Surat peringatan karyawan atau SP karyawan adalah salah satu dokumen penting dalam manajemen kedisiplinan di perusahaan. Dokumen ini digunakan ketika karyawan melakukan pelanggaran terhadap perjanjian kerja, peraturan perusahaan, perjanjian kerja bersama, atau kebijakan internal yang berlaku.
Namun, surat peringatan tidak boleh dibuat asal-asalan. HR perlu memastikan bahwa pelanggaran yang dilakukan memang jelas, bukti pendukung tersedia, aturan yang dilanggar tertulis, dan proses pemberian SP dilakukan secara proporsional. Tujuannya bukan sekadar menghukum karyawan, tetapi memberikan kesempatan agar karyawan memperbaiki perilaku, disiplin, dan kinerjanya.
Dalam praktik HR modern, SP sebaiknya diposisikan sebagai bagian dari proses pembinaan karyawan. Artinya, sebelum perusahaan sampai pada keputusan yang lebih berat seperti pemutusan hubungan kerja atau PHK, perusahaan perlu menunjukkan bahwa sudah ada upaya perbaikan, komunikasi, evaluasi, dan dokumentasi yang memadai.
Artikel ini akan membahas pengertian surat peringatan karyawan, dasar hukum terbaru, tingkatan SP 1, SP 2, dan SP 3, cara membuat SP yang benar, kesalahan yang harus dihindari HR, serta contoh surat peringatan yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Untuk memahami peran HR dalam proses pembinaan karyawan secara lebih luas, baca juga artikel pentingnya belajar menjadi HR yang baik dan profesional.
Daftar Isi
Apa Itu Surat Peringatan Karyawan?
Surat peringatan karyawan adalah dokumen resmi dari perusahaan kepada karyawan yang berisi teguran tertulis atas pelanggaran, kelalaian, atau penurunan disiplin kerja yang dilakukan karyawan. Surat ini menjadi bukti bahwa perusahaan telah memberikan peringatan dan kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki diri.
Surat peringatan biasanya diterbitkan setelah teguran lisan tidak cukup efektif, pelanggaran dianggap cukup serius, atau perusahaan perlu mendokumentasikan tindakan pembinaan secara tertulis. Dalam konteks hubungan industrial, dokumentasi seperti ini penting karena dapat menjadi dasar jika pelanggaran berulang dan perusahaan perlu mengambil tindakan lanjutan.
Tujuan surat peringatan karyawan
- Memberikan teguran resmi kepada karyawan.
- Menjelaskan pelanggaran yang dilakukan secara tertulis.
- Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki diri.
- Membantu perusahaan menjaga disiplin dan aturan kerja.
- Menjadi dokumentasi HR jika terjadi pelanggaran berulang.
- Mencegah keputusan PHK dilakukan secara mendadak tanpa proses pembinaan.
Surat peringatan juga berkaitan erat dengan evaluasi kinerja dan kedisiplinan. Jika perusahaan menggunakan indikator performa yang jelas, HR dapat membedakan mana masalah perilaku, mana masalah kompetensi, dan mana masalah target kerja. Untuk memahami indikator kinerja, baca artikel peran KPI atau Key Performance Indicator di perusahaan.
Dasar Hukum Surat Peringatan Karyawan Terbaru
Naskah lama tentang surat peringatan karyawan sering merujuk pada Pasal 161 UU Ketenagakerjaan. Namun, HR perlu memperbarui rujukan tersebut karena dalam perubahan melalui UU 6 Tahun 2023, Pasal 161 sudah dihapus. Saat ini, pembahasan SP dalam konteks pelanggaran dan kemungkinan PHK lebih relevan dikaitkan dengan Pasal 151, Pasal 154A, dan PP 35 Tahun 2021.
1. Pasal 151 UU 6 Tahun 2023
Pasal 151 menegaskan bahwa pengusaha, pekerja, serikat pekerja, dan pemerintah harus mengupayakan agar tidak terjadi pemutusan hubungan kerja. Artinya, SP sebaiknya tidak langsung dipahami sebagai langkah menuju PHK, tetapi sebagai bagian dari upaya pembinaan sebelum hubungan kerja berakhir.
2. Pasal 154A UU 6 Tahun 2023
Pasal 154A mengatur beberapa alasan terjadinya PHK. Salah satunya adalah ketika pekerja melakukan pelanggaran ketentuan dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama dan sebelumnya telah diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.
Dalam ketentuan tersebut, masing-masing surat peringatan berlaku paling lama 6 bulan, kecuali ditetapkan lain dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama.
3. PP 35 Tahun 2021 Pasal 52
PP 35 Tahun 2021 menjelaskan bahwa pengusaha dapat melakukan PHK karena pekerja melakukan pelanggaran ketentuan dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama setelah sebelumnya diberikan SP pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.
PP 35 Tahun 2021 juga mengatur hak pekerja jika PHK dilakukan karena pelanggaran setelah SP berturut-turut, yaitu pekerja berhak atas uang pesangon sebesar 0,5 kali ketentuan Pasal 40 ayat (2), uang penghargaan masa kerja 1 kali ketentuan Pasal 40 ayat (3), dan uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 40 ayat (4).
Apakah Surat Peringatan Selalu Harus SP 1, SP 2, lalu SP 3?
Secara umum, surat peringatan diberikan secara bertahap, yaitu SP 1, SP 2, lalu SP 3. Pola ini digunakan untuk pelanggaran yang masih dapat diperbaiki dan tidak termasuk pelanggaran mendesak.
Namun, perusahaan tetap perlu melihat aturan yang tercantum dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama. Beberapa perusahaan dapat mengatur jenis pelanggaran tertentu yang langsung dikenakan SP 2, SP 3, atau tindakan lain sesuai bobot pelanggaran, sepanjang aturan tersebut jelas, tertulis, dan tidak bertentangan dengan ketentuan hukum.
SP bertahap cocok untuk pelanggaran seperti:
- Terlambat masuk kerja berulang.
- Tidak mengikuti prosedur kerja.
- Menurunnya disiplin kerja.
- Tidak mencapai standar kerja setelah pembinaan.
- Tidak memakai atribut kerja yang diwajibkan.
- Mengabaikan instruksi kerja yang wajar.
- Melanggar tata tertib perusahaan yang sifatnya masih dapat dibina.
Pelanggaran mendesak perlu diatur terpisah
Untuk pelanggaran yang bersifat mendesak, perusahaan dapat mengatur konsekuensi khusus dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama. Contohnya pencurian, kekerasan, pelecehan, pemalsuan dokumen, membocorkan rahasia perusahaan, atau pelanggaran berat lain yang merugikan perusahaan.
Namun, HR tetap perlu berhati-hati. Pelanggaran mendesak harus didukung bukti kuat dan prosedur yang tepat. Jangan sampai perusahaan mengambil keputusan sepihak tanpa investigasi yang memadai.
Masa Berlaku Surat Peringatan Karyawan
Secara umum, masing-masing surat peringatan berlaku paling lama 6 bulan, kecuali diatur lain dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama.
Contoh alur masa berlaku SP
| Tahap | Masa Berlaku Umum | Konsekuensi Jika Melanggar Lagi |
|---|---|---|
| SP 1 | 6 bulan sejak diterbitkan | Dapat diterbitkan SP 2 jika karyawan melanggar kembali dalam masa berlaku SP 1. |
| SP 2 | 6 bulan sejak diterbitkan | Dapat diterbitkan SP 3 jika karyawan melanggar kembali dalam masa berlaku SP 2. |
| SP 3 | 6 bulan sejak diterbitkan | Jika karyawan melanggar kembali, perusahaan dapat mempertimbangkan tindakan lanjutan sesuai ketentuan. |
Jika masa berlaku SP 1 sudah lewat dan karyawan baru melakukan pelanggaran lagi setelah masa tersebut berakhir, maka pelanggaran baru umumnya tidak otomatis naik menjadi SP 2, kecuali diatur lain dalam kebijakan perusahaan yang sah.
Kapan Perusahaan Perlu Mengeluarkan Surat Peringatan?
Surat peringatan perlu dikeluarkan ketika pelanggaran karyawan sudah cukup jelas, sudah ada bukti pendukung, dan teguran lisan atau pembinaan informal tidak lagi cukup. HR sebaiknya tidak membuat SP hanya berdasarkan emosi, keluhan sepihak, atau tekanan dari atasan tanpa verifikasi.
Situasi yang dapat menjadi dasar pemberian SP
- Karyawan sering terlambat tanpa alasan yang sah.
- Karyawan tidak masuk kerja tanpa keterangan.
- Karyawan tidak menjalankan SOP kerja.
- Karyawan menolak instruksi kerja yang wajar.
- Karyawan melakukan pelanggaran disiplin berulang.
- Karyawan mengabaikan standar keselamatan kerja.
- Karyawan menurunkan kualitas kerja secara signifikan setelah diberi pembinaan.
- Karyawan melanggar aturan perusahaan yang tertulis.
Jika pelanggaran berkaitan dengan absensi, HR perlu memastikan data kehadiran benar-benar akurat. Untuk mencegah salah data, perusahaan bisa menggunakan aplikasi absensi terintegrasi. Jika ada kendala data, baca juga artikel cara mengembalikan data absensi yang hilang.
Prinsip Penting Sebelum Memberikan Surat Peringatan
Surat peringatan adalah dokumen resmi. Karena itu, HR perlu menerapkan prinsip kehati-hatian sebelum menerbitkannya.
1. Aturan yang dilanggar harus tertulis
SP sebaiknya merujuk pada aturan yang jelas, misalnya Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, Perjanjian Kerja Bersama, SOP, kode etik, atau kebijakan internal. Jika aturan tidak pernah tertulis atau tidak pernah disosialisasikan, perusahaan akan lebih sulit membuktikan bahwa karyawan memang melanggar.
2. Pelanggaran harus didukung bukti
Bukti dapat berupa data absensi, rekaman sistem, laporan atasan, hasil investigasi, dokumen kerja, email, chat kerja, CCTV, notulen klarifikasi, atau bukti lain yang relevan.
3. Karyawan perlu diberi kesempatan klarifikasi
Sebelum menerbitkan SP, HR sebaiknya memberi kesempatan kepada karyawan untuk menjelaskan kondisi yang terjadi. Klarifikasi ini penting agar perusahaan tidak mengambil keputusan hanya berdasarkan satu sisi.
4. Sanksi harus proporsional
Tidak semua pelanggaran harus langsung berujung SP berat. HR perlu melihat jenis pelanggaran, frekuensi, dampak terhadap perusahaan, riwayat kerja karyawan, dan itikad karyawan untuk memperbaiki diri.
5. Dokumentasi harus rapi
Setiap proses pembinaan, teguran, klarifikasi, dan penerbitan SP harus terdokumentasi. Dokumentasi ini akan membantu perusahaan jika terjadi perselisihan di kemudian hari.
Struktur Surat Peringatan Karyawan yang Baik
Surat peringatan harus singkat, jelas, dan tidak menggunakan bahasa yang menghina. Hindari kalimat emosional. Gunakan bahasa formal yang menjelaskan fakta, aturan, dan konsekuensi.
Komponen yang sebaiknya ada dalam surat peringatan
- Kop surat perusahaan.
- Nomor surat.
- Tanggal penerbitan surat.
- Identitas karyawan.
- Jabatan dan divisi karyawan.
- Jenis surat peringatan, misalnya SP 1, SP 2, atau SP 3.
- Uraian pelanggaran secara jelas.
- Dasar aturan yang dilanggar.
- Bukti atau ringkasan kejadian.
- Instruksi perbaikan yang harus dilakukan.
- Masa berlaku surat peringatan.
- Konsekuensi jika pelanggaran diulang.
- Tanda tangan pejabat perusahaan dan karyawan.
Bahasa yang sebaiknya digunakan
Gunakan kalimat yang objektif, misalnya:
- “Berdasarkan data absensi periode…”
- “Karyawan tercatat tidak hadir tanpa keterangan pada…”
- “Tindakan tersebut melanggar ketentuan…”
- “Perusahaan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki…”
- “Apabila pelanggaran kembali terjadi selama masa berlaku SP, perusahaan dapat mengambil tindakan lanjutan…”
Bahasa yang sebaiknya dihindari
- Kalimat menghina atau merendahkan.
- Tuduhan tanpa bukti.
- Ancaman berlebihan.
- Kalimat emosional.
- Istilah yang tidak profesional.
- Informasi pribadi yang tidak relevan.
Cara Membuat Surat Peringatan Karyawan
Berikut langkah praktis yang dapat digunakan HR sebelum menerbitkan SP.
1. Identifikasi pelanggaran
Tentukan pelanggaran apa yang dilakukan karyawan. Apakah terkait kedisiplinan, absensi, SOP, etika kerja, target kinerja, keselamatan kerja, atau pelanggaran aturan lain?
2. Cek dasar aturan
Pastikan pelanggaran tersebut memang diatur dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, PKB, SOP, kode etik, atau kebijakan tertulis lainnya.
3. Kumpulkan bukti
Kumpulkan bukti yang relevan. Jika pelanggaran berkaitan dengan kehadiran, ambil data absensi. Jika berkaitan dengan performa, ambil hasil evaluasi kerja, laporan atasan, atau data KPI.
4. Lakukan klarifikasi
Panggil karyawan untuk klarifikasi. Dengarkan penjelasannya dan catat hasilnya dalam notulen. Jika karyawan memiliki alasan yang sah, HR perlu mempertimbangkannya secara objektif.
5. Tentukan jenis SP
Tentukan apakah kasus tersebut layak mendapat SP 1, SP 2, SP 3, atau cukup teguran tertulis biasa. Sesuaikan dengan aturan perusahaan dan bobot pelanggaran.
6. Susun surat dengan bahasa formal
Tulis surat secara jelas, lengkap, dan profesional. Hindari bahasa emosional. Fokus pada fakta, aturan, dan perbaikan yang diharapkan.
7. Serahkan surat kepada karyawan
Surat sebaiknya diserahkan secara langsung oleh HR bersama atasan terkait. Jelaskan isi surat, masa berlaku, dan apa yang harus diperbaiki karyawan.
8. Simpan arsip
Arsipkan surat dan dokumen pendukung dalam file karyawan. Pengelolaan database karyawan yang rapi akan membantu HR di kemudian hari. Untuk sistem digital, Anda dapat membaca artikel nama aplikasi HRD dan HRIS di Indonesia.
Hal yang Perlu Dilakukan Setelah Surat Peringatan Diberikan
Pekerjaan HR tidak selesai setelah SP diberikan. Justru setelah surat diterbitkan, HR perlu memantau perubahan perilaku dan kinerja karyawan.
1. Buat rencana perbaikan
Jika pelanggaran berkaitan dengan kinerja, buat rencana perbaikan yang jelas. Misalnya target yang harus dicapai, batas waktu evaluasi, pelatihan yang diberikan, atau pendampingan dari atasan.
2. Pantau absensi dan disiplin
Jika pelanggaran berkaitan dengan kedisiplinan, HR perlu memantau absensi, keterlambatan, izin, dan pola kehadiran. Pastikan data yang digunakan valid.
3. Lakukan evaluasi berkala
Evaluasi dapat dilakukan setiap minggu atau setiap bulan, tergantung jenis pelanggaran. Hasil evaluasi perlu dicatat agar ada bukti apakah karyawan membaik atau tetap melakukan pelanggaran.
4. Berikan feedback yang jelas
Jangan hanya menunggu karyawan melakukan kesalahan berikutnya. HR dan atasan perlu memberi feedback agar karyawan tahu apakah perbaikannya sudah sesuai harapan.
5. Pertimbangkan pelatihan jika masalahnya kompetensi
Jika masalah karyawan bukan disiplin, tetapi kurang kemampuan, perusahaan bisa memberikan pelatihan. Untuk memahami tahapan pengembangan SDM, baca artikel tujuan serta tahapan pelatihan dan pengembangan SDM.
Contoh Surat Peringatan Karyawan SP 1
Berikut contoh SP 1 untuk pelanggaran kedisiplinan. Silakan sesuaikan dengan kebijakan dan data perusahaan.
[Logo / Kop Perusahaan] SURAT PERINGATAN PERTAMA (SP 1) Nomor: 001/HRD-SP/I/2027 Kepada: Nama : [Nama Karyawan] Jabatan : [Jabatan] Divisi : [Divisi] NIK : [Nomor Induk Karyawan] Dengan hormat, Berdasarkan hasil pemeriksaan data kehadiran dan laporan dari atasan langsung, Saudara/i tercatat melakukan pelanggaran kedisiplinan berupa keterlambatan masuk kerja sebanyak [jumlah] kali pada periode [periode], yaitu pada tanggal [tanggal pelanggaran]. Tindakan tersebut melanggar ketentuan [sebutkan pasal/aturan dalam Peraturan Perusahaan, Perjanjian Kerja, atau SOP] mengenai kewajiban karyawan untuk hadir tepat waktu sesuai jadwal kerja yang telah ditentukan. Sehubungan dengan hal tersebut, perusahaan memberikan Surat Peringatan Pertama (SP 1) kepada Saudara/i. Surat peringatan ini berlaku selama 6 (enam) bulan sejak tanggal diterbitkan. Perusahaan memberikan kesempatan kepada Saudara/i untuk memperbaiki kedisiplinan kerja, hadir tepat waktu, dan mematuhi seluruh ketentuan yang berlaku. Apabila dalam masa berlaku surat peringatan ini Saudara/i kembali melakukan pelanggaran, perusahaan dapat memberikan surat peringatan berikutnya atau mengambil tindakan lain sesuai peraturan perusahaan dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Demikian surat peringatan ini dibuat untuk diperhatikan dan dilaksanakan sebagaimana mestinya. [Tempat, Tanggal] Mengetahui, Yang Menerima, [Manager / Atasan Langsung] [Nama Karyawan] HRD, [Nama HRD]
Contoh Surat Peringatan Karyawan SP 2
SP 2 dapat diberikan jika karyawan kembali melakukan pelanggaran dalam masa berlaku SP 1 atau melakukan pelanggaran lain yang berdasarkan peraturan perusahaan layak dikenakan SP 2.
[Logo / Kop Perusahaan] SURAT PERINGATAN KEDUA (SP 2) Nomor: 002/HRD-SP/II/2027 Kepada: Nama : [Nama Karyawan] Jabatan : [Jabatan] Divisi : [Divisi] NIK : [Nomor Induk Karyawan] Dengan hormat, Menindaklanjuti Surat Peringatan Pertama (SP 1) Nomor [nomor SP 1] tanggal [tanggal SP 1], perusahaan telah memberikan kesempatan kepada Saudara/i untuk memperbaiki kedisiplinan dan mematuhi ketentuan perusahaan. Namun, berdasarkan data dan hasil evaluasi, Saudara/i kembali melakukan pelanggaran berupa [uraian pelanggaran] pada tanggal [tanggal pelanggaran]. Pelanggaran tersebut bertentangan dengan ketentuan [sebutkan aturan yang dilanggar]. Berdasarkan hal tersebut, perusahaan memberikan Surat Peringatan Kedua (SP 2) kepada Saudara/i. Surat peringatan ini berlaku selama 6 (enam) bulan sejak tanggal diterbitkan. Saudara/i diminta untuk segera memperbaiki perilaku kerja, mematuhi ketentuan perusahaan, dan tidak mengulangi pelanggaran yang sama maupun pelanggaran lainnya. Apabila dalam masa berlaku SP 2 Saudara/i kembali melakukan pelanggaran, perusahaan dapat memberikan Surat Peringatan Ketiga (SP 3) atau tindakan lain sesuai ketentuan yang berlaku. Demikian surat peringatan ini disampaikan untuk menjadi perhatian. [Tempat, Tanggal] Mengetahui, Yang Menerima, [Manager / Atasan Langsung] [Nama Karyawan] HRD, [Nama HRD]
Contoh Surat Peringatan Karyawan SP 3
SP 3 biasanya menjadi peringatan terakhir sebelum perusahaan mempertimbangkan tindakan lanjutan. Karena itu, HR perlu lebih teliti dalam memastikan bukti dan prosedurnya lengkap.
[Logo / Kop Perusahaan] SURAT PERINGATAN KETIGA (SP 3) Nomor: 003/HRD-SP/III/2027 Kepada: Nama : [Nama Karyawan] Jabatan : [Jabatan] Divisi : [Divisi] NIK : [Nomor Induk Karyawan] Dengan hormat, Berdasarkan catatan perusahaan, Saudara/i sebelumnya telah menerima Surat Peringatan Pertama (SP 1) Nomor [nomor SP 1] tanggal [tanggal SP 1] dan Surat Peringatan Kedua (SP 2) Nomor [nomor SP 2] tanggal [tanggal SP 2]. Meskipun perusahaan telah memberikan kesempatan untuk melakukan perbaikan, Saudara/i kembali melakukan pelanggaran berupa [uraian pelanggaran] pada tanggal [tanggal pelanggaran]. Pelanggaran tersebut melanggar ketentuan [sebutkan pasal/aturan dalam Peraturan Perusahaan, Perjanjian Kerja, atau PKB]. Sehubungan dengan hal tersebut, perusahaan memberikan Surat Peringatan Ketiga (SP 3) kepada Saudara/i. Surat peringatan ini berlaku selama 6 (enam) bulan sejak tanggal diterbitkan dan merupakan peringatan terakhir. Saudara/i diminta untuk tidak mengulangi pelanggaran yang sama maupun pelanggaran lainnya. Apabila dalam masa berlaku SP 3 Saudara/i kembali melakukan pelanggaran, perusahaan dapat mengambil tindakan lanjutan sesuai Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, Perjanjian Kerja Bersama, dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Demikian surat peringatan ini dibuat untuk diperhatikan dan dilaksanakan. [Tempat, Tanggal] Mengetahui, Yang Menerima, [Manager / Atasan Langsung] [Nama Karyawan] HRD, [Nama HRD]
Contoh Surat Peringatan karena Kinerja Menurun
Jika masalahnya berkaitan dengan performa, surat peringatan sebaiknya tidak hanya menyebut “kinerja buruk”, tetapi juga menjelaskan indikator yang tidak tercapai dan rencana perbaikannya.
[Logo / Kop Perusahaan] SURAT PERINGATAN PERTAMA (SP 1) Nomor: 004/HRD-SP/I/2027 Kepada: Nama : [Nama Karyawan] Jabatan : [Jabatan] Divisi : [Divisi] NIK : [Nomor Induk Karyawan] Dengan hormat, Berdasarkan hasil evaluasi kinerja periode [periode evaluasi], Saudara/i belum memenuhi standar kinerja yang telah ditetapkan perusahaan, yaitu [sebutkan indikator atau target yang tidak tercapai]. Perusahaan sebelumnya telah memberikan feedback dan pembinaan pada tanggal [tanggal pembinaan], namun hingga evaluasi terakhir belum terdapat perbaikan yang memadai sesuai standar yang disepakati. Sehubungan dengan hal tersebut, perusahaan memberikan Surat Peringatan Pertama (SP 1) kepada Saudara/i. Surat ini berlaku selama 6 (enam) bulan sejak tanggal diterbitkan. Selama masa berlaku surat peringatan ini, Saudara/i diminta untuk melakukan perbaikan sebagai berikut: 1. [Target perbaikan 1] 2. [Target perbaikan 2] 3. [Batas waktu evaluasi] 4. [Pendampingan atau pelatihan jika ada] Apabila dalam masa evaluasi tidak terdapat perbaikan yang memadai, perusahaan dapat mengambil tindakan lanjutan sesuai ketentuan yang berlaku. Demikian surat ini disampaikan untuk menjadi perhatian dan dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. [Tempat, Tanggal] Mengetahui, Yang Menerima, [Manager / Atasan Langsung] [Nama Karyawan] HRD, [Nama HRD]
Contoh Surat Peringatan karena Mangkir
Untuk kasus mangkir, HR harus membedakan antara tidak hadir biasa, alpa, dan mangkir berturut-turut. Jika pekerja mangkir 5 hari kerja atau lebih berturut-turut tanpa keterangan tertulis yang sah dan sudah dipanggil secara patut, konsekuensinya dapat berbeda. Karena itu, jangan langsung menerbitkan SP tanpa memeriksa prosedur panggilan dan bukti ketidakhadiran.
[Logo / Kop Perusahaan] SURAT PERINGATAN PERTAMA (SP 1) Nomor: 005/HRD-SP/I/2027 Kepada: Nama : [Nama Karyawan] Jabatan : [Jabatan] Divisi : [Divisi] NIK : [Nomor Induk Karyawan] Dengan hormat, Berdasarkan data absensi perusahaan, Saudara/i tercatat tidak masuk kerja tanpa keterangan pada tanggal [tanggal ketidakhadiran]. Sampai surat ini diterbitkan, perusahaan belum menerima keterangan tertulis atau dokumen pendukung yang sah terkait ketidakhadiran tersebut. Tindakan tersebut melanggar ketentuan [sebutkan aturan perusahaan] mengenai kewajiban karyawan untuk hadir sesuai jadwal kerja dan menyampaikan pemberitahuan apabila berhalangan hadir. Sehubungan dengan hal tersebut, perusahaan memberikan Surat Peringatan Pertama (SP 1) kepada Saudara/i. Surat ini berlaku selama 6 (enam) bulan sejak tanggal diterbitkan. Saudara/i diminta untuk segera memperbaiki kedisiplinan kehadiran dan mematuhi prosedur izin atau ketidakhadiran yang berlaku di perusahaan. Apabila pelanggaran kembali terjadi, perusahaan dapat memberikan tindakan lanjutan sesuai ketentuan yang berlaku. [Tempat, Tanggal] Mengetahui, Yang Menerima, [Manager / Atasan Langsung] [Nama Karyawan] HRD, [Nama HRD]
Checklist HR Sebelum Menerbitkan Surat Peringatan
Gunakan checklist berikut agar SP tidak diterbitkan secara terburu-buru.
Checklist dasar pelanggaran
- Apakah aturan yang dilanggar sudah tertulis?
- Apakah karyawan sudah pernah disosialisasikan aturan tersebut?
- Apakah pelanggaran terjadi dalam hubungan kerja?
- Apakah pelanggaran termasuk ringan, sedang, berat, atau mendesak?
- Apakah jenis SP sesuai dengan bobot pelanggaran?
Checklist bukti
- Apakah bukti absensi, laporan, atau dokumen pendukung tersedia?
- Apakah bukti berasal dari sumber yang dapat dipertanggungjawabkan?
- Apakah sudah ada klarifikasi dari karyawan?
- Apakah notulen klarifikasi sudah disimpan?
- Apakah atasan langsung memberikan laporan tertulis?
Checklist isi surat
- Apakah identitas karyawan sudah benar?
- Apakah tanggal pelanggaran jelas?
- Apakah aturan yang dilanggar disebutkan?
- Apakah masa berlaku SP dicantumkan?
- Apakah instruksi perbaikan ditulis dengan jelas?
- Apakah konsekuensi pelanggaran berulang dijelaskan?
Checklist administrasi
- Apakah surat ditandatangani pejabat berwenang?
- Apakah karyawan menerima salinan surat?
- Apakah surat diarsipkan di database karyawan?
- Apakah HR membuat jadwal evaluasi lanjutan?
- Apakah sistem absensi dan payroll sudah diperbarui jika ada konsekuensi terkait kehadiran?
Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Memberikan SP
Surat peringatan yang salah prosedur dapat merugikan perusahaan maupun karyawan. Berikut beberapa kesalahan yang perlu dihindari.
1. Memberikan SP tanpa bukti
SP tidak boleh dibuat hanya berdasarkan asumsi. HR harus memiliki bukti yang cukup dan relevan sebelum menerbitkan surat.
2. Menggunakan bahasa yang menyerang pribadi
Surat peringatan harus fokus pada perilaku atau pelanggaran kerja, bukan menyerang karakter pribadi karyawan.
3. Tidak memberi kesempatan klarifikasi
Karyawan perlu diberi ruang untuk menjelaskan. Bisa saja ada alasan yang sah, kesalahan data, atau kondisi khusus yang perlu dipertimbangkan.
4. Tidak konsisten antar karyawan
Jika dua karyawan melakukan pelanggaran yang sama tetapi diperlakukan berbeda tanpa alasan objektif, perusahaan bisa dianggap tidak adil.
5. Tidak merujuk pada aturan tertulis
Surat peringatan sebaiknya selalu merujuk pada aturan tertulis. Jika tidak, SP bisa dipersoalkan karena tidak memiliki dasar yang jelas.
6. Tidak melakukan pembinaan setelah SP
SP bukan sekadar dokumen. Setelah SP diberikan, perusahaan perlu melakukan pemantauan dan pembinaan agar karyawan benar-benar memiliki kesempatan untuk memperbaiki diri.
7. Menganggap SP otomatis sama dengan PHK
SP adalah bagian dari proses pembinaan dan dokumentasi. PHK tetap harus mengikuti prosedur dan alasan yang sesuai ketentuan.
Apakah Surat Peringatan Bisa Dibatalkan?
Dalam praktik, SP dapat dikoreksi atau dibatalkan jika terbukti terjadi kesalahan. Misalnya, data absensi salah, karyawan memiliki bukti izin yang sah, atau pelanggaran ternyata tidak dilakukan oleh karyawan yang bersangkutan.
Kapan SP sebaiknya dikoreksi?
- Data pelanggaran terbukti keliru.
- Aturan yang dirujuk tidak relevan.
- Bukti tidak cukup.
- Proses klarifikasi belum dilakukan.
- SP diterbitkan oleh pihak yang tidak berwenang.
- Ada kesalahan identitas atau tanggal dalam surat.
Jika perusahaan membatalkan SP, HR sebaiknya membuat berita acara atau surat pembatalan agar arsip karyawan tetap rapi.
Hubungan Surat Peringatan dengan Payroll, Absensi, dan Benefit
Surat peringatan tidak selalu berdampak langsung pada gaji. Namun, pelanggaran yang menjadi dasar SP bisa saja berkaitan dengan komponen payroll, misalnya potongan absensi, tunjangan kehadiran, lembur, atau bonus kinerja.
Jika pelanggaran berkaitan dengan kehadiran, HR perlu memastikan aturan potongan gaji atau tunjangan sudah jelas. Untuk memahami komponen penggajian, baca artikel cara menghitung gaji pegawai secara praktis dan akurat. Jika menyangkut pajak dan potongan, baca juga tugas HR terkait pajak penghasilan karyawan.
Perusahaan juga tetap perlu memastikan hak dasar karyawan seperti BPJS Ketenagakerjaan dan slip gaji berjalan sesuai ketentuan. Untuk referensi, baca artikel menghitung manfaat dan iuran BPJS Ketenagakerjaan serta aplikasi slip gaji online untuk UKM.
Hubungan Surat Peringatan dengan PKWT dan Karyawan Kontrak
Surat peringatan tidak hanya berlaku untuk karyawan tetap. Karyawan kontrak atau pekerja PKWT juga dapat diberikan SP jika melakukan pelanggaran terhadap perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau kebijakan yang berlaku.
Namun, HR perlu memperhatikan masa kontrak, jenis pekerjaan, hak kompensasi PKWT, serta ketentuan pengakhiran hubungan kerja. Jangan sampai perusahaan mengakhiri PKWT secara sepihak tanpa memperhatikan hak dan dokumen yang berlaku. Untuk memahami hubungan kerja kontrak, baca artikel ketentuan PKWT dan jenis-jenis pekerjaannya.
Peran Software HR dalam Pengelolaan Surat Peringatan
Pengelolaan SP akan lebih mudah jika perusahaan memiliki sistem HR yang rapi. Software HR dapat membantu menyimpan data karyawan, riwayat absensi, riwayat SP, evaluasi kinerja, dokumen payroll, dan catatan pembinaan.
Manfaat software HR untuk surat peringatan
- Menyimpan arsip SP secara digital.
- Mencatat riwayat pelanggaran dan pembinaan.
- Menghubungkan data absensi dengan kasus kedisiplinan.
- Membantu HR memantau masa berlaku SP.
- Menyediakan data untuk evaluasi kinerja.
- Mengurangi risiko dokumen hilang.
- Memudahkan akses data bagi HR dan manajemen yang berwenang.
Jika perusahaan sedang mempertimbangkan digitalisasi proses HR, baca juga artikel fungsi aplikasi program software HR dalam bisnis dan software aplikasi payroll sesuai sistem penggajian Indonesia.
FAQ Seputar Surat Peringatan Karyawan
Apa itu surat peringatan karyawan?
Surat peringatan karyawan adalah teguran resmi tertulis dari perusahaan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran terhadap aturan kerja, perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
Berapa lama masa berlaku SP karyawan?
Secara umum, masing-masing SP berlaku paling lama 6 bulan, kecuali diatur lain dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama.
Apakah SP harus selalu dimulai dari SP 1?
Untuk pelanggaran biasa, SP umumnya diberikan bertahap dari SP 1, SP 2, lalu SP 3. Namun, jenis pelanggaran tertentu dapat diatur berbeda dalam Peraturan Perusahaan, Perjanjian Kerja, atau PKB, terutama untuk pelanggaran yang sifatnya mendesak.
Apakah karyawan harus menandatangani SP?
Tanda tangan karyawan biasanya digunakan sebagai bukti bahwa surat sudah diterima, bukan selalu berarti karyawan menyetujui seluruh isi surat. Jika karyawan menolak tanda tangan, HR dapat membuat berita acara penolakan dengan saksi.
Apakah SP bisa langsung menyebabkan PHK?
SP bukan otomatis PHK. SP merupakan bagian dari proses pembinaan dan dokumentasi. PHK tetap harus mengikuti alasan dan prosedur yang diatur dalam ketentuan perundang-undangan, Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau PKB.
Apakah karyawan kontrak bisa diberi SP?
Bisa. Karyawan PKWT atau karyawan kontrak juga dapat diberi SP jika melanggar aturan kerja yang berlaku.
Apakah SP boleh diberikan lewat email?
Secara praktik, perusahaan dapat menggunakan media digital untuk administrasi, tetapi sebaiknya tetap memastikan bukti penerimaan jelas, format surat lengkap, dan kebijakan perusahaan mengakui mekanisme tersebut. Untuk kasus yang sensitif, penyerahan langsung dengan tanda terima tetap lebih aman.
Apakah surat peringatan harus dibuat oleh HR?
Umumnya SP dibuat atau difinalisasi oleh HR, tetapi prosesnya melibatkan atasan langsung dan pihak manajemen yang berwenang. Hal ini penting agar isi surat sesuai fakta kerja dan sesuai prosedur perusahaan.
Kesimpulan
Surat peringatan karyawan adalah alat pembinaan sekaligus dokumen resmi dalam hubungan kerja. SP digunakan ketika karyawan melakukan pelanggaran terhadap Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, Perjanjian Kerja Bersama, SOP, atau kebijakan internal perusahaan.
HR perlu memperbarui rujukan hukum lama. Pasal 161 UU Ketenagakerjaan yang dulu sering digunakan sudah dihapus dalam perubahan terbaru. Saat ini, pembahasan SP perlu mengacu pada Pasal 151 dan Pasal 154A UU 6 Tahun 2023 serta PP 35 Tahun 2021, terutama Pasal 52 yang mengatur pelanggaran setelah SP pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.
Dalam membuat SP, perusahaan harus memiliki dasar aturan yang jelas, bukti yang memadai, kesempatan klarifikasi, bahasa surat yang profesional, dan dokumentasi yang rapi. SP tidak boleh digunakan sebagai alat intimidasi, tetapi sebagai kesempatan bagi karyawan untuk memperbaiki perilaku dan kinerja.
Dengan proses yang benar, surat peringatan dapat membantu perusahaan menjaga disiplin kerja, melindungi hak karyawan, mengurangi risiko perselisihan, dan membuat keputusan HR lebih objektif serta dapat dipertanggungjawabkan.
Referensi External
- JDIH BPK – Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perppu Cipta Kerja menjadi Undang-Undang
- Better Work Indonesia – UU Nomor 6 Tahun 2023 Bab IV Ketenagakerjaan
- JDIH BPK – PP Nomor 35 Tahun 2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan PHK
- JDIH Kementerian Ketenagakerjaan – PDF PP Nomor 35 Tahun 2021
- BPJS Ketenagakerjaan – Bolehkah Perusahaan Melakukan PHK Secara Mendadak?
- JDIH Sukoharjo – Karyawan Kontrak dan Uang Kompensasi
