Faktur Penjualan Adalah: Pengertian, Fungsi, Jenis, Komponen, dan Contohnya

Faktur penjualan adalah dokumen komersial yang dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli sebagai bukti adanya transaksi penjualan barang atau jasa. Dokumen ini memuat informasi penting seperti identitas penjual, identitas pembeli, nomor transaksi, tanggal transaksi, rincian barang atau jasa, jumlah tagihan, pajak, diskon, serta syarat pembayaran.

Dalam kegiatan bisnis, faktur penjualan memiliki peran yang sangat penting. Bukan hanya sebagai bukti tagihan, faktur juga menjadi dasar pencatatan akuntansi, pengendalian piutang, pengelolaan arus kas, penyusunan laporan keuangan, hingga pendukung administrasi perpajakan.

Itulah mengapa seorang akuntan, staf administrasi, pemilik usaha, bagian sales, hingga tim finance perlu memahami apa itu faktur penjualan dan bagaimana cara mengelolanya dengan benar.

Di era digital, faktur penjualan tidak lagi harus dibuat secara manual menggunakan kertas. Banyak perusahaan sudah menggunakan template invoice, aplikasi akuntansi, sistem ERP, atau aplikasi perpajakan untuk membuat dan menyimpan faktur secara elektronik. Hal ini membuat proses pencarian data, rekonsiliasi transaksi, hingga audit menjadi lebih mudah.

Agar lebih jelas, berikut penjelasan lengkap mengenai pengertian faktur penjualan, jenis-jenisnya, fungsi, komponen, contoh penggunaan, serta perbedaannya dengan invoice dan faktur pajak.

Apa Itu Faktur Penjualan?

Pengertian Faktur Penjualan

Faktur penjualan atau sales invoice adalah dokumen yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli setelah terjadi transaksi penjualan barang atau jasa. Dokumen ini berisi rincian transaksi dan jumlah yang harus dibayar oleh pembeli kepada penjual.

Dalam transaksi tunai, faktur penjualan dapat berfungsi sebagai bukti bahwa pembelian sudah terjadi dan pembayaran telah dilakukan. Dalam transaksi kredit, faktur penjualan berfungsi sebagai dokumen tagihan yang menunjukkan kewajiban pembeli untuk membayar dalam jangka waktu tertentu.

Secara sederhana, faktur penjualan menjawab beberapa pertanyaan penting dalam transaksi, seperti:

• Siapa penjualnya?
• Siapa pembelinya?
• Apa barang atau jasa yang dibeli?
• Berapa jumlah barang atau jasa yang dijual?
• Berapa harga satuan dan total tagihannya?
• Apakah ada diskon, PPN, atau biaya tambahan?
• Kapan transaksi dilakukan?
• Kapan pembayaran harus dilakukan?

Dalam praktik bisnis, istilah faktur penjualan sering digunakan berdekatan dengan invoice. Jika ingin memahami perbedaan keduanya secara lebih detail, Anda juga dapat membaca artikel Bloghrd.com tentang perbedaan faktur pajak dan invoice.

Faktur Penjualan dalam Proses Bisnis

Faktur penjualan biasanya muncul setelah proses pemesanan dan pengiriman barang atau setelah jasa diberikan. Dalam alur bisnis yang lebih lengkap, prosesnya dapat dimulai dari penawaran harga, pesanan pembelian, pengiriman barang, penerbitan faktur penjualan, pembayaran, lalu pencatatan ke laporan keuangan.

Misalnya, sebuah perusahaan membeli perlengkapan kantor dari supplier. Setelah barang dikirim, supplier membuat faktur penjualan yang berisi daftar barang, jumlah, harga, total tagihan, dan tanggal jatuh tempo pembayaran. Dokumen inilah yang kemudian digunakan pembeli sebagai dasar pembayaran, sedangkan penjual menggunakannya untuk mencatat penjualan dan piutang.

Dalam administrasi perusahaan, faktur penjualan juga erat kaitannya dengan tugas bagian sales dan admin. Karena itu, peran staff admin sales biasanya mencakup pembuatan dokumen penjualan, pengecekan pesanan, pengarsipan invoice, dan koordinasi dengan bagian keuangan.

Apakah Faktur Penjualan Sama dengan Invoice?

Dalam praktik sehari-hari, faktur penjualan dan invoice sering digunakan untuk maksud yang sama, yaitu dokumen tagihan atas penjualan barang atau jasa. Namun, penggunaan istilahnya dapat berbeda tergantung konteks perusahaan.

Invoice umumnya lebih sering digunakan dalam komunikasi bisnis modern, terutama untuk transaksi B2B, transaksi jasa, dan transaksi digital. Sementara itu, faktur penjualan lebih sering dipakai dalam konteks akuntansi, pencatatan transaksi, dan administrasi penjualan.

Jika dilihat dari fungsinya, keduanya sama-sama memuat informasi transaksi dan jumlah pembayaran yang harus diselesaikan oleh pembeli. Untuk pembahasan lebih praktis, Anda bisa membaca artikel tentang invoice tagihan sebagai dokumen penagihan dalam kegiatan bisnis.

Perbedaan Faktur Penjualan, Faktur Pajak, Nota, dan Kuitansi

Banyak orang masih menyamakan faktur penjualan dengan faktur pajak, nota, dan kuitansi. Padahal, masing-masing dokumen memiliki fungsi yang berbeda. Memahami perbedaannya penting agar perusahaan tidak salah dalam membuat dokumen transaksi.

Faktur Penjualan

Faktur penjualan adalah dokumen komersial yang dibuat penjual untuk menagih atau mencatat transaksi penjualan kepada pembeli. Dokumen ini digunakan untuk kebutuhan administrasi internal, pencatatan akuntansi, pengendalian piutang, serta komunikasi transaksi antara penjual dan pembeli.

Faktur Pajak

Faktur pajak adalah bukti pungutan pajak yang dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak atau PKP yang melakukan penyerahan Barang Kena Pajak atau Jasa Kena Pajak. Dalam ketentuan DJP tentang tata cara pembuatan Faktur Pajak, PKP wajib membuat Faktur Pajak untuk setiap penyerahan BKP, JKP, ekspor BKP, atau ekspor JKP sesuai ketentuan yang berlaku.

Dengan kata lain, faktur pajak lebih spesifik karena berkaitan langsung dengan pemungutan PPN dan/atau PPnBM. Untuk pembahasan lengkapnya, Anda dapat membaca panduan Bloghrd.com tentang contoh faktur pajak.

Nota

Nota biasanya digunakan sebagai bukti transaksi sederhana, terutama pada transaksi ritel atau transaksi bernilai kecil. Nota dapat berisi nama barang, jumlah, harga, dan total pembayaran, tetapi formatnya umumnya lebih sederhana dibandingkan faktur penjualan.

Dalam transaksi tertentu, nota dapat menjadi bukti pembelian yang cukup bagi pembeli. Namun, untuk transaksi bisnis yang membutuhkan pencatatan akuntansi dan pengendalian piutang, faktur penjualan biasanya lebih lengkap. Anda bisa membaca penjelasan tambahan tentang perbedaan faktur dan nota.

Kuitansi

Kuitansi adalah bukti bahwa pembayaran telah diterima. Jika faktur penjualan berfungsi sebagai dokumen penagihan atau pencatatan transaksi, kuitansi lebih menekankan pada bukti penerimaan uang.

Misalnya, perusahaan mengirim faktur penjualan kepada pelanggan dengan termin pembayaran 14 hari. Setelah pelanggan membayar, perusahaan dapat menerbitkan kuitansi sebagai bukti bahwa pembayaran telah diterima. Untuk memahami berbagai dokumen bukti penerimaan, Anda dapat membaca artikel tentang ragam tanda terima.

Apakah Faktur Penjualan Bisa Menjadi Faktur Pajak?

Faktur Penjualan Bisa Dipersamakan dengan Faktur Pajak Jika Memenuhi Syarat

Secara umum, faktur penjualan dan faktur pajak adalah dua dokumen yang berbeda. Namun, dalam kondisi tertentu, faktur penjualan dapat termasuk dalam pengertian Faktur Pajak apabila mencantumkan keterangan sesuai dengan ketentuan Faktur Pajak.

Dalam ketentuan DJP, faktur penjualan yang mencantumkan keterangan sesuai dengan informasi yang disyaratkan dalam Faktur Pajak dan pengisiannya dilakukan sesuai tata cara pengisian Faktur Pajak, termasuk dalam pengertian Faktur Pajak. Karena itu, perusahaan PKP harus berhati-hati ketika membuat dokumen penjualan yang berkaitan dengan PPN.

Informasi Minimal dalam Faktur Pajak

Berdasarkan ketentuan teknis pembuatan Faktur Pajak, informasi yang harus dicantumkan dalam Faktur Pajak paling sedikit memuat:

• Nama, alamat, dan NPWP pihak yang menyerahkan BKP atau JKP;
• Identitas pembeli BKP atau penerima JKP;
• Jenis barang atau jasa, jumlah harga jual atau penggantian, dan potongan harga;
• PPN yang dipungut;
• PPnBM yang dipungut jika ada;
• Kode, nomor seri, dan tanggal pembuatan Faktur Pajak;
• Nama dan tanda tangan pihak yang berhak menandatangani Faktur Pajak.

Ketentuan ini dapat dilihat dalam aturan DJP mengenai petunjuk teknis pembuatan Faktur Pajak dalam rangka pelaksanaan PMK 131 Tahun 2024, yang menjelaskan informasi minimal yang harus dimuat dalam Faktur Pajak atau dokumen tertentu yang kedudukannya dipersamakan dengan Faktur Pajak.

Catatan untuk PKP Pedagang Eceran

Untuk PKP pedagang eceran yang menyerahkan BKP atau JKP kepada konsumen akhir, terdapat ketentuan khusus. DJP menjelaskan bahwa Faktur Pajak eceran dapat dibuat tanpa mencantumkan identitas pembeli serta nama dan tanda tangan pihak yang berhak menandatangani Faktur Pajak, sepanjang memenuhi ketentuan untuk transaksi dengan karakteristik konsumen akhir.

Dalam praktiknya, faktur pajak eceran dapat berupa faktur penjualan, bon, kuitansi, karcis, atau tanda bukti penyerahan dan pembayaran lain yang sejenis. Pembahasan teknis mengenai hal ini juga dapat Anda baca pada artikel Bloghrd.com tentang faktur pajak digunggung dalam e-Faktur.

Dasar Hukum dan Ketentuan Terbaru Terkait Faktur Penjualan

Faktur Penjualan sebagai Dokumen Komersial

Faktur penjualan pada dasarnya merupakan dokumen bisnis atau dokumen komersial. Tidak semua faktur penjualan otomatis menjadi Faktur Pajak. Namun, dokumen ini tetap penting karena menjadi bukti transaksi dan dasar pembukuan perusahaan.

Dalam konteks akuntansi, faktur penjualan membantu perusahaan mencatat penjualan, mengakui pendapatan, mencatat piutang, dan mengontrol pembayaran. Pembahasan mengenai kapan pendapatan dapat dicatat juga berkaitan dengan konsep pengakuan pendapatan dalam akuntansi.

PER-58/PJ/2010 Sudah Tidak Menjadi Rujukan Utama

Naskah lama mengenai faktur penjualan sering merujuk pada PER-58/PJ/2010 tentang Faktur Pajak bagi Pengusaha Kena Pajak Pedagang Eceran. Namun, aturan tersebut perlu dipahami dalam konteks yang sudah diperbarui.

Dalam PER-03/PJ/2022 tentang Faktur Pajak, DJP mencantumkan bahwa PER-58/PJ/2010 dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. Oleh karena itu, pembahasan terbaru sebaiknya merujuk pada ketentuan faktur pajak yang berlaku setelah PER-03/PJ/2022, beserta pembaruan teknis terkait Coretax dan e-Faktur.

Pembuatan Faktur Pajak Melalui Coretax dan e-Faktur

Untuk PKP, faktur pajak saat ini tidak hanya berkaitan dengan dokumen kertas. DJP menyampaikan bahwa PKP dapat membuat faktur pajak melalui tiga saluran, yaitu Coretax DJP, Penyedia Jasa Aplikasi Perpajakan atau PJAP yang terintegrasi dengan Coretax DJP, serta aplikasi e-Faktur Client Desktop.

Dalam pengumuman DJP tentang pembuatan Faktur Pajak melalui aplikasi e-Faktur Client Desktop, disebutkan pula bahwa data faktur pajak yang dibuat melalui e-Faktur Client Desktop akan tersedia di Coretax DJP paling lambat H+2 setelah penerbitan faktur pajak.

Jika perusahaan Anda sudah menjadi PKP dan menggunakan aplikasi pajak, Anda juga dapat membaca panduan Bloghrd.com tentang cara input faktur pajak dan impor data lawan transaksi di aplikasi e-Faktur.

Fungsi Faktur Penjualan dalam Bisnis

1. Bukti Terjadinya Transaksi

Fungsi utama faktur penjualan adalah menjadi bukti bahwa transaksi penjualan benar-benar terjadi. Dokumen ini menunjukkan adanya hubungan transaksi antara penjual dan pembeli, baik untuk penjualan tunai maupun penjualan kredit.

Tanpa faktur, perusahaan akan lebih sulit membuktikan bahwa barang atau jasa sudah dijual, jumlah tagihan sudah disepakati, dan pembeli memiliki kewajiban pembayaran.

2. Dasar Pencatatan Akuntansi

Faktur penjualan menjadi dasar pencatatan jurnal penjualan. Ketika perusahaan melakukan penjualan secara kredit, faktur penjualan dapat digunakan untuk mencatat piutang dagang dan pendapatan penjualan.

Jika transaksi dikenakan PPN, faktur penjualan juga berkaitan dengan pencatatan PPN keluaran. Untuk pembahasan yang lebih teknis, Anda dapat membaca artikel Bloghrd.com tentang jurnal PPN dan jurnal PPN masukan.

3. Alat Penagihan kepada Pembeli

Dalam transaksi kredit, faktur penjualan berfungsi sebagai tagihan resmi kepada pembeli. Dokumen ini menunjukkan jumlah yang harus dibayar, rekening tujuan pembayaran, serta tanggal jatuh tempo.

Dengan faktur yang jelas, pembeli dapat mengetahui kapan harus membayar dan berapa jumlah yang perlu dilunasi. Sementara itu, penjual dapat menggunakan faktur tersebut untuk memantau piutang dan menghindari keterlambatan pembayaran.

4. Pengendalian Piutang dan Arus Kas

Bagi perusahaan yang banyak melakukan penjualan kredit, faktur penjualan menjadi alat penting untuk mengendalikan piutang. Dari faktur, perusahaan bisa melihat pelanggan mana yang sudah membayar, pelanggan mana yang belum jatuh tempo, dan pelanggan mana yang sudah melewati tanggal jatuh tempo.

Jika piutang tidak dikelola dengan baik, perusahaan dapat menghadapi masalah arus kas. Bahkan dalam kondisi tertentu, piutang yang terlalu lama tidak dibayar dapat menjadi piutang bermasalah. Anda dapat membaca pembahasan terkait piutang tak tertagih untuk memahami risikonya.

5. Bukti Administrasi Pajak

Untuk PKP, faktur penjualan dapat berkaitan erat dengan Faktur Pajak, terutama jika transaksi melibatkan penyerahan Barang Kena Pajak atau Jasa Kena Pajak. Dalam konteks PPN, perusahaan perlu memastikan nilai transaksi, DPP, PPN, dan dokumen pendukung sudah sesuai.

Jika ingin memahami hubungan antara penjualan, PPN masukan, dan PPN keluaran, Anda bisa membaca artikel Bloghrd.com tentang contoh perhitungan PPN masukan dan keluaran.

6. Dokumen Pendukung Audit

Faktur penjualan juga menjadi dokumen penting saat perusahaan diaudit, baik oleh auditor internal, auditor eksternal, maupun otoritas pajak. Auditor dapat menggunakan faktur untuk menelusuri transaksi, membandingkan data penjualan dengan laporan keuangan, dan mengecek kesesuaian antara dokumen penjualan, pengiriman barang, serta penerimaan pembayaran.

7. Bukti Jika Terjadi Retur atau Sengketa

Jika terjadi kesalahan pengiriman, barang rusak, retur penjualan, atau perselisihan jumlah tagihan, faktur penjualan dapat menjadi dokumen rujukan. Dari faktur tersebut, perusahaan dapat melihat barang yang dijual, jumlah, harga, diskon, dan syarat transaksi yang telah disepakati.

Jenis-Jenis Faktur Penjualan

Faktur Penjualan Standar

Faktur penjualan standar adalah jenis faktur yang paling umum digunakan dalam transaksi bisnis. Dokumen ini biasanya berisi data penjual, data pembeli, nomor faktur, tanggal faktur, rincian barang atau jasa, harga, jumlah, diskon, pajak, dan total pembayaran.

Faktur standar dapat digunakan untuk transaksi tunai maupun kredit. Untuk bisnis kecil, faktur ini bisa dibuat menggunakan template sederhana. Untuk bisnis yang lebih besar, faktur biasanya dibuat melalui software akuntansi agar penomoran dan pencatatan transaksi lebih tertib.

Faktur Proforma

Faktur proforma atau pro forma invoice adalah faktur sementara yang diberikan sebelum transaksi final selesai. Dokumen ini biasanya digunakan untuk memberikan informasi awal kepada pembeli mengenai harga barang, estimasi biaya, pajak, biaya pengiriman, dan syarat pembayaran.

Faktur proforma belum selalu dianggap sebagai faktur final karena barang belum tentu dikirim seluruhnya atau transaksi belum selesai sepenuhnya. Misalnya, supplier mengirim faktur proforma kepada pembeli ketika stok barang belum lengkap, tetapi pembeli membutuhkan gambaran biaya sebelum melakukan konfirmasi pesanan.

Faktur Penjualan Elektronik

Faktur penjualan elektronik adalah faktur yang dibuat, dikirim, dan disimpan dalam format digital. Dokumen ini bisa berbentuk PDF, file dari software akuntansi, invoice digital dari sistem ERP, atau dokumen elektronik dari aplikasi bisnis.

Keunggulan faktur elektronik adalah mudah dicari, mudah disimpan, dapat dikirim melalui email, lebih hemat kertas, dan lebih mudah diintegrasikan dengan sistem akuntansi. Untuk bisnis dengan transaksi yang cukup banyak, faktur elektronik membantu mempercepat administrasi penjualan dan mengurangi risiko kehilangan dokumen fisik.

Faktur Pajak Elektronik atau e-Faktur

Untuk PKP, faktur pajak elektronik atau e-Faktur menjadi bagian penting dalam administrasi PPN. e-Faktur merupakan dokumen elektronik Faktur Pajak yang dibuat melalui sistem atau aplikasi yang ditentukan oleh DJP.

Dalam konteks bisnis modern, perusahaan sering mengelola faktur penjualan dan faktur pajak secara berdampingan. Faktur penjualan digunakan untuk penagihan komersial, sedangkan faktur pajak digunakan sebagai bukti pemungutan PPN. Anda dapat membaca penjelasan tambahan mengenai jenis-jenis faktur dan e-Faktur.

Faktur Uang Muka

Faktur uang muka digunakan ketika pembeli melakukan pembayaran sebagian sebelum barang atau jasa diserahkan sepenuhnya. Dalam konteks perpajakan, PKP juga perlu memperhatikan pembuatan faktur pajak atas uang muka jika transaksi termasuk penyerahan BKP atau JKP.

Untuk pembahasan yang lebih spesifik, Bloghrd.com memiliki artikel tentang faktur pajak uang muka yang menjelaskan tujuan, aturan, dan penggunaannya dalam transaksi bisnis.

Faktur Pengiriman Barang

Faktur pengiriman barang digunakan dalam transaksi yang melibatkan pengiriman fisik. Dokumen ini dapat menjadi pendukung untuk memastikan barang yang dikirim sesuai dengan pesanan dan faktur penjualan.

Dalam praktiknya, faktur pengiriman sering digunakan bersama surat jalan, delivery order, dan dokumen penerimaan barang. Anda dapat membaca contoh dokumen terkait dalam artikel contoh faktur pengiriman barang.

Komponen Penting dalam Faktur Penjualan

Agar faktur penjualan dapat digunakan dengan baik, dokumen ini perlu memuat informasi yang jelas dan lengkap. Berikut komponen penting yang sebaiknya ada dalam faktur penjualan.

1. Identitas Penjual

Identitas penjual mencakup nama perusahaan, alamat, nomor telepon, email, logo perusahaan, dan informasi legal lainnya jika diperlukan. Jika penjual merupakan PKP, dokumen juga dapat mencantumkan NPWP dan informasi perpajakan lain yang relevan.

2. Identitas Pembeli

Identitas pembeli mencakup nama pembeli, nama perusahaan, alamat penagihan, alamat pengiriman, nomor telepon, email, dan NPWP jika dibutuhkan. Informasi ini penting agar faktur tidak salah alamat dan dapat diproses oleh pihak pembeli.

3. Nomor Faktur atau Nomor Invoice

Nomor faktur berfungsi sebagai identitas unik untuk setiap transaksi. Dengan nomor faktur, perusahaan dapat melacak transaksi dengan lebih mudah, terutama jika ada banyak penjualan dalam satu periode.

Nomor faktur juga membantu proses rekonsiliasi antara bagian sales, gudang, finance, dan akuntansi. Untuk faktur pajak, nomor ini berbeda dengan Nomor Seri Faktur Pajak atau NSFP. Anda dapat membaca penjelasan tentang kode seri faktur pajak jika ingin memahami bagian tersebut secara lebih spesifik.

4. Tanggal Faktur

Tanggal faktur menunjukkan kapan dokumen dibuat atau kapan transaksi dicatat. Tanggal ini penting untuk menentukan periode akuntansi, masa pajak, usia piutang, dan tanggal jatuh tempo pembayaran.

Dalam transaksi yang berkaitan dengan PPN, tanggal faktur juga dapat berhubungan dengan saat terutangnya PPN. Untuk pembahasan lebih lanjut, Anda bisa membaca artikel tentang saat terutang PPN.

5. Rincian Barang atau Jasa

Rincian barang atau jasa harus menjelaskan apa yang dibeli oleh pembeli. Informasi ini biasanya mencakup nama barang atau jasa, kode barang, deskripsi, satuan, kuantitas, harga satuan, dan total harga per item.

Semakin jelas rincian barang atau jasa, semakin kecil risiko salah paham antara penjual dan pembeli.

6. Diskon dan Potongan Harga

Jika transaksi mendapatkan diskon, potongan harga perlu dicantumkan secara jelas. Diskon bisa berupa potongan per item, potongan total transaksi, atau diskon berdasarkan syarat pembayaran tertentu.

Salah satu contoh syarat pembayaran yang sering digunakan dalam faktur adalah 2/10 n/30. Artinya, pembeli mendapatkan potongan jika membayar dalam jangka waktu tertentu, tetapi tetap harus melunasi pembayaran paling lambat sesuai jatuh tempo. Anda bisa membaca detailnya pada artikel 2/10 n/30 sebagai syarat pembayaran dalam faktur.

7. Pajak yang Dipungut

Jika transaksi dikenakan pajak, nilai pajak perlu dicantumkan dengan jelas. Untuk PKP, transaksi tertentu dapat melibatkan PPN dan/atau PPnBM. Informasi pajak yang jelas membantu pembeli dan penjual melakukan pencatatan serta pelaporan pajak dengan benar.

Jika Anda ingin memahami simulasi penghitungan PPN, baca juga artikel contoh soal PPN dan cara menghitungnya.

8. Total Tagihan

Total tagihan adalah jumlah akhir yang harus dibayar oleh pembeli setelah memperhitungkan harga barang atau jasa, diskon, pajak, biaya pengiriman, dan biaya tambahan lain jika ada.

9. Syarat dan Metode Pembayaran

Faktur penjualan sebaiknya mencantumkan syarat pembayaran, seperti pembayaran tunai, transfer bank, kartu kredit, cicilan, atau pembayaran tempo. Jika pembayaran dilakukan dengan transfer, cantumkan nomor rekening, nama bank, dan nama pemilik rekening.

10. Tanggal Jatuh Tempo

Untuk transaksi kredit, tanggal jatuh tempo sangat penting. Informasi ini membantu pembeli mengetahui batas waktu pembayaran dan membantu penjual mengelola penagihan piutang.

11. Tanda Tangan atau Persetujuan

Dalam beberapa bisnis, faktur penjualan dilengkapi tanda tangan, stempel perusahaan, atau persetujuan elektronik. Hal ini membantu memperkuat validitas dokumen, terutama untuk transaksi bernilai besar atau transaksi antar perusahaan.

Contoh Format Faktur Penjualan Sederhana

Berikut contoh struktur faktur penjualan sederhana yang bisa digunakan sebagai acuan:

Contoh di atas dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Untuk bisnis ritel, formatnya bisa lebih sederhana. Untuk bisnis B2B, kontraktor, jasa profesional, atau penjualan bernilai besar, format faktur biasanya lebih lengkap.

Cara Membuat Faktur Penjualan yang Benar

1. Tentukan Format Faktur

Langkah pertama adalah menentukan format faktur yang ingin digunakan. Perusahaan dapat membuat faktur secara manual, menggunakan template Excel, memakai software akuntansi, atau menggunakan aplikasi invoicing.

Jika ingin membuat dokumen dengan lebih praktis, Anda dapat membaca panduan Bloghrd.com tentang cara membuat faktur penjualan.

2. Isi Identitas Penjual dan Pembeli

Pastikan identitas penjual dan pembeli diisi dengan benar. Kesalahan nama perusahaan, alamat, atau NPWP dapat menyebabkan faktur sulit diproses oleh bagian finance pembeli.

3. Gunakan Nomor Faktur yang Berurutan

Nomor faktur sebaiknya dibuat sistematis dan berurutan. Misalnya menggunakan format INV-TAHUN-BULAN-NOMOR. Penomoran yang rapi memudahkan pencarian dokumen dan menghindari faktur ganda.

4. Tulis Rincian Barang atau Jasa Secara Jelas

Jangan hanya menulis “barang pesanan” atau “jasa pekerjaan”. Sebaiknya tulis rincian yang jelas seperti nama produk, kode produk, jumlah, satuan, harga satuan, dan deskripsi layanan.

5. Cantumkan Diskon, Pajak, dan Biaya Tambahan

Jika ada diskon, pajak, biaya pengiriman, biaya instalasi, atau biaya administrasi, cantumkan secara terpisah agar pembeli memahami struktur tagihan.

6. Tentukan Termin Pembayaran

Termin pembayaran perlu dicantumkan agar pembeli mengetahui kapan pembayaran harus dilakukan. Contohnya pembayaran tunai, 7 hari, 14 hari, 30 hari, atau berdasarkan termin proyek.

7. Periksa Sebelum Dikirim

Sebelum faktur dikirim, periksa kembali nomor faktur, tanggal, identitas pembeli, rincian transaksi, total tagihan, dan rekening pembayaran. Kesalahan kecil dalam faktur dapat memperlambat pembayaran.

Tips Mengelola Faktur Penjualan agar Pembukuan Lebih Rapi

Gunakan Sistem Penomoran yang Konsisten

Gunakan format nomor faktur yang konsisten dari awal. Hindari membuat nomor faktur secara acak karena akan menyulitkan proses pencarian dan rekonsiliasi.

Simpan Faktur dalam Format Digital

Simpan faktur dalam bentuk digital agar mudah dicari dan tidak mudah hilang. Anda dapat menggunakan folder berdasarkan tahun, bulan, nama pelanggan, atau nomor invoice.

Cocokkan Faktur dengan Dokumen Pendukung

Faktur penjualan sebaiknya dicocokkan dengan dokumen lain seperti purchase order, surat jalan, bukti pengiriman, tanda terima barang, dan bukti pembayaran.

Pantau Piutang Berdasarkan Tanggal Jatuh Tempo

Buat daftar piutang berdasarkan tanggal jatuh tempo. Dengan begitu, tim finance dapat mengetahui faktur mana yang harus ditagih lebih dulu dan pelanggan mana yang sering terlambat membayar.

Lakukan Rekonsiliasi Secara Berkala

Rekonsiliasi faktur dengan pembayaran, laporan bank, dan pembukuan perlu dilakukan secara berkala. Tujuannya untuk memastikan tidak ada faktur yang terlewat, tercatat ganda, atau belum dibayar.

Simpan Dokumen Sesuai Ketentuan Perpajakan

Dalam ketentuan UU KUP yang dipublikasikan melalui JDIH Kementerian Keuangan, buku, catatan, dokumen yang menjadi dasar pembukuan atau pencatatan, termasuk hasil pengolahan data elektronik, wajib disimpan selama 10 tahun di Indonesia. Karena itu, perusahaan sebaiknya memiliki sistem arsip dokumen transaksi yang rapi dan aman.

Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Faktur Penjualan

Nomor Faktur Ganda

Nomor faktur ganda dapat membuat pencatatan transaksi menjadi kacau. Kesalahan ini sering terjadi jika perusahaan membuat faktur secara manual tanpa sistem kontrol yang jelas.

Identitas Pembeli Tidak Lengkap

Identitas pembeli yang tidak lengkap dapat menyulitkan proses penagihan, terutama untuk transaksi B2B. Pastikan nama perusahaan, alamat, kontak, dan NPWP jika diperlukan sudah benar.

Total Tagihan Tidak Sesuai

Kesalahan perhitungan subtotal, diskon, pajak, atau biaya tambahan dapat menyebabkan pembeli menunda pembayaran. Karena itu, setiap faktur perlu diperiksa sebelum dikirim.

Tidak Mencantumkan Jatuh Tempo

Tanpa tanggal jatuh tempo, pembeli bisa menunda pembayaran karena tidak ada batas waktu yang jelas. Bagi penjual, hal ini dapat mengganggu arus kas.

Tidak Mengarsipkan Faktur dengan Baik

Faktur yang tidak diarsipkan dengan rapi akan menyulitkan perusahaan saat menyusun laporan keuangan, melakukan audit, atau menelusuri transaksi lama.

Mencampur Faktur Penjualan dan Faktur Pajak Tanpa Pemahaman yang Benar

Kesalahan lain yang sering terjadi adalah menganggap semua faktur penjualan otomatis menjadi faktur pajak. Padahal, faktur pajak memiliki syarat formal dan material yang harus dipenuhi sesuai ketentuan perpajakan.

Kapan Faktur Penjualan Perlu Dibuat?

Saat Barang Sudah Dikirim

Untuk transaksi penjualan barang, faktur penjualan umumnya dibuat setelah barang dikirim atau diserahkan kepada pembeli. Dokumen ini kemudian menjadi dasar pembayaran dan pencatatan penjualan.

Saat Jasa Sudah Diberikan

Untuk transaksi jasa, faktur penjualan biasanya dibuat setelah pekerjaan selesai atau setelah milestone tertentu tercapai. Dalam kontrak jasa, faktur dapat diterbitkan berdasarkan termin yang disepakati.

Saat Pembayaran Diterima di Muka

Jika pembeli membayar uang muka, perusahaan dapat membuat faktur uang muka atau dokumen tagihan awal. Dalam transaksi yang melibatkan PKP dan PPN, penerimaan uang muka juga perlu diperhatikan dari sisi faktur pajak.

Saat Transaksi Dicatat sebagai Piutang

Dalam ketentuan Faktur Pajak, saat penyerahan BKP/JKP juga dapat berkaitan dengan saat harga diakui sebagai piutang atau penghasilan, atau saat faktur penjualan diterbitkan oleh PKP sesuai prinsip akuntansi yang berlaku umum dan diterapkan secara konsisten.

Manfaat Faktur Penjualan Elektronik untuk Perusahaan

Lebih Mudah Dicari

Faktur elektronik dapat dicari berdasarkan nomor invoice, nama pelanggan, tanggal, nilai transaksi, atau status pembayaran. Ini sangat membantu perusahaan dengan volume transaksi besar.

Mengurangi Risiko Dokumen Hilang

Dokumen fisik mudah rusak, tercecer, atau hilang. Dengan sistem digital, faktur dapat disimpan di cloud, server internal, atau aplikasi akuntansi.

Mempercepat Proses Penagihan

Faktur elektronik dapat dikirim melalui email atau sistem otomatis. Hal ini mempercepat proses penagihan dan membantu pembeli menerima dokumen lebih cepat.

Mendukung Audit dan Rekonsiliasi

Faktur digital memudahkan proses audit karena data dapat ditelusuri lebih cepat. Perusahaan juga dapat mencocokkan faktur dengan pembayaran dan jurnal akuntansi secara lebih efisien.

Lebih Ramah Lingkungan

Penggunaan faktur elektronik mengurangi kebutuhan kertas dan ruang penyimpanan fisik. Bagi perusahaan yang ingin menerapkan administrasi digital, faktur elektronik menjadi langkah awal yang mudah dilakukan.

Contoh Pencatatan Akuntansi dari Faktur Penjualan

Penjualan Tunai

Jika perusahaan menjual barang secara tunai, pencatatan sederhananya dapat berupa:

Jika transaksi dikenakan PPN, perusahaan perlu menambahkan akun PPN keluaran sesuai nilai pajak yang dipungut.

Penjualan Kredit

Jika penjualan dilakukan secara kredit, pencatatan sederhananya dapat berupa:

Ketika pelanggan membayar faktur tersebut, pencatatannya menjadi:

Pencatatan seperti ini membantu perusahaan memantau transaksi penjualan, saldo piutang, dan penerimaan kas.

FAQ tentang Faktur Penjualan

Apa yang dimaksud dengan faktur penjualan?

Faktur penjualan adalah dokumen yang dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli sebagai bukti transaksi penjualan barang atau jasa. Dokumen ini berisi rincian transaksi, jumlah tagihan, dan informasi pembayaran.

Apa fungsi utama faktur penjualan?

Fungsi utama faktur penjualan adalah sebagai bukti transaksi, alat penagihan, dasar pencatatan akuntansi, pengendalian piutang, pendukung pelaporan pajak, serta dokumen audit.

Apakah faktur penjualan sama dengan faktur pajak?

Tidak selalu. Faktur penjualan adalah dokumen komersial, sedangkan faktur pajak adalah bukti pungutan pajak yang dibuat oleh PKP. Namun, faktur penjualan dapat termasuk dalam pengertian Faktur Pajak jika memuat keterangan yang disyaratkan dan dibuat sesuai tata cara pengisian Faktur Pajak.

Apakah semua bisnis wajib membuat faktur penjualan?

Secara praktik bisnis, faktur penjualan sangat disarankan untuk setiap transaksi agar pencatatan lebih rapi. Untuk bisnis yang sudah PKP, dokumen terkait penjualan juga perlu memperhatikan ketentuan Faktur Pajak jika transaksi dikenakan PPN.

Apa saja isi faktur penjualan?

Isi faktur penjualan biasanya mencakup identitas penjual, identitas pembeli, nomor faktur, tanggal faktur, rincian barang atau jasa, harga satuan, jumlah, diskon, pajak, total tagihan, metode pembayaran, dan tanggal jatuh tempo.

Kapan faktur penjualan diterbitkan?

Faktur penjualan biasanya diterbitkan setelah barang dikirim, setelah jasa diberikan, saat pembayaran diterima di muka, atau saat transaksi diakui sebagai piutang sesuai kebijakan perusahaan.

Apakah faktur penjualan elektronik sah digunakan?

Faktur penjualan elektronik dapat digunakan sebagai dokumen bisnis selama memuat informasi transaksi yang jelas dan dapat disimpan dengan baik. Untuk Faktur Pajak elektronik, PKP harus mengikuti ketentuan DJP melalui saluran yang berlaku seperti Coretax DJP, PJAP terintegrasi Coretax, atau e-Faktur Client Desktop sesuai ketentuan.

Kesimpulan

Faktur penjualan adalah dokumen penting dalam transaksi bisnis karena berfungsi sebagai bukti penjualan, alat penagihan, dasar pencatatan akuntansi, pengendalian piutang, dan pendukung administrasi pajak.

Dalam praktiknya, faktur penjualan dapat berbentuk dokumen kertas maupun dokumen elektronik. Komponen penting yang perlu ada di dalamnya meliputi identitas penjual, identitas pembeli, nomor faktur, tanggal transaksi, rincian barang atau jasa, harga, diskon, pajak, total tagihan, serta syarat pembayaran.

Perusahaan juga perlu memahami perbedaan antara faktur penjualan, invoice, nota, kuitansi, dan faktur pajak. Bagi PKP, pemahaman ini menjadi lebih penting karena faktur penjualan dapat berkaitan dengan kewajiban pembuatan Faktur Pajak dan pelaporan PPN.

Dengan pengelolaan faktur yang rapi, perusahaan dapat mempercepat penagihan, menjaga arus kas, memudahkan audit, dan menyusun laporan keuangan dengan lebih akurat.

Referensi Pendukung

• Direktorat Jenderal Pajak — PER-03/PJ/2022 tentang Faktur Pajak
• Direktorat Jenderal Pajak — Petunjuk Teknis Pembuatan Faktur Pajak dalam Rangka PMK 131 Tahun 2024
• Direktorat Jenderal Pajak — Tata Cara Pembuatan dan Pembetulan atau Penggantian Faktur Pajak
• Direktorat Jenderal Pajak — Faktur Pajak Eceran
• Direktorat Jenderal Pajak — Pembuatan Faktur Pajak Melalui Aplikasi e-Faktur Client Desktop
• JDIH Kementerian Keuangan — UU Nomor 28 Tahun 2007 tentang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan