja normal atau bahkan 24 jam sehari. Namun, penerapannya harus tetap memperhatikan aturan ketenagakerjaan, termasuk batas waktu kerja, waktu istirahat, lembur, perlindungan pekerja perempuan shift malam, keselamatan kerja, dan pencatatan absensi.

Informasi lama tentang batas lembur 3 jam per hari dan 14 jam per minggu perlu diperbarui. Berdasarkan PP 35 Tahun 2021, waktu kerja lembur hanya dapat dilakukan paling lama 4 jam dalam 1 hari dan 18 jam dalam 1 minggu.

Perusahaan juga perlu memahami bahwa beberapa pekerjaan memang dapat dijalankan terus-menerus, seperti layanan kesehatan, transportasi, keamanan, telekomunikasi, energi, media, pariwisata, dan pekerjaan yang jika dihentikan dapat mengganggu produksi. Namun, status pekerjaan terus-menerus tidak menghapus hak karyawan atas upah lembur, istirahat, keselamatan, dan perlindungan kerja.

Bagi HR, sistem shift perlu dikelola dengan jadwal yang jelas, aturan tukar shift, sistem absensi yang akurat, perhitungan payroll yang tepat, dan komunikasi yang transparan kepada karyawan. Dengan pengelolaan yang baik, sistem kerja shift dapat mendukung produktivitas perusahaan tanpa mengorbankan kesehatan dan kesejahteraan pekerja.

Referensi External

• JDIH BPK – PP Nomor 35 Tahun 2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan PHK
• JDIH BPK – PDF PP Nomor 35 Tahun 2021
• JDIH BPK – UU Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perpu Cipta Kerja Menjadi Undang-Undang
• JDIH BPK – UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
• JDIH Kemnaker – Keputusan Menakertrans Nomor KEP.233/MEN/2003 tentang Jenis dan Sifat Pekerjaan yang Dijalankan Secara Terus-Menerus
• JDIH Kemnaker – Keputusan Menakertrans Nomor KEP.224/MEN/2003 tentang Pekerja Perempuan antara Pukul 23.00 sampai 07.00
• International Labour Organization – Decent Work and Labour Standards
• NIOSH – Workplace Safety and Health