Bank Di Indonesia Yang Tawarkan Sistem Payroll Apa Saja?

Sistem payroll bank adalah layanan perbankan yang membantu perusahaan membayar gaji karyawan secara lebih cepat, aman, dan terstruktur. Melalui layanan ini, perusahaan dapat melakukan transfer gaji massal ke banyak rekening karyawan dalam satu proses, biasanya melalui internet banking bisnis, cash management system, atau platform corporate banking dari bank terkait.

Bagi tim HRD dan finance, payroll bank sangat membantu karena proses pembayaran gaji tidak perlu dilakukan satu per satu. Perusahaan cukup menyiapkan data payroll, melakukan upload file sesuai format bank, menjalankan approval, lalu sistem akan memproses transfer gaji sesuai jadwal yang ditentukan.

Artikel ini membahas pengertian sistem payroll, manfaatnya bagi perusahaan, daftar bank di Indonesia yang menawarkan layanan payroll, fitur yang perlu dibandingkan, serta tips memilih bank payroll yang sesuai untuk kebutuhan bisnis.

Apa Itu Sistem Payroll?

Sistem payroll adalah sistem administrasi penggajian yang digunakan perusahaan untuk menghitung, mengelola, dan membayarkan gaji karyawan. Dalam praktik HR modern, payroll tidak hanya berisi gaji pokok, tetapi juga tunjangan, lembur, bonus, THR, potongan BPJS, pajak penghasilan karyawan, pinjaman karyawan, hingga komponen benefit lain.

Jika sistem payroll perusahaan sudah terintegrasi dengan bank, proses pembayaran gaji dapat dilakukan secara otomatis atau semi-otomatis melalui layanan payroll banking. Inilah yang membuat pekerjaan HR dan finance menjadi lebih efisien.

Untuk memahami sistem penggajian dari sisi HR, Anda juga bisa membaca artikel tentang software aplikasi payroll terbaik sesuai sistem penggajian Indonesia.

Payroll dalam Konteks HR dan Finance

Dalam perusahaan, payroll biasanya melibatkan dua fungsi utama. Tim HR bertanggung jawab pada data karyawan, absensi, cuti, lembur, komponen penghasilan, dan potongan. Sementara itu, tim finance atau accounting bertanggung jawab pada dana, approval pembayaran, pencatatan jurnal, serta rekonsiliasi bank.

Karena menyangkut uang dan hak karyawan, proses payroll harus akurat. Kesalahan kecil seperti salah nomor rekening, salah nominal, salah potongan, atau terlambat transfer bisa menimbulkan masalah kepercayaan karyawan terhadap perusahaan.

Komponen yang Umumnya Masuk dalam Payroll

• Gaji pokok.
• Tunjangan tetap.
• Tunjangan tidak tetap.
• Uang makan dan transport.
• Upah lembur.
• Bonus dan insentif.
• THR.
• Potongan PPh 21.
• Potongan BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan.
• Potongan pinjaman karyawan atau koperasi.
• Potongan absensi, unpaid leave, atau keterlambatan jika diatur perusahaan.

Karena payroll berkaitan erat dengan pajak penghasilan karyawan, HR juga perlu memahami tugas HR terkait pajak penghasilan karyawan.

Manfaat Sistem Payroll Bank untuk Perusahaan

Payroll bank memberikan manfaat besar, terutama bagi perusahaan dengan jumlah karyawan banyak, jadwal pembayaran gaji rutin, dan kebutuhan kontrol internal yang ketat.

1. Menghemat Waktu HR dan Finance

Tanpa sistem payroll bank, pembayaran gaji dalam jumlah besar harus dilakukan satu per satu. Cara ini tidak efisien, rawan salah transfer, dan memakan waktu. Dengan payroll bank, perusahaan dapat mengunggah satu file data payroll dan memproses pembayaran gaji secara massal.

2. Pembayaran Gaji Lebih Tepat Waktu

Gaji adalah salah satu hak paling penting bagi karyawan. Sistem payroll bank membantu perusahaan menjadwalkan pembayaran gaji sehingga transfer dapat dilakukan pada waktu yang ditentukan. Ini sangat membantu terutama saat tanggal gajian berdekatan dengan akhir pekan, hari libur, atau periode operasional sibuk.

Untuk memahami sistem pembayaran upah secara lebih luas, baca artikel tentang 3 jenis sistem upah yang banyak digunakan di Indonesia.

3. Mengurangi Risiko Kesalahan Transfer

Payroll bank biasanya memakai format file khusus yang berisi nama karyawan, nomor rekening, nominal, dan keterangan transaksi. Jika data disiapkan dengan benar, risiko kesalahan transfer dapat ditekan.

4. Lebih Aman karena Ada Approval Berlapis

Banyak layanan payroll bank menyediakan fitur maker, checker, dan approver. Dengan alur ini, data payroll tidak langsung diproses oleh satu orang. Ada proses pembuatan, pemeriksaan, dan persetujuan untuk menjaga kontrol internal.

5. Memudahkan Rekonsiliasi Keuangan

Payroll bank biasanya menyediakan laporan transaksi atau bukti pembayaran. Dokumen ini membantu finance melakukan rekonsiliasi antara daftar gaji, mutasi rekening, jurnal akuntansi, dan laporan keuangan.

Untuk pencatatan pajak gaji, baca juga artikel tentang jurnal PPh 21 dan contoh pencatatannya.

6. Mendukung Transparansi Slip Gaji

Jika sistem payroll internal perusahaan sudah terhubung dengan slip gaji online, karyawan dapat melihat rincian gaji, tunjangan, potongan, pajak, dan take home pay secara lebih transparan.

Untuk format dokumennya, Anda dapat membaca artikel tentang contoh cara membuat slip gaji di Excel.

7. Memudahkan Pengelolaan Benefit Karyawan

Beberapa bank menawarkan benefit tambahan untuk rekening payroll, seperti bebas biaya transfer, fasilitas pinjaman karyawan, kartu kredit, KTA, KPR, asuransi, atau promo khusus. Benefit ini bisa menjadi nilai tambah dalam employee experience.

Daftar Bank di Indonesia yang Menawarkan Sistem Payroll

Berikut daftar bank di Indonesia yang menyediakan layanan payroll atau solusi rekening gaji perusahaan. Daftar ini bukan daftar final seluruh bank di Indonesia, tetapi mencakup beberapa bank besar yang umum digunakan perusahaan untuk pembayaran gaji karyawan.

1. Payroll BCA

BCA menyediakan layanan Payroll BCA untuk pembayaran gaji karyawan melalui KlikBCA Bisnis. Layanan ini memungkinkan perusahaan melakukan pembayaran gaji dengan cara mengunggah file payroll, lalu mengkreditkan dana langsung ke rekening karyawan pada waktu yang ditentukan.

BCA juga memiliki fitur Multi Payroll yang mendukung transaksi operasional HR secara lebih efisien, fleksibel, dan aman. Untuk perusahaan yang menggunakan sistem HR tertentu, BCA juga menyediakan solusi manajemen HR yang dapat membantu proses dari perhitungan sampai pengiriman file payroll.

Keunggulan Payroll BCA

• Proses pembayaran gaji melalui KlikBCA Bisnis.
• Mendukung upload file payroll.
• Cocok untuk perusahaan dengan banyak karyawan pengguna rekening BCA.
• Memiliki proses otorisasi transaksi bisnis.
• Dapat dikombinasikan dengan solusi HR tertentu untuk proses yang lebih terintegrasi.

Cocok untuk Perusahaan Seperti Apa?

Payroll BCA cocok untuk perusahaan yang mayoritas karyawannya menggunakan rekening BCA, membutuhkan sistem cash management yang stabil, dan ingin proses pembayaran gaji yang mudah diakses oleh tim finance melalui internet banking bisnis.

2. Payroll Bank Mandiri

Bank Mandiri menyediakan layanan payroll untuk perusahaan melalui platform digital Kopra by Mandiri. Layanan ini membantu perusahaan mengelola pembayaran gaji karyawan secara lebih efisien dan terpusat.

Dalam naskah lama, layanan payroll Mandiri masih banyak dikaitkan dengan Mandiri Internet Bisnis. Untuk pembaruan konten, sebaiknya disebutkan bahwa layanan corporate banking Mandiri saat ini semakin diarahkan melalui Kopra by Mandiri.

Keunggulan Payroll Bank Mandiri

• Payroll dapat diakses melalui Kopra by Mandiri.
• Mendukung pengelolaan pembayaran gaji perusahaan.
• Tersedia laporan atau bukti transaksi melalui fitur transaction report.
• Cocok untuk perusahaan yang sudah menggunakan ekosistem rekening Mandiri.
• Dapat mendukung kebutuhan cash management perusahaan.

Cocok untuk Perusahaan Seperti Apa?

Payroll Bank Mandiri cocok untuk perusahaan skala kecil, menengah, hingga besar yang membutuhkan layanan payroll berbasis corporate banking dan memiliki banyak karyawan pengguna rekening Mandiri.

3. Payroll BNI

BNI memiliki layanan BNI Payroll yang memungkinkan perusahaan membayar gaji secara online dan mendapatkan laporan real time melalui BNIdirect. Layanan ini ditujukan untuk nasabah korporasi yang membutuhkan pembayaran gaji karyawan secara lebih praktis dan terpantau.

BNIdirect sendiri merupakan platform portal berbasis web untuk nasabah korporasi, komersial, dan SME yang dapat mengakses berbagai layanan wholesale BNI, termasuk cash management.

Keunggulan Payroll BNI

• Pembayaran gaji secara online melalui BNIdirect.
• Tersedia laporan real time.
• Mendukung kebutuhan perusahaan korporasi, komersial, dan SME.
• Dapat digunakan dalam ekosistem cash management BNI.
• Cocok untuk perusahaan yang banyak menggunakan rekening BNI.

Cocok untuk Perusahaan Seperti Apa?

Payroll BNI cocok untuk perusahaan yang ingin memanfaatkan layanan corporate banking BNI, terutama jika perusahaan sudah menggunakan BNIdirect untuk transaksi bisnis lain seperti transfer, cash management, trade, atau layanan korporasi.

4. Payroll BRI

BRI juga menyediakan solusi payroll melalui layanan cash management dan internet banking bisnis. Dalam ekosistem BRI, fitur payroll dapat ditemukan pada layanan seperti CMS BRI atau QLola by BRI, yang dirancang untuk kebutuhan transaksi perusahaan dan bisnis.

CMS BRI memiliki fitur Payroll Payment dan mendukung transaksi bisnis seperti transfer antar rekening BRI, RTGS, kliring, pembayaran, serta layanan lain untuk nasabah korporasi.

Keunggulan Payroll BRI

• Mendukung payroll payment untuk kebutuhan perusahaan.
• Terhubung dengan layanan cash management BRI.
• Cocok untuk perusahaan dengan karyawan tersebar di banyak daerah.
• Memiliki jaringan cabang dan ATM luas di Indonesia.
• Dapat mendukung kebutuhan perusahaan, UMKM, dan korporasi.

Cocok untuk Perusahaan Seperti Apa?

Payroll BRI cocok untuk perusahaan yang memiliki banyak karyawan di berbagai daerah, perusahaan dengan basis operasional nasional, atau bisnis yang membutuhkan jaringan bank luas hingga ke kota kecil dan wilayah non-metropolitan.

5. Payroll Danamon

Bank Danamon menyediakan layanan Payroll untuk mempermudah proses pembayaran gaji perusahaan. Selain itu, Danamon juga memiliki Danamon Cash Connect, yaitu layanan internet banking bisnis yang menyediakan fitur Payroll & Bulk Upload.

Melalui Danamon Cash Connect, perusahaan dapat mengelola transaksi bisnis, termasuk pembayaran gaji karyawan, melalui upload data sesuai format yang ditentukan.

Keunggulan Payroll Danamon

• Tersedia layanan payroll untuk pembayaran gaji perusahaan.
• Terhubung dengan Danamon Cash Connect.
• Mendukung fitur Payroll & Bulk Upload.
• Dapat digunakan untuk transaksi bisnis secara online.
• Mendukung pembayaran gaji ke bank lain sesuai ketentuan layanan.

Cocok untuk Perusahaan Seperti Apa?

Payroll Danamon cocok untuk perusahaan yang menggunakan Danamon sebagai bank operasional bisnis dan membutuhkan layanan payroll yang terintegrasi dengan cash management.

6. Maybank Payroll

Maybank Indonesia memiliki layanan Maybank Payroll, yaitu fasilitas rekening gaji untuk perusahaan dan karyawan. Layanan ini tersedia dalam pilihan konvensional dan syariah, serta menawarkan berbagai benefit seperti kemudahan transaksi, pengajuan pinjaman atau pembiayaan karyawan, dan perlindungan asuransi jiwa.

Maybank juga mencantumkan kerja sama dengan Mekari Talenta untuk solusi digital pengelolaan rekening gaji secara lebih menyeluruh. Ini relevan bagi perusahaan yang ingin menghubungkan proses HR dan rekening payroll dalam satu alur kerja yang lebih digital.

Keunggulan Maybank Payroll

• Tersedia pilihan konvensional dan syariah.
• Mendukung rekening gaji karyawan.
• Memberikan benefit untuk transaksi dan fasilitas keuangan karyawan.
• Dapat mendukung pengajuan pinjaman atau pembiayaan.
• Memiliki kerja sama solusi digital untuk pengelolaan rekening gaji.

Cocok untuk Perusahaan Seperti Apa?

Maybank Payroll cocok untuk perusahaan yang ingin memberikan benefit tambahan kepada karyawan melalui rekening payroll, termasuk fasilitas pinjaman, pembiayaan, dan layanan perbankan karyawan.

7. Payroll CIMB Niaga

CIMB Niaga menyediakan produk rekening payroll seperti Tabungan Payroll dan OCTO Savers Payroll. Untuk kebutuhan bisnis, CIMB Niaga juga memiliki OCTOBIZ, yaitu layanan internet banking terbaru untuk nasabah perusahaan yang mendukung pengelolaan keuangan dan transaksi harian.

Dalam FAQ OCTOBIZ, CIMB Niaga menjelaskan bahwa menu Payroll pada dasarnya memiliki fungsi seperti bulk payment, tetapi menu payroll dapat membatasi pengguna yang berwenang untuk melihat isi file yang diunggah. Ini penting untuk menjaga kerahasiaan data gaji karyawan.

Keunggulan Payroll CIMB Niaga

• Tersedia produk tabungan payroll untuk karyawan.
• OCTOBIZ mendukung kebutuhan transaksi bisnis perusahaan.
• Menu payroll membantu membatasi akses pengguna tertentu.
• OCTO@Work membantu HR/PIC dan karyawan dalam pengajuan pembukaan rekening payroll dan pinjaman.
• Cocok untuk perusahaan yang membutuhkan kombinasi rekening gaji dan employee banking benefit.

Cocok untuk Perusahaan Seperti Apa?

Payroll CIMB Niaga cocok untuk perusahaan yang membutuhkan layanan payroll dengan perhatian pada kerahasiaan data, kemudahan pengajuan rekening, serta benefit rekening karyawan.

8. Payroll OCBC

OCBC Indonesia menawarkan layanan payroll melalui OCBC Payroll atau Nyala Payroll untuk perusahaan. Layanan ini memberikan tambahan manfaat bagi karyawan dan kemudahan transaksi melalui OCBC Business.

OCBC Payroll dapat menjadi pilihan bagi perusahaan yang ingin menggabungkan pembayaran gaji dengan employee banking benefit, seperti fasilitas pinjaman payroll, transaksi digital, dan benefit rekening tertentu.

Keunggulan Payroll OCBC

• Mendukung layanan payroll untuk perusahaan.
• Terhubung dengan OCBC Business.
• Memberikan benefit tambahan bagi karyawan.
• Dapat mendukung fasilitas Cash Loan Payroll sesuai ketentuan.
• Cocok untuk perusahaan yang ingin memperluas benefit finansial karyawan.

Cocok untuk Perusahaan Seperti Apa?

Payroll OCBC cocok untuk perusahaan yang mencari solusi payroll sekaligus employee banking benefit, terutama untuk karyawan di segmen urban, profesional, atau perusahaan yang sudah menggunakan layanan corporate banking OCBC.

Tabel Perbandingan Bank Payroll di Indonesia

Fitur yang Perlu Dibandingkan Sebelum Memilih Bank Payroll

Setiap bank memiliki layanan payroll dengan fitur dan ketentuan berbeda. Karena itu, perusahaan sebaiknya tidak memilih hanya karena bank tersebut populer. Pilih bank yang paling sesuai dengan kebutuhan operasional, jumlah karyawan, lokasi karyawan, dan sistem HR yang digunakan.

1. Kemudahan Upload Data Payroll

Pastikan bank menyediakan format file payroll yang mudah digunakan. Perusahaan perlu mengecek apakah data dapat diunggah dalam format Excel, CSV, atau format khusus dari bank.

2. Fitur Approval Berlapis

Payroll sebaiknya tidak hanya diproses oleh satu orang. Pilih layanan yang menyediakan maker, checker, dan approver agar proses pembayaran gaji lebih aman.

3. Jadwal dan Cut-Off Time

Setiap bank memiliki cut-off time berbeda untuk transfer payroll. Tim finance perlu memastikan jadwal upload dan approval tidak melewati batas waktu agar gaji tetap masuk tepat waktu.

4. Transfer ke Bank Lain

Jika karyawan menggunakan rekening dari berbagai bank, cek apakah payroll dapat dikirim ke bank lain, berapa biayanya, dan jalur transfer apa yang digunakan.

5. Laporan dan Bukti Transaksi

Pastikan bank menyediakan laporan payroll, bukti transaksi, atau report yang mudah diunduh. Dokumen ini penting untuk audit internal dan rekonsiliasi.

6. Kerahasiaan Data Gaji

Data gaji adalah data sensitif. Pilih bank yang memiliki kontrol akses pengguna yang baik, sehingga tidak semua user bisa melihat file atau nominal payroll.

7. Integrasi dengan Software HRIS atau Payroll

Perusahaan yang sudah menggunakan software HRIS sebaiknya memilih bank yang proses payroll-nya mudah diintegrasikan. Minimal, sistem HR dapat menghasilkan file payroll sesuai format bank.

Untuk memahami kebutuhan HRIS, baca artikel tentang pentingnya mencoba software HRD gratis sebelum membeli.

8. Benefit untuk Karyawan

Beberapa bank memberikan benefit tambahan untuk rekening payroll, seperti bebas biaya transfer, bunga tabungan, kartu debit, pinjaman payroll, kartu kredit, KPR, asuransi, atau promo tertentu. Benefit ini bisa menjadi nilai tambah bagi karyawan.

Hubungan Payroll Bank dengan Pajak dan BPJS

Payroll tidak hanya soal transfer gaji. Sebelum gaji dikirim ke rekening karyawan, perusahaan harus memastikan perhitungan pajak dan BPJS sudah benar.

PPh 21 Karyawan

Perusahaan wajib menghitung, memotong, menyetor, dan melaporkan PPh 21 atas penghasilan karyawan. Komponen seperti gaji pokok, tunjangan, bonus, THR, lembur, dan benefit tertentu dapat memengaruhi perhitungan PPh 21.

Untuk panduan pajaknya, baca artikel tentang panduan hitung, bayar, dan lapor PPh 21 serta cara menghitung dan melakukan pembetulan PPh 21.

BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan

Iuran BPJS juga biasanya masuk dalam proses payroll. Ada bagian yang ditanggung perusahaan dan ada bagian yang dipotong dari gaji karyawan. Perhitungan ini harus rapi agar take home pay karyawan tidak salah.

Untuk referensi, baca artikel tentang besar iuran BPJS Ketenagakerjaan yang dibayar perusahaan dan cara daftar BPJS Ketenagakerjaan online dan offline.

Slip Gaji dan Transparansi Potongan

Setelah gaji dibayarkan, perusahaan sebaiknya tetap memberikan slip gaji yang memuat rincian penghasilan dan potongan. Hal ini membantu karyawan memahami jumlah yang diterima dan mengurangi pertanyaan berulang kepada HR.

Alur Kerja Payroll Bank yang Umum Digunakan Perusahaan

Setiap bank memiliki prosedur teknis berbeda, tetapi secara umum alur payroll bank dapat dijelaskan sebagai berikut.

1. HR Menyiapkan Data Payroll

HR mengumpulkan data absensi, lembur, cuti, unpaid leave, tunjangan, bonus, dan perubahan data karyawan. Data ini menjadi dasar perhitungan gaji bulanan.

2. Payroll Menghitung Gaji Bersih

Tim payroll atau sistem HRIS menghitung gross salary, potongan pajak, BPJS, pinjaman, dan komponen lain sampai menghasilkan take home pay.

3. Finance Menyiapkan Dana

Finance memastikan saldo rekening perusahaan mencukupi sebelum jadwal pembayaran gaji. Jika dana tidak tersedia, transaksi payroll bisa gagal atau tertunda.

4. File Payroll Dibuat Sesuai Format Bank

Data gaji dikonversi ke format yang diterima oleh bank. Biasanya berisi nomor rekening, nama penerima, nominal, dan keterangan transaksi.

5. File Diunggah ke Internet Banking Bisnis

Maker mengunggah file payroll ke platform bank seperti KlikBCA Bisnis, Kopra, BNIdirect, Danamon Cash Connect, OCTOBIZ, atau layanan lain.

6. Checker dan Approver Melakukan Validasi

Data payroll diperiksa dan disetujui oleh user yang berwenang. Tahap ini penting untuk mencegah salah transfer atau fraud internal.

7. Bank Memproses Pembayaran Gaji

Setelah disetujui, bank memproses transfer gaji sesuai jadwal. Jika ada rekening bermasalah, sistem biasanya memberikan notifikasi atau report transaksi gagal.

8. Finance Melakukan Rekonsiliasi

Setelah pembayaran selesai, finance mencocokkan laporan payroll dengan mutasi rekening dan jurnal gaji. Proses ini penting untuk memastikan seluruh gaji berhasil dibayarkan.

Kesalahan Umum dalam Menggunakan Sistem Payroll Bank

1. Salah Format File Payroll

Setiap bank memiliki format file berbeda. Salah format dapat membuat file gagal diunggah atau transaksi ditolak. Pastikan tim payroll menggunakan template terbaru dari bank.

2. Nomor Rekening Karyawan Tidak Valid

Kesalahan nomor rekening dapat menyebabkan transaksi gagal atau salah transfer. Perusahaan sebaiknya melakukan verifikasi rekening saat onboarding karyawan.

3. Upload Terlalu Dekat dengan Cut-Off Time

Jika file payroll diunggah terlalu mepet dengan batas waktu, pembayaran gaji bisa tertunda. Buat timeline internal minimal satu sampai dua hari sebelum tanggal gajian.

4. Tidak Ada Approval Berlapis

Payroll tanpa approval berlapis meningkatkan risiko kesalahan dan penyalahgunaan. Minimal, pisahkan role pembuat data, pemeriksa, dan penyetuju transaksi.

5. Tidak Melakukan Rekonsiliasi Setelah Transfer

Perusahaan perlu mengecek apakah seluruh transfer berhasil. Jika ada transaksi gagal, HR dan finance harus segera menindaklanjuti agar karyawan tidak terlambat menerima gaji.

6. Data Gaji Terlalu Banyak Diakses Orang

Data payroll harus dibatasi aksesnya. Tidak semua user corporate banking perlu melihat detail file payroll. Gunakan role dan akses sesuai kebutuhan.

Tips Memilih Bank Payroll untuk Perusahaan

1. Sesuaikan dengan Jumlah dan Lokasi Karyawan

Jika karyawan tersebar di banyak daerah, bank dengan jaringan luas dapat menjadi pilihan. Jika karyawan mayoritas berada di kota besar dan sudah memakai bank tertentu, pilih bank yang paling familiar bagi karyawan.

2. Hitung Biaya Transfer dan Administrasi

Biaya transfer payroll bisa berbeda tergantung bank tujuan, metode transfer, dan paket layanan. Hitung biaya total, bukan hanya biaya per transaksi.

3. Perhatikan Fitur untuk Perusahaan

Pilih layanan dengan fitur corporate banking yang kuat, seperti multi user, approval berlapis, laporan transaksi, jadwal transfer, token, dan kontrol limit.

4. Perhatikan Benefit untuk Karyawan

Rekening payroll yang memberikan benefit tambahan dapat membantu meningkatkan pengalaman karyawan. Namun, pastikan benefit tersebut benar-benar relevan dan tidak menyulitkan karyawan.

5. Cek Kemudahan Pembukaan Rekening Massal

Untuk perusahaan dengan banyak karyawan, pembukaan rekening payroll massal menjadi poin penting. Tanyakan apakah bank menyediakan onboarding karyawan secara kolektif, digital, atau kunjungan ke kantor.

6. Pastikan Mendukung SOP Payroll Internal

Bank yang dipilih harus mendukung alur kerja perusahaan. Misalnya, apakah bisa dijadwalkan, apakah bisa multiple approval, apakah report mudah diunduh, dan apakah cocok dengan sistem HRIS yang digunakan.

Checklist Sebelum Menggunakan Payroll Bank

• Tentukan bank utama untuk pembayaran gaji.
• Cek jumlah karyawan dan bank rekening yang digunakan.
• Bandingkan biaya transfer payroll.
• Pastikan layanan payroll mendukung upload file massal.
• Pastikan ada fitur maker, checker, dan approver.
• Cek cut-off time transaksi payroll.
• Pastikan rekening perusahaan memiliki saldo cukup sebelum gajian.
• Gunakan template payroll resmi dari bank.
• Verifikasi nomor rekening karyawan sebelum payroll pertama.
• Batasi akses data payroll hanya untuk user berwenang.
• Siapkan SOP jika transaksi payroll gagal.
• Pastikan slip gaji sudah tersedia untuk karyawan.
• Lakukan rekonsiliasi payroll setelah pembayaran selesai.
• Simpan laporan transaksi dan bukti pembayaran.

FAQ Seputar Bank Payroll di Indonesia

Apa itu payroll bank?

Payroll bank adalah layanan perbankan yang digunakan perusahaan untuk membayar gaji karyawan secara massal melalui platform bisnis atau cash management bank.

Apa bedanya payroll software dan payroll bank?

Payroll software digunakan untuk menghitung gaji, pajak, BPJS, lembur, tunjangan, dan slip gaji. Payroll bank digunakan untuk menyalurkan pembayaran gaji ke rekening karyawan. Keduanya idealnya saling terhubung.

Bank apa saja yang menyediakan layanan payroll di Indonesia?

Beberapa bank yang menyediakan layanan payroll antara lain BCA, Bank Mandiri, BNI, BRI, Danamon, Maybank, CIMB Niaga, dan OCBC. Bank lain juga dapat memiliki layanan serupa melalui cash management atau internet banking bisnis.

Apakah payroll bank bisa transfer ke rekening bank lain?

Banyak bank menyediakan fasilitas transfer payroll ke bank lain, tetapi ketentuan biaya, waktu proses, dan metode transfer dapat berbeda. Perusahaan perlu mengecek detailnya langsung ke bank.

Apakah semua karyawan harus membuka rekening di bank payroll perusahaan?

Tidak selalu. Namun, beberapa perusahaan memilih menyeragamkan rekening payroll agar biaya lebih efisien, proses lebih cepat, dan administrasi lebih mudah. Jika tetap menggunakan rekening lintas bank, perusahaan harus menghitung biaya transfer dan potensi keterlambatan.

Apakah payroll bank otomatis menghitung PPh 21?

Tidak selalu. Bank payroll umumnya fokus pada transfer gaji. Perhitungan PPh 21 biasanya dilakukan oleh sistem payroll internal, software HRIS, atau tim payroll perusahaan sebelum file pembayaran dikirim ke bank.

Apakah payroll bank aman?

Payroll bank dapat aman jika perusahaan menggunakan kontrol akses yang benar, approval berlapis, token atau otorisasi resmi, dan SOP yang jelas. Risiko biasanya muncul dari data yang tidak valid, akses user yang terlalu luas, atau kelalaian internal.

Apa yang harus dilakukan jika transfer gaji gagal?

Perusahaan perlu mengecek report transaksi dari bank, mengidentifikasi rekening gagal, memperbaiki data, lalu melakukan pembayaran ulang. HR juga sebaiknya memberi informasi kepada karyawan yang terdampak.

Kesimpulan

Bank di Indonesia yang menawarkan sistem payroll cukup beragam. Beberapa pilihan yang umum digunakan perusahaan antara lain BCA melalui Payroll BCA dan KlikBCA Bisnis, Bank Mandiri melalui Kopra by Mandiri, BNI melalui BNIdirect, BRI melalui CMS BRI atau QLola, Danamon melalui Danamon Cash Connect, Maybank melalui Maybank Payroll, CIMB Niaga melalui Tabungan Payroll dan OCTOBIZ, serta OCBC melalui OCBC Payroll atau Nyala Payroll.

Bagian penting yang perlu diperbarui dari naskah lama adalah nama dan platform layanan bank. Beberapa layanan corporate banking telah berkembang, sehingga artikel sebaiknya tidak hanya menyebut sistem lama seperti Mandiri Internet Bisnis, tetapi juga menyebut ekosistem terbaru seperti Kopra by Mandiri, BNIdirect, Danamon Cash Connect, OCTOBIZ, QLola BRI, dan OCBC Business.

Bagi perusahaan, memilih bank payroll tidak cukup hanya berdasarkan nama bank. Pertimbangkan jumlah karyawan, sebaran lokasi, biaya transfer, kemudahan upload file, fitur approval, laporan transaksi, keamanan data, integrasi dengan software HR, serta benefit untuk karyawan.

Dengan bank payroll yang tepat dan sistem HR yang rapi, proses penggajian dapat berjalan lebih cepat, akurat, aman, dan transparan. Tim HR dapat fokus pada pengelolaan karyawan, sementara tim finance dapat menjaga kontrol pembayaran dan rekonsiliasi dengan lebih baik.

Referensi Eksternal

1. BCA – Payroll BCA
2. BCA – KlikBCA Bisnis
3. Bank Mandiri – Payroll melalui Kopra by Mandiri
4. BNI – BNI Payroll
5. BNI – BNIdirect
6. BRI – Cash Management System dan Payroll Payment
7. BRI – QLola by BRI
8. Danamon – Payroll
9. Danamon – Danamon Cash Connect
10. Maybank Indonesia – Maybank Payroll
11. CIMB Niaga – FAQ OCTOBIZ
12. CIMB Niaga – OCTO@Work
13. OCBC Indonesia – OCBC Payroll / Nyala Payroll
14. JDIH Kemnaker – PP Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan