Sanksi Jika Perusahaan Telat Membayar Upah Karyawan - bloghrd.com

Upah atau gaji adalah salah satu hak paling mendasar bagi karyawan. Setelah karyawan bekerja sesuai perjanjian kerja, perusahaan wajib membayar upah pada waktu yang telah disepakati. Karena itu, keterlambatan pembayaran upah bukan sekadar masalah administrasi, tetapi juga dapat menjadi pelanggaran ketentuan pengupahan.

Dalam praktik perusahaan, keterlambatan gaji bisa terjadi karena banyak alasan. Misalnya arus kas terganggu, proses payroll belum selesai, data absensi belum lengkap, perhitungan lembur terlambat, kesalahan input pajak, atau kendala teknis transfer bank. Namun, apa pun penyebabnya, perusahaan tetap wajib membayar upah karyawan sesuai waktu yang dijanjikan.

Artikel ini akan membahas aturan pembayaran upah, sanksi jika perusahaan telat membayar upah karyawan, contoh perhitungan denda keterlambatan, langkah yang bisa dilakukan karyawan, serta tips bagi HR agar payroll dapat selesai tepat waktu. Jika Anda ingin memahami dasar pengupahan lebih luas, baca juga artikel memahami prinsip dasar upah menurut Peraturan Pemerintah.

Apa yang Dimaksud dengan Upah Karyawan?

Upah adalah hak pekerja atau buruh yang diterima dalam bentuk uang sebagai imbalan dari pengusaha atau pemberi kerja. Upah ditetapkan dan dibayarkan berdasarkan perjanjian kerja, kesepakatan, atau ketentuan peraturan perundang-undangan.

Dalam perusahaan, upah biasanya dikenal sebagai gaji bulanan. Namun, upah tidak selalu hanya berbentuk gaji pokok. Upah dapat terdiri dari berbagai komponen, seperti gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, uang lembur, bonus, insentif, atau komponen lain sesuai kebijakan perusahaan dan perjanjian kerja.

Komponen upah yang umum ditemukan dalam payroll

• Gaji pokok.
• Tunjangan tetap.
• Tunjangan tidak tetap.
• Uang lembur.
• Insentif atau komisi.
• Bonus.
• Potongan pajak.
• Potongan BPJS.
• Potongan pinjaman atau potongan lain yang sah.

Karena banyaknya komponen tersebut, perhitungan upah perlu dilakukan dengan teliti. Untuk memahami prosesnya secara praktis, Anda dapat membaca artikel menghitung gaji pegawai secara praktis dan akurat.

Apakah Perusahaan Wajib Membayar Upah Tepat Waktu?

Ya. Perusahaan wajib membayar upah pada waktu yang telah diperjanjikan antara pengusaha dan pekerja. Tanggal pembayaran upah biasanya diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, perjanjian kerja bersama, atau kebijakan payroll internal.

Jika perusahaan menetapkan gaji dibayarkan setiap tanggal 25, maka pada tanggal tersebut karyawan seharusnya sudah dapat menerima dan menggunakan upahnya. Jika pembayaran dilakukan melalui bank, perusahaan perlu memastikan transfer diproses cukup awal agar dana sudah masuk dan dapat dicairkan karyawan pada tanggal pembayaran.

Hal yang harus diatur perusahaan terkait jadwal gaji

• Tanggal pembayaran gaji setiap bulan.
• Mekanisme pembayaran, misalnya transfer bank atau pembayaran langsung.
• Ketentuan jika tanggal gajian jatuh pada hari libur nasional.
• Ketentuan jika tanggal gajian jatuh pada hari istirahat mingguan.
• Cut-off payroll untuk absensi, lembur, izin, dan perubahan data.
• Mekanisme koreksi jika terjadi selisih gaji.

Untuk perusahaan yang menggunakan transfer massal, sistem payroll bank juga bisa membantu mempercepat proses pembayaran. Anda dapat membaca artikel bank di Indonesia yang menawarkan sistem payroll sebagai referensi tambahan.

Dasar Hukum Pembayaran Upah dan Keterlambatan Gaji

Aturan pengupahan yang dulu banyak mengacu pada PP 78 Tahun 2015 kini perlu diperbarui. Saat ini, acuan utama pengupahan adalah PP 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, yang telah diubah oleh PP 51 Tahun 2023 dan PP 49 Tahun 2025.

Selain itu, UU Ketenagakerjaan sebagaimana telah diubah dalam UU 6 Tahun 2023 juga menegaskan bahwa pengusaha yang karena kesengajaan atau kelalaiannya menyebabkan keterlambatan pembayaran upah dikenakan denda sesuai persentase tertentu dari upah pekerja.

Inti aturan yang perlu dipahami HR

• Perusahaan wajib membayar upah pada waktu yang telah diperjanjikan.
• Upah harus dibayarkan dalam mata uang rupiah.
• Pembayaran upah dapat dilakukan secara langsung atau melalui bank.
• Jika pembayaran melalui bank, upah harus dapat dicairkan pada tanggal pembayaran yang disepakati.
• Jangka waktu pembayaran upah tidak boleh lebih dari satu bulan.
• Jika perusahaan terlambat membayar upah, perusahaan dapat dikenakan denda.
• Pembayaran denda tidak menghapus kewajiban perusahaan membayar upah pokok yang tertunda.

Kapan Perusahaan Dianggap Telat Membayar Upah?

Perusahaan dianggap telat membayar upah ketika pembayaran dilakukan melewati waktu pembayaran yang telah disepakati. Namun, dalam pengenaan denda keterlambatan, ketentuan PP 36 Tahun 2021 memberikan skema denda yang mulai berjalan dari hari keempat sejak tanggal upah seharusnya dibayarkan.

Contoh sederhana

Jika perusahaan menetapkan tanggal gajian pada tanggal 25, maka hari pertama dihitung dari tanggal pembayaran yang seharusnya. Denda mulai dikenakan jika pembayaran terlambat sampai hari keempat dan seterusnya.

Namun, perusahaan sebaiknya tidak menafsirkan adanya hitungan denda mulai hari keempat sebagai izin untuk menunda gaji selama tiga hari. Secara prinsip, upah tetap harus dibayarkan tepat pada tanggal yang telah diperjanjikan.

Sanksi Jika Perusahaan Telat Membayar Upah Karyawan

Sanksi utama keterlambatan pembayaran upah adalah denda keterlambatan. Denda ini dihitung berdasarkan jumlah hari keterlambatan dan nilai upah yang seharusnya dibayarkan.

Skema denda keterlambatan pembayaran upah

Poin pentingnya, denda keterlambatan tidak menggantikan upah. Perusahaan tetap wajib membayar upah yang tertunda ditambah denda keterlambatan jika memenuhi ketentuan.

Contoh Perhitungan Denda Telat Bayar Gaji

Agar lebih mudah dipahami, berikut beberapa contoh perhitungan denda keterlambatan pembayaran upah karyawan.

Contoh 1: Terlambat 5 hari

Seorang karyawan memiliki upah bulanan sebesar Rp5.000.000. Perusahaan terlambat membayar upah selama 5 hari dari tanggal yang seharusnya.

Karena denda mulai dikenakan dari hari ke-4 sampai hari ke-8, maka hari yang dikenakan denda adalah hari ke-4 dan hari ke-5, yaitu 2 hari.

Contoh 2: Terlambat 10 hari

Seorang karyawan memiliki upah bulanan sebesar Rp6.000.000. Perusahaan terlambat membayar selama 10 hari.

Perhitungannya terbagi menjadi dua tahap:

• Hari ke-4 sampai hari ke-8: 5 hari x 5%.
• Hari ke-9 sampai hari ke-10: 2 hari x 1% tambahan.

Contoh 3: Total gaji perusahaan terlambat dibayar

Perusahaan memiliki total payroll bulanan Rp300.000.000. Karena kendala internal, pembayaran gaji terlambat 6 hari.

Denda mulai dihitung pada hari ke-4 sampai hari ke-6, yaitu 3 hari.

Dari contoh ini terlihat bahwa keterlambatan payroll dapat menimbulkan beban finansial yang besar. Karena itu, keterlambatan gaji bukan hanya masalah hubungan kerja, tetapi juga risiko biaya bagi perusahaan.

Apakah Denda Keterlambatan Menghapus Kewajiban Membayar Gaji?

Tidak. Denda keterlambatan tidak menghapus kewajiban perusahaan untuk membayar upah. Artinya, perusahaan tetap harus membayar gaji karyawan secara penuh, lalu menambahkan denda jika keterlambatan sudah memenuhi ketentuan pengenaan denda.

Perusahaan juga tidak boleh menjadikan pembayaran denda sebagai alasan untuk mengurangi hak karyawan lainnya, seperti uang lembur, tunjangan, BPJS, atau potongan pajak yang sudah seharusnya dihitung sesuai ketentuan.

Jika keterlambatan gaji berkaitan dengan data lembur yang belum selesai, HR perlu memahami cara perhitungannya. Anda dapat membaca artikel peraturan hingga pengertian upah lembur dan tips HR dalam mengatur upah lembur karyawan.

Sanksi Administratif bagi Perusahaan

Selain denda keterlambatan yang berkaitan langsung dengan pembayaran upah, perusahaan yang melanggar ketentuan pengupahan juga dapat menghadapi sanksi administratif sesuai ketentuan yang berlaku.

Contoh sanksi administratif

• Teguran tertulis.
• Pembatasan kegiatan usaha.
• Penghentian sementara sebagian atau seluruh alat produksi.
• Pembekuan kegiatan usaha.

Sanksi administratif dapat berdampak serius terhadap operasional perusahaan. Karena itu, perusahaan tidak boleh menganggap keterlambatan gaji sebagai masalah internal biasa yang bisa diselesaikan kapan saja tanpa konsekuensi.

Bagaimana Jika Perusahaan Membayar Gaji di Bawah Upah Minimum?

Telat membayar gaji berbeda dengan membayar gaji di bawah upah minimum. Namun, keduanya sama-sama termasuk isu pengupahan yang perlu diperhatikan perusahaan.

Upah minimum berlaku sebagai batas upah terendah bagi pekerja dengan masa kerja kurang dari satu tahun pada perusahaan yang bersangkutan. Untuk pekerja dengan masa kerja satu tahun atau lebih, perusahaan perlu menyusun dan menerapkan struktur serta skala upah.

Risiko membayar di bawah upah minimum

• Perusahaan dapat dianggap melanggar ketentuan pengupahan.
• Pekerja dapat mengajukan keberatan atau perselisihan hubungan industrial.
• Perusahaan berpotensi menghadapi sanksi hukum.
• Reputasi perusahaan sebagai pemberi kerja dapat menurun.

Karena itu, HR tidak hanya perlu memastikan gaji dibayarkan tepat waktu, tetapi juga memastikan nilai upah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Penyebab Umum Perusahaan Telat Membayar Upah

Untuk mencegah keterlambatan, perusahaan perlu memahami penyebabnya. Berikut beberapa penyebab umum perusahaan telat membayar gaji karyawan.

1. Masalah arus kas perusahaan

Masalah cash flow menjadi salah satu penyebab paling serius. Perusahaan mungkin memiliki penjualan atau piutang, tetapi dana belum tersedia saat jadwal payroll tiba. Walaupun demikian, masalah arus kas tidak menghapus kewajiban perusahaan untuk membayar upah tepat waktu.

2. Proses payroll masih manual

Payroll manual membuat HR harus mengumpulkan data dari banyak sumber, menghitung rumus, mengecek absensi, lembur, cuti, pajak, BPJS, dan potongan lain secara terpisah. Semakin banyak karyawan, semakin besar risiko keterlambatan.

Jika perusahaan masih mengandalkan spreadsheet, prosesnya harus diawasi dengan ketat. Sebagai referensi awal, baca artikel rumus Excel lengkap untuk mempermudah kerja HRD.

3. Data absensi belum lengkap

Data absensi memengaruhi tunjangan kehadiran, potongan keterlambatan, lembur, dan cuti. Jika data absensi terlambat masuk, payroll juga ikut terlambat.

Untuk mengurangi risiko ini, perusahaan dapat menggunakan aplikasi absensi terintegrasi. Jika data absensi bermasalah atau hilang, HR dapat membaca panduan cara mengembalikan data absensi yang hilang.

4. Data lembur belum disetujui

Lembur yang belum di-approve dapat menunda payroll, terutama jika banyak karyawan bekerja di luar jam kerja normal. Karena itu, perusahaan perlu menetapkan batas waktu pengajuan dan persetujuan lembur sebelum cut-off payroll.

5. Perubahan data karyawan tidak diperbarui

Perubahan gaji, promosi, mutasi, status PTKP, nomor rekening, status karyawan, atau benefit perlu diperbarui sebelum payroll dijalankan. Jika data berubah mendadak, proses payroll bisa tertunda.

6. Kesalahan perhitungan PPh 21

PPh 21 dapat memengaruhi take home pay karyawan. Jika data pajak belum lengkap, status PTKP salah, atau komponen penghasilan tidak masuk, payroll bisa tertahan untuk koreksi.

Untuk memahami tugas HR terkait pajak karyawan, baca artikel memahami tugas HR terkait pajak penghasilan karyawan dan cara menghitung PPh 21 karyawan tidak memiliki NPWP.

7. Kendala transfer bank

Kendala teknis bank juga dapat terjadi, misalnya sistem bank sedang gangguan, file transfer massal salah format, atau otorisasi pembayaran terlambat. Karena itu, finance sebaiknya tidak memproses pembayaran terlalu dekat dengan akhir hari kerja.

Dampak Keterlambatan Gaji bagi Karyawan dan Perusahaan

Keterlambatan pembayaran gaji dapat berdampak besar, baik bagi karyawan maupun perusahaan.

Dampak bagi karyawan

• Kesulitan memenuhi kebutuhan hidup.
• Telat membayar cicilan atau tagihan pribadi.
• Menurunnya rasa aman terhadap perusahaan.
• Stres finansial.
• Menurunnya motivasi kerja.
• Hilangnya kepercayaan terhadap manajemen.

Dampak bagi perusahaan

• Risiko denda keterlambatan.
• Risiko sanksi administratif.
• Menurunnya engagement karyawan.
• Naiknya turnover.
• Konflik hubungan industrial.
• Reputasi perusahaan memburuk.
• Produktivitas menurun karena karyawan kehilangan fokus.

Dalam jangka panjang, keterlambatan gaji dapat merusak kepercayaan karyawan lebih cepat dibanding banyak masalah lain. Karena itu, payroll tepat waktu harus menjadi prioritas utama perusahaan.

Apa yang Bisa Dilakukan Karyawan Jika Gaji Telat Dibayar?

Jika karyawan mengalami keterlambatan pembayaran upah, langkah pertama yang sebaiknya dilakukan adalah memastikan informasi secara internal. Tidak semua keterlambatan terjadi karena niat buruk; kadang ada kesalahan teknis atau kendala transfer. Namun, karyawan tetap berhak meminta kejelasan.

Langkah yang dapat dilakukan karyawan

1. Memeriksa perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau kebijakan payroll terkait tanggal pembayaran gaji.
2. Menghubungi HR atau payroll untuk meminta penjelasan resmi.
3. Mencatat tanggal seharusnya gaji dibayarkan dan tanggal gaji benar-benar diterima.
4. Menyimpan bukti komunikasi dengan HR atau manajemen.
5. Mengajukan penyelesaian secara bipartit jika masalah tidak selesai.
6. Menghubungi Dinas Ketenagakerjaan jika penyelesaian internal tidak memberikan hasil.

Karyawan sebaiknya tetap menggunakan jalur komunikasi formal dan profesional. Di sisi lain, perusahaan perlu merespons dengan transparan agar masalah tidak berkembang menjadi konflik yang lebih besar.

Checklist HR agar Gaji Tidak Telat Dibayar

HR memiliki peran penting dalam menjaga payroll berjalan tepat waktu. Berikut checklist yang dapat digunakan.

Checklist data karyawan

• Apakah seluruh data karyawan aktif sudah benar?
• Apakah nomor rekening karyawan sudah valid?
• Apakah perubahan gaji, promosi, dan mutasi sudah diperbarui?
• Apakah status karyawan baru dan resign sudah masuk sistem?
• Apakah status PTKP karyawan sudah diperbarui?

Checklist absensi dan lembur

• Apakah data absensi sudah lengkap sebelum cut-off?
• Apakah izin, sakit, cuti, dan unpaid leave sudah diverifikasi?
• Apakah data lembur sudah disetujui atasan?
• Apakah shift kerja sudah sesuai jadwal aktual?
• Apakah keterlambatan atau potongan kehadiran sudah dihitung sesuai aturan?

Checklist payroll

• Apakah komponen gaji sudah sesuai?
• Apakah tunjangan tetap dan tidak tetap sudah benar?
• Apakah potongan BPJS sudah dihitung?
• Apakah PPh 21 sudah dihitung dengan benar?
• Apakah slip gaji sudah siap sebelum tanggal pembayaran?

Checklist pembayaran

• Apakah dana payroll sudah tersedia?
• Apakah file transfer massal sudah dicek?
• Apakah approval finance dan manajemen sudah selesai?
• Apakah pembayaran diproses sebelum batas waktu bank?
• Apakah bukti transfer sudah disimpan?

Tips Perusahaan agar Tidak Telat Membayar Upah

Berikut beberapa cara yang dapat dilakukan perusahaan untuk mencegah keterlambatan pembayaran gaji.

1. Tetapkan cut-off payroll yang jelas

Cut-off payroll membantu HR menentukan batas akhir pengumpulan data. Misalnya, data absensi dan lembur harus masuk maksimal tanggal 20, koreksi payroll selesai tanggal 22, approval selesai tanggal 23, dan transfer gaji diproses tanggal 24.

2. Gunakan sistem payroll terintegrasi

Sistem payroll membantu perusahaan menghitung gaji, tunjangan, lembur, BPJS, PPh 21, potongan, dan slip gaji secara lebih cepat. Jika data absensi terhubung dengan payroll, risiko keterlambatan karena rekap manual bisa dikurangi.

Untuk memahami fitur yang perlu diperhatikan, baca artikel software aplikasi payroll terbaik sesuai sistem penggajian Indonesia.

3. Buat jadwal approval payroll

Payroll sering terlambat bukan karena hitungannya sulit, tetapi karena approval belum selesai. Karena itu, perusahaan perlu menetapkan siapa yang menyetujui payroll, kapan batas approval, dan siapa pengganti jika approver sedang cuti.

4. Sinkronkan HR, finance, dan accounting

HR bertanggung jawab pada data karyawan, finance bertanggung jawab pada pembayaran, dan accounting bertanggung jawab pada pencatatan biaya. Ketiganya harus memiliki jadwal dan data yang sama.

5. Siapkan dana payroll lebih awal

Perusahaan perlu memprioritaskan dana payroll karena upah adalah hak karyawan. Jika ada risiko cash flow, manajemen harus melakukan perencanaan lebih awal, bukan baru menyadari masalah saat tanggal gajian tiba.

6. Gunakan slip gaji digital

Slip gaji digital membantu karyawan memahami rincian gaji, potongan, lembur, pajak, dan take home pay. Ini juga membantu HR mengurangi pertanyaan berulang setelah payroll selesai.

Anda dapat membaca artikel aplikasi slip gaji online untuk UKM dan manfaat slip gaji elektronik bagi perusahaan.

7. Lakukan payroll audit sebelum transfer

Sebelum gaji ditransfer, HR dan finance perlu melakukan audit singkat. Cek total payroll, jumlah karyawan, rekening, perubahan gaji, potongan besar, karyawan baru, karyawan resign, dan komponen tidak biasa.

Hubungan Keterlambatan Gaji dengan BPJS dan Pajak

Keterlambatan gaji juga dapat berdampak pada administrasi lain, seperti BPJS dan pajak. Jika payroll terlambat, penyetoran iuran atau pelaporan tertentu bisa ikut terpengaruh.

1. BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan

Iuran BPJS biasanya dihitung berdasarkan upah karyawan. Jika payroll tidak selesai tepat waktu, perhitungan dan pembayaran iuran bisa ikut terganggu. Untuk memahami iurannya, baca artikel menghitung manfaat dan iuran BPJS Ketenagakerjaan.

2. PPh 21 karyawan

PPh 21 dihitung berdasarkan penghasilan karyawan, termasuk gaji, tunjangan, bonus, lembur, dan komponen lain. Jika payroll terlambat atau salah, pemotongan pajak juga dapat ikut keliru.

3. Rekonsiliasi payroll

Perusahaan perlu mencocokkan data payroll dengan laporan bank, jurnal accounting, slip gaji, pajak, dan BPJS. Rekonsiliasi ini penting agar tidak ada selisih yang baru diketahui setelah terlambat.

Peran Software HR dalam Mencegah Telat Bayar Gaji

Software HR dan payroll dapat membantu perusahaan meminimalkan risiko keterlambatan gaji. Sistem yang baik akan menghubungkan data karyawan, absensi, cuti, lembur, pajak, BPJS, dan slip gaji dalam satu proses yang lebih rapi.

Manfaat software HR untuk payroll tepat waktu

• Mengurangi input data manual.
• Mempercepat rekap absensi.
• Menghitung lembur secara otomatis.
• Menghitung PPh 21 dan BPJS lebih konsisten.
• Menghasilkan slip gaji digital.
• Menyimpan riwayat payroll karyawan.
• Membantu approval payroll lebih cepat.
• Memudahkan laporan payroll untuk finance dan accounting.

Jika perusahaan ingin mulai mendigitalisasi proses HR, baca artikel nama aplikasi HRD dan HRIS di Indonesia serta fungsi aplikasi program software HR dalam bisnis.

Contoh SOP Singkat Payroll agar Tidak Terlambat

Berikut contoh SOP sederhana yang bisa digunakan HR dan finance.

H-7 sebelum tanggal gajian

• HR menutup data absensi dan lembur.
• Atasan menyetujui lembur dan koreksi absensi.
• HR memperbarui data karyawan baru, resign, promosi, dan mutasi.

H-5 sebelum tanggal gajian

• Payroll menghitung gaji, tunjangan, potongan, BPJS, dan PPh 21.
• HR melakukan pengecekan awal atas komponen payroll.
• Payroll menandai data yang tidak wajar untuk dikonfirmasi.

H-3 sebelum tanggal gajian

• Payroll final dikirim ke finance dan manajemen untuk approval.
• Finance memastikan dana tersedia.
• HR menyiapkan slip gaji digital.

H-1 sebelum tanggal gajian

• Finance memproses transfer bank atau file payroll massal.
• HR mengecek status pembayaran.
• Slip gaji siap dibagikan setelah pembayaran selesai.

Hari H pembayaran gaji

• Karyawan menerima gaji sesuai tanggal yang disepakati.
• Slip gaji dikirim atau dapat diakses karyawan.
• HR membuka periode koreksi jika ada selisih.

FAQ Seputar Sanksi Telat Membayar Upah Karyawan

Apakah perusahaan boleh menunda pembayaran gaji karena cash flow bermasalah?

Perusahaan tetap wajib membayar gaji pada waktu yang telah diperjanjikan. Masalah cash flow tidak menghapus kewajiban pembayaran upah dan tidak otomatis membebaskan perusahaan dari denda keterlambatan.

Kapan denda keterlambatan gaji mulai dihitung?

Denda mulai berlaku dari hari keempat sampai hari kedelapan sejak tanggal upah seharusnya dibayarkan, dengan tarif 5% per hari dari upah yang seharusnya dibayar.

Bagaimana jika keterlambatan lebih dari 8 hari?

Setelah hari ke-8, perusahaan dikenakan denda sebagaimana periode sebelumnya ditambah 1% untuk setiap hari keterlambatan. Dalam satu bulan, total denda tidak boleh melebihi 50% dari upah yang seharusnya dibayar.

Bagaimana jika gaji belum dibayar lebih dari satu bulan?

Jika setelah satu bulan upah masih belum dibayar, perusahaan dikenakan denda keterlambatan ditambah bunga sebesar suku bunga yang berlaku pada bank pemerintah.

Apakah membayar denda berarti perusahaan tidak perlu membayar gaji?

Tidak. Denda tidak menghapus kewajiban membayar upah. Perusahaan tetap harus membayar gaji karyawan yang tertunda ditambah denda jika memenuhi ketentuan.

Apakah gaji yang dibayarkan melalui bank dianggap tepat waktu saat perusahaan mentransfer?

Yang penting adalah karyawan dapat mencairkan atau menggunakan upah pada tanggal pembayaran yang disepakati. Karena itu, perusahaan perlu memproses transfer lebih awal agar dana benar-benar masuk tepat waktu.

Apakah slip gaji wajib diberikan?

Perusahaan wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima pekerja saat upah dibayarkan. Slip gaji membantu transparansi dan mengurangi perselisihan.

Apa yang harus dilakukan HR jika payroll berisiko terlambat?

HR perlu segera berkoordinasi dengan finance dan manajemen, mengidentifikasi penyebab keterlambatan, menyelesaikan data kritis, memberi informasi resmi kepada karyawan jika diperlukan, dan memastikan pembayaran tetap dilakukan secepat mungkin.

Kesimpulan

Perusahaan wajib membayar upah karyawan tepat pada waktu yang telah diperjanjikan. Keterlambatan pembayaran upah dapat menimbulkan denda, sanksi administratif, dan risiko hubungan industrial. Karena itu, pembayaran gaji tidak boleh dianggap sebagai proses administratif biasa yang bisa ditunda tanpa konsekuensi.

Aturan lama dalam PP 78 Tahun 2015 perlu diperbarui karena PP tersebut sudah dicabut oleh PP 36 Tahun 2021. Saat ini, ketentuan pengupahan mengacu pada PP 36 Tahun 2021 sebagaimana telah diubah oleh PP 51 Tahun 2023 dan PP 49 Tahun 2025.

Jika perusahaan telat membayar upah, denda mulai dikenakan dari hari keempat sampai hari kedelapan sebesar 5% per hari dari upah yang seharusnya dibayar. Setelah hari kedelapan, ada tambahan 1% per hari dengan batas maksimal 50% dalam satu bulan. Jika keterlambatan melebihi satu bulan, perusahaan juga dikenakan bunga sesuai suku bunga bank pemerintah.

Agar tidak terlambat membayar gaji, HR dan finance perlu memiliki cut-off payroll yang jelas, data absensi yang akurat, approval lembur yang disiplin, sistem payroll yang terintegrasi, serta jadwal pembayaran yang aman. Dengan proses yang rapi, perusahaan dapat menjaga kepatuhan, menghindari denda, dan mempertahankan kepercayaan karyawan.

Referensi External

• JDIH BPK – PP Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan
• JDIH Kementerian Ketenagakerjaan – PDF PP Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan
• JDIH BPK – PP Nomor 51 Tahun 2023 tentang Perubahan atas PP Nomor 36 Tahun 2021
• JDIH BPK – PP Nomor 49 Tahun 2025 tentang Perubahan Kedua atas PP Nomor 36 Tahun 2021
• JDIH BPK – UU Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perppu Cipta Kerja menjadi Undang-Undang
• Better Work Indonesia – UU Nomor 6 Tahun 2023 Bab IV Ketenagakerjaan
• Gadjian – Aturan Hukum Perusahaan Telat Bayar Gaji Karyawan
• Klaussa – Sanksi bagi Perusahaan yang Telat Bayar Gaji