Peran Spesimen Tanda Tangan Faktur Pajak dalam Era e-Faktur

Spesimen tanda tangan faktur pajak adalah contoh tanda tangan atau identitas pejabat/pegawai yang diberi wewenang oleh Pengusaha Kena Pajak atau PKP untuk menandatangani faktur pajak. Dalam sistem faktur pajak manual, spesimen tanda tangan memiliki peran penting sebagai bukti bahwa faktur pajak ditandatangani oleh pihak yang sah. Namun, dalam era e-Faktur dan Coretax DJP, konsep ini mengalami perubahan.

Saat ini, faktur pajak berbentuk elektronik tidak lagi membutuhkan tanda tangan basah. Tanda tangan pada e-Faktur menggunakan Tanda Tangan Elektronik. Meski begitu, substansi penunjukan pejabat atau pegawai yang berwenang tetap penting. PKP tetap harus memastikan bahwa orang yang menandatangani faktur pajak adalah pihak yang benar, terdaftar, dan memiliki kewenangan sesuai ketentuan perpajakan.

Artikel ini membahas apa itu spesimen tanda tangan faktur pajak, dasar hukum terbaru, perannya dalam e-Faktur, siapa yang boleh menandatangani faktur pajak, bagaimana mekanisme penunjukan pejabat/pegawai, kaitannya dengan sertifikat elektronik dan Coretax DJP, serta risiko jika faktur pajak ditandatangani oleh pihak yang tidak berwenang.

Apa Itu Spesimen Tanda Tangan Faktur Pajak?

Spesimen tanda tangan faktur pajak adalah contoh tanda tangan dari pejabat atau pegawai yang ditunjuk oleh PKP untuk menandatangani faktur pajak. Pada masa faktur pajak kertas, spesimen ini digunakan sebagai pembanding untuk memastikan bahwa faktur pajak benar-benar ditandatangani oleh pihak yang diberi kuasa oleh perusahaan.

Dalam praktik modern, istilah spesimen tanda tangan tidak lagi sekadar berarti tanda tangan fisik di atas kertas. Di era e-Faktur, fokusnya bergeser menjadi penunjukan dan pendaftaran pejabat/pegawai yang berhak menandatangani faktur pajak dalam aplikasi atau sistem yang ditentukan oleh Direktorat Jenderal Pajak.

Untuk memahami dasar dokumennya, Anda dapat membaca artikel tentang jenis-jenis faktur dan e-Faktur dalam transaksi bisnis serta contoh faktur pajak dan jenis-jenisnya.

Kenapa Spesimen Tanda Tangan Dulu Diperlukan?

Dalam sistem faktur pajak manual, faktur pajak memerlukan tanda tangan basah. Karena itu, KPP perlu mengetahui siapa pejabat atau pegawai yang berwenang menandatangani faktur pajak atas nama PKP. Spesimen tanda tangan membantu memastikan keabsahan dokumen dan mencegah penyalahgunaan faktur pajak.

Apakah Spesimen Tanda Tangan Masih Relevan Sekarang?

Masih relevan, tetapi bentuk dan konteksnya berubah. Dalam e-Faktur, yang lebih penting bukan lagi contoh tanda tangan basah, melainkan data pejabat/pegawai penanda tangan yang terdaftar pada sistem DJP serta Tanda Tangan Elektronik yang melekat pada faktur pajak elektronik.

Dasar Hukum Tanda Tangan Faktur Pajak

Ketentuan tanda tangan faktur pajak telah berkembang dari aturan faktur pajak manual menuju ketentuan faktur pajak elektronik. Karena itu, pembahasan lama yang hanya mengacu pada PER-24/PJ/2012 perlu diperbarui dengan ketentuan terbaru.

1. PER-24/PJ/2012

PER-24/PJ/2012 mengatur bentuk, ukuran, tata cara pengisian keterangan, prosedur pemberitahuan dalam rangka pembuatan, tata cara pembetulan atau penggantian, dan tata cara pembatalan faktur pajak. Dalam konteks lama, aturan ini menjadi dasar penting terkait pemberitahuan pejabat atau pegawai yang berwenang menandatangani faktur pajak.

2. PER-16/PJ/2014

PER-16/PJ/2014 mengatur tata cara pembuatan dan pelaporan faktur pajak berbentuk elektronik. Dalam aturan ini, e-Faktur mulai menjadi format utama faktur pajak bagi PKP yang wajib menggunakannya. e-Faktur mencantumkan nama dan tanda tangan pihak yang berhak menandatangani faktur pajak, tetapi tanda tangan tersebut berbentuk elektronik.

3. PER-03/PJ/2022

PER-03/PJ/2022 menjadi salah satu aturan penting yang memperbarui tata cara faktur pajak. Dalam aturan ini, nama PKP orang pribadi atau pejabat/pegawai yang menandatangani faktur pajak wajib sesuai dengan identitas resmi. Pejabat atau pegawai tersebut juga harus sudah didaftarkan sebagai penandatangan faktur pajak pada aplikasi atau sistem DJP.

PER-03/PJ/2022 juga menegaskan bahwa PKP dapat menunjuk lebih dari satu pejabat atau pegawai untuk menandatangani faktur pajak. Untuk faktur pajak elektronik, tanda tangan yang digunakan adalah Tanda Tangan Elektronik.

4. PER-11/PJ/2025 dan Coretax DJP

Seiring implementasi Coretax DJP, administrasi faktur pajak semakin terintegrasi. Faktur pajak dapat dibuat melalui modul e-Faktur di Coretax DJP, e-Faktur Client Desktop, atau e-Faktur Host-to-Host melalui penyedia jasa aplikasi perpajakan. Dalam sistem ini, penandatanganan dokumen perpajakan dilakukan secara elektronik menggunakan sertifikat elektronik atau kode otorisasi sesuai ketentuan.

Untuk memahami perkembangan e-Faktur, baca artikel tentang e-Faktur web based, fungsi, dan solusi saat error serta efaktur.pajak.go.id sebagai aplikasi berbasis web milik DJP.

Fungsi Spesimen Tanda Tangan Faktur Pajak

Walaupun bentuknya sudah bergeser ke tanda tangan elektronik, konsep penandatangan faktur pajak tetap memiliki fungsi penting dalam administrasi PPN.

1. Menunjukkan Pejabat atau Pegawai yang Berwenang

Fungsi utama spesimen atau data penandatangan faktur pajak adalah menunjukkan siapa pihak yang sah mewakili PKP dalam penerbitan faktur pajak. Dengan adanya penunjukan resmi, faktur pajak tidak diterbitkan oleh orang sembarangan.

2. Menjaga Keabsahan Faktur Pajak

Faktur pajak harus memuat keterangan yang benar, lengkap, dan jelas. Salah satu unsur pentingnya adalah nama dan tanda tangan pihak yang berhak menandatangani faktur pajak. Jika penandatangan tidak sesuai ketentuan, faktur pajak berisiko dianggap tidak memenuhi persyaratan formal.

Untuk memahami risiko dokumen yang tidak memenuhi syarat, baca artikel tentang faktur pajak tidak lengkap dan implikasinya.

3. Mencegah Penyalahgunaan Faktur Pajak

Penunjukan penandatangan juga membantu mengurangi risiko penyalahgunaan faktur pajak. Perusahaan dapat membatasi siapa saja yang berhak menerbitkan, menandatangani, mengunggah, atau mengelola faktur pajak.

Risiko penyalahgunaan ini penting dipahami karena faktur pajak fiktif dapat menimbulkan sanksi serius. Baca juga artikel tentang faktur pajak fiktif, modus, kriteria, dan sanksinya.

4. Memperkuat Kontrol Internal Perusahaan

Dalam perusahaan menengah dan besar, penerbitan faktur pajak biasanya melibatkan tim finance, tax, accounting, sales admin, dan manajemen. Penunjukan penandatangan membantu membangun kontrol internal agar setiap faktur pajak melewati proses review yang benar.

5. Mendukung Audit dan Pemeriksaan Pajak

Jika perusahaan menjalani audit internal atau pemeriksaan pajak, data penandatangan faktur pajak dapat membantu menjelaskan alur otorisasi dokumen. Perusahaan dapat menunjukkan bahwa faktur pajak diterbitkan oleh pihak yang berwenang dan melalui sistem yang sah.

Siapa yang Boleh Menandatangani Faktur Pajak?

Faktur pajak dapat ditandatangani oleh PKP orang pribadi atau pejabat/pegawai yang ditunjuk oleh PKP. Artinya, penandatangan faktur pajak tidak harus selalu direktur atau komisaris. Perusahaan dapat menunjuk pegawai tertentu, misalnya tax manager, finance manager, accounting supervisor, atau staf pajak yang memang diberi kewenangan.

PKP Orang Pribadi

Jika PKP adalah orang pribadi, faktur pajak dapat ditandatangani oleh PKP orang pribadi tersebut. Nama yang dicantumkan harus sesuai dengan identitas resmi.

Pejabat atau Pegawai yang Ditunjuk

Jika PKP adalah badan, penandatangan dapat berupa pejabat atau pegawai yang ditunjuk. Yang penting, nama pihak tersebut sudah didaftarkan sebagai penandatangan faktur pajak pada aplikasi atau sistem DJP.

Bolehkah Menunjuk Lebih dari Satu Penandatangan?

Ya. PKP dapat menunjuk lebih dari satu pejabat atau pegawai untuk menandatangani faktur pajak. Hal ini berguna bagi perusahaan dengan volume transaksi tinggi, banyak cabang, atau pembagian tugas lintas departemen.

Apakah Harus Direktur?

Tidak harus. Selama orang tersebut ditunjuk secara sah oleh PKP dan terdaftar sebagai penandatangan faktur pajak dalam sistem, pegawai selain direktur dapat menjadi penandatangan faktur pajak.

Spesimen Tanda Tangan dalam Faktur Pajak Manual vs e-Faktur

Perbedaan utama antara faktur pajak manual dan e-Faktur terletak pada bentuk tanda tangan dan mekanisme validasinya.

Untuk memahami perbedaan dokumen komersial dan dokumen pajak, baca artikel tentang perbedaan faktur pajak dan invoice.

Bagaimana Spesimen Tanda Tangan Bekerja di Era e-Faktur?

Dalam e-Faktur, tanda tangan basah digantikan oleh Tanda Tangan Elektronik. Namun, e-Faktur tetap harus mencantumkan nama pihak yang berhak menandatangani faktur pajak. Nama ini tidak boleh sembarangan karena harus sesuai dengan data penandatangan yang terdaftar.

1. PKP Menentukan Penandatangan Faktur Pajak

Perusahaan menentukan siapa pejabat atau pegawai yang diberi kewenangan untuk menandatangani faktur pajak. Pemilihan ini sebaiknya mempertimbangkan tanggung jawab jabatan, akses sistem, pemahaman pajak, serta kontrol internal perusahaan.

2. Penandatangan Didaftarkan dalam Sistem DJP

Nama pejabat atau pegawai yang ditunjuk harus didaftarkan sebagai penandatangan faktur pajak pada aplikasi atau sistem DJP. Jika perusahaan melakukan pemusatan PPN, penyesuaian penandatangan juga perlu diperhatikan agar sesuai dengan tempat pemusatan.

3. e-Faktur Dibuat Melalui Sistem yang Ditentukan DJP

Faktur pajak elektronik dibuat menggunakan sistem yang disediakan atau ditentukan DJP, seperti Coretax DJP, e-Faktur Client Desktop, atau e-Faktur Host-to-Host melalui PJAP. Faktur pajak yang dibuat harus diunggah dan memperoleh persetujuan DJP agar sah sebagai Faktur Pajak.

4. Tanda Tangan Elektronik Melekat pada e-Faktur

Setelah faktur pajak dibuat dan diproses melalui sistem, tanda tangan pada e-Faktur berbentuk Tanda Tangan Elektronik. Karena itu, e-Faktur tidak perlu ditandatangani basah setelah dicetak.

5. Faktur Pajak Dapat Diverifikasi

e-Faktur yang sah dapat diverifikasi melalui QR code atau sistem DJP. Hal ini membantu pembeli memastikan bahwa faktur pajak yang diterima memang valid dan telah memperoleh persetujuan DJP.

Hubungan Spesimen Tanda Tangan dengan Sertifikat Elektronik

Dalam era e-Faktur, sertifikat elektronik memiliki peran penting. Sertifikat elektronik digunakan untuk autentikasi identitas dan mendukung penandatanganan dokumen elektronik dalam layanan perpajakan.

Untuk pembahasan lengkap, baca artikel tentang sertifikat elektronik dan fungsinya bagi PKP serta cara download dan install sertifikat elektronik e-Faktur.

Apa Fungsi Sertifikat Elektronik?

Sertifikat elektronik membantu memastikan bahwa akses dan penandatanganan dokumen pajak dilakukan oleh pihak yang sah. Dalam konteks PKP, sertifikat elektronik diperlukan untuk berbagai layanan, termasuk permintaan NSFP, pembuatan e-Faktur, dan administrasi perpajakan elektronik lainnya.

Apakah Sertifikat Elektronik Sama dengan Spesimen Tanda Tangan?

Tidak sama. Spesimen tanda tangan adalah konsep penunjukan atau contoh tanda tangan pejabat/pegawai yang berwenang. Sertifikat elektronik adalah alat autentikasi dan tanda tangan elektronik yang digunakan dalam sistem perpajakan digital.

Kenapa Sertifikat Elektronik Harus Dijaga?

Sertifikat elektronik harus dijaga karena berkaitan dengan akses penting perusahaan. Jika sertifikat elektronik, passphrase, atau akun pajak disalahgunakan, pihak yang tidak berwenang dapat berisiko membuat atau mengelola dokumen pajak atas nama perusahaan.

Hubungan Spesimen Tanda Tangan dengan NSFP

Nomor Seri Faktur Pajak atau NSFP adalah nomor seri yang diberikan DJP dan digunakan dalam faktur pajak. Penandatangan faktur pajak, sertifikat elektronik, dan NSFP adalah elemen yang saling mendukung dalam pembuatan faktur pajak yang sah.

Untuk memahami struktur nomor faktur, baca artikel tentang kode seri faktur pajak dan tata cara penggunaannya.

Kenapa NSFP Penting?

NSFP membantu memastikan setiap faktur pajak memiliki nomor unik yang diberikan oleh DJP. Faktur pajak yang menggunakan nomor tidak sah atau tidak sesuai ketentuan dapat bermasalah saat dilaporkan dan dikreditkan oleh pembeli.

Apakah Penandatangan Berpengaruh pada NSFP?

Penandatangan dan NSFP adalah dua unsur berbeda, tetapi keduanya sama-sama menjadi bagian dari validitas faktur pajak. Faktur pajak harus menggunakan NSFP yang benar dan ditandatangani secara elektronik oleh pihak yang berwenang.

Faktur Pajak Harus Memuat Apa Saja?

Faktur pajak harus memuat keterangan yang benar, lengkap, dan jelas. Salah satu unsur pentingnya adalah nama dan tanda tangan pihak yang berhak menandatangani faktur pajak.

Elemen Umum Faktur Pajak

• Nama, alamat, dan NPWP PKP penjual.
• Nama, alamat, dan NPWP/NIK pembeli atau penerima jasa.
• Jenis barang atau jasa.
• Harga jual atau penggantian.
• Dasar Pengenaan Pajak.
• PPN atau PPN dan PPnBM yang dipungut.
• Kode, nomor seri, dan tanggal faktur pajak.
• Nama dan tanda tangan pihak yang berhak menandatangani faktur pajak.

Untuk memahami kode transaksi, baca artikel tentang panduan penggunaan kode transaksi faktur pajak dan daftar kode faktur pajak terbaru.

Apa Dampaknya Jika Penandatangan Faktur Pajak Tidak Sesuai?

Faktur pajak yang ditandatangani oleh pihak yang tidak berwenang dapat menimbulkan risiko administrasi. Dalam PER-03/PJ/2022, faktur pajak dapat dianggap diisi secara tidak lengkap jika ditandatangani oleh PKP orang pribadi atau pejabat/pegawai yang tidak diberitahukan atau terlambat diberitahukan ke KPP.

1. Faktur Pajak Berisiko Dianggap Tidak Lengkap

Jika nama penandatangan tidak sesuai ketentuan atau belum didaftarkan sebagai pihak yang berwenang, faktur pajak berisiko diperlakukan sebagai faktur pajak yang tidak lengkap. Ini dapat menimbulkan sanksi bagi PKP penjual.

2. Pajak Masukan Pembeli Berisiko Tidak Dapat Dikreditkan

Jika faktur pajak tidak memenuhi persyaratan formal, pembeli yang menerima faktur tersebut dapat menghadapi risiko Pajak Masukan tidak dapat dikreditkan. Karena itu, pembeli juga perlu memeriksa validitas faktur pajak yang diterima.

Untuk memahami pengkreditan, baca artikel tentang pengkreditan faktur pajak masukan.

3. Perlu Pembetulan atau Penggantian Faktur Pajak

Jika kesalahan diketahui setelah faktur dibuat, PKP perlu menilai apakah faktur pajak harus diganti atau dibetulkan sesuai ketentuan. Penggantian faktur pajak dapat memengaruhi pelaporan SPT Masa PPN.

Untuk pembahasan koreksi faktur, baca artikel tentang faktur pajak pengganti dan ketentuan faktur pajak pengganti yang diperbarui.

4. Risiko Pemeriksaan dan Klarifikasi

Jika ada perbedaan data penandatangan, akses sistem, atau otorisasi internal, perusahaan dapat diminta menjelaskan alur pembuatan faktur pajak saat pemeriksaan. Karena itu, dokumentasi penunjukan penandatangan dan kontrol akses perlu disimpan dengan baik.

Apakah e-Faktur Harus Dicetak dan Ditandatangani Basah?

Tidak. e-Faktur berbentuk elektronik dan tidak wajib dicetak. Jika diperlukan oleh penjual atau pembeli, e-Faktur boleh dicetak sesuai kebutuhan. Namun, cetakan e-Faktur tidak perlu ditandatangani basah karena tanda tangannya sudah berbentuk elektronik.

Hal ini penting karena masih banyak perusahaan yang mencetak e-Faktur lalu meminta tanda tangan manual. Praktik tersebut tidak diperlukan untuk keabsahan e-Faktur. Yang lebih penting adalah memastikan e-Faktur sudah dibuat melalui sistem resmi, menggunakan data yang benar, dan memperoleh persetujuan DJP.

Kapan e-Faktur Dicetak?

e-Faktur dapat dicetak jika dibutuhkan untuk arsip internal, permintaan lawan transaksi, audit, atau dokumentasi perusahaan. Namun, dokumen elektronik tetap menjadi bentuk utama e-Faktur.

Bagaimana Cara Mengecek e-Faktur?

Pembeli dapat mengecek e-Faktur melalui QR code atau sistem validasi yang tersedia. Jika QR code tidak valid atau data faktur tidak sesuai, pembeli sebaiknya meminta klarifikasi kepada penjual.

Spesimen Tanda Tangan dan Coretax DJP

Coretax DJP membawa perubahan pada cara Wajib Pajak mengakses layanan perpajakan, termasuk pembuatan faktur pajak. Dalam sistem ini, peran penanggung jawab, akses pengguna, sertifikat elektronik, dan kode otorisasi menjadi semakin penting.

1. Penanggung Jawab Mengatur Akses

Dalam Coretax, akses dapat diberikan kepada pengguna tertentu sesuai kewenangan. Perusahaan perlu memastikan bahwa hanya pihak yang berwenang yang diberi akses untuk membuat atau menandatangani faktur pajak.

2. Kode Otorisasi sebagai Tanda Tangan Elektronik

DJP menyediakan Kode Otorisasi sebagai tanda tangan elektronik yang dapat digunakan dalam layanan Coretax. Kode ini digunakan untuk menandatangani dokumen perpajakan yang disampaikan melalui Coretax DJP.

3. Sertifikat Elektronik Tetap Penting

Selain kode otorisasi, sertifikat elektronik tetap menjadi bagian penting dalam administrasi pajak elektronik. Perusahaan perlu memastikan sertifikat masih berlaku, aman, dan digunakan oleh pihak yang benar.

4. Data Faktur Pajak Semakin Terintegrasi

Dengan Coretax, data faktur pajak semakin terhubung dengan administrasi perpajakan lainnya. Faktur pajak yang dibuat melalui e-Faktur Client Desktop juga akan tersedia di Coretax DJP sesuai jadwal sinkronisasi yang ditentukan DJP.

Alur Penunjukan Penandatangan Faktur Pajak

Berikut alur yang dapat digunakan perusahaan untuk mengelola penandatangan faktur pajak secara tertib.

1. Tentukan Pejabat atau Pegawai yang Berwenang

Perusahaan perlu menentukan siapa yang berwenang menandatangani faktur pajak. Pilih orang yang memahami tanggung jawab perpajakan, memiliki posisi yang relevan, dan dapat menjaga kerahasiaan akses sistem.

2. Buat Keputusan Internal

Walaupun sistem DJP menjadi acuan utama, perusahaan sebaiknya tetap membuat dokumen internal seperti surat penunjukan, memo direksi, atau SOP yang menyatakan siapa saja yang berwenang membuat dan menandatangani faktur pajak.

3. Daftarkan Penandatangan di Sistem DJP

Nama pejabat atau pegawai yang ditunjuk harus didaftarkan sebagai penandatangan faktur pajak pada aplikasi atau sistem yang disediakan dan/atau ditentukan DJP.

4. Atur Hak Akses Pengguna

Jika menggunakan Coretax atau sistem yang terintegrasi, atur role dan hak akses pengguna. Tidak semua pegawai finance harus memiliki akses penuh. Pisahkan akses pembuat draft, reviewer, approver, dan penandatangan jika sistem memungkinkan.

5. Simpan Dokumen Pendukung

Simpan dokumen penunjukan, perubahan penandatangan, identitas pejabat/pegawai, serta bukti pengaturan akses. Dokumen ini berguna jika suatu saat ada pemeriksaan atau audit internal.

6. Update Jika Ada Perubahan Personel

Jika pegawai pindah divisi, resign, tidak lagi menjabat, atau ada perubahan struktur organisasi, perusahaan perlu segera memperbarui data penandatangan faktur pajak dan mencabut akses yang tidak lagi diperlukan.

Pemberitahuan Penunjukan dan Perubahan Spesimen Tanda Tangan Faktur Pajak

Untuk memberikan informasi tentang nama pejabat atau pegawai yang berwenang menandatangani faktur pajak, PKP dan pejabat atau pegawai yang ditunjuk harus menyampaikan “Surat Pemberitahuan Penunjukan Pejabat/Pegawai yang Berwenang Menandatangani Faktur Pajak” kepada Kepala KPP. Ini adalah langkah yang penting dalam memastikan bahwa spesimen tanda tangan faktur pajak yang sah tercatat dengan benar oleh otoritas pajak.

Format surat pemberitahuan yang digunakan harus sesuai dengan ketentuan yang diatur oleh DJP. Surat tersebut mencakup rincian tentang pejabat atau pegawai yang ditunjuk, termasuk contoh tanda tangan mereka, serta fotokopi kartu identitas pejabat atau pegawai yang telah dilegalisasi oleh pejabat yang berwenang. Hal ini untuk memverifikasi keaslian penandatangan.

Selain pemberitahuan penunjukan, jika terjadi perubahan dalam pejabat atau pegawai yang berwenang menandatangani faktur pajak, PKP harus mengirimkan “Surat Pemberitahuan Perubahan Pejabat/Pegawai yang Berwenang Menandatangani Faktur Pajak” kepada Kepala KPP. Ini perlu dilakukan agar otoritas pajak tetap memiliki catatan yang akurat tentang siapa yang berwenang menandatangani faktur pajak.

Contoh Surat Penunjukan Internal Penandatangan Faktur Pajak

Berikut contoh sederhana surat penunjukan internal yang dapat digunakan perusahaan sebagai arsip administrasi. Format ini bukan pengganti kewajiban pendaftaran pada sistem DJP, tetapi dapat membantu memperkuat dokumentasi internal perusahaan.

Contoh:

Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: Penunjukan Pejabat/Pegawai Penandatangan Faktur Pajak

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: [Nama Direktur/Penanggung Jawab]
Jabatan: [Jabatan]
Nama Perusahaan: [Nama PKP]
NPWP: [NPWP Perusahaan]
Alamat: [Alamat Perusahaan]

Dengan ini menunjuk:

Nama: [Nama Pegawai]
NIK: [NIK Pegawai]
Jabatan: [Jabatan Pegawai]
Departemen: [Departemen]

Sebagai pejabat/pegawai yang diberi kewenangan untuk menandatangani faktur pajak atas nama perusahaan sesuai ketentuan perpajakan yang berlaku.

Penunjukan ini berlaku sejak [Tanggal Berlaku] sampai dengan adanya pencabutan atau perubahan penunjukan lebih lanjut.

Demikian surat penunjukan ini dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya.

[Tempat, Tanggal]
[Nama dan Jabatan Penanggung Jawab]
[Tanda Tangan]

Contoh Surat Perubahan Penandatangan Faktur Pajak

Jika terjadi perubahan penandatangan, perusahaan sebaiknya memiliki dokumen internal yang menjelaskan perubahan tersebut.

Contoh:

Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: Perubahan Pejabat/Pegawai Penandatangan Faktur Pajak

Dengan ini kami menyampaikan bahwa pejabat/pegawai berikut:

Nama: [Nama Lama]
Jabatan: [Jabatan Lama]

Tidak lagi ditunjuk sebagai penandatangan faktur pajak perusahaan sejak [Tanggal Berakhir].

Selanjutnya, perusahaan menunjuk:

Nama: [Nama Baru]
NIK: [NIK Baru]
Jabatan: [Jabatan Baru]

Sebagai pejabat/pegawai yang berwenang menandatangani faktur pajak atas nama perusahaan sejak [Tanggal Berlaku].

Perusahaan akan melakukan pembaruan data dan/atau pengaturan akses pada sistem perpajakan sesuai ketentuan yang berlaku.

[Tempat, Tanggal]
[Nama dan Jabatan Penanggung Jawab]
[Tanda Tangan]

Kontrol Internal untuk Penandatangan e-Faktur

Karena e-Faktur menggunakan tanda tangan elektronik dan akses sistem, kontrol internal menjadi semakin penting. Perusahaan perlu memastikan bahwa proses penerbitan faktur pajak tidak hanya cepat, tetapi juga aman dan sesuai aturan.

1. Pisahkan Tugas Pembuat dan Reviewer

Idealnya, pegawai yang membuat draft faktur pajak tidak menjadi satu-satunya pihak yang melakukan review. Pemisahan tugas membantu mengurangi risiko kesalahan input, salah kode transaksi, atau salah nilai DPP dan PPN.

2. Batasi Akses ke Sertifikat Elektronik

Sertifikat elektronik, passphrase, dan akses akun pajak harus dibatasi. Jangan menyimpan passphrase di dokumen terbuka atau membagikannya ke banyak pegawai tanpa kontrol.

3. Gunakan SOP Penerbitan Faktur Pajak

SOP diperlukan agar setiap faktur pajak dibuat berdasarkan dokumen transaksi yang benar, seperti invoice, purchase order, kontrak, berita acara, atau bukti pembayaran.

4. Lakukan Review Kode Transaksi

Kode transaksi faktur pajak harus sesuai dengan jenis transaksi. Kesalahan kode dapat menyebabkan faktur pajak tidak sesuai ketentuan dan berisiko saat pelaporan atau pemeriksaan.

5. Rekonsiliasi dengan SPT Masa PPN

Faktur pajak yang sudah dibuat harus dilaporkan dalam SPT Masa PPN pada masa pajak yang sesuai. Karena itu, tim pajak perlu melakukan rekonsiliasi antara data faktur, invoice, penjualan, dan laporan PPN.

Untuk pelaporan PPN, baca artikel tentang SPT Masa PPN dan cara lapor SPT Masa PPN online.

Kesalahan Umum Terkait Penandatangan Faktur Pajak

1. Menganggap e-Faktur Masih Harus Ditandatangani Basah

e-Faktur tidak wajib dicetak dan tidak perlu tanda tangan basah. Jika perusahaan mencetak e-Faktur untuk arsip, cetakan tersebut tidak perlu ditandatangani manual karena tanda tangan elektronik sudah melekat pada dokumen elektroniknya.

2. Pegawai Belum Terdaftar sebagai Penandatangan

Kesalahan lain adalah faktur pajak mencantumkan nama pegawai yang belum didaftarkan sebagai penandatangan pada sistem DJP. Hal ini dapat menyebabkan faktur pajak berisiko dianggap tidak lengkap.

3. Tidak Mencabut Akses Pegawai yang Sudah Resign

Jika pegawai penandatangan faktur pajak sudah resign atau pindah jabatan, aksesnya harus segera dicabut. Mengabaikan hal ini dapat membuka risiko penyalahgunaan sistem.

4. Sertifikat Elektronik Digunakan Banyak Orang Tanpa Kontrol

Sertifikat elektronik seharusnya dikelola secara hati-hati. Jika terlalu banyak orang mengetahui passphrase atau memiliki akses tanpa pembatasan, risiko keamanan meningkat.

5. Tidak Memperbarui Data Penandatangan Saat Pemusatan PPN

Jika perusahaan melakukan pemusatan PPN, data pejabat/pegawai yang menandatangani faktur pajak perlu disesuaikan dengan tempat pemusatan. Jika tidak, administrasi faktur dapat bermasalah.

6. Tidak Menyimpan Dokumentasi Internal

Walaupun pendaftaran dilakukan di sistem DJP, perusahaan tetap perlu menyimpan dokumen internal. Dokumen ini membantu menjelaskan siapa yang berwenang, sejak kapan berlaku, dan kapan kewenangan tersebut berubah.

Hubungan Penandatangan Faktur Pajak dengan Faktur Pajak Pengganti

Jika faktur pajak yang sudah diterbitkan ternyata salah, PKP dapat membuat faktur pajak pengganti sesuai ketentuan. Dalam faktur pengganti, data penandatangan tetap harus memperhatikan pihak yang berwenang dalam sistem.

Kapan Faktur Pajak Pengganti Dibuat?

Faktur pajak pengganti dibuat jika terdapat kesalahan pengisian atau penulisan, misalnya salah nama pembeli, salah alamat, salah DPP, salah PPN, atau informasi lain yang perlu diperbaiki.

Apakah Penandatangan Faktur Pengganti Harus Sama?

Dalam praktiknya, faktur pengganti harus dibuat oleh PKP melalui sistem e-Faktur/Coretax sesuai ketentuan yang berlaku. Penandatangan yang tercantum harus merupakan pihak yang berwenang pada saat faktur pengganti dibuat.

Dampak ke SPT Masa PPN

Faktur pajak pengganti dapat memengaruhi pelaporan SPT Masa PPN. Karena itu, perusahaan perlu memastikan pembetulan atau penggantian dilakukan pada masa pajak yang sesuai.

Hubungan Penandatangan Faktur Pajak dengan Faktur Pajak Konsumen Akhir

Untuk PKP pedagang eceran yang melakukan penyerahan kepada konsumen akhir, aturan faktur pajak memiliki karakteristik tersendiri. Dalam kondisi tertentu, faktur pajak untuk konsumen akhir dapat dibuat tanpa mencantumkan identitas pembeli serta tanpa nama dan tanda tangan penjual.

Namun, ketentuan ini tidak dapat diterapkan sembarangan untuk semua transaksi. Perusahaan perlu memastikan apakah transaksi benar-benar memenuhi karakteristik konsumen akhir.

Untuk pembahasan terkait, baca artikel tentang faktur pajak digunggung dan fungsinya.

Checklist Penandatangan Faktur Pajak untuk PKP

• Tentukan pejabat atau pegawai yang berwenang menandatangani faktur pajak.
• Pastikan nama penandatangan sesuai KTP atau paspor yang berlaku.
• Daftarkan penandatangan dalam aplikasi atau sistem DJP.
• Pastikan penandatangan memahami tanggung jawab faktur pajak.
• Gunakan sistem resmi DJP atau sistem yang ditentukan DJP untuk membuat e-Faktur.
• Pastikan sertifikat elektronik atau kode otorisasi dikelola secara aman.
• Batasi akses pembuatan dan penandatanganan faktur pajak.
• Simpan surat penunjukan internal penandatangan.
• Perbarui data penandatangan jika ada perubahan pegawai atau jabatan.
• Cabut akses pegawai yang sudah tidak berwenang.
• Pastikan faktur pajak memperoleh persetujuan DJP.
• Cek QR code atau validitas e-Faktur sebelum diberikan kepada lawan transaksi.
• Rekonsiliasi faktur pajak dengan invoice dan SPT Masa PPN.
• Buat faktur pengganti jika ada kesalahan data faktur.
• Simpan arsip digital faktur pajak dan dokumen pendukung transaksi.

FAQ Seputar Spesimen Tanda Tangan Faktur Pajak

Apa itu spesimen tanda tangan faktur pajak?

Spesimen tanda tangan faktur pajak adalah contoh tanda tangan atau data pejabat/pegawai yang ditunjuk oleh PKP untuk menandatangani faktur pajak. Dalam era e-Faktur, fokusnya bergeser pada pendaftaran penandatangan di sistem DJP dan penggunaan Tanda Tangan Elektronik.

Apakah e-Faktur masih membutuhkan tanda tangan basah?

Tidak. e-Faktur ditandatangani secara elektronik, sehingga tidak perlu tanda tangan basah meskipun e-Faktur dicetak dalam bentuk kertas.

Siapa yang boleh menandatangani faktur pajak?

Faktur pajak dapat ditandatangani oleh PKP orang pribadi atau pejabat/pegawai yang ditunjuk oleh PKP dan sudah didaftarkan sebagai penandatangan faktur pajak pada aplikasi atau sistem DJP.

Apakah penandatangan faktur pajak harus direktur?

Tidak harus. PKP dapat menunjuk pejabat atau pegawai lain, selama orang tersebut diberi kewenangan dan didaftarkan sebagai penandatangan faktur pajak sesuai ketentuan.

Bolehkah PKP menunjuk lebih dari satu penandatangan faktur pajak?

Ya. PKP dapat menunjuk lebih dari satu pejabat atau pegawai untuk menandatangani faktur pajak. Hal ini membantu perusahaan yang memiliki volume transaksi tinggi atau banyak unit kerja.

Apa risiko jika faktur pajak ditandatangani oleh orang yang tidak berwenang?

Faktur pajak berisiko dianggap tidak lengkap. Dampaknya, PKP penjual dapat dikenai sanksi administrasi dan PPN dalam faktur tersebut berisiko tidak dapat dikreditkan oleh pembeli sebagai Pajak Masukan.

Apakah faktur pajak yang sudah approved DJP tetap perlu dicetak?

Tidak wajib. e-Faktur berbentuk dokumen elektronik. Cetakan hanya diperlukan jika penjual atau pembeli membutuhkannya untuk arsip atau administrasi internal.

Apa hubungan spesimen tanda tangan dengan sertifikat elektronik?

Spesimen tanda tangan berkaitan dengan siapa yang berwenang menandatangani faktur pajak. Sertifikat elektronik berkaitan dengan autentikasi dan Tanda Tangan Elektronik yang digunakan dalam sistem perpajakan digital.

Apakah Coretax mengubah konsep penandatangan faktur pajak?

Coretax memperkuat penggunaan tanda tangan elektronik, pengaturan akses pengguna, dan integrasi data faktur pajak. Substansi penunjukan pihak yang berwenang tetap penting, tetapi bentuk administrasinya semakin digital.

Apa yang harus dilakukan jika penandatangan faktur pajak resign?

Perusahaan perlu segera memperbarui data penandatangan pada sistem DJP, mencabut akses pegawai tersebut, menunjuk pengganti jika diperlukan, dan menyimpan dokumentasi perubahan secara internal.

Kesimpulan

Spesimen tanda tangan faktur pajak memiliki peran penting dalam memastikan bahwa faktur pajak diterbitkan oleh pihak yang sah dan berwenang. Pada masa faktur pajak manual, spesimen tanda tangan identik dengan contoh tanda tangan basah yang dilaporkan kepada KPP. Namun, di era e-Faktur dan Coretax DJP, konsep ini berubah menjadi pendaftaran pejabat/pegawai penandatangan pada sistem DJP serta penggunaan Tanda Tangan Elektronik.

PER-03/PJ/2022 menegaskan bahwa nama PKP orang pribadi atau pejabat/pegawai yang menandatangani faktur pajak harus sesuai identitas resmi dan harus sudah didaftarkan sebagai penandatangan faktur pajak pada aplikasi atau sistem yang ditentukan DJP. PKP juga dapat menunjuk lebih dari satu pejabat atau pegawai sebagai penandatangan.

e-Faktur tidak perlu dicetak dan tidak perlu ditandatangani basah. Jika dicetak untuk kebutuhan arsip, tanda tangan elektronik yang melekat pada dokumen elektronik tetap menjadi tanda tangan yang sah. Karena itu, perusahaan perlu mengalihkan fokus dari tanda tangan fisik ke kontrol akses, sertifikat elektronik, kode otorisasi, validitas data, dan approval DJP.

Bagi PKP, pengelolaan penandatangan faktur pajak harus dilakukan secara hati-hati. Tentukan pihak yang berwenang, daftarkan dalam sistem, simpan dokumen penunjukan internal, batasi akses, cabut akses pegawai yang sudah tidak berwenang, dan lakukan rekonsiliasi faktur pajak dengan SPT Masa PPN. Dengan administrasi yang rapi, perusahaan dapat mengurangi risiko faktur pajak tidak lengkap, penyalahgunaan akses, dan masalah pengkreditan Pajak Masukan bagi lawan transaksi.

Referensi Eksternal

1. Direktorat Jenderal Pajak – PER-03/PJ/2022 tentang Faktur Pajak
2. Direktorat Jenderal Pajak – PER-16/PJ/2014 tentang Tata Cara Pembuatan dan Pelaporan Faktur Pajak Berbentuk Elektronik
3. Direktorat Jenderal Pajak – Format Surat Pemberitahuan Penunjukan Pejabat/Pegawai yang Berwenang Menandatangani Faktur Pajak
4. Direktorat Jenderal Pajak – Apakah e-Faktur Harus Dicetak dan Ditandatangani?
5. Direktorat Jenderal Pajak – Pembuatan Faktur Pajak Melalui Aplikasi e-Faktur Client Desktop
6. Direktorat Jenderal Pajak – Penerbitan Faktur Pajak melalui Coretax, e-Faktur Client Desktop, dan Host-to-Host
7. Direktorat Jenderal Pajak – Cara Aktivasi Akun dan Mendapatkan Tanda Tangan Elektronik di Coretax DJP
8. Direktorat Jenderal Pajak – PER-11/PJ/2025 tentang Ketentuan Pelaporan Pajak dalam Coretax
9. Direktorat Jenderal Pajak – e-Faktur DJP
10. Direktorat Jenderal Pajak – Implementasi Coretax DJP