Berbagai Contoh Cara Membuat Faktur Penjualan

Faktur penjualan adalah salah satu dokumen penting dalam transaksi bisnis. Dokumen ini digunakan sebagai bukti tagihan kepada pembeli atas penjualan barang atau jasa. Bagi perusahaan, faktur penjualan bukan hanya alat untuk meminta pembayaran, tetapi juga menjadi dasar pencatatan piutang, pendapatan, pajak, stok barang, dan laporan keuangan.

Dalam praktik sehari-hari, faktur penjualan sering disebut invoice penjualan. Namun, jika perusahaan sudah berstatus Pengusaha Kena Pajak atau PKP, faktur penjualan perlu dibedakan dari faktur pajak. Faktur penjualan berfungsi sebagai dokumen komersial, sedangkan faktur pajak berfungsi sebagai bukti pemungutan Pajak Pertambahan Nilai atau PPN.

Artikel ini membahas pengertian faktur penjualan, fungsi, komponen, contoh format, cara membuat faktur penjualan secara manual, cara membuat faktur penjualan di Microsoft Excel, cara membuat faktur melalui software akuntansi, hubungan faktur penjualan dengan faktur pajak, serta checklist agar faktur penjualan lebih rapi dan minim kesalahan.

Apa Itu Faktur Penjualan?

Faktur penjualan adalah dokumen yang dibuat oleh penjual untuk menagih pembayaran kepada pembeli atas barang atau jasa yang sudah dijual. Dokumen ini biasanya mencantumkan identitas penjual, identitas pembeli, nomor faktur, tanggal transaksi, daftar barang atau jasa, harga satuan, jumlah, diskon, pajak, total tagihan, serta informasi pembayaran.

Dalam transaksi kredit, faktur penjualan menjadi dasar munculnya piutang usaha. Artinya, pembeli sudah menerima barang atau jasa, tetapi pembayaran dilakukan kemudian sesuai termin yang disepakati. Dalam transaksi tunai, faktur penjualan dapat berfungsi sebagai bukti bahwa transaksi sudah terjadi dan pembayaran sudah diterima.

Untuk memahami perbedaan istilah dokumen transaksi, Anda juga dapat membaca artikel perbedaan faktur dan nota dalam transaksi jual beli, invoice tagihan, dan perbedaan faktur pajak dan invoice.

Perbedaan Faktur Penjualan, Invoice, Nota, dan Faktur Pajak

Banyak pelaku usaha menggunakan istilah faktur penjualan, invoice, nota, dan faktur pajak secara bergantian. Padahal, masing-masing memiliki fungsi yang berbeda.

Jika bisnis belum berstatus PKP, faktur penjualan tetap dapat dibuat sebagai dokumen komersial. Namun, bisnis non-PKP tidak boleh menerbitkan faktur pajak atau memungut PPN sebagai PKP. Sebaliknya, jika bisnis sudah PKP, faktur penjualan dan faktur pajak perlu dikelola dengan rapi agar data transaksi komersial dan pelaporan PPN saling sesuai.

Fungsi Faktur Penjualan bagi Bisnis

1. Bukti Tagihan kepada Pembeli

Fungsi utama faktur penjualan adalah sebagai dokumen penagihan. Dalam faktur, penjual mencantumkan jumlah yang harus dibayar pembeli, tanggal jatuh tempo, metode pembayaran, dan informasi rekening.

2. Bukti Terjadinya Transaksi

Faktur penjualan menunjukkan bahwa transaksi antara penjual dan pembeli telah terjadi. Dokumen ini dapat digunakan sebagai referensi jika suatu saat terjadi perbedaan data, komplain, retur barang, atau sengketa pembayaran.

3. Dasar Pencatatan Piutang

Jika pembeli belum membayar, faktur penjualan menjadi dasar pencatatan piutang usaha. Tim finance dapat menggunakan faktur untuk memantau pembayaran yang belum diterima.

Untuk memahami piutang secara lebih luas, baca juga artikel account receivable dan account payable serta piutang tak tertagih dan perlakuan pajaknya.

4. Dasar Pembukuan dan Laporan Keuangan

Faktur penjualan digunakan untuk mencatat pendapatan, piutang, PPN keluaran jika PKP, diskon penjualan, retur penjualan, dan akun-akun lain yang berkaitan dengan transaksi.

Untuk bisnis yang ingin membangun pencatatan lebih tertib, baca artikel contoh pembukuan sederhana UMKM, laporan keuangan yang wajib diketahui, dan laporan arus kas perusahaan.

5. Membantu Pengelolaan Cash Flow

Faktur penjualan membantu perusahaan memantau kapan uang masuk. Dengan melihat daftar faktur jatuh tempo, perusahaan dapat memperkirakan arus kas masuk dan menentukan prioritas pembayaran operasional.

6. Referensi Retur atau Koreksi Penjualan

Jika barang dikembalikan, harga salah, jumlah barang tidak sesuai, atau ada diskon tambahan, faktur penjualan dapat menjadi acuan untuk membuat retur, credit note, debit note, atau koreksi transaksi.

7. Mendukung Kepatuhan Pajak

Bagi PKP, faktur penjualan perlu sesuai dengan faktur pajak dan SPT Masa PPN. Jika data faktur penjualan tidak sinkron dengan faktur pajak, perusahaan dapat mengalami kesulitan saat rekonsiliasi pajak.

Untuk topik PPN, baca juga Pajak Pertambahan Nilai atau PPN, PPN keluaran, dan SPT Masa PPN.

Komponen yang Harus Ada dalam Faktur Penjualan

Format faktur penjualan dapat berbeda antarperusahaan. Namun, secara umum, faktur penjualan yang baik sebaiknya memuat komponen berikut.

1. Identitas Penjual

• Nama perusahaan atau nama usaha.
• Alamat lengkap.
• Nomor telepon.
• Email.
• Website jika ada.
• NPWP jika relevan.
• Logo perusahaan jika tersedia.

2. Identitas Pembeli

• Nama pembeli atau nama perusahaan pembeli.
• Alamat penagihan.
• Alamat pengiriman jika berbeda.
• Nomor telepon atau email.
• NPWP/NIK jika transaksi berhubungan dengan faktur pajak.

3. Nomor Faktur

Nomor faktur harus unik dan berurutan. Nomor ini membantu tim finance, sales, dan accounting mencari dokumen dengan cepat. Contoh format nomor faktur:

• INV/2026/07/001
• FPJ-2607-0001
• SO-INV-202607-001

4. Tanggal Faktur dan Tanggal Jatuh Tempo

Tanggal faktur menunjukkan kapan dokumen diterbitkan. Tanggal jatuh tempo menunjukkan batas pembayaran. Jika penjualan dilakukan secara kredit, informasi jatuh tempo sangat penting agar pembeli tahu kapan harus membayar.

5. Daftar Barang atau Jasa

Bagian ini memuat detail barang atau jasa yang dijual, seperti nama produk, deskripsi, kuantitas, satuan, harga satuan, diskon, dan subtotal.

6. Subtotal, Diskon, Pajak, dan Total

Faktur harus menunjukkan perhitungan yang jelas. Jika ada diskon, tampilkan diskon sebelum pajak jika kebijakan perusahaan memang menghitung seperti itu. Jika penjual adalah PKP dan transaksi terutang PPN, cantumkan PPN sesuai ketentuan yang berlaku.

7. Informasi Pembayaran

Cantumkan metode pembayaran, nama bank, nomor rekening, nama pemilik rekening, virtual account jika ada, dan instruksi pembayaran lain.

8. Syarat dan Ketentuan

Bagian ini bisa mencantumkan termin pembayaran, denda keterlambatan, kebijakan retur, garansi, atau catatan penting lainnya.

9. Tanda Tangan atau Persetujuan

Untuk transaksi tertentu, faktur dapat dilengkapi tanda tangan penjual, kasir, penerima barang, atau pihak yang berwenang.

Contoh Format Faktur Penjualan Sederhana

Berikut contoh format faktur penjualan sederhana yang dapat digunakan sebagai acuan.

Cara Membuat Faktur Penjualan Secara Manual

Cara pertama adalah membuat faktur penjualan secara manual. Metode ini masih bisa digunakan oleh usaha kecil, toko, atau bisnis dengan volume transaksi yang belum terlalu banyak.

Langkah 1: Siapkan Template Faktur

Template dapat dibuat di kertas berkop, buku faktur, dokumen Word, atau format sederhana yang dicetak. Pastikan template memiliki ruang untuk identitas penjual, pembeli, nomor faktur, tanggal, rincian transaksi, total tagihan, dan tanda tangan.

Langkah 2: Isi Identitas Penjual dan Pembeli

Masukkan nama usaha, alamat, kontak, dan identitas pembeli. Jika transaksi dilakukan dengan perusahaan lain, isi nama perusahaan pembeli dan alamat penagihannya dengan benar.

Langkah 3: Buat Nomor Faktur

Gunakan nomor faktur unik dan berurutan. Jangan menggunakan nomor yang sama untuk dua transaksi berbeda karena dapat membingungkan saat pencatatan dan audit.

Langkah 4: Tulis Detail Barang atau Jasa

Masukkan nama barang atau jasa, jumlah, harga satuan, diskon jika ada, dan subtotal. Pastikan kuantitas sesuai dengan surat jalan, purchase order, atau dokumen transaksi lain.

Langkah 5: Hitung Subtotal, Pajak, dan Total

Jumlahkan seluruh subtotal. Jika bisnis Anda PKP dan transaksi terutang PPN, tambahkan PPN sesuai ketentuan. Jika bukan PKP, jangan mencantumkan PPN sebagai faktur pajak.

Langkah 6: Tambahkan Informasi Pembayaran

Cantumkan rekening bank, termin pembayaran, dan batas waktu pembayaran. Misalnya, pembayaran paling lambat 14 hari setelah faktur diterbitkan.

Langkah 7: Simpan Arsip

Simpan salinan faktur untuk arsip perusahaan. Arsip dapat berupa fisik atau digital. Untuk bisnis dengan banyak transaksi, sebaiknya faktur dipindai dan disimpan dalam folder berdasarkan bulan atau pelanggan.

Kelebihan Faktur Manual

• Mudah dibuat.
• Tidak membutuhkan software khusus.
• Cocok untuk usaha kecil dengan transaksi sedikit.
• Biaya awal rendah.

Kekurangan Faktur Manual

• Risiko salah hitung lebih tinggi.
• Nomor faktur mudah terduplikasi jika tidak dikontrol.
• Sulit dicari ketika arsip menumpuk.
• Tidak otomatis terhubung dengan laporan keuangan.
• Kurang efisien untuk volume transaksi besar.

Cara Membuat Faktur Penjualan di Microsoft Excel

Microsoft Excel adalah pilihan populer untuk membuat faktur penjualan karena fleksibel, mudah disesuaikan, dan dapat menggunakan rumus otomatis. Excel cocok untuk bisnis kecil hingga menengah yang ingin membuat invoice lebih rapi tanpa langsung menggunakan software akuntansi.

Langkah 1: Pilih Template Invoice

Anda bisa membuat faktur dari awal atau memakai template invoice Excel. Template biasanya sudah memiliki format dasar seperti nomor invoice, tanggal, detail pembeli, daftar barang, subtotal, pajak, dan total tagihan.

Langkah 2: Sesuaikan Identitas Perusahaan

Ganti logo, nama perusahaan, alamat, nomor telepon, email, website, dan NPWP jika diperlukan. Pastikan tampilan faktur konsisten dengan identitas bisnis.

Langkah 3: Buat Struktur Tabel Barang/Jasa

Minimal, tabel transaksi sebaiknya memiliki kolom:

• Nomor urut.
• Kode barang atau jasa.
• Deskripsi barang atau jasa.
• Kuantitas.
• Satuan.
• Harga satuan.
• Diskon.
• Subtotal.

Langkah 4: Tambahkan Rumus Otomatis

Gunakan rumus Excel agar subtotal dan total dihitung otomatis. Contoh rumus sederhana:

• Subtotal per item: Qty x Harga Satuan
• Total sebelum pajak: SUM seluruh subtotal
• PPN: Total sebelum pajak x tarif PPN
• Total tagihan: Total sebelum pajak + PPN

Langkah 5: Tambahkan Termin Pembayaran

Jika faktur memiliki jatuh tempo 14 hari, Anda dapat menghitungnya otomatis dari tanggal faktur. Contoh: tanggal jatuh tempo = tanggal faktur + 14 hari.

Langkah 6: Simpan sebagai Template

Simpan file sebagai template agar dapat digunakan untuk transaksi berikutnya. Buat satu folder khusus invoice dan gunakan format nama file yang konsisten, misalnya INV-2026-07-001-PT-Sentosa-Abadi.xlsx.

Langkah 7: Kirim dalam Format PDF

Untuk menghindari perubahan isi faktur, simpan dan kirim faktur dalam format PDF. File Excel tetap disimpan sebagai dokumen kerja internal.

Kelebihan Membuat Faktur di Excel

• Lebih rapi dibanding manual.
• Bisa memakai rumus otomatis.
• Mudah disesuaikan dengan format perusahaan.
• Bisa digunakan tanpa software akuntansi.
• Cocok untuk bisnis dengan transaksi menengah.

Kekurangan Membuat Faktur di Excel

• Risiko file terhapus atau tertimpa jika tidak ada backup.
• Nomor invoice tetap harus dikontrol manual.
• Tidak otomatis terhubung dengan stok, piutang, dan laporan keuangan.
• Rumus bisa rusak jika file diedit sembarangan.
• Sulit digunakan bersama banyak user tanpa sistem kontrol yang baik.

Untuk pembahasan yang lebih spesifik, baca juga artikel cara membuat faktur penjualan di Microsoft Excel.

Cara Membuat Faktur Penjualan dengan Software Akuntansi

Cara ketiga adalah menggunakan software akuntansi. Metode ini cocok untuk bisnis yang memiliki volume transaksi besar, banyak pelanggan, banyak produk, atau membutuhkan laporan keuangan otomatis.

Langkah 1: Pilih Software Akuntansi

Pilih software yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Pastikan software dapat mengelola invoice, pelanggan, produk, piutang, pembayaran, stok, pajak, dan laporan keuangan.

Langkah 2: Atur Data Perusahaan

Masukkan identitas perusahaan, alamat, NPWP, logo, rekening bank, dan format nomor invoice. Pengaturan awal ini penting agar faktur yang dibuat terlihat profesional dan konsisten.

Langkah 3: Input Data Pelanggan

Masukkan nama pelanggan, alamat penagihan, alamat pengiriman, NPWP/NIK jika relevan, email, nomor telepon, dan termin pembayaran. Data pelanggan yang rapi akan mempercepat pembuatan faktur berikutnya.

Langkah 4: Input Produk atau Jasa

Masukkan daftar produk atau jasa yang dijual, termasuk kode barang, nama barang, satuan, harga jual, akun pendapatan, dan perlakuan pajak jika sistem mendukung.

Langkah 5: Buat Faktur Penjualan

Pilih pelanggan, masukkan barang atau jasa yang dijual, jumlah, harga, diskon, pajak, dan termin pembayaran. Sistem akan menghitung subtotal, pajak, dan total tagihan secara otomatis.

Langkah 6: Kirim Faktur ke Pelanggan

Banyak software akuntansi menyediakan fitur kirim invoice melalui email atau link pembayaran. Hal ini mempercepat proses penagihan dan mengurangi pekerjaan manual.

Langkah 7: Catat Pembayaran

Ketika pelanggan membayar, catat pembayaran pada faktur terkait. Dengan begitu, status faktur akan berubah dari belum dibayar menjadi lunas atau sebagian dibayar.

Langkah 8: Pantau Piutang dan Laporan

Software akuntansi biasanya dapat menampilkan laporan piutang, laporan penjualan, umur piutang, laporan laba rugi, dan laporan arus kas. Ini membantu perusahaan mengelola keuangan lebih terstruktur.

Kelebihan Software Akuntansi

• Nomor invoice dapat dibuat otomatis.
• Terhubung dengan data pelanggan dan produk.
• Dapat mencatat piutang dan pembayaran.
• Bisa menghasilkan laporan keuangan.
• Lebih mudah untuk audit dan rekonsiliasi.
• Mengurangi risiko salah hitung.

Kekurangan Software Akuntansi

• Membutuhkan biaya berlangganan atau implementasi.
• Perlu pelatihan pengguna.
• Data awal harus disiapkan dengan rapi.
• Migrasi dari sistem manual bisa memerlukan waktu.
• Perlu pengaturan hak akses agar data aman.

Untuk memilih sistem yang tepat, baca juga artikel layanan penyedia jasa aplikasi perpajakan dan pentingnya mencoba software sebelum membeli.

Cara Membuat Faktur Penjualan dengan Aplikasi Pajak

Bagi PKP, pembuatan faktur penjualan sering berkaitan dengan administrasi pajak. Karena itu, beberapa perusahaan menggunakan aplikasi pajak atau platform yang terintegrasi dengan e-Faktur untuk membuat invoice, faktur pajak, pembayaran, dan pelaporan.

Langkah 1: Pastikan Status PKP Aktif

Sebelum membuat faktur pajak, pastikan perusahaan sudah dikukuhkan sebagai PKP dan memiliki akses yang diperlukan, seperti sertifikat elektronik, akun PKP, dan akses aplikasi yang digunakan.

Untuk persiapan status PKP, baca artikel syarat menjadi PKP, cara mengisi dokumen form syarat pengajuan PKP, dan langkah aktivasi akun PKP.

Langkah 2: Lengkapi Data Pembeli

Masukkan identitas pembeli dengan benar, termasuk nama, NPWP/NIK, alamat, dan informasi lain yang dibutuhkan. Kesalahan identitas pembeli dapat membuat faktur pajak perlu dibatalkan atau dibuat ulang sesuai ketentuan.

Langkah 3: Input Barang atau Jasa

Masukkan detail Barang Kena Pajak atau Jasa Kena Pajak yang dijual, termasuk harga, kuantitas, diskon, DPP, dan PPN. Jika ada transaksi dengan perlakuan PPN khusus, pastikan kode transaksi dan keterangannya sesuai.

Langkah 4: Buat Faktur Penjualan dan Faktur Pajak

Dalam sistem yang terintegrasi, faktur penjualan dapat dibuat terlebih dahulu, lalu faktur pajak diterbitkan berdasarkan data transaksi yang sama. Ini membantu mengurangi risiko perbedaan antara invoice komersial dan faktur pajak.

Langkah 5: Upload atau Terbitkan Faktur Pajak

Jika menggunakan e-Faktur atau Coretax, faktur pajak perlu diterbitkan melalui kanal resmi yang berlaku. Pastikan status faktur berhasil sebelum dokumen dikirim ke pembeli.

Untuk panduan terkait, baca artikel cara upload faktur pajak keluaran, e-Faktur web based, dan fitur e-Faktur 3.0.

Langkah 6: Laporkan dalam SPT Masa PPN

Faktur pajak yang diterbitkan menjadi bagian dari pelaporan SPT Masa PPN. Karena itu, data invoice, faktur pajak, pembayaran, dan pembukuan harus direkonsiliasi sebelum SPT dilaporkan.

Hubungan Faktur Penjualan dengan Faktur Pajak

Faktur penjualan dan faktur pajak dapat dibuat dari transaksi yang sama, tetapi tujuan administrasinya berbeda.

Jika perusahaan sudah PKP, sebaiknya nomor invoice dan nomor faktur pajak dicatat berpasangan. Dengan begitu, tim finance lebih mudah melakukan rekonsiliasi antara penjualan, PPN keluaran, piutang, pembayaran, dan SPT Masa PPN.

Hubungan Faktur Penjualan dengan PPN Terbaru

Jika perusahaan berstatus PKP dan transaksi penjualannya terutang PPN, faktur penjualan perlu mencantumkan informasi pajak yang sesuai. Dalam konteks terbaru, tarif PPN umum adalah 12%, tetapi untuk banyak barang dan jasa non-mewah digunakan mekanisme DPP nilai lain 11/12 sehingga beban PPN efektif tetap setara 11%.

Karena aturan PPN dapat berbeda untuk transaksi tertentu, perusahaan perlu memastikan jenis transaksi, objek pajak, DPP, tarif, dan kode faktur pajak sudah benar sebelum menerbitkan dokumen kepada pembeli.

Contoh Perhitungan PPN Sederhana

Misalnya PT Maju Digital Nusantara menjual jasa kepada PT Sentosa Abadi dengan nilai sebelum pajak Rp10.000.000. Jika transaksi menggunakan PPN efektif 11%, maka:

Jika transaksi tertentu masuk kategori yang dikenai PPN 12% secara penuh, perhitungannya menjadi berbeda. Karena itu, pastikan tim pajak memahami perlakuan PPN atas produk atau jasa yang dijual.

Untuk referensi perhitungan, baca juga cara menghitung PPN, contoh soal PPN, dan jurnal PPN.

Contoh Faktur Penjualan Manual

Berikut contoh faktur penjualan manual yang dapat digunakan untuk usaha kecil.

Contoh Faktur Penjualan untuk PKP

Berikut contoh faktur penjualan untuk perusahaan yang sudah PKP. Contoh ini hanya ilustrasi dan perlu disesuaikan dengan aturan PPN yang berlaku untuk masing-masing transaksi.

Contoh Faktur Penjualan untuk Jasa

Faktur penjualan jasa biasanya tidak mencantumkan jumlah unit barang, tetapi dapat mencantumkan jenis layanan, periode jasa, biaya jasa, dan pajak jika berlaku.

Contoh Faktur Penjualan untuk Barang

Contoh Faktur Penjualan dengan Termin Pembayaran

Untuk transaksi B2B, termin pembayaran perlu ditulis jelas. Contohnya:

Termin seperti ini membantu penjual dan pembeli memahami kapan pembayaran dilakukan, sehingga risiko keterlambatan dan salah paham dapat dikurangi.

Contoh Jurnal Akuntansi dari Faktur Penjualan

Misalnya perusahaan menerbitkan faktur penjualan dengan nilai DPP Rp10.000.000 dan PPN Rp1.100.000. Total tagihan kepada pelanggan adalah Rp11.100.000.

Jurnal Saat Faktur Diterbitkan

Jurnal Saat Pembayaran Diterima

Contoh jurnal ini hanya ilustrasi. Perusahaan perlu menyesuaikan pencatatan dengan kebijakan akuntansi, sistem pembukuan, jenis transaksi, dan perlakuan pajak yang berlaku.

Cara Menentukan Nomor Faktur Penjualan

Nomor faktur sebaiknya dibuat konsisten, mudah dilacak, dan tidak mudah duplikat. Nomor faktur juga sebaiknya mencerminkan periode transaksi agar pencarian arsip lebih mudah.

Contoh Format Nomor Faktur

• INV/2026/07/001 untuk format umum berdasarkan tahun dan bulan.
• INV-JKT-202607-001 jika perusahaan memiliki beberapa cabang.
• INV-B2B-2026-0001 jika ingin memisahkan transaksi B2B dan retail.
• FPJ-2607-001 untuk format lebih pendek.

Tips Membuat Nomor Faktur

• Gunakan format yang sama setiap bulan.
• Jangan mengulang nomor yang sama.
• Pisahkan nomor invoice dan nomor faktur pajak.
• Gunakan kode cabang jika perusahaan memiliki banyak lokasi.
• Catat nomor faktur yang batal agar tidak dipakai ulang tanpa kontrol.

Checklist Sebelum Mengirim Faktur Penjualan

Checklist Identitas

• Nama penjual sudah benar.
• Alamat penjual sudah benar.
• Nama pembeli sudah benar.
• Alamat pembeli sudah benar.
• NPWP/NIK pembeli sudah benar jika diperlukan.
• Kontak pembeli sudah benar.

Checklist Transaksi

• Nomor faktur unik dan tidak duplikat.
• Tanggal faktur sudah benar.
• Tanggal jatuh tempo sesuai perjanjian.
• Nama barang atau jasa sudah jelas.
• Kuantitas dan satuan sudah benar.
• Harga satuan sudah sesuai penawaran atau purchase order.
• Diskon sudah dihitung dengan benar.
• Subtotal sudah sesuai.
• PPN sudah dihitung dengan benar jika berlaku.
• Total tagihan sudah sesuai.

Checklist Dokumen Pendukung

• Purchase order tersedia jika transaksi memakai PO.
• Surat jalan tersedia untuk penjualan barang.
• Berita acara serah terima tersedia untuk jasa/proyek.
• Faktur pajak tersedia jika pembeli membutuhkan dan penjual PKP.
• Kontrak atau quotation tersedia jika diperlukan.

Kesalahan Umum Saat Membuat Faktur Penjualan

1. Nomor Faktur Duplikat

Nomor faktur yang sama untuk dua transaksi berbeda dapat menyebabkan masalah saat audit, pencatatan piutang, dan rekonsiliasi pembayaran.

2. Salah Menulis Identitas Pembeli

Kesalahan nama perusahaan, alamat, NPWP, atau email dapat membuat faktur perlu direvisi. Untuk PKP, kesalahan identitas pembeli pada faktur pajak dapat menimbulkan konsekuensi lebih serius.

3. Salah Menghitung PPN

Jika bisnis sudah PKP, kesalahan menghitung PPN dapat berdampak pada tagihan pelanggan dan pelaporan SPT Masa PPN. Pastikan tim memahami tarif, DPP, dan perlakuan PPN transaksi.

4. Tidak Mencantumkan Jatuh Tempo

Tanpa tanggal jatuh tempo, pelanggan dapat menunda pembayaran karena tidak ada batas yang jelas. Cantumkan termin pembayaran secara tegas.

5. Tidak Menyimpan Arsip

Faktur yang tidak diarsipkan dengan baik akan menyulitkan perusahaan ketika ingin menagih, membuat laporan, atau menjawab pemeriksaan.

6. Tidak Membedakan Invoice dan Faktur Pajak

Invoice dan faktur pajak memiliki fungsi berbeda. Jika perusahaan sudah PKP, keduanya perlu dikelola secara sinkron, bukan dianggap dokumen yang sama sepenuhnya.

7. Tidak Mencatat Pembayaran Masuk

Faktur yang sudah dibayar harus segera diperbarui statusnya. Jika tidak, perusahaan bisa salah menagih pelanggan atau salah membaca posisi piutang.

Tips Membuat Faktur Penjualan yang Profesional

1. Gunakan Format yang Konsisten

Gunakan layout, format nomor, istilah, dan struktur tabel yang sama untuk semua faktur. Konsistensi memudahkan pelanggan dan tim internal membaca dokumen.

2. Cantumkan Informasi Pembayaran dengan Jelas

Masukkan nama bank, nomor rekening, nama pemilik rekening, virtual account jika ada, dan instruksi pembayaran. Hindari membuat pelanggan harus bertanya ulang.

3. Kirim Faktur dalam Format PDF

PDF lebih aman untuk dikirim karena formatnya tidak mudah berubah. Jika memakai Excel, simpan file kerja secara internal dan kirim versi PDF kepada pelanggan.

4. Gunakan Reminder Pembayaran

Untuk transaksi kredit, buat pengingat sebelum dan setelah jatuh tempo. Reminder membantu menjaga arus kas dan mengurangi piutang terlambat bayar.

5. Rekonsiliasi Faktur Secara Berkala

Cocokkan faktur penjualan dengan pembayaran masuk, rekening bank, laporan penjualan, faktur pajak, dan pembukuan. Rekonsiliasi rutin membantu menemukan selisih lebih cepat.

6. Gunakan Sistem jika Transaksi Mulai Banyak

Jika transaksi sudah bertambah, pertimbangkan software akuntansi atau aplikasi invoice. Sistem membantu mengurangi pekerjaan manual dan risiko human error.

Kapan Harus Beralih dari Faktur Manual ke Software?

Faktur manual atau Excel masih bisa digunakan pada tahap awal bisnis. Namun, perusahaan sebaiknya mulai mempertimbangkan software ketika kondisi berikut terjadi:

• Jumlah faktur per bulan semakin banyak.
• Nomor invoice sering duplikat atau terlewat.
• Piutang sulit dipantau.
• Sering terjadi salah hitung pajak atau diskon.
• Tim finance membutuhkan laporan otomatis.
• Bisnis memiliki banyak cabang atau banyak user.
• Data invoice perlu terhubung dengan stok dan laporan keuangan.
• Perusahaan sudah PKP dan perlu rekonsiliasi dengan faktur pajak.

Hubungan Faktur Penjualan dengan Retur dan Faktur Pajak Pengganti

Dalam transaksi bisnis, faktur penjualan dapat berubah karena retur barang, koreksi harga, diskon tambahan, atau pembatalan transaksi. Untuk transaksi PKP, perubahan ini dapat memengaruhi faktur pajak dan SPT Masa PPN.

Jika Barang Dikembalikan

Jika barang sudah dijual lalu dikembalikan oleh pembeli, perusahaan perlu membuat dokumen retur sesuai prosedur. Dalam konteks PPN, retur BKP dapat berdampak pada PPN keluaran penjual dan Pajak Masukan pembeli.

Jika Ada Kesalahan Nominal

Jika transaksi tetap terjadi tetapi ada kesalahan nilai, jumlah, harga, atau keterangan tertentu pada faktur pajak, PKP dapat perlu membuat faktur pajak pengganti sesuai ketentuan.

Jika Transaksi Batal

Jika transaksi benar-benar batal, faktur penjualan perlu dibatalkan secara komersial. Jika faktur pajak sudah diterbitkan, PKP perlu mengikuti ketentuan pembatalan faktur pajak.

Untuk memahami koreksi faktur pajak, baca artikel faktur pajak pengganti, faktur pajak pengganti beda bulan, dan cara pembatalan faktur pajak.

Contoh SOP Pembuatan Faktur Penjualan

1. Tujuan SOP

SOP ini dibuat untuk memastikan faktur penjualan diterbitkan secara benar, rapi, tepat waktu, dan sesuai dengan dokumen transaksi.

2. Pihak yang Bertanggung Jawab

• Sales membuat atau mengirim purchase order dari pelanggan.
• Admin sales memverifikasi pesanan.
• Finance membuat faktur penjualan.
• Tax membuat faktur pajak jika perusahaan PKP.
• Accounting mencatat transaksi dalam pembukuan.
• Collection menagih pembayaran sesuai jatuh tempo.

3. Alur Kerja

1. Sales menerima PO atau konfirmasi pesanan dari pelanggan.
2. Admin memeriksa harga, kuantitas, diskon, dan termin pembayaran.
3. Finance membuat faktur penjualan.
4. Tax menerbitkan faktur pajak jika transaksi terutang PPN dan perusahaan PKP.
5. Faktur dikirim ke pelanggan dalam format PDF.
6. Accounting mencatat piutang dan pendapatan.
7. Collection memantau tanggal jatuh tempo.
8. Finance mencatat pembayaran saat dana diterima.
9. Accounting melakukan rekonsiliasi pembayaran, piutang, dan pajak.
10. Dokumen disimpan dalam arsip digital sesuai periode.

Template Struktur Faktur Penjualan Siap Pakai

Berikut struktur sederhana yang dapat digunakan sebagai template faktur penjualan.

FAQ tentang Cara Membuat Faktur Penjualan

Apa itu faktur penjualan?

Faktur penjualan adalah dokumen yang dibuat penjual untuk menagih pembayaran kepada pembeli atas barang atau jasa yang dijual. Dokumen ini juga menjadi dasar pencatatan penjualan, piutang, dan laporan keuangan.

Apakah faktur penjualan sama dengan invoice?

Dalam praktik bisnis, faktur penjualan sering disebut invoice. Keduanya sama-sama digunakan sebagai dokumen tagihan. Namun, faktur penjualan perlu dibedakan dari faktur pajak yang memiliki fungsi khusus sebagai bukti pemungutan PPN.

Apakah faktur penjualan harus mencantumkan PPN?

Jika penjual adalah PKP dan transaksi terutang PPN, faktur penjualan dapat mencantumkan PPN. Jika penjual bukan PKP, penjual tidak boleh memungut PPN sebagai PKP atau menerbitkan faktur pajak.

Apa saja data yang harus ada dalam faktur penjualan?

Faktur penjualan sebaiknya memuat identitas penjual, identitas pembeli, nomor faktur, tanggal faktur, tanggal jatuh tempo, rincian barang atau jasa, harga, jumlah, diskon, pajak jika ada, total tagihan, metode pembayaran, dan catatan tambahan.

Apakah faktur penjualan bisa dibuat manual?

Ya. Faktur penjualan dapat dibuat manual, terutama untuk usaha kecil dengan transaksi terbatas. Namun, perusahaan tetap perlu memastikan nomor faktur, perhitungan, dan arsipnya rapi.

Apakah Excel bisa digunakan untuk membuat faktur penjualan?

Ya. Excel dapat digunakan untuk membuat faktur penjualan dengan template dan rumus otomatis. Metode ini cocok untuk bisnis kecil hingga menengah yang belum menggunakan software akuntansi.

Kapan bisnis perlu menggunakan software akuntansi untuk faktur?

Bisnis sebaiknya mulai menggunakan software akuntansi ketika jumlah transaksi meningkat, piutang sulit dipantau, laporan keuangan dibutuhkan secara rutin, atau perusahaan sudah PKP dan perlu rekonsiliasi dengan faktur pajak.

Apa bedanya nomor invoice dan nomor faktur pajak?

Nomor invoice adalah nomor internal untuk dokumen tagihan. Nomor faktur pajak adalah Nomor Seri Faktur Pajak yang digunakan dalam administrasi PPN oleh PKP.

Bagaimana jika ada kesalahan dalam faktur penjualan?

Jika faktur penjualan belum dikirim, perbaiki sebelum dikirim ke pembeli. Jika sudah dikirim, buat revisi atau dokumen koreksi sesuai kebijakan perusahaan. Jika terkait faktur pajak, ikuti ketentuan faktur pajak pengganti atau pembatalan faktur pajak.

Apakah faktur penjualan perlu disimpan?

Ya. Faktur penjualan perlu disimpan sebagai arsip transaksi, dasar pembukuan, bukti penagihan, dan dokumen pendukung jika ada audit atau pemeriksaan.

Kesimpulan

Faktur penjualan adalah dokumen penting dalam bisnis karena berfungsi sebagai bukti tagihan, bukti transaksi, dasar pencatatan piutang, dasar pembukuan, dan alat pengelolaan cash flow. Tanpa faktur penjualan yang rapi, perusahaan akan lebih sulit menagih pelanggan, membuat laporan keuangan, dan melakukan rekonsiliasi transaksi.

Ada beberapa cara membuat faktur penjualan. Cara manual cocok untuk usaha kecil dengan transaksi terbatas. Microsoft Excel cocok untuk bisnis yang ingin format lebih rapi dan perhitungan otomatis. Software akuntansi cocok untuk perusahaan dengan transaksi lebih banyak, kebutuhan laporan keuangan, pengelolaan piutang, dan integrasi data. Bagi PKP, penggunaan aplikasi pajak atau sistem yang terhubung dengan e-Faktur/Coretax juga penting agar faktur penjualan dan faktur pajak dapat dikelola secara konsisten.

Hal terpenting dalam membuat faktur penjualan adalah memastikan data penjual, pembeli, nomor faktur, tanggal, rincian barang atau jasa, harga, diskon, pajak, total tagihan, termin pembayaran, dan dokumen pendukung sudah benar. Jika perusahaan sudah PKP, faktur penjualan juga harus direkonsiliasi dengan faktur pajak dan SPT Masa PPN.

Dengan format yang konsisten, sistem penomoran yang rapi, arsip digital yang tertata, dan proses review sebelum faktur dikirim, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan, mempercepat pembayaran, dan menjaga administrasi keuangan tetap sehat.

Referensi Eksternal

• Direktorat Jenderal Pajak – PER-03/PJ/2022 tentang Faktur Pajak
• Direktorat Jenderal Pajak – Keterangan Tertulis Penerbitan Faktur Pajak
• Direktorat Jenderal Pajak – Pemerintah Terbitkan Aturan DPP Nilai Lain dan Besaran Tertentu PPN
• Direktorat Jenderal Pajak – PMK 131/2024: Tarif PPN Sebelas-Dua Belas
• Direktorat Jenderal Pajak – Perubahan PMK 11 Tahun 2025 tentang DPP Nilai Lain dan Besaran Tertentu PPN
• Direktorat Jenderal Pajak – Pajak Pertambahan Nilai
• Direktorat Jenderal Pajak – Panduan SPT Masa PPN
• Microsoft Support – Create Estimates and Invoices
• Microsoft Excel – Free Editable Invoice Templates
• Microsoft Support – Save a Workbook as a Template
• IFRS Foundation – IFRS 15 Revenue from Contracts with Customers