Melampirkan Upah Karyawan Berbeda saat Daftar BPJS Ketenagakerjaan

Melampirkan upah karyawan yang berbeda saat mendaftarkan BPJS Ketenagakerjaan bukan sekadar kesalahan administrasi. Jika data upah yang dilaporkan tidak sesuai dengan upah yang sebenarnya dibayarkan, perusahaan berisiko merugikan pekerja, membuat perhitungan iuran tidak akurat, menimbulkan selisih payroll, dan berpotensi dikenai sanksi administratif.

Dalam praktik HR dan payroll, data upah menjadi dasar penting untuk menghitung iuran BPJS Ketenagakerjaan. Program seperti Jaminan Kecelakaan Kerja, Jaminan Kematian, Jaminan Hari Tua, Jaminan Pensiun, hingga Jaminan Kehilangan Pekerjaan berkaitan dengan data upah yang dilaporkan perusahaan.

Karena itu, HR, payroll, finance, dan manajemen perusahaan perlu memastikan bahwa data gaji yang dilaporkan ke BPJS Ketenagakerjaan sesuai dengan data payroll aktual. Perusahaan tidak boleh melaporkan upah lebih rendah untuk mengurangi iuran, dan tidak boleh melaporkan upah lebih tinggi untuk menutupi pelanggaran upah minimum atau membuat potongan pekerja lebih besar dari yang seharusnya.

Jika perusahaan ingin memahami dasar perhitungan iuran secara lebih luas, baca juga artikel menghitung manfaat dan iuran BPJS Ketenagakerjaan.

Apa yang Dimaksud Melampirkan Upah Karyawan yang Berbeda?

Melampirkan upah karyawan yang berbeda berarti perusahaan menyampaikan data upah ke BPJS Ketenagakerjaan yang tidak sama dengan upah yang sebenarnya dibayarkan kepada pekerja.

Perbedaan ini dapat terjadi dalam dua bentuk utama:

• Upah yang dilaporkan ke BPJS Ketenagakerjaan lebih rendah daripada upah aktual yang diterima karyawan.
• Upah yang dilaporkan ke BPJS Ketenagakerjaan lebih tinggi daripada upah aktual yang diterima karyawan.

Keduanya sama-sama bermasalah. Data upah yang lebih rendah dapat mengurangi iuran yang seharusnya dibayar dan dapat berdampak pada manfaat pekerja. Sementara data upah yang lebih tinggi dapat membuat potongan pekerja menjadi lebih besar dari yang seharusnya dan dapat menjadi indikasi ketidaksesuaian pengupahan.

Contoh sederhana

Seorang karyawan menerima upah aktual Rp5.000.000 per bulan. Namun, perusahaan melaporkan upahnya ke BPJS Ketenagakerjaan sebesar Rp3.500.000. Akibatnya, iuran JHT, JP, dan program lain yang menggunakan dasar upah menjadi lebih kecil daripada seharusnya.

Sebaliknya, jika karyawan menerima upah aktual Rp3.000.000 tetapi perusahaan melaporkan Rp4.500.000, potongan JHT dan JP dari pekerja dapat menjadi lebih besar dari nilai yang seharusnya dipotong.

Kenapa Data Upah BPJS Ketenagakerjaan Harus Benar?

Data upah bukan hanya angka administratif. Dalam BPJS Ketenagakerjaan, upah menjadi dasar perhitungan iuran dan dalam kondisi tertentu ikut memengaruhi manfaat yang akan diterima pekerja atau ahli waris.

Alasan data upah harus akurat

• Menentukan besaran iuran JHT, JKK, JKM, JP, dan JKP sesuai program yang berlaku.
• Menghindari kurang bayar atau lebih bayar iuran.
• Menjaga hak pekerja atas manfaat jaminan sosial.
• Mencegah selisih antara data payroll dan data BPJS.
• Mengurangi risiko audit, koreksi, dan sanksi.
• Menjaga kepercayaan karyawan terhadap perusahaan.
• Membantu HR dan payroll melakukan rekonsiliasi bulanan.

Karena itu, pengelolaan data BPJS Ketenagakerjaan sebaiknya tidak dipisahkan dari payroll. Untuk memahami sistem penggajian yang terintegrasi, baca artikel software aplikasi payroll sesuai sistem penggajian Indonesia.

Dasar Hukum Kewajiban Perusahaan Mendaftarkan Pekerja ke BPJS

Kewajiban perusahaan dalam program jaminan sosial tidak hanya bersifat moral, tetapi juga diatur dalam peraturan perundang-undangan.

1. UU Nomor 24 Tahun 2011 tentang BPJS

UU BPJS mengatur bahwa pemberi kerja wajib mendaftarkan dirinya dan pekerjanya sebagai peserta BPJS sesuai program jaminan sosial yang diikuti. Pemberi kerja juga wajib memberikan data dirinya, data pekerja, dan anggota keluarga pekerja secara lengkap dan benar, termasuk perubahan data.

Artinya, jika ada perubahan upah, status kerja, identitas, atau data keluarga yang relevan, perusahaan perlu memperbarui data tersebut agar tidak terjadi selisih administrasi.

2. PP Nomor 86 Tahun 2013

PP Nomor 86 Tahun 2013 mengatur tata cara pengenaan sanksi administratif kepada pemberi kerja selain penyelenggara negara dan pihak lain dalam penyelenggaraan jaminan sosial. Dalam konteks ini, pemberi kerja yang tidak memenuhi kewajiban pendaftaran, pembayaran iuran, atau penyampaian data secara lengkap dan benar dapat dikenai sanksi administratif.

3. Ketentuan program BPJS Ketenagakerjaan

Setiap program BPJS Ketenagakerjaan memiliki perhitungan iuran masing-masing. Karena sebagian besar iuran dihitung berdasarkan upah, data upah menjadi dasar yang sangat penting dalam kepatuhan perusahaan.

Program BPJS Ketenagakerjaan yang Perlu Dipahami HR

Dalam naskah lama, program BPJS Ketenagakerjaan hanya disebut terdiri dari JKK, JKM, JHT, dan JP. Untuk konteks terbaru, HR juga perlu memahami keberadaan program Jaminan Kehilangan Pekerjaan atau JKP.

1. Jaminan Kecelakaan Kerja atau JKK

JKK adalah perlindungan atas risiko kecelakaan kerja, termasuk kecelakaan yang terjadi dalam hubungan kerja, perjalanan dari dan menuju tempat kerja dalam kondisi tertentu, serta penyakit akibat kerja.

Iuran JKK ditanggung sepenuhnya oleh perusahaan. Besarannya bergantung pada tingkat risiko lingkungan kerja.

Tarif iuran JKK berdasarkan risiko

2. Jaminan Kematian atau JKM

JKM adalah perlindungan bagi ahli waris ketika peserta meninggal dunia bukan akibat kecelakaan kerja atau penyakit akibat kerja. Iuran JKM untuk peserta penerima upah ditanggung oleh perusahaan.

Besaran iuran JKM adalah 0,3% dari upah sebulan.

3. Jaminan Hari Tua atau JHT

JHT adalah manfaat uang tunai yang berasal dari akumulasi iuran dan hasil pengembangan. Manfaat ini dapat dicairkan ketika peserta memenuhi kondisi tertentu, seperti mencapai usia pensiun, mengalami cacat total tetap, meninggal dunia, berhenti bekerja, atau kondisi lain sesuai ketentuan.

Iuran JHT untuk peserta penerima upah ditanggung bersama oleh pekerja dan perusahaan.

Untuk pembahasan khusus tentang manfaat program ini, baca artikel pentingnya mendaftarkan Jaminan Hari Tua atau JHT pegawai.

4. Jaminan Pensiun atau JP

JP adalah program yang memberikan manfaat pensiun kepada peserta atau ahli waris sesuai ketentuan. Iuran JP juga ditanggung bersama oleh perusahaan dan pekerja.

Dalam program JP terdapat batas maksimal upah sebagai dasar perhitungan iuran. Karena angka batas ini dapat diperbarui, HR perlu mengecek publikasi resmi BPJS Ketenagakerjaan secara berkala.

5. Jaminan Kehilangan Pekerjaan atau JKP

JKP adalah program jaminan sosial yang diberikan kepada pekerja yang mengalami pemutusan hubungan kerja dan memenuhi syarat. Manfaatnya dapat berupa uang tunai, akses informasi pasar kerja, dan pelatihan kerja.

Berbeda dengan JHT dan JP, iuran JKP tidak dipotong langsung dari gaji pekerja. Pendanaannya berasal dari pemerintah pusat dan rekomposisi iuran program jaminan sosial ketenagakerjaan sesuai ketentuan yang berlaku.

Kenapa Upah yang Dilaporkan ke BPJS Tidak Boleh Dimanipulasi?

Manipulasi data upah bisa terlihat seperti cara cepat untuk mengurangi biaya iuran perusahaan. Namun, praktik ini berisiko besar karena dapat merugikan pekerja dan melanggar kewajiban pemberi kerja untuk menyampaikan data secara benar.

1. Merugikan hak pekerja

Jika upah dilaporkan lebih rendah, pekerja dapat menerima manfaat yang lebih kecil dari yang seharusnya. Ini sangat merugikan ketika pekerja mengalami risiko seperti kecelakaan kerja, pensiun, PHK, atau kondisi lain yang membuat manfaat BPJS menjadi penting.

2. Membuat iuran tidak sesuai

Data upah yang salah membuat iuran JHT, JKK, JKM, JP, atau JKP menjadi tidak akurat. Akibatnya, perusahaan dapat mengalami kurang bayar atau lebih bayar.

3. Menimbulkan selisih payroll dan data BPJS

Ketika data payroll internal berbeda dari data BPJS, HR akan kesulitan melakukan rekonsiliasi. Selisih ini dapat muncul di slip gaji, rekap iuran, laporan payroll, hingga keluhan karyawan.

4. Berisiko terkena sanksi administratif

Pemberi kerja yang tidak mendaftarkan pekerja, tidak membayar iuran, atau tidak memberikan data secara lengkap dan benar dapat dikenai sanksi administratif. Sanksi dapat berupa teguran tertulis, denda, dan/atau tidak mendapat pelayanan publik tertentu.

5. Menurunkan kepercayaan karyawan

Karyawan yang mengetahui data upahnya dilaporkan tidak sesuai dapat kehilangan kepercayaan kepada perusahaan. Hal ini bisa berdampak pada hubungan kerja, reputasi perusahaan, dan potensi sengketa.

Dua Bentuk Ketidaksesuaian Upah yang Sering Terjadi

Secara umum, ketidaksesuaian data upah dalam pendaftaran BPJS Ketenagakerjaan terjadi dalam dua bentuk berikut.

1. Upah yang dilaporkan lebih rendah dari upah aktual

Ini adalah bentuk ketidaksesuaian yang paling sering dibahas. Perusahaan melaporkan upah lebih rendah agar iuran yang ditanggung perusahaan menjadi lebih kecil.

Contoh kasus

Upah aktual karyawan adalah Rp6.000.000 per bulan. Namun, perusahaan melaporkan upah ke BPJS Ketenagakerjaan sebesar Rp4.000.000.

Akibatnya, iuran JHT, JKK, JKM, dan JP dihitung berdasarkan Rp4.000.000, bukan Rp6.000.000. Bagi perusahaan, iuran terlihat lebih kecil. Namun bagi pekerja, manfaat yang berbasis upah juga berpotensi lebih rendah dari seharusnya.

Dampak untuk pekerja

• Akumulasi JHT lebih kecil.
• Manfaat tertentu yang berbasis upah bisa lebih rendah.
• Data BPJS tidak sesuai dengan slip gaji.
• Pekerja dirugikan dalam jangka panjang.

2. Upah yang dilaporkan lebih tinggi dari upah aktual

Ketidaksesuaian juga bisa terjadi ketika perusahaan melaporkan upah lebih tinggi dari upah yang sebenarnya diterima karyawan. Ini dapat terjadi karena kesalahan administrasi, data lama yang belum diperbarui, atau upaya menutupi pengupahan yang tidak sesuai.

Contoh kasus

Karyawan menerima upah aktual Rp3.000.000. Namun, perusahaan melaporkan upah ke BPJS sebesar Rp3.900.000.

Jika iuran JHT pekerja 2% dan iuran JP pekerja 1%, maka potongan pekerja berdasarkan data Rp3.900.000 menjadi:

• JHT pekerja: 2% x Rp3.900.000 = Rp78.000
• JP pekerja: 1% x Rp3.900.000 = Rp39.000
• Total potongan pekerja: Rp117.000

Padahal jika menggunakan upah aktual Rp3.000.000, potongannya adalah:

• JHT pekerja: 2% x Rp3.000.000 = Rp60.000
• JP pekerja: 1% x Rp3.000.000 = Rp30.000
• Total potongan pekerja: Rp90.000

Dalam contoh ini, pekerja dipotong Rp27.000 lebih besar dari yang seharusnya setiap bulan. Jika berlangsung lama, selisihnya dapat menjadi masalah serius dalam payroll.

Sanksi Jika Perusahaan Melampirkan Data Upah yang Tidak Benar

Perusahaan yang tidak memberikan data secara benar atau tidak memenuhi kewajiban dalam penyelenggaraan jaminan sosial dapat dikenai sanksi administratif.

Bentuk sanksi administratif

• Teguran tertulis.
• Denda.
• Tidak mendapat pelayanan publik tertentu.

Contoh pelayanan publik tertentu yang dapat dibatasi

• Perizinan terkait usaha.
• Izin yang diperlukan untuk mengikuti tender proyek.
• Izin mempekerjakan tenaga kerja asing.
• Izin perusahaan penyedia jasa pekerja atau buruh.
• Izin mendirikan bangunan atau perizinan bangunan yang relevan.

Kenapa sanksi ini penting?

Sanksi administratif tidak hanya berdampak pada pembayaran iuran. Jika perusahaan sampai terkena pembatasan layanan publik tertentu, kegiatan usaha bisa terganggu. Misalnya perusahaan kesulitan memperpanjang izin, mengikuti tender, atau mengurus izin tenaga kerja asing.

Dampak Salah Lapor Upah terhadap Perusahaan

Salah melaporkan upah tidak hanya merugikan pekerja. Perusahaan juga dapat terkena dampak administratif, finansial, dan reputasi.

1. Risiko kurang bayar iuran

Jika upah yang dilaporkan lebih rendah, perusahaan dapat dianggap kurang membayar iuran. Jika ditemukan, perusahaan dapat diminta melakukan penyesuaian, membayar kekurangan, dan berhadapan dengan sanksi sesuai ketentuan.

2. Risiko lebih bayar atau potongan berlebih

Jika upah dilaporkan lebih tinggi, pekerja dapat dipotong lebih besar dari seharusnya. Ini dapat memicu komplain dan perlu koreksi payroll.

3. Risiko sengketa dengan karyawan

Karyawan dapat mempermasalahkan perbedaan data upah jika slip gaji, kontrak kerja, data payroll, dan data BPJS tidak sama. Hal ini dapat berkembang menjadi sengketa hubungan industrial jika tidak diselesaikan dengan baik.

4. Risiko audit dan koreksi

Data yang tidak konsisten akan terlihat saat audit internal, audit kepatuhan, atau pemeriksaan terkait jaminan sosial ketenagakerjaan.

5. Risiko reputasi perusahaan

Perusahaan yang tidak transparan dalam pelaporan BPJS dapat dianggap tidak memperhatikan hak karyawan. Reputasi ini dapat memengaruhi employer branding dan retensi karyawan.

Dampak Salah Lapor Upah terhadap Karyawan

Bagi karyawan, data upah yang salah dapat berdampak langsung maupun tidak langsung.

1. Manfaat jaminan sosial tidak optimal

Jika upah dilaporkan lebih rendah, manfaat yang dihitung berdasarkan upah dapat menjadi lebih kecil. Ini dapat merugikan pekerja saat menghadapi risiko kerja atau masa tidak produktif.

2. Potongan gaji tidak sesuai

Jika upah dilaporkan lebih tinggi, potongan JHT dan JP dari pekerja dapat lebih besar dari seharusnya.

3. Data slip gaji tidak konsisten

Jika slip gaji menunjukkan upah berbeda dengan data BPJS, karyawan dapat kebingungan dan mempertanyakan transparansi perusahaan.

Untuk menghindari masalah seperti ini, perusahaan sebaiknya memberikan slip gaji yang jelas. Baca artikel aplikasi slip gaji online untuk UKM.

4. Kesulitan saat klaim manfaat

Perbedaan data dapat menyulitkan proses administrasi ketika pekerja atau ahli waris mengurus manfaat tertentu.

Data Upah Apa yang Harus Dilaporkan?

Dalam praktik payroll, perusahaan perlu memastikan komponen upah yang digunakan sebagai dasar iuran sesuai ketentuan program BPJS Ketenagakerjaan. Komponen yang masuk dasar perhitungan dapat berbeda tergantung aturan program dan kebijakan yang berlaku.

Data yang perlu diperiksa HR

• Gaji pokok.
• Tunjangan tetap jika masuk komponen upah.
• Status pekerja.
• NIK dan identitas pekerja.
• Nomor kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan.
• Tanggal mulai bekerja.
• Perubahan upah.
• Perubahan status kerja.
• Perubahan cabang atau unit kerja.
• Status aktif atau nonaktif pekerja.

Jika perusahaan menggunakan pekerja kontrak atau PKWT, pastikan status hubungan kerja juga tercatat dengan benar. Baca artikel ketentuan PKWT dan jenis-jenis pekerjaannya.

Simulasi Perhitungan Iuran Jika Data Upah Berbeda

Berikut contoh sederhana untuk melihat dampak perbedaan data upah.

Contoh 1: Upah aktual Rp6.000.000, dilaporkan Rp4.000.000

Dari contoh ini, terlihat bahwa pelaporan upah lebih rendah membuat iuran yang masuk menjadi lebih kecil. Dalam jangka panjang, pekerja dapat dirugikan karena akumulasi iuran dan manfaat terkait dapat lebih rendah.

Contoh 2: Upah aktual Rp3.000.000, dilaporkan Rp3.900.000

Dalam contoh kedua, pekerja dipotong lebih besar dari seharusnya. Jika terjadi setiap bulan, selisih tersebut dapat memicu keluhan dan koreksi payroll.

Hubungan Data Upah BPJS dengan Payroll

Data upah BPJS Ketenagakerjaan sebaiknya selalu direkonsiliasi dengan payroll. Jika HR mengelola BPJS secara terpisah dari payroll, risiko selisih data akan lebih besar.

Data payroll yang perlu dicocokkan

• Gaji pokok.
• Tunjangan tetap.
• Komponen upah yang menjadi dasar iuran.
• Potongan JHT pekerja.
• Potongan JP pekerja.
• Iuran yang ditanggung perusahaan.
• Nomor kepesertaan BPJS.
• Status aktif pekerja.
• Data mutasi, resign, atau PHK.

Untuk mengelola data payroll dan BPJS dengan lebih rapi, HR dapat menggunakan sistem HRIS. Baca artikel nama aplikasi HRD HRIS di Indonesia untuk HR dan fungsi aplikasi program software HR dalam bisnis.

Peran HR dalam Mengelola BPJS Ketenagakerjaan

Pengelolaan BPJS Ketenagakerjaan biasanya menjadi tanggung jawab bersama antara HR, payroll, finance, dan manajemen. Namun, HR memegang peran penting karena data pekerja berasal dari administrasi SDM.

Tugas HR dalam administrasi BPJS Ketenagakerjaan

• Mendaftarkan pekerja baru ke BPJS Ketenagakerjaan.
• Memastikan data identitas pekerja lengkap dan benar.
• Memperbarui data upah jika ada kenaikan gaji.
• Memperbarui status pekerja jika resign, PHK, mutasi, atau pensiun.
• Berkoordinasi dengan payroll untuk perhitungan iuran.
• Menyimpan bukti pembayaran iuran.
• Melakukan rekonsiliasi data BPJS dan slip gaji.
• Menangani pertanyaan karyawan terkait potongan BPJS.
• Memastikan data SIPP BPJS Ketenagakerjaan sesuai payroll.

Jika perusahaan menggunakan SIPP BPJS Ketenagakerjaan, baca panduan SIPP Online BPJS Ketenagakerjaan.

Kesalahan Umum dalam Pelaporan Upah BPJS Ketenagakerjaan

Berikut kesalahan yang sering terjadi di perusahaan.

1. Tidak memperbarui kenaikan gaji

Karyawan sudah menerima kenaikan gaji, tetapi data upah di BPJS masih memakai nilai lama. Akibatnya, iuran menjadi tidak sesuai dengan data payroll terbaru.

2. Salah memasukkan komponen upah

HR perlu memahami komponen apa saja yang menjadi dasar perhitungan iuran. Kesalahan memasukkan atau mengeluarkan komponen dapat membuat iuran tidak akurat.

3. Tidak menonaktifkan pekerja yang sudah resign

Jika karyawan sudah tidak bekerja tetapi masih tercatat aktif, perusahaan dapat membayar iuran yang tidak seharusnya.

4. Tidak mendaftarkan pekerja baru tepat waktu

Pekerja yang belum didaftarkan tidak mendapatkan perlindungan optimal. Jika terjadi risiko kerja sebelum terdaftar, perusahaan dapat menghadapi masalah serius.

5. Memakai data manual yang berbeda dari payroll

Jika data BPJS diinput manual tanpa sinkronisasi dengan payroll, risiko salah ketik, data ganda, atau selisih upah menjadi lebih tinggi.

6. Tidak melakukan rekonsiliasi bulanan

Rekonsiliasi perlu dilakukan agar data upah, potongan pekerja, iuran perusahaan, dan total pembayaran sesuai.

Checklist HR agar Data Upah BPJS Tidak Salah

Gunakan checklist berikut untuk memastikan data BPJS Ketenagakerjaan sesuai dengan payroll.

Checklist data pekerja

• NIK pekerja sudah benar.
• Nama sesuai KTP.
• Tanggal lahir benar.
• Nomor kepesertaan BPJS benar.
• Status pekerja aktif atau nonaktif sesuai kondisi aktual.
• Tanggal mulai kerja dan tanggal keluar tercatat.
• Cabang atau unit kerja sesuai.

Checklist data upah

• Gaji pokok sesuai payroll.
• Tunjangan tetap yang relevan sudah diperhitungkan.
• Perubahan gaji sudah diperbarui.
• Upah yang dilaporkan tidak lebih rendah dari data aktual.
• Upah yang dilaporkan tidak lebih tinggi dari data aktual tanpa dasar.
• Data BPJS sesuai slip gaji dan kontrak kerja.

Checklist iuran

• Iuran JHT pekerja 2% sudah benar.
• Iuran JHT perusahaan 3,7% sudah benar.
• Iuran JP pekerja 1% sudah benar.
• Iuran JP perusahaan 2% sudah benar.
• Iuran JKK sesuai tingkat risiko perusahaan.
• Iuran JKM 0,3% sudah benar.
• Batas maksimal upah JP sudah diperhatikan.
• Bukti pembayaran iuran tersimpan.

Checklist rekonsiliasi

• Data payroll cocok dengan data BPJS.
• Slip gaji cocok dengan potongan BPJS.
• Total iuran pekerja cocok dengan total potongan payroll.
• Total iuran perusahaan cocok dengan beban perusahaan.
• Selisih sudah ditelusuri dan diperbaiki.
• Perubahan data terdokumentasi.

Jika perusahaan masih memakai spreadsheet untuk pengecekan, baca artikel rumus Excel lengkap untuk mempermudah kerja HRD.

Bagaimana Jika Perusahaan Terlanjur Salah Melaporkan Upah?

Jika perusahaan menemukan data upah BPJS tidak sesuai, langkah terbaik adalah segera melakukan koreksi. Jangan menunggu sampai karyawan komplain atau sampai terjadi pemeriksaan.

Langkah yang dapat dilakukan HR

1. Identifikasi karyawan yang datanya berbeda.
2. Cocokkan data BPJS dengan payroll dan slip gaji.
3. Hitung selisih iuran pekerja dan perusahaan.
4. Koordinasikan dengan finance dan manajemen.
5. Perbarui data upah di sistem BPJS atau SIPP sesuai mekanisme yang berlaku.
6. Lakukan koreksi iuran jika diperlukan.
7. Komunikasikan kepada karyawan jika ada penyesuaian potongan atau pengembalian.
8. Simpan bukti koreksi dan rekonsiliasi.

Jika upah dilaporkan terlalu rendah

Perusahaan perlu menghitung kekurangan iuran yang seharusnya dibayar. Jangan membebankan seluruh kesalahan administrasi kepada karyawan tanpa penjelasan dan dasar yang jelas.

Jika upah dilaporkan terlalu tinggi

Perusahaan perlu menghitung apakah pekerja sudah dipotong terlalu besar. Jika ada kelebihan potongan dari pekerja, perusahaan perlu membuat mekanisme koreksi yang transparan.

Hubungan Upah BPJS dengan Upah Minimum

Salah satu risiko pelaporan upah yang tidak sesuai adalah indikasi pelanggaran upah minimum. Jika perusahaan melaporkan upah ke BPJS sesuai upah minimum, tetapi membayar karyawan di bawah nilai tersebut, maka perusahaan dapat berhadapan dengan persoalan pengupahan.

Perusahaan harus memastikan bahwa upah yang dibayarkan kepada karyawan sesuai ketentuan upah minimum dan ketentuan pengupahan yang berlaku. Pelaporan BPJS tidak boleh digunakan untuk menyamarkan praktik pembayaran upah yang tidak sesuai.

Untuk memahami dasar pengupahan, baca artikel memahami prinsip dasar upah menurut peraturan pemerintah.

Hubungan Upah BPJS dengan PPh 21

Data upah BPJS juga perlu selaras dengan penghitungan PPh 21. Meskipun dasar perhitungan BPJS dan PPh 21 tidak selalu identik, perbedaan yang terlalu jauh tanpa alasan dapat menimbulkan pertanyaan saat rekonsiliasi payroll.

Data yang perlu dicocokkan

• Gaji bruto.
• Tunjangan tetap.
• Potongan BPJS pekerja.
• Komponen pengurang PPh 21.
• Slip gaji.
• Bukti potong PPh 21.

Untuk memahami pajak karyawan, baca artikel subjek pajak PPh 21 bagi HR perusahaan, tugas HR terkait pajak penghasilan karyawan, dan cara menghitung PPh 21 karyawan tidak memiliki NPWP.

Hubungan Data BPJS dengan Absensi, Lembur, dan Payroll

Data upah tidak berdiri sendiri. Dalam payroll, besaran upah dapat dipengaruhi oleh absensi, lembur, shift, tunjangan, dan potongan tertentu.

Kenapa absensi penting?

Absensi menjadi dasar perhitungan kehadiran, tunjangan, potongan, dan lembur. Jika data absensi salah, payroll dapat salah, dan rekonsiliasi dengan BPJS ikut terganggu.

Untuk pengelolaan data kehadiran, baca artikel pentingnya aplikasi absensi terintegrasi absen fingerprint.

Kenapa lembur perlu dicatat?

Lembur dapat memengaruhi total penghasilan yang diterima karyawan, meskipun tidak semua komponen selalu menjadi dasar iuran BPJS. Perusahaan tetap harus mencatat lembur secara akurat agar payroll transparan.

Untuk aturan lembur, baca artikel peraturan hingga pengertian upah lembur.

Kenapa sistem shift perlu rapi?

Pada perusahaan dengan sistem shift, data kehadiran dan lembur biasanya lebih kompleks. Kesalahan jadwal dapat membuat perhitungan payroll tidak akurat.

Untuk pengaturan shift, baca artikel pahami aturan sistem kerja shift.

Tips Mengelola Data BPJS Ketenagakerjaan agar Patuh Aturan

1. Gunakan satu sumber data payroll

Hindari banyak file berbeda untuk data gaji, BPJS, pajak, dan slip gaji. Idealnya, perusahaan menggunakan satu master data payroll yang menjadi acuan seluruh perhitungan.

2. Update data upah setiap ada perubahan

Setiap kenaikan gaji, perubahan jabatan, perubahan status kerja, atau perubahan komponen upah perlu ditinjau dampaknya terhadap BPJS Ketenagakerjaan.

3. Rekonsiliasi BPJS setiap bulan

Jangan menunggu akhir tahun. Rekonsiliasi bulanan membantu perusahaan menemukan selisih lebih cepat.

4. Pisahkan potongan pekerja dan iuran perusahaan

Dalam payroll, potongan pekerja dan beban perusahaan harus dicatat terpisah agar slip gaji dan laporan keuangan lebih jelas.

5. Berikan slip gaji yang transparan

Slip gaji sebaiknya menunjukkan komponen penghasilan, potongan JHT, potongan JP, pajak, dan potongan lain secara jelas.

6. Simpan bukti pembayaran iuran

Bukti pembayaran iuran BPJS perlu disimpan sebagai arsip compliance. Dokumen ini dapat dibutuhkan saat audit atau klarifikasi.

7. Gunakan HRIS atau payroll software

Software HR dan payroll dapat membantu menghitung iuran, mencatat perubahan upah, mengelola absensi, membuat slip gaji, dan menyiapkan laporan lebih cepat.

Contoh SOP Singkat Pengelolaan Data Upah BPJS

Berikut contoh alur sederhana yang dapat diterapkan perusahaan.

1. Input data karyawan baru

• HR menginput data identitas karyawan.
• Payroll menginput data gaji dan komponen upah.
• HR mendaftarkan karyawan ke BPJS Ketenagakerjaan.
• Data kepesertaan disimpan dalam master data.

2. Perubahan upah

• Manajemen menyetujui perubahan gaji.
• HR memperbarui surat atau dokumen perubahan.
• Payroll memperbarui data gaji.
• HR memperbarui data upah BPJS jika diperlukan.
• Payroll merekonsiliasi iuran pada periode berjalan.

3. Karyawan resign atau PHK

• HR mencatat tanggal efektif berhenti kerja.
• Payroll menghitung gaji terakhir dan potongan terkait.
• HR memperbarui status kepesertaan sesuai prosedur.
• Bukti perubahan status disimpan.

4. Rekonsiliasi bulanan

• Cocokkan data payroll dengan tagihan BPJS.
• Cek selisih upah, potongan, dan total iuran.
• Telusuri penyebab selisih.
• Lakukan koreksi sebelum pembayaran jika memungkinkan.
• Simpan laporan rekonsiliasi.

FAQ Seputar Melampirkan Upah Berbeda Saat Daftar BPJS Ketenagakerjaan

Apakah perusahaan boleh melaporkan upah lebih rendah ke BPJS Ketenagakerjaan?

Tidak. Perusahaan wajib memberikan data pekerja secara lengkap dan benar. Melaporkan upah lebih rendah dapat merugikan pekerja dan membuat iuran tidak sesuai.

Apakah perusahaan boleh melaporkan upah lebih tinggi dari upah aktual?

Tidak seharusnya. Data upah harus sesuai dengan kondisi aktual. Jika upah dilaporkan lebih tinggi, pekerja dapat dipotong lebih besar dari yang seharusnya.

Apa sanksi jika perusahaan memberikan data BPJS yang tidak benar?

Perusahaan dapat dikenai sanksi administratif berupa teguran tertulis, denda, dan/atau tidak mendapat pelayanan publik tertentu sesuai ketentuan.

Apakah JHT dipotong dari gaji karyawan?

Ya. Untuk peserta penerima upah, iuran JHT ditanggung bersama, yaitu 2% dari pekerja dan 3,7% dari perusahaan.

Apakah JP dipotong dari gaji karyawan?

Ya. Iuran JP ditanggung bersama, yaitu 1% dari pekerja dan 2% dari perusahaan, dengan memperhatikan batas maksimal upah sebagai dasar perhitungan.

Apakah JKK dan JKM dipotong dari gaji karyawan?

Untuk peserta penerima upah, iuran JKK dan JKM ditanggung oleh perusahaan. JKK dihitung berdasarkan tingkat risiko, sedangkan JKM sebesar 0,3% dari upah.

Apakah JKP dipotong dari gaji karyawan?

Tidak. Iuran JKP berasal dari pemerintah pusat dan rekomposisi iuran program jaminan sosial ketenagakerjaan sesuai ketentuan yang berlaku.

Bagaimana jika data upah BPJS belum diperbarui setelah kenaikan gaji?

HR perlu segera memperbarui data upah dan melakukan rekonsiliasi. Jika ada selisih iuran, perusahaan perlu menindaklanjuti sesuai mekanisme yang berlaku.

Apakah data upah BPJS harus sama dengan slip gaji?

Data upah yang menjadi dasar iuran BPJS harus konsisten dengan data payroll yang relevan. Jika ada perbedaan karena komponen tertentu, perusahaan perlu memiliki dasar dan dokumentasi yang jelas.

Siapa yang bertanggung jawab mengelola data BPJS di perusahaan?

Biasanya HR, payroll, dan finance bekerja sama. HR mengelola data karyawan, payroll menghitung iuran, dan finance memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu.

Kesimpulan

Melampirkan upah karyawan yang berbeda saat mendaftarkan atau memperbarui data BPJS Ketenagakerjaan dapat menimbulkan risiko serius bagi perusahaan dan pekerja. Data upah yang lebih rendah dapat mengurangi iuran dan manfaat pekerja, sedangkan data upah yang lebih tinggi dapat membuat pekerja dipotong lebih besar dari yang seharusnya.

Perusahaan wajib memberikan data secara lengkap dan benar kepada BPJS. Jika kewajiban tersebut tidak dipenuhi, perusahaan dapat dikenai sanksi administratif berupa teguran tertulis, denda, dan/atau tidak mendapat pelayanan publik tertentu.

Bagi HR, langkah paling aman adalah memastikan data payroll, slip gaji, kontrak kerja, dan data BPJS selalu selaras. Setiap perubahan gaji, status kerja, mutasi, resign, atau PHK harus diperbarui dalam sistem dan direkonsiliasi secara berkala.

Dengan sistem HRIS, payroll, absensi, dan SIPP BPJS yang terintegrasi, perusahaan dapat mengurangi risiko salah input, menjaga kepatuhan, dan memastikan hak jaminan sosial karyawan terpenuhi dengan benar.

Referensi External

• BPJS Ketenagakerjaan – Informasi Kepesertaan Peserta Penerima Upah
• BPJS Ketenagakerjaan – Berapa Besaran Iuran JHT, JKK, JKM, JP dan JKP?
• JDIH BPK – UU Nomor 24 Tahun 2011 tentang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial
• BPJS Ketenagakerjaan – PDF UU Nomor 24 Tahun 2011 tentang BPJS
• JDIH BPK – PP Nomor 86 Tahun 2013 tentang Tata Cara Pengenaan Sanksi Administratif
• JDIH Kemnaker – Sanksi bagi Perusahaan yang Tidak Membayar Iuran Program Jaminan Sosial
• JDIH BPK – PP Nomor 6 Tahun 2025 tentang Perubahan Program Jaminan Kehilangan Pekerjaan
• JKP – Regulasi Jaminan Kehilangan Pekerjaan
• BPJS Ketenagakerjaan – Situs Resmi