Cara Menggunakan Aplikasi e-Faktur untuk Membuat Faktur Pajak Elektronik

e-Faktur adalah aplikasi atau sistem yang digunakan Pengusaha Kena Pajak atau PKP untuk membuat faktur pajak berbentuk elektronik. Bagi PKP, faktur pajak bukan sekadar dokumen transaksi, melainkan bukti pungutan PPN atau PPN dan PPnBM yang harus dibuat, diunggah, memperoleh persetujuan DJP, serta dilaporkan sesuai ketentuan.

Jika sebelumnya banyak PKP menggunakan aplikasi e-Faktur Desktop versi lama, kini konteksnya sudah berubah. Aplikasi e-Faktur Desktop terbaru yang disediakan DJP adalah e-Faktur 4.0. Selain itu, sejak implementasi Coretax DJP, pembuatan faktur pajak juga dapat dilakukan melalui beberapa saluran, yaitu Coretax DJP, aplikasi e-Faktur Host-to-Host melalui PJAP, dan e-Faktur Client Desktop sesuai ketentuan yang berlaku.

Karena itu, panduan lama tentang cara menggunakan e-Faktur perlu diperbarui. Beberapa langkah seperti pelaporan SPT Masa PPN melalui aplikasi desktop sudah tidak lagi menjadi alur utama untuk konteks terbaru, karena pelaporan SPT Masa PPN, retur, dan pembatalan faktur pajak dilakukan melalui Coretax DJP.

Artikel ini akan membahas cara menggunakan aplikasi e-Faktur untuk membuat faktur pajak elektronik, mulai dari syarat awal PKP, persiapan sertifikat elektronik, permintaan NSFP, instalasi e-Faktur 4.0, input referensi, pembuatan faktur, upload faktur, approval, sampai kesalahan yang perlu dihindari.

Jika perusahaan Anda baru dikukuhkan sebagai PKP, baca juga artikel syarat menjadi Pengusaha Kena Pajak atau PKP.

Apa Itu e-Faktur?

e-Faktur adalah faktur pajak berbentuk elektronik yang dibuat menggunakan aplikasi atau sistem yang disediakan dan/atau ditentukan oleh Direktorat Jenderal Pajak. Faktur pajak elektronik ini digunakan oleh PKP untuk mencatat penyerahan Barang Kena Pajak atau BKP dan/atau Jasa Kena Pajak atau JKP.

Dalam aturan faktur pajak, e-Faktur dibuat dengan aplikasi e-Faktur dan dicantumkan tanda tangan elektronik. e-Faktur juga tidak wajib dicetak dalam bentuk kertas, meskipun PKP dapat mengunduh atau mencetak PDF jika diperlukan untuk arsip atau diberikan kepada lawan transaksi.

Fungsi e-Faktur bagi PKP

• Membuat faktur pajak keluaran.
• Mengadministrasikan faktur pajak masukan.
• Mengelola data lawan transaksi.
• Mengelola data barang dan jasa.
• Merekam Nomor Seri Faktur Pajak atau NSFP.
• Mengunggah faktur pajak ke DJP.
• Mendapatkan approval atau persetujuan faktur pajak.
• Mengunduh PDF faktur pajak.
• Membantu rekonsiliasi PPN perusahaan.

Karena faktur pajak sangat penting dalam administrasi PPN, perusahaan perlu memastikan datanya benar sejak awal. Untuk memahami risiko faktur bermasalah, baca artikel faktur pajak expired dan faktur pajak fiktif.

Update Terbaru: e-Faktur Desktop, Coretax, dan PJAP

Dalam sistem terbaru, PKP tidak hanya mengenal e-Faktur Desktop. DJP menyediakan beberapa saluran untuk pembuatan faktur pajak sesuai kebutuhan dan ketentuan masing-masing PKP.

Saluran pembuatan faktur pajak

Hal penting yang berubah

• e-Faktur Desktop 4.0 menggantikan versi desktop lama.
• e-Faktur 4.0 mengakomodasi NPWP 15 digit, NPWP 16 digit, NIK, dan informasi NITKU.
• PKP dapat menggunakan e-Faktur Client Desktop untuk membuat faktur pajak sesuai ketentuan.
• Retur, pembatalan faktur pajak, dan pelaporan SPT Masa PPN dilakukan melalui Coretax DJP.
• Data faktur pajak dari e-Faktur Desktop akan tersedia di Coretax DJP setelah proses sinkronisasi.

Untuk proses pelaporan PPN, baca juga artikel cara lapor SPT Masa PPN online e-Faktur dan Coretax.

Siapa yang Wajib Menggunakan e-Faktur?

e-Faktur digunakan oleh Pengusaha Kena Pajak atau PKP yang melakukan penyerahan BKP dan/atau JKP yang wajib dibuatkan faktur pajak. Jika pengusaha belum dikukuhkan sebagai PKP, maka pengusaha tersebut belum memiliki kewajiban menerbitkan faktur pajak seperti PKP.

PKP perlu membuat faktur pajak ketika:

• Menyerahkan Barang Kena Pajak.
• Menyerahkan Jasa Kena Pajak.
• Menerima pembayaran sebelum penyerahan BKP atau JKP.
• Menerima pembayaran termin dalam penyerahan sebagian tahap pekerjaan.
• Melakukan transaksi lain yang diwajibkan dibuatkan faktur pajak sesuai ketentuan.

Contoh PKP yang menggunakan e-Faktur

• Perusahaan dagang yang menjual BKP.
• Perusahaan jasa yang menyerahkan JKP.
• Perusahaan manufaktur.
• Importir yang juga melakukan penyerahan BKP.
• Perusahaan konstruksi tertentu.
• Perusahaan software atau jasa digital yang terdaftar sebagai PKP.

Jika transaksi perusahaan juga berkaitan dengan impor, baca artikel ketentuan cara perhitungan pajak impor barang di Indonesia.

Syarat Awal agar PKP Bisa Membuat e-Faktur

Sebelum menggunakan aplikasi e-Faktur, PKP harus memenuhi beberapa syarat administrasi. Syarat ini penting karena aplikasi e-Faktur tidak dapat digunakan hanya dengan mengunduh installer.

Syarat utama membuat e-Faktur

• Sudah dikukuhkan sebagai PKP.
• Memiliki akun PKP yang sudah diaktivasi.
• Memiliki kode aktivasi dan password.
• Memiliki sertifikat elektronik atau kode otorisasi sesuai ketentuan terbaru.
• Memiliki Nomor Seri Faktur Pajak atau NSFP dari DJP.
• Menggunakan aplikasi atau sistem e-Faktur yang disediakan atau ditentukan DJP.

Dokumen dan data yang perlu disiapkan

• NPWP/NIK atau data identitas pajak PKP.
• NITKU jika sudah berlaku untuk tempat kegiatan usaha.
• Surat pengukuhan PKP.
• Kode aktivasi dan password akun PKP.
• Sertifikat elektronik dan passphrase.
• Data penandatangan faktur pajak.
• Data lawan transaksi.
• Data barang atau jasa.
• NSFP yang diperoleh dari e-Nofa.

Download Aplikasi e-Faktur 4.0

Aplikasi e-Faktur Desktop 4.0 dapat diunduh melalui laman resmi installer e-Faktur DJP. Hindari mengunduh aplikasi dari sumber tidak resmi karena berisiko membawa file rusak, tidak terbaru, atau bahkan berbahaya bagi keamanan data perusahaan.

Versi installer yang tersedia

• e-Faktur 4.0 untuk Windows 32 bit.
• e-Faktur 4.0 untuk Windows 64 bit.
• e-Faktur 4.0 untuk Linux 32 bit.
• e-Faktur 4.0 untuk Linux 64 bit.
• e-Faktur 4.0 untuk Mac JAR 64 bit.

Tips sebelum instalasi

• Gunakan komputer yang aman dan bebas malware.
• Pastikan koneksi internet stabil.
• Unduh installer dari laman resmi DJP.
• Jika melakukan update dari versi lama, backup folder database terlebih dahulu.
• Jangan menghapus database lama sebelum memastikan data berhasil dipindahkan.
• Simpan file sertifikat elektronik dan passphrase secara aman.

Jika pernah mengalami kendala file faktur rusak atau gagal upload, baca artikel upload faktur corrupt dan daftar kode error e-Faktur ETAX dan solusinya.

Spesifikasi Sistem untuk e-Faktur

Naskah lama menyebut Java 1.7 dan spesifikasi lama. Untuk penggunaan terbaru, PKP sebaiknya mengikuti petunjuk teknis dan installer resmi e-Faktur 4.0 dari DJP. Karena kebutuhan teknis dapat berubah saat update aplikasi, gunakan petunjuk instalasi terbaru yang tersedia bersama installer.

Rekomendasi umum perangkat

• Komputer dengan sistem operasi yang didukung installer e-Faktur 4.0.
• RAM yang cukup untuk menjalankan aplikasi dan database.
• Ruang penyimpanan yang cukup untuk database, backup, dan PDF faktur pajak.
• Koneksi internet stabil untuk upload dan sinkronisasi.
• Aplikasi pembaca PDF untuk membuka faktur pajak elektronik.
• Sistem keamanan komputer yang memadai.

Catatan keamanan

Aplikasi e-Faktur menyimpan data transaksi dan data lawan transaksi. Karena itu, komputer yang digunakan sebaiknya tidak dipakai sembarangan, tidak dibagikan ke banyak orang tanpa kontrol akses, dan rutin dibackup.

Persiapan Sebelum Membuat Faktur Pajak Elektronik

Sebelum merekam faktur pajak, pastikan seluruh data transaksi sudah lengkap. Kesalahan kecil seperti salah NPWP, salah NIK, salah kode transaksi, atau salah DPP dapat menyebabkan faktur perlu diganti atau dibatalkan.

Checklist persiapan data transaksi

• Identitas pembeli atau penerima jasa.
• NPWP 15 digit, NPWP 16 digit, NIK, atau data identitas yang sesuai.
• Alamat lawan transaksi.
• Nomor invoice atau dokumen penjualan.
• Tanggal transaksi.
• Jenis BKP atau JKP.
• Harga jual atau penggantian.
• Potongan harga jika ada.
• DPP.
• PPN.
• PPnBM jika ada.
• Kode transaksi faktur pajak.
• NSFP yang masih tersedia.

Jika perusahaan sering melakukan rekonsiliasi data penjualan, faktur pajak, dan SPT Masa PPN, baca artikel 3 alasan pentingnya rekonsiliasi data pajak.

Cara Menggunakan Aplikasi e-Faktur Desktop untuk Membuat Faktur Pajak

Berikut alur umum penggunaan e-Faktur Client Desktop untuk membuat faktur pajak elektronik. Tampilan detail aplikasi dapat berubah mengikuti versi aplikasi, tetapi alur besarnya relatif sama.

1. Jalankan aplikasi e-Faktur

Buka folder aplikasi e-Faktur yang sudah diunduh dan diekstrak. Jalankan file aplikasi sesuai sistem operasi yang digunakan. Untuk Windows, biasanya aplikasi dijalankan melalui file ETaxInvoice.

2. Hubungkan aplikasi ke database

Setelah aplikasi terbuka, pilih database lokal yang digunakan. Jika baru pertama kali menggunakan aplikasi, lakukan registrasi dan konfigurasi database sesuai petunjuk aplikasi.

Tips database

• Gunakan folder database yang benar.
• Jangan memindahkan folder database tanpa backup.
• Buat backup berkala, terutama sebelum update aplikasi.
• Simpan backup di lokasi berbeda dari komputer utama.

3. Registrasi aplikasi e-Faktur

Pada penggunaan pertama, aplikasi akan meminta registrasi. PKP perlu memasukkan data seperti NPWP, kode aktivasi, sertifikat elektronik, passphrase, captcha, dan password akun PKP sesuai instruksi aplikasi.

Data yang biasanya diperlukan

• NPWP atau identitas pajak PKP.
• Kode aktivasi.
• Password akun PKP.
• File sertifikat elektronik.
• Passphrase sertifikat elektronik.

4. Buat user admin

Setelah registrasi berhasil, buat user admin aplikasi. User admin biasanya digunakan untuk pengaturan awal, manajemen user, dan pengelolaan referensi utama.

Data user yang perlu diisi

• Nama user.
• Nama lengkap.
• Password.
• Konfirmasi password.
• Hak akses pengguna.

5. Login ke aplikasi e-Faktur

Masuk ke aplikasi menggunakan user dan password yang sudah dibuat. Setelah login, pengguna akan melihat menu yang tersedia sesuai hak akses.

6. Lengkapi profil PKP

Masuk ke menu referensi atau profil PKP. Lengkapi data perusahaan seperti alamat, kode pos, nomor telepon, penandatangan faktur pajak, dan informasi lain yang diperlukan.

Data profil yang perlu dicek

• Nama PKP.
• NPWP.
• NITKU jika tersedia.
• Alamat.
• Kode pos.
• Nomor telepon.
• Nama penandatangan faktur pajak.
• Jabatan penandatangan.

7. Atur administrasi user

Jika perusahaan memiliki beberapa staf pajak atau finance, buat user sesuai kebutuhan. Jangan menggunakan satu akun untuk semua orang karena akan menyulitkan kontrol akses dan audit internal.

Contoh pembagian user

• Admin pajak.
• User perekam faktur.
• User reviewer.
• User yang hanya bertugas mengunduh PDF.

8. Input data lawan transaksi

Masukkan data lawan transaksi agar pembuatan faktur lebih cepat. Data ini mencakup identitas pembeli BKP atau penerima JKP.

Data lawan transaksi

• Nama lawan transaksi.
• NPWP 15 digit, NPWP 16 digit, atau NIK sesuai ketentuan.
• Alamat.
• Jenis lawan transaksi.
• Informasi tambahan jika diperlukan.

Jika perusahaan menerbitkan faktur untuk konsumen akhir, pahami perbedaan faktur pajak eceran dan faktur pajak biasa. Baca artikel cara input faktur pajak digunggung dalam e-Faktur.

9. Input data barang atau jasa

Masukkan daftar barang atau jasa yang sering dijual. Dengan referensi barang/jasa, user tidak perlu mengetik ulang deskripsi produk setiap kali membuat faktur.

Data barang/jasa yang perlu disiapkan

• Kode barang atau jasa internal.
• Nama barang atau jasa.
• Harga satuan.
• Satuan barang.
• Keterangan tambahan jika diperlukan.

Jika perusahaan juga membuat dokumen penjualan internal, baca artikel pengertian faktur penjualan.

10. Input Nomor Seri Faktur Pajak atau NSFP

Sebelum membuat faktur pajak, PKP harus memiliki NSFP. NSFP diperoleh melalui e-Nofa atau saluran yang disediakan DJP. Setelah memperoleh NSFP, input rentang nomor faktur tersebut ke aplikasi e-Faktur.

Hal yang perlu diperhatikan

• Gunakan NSFP yang diberikan oleh DJP.
• Pastikan rentang NSFP belum pernah digunakan.
• Jangan menggunakan nomor faktur di luar jatah NSFP.
• Pastikan tanggal faktur tidak mendahului tanggal NSFP jika tidak memenuhi ketentuan.

11. Buat faktur pajak keluaran

Masuk ke menu faktur pajak keluaran, lalu rekam transaksi baru. Isi seluruh data transaksi dengan benar.

Data utama faktur pajak

• Kode transaksi.
• Nomor faktur pajak.
• Tanggal faktur.
• Identitas pembeli atau penerima jasa.
• Daftar BKP atau JKP.
• DPP.
• PPN.
• PPnBM jika ada.
• Keterangan tambahan jika diperlukan.

Jika transaksi berkaitan dengan barang mewah, baca artikel subjek PPnBM dan PPnBM apartemen sebagai referensi tambahan.

12. Periksa ulang data faktur

Sebelum faktur diupload, lakukan pengecekan. Kesalahan data dapat menyebabkan faktur harus diganti atau dibatalkan.

Checklist sebelum upload

• Apakah kode transaksi sudah benar?
• Apakah NPWP/NIK lawan transaksi sudah benar?
• Apakah tanggal faktur sesuai saat faktur seharusnya dibuat?
• Apakah DPP sudah sesuai invoice?
• Apakah PPN dihitung dengan benar?
• Apakah PPnBM perlu dicantumkan?
• Apakah deskripsi barang/jasa sesuai transaksi?

13. Upload faktur pajak

Faktur pajak elektronik harus diunggah ke DJP menggunakan aplikasi e-Faktur dan memperoleh persetujuan. Berdasarkan ketentuan faktur pajak, e-Faktur wajib diunggah paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya setelah tanggal pembuatan e-Faktur.

Status upload yang perlu dipahami

• Belum upload: faktur masih tersimpan di aplikasi dan belum dikirim ke DJP.
• Siap approve: faktur sudah siap dikirim untuk proses persetujuan.
• Approval sukses: faktur sudah disetujui DJP.
• Reject: faktur ditolak karena data atau ketentuan tidak sesuai.

e-Faktur yang tidak memperoleh persetujuan DJP bukan merupakan Faktur Pajak yang sah. Karena itu, jangan hanya menyimpan faktur di aplikasi tanpa memastikan status approval.

14. Unduh PDF faktur pajak

Setelah faktur memperoleh approval, PKP dapat mengunduh file PDF faktur pajak. PDF ini dapat disampaikan kepada lawan transaksi dan disimpan sebagai arsip perusahaan.

15. Sinkronkan dan rekonsiliasi data

Faktur yang dibuat melalui e-Faktur Desktop akan tersedia dalam Coretax DJP setelah proses sinkronisasi. Perusahaan tetap perlu melakukan rekonsiliasi antara e-Faktur, invoice, sistem akuntansi, dan SPT Masa PPN.

Cara Membuat Faktur Pajak Melalui Coretax DJP

Selain e-Faktur Desktop, PKP juga dapat membuat faktur pajak melalui Coretax DJP. Coretax menjadi sistem inti administrasi perpajakan yang mengintegrasikan berbagai proses, termasuk pembuatan faktur, pembayaran, dan pelaporan.

Alur umum membuat faktur di Coretax

1. Login ke akun Coretax DJP.
2. Pilih menu e-Faktur atau Faktur Pajak.
3. Pilih jenis transaksi.
4. Isi data pembeli atau penerima jasa.
5. Isi detail barang atau jasa.
6. Masukkan DPP, PPN, dan PPnBM jika ada.
7. Periksa ulang data faktur.
8. Submit faktur untuk memperoleh approval.
9. Unduh PDF faktur pajak jika diperlukan.

Kapan lebih baik memakai Coretax?

• Jika PKP baru dikukuhkan setelah 1 Januari 2025.
• Jika jenis faktur tidak dapat dibuat melalui e-Faktur Desktop.
• Jika perusahaan ingin proses langsung terintegrasi dengan sistem DJP.
• Jika proses yang dilakukan adalah retur, pembatalan, atau pelaporan SPT Masa PPN.

Jenis Faktur yang Perlu Diperhatikan dalam e-Faktur

Tidak semua faktur pajak memiliki perlakuan yang sama. PKP perlu memahami beberapa jenis faktur agar tidak salah membuat dokumen.

1. Faktur pajak normal

Faktur pajak normal dibuat atas transaksi penyerahan BKP atau JKP yang terjadi sesuai ketentuan.

2. Faktur pajak pengganti

Faktur pajak pengganti dibuat jika faktur sebelumnya salah dalam pengisian atau penulisan sehingga perlu diperbaiki.

3. Faktur pajak pembatalan

Faktur pajak perlu dibatalkan jika transaksi dibatalkan atau seharusnya tidak dibuatkan faktur pajak.

4. Faktur pajak gabungan

Faktur pajak gabungan dapat dibuat untuk seluruh penyerahan BKP dan/atau JKP kepada pembeli atau penerima jasa yang sama selama satu bulan kalender, sepanjang memenuhi ketentuan.

5. Faktur pajak eceran

Faktur pajak eceran digunakan oleh PKP pedagang eceran untuk transaksi kepada konsumen akhir dengan ketentuan khusus.

Upload, Approval, dan Batas Waktu e-Faktur

Salah satu hal terpenting dalam penggunaan e-Faktur adalah proses upload dan approval. Faktur yang sudah dibuat di aplikasi belum otomatis sah jika belum diupload dan disetujui DJP.

Batas waktu upload

e-Faktur wajib diupload ke DJP paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya setelah tanggal pembuatan e-Faktur. Jika terlambat atau tidak memperoleh approval, faktur dapat bermasalah dan tidak dapat diperlakukan sebagai faktur pajak yang sah sesuai ketentuan.

Kenapa approval penting?

• Menentukan apakah faktur pajak sah secara sistem.
• Membantu lawan transaksi mengkreditkan Pajak Masukan jika memenuhi syarat.
• Mencegah faktur pajak ganda atau tidak valid.
• Mendukung rekonsiliasi PPN.
• Mengurangi risiko koreksi saat pelaporan SPT Masa PPN.

Kesalahan Umum saat Menggunakan Aplikasi e-Faktur

Banyak masalah e-Faktur terjadi bukan karena sistemnya sulit, tetapi karena data transaksi tidak dicek dengan teliti sebelum diupload.

1. Salah memilih kode transaksi

Kode transaksi menentukan karakter faktur pajak. Kesalahan kode transaksi dapat membuat faktur tidak sesuai dengan transaksi sebenarnya.

2. Salah input NPWP, NIK, atau NITKU

e-Faktur 4.0 sudah mengakomodasi NPWP 15 digit, NPWP 16 digit, dan NIK. Namun, user tetap harus memastikan data lawan transaksi benar.

3. Menggunakan NSFP yang tidak sesuai

NSFP harus berasal dari DJP dan digunakan sesuai ketentuan. Jangan menggunakan nomor faktur di luar rentang yang diberikan.

4. Upload melewati batas waktu

Upload faktur melewati batas waktu dapat membuat faktur ditolak atau bermasalah.

5. Tidak backup database

Database e-Faktur menyimpan data penting. Jika rusak atau hilang, pekerjaan administrasi pajak dapat terganggu.

6. Tidak sinkron dengan invoice

Faktur pajak harus sesuai dengan transaksi sebenarnya. Jika invoice dan e-Faktur berbeda, perusahaan perlu melakukan rekonsiliasi.

7. Salah perlakuan untuk retur dan pembatalan

Dalam konteks terbaru, retur, pembatalan faktur pajak, dan pelaporan SPT Masa PPN dilakukan melalui Coretax DJP. Jangan hanya mengandalkan alur lama di desktop.

Bagaimana Jika Faktur Pajak Salah?

Jika ada kesalahan pada faktur pajak, tindakan yang dilakukan bergantung pada jenis kesalahannya.

Faktur pajak perlu diganti jika:

• Nama lawan transaksi salah.
• Alamat salah.
• NPWP/NIK salah.
• DPP atau PPN salah.
• Deskripsi barang/jasa salah.
• Kode transaksi salah dan masih dapat diperbaiki sesuai ketentuan.

Faktur pajak perlu dibatalkan jika:

• Transaksi dibatalkan.
• Faktur dibuat untuk transaksi yang seharusnya tidak dibuatkan faktur pajak.
• Terjadi kesalahan yang tidak dapat diperbaiki dengan faktur pengganti sesuai kondisi transaksi.

Jika kesalahan berkaitan dengan pembayaran pajak atau setoran yang salah, Anda mungkin perlu memahami proses pemindahbukuan. Baca artikel cara input PBK di e-Faktur.

Hubungan e-Faktur dengan SPT Masa PPN

Faktur pajak yang dibuat PKP wajib dilaporkan dalam SPT Masa PPN pada masa pajak yang sama dengan tanggal pembuatan faktur. Karena itu, e-Faktur tidak boleh dipandang sebagai proses yang terpisah dari pelaporan PPN.

Data yang perlu direkonsiliasi sebelum lapor SPT Masa PPN

• Faktur pajak keluaran.
• Faktur pajak masukan.
• Dokumen tertentu yang dipersamakan dengan faktur pajak.
• Retur penjualan dan pembelian.
• Faktur pengganti.
• Faktur batal.
• Data pembayaran PPN.
• Kompensasi PPN jika ada.

Jika perusahaan memiliki PPN lebih bayar, baca artikel cara mengkompensasikan PPN lebih bayar.

Tips Aman Menggunakan Aplikasi e-Faktur

1. Gunakan aplikasi resmi DJP

Selalu unduh installer e-Faktur dari laman resmi DJP. Jangan menggunakan file dari sumber tidak jelas.

2. Backup database secara rutin

Lakukan backup database sebelum update aplikasi dan secara berkala setiap bulan. Simpan backup di lokasi yang aman.

3. Batasi akses user

Jangan semua staf memiliki akses admin. Berikan hak akses sesuai tanggung jawab masing-masing.

4. Validasi data lawan transaksi

Pastikan NPWP, NIK, alamat, dan identitas pembeli benar sebelum faktur dibuat.

5. Upload faktur sebelum tenggat

Jangan menunggu tanggal 15 bulan berikutnya. Upload lebih awal memberi waktu untuk memperbaiki jika terjadi reject.

6. Rekonsiliasi dengan invoice

Cocokkan e-Faktur dengan invoice penjualan, data akuntansi, dan SPT Masa PPN.

7. Ikuti update Coretax

Karena sistem administrasi pajak terus berkembang, PKP perlu mengikuti pengumuman DJP terkait penggunaan Coretax, e-Faktur, e-Nofa, dan pelaporan PPN.

Checklist Sebelum Membuat Faktur Pajak Elektronik

Checklist legal dan akses

• Perusahaan sudah berstatus PKP.
• Akun PKP sudah aktif.
• Sertifikat elektronik atau kode otorisasi aktif.
• NSFP sudah diperoleh dari DJP.
• Aplikasi e-Faktur yang digunakan adalah versi terbaru.
• User aplikasi sudah dibuat sesuai hak akses.

Checklist transaksi

• Invoice sudah final.
• Tanggal transaksi benar.
• Identitas lawan transaksi benar.
• Barang atau jasa sesuai transaksi.
• DPP sudah benar.
• PPN sudah benar.
• PPnBM sudah dicek jika relevan.
• Kode transaksi sesuai.

Checklist setelah upload

• Status faktur sudah approval sukses.
• PDF faktur sudah diunduh jika diperlukan.
• Faktur sudah dikirim ke lawan transaksi.
• Data sudah direkonsiliasi dengan invoice.
• Data siap dilaporkan dalam SPT Masa PPN.

FAQ Seputar Cara Menggunakan Aplikasi e-Faktur

Apa itu aplikasi e-Faktur?

Aplikasi e-Faktur adalah aplikasi atau sistem yang disediakan dan/atau ditentukan DJP untuk membuat faktur pajak berbentuk elektronik.

Apa versi e-Faktur terbaru?

Aplikasi e-Faktur Desktop terbaru yang tersedia di laman resmi DJP adalah e-Faktur 4.0.

Apakah e-Faktur Desktop masih bisa digunakan?

Ya, e-Faktur Client Desktop dapat digunakan oleh PKP sesuai ketentuan. Namun, beberapa jenis faktur dan proses tertentu tetap harus dilakukan melalui Coretax DJP atau saluran lain yang ditentukan DJP.

Apakah semua faktur bisa dibuat lewat e-Faktur Desktop?

Tidak selalu. DJP menetapkan pengecualian tertentu, misalnya faktur dengan kode transaksi tertentu, faktur oleh PKP dengan kondisi tertentu, atau proses yang harus dilakukan melalui Coretax.

Apakah SPT Masa PPN masih dilaporkan melalui e-Faktur Desktop?

Dalam konteks terbaru, pelaporan SPT Masa PPN dilakukan melalui Coretax DJP. e-Faktur Desktop digunakan untuk pembuatan faktur sesuai ketentuan, sementara pelaporan mengikuti saluran yang ditentukan DJP.

Apa itu NSFP?

NSFP adalah Nomor Seri Faktur Pajak yang diberikan DJP kepada PKP. NSFP digunakan sebagai nomor dalam pembuatan faktur pajak.

Apakah faktur pajak harus dicetak?

e-Faktur tidak wajib dicetak dalam bentuk kertas. PKP dapat mengunduh PDF faktur pajak untuk disampaikan kepada lawan transaksi atau disimpan sebagai arsip.

Kapan batas upload e-Faktur?

e-Faktur wajib diupload ke DJP paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya setelah tanggal pembuatan e-Faktur.

Apa yang terjadi jika e-Faktur tidak memperoleh approval DJP?

e-Faktur yang tidak memperoleh persetujuan DJP bukan merupakan Faktur Pajak yang sah sesuai ketentuan.

Apakah data e-Faktur bisa diminta kembali jika rusak atau hilang?

PKP dapat mengajukan permintaan data e-Faktur yang rusak atau hilang sesuai ketentuan, terbatas pada data e-Faktur yang telah diupload dan memperoleh persetujuan DJP.

Kesimpulan

Cara menggunakan aplikasi e-Faktur untuk membuat faktur pajak elektronik harus dipahami dalam konteks sistem terbaru. PKP kini dapat membuat faktur melalui Coretax DJP, e-Faktur Host-to-Host melalui PJAP, atau e-Faktur Client Desktop sesuai ketentuan yang berlaku.

Aplikasi e-Faktur Desktop yang relevan saat ini adalah e-Faktur 4.0. Versi ini mengakomodasi penggunaan NPWP 15 digit, NPWP 16 digit, NIK, dan informasi NITKU. Namun, PKP tetap harus memperhatikan pengecualian tertentu, karena tidak semua jenis faktur atau proses dapat dilakukan melalui desktop.

Sebelum membuat faktur, PKP perlu memastikan akun PKP aktif, sertifikat elektronik atau kode otorisasi tersedia, NSFP sudah diperoleh, data lawan transaksi benar, dan data barang/jasa lengkap. Setelah faktur dibuat, faktur harus diupload ke DJP dan memperoleh approval agar menjadi faktur pajak yang sah.

Yang tidak kalah penting, e-Faktur harus direkonsiliasi dengan invoice, data akuntansi, dan SPT Masa PPN. Untuk retur, pembatalan faktur, dan pelaporan SPT Masa PPN, PKP perlu mengikuti alur Coretax DJP sesuai ketentuan terbaru.

Referensi External

• Direktorat Jenderal Pajak – Download Aplikasi e-Faktur
• Direktorat Jenderal Pajak – Pembuatan Faktur Pajak Melalui Aplikasi e-Faktur Client Desktop
• Direktorat Jenderal Pajak – e-Faktur Desktop Kembali Bisa Digunakan
• Direktorat Jenderal Pajak – e-Faktur 4.0 Resmi Digunakan
• Direktorat Jenderal Pajak – PER-03/PJ/2022 tentang Faktur Pajak
• Direktorat Jenderal Pajak – Buku Panduan Coretax DJP
• Coretax DJP – Portal Resmi
• Direktorat Jenderal Pajak – Informasi e-Faktur DJP
• Direktorat Jenderal Pajak – Pembaruan Layanan Berbasis NPWP 16 Digit, NITKU, dan NPWP 15 Digit
• Direktorat Jenderal Pajak – Penjelasan Batas Upload e-Faktur