Begini cara menghitung gaji pegawai secara praktis dan akurat menurut bloghrd.com.
Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan, upah pekerja dapat terdiri atas 1) upah tanpa tunjangan; 2) upah pokok dan tunjangan tetap; atau 3) upah pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap.
Sementara, nilai persentase upah pokok minimal adalah sebesar 75% dari nilai total upah pokok ditambah tunjangan tetap.
Cara menghitung gaji pegawai akann ditentukan oleh komponen apa saja yang disepakati dalam perjanjian kerja sebagaimana disebutkan di atas.
Tunjangan tetap adalah komponen upah yang diberikan secara teratur dan tetap pada satuan waktu yang sama dengan masa pembayaran upah pokok.
Contoh tunjangan tetap adalah tunjangan jabatan.
Sementara tunjangan tidak tetap adalah komponen upah yang diberikan secara tidak tetap dengan satuan waktu yang berbeda dengan pembayaran upah pokok.
Macam-macam Tunjangan
Macam-macam tunjangan tidak tetap yang lazim ada di perusahaan antara lain:
1 . Tunjangan kehadiran
Tunjangan kehadiran adalah semua jenis tunjangan yang nilainya tergantung pada jumlah kehadiran pegawai.
Besar kecilnya nilai tunjangan ini tergantung seberapa banyak pegawai hadir (presensi) di dalam satu periode penggajian.
Bagian Personalia akan menggunakan catatan absensi satu periode penggajian dalam menghitung besaran tunjangan kehadiran pegawai.
Tunjangan kehadiran sendiri dapat dibagi menjadi beberapa komponen sebagai berikut:
- Uang Makan: adalah komponen tunjangan yang diberikan kepada pegawai sebagai pengganti biaya satu kali makan siang.
- Uang Transport: adalah komponen tunjangan yang diberikan sebagai penggantian biaya transportasi dari tempat tinggal pegawai ke tempat kerja dan sebaliknya. Sifat dari tunjangan ini dapat berupa subsidi atau besarannya tidak selalu sama dengan pengeluaran riil pegawai.
2 . Tunjangan Kinerja
Tunjangan kinerja adalah tunjangan yang diberikan kepada pegawai berdasarkan evaluasi kinerja yang dilakukan secara rutin.
Pegawai dengan penilaian kinerja di atas rata-rata akan mendapat tunjangan yang lebih besar dari pegawai yang nilai kinerjanya ada di bawahnya.
3 . Tunjangan prestasi
Tunjangan prestasi adalah tunjangan yang diberikan kepada pegawai atau satu tim yang telah memberikan kontribusi yang signifikan terhadap kemajuan bisnis perusahaan.
Contoh Menghitung Gaji Pegawai
Sebagaimana tunjangan tidak tetap lainnya, tunjangan kehadiran tidak sama nilainya setiap bulan.
Setiap menjelang masa pembayaran gaji, Bagian Personalia akan melakukan rekap daftar hadir, kemudian menghitungnya sebagai dasar pembayaran tunjangan.
Jika pegawai sering tidak hadir dalam satu periode, maka besar tunjangan yang ia terima akan lebih kecil dibanding pegawai yang hadir secara penuh.
Contoh kasus:
Seorang pegawai memperoleh upah bulanan yang terdiri dari gaji pokok Rp 6.000.000,00, tunjangan tetap Rp 500.000,00 dan tunjangan tidak tetap (kehadiran) Rp 1.000.000,00. Jika diketahui bulan X terdiri dari 20 hari kerja, pegawai tersebut tidak masuk selama 3 hari, maka upah yang akan diterima pegawai tersebut adalah sebagai berikut:
Tunjangan kehadiran = hari hadir x (tunjangan kehadiran/hari kerja sebulan)
Tunjangan kehadiran di bulan X = 17 x (Rp 1.000.000/20) = Rp 850.000,00
Gaji Pegawai = Gaji pokok + tunjangan tetap + tunjangan kehadiran
= Rp 6.000.000,00 + Rp 500.000,00 + Rp 850.000,00
= Rp 7.350.000,00
Tantangan dan Solusi Menghitung Gaji Pegawai
Contoh kasus di atas adalah contoh kasus yang sangat sederhana. Pada kenyataannya, perhitungan gaji pegawai di suatu perusahaan tidak sesederhana itu.
Selain jumlah pegawai yang banyak, berikut adalah beberapa tantangan dan solusi yang bisa diambil oleh Bagian Personalia saat menhitung gaji pegawai:
1 . Perhitungan Presensi Pegawai yang Bekerja Secara Remote
Dalam sebuah perusahaan biasanya ada bagian tertentu yang memiliki mobilitas tinggi dan karena tuntutan tugasnya harus bekerja di luar kantor.
Misalnya adalah pegawai di bagian sales atau tim marketing, yang tidak setiap hari masuk kantor karena bertugas di pusat-pusat perbelanjaan.
Tentu akan sulit untuk menerapkan sistem absensi manual bagi remote employee seperti ini.
Meminta mereka datang ke kantor setiap hari hanya demi melakukan presensi tentu tidak efisien karena hanya akan memotong waktu kerja pegawai.
Apalagi jika pekerja remote tersebut bertugas di daerah yang tidak memiliki kantor perwakilan/cabang.
Sementara itu, membiarkan pegawai bekerja tanpa adanya pencatatan kehadiran juga menciderai asas keadilan, karena perusahaan tidak memiliki indikator kehadiran yang jelas sebagai dasar pembayaran tunjangan.
Pilihan untuk memasang mesin presensi di setiap tempat pegawai remote bekerja juga akan menghabiskan biaya yang besar.
Solusi paling efisien adalah menggunakan aplikasi presensi dengan fitur geotag yang dapat dijalankan di smartphone masing-masing pegawai.
Remote employee dapat melakukan presensi dengan cara berfoto selfir, maka sistem dapat melakukan verifikasi pengguna dengan secara biometrik face recognition dan pelacak lokasi (GPS).
Dengan cara ini, perusahaan dapat menekan risiko manipulasi catatan kehadiran serta memberikan data yang akurat mengenai kedisiplinan remote employee.
Jadi, Bagian Personalia dapat menggunakannya sebagai dasar perhitungan tunjangan kehadiran setiap bulannya.
2 . Sistem Pengolahan Data Manual
Setiap Bagian Personalia di perusahaan manapun tentu familiar dengan rumus pada aplikasi Microsoft Excel.
Aplikasi pengolah data angka ini memang digunakan secara luas, karena sangat versatile untuk melakukan pengolahan data.
Demikian juga pengolahan data yang terkait dengan perhitungan gaji pegawai.
Berbagai jenis pekerjaan administratif terkait dengan gaji, mulai dari mengelola data pegawai, rekapitulasi kehadiran, hingga menghitung tunjangan serta pajak penghasilan dapat dilakukan menggunakan Microsoft Excel.
Spreadsheet ini juga dapat dipakai dalam perhitungan lembur sesuai ketentuan perhitungan yang diatur oleh pemerintah.
Sebenarnya menghitung deretan angka dengan Microsoft Excel, perkara yang sulit, apalagi bagi yang telah mahir.
Namun, tantangan yang sesungguhnya adalah pada manusia yang mengoperasikannya.
Walaupun didukung oleh rumus yang lengkap dan sangat mudah diadaptasi ke dalam berbagai tugas, mengerjakan perhitungan dengan Microsoft Excel pada dasarnya adalah pekerjaan manual risiko human error cukup tinggi.
Kesalahan kecil akibat tidak teliti saat memasukkan data, akan berdampak pada kesalahan hitung. Risiko ini semakin besar jika jumlah pegawai yang harus diolah datanya juga semakin besar.
Jika kesalahan hitungnya lebih besar, maka akan menimbulkan kerugian perusahaan.
Sementara jika kurang bayar, maka akan merugikan pegawai, yang pada akhirnya akan menurunkan motivasi kerja.
Solusi yang dapat dipertimbangkan adalah penggunaan aplikasi Sistem Informasi Human Resources yang telah terintegrasi dengan aplikasi payroll digital.
Dengen menggunakan aplikasi penggajian yang telah terintegrasi, keuntungan yang Anda peoleh adalah:
- Anda tidak perlu melakukan input data berulang kali jika terdapat perubahan data pegawai, hanya satu kali perubahan dalam database akan memperbaharui seluruh data dalam perhitungan. Misal, data masa kerja pegawai, akan otomatis mempengaruhi gaji, tunjangan jabatan, dll.
- Bagian Personalia tidak perlu melakukan rekap kehadiran secara manual, karena aplikasi penggajian tersebut dapat diintegrasikan dengan mesin presensi atau mesin fingerprint. Hal ini akan meningkatkan akurasi data dan mencegah adanya kecurangan atau manipulasi data yang bersumber dari perekapan data kehadiran manual.
- Aplikasi payroll digital dapat menghitung upah lembur sesuai dengan ketentuan pemerintah hanya dengan sekali klik, demikian juga, perhitungan pajak dan iuran BPJS Ketenagakerjaan dapat dilakukan secara simultan dengan perhitungan gaji. Dengan demikian akan terjadi efisiensi di Bagian Personalia, dimana proses perhitungan berbagai macam upah dan hal-hal terkait dapat dilakukan secara lebih praktis dan akurat.
Pada akhirnya Anda dan Bagian Personalia dapat lebih fokus mengerjakan hal-hal yang lebih strategis demi pengembangan bisnis perusahaan.