Seorang staff operasional adalah bagian integral dari tim yang menjaga kelancaran operasi harian suatu perusahaan. Dengan menjalankan berbagai tanggung jawab, jobdesk / job desk & tugas, staff operasional memastikan bahwa proses operasional berjalan dengan efisien dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Untuk menjadi staff operasional yang sukses, seseorang perlu memenuhi sejumlah kualifikasi dan memiliki keterampilan tertentu, termasuk kemampuan komunikasi yang baik, kemampuan analitis, keterampilan organisasi, dan kemampuan manajemen waktu yang baik. Memilih kandidat staff operasional yang sesuai adalah langkah penting dalam mendukung kesuksesan operasional perusahaan. Dengan mengikuti proses seleksi yang hati-hati dan memperhatikan kualifikasi serta karakteristik yang dibutuhkan, perusahaan dapat memiliki staff operasional yang efisien dan andal.
Apa Saja Tanggung Jawab, Jobdesk / Job Desk & Tugas Staff Operasional?
Seorang staff operasional memiliki peran kunci dalam menjaga kelancaran operasional harian suatu perusahaan. Dalam rangka memastikan bahwa operasi berjalan dengan efisien dan sesuai dengan timeline yang ditentukan, staff operasional memiliki tanggung jawab yang luas. Mari kita bahas lebih detail beberapa aspek penting dari peran dan tanggung jawab seorang staff operasional:
1. Melakukan Tugas Operasional Harian
Seorang staff operasional bertanggung jawab untuk menjalankan tugas operasional harian sesuai dengan prosedur dan standar perusahaan. Tugas ini dapat mencakup berbagai aktivitas, tergantung pada jenis perusahaan dan industri di mana mereka bekerja. Contoh tugas operasional harian termasuk pemrosesan pesanan, pengelolaan inventaris, pengaturan pengiriman, atau pemeliharaan peralatan.
2. Memastikan Keselamatan dan Kepatuhan
Staff operasional harus memastikan bahwa semua kegiatan operasional dilakukan dengan aman, efisien, dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Mereka harus mematuhi pedoman keselamatan kerja dan peraturan lingkungan yang berlaku dalam konteks operasi perusahaan. Keselamatan anggota tim dan pematuhan terhadap hukum dan regulasi adalah prioritas utama.
3. Manajemen Persediaan
Salah satu tanggung jawab, jobdesk / job desk & tugas staff operasional adalah memerhatikan dan mencatat jumlah stok barang yang ada di dalam gudang atau fasilitas penyimpanan perusahaan. Hal ini melibatkan pemantauan stok yang masuk dan keluar, pencatatan perubahan stok, dan memastikan ketersediaan produk atau bahan yang diperlukan untuk operasi berjalan lancar.
4. Pelaporan Operasional
Staff operasional memiliki peran penting dalam membuat laporan operasional secara berkala. Laporan ini dapat dibuat dalam berbagai interval, seperti harian, mingguan, atau bulanan, tergantung pada kebutuhan perusahaan. Laporan operasional mencakup informasi tentang kinerja operasional, pencapaian target, masalah yang dihadapi, dan langkah-langkah perbaikan yang diusulkan.
5. Pembuatan Surat Jalan atau Dinas
Dalam beberapa industri, seperti logistik atau pengiriman, staff operasional juga bertanggung jawab untuk membuat surat jalan atau dinas saat diperlukan. Surat jalan atau dinas ini adalah dokumen penting yang mencatat rincian pengiriman, termasuk barang yang dikirim, tujuan pengiriman, dan informasi lain yang relevan.
6. Pembuatan SOP Perusahaan
Tanggung jawab, jobdesk / job desk & tugas Staff operasional dapat terlibat dalam pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP) perusahaan. SOP adalah panduan tertulis yang menguraikan langkah-langkah yang harus diikuti dalam menjalankan berbagai tugas dan proses operasional. Membuat SOP yang jelas dan komprehensif membantu dalam menjaga konsistensi dan efisiensi dalam operasi perusahaan.
7. Pengembangan Kebijakan Terkait
Staff operasional juga dapat terlibat dalam pengembangan dan pemantauan kebijakan yang terkait dengan berbagai aspek operasional, seperti personalia, keuangan, atau persediaan. Mereka berkontribusi dalam memastikan bahwa kebijakan-kebijakan ini diterapkan secara konsisten dan sesuai dengan tujuan perusahaan.
8. Manajemen Dokumen dan Data
Pengelolaan dokumen dan data operasional merupakan tanggung jawab staff operasional. Mereka harus memastikan bahwa dokumen-dokumen seperti catatan produksi, dokumen pengiriman, atau laporan inventaris tersimpan dengan baik dan dapat diakses dengan mudah. Pengelolaan data juga melibatkan pemeliharaan basis data yang berisi informasi penting tentang operasi perusahaan.
9. Pemeriksaan Kualitas
Sebelum produk atau layanan dikirim ke pelanggan, staff operasional dapat bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan kualitas. Ini termasuk memastikan bahwa produk atau layanan memenuhi standar kualitas yang ditetapkan oleh perusahaan dan tidak memiliki cacat yang mungkin memengaruhi kepuasan pelanggan.
10. Pemeliharaan Peralatan dan Mesin
Dalam beberapa kasus, tanggung jawab, jobdesk / job desk & tugas staff operasional juga harus memastikan bahwa peralatan operasional, mesin, atau perangkat kerja berfungsi dengan baik dan dalam kondisi yang aman. Pemeliharaan rutin dan perbaikan diperlukan untuk menjaga kelancaran operasi.
Kualifikasi Staff Operasional
Untuk menjalankan tugas-tugas dan tanggung jawab yang kompleks ini, seorang staff operasional harus memenuhi sejumlah kualifikasi tertentu. Meskipun kualifikasi ini dapat bervariasi tergantung pada industri dan perusahaan, berikut adalah beberapa kualifikasi umum yang biasanya diharapkan dari seorang staff operasional:
1. Pendidikan Minimal SMA atau Sederajat
Meskipun beberapa perusahaan mungkin mengharapkan pendidikan tinggi, seperti D3 atau S1, sebagai syarat, banyak posisi staff operasional membutuhkan setidaknya lulusan SMA atau setara. Kualifikasi pendidikan yang lebih tinggi mungkin diperlukan untuk peran yang lebih kompleks atau spesifik.
2. Kesehatan Jasmani dan Rohani
Agar dapat menjalankan tanggung jawab, jobdesk / job desk & tugas dengan baik, Staff operasional perlu memiliki kondisi kesehatan yang baik, baik jasmani maupun rohani. Mereka seringkali akan terlibat dalam tugas-tugas fisik dan harus dapat mengatasi tekanan serta tantangan dalam lingkungan kerja.
3. Diutamakan Pria
Beberapa perusahaan mungkin memiliki preferensi tertentu terkait jenis kelamin untuk posisi staff operasional. Meskipun demikian, penting untuk memastikan bahwa preferensi jenis kelamin ini tidak bertentangan dengan prinsip-prinsip kesetaraan gender yang berlaku.
4. Pengalaman Kerja
Meskipun pengalaman kerja bukanlah syarat mutlak, memiliki pengalaman sebelumnya di bidang operasional atau industri terkait dapat menjadi nilai tambah. Pengalaman ini dapat membantu calon staff operasional untuk lebih cepat beradaptasi dengan tugas-tugasnya.
5. Kemampuan Teknis
Beberapa perusahaan mungkin mengharapkan staff operasional untuk memiliki kemampuan teknis tertentu terkait dengan aktivitas produksi atau operasional. Misalnya, penggunaan perangkat lunak atau peralatan khusus yang digunakan dalam proses produksi.
6. Kemampuan Komunikasi yang Baik
Agar dapat melakukan tanggung jawab, jobdesk / job desk & tugas dengan baik, Staff operasional harus mampu berkomunikasi dengan baik dengan anggota tim, supervisor, dan pihak terkait lainnya. Kemampuan komunikasi yang baik membantu dalam menjaga informasi yang mengalir dengan lancar dalam organisasi.
7. Kemampuan Critical Thinking
Dalam menghadapi berbagai situasi operasional, staff operasional harus memiliki kemampuan berpikir kritis. Mereka perlu dapat mengidentifikasi masalah, menganalisis situasi, dan mengambil keputusan yang tepat.
8. Kemampuan Problem Solving
Seiring dengan kemampuan berpikir kritis, staff operasional juga harus memiliki kemampuan dalam memecahkan masalah. Mereka akan dihadapkan pada tantangan operasional yang memerlukan solusi cepat dan efektif.
9. Keterampilan Organisasi
Keterampilan organisasi yang baik sangat penting untuk staff operasional. Mereka harus mampu mengatur tugas-tugas harian mereka, mengelola inventaris, dan menjaga dokumen-dokumen operasional tetap teratur.
10. Kemampuan Manajemen Waktu yang Baik
Staff operasional seringkali dihadapkan pada berbagai tugas dan tenggat waktu. Oleh karena itu, kemampuan manajemen waktu yang baik adalah kualifikasi penting. Mereka harus mampu mengatur prioritas, mengelola proyek, dan memastikan tugas-tugas diselesaikan tepat waktu.
11. Teliti
Ketelitian dalam menjalankan tugas-tugas operasional adalah kualifikasi yang sangat dihargai. Kesalahan dalam mengelola inventaris, membuat laporan, atau menjalankan proses operasional dapat memiliki dampak negatif yang signifikan.
Hal yang Harus Diperhatikan saat Memilih Kandidat Staff Operasional
Memilih kandidat yang sesuai untuk menjalankan tanggung jawab, jobdesk / job desk & tugas pada posisi staff operasional merupakan langkah krusial dalam memastikan bahwa operasi perusahaan berjalan dengan lancar. Saat melakukan seleksi kandidat, ada beberapa hal yang harus diperhatikan:
1. Pengalaman dan Latar Belakang Kerja
Periksa pengalaman kerja sebelumnya yang relevan dengan posisi staff operasional. Pengalaman di industri yang serupa atau dalam fungsi operasional yang serupa dapat menjadi nilai tambah. Perhatikan apakah calon memiliki pengetahuan dan keterampilan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2. Kemampuan Komunikasi dan Kolaborasi
Staff operasional harus dapat berkomunikasi dengan baik dengan berbagai pihak, termasuk anggota tim, pelanggan, dan pihak terkait lainnya. Perhatikan kemampuan calon dalam berkomunikasi secara efektif, baik secara lisan maupun tertulis. Kemampuan untuk bekerja sama dalam tim dan beradaptasi dengan baik juga penting.
3. Ketelitian dan Kepatuhan Terhadap Prosedur
Dalam menjalankan tanggung jawab, jobdesk / job desk & tugas dengan baik, Staff operasional harus memperhatikan detail dan memiliki kemampuan tinggi dalam menjalankan tugas dengan akurasi. Mereka juga harus mematuhi prosedur dan kebijakan perusahaan yang ditetapkan. Pastikan calon memiliki ketelitian yang baik dan mampu bekerja sesuai dengan standar yang ditetapkan.
4. Kemampuan Analitis dan Pemecahan Masalah
Operasional seringkali melibatkan penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan cepat. Periksa kemampuan calon dalam menganalisis situasi, mengidentifikasi masalah, dan mengambil tindakan yang tepat. Kemampuan pemecahan masalah yang baik dan kemampuan berpikir logis sangat berharga dalam peran ini.
5. Keterampilan Organisasi dan Manajemen Waktu
Staff operasional akan menghadapi banyak tugas dan tanggung jawab yang berbeda. Pastikan calon memiliki keterampilan organisasi yang baik dan dapat mengelola waktu dengan efektif. Mereka harus mampu mengatur prioritas, mengelola proyek, dan memenuhi tenggat waktu dengan baik.
6. Konsistensi dan Keandalan
Konsistensi dalam menjalankan tugas-tugas operasional adalah hal penting. Calon staff operasional harus dapat diandalkan dan konsisten dalam kualitas pekerjaan yang mereka hasilkan. Ini membantu dalam menjaga stabilitas operasi perusahaan.
7. Kemampuan Adaptasi
Lingkungan operasional dapat berubah dengan cepat. Calon staff operasional harus memiliki kemampuan untuk beradaptasi dengan perubahan, baik itu perubahan prosedur, teknologi, atau tuntutan operasional lainnya.
8. Hasrat untuk Belajar
Staff operasional yang baik adalah orang yang ingin terus belajar dan berkembang. Mereka harus terbuka terhadap pelatihan dan pengembangan untuk meningkatkan keterampilan mereka dalam menjalankan tugas operasional.
Semoga informasi mengenai tanggung jawab, jobdesk / job desk & tugas Staff Operasional ini bisa bermanfaat.
Ikuti terus bloghrd.com untuk mendapatkan informasi seputar HR, karir, info lowongan kerja, juga inspirasi terbaru terkait dunia kerja setiap harinya!
