Ijazah asli sering diminta sebagai jaminan agar karyawan tidak meninggalkan perusahaan. Bagi pencari kerja, syarat ini dapat terasa sulit ditolak ketika kebutuhan pekerjaan mendesak. Padahal, pemeriksaan kualifikasi dan penahanan dokumen adalah dua tindakan yang berbeda.
Larangan menahan ijazah termasuk pengaturan yang diumumkan pemerintah dalam pembaruan ketenagakerjaan pada 6 Oktober 2026. Laporan ANTARA tentang pengaturan baru menegaskan cakupannya pada perekrutan dan penempatan tenaga kerja.
Pekerja perlu memahami hak dan kewajiban dalam hubungan kerja, sementara HR perlu meninjau SOP pemeriksaan dokumen. Artikel ini menjelaskan langkah praktisnya tanpa menganggap setiap kasus otomatis menjadi tindak pidana yang sama.
Daftar Isi
Mengapa Ijazah Dijadikan Jaminan Kerja?
Retensi Karyawan dan Kekhawatiran atas Kontrak
Perusahaan dapat beralasan ingin mencegah pekerja keluar mendadak atau memastikan biaya pelatihan kembali. Persoalannya, penahanan dokumen dapat menghambat pekerja melamar pekerjaan lain dan membuat penyelesaian sengketa semakin rumit.
Kekhawatiran tersebut sebaiknya ditangani melalui perjanjian kerja yang sesuai hukum. Kewajiban pemberitahuan, penyerahan pekerjaan, dan pembiayaan pelatihan perlu dijelaskan sejak awal; ijazah bukan alat untuk menggantikan pengelolaan kontrak.
Kesepakatan Tidak Menghapus Kebutuhan Memeriksa Hukum
Tanda tangan pekerja tidak membuat setiap klausul otomatis boleh dilaksanakan. Isi kontrak tetap harus diperiksa terhadap ketentuan yang berlaku. Pengenalan peraturan tentang perjanjian kerja membantu kandidat membaca tanggung jawab sebelum menerima tawaran.
Dalam kontrak, pisahkan hak berhenti bekerja dari sengketa kewajiban yang mungkin timbul. Pembahasan resign sebelum kontrak berakhir relevan untuk memahami pertanyaan yang perlu dikonsultasikan, tetapi sengketa tersebut tidak dengan sendirinya membenarkan penahanan dokumen.
Larangan Menahan Ijazah Sudah Memiliki Konteks pada 2025
SE Menaker Nomor M/5/HK.04.00/V/2025 melarang pemberi kerja mensyaratkan atau menahan ijazah serta dokumen pribadi sebagai jaminan bekerja. Contoh dokumen mencakup sertifikat kompetensi, paspor, akta kelahiran, buku nikah, dan BPKB.
Surat edaran itu memuat ketentuan terbatas untuk ijazah atau sertifikat hasil pendidikan dan pelatihan yang dibiayai pemberi kerja berdasarkan perjanjian tertulis, disertai kewajiban menjaga keamanan dan mengganti kerugian jika rusak atau hilang. Ketentuan tersebut bukan izin umum menahan semua ijazah.
Pada 2026, penegasan melalui pembaruan undang-undang perlu dibaca bersama bunyi pasal akhirnya. Surat edaran tidak dapat dianggap menciptakan delik pidana tersendiri. Karena itu, perubahan kebijakan harus dijelaskan secara kronologis, termasuk ketika pembaca mempelajari aturan hukum ijazah ditahan perusahaan yang dipublikasikan sebelum pembaruan tersebut.
Bagaimana dengan Sanksi Administratif dan Pidana?
Sanksi Harus Memiliki Dasar yang Sesuai
Jenis sanksi administratif ketenagakerjaan bergantung pada pelanggaran dan kewenangan lembaga. Jangan menganggap teguran, pembekuan, atau pencabutan izin berlaku otomatis pada semua penahanan ijazah.
Pembaca juga perlu membedakan pengaduan dari keputusan bersalah. Pengenalan sanksi pidana atas pelanggaran ketenagakerjaan dapat menjadi latar belakang, tetapi ketentuan baru harus diverifikasi tersendiri.
Penahanan Dokumen Tidak Otomatis Memenuhi Semua Unsur Delik
Apakah suatu perbuatan memenuhi penggelapan, pemerasan, atau delik khusus memerlukan pemeriksaan fakta dan unsur pasal. UU Nomor 1 Tahun 2023 tentang KUHP, beserta perubahan yang relevan, menjadi rujukan yang perlu diperiksa oleh pendamping hukum.
Hal yang perlu dicatat meliputi cara dokumen diserahkan, bukti kepemilikan, permintaan pengembalian, penolakan, dan adanya ancaman atau tuntutan pembayaran. Menyebut ancaman hukuman tertentu tanpa pasal serta fakta yang sesuai dapat menyesatkan pekerja.
Lima Langkah Jika Ijazah Anda Ditahan
1. Kumpulkan Bukti Penyerahan
Simpan tanda terima, kontrak, pesan perekrut, dan daftar dokumen. Tuliskan tanggal, nama penerima, serta lokasi penyerahan. Jika bekerja melalui penyedia tenaga kerja, pastikan siapa yang menyimpan dokumen dalam sistem kerja outsourcing.
2. Ajukan Permintaan Pengembalian Tertulis
Sampaikan jenis dokumen, tanggal penyerahan, dan cara pengambilan yang diusulkan.
Contoh Kalimat Permintaan Pengembalian
“Saya meminta pengembalian ijazah asli yang diserahkan pada [tanggal]. Mohon konfirmasi tertulis mengenai jadwal dan pihak yang menyerahkan kembali dokumen tersebut.”
Simpan bukti penerimaan pesan. Periksa status hubungan kerja untuk menjelaskan konteks pengaduan, tanpa menganggap dokumen boleh ditahan hanya karena pekerja masih berstatus kontrak.
3. Pisahkan Pengembalian Dokumen dari Urusan Keluar Kerja
Selesaikan proses pemberitahuan dan penyerahan pekerjaan sesuai kewajiban yang sah. Pemahaman perbedaan resign dan PHK membantu menghindari pencampuran alasan berakhirnya pekerjaan dengan kepemilikan dokumen.
4. Hubungi Disnaker atau Pengawas yang Berwenang
Bawa kronologi singkat dan salinan bukti. Tanyakan apakah masalah ditangani sebagai pengawasan norma, perselisihan hubungan industrial, atau perlu rujukan lain. Alur hubungan industrial membantu memahami mengapa kanal penanganan dapat berbeda.
5. Minta Pendampingan Jika Ada Penolakan atau Ancaman
Pekerja dapat menghubungi bantuan hukum atau serikat pekerja. Jika ada dugaan tindak pidana, pendamping dapat membantu menilai jalur pelaporan dan bukti yang diperlukan. Hindari menandatangani dokumen kosong atau menyerahkan satu-satunya bukti asli.
Alternatif Retensi Karyawan bagi HR
Pemeriksaan Dokumen dengan Pengembalian Langsung
Gunakan prosedur verifikasi yang menjelaskan tujuan dan waktu pemeriksaan. Kembalikan dokumen asli setelah diperiksa; simpan salinan yang diperlukan dengan pengendalian akses. Prinsip perlakuan adil saat bekerja perlu terlihat sejak rekrutmen.
Perbaiki Pengalaman Kerja dan Jalur Pengembangan
Retensi dapat diperkuat melalui kejelasan peran, komunikasi atasan, dan kesempatan belajar. Evaluasi pelatihan dan pengembangan SDM berdasarkan manfaatnya bagi pekerja serta perusahaan, bukan sebagai alasan menahan dokumen pribadi.
Pastikan Dokumen Keluar Kerja Tertib
Setelah hubungan kerja berakhir, dokumentasikan serah terima dan kewajiban yang diselesaikan. Bedakan pengembalian ijazah dari penerbitan surat keterangan kerja atau paklaring. Keduanya memiliki fungsi berbeda.
Bagikan panduan ini kepada pencari kerja yang membutuhkan. Jika menghadapi kasus nyata, mulai dari bukti dan permintaan tertulis, lalu gunakan pendampingan yang sesuai agar pengembalian dokumen dapat ditangani dengan jelas.
Referensi External
