Apa alasan mengapa payroll software Dibutuhkan Perusahaan sekarang ini? Bloghrd.com akan mengulasnya di sini.
Indonesia belum benar-benar bebas dari ancaman COVID-19 atau Virus Corona.
Jumlah pasien yang positif virus ini terus bertambah, meskipun persentase yang sembuh juga mengalami kenaikan.
Belum bebas dari ancaman COVID-19, pemerintah mengumumkan penerapan new normal.
Pemerintah pun mengumumkan protokol kesehatan untuk tempat-tempat bekerja agar bisa kembali beroperasi, dengan pengecualian sektor-sektor tertentu.
Alasannya, tidak mungkin untuk menutup tempat kerja selamanya. Pemerintah ingin menjaga agar ekonomi tetap berjalan.
Lantas Apa Alasan Payroll Software Dibutuhkan Perusahaan?
Mengacu kepada gagasan ini, maka penerapan work from office atau WFO atau back-to-office akan segera dilaksanakan oleh sebagian perusahaan yang beroperasi, khususnya di Ibukota Jakarta.
Tentunya, setelah mengalami transisi yang dimulai dari kantor ke rumah dan telah terbiasa setelah hampir lebih dari 3 bulan, dengan berlakunya sistem kerja WFO ini berarti menimbulkan fase transisi lainnya yang perlu disesuaikan kembali.
Lantas, apa saja yang harus dipersiapkan suatu perusahaan dalam proses kembali ke kantor?
Salah satunya adalah dengan sistem administrasi HR yang siap sedia. Sehingga tidak ada kesalahan atau kelalaian dalam pengelolaan karyawan.
Misalnya gaji yang tidak sesuai atau terlambat. Untuk itu, payroll software yang baik sangat dibutuhkan perusahaan saat ini.
Berikut ini adalah berbagai alasan mengapa payroll software sangat dibutuhkan perusahaan saat ini.
Pengarsipan Data yang Teratur
Pemindahan data dan informasi dari satu fase kerja ke fase yang baru tentunya membutuhkan proses yang penuh ketelitian.
Tidak ada HR perusahaan yang menginginkan dokumen terlewat atau tidak masuk ke sistem.
Untuk menghindari hal tersebut, payroll software yang baik terutama yang berbasis teknologi cloud sangat diperlukan oleh perusahaan, misalnya yang dimiliki payroll software modern.
Teknologi cloud membantu semua data tersimpan secara terpusat di satu media.
Semua informasi tentang karyawan mulai dari nama, hingga jumlah tanggungan anggota keluarga tidak akan terlewat ketika melakukan penghitungan gaji.
Selain itu, sistem berbasis cloud juga membantu menjaga data tetap terintegrasi dengan komponen penghitung gaji karyawan, sehingga mengurangi kekeliruan kalkulasi.
Penghitungan yang otomatis akan menghilangkan kemungkinan kesalahan penghitungan secara keseluruhan, sehingga menjaga jumlah take home pay karyawan dari kekurangan ataupun kelebihan.
Baca Juga : Kenapa Perusahaan Sebaiknya Menggunakan Program Payroll
Membantu Sistem Kerja Shift
Mematuhi aturan Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB), tentunya jumlah karyawan yang dapat datang ke kantor harus dibatasi agar tidak terjadi kerumunan yang dapat meningkatkan penularan virus. Untuk itu, diperlukan perencanaan sistem kerja shift atau masuk kerja bergiliran agar teratur.
Hal ini bisa menimbulkan risiko di dalam absensi yang akhirnya akan berpengaruh juga terhadap penghitungan gaji.
HR perlu menyiasati sistem absensi dengan memperhatikan produktivitas karyawan serta menghindari kontak langsung contohnya dengan menggunakan mesin sidik jari.
Disinilah payroll software yang komprehensif perannya akan diperlukan.
Fitur absensi online yang memungkinkan karyawan untuk mengajukan absensi dimanapun dan kapanpun, terlepas dari giliran baik bekerja di kantor maupun dari rumah.
Dari sisi HR pun, pendokumentasian jumlah absensi dapat dilakukan tanpa khawatir terlewat satupun.
Dengan jumlah absensi yang terdokumentasi secara akurat, payroll software yang terintegrasi akan otomatis menghubungkannya dengan penghitungan gaji.
Baca Juga : 5 Aplikasi Slip Gaji Online dengan Fitur Lengkap untuk UKM
Memudahkan Pengajuan Time Off
Selama WFO, tentunya pengajuan cuti atau izin sakit dari karyawan masih akan muncul. Sistem otomatis yang ditawarkan payroll software seperti pada sistem HRIS tentu akan memudahkan karyawan yang sedang mendapat giliran WFH untuk mengajukan cuti atau izin sakit.
Aplikasi HRIS yang terintegrasi memiliki fitur yang memungkinkan karyawan untuk mengajukan Time Off via online.
Bagi karyawan yang WFO, sistem ini akan mengurangi kontak langsung dengan HR yang biasanya dialami dengan sistem manual, atau pengajuan melalui bentuk surat/formulir, sehingga meniadakan kemungkinan penularan.
Baca Juga : Rekomendasi Software Pembayaran Gaji Terbaru Terbaik
Menggunakan Payroll Software Bisa Mengurangi Kemungkinan Salah Kalkulasi Gaji
Dalam penghitungan gaji, ada beberapa komponen yang harus dimasukkan ke dalam gaji karyawan sehingga mencapai hasil take home pay yang akurat.
Komponen seperti BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan biaya jabatan, Jaminan Hari Tua (JHT), Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK) dan lainnya memiliki kemungkinan terlewat atau tidak masuk ke dalam penghitungan gaji ketika masih menggunakan sistem penghitungan gaji secara manual atau Excel.
Hindari hal tersebut dengan menyerahkan sistem penghitungan gaji kepada payroll software yang otomatis dan terintegrasi mulai dari data karyawan hingga penghitungan gaji yang komprehensif.
Memilih software HRD terbaik dengan fitur payroll tentu adalah pilihan yang tepat.
Baca Juga : Contoh Cara Membuat Slip Gaji di Excel
Menyediakan Slip Gaji Tanpa Tunggu Lama
Sudah sewajarnya karyawan mengetahui informasi lebih detail terkait gaji yang mereka terima, oleh karena itu mereka akan mengajukan permintaan slip gaji kepada HR setelah menerima gaji.
Tanpa payroll software, permintaan slip gaji tidak dilakukan secara otomatis dan memiliki waktu tunggu yang lama. Pengajuan yang dilakukan melalui surat/formulir juga berisiko menimbulkan kontak langsung dan penularan Virus.
Dengan penggunaan payroll software yang memiliki fitur seperti aplikasi slip gaji, tentu saja slip gaji dapat diunduh secara otomatis karena fitur tersebut sudah terintegrasi di dalamnya.
Dalam hitungan menit setelah menerima gaji, karyawan sudah bisa mengakses dan mengunduh slip gaji dan mengetahui setiap pengeluaran untuk komponen beserta jumlah akhir take home pay nya.
Itulah alasan mengapa payroll software dibutuhkan saat new normal. Karena akan memberikan kemudahan bagi perusahaan untuk mengatur jam kerja dan shift karyawan hingga penghitungan gaji.
Dengan automasi dari aplikasi payroll tersebut akan memungkinkan perusahaan untuk melakukan pencatatan kehadiran dan penghitungan gaji yang akurat dan terdokumentasikan dengan baik.
Baca Juga : Manfaat Slip Pembayaran Elektronik Bagi Perusahaan
