Cara Input Faktur Pajak dan Impor Data Lawan Transaksi di Aplikasi e-Faktur

Cara input faktur pajak dan impor data lawan transaksi di aplikasi e-Faktur adalah hal penting yang perlu dipahami oleh Pengusaha Kena Pajak atau PKP. Sebab, faktur pajak bukan hanya bukti transaksi biasa, tetapi juga dokumen resmi yang menjadi dasar pemungutan, pengkreditan, pelaporan, dan administrasi Pajak Pertambahan Nilai atau PPN.

Dalam praktik bisnis, PKP perlu membuat faktur pajak keluaran saat melakukan penyerahan Barang Kena Pajak atau BKP dan/atau Jasa Kena Pajak atau JKP. Di sisi lain, PKP juga perlu merekam atau mengelola faktur pajak masukan yang diterima dari lawan transaksi. Jika jumlah transaksi masih sedikit, input manual mungkin masih bisa dilakukan. Namun, jika transaksi sudah banyak, impor data menjadi pilihan yang lebih efisien.

Artikel ini membahas fungsi e-Faktur, perbedaan faktur pajak keluaran dan masukan, cara input faktur pajak keluaran, cara input faktur pajak masukan, cara menambah data lawan transaksi, cara impor data lawan transaksi, format data yang perlu disiapkan, kesalahan yang sering terjadi, serta checklist agar proses input dan impor data di e-Faktur lebih aman.

Apa Itu Aplikasi e-Faktur?

e-Faktur adalah aplikasi atau sistem elektronik yang digunakan oleh PKP untuk membuat, mengelola, dan melaporkan faktur pajak. Dengan e-Faktur, faktur pajak tidak lagi dibuat dalam bentuk manual seperti faktur kertas, melainkan dalam bentuk elektronik yang harus di-upload dan memperoleh persetujuan dari Direktorat Jenderal Pajak.

Aplikasi e-Faktur digunakan untuk mengadministrasikan faktur pajak keluaran, faktur pajak masukan, retur, dokumen lain, serta data yang diperlukan dalam pelaporan SPT Masa PPN. Dalam perkembangannya, DJP menyediakan beberapa saluran terkait pembuatan dan administrasi faktur pajak, mulai dari e-Faktur Client Desktop, e-Faktur Web Based, hingga integrasi dengan Coretax DJP dan Penyedia Jasa Aplikasi Perpajakan atau PJAP.

Untuk memahami perkembangan aplikasinya, Anda dapat membaca artikel e-Faktur 3.2 dan cara update-nya, e-Faktur Web Based, serta efaktur.pajak.go.id sebagai aplikasi berbasis web milik DJP.

Mengapa Input Faktur Pajak Harus Dilakukan dengan Benar?

Input faktur pajak yang benar akan membantu PKP menghindari banyak masalah administratif. Kesalahan kecil seperti salah NPWP lawan transaksi, salah tanggal faktur, salah masa pajak, salah DPP, atau salah kode transaksi dapat berdampak pada pelaporan SPT Masa PPN.

Dalam faktur pajak, data harus diisi lengkap, jelas, dan benar. Identitas lawan transaksi, jenis penyerahan, detail BKP/JKP, DPP, PPN, PPnBM jika ada, serta Nomor Seri Faktur Pajak atau NSFP harus sesuai dengan transaksi yang sebenarnya.

Dampak jika input faktur pajak salah

• faktur pajak gagal di-upload;
• faktur pajak tidak mendapat approval;
• lawan transaksi tidak dapat mengkreditkan pajak masukan;
• perlu membuat faktur pajak pengganti;
• perlu melakukan pembetulan SPT Masa PPN;
• muncul selisih antara invoice, faktur pajak, dan pembukuan;
• berisiko muncul sanksi administrasi jika faktur tidak sesuai ketentuan.

Untuk memahami administrasi faktur pajak secara lebih luas, baca artikel peraturan faktur pajak, format dan contoh gambar faktur pajak yang benar, serta kode faktur pajak dan penggunaannya.

Faktur Pajak Keluaran dan Faktur Pajak Masukan: Apa Bedanya?

Sebelum masuk ke langkah teknis, PKP perlu membedakan faktur pajak keluaran dan faktur pajak masukan.

Faktur pajak keluaran berkaitan dengan PPN yang dipungut dari pembeli. Sementara itu, faktur pajak masukan berkaitan dengan PPN yang dibayar kepada penjual dan dapat dikreditkan sepanjang memenuhi ketentuan formal dan material.

Untuk pembahasan lanjutan, baca artikel PPN keluaran, PPN masukan, faktur pajak masukan dan cara pelaporannya, serta contoh perhitungan PPN masukan dan keluaran.

Data yang Harus Disiapkan Sebelum Input Faktur Pajak

Agar proses input faktur pajak berjalan lancar, siapkan data transaksi terlebih dahulu. Jangan langsung merekam faktur jika invoice, NPWP lawan transaksi, harga jual, atau detail barang belum final.

Data untuk faktur pajak keluaran

• Nomor Seri Faktur Pajak atau NSFP;
• tanggal faktur;
• masa pajak dan tahun pajak;
• kode transaksi faktur pajak;
• jenis faktur, normal atau pengganti;
• NPWP/NIK lawan transaksi;
• nama dan alamat lawan transaksi;
• nama BKP/JKP;
• jumlah barang atau jasa;
• harga satuan;
• diskon jika ada;
• DPP;
• PPN;
• PPnBM jika ada;
• keterangan tambahan jika transaksi memerlukan fasilitas tertentu.

Data untuk faktur pajak masukan

• nomor faktur pajak dari penjual;
• tanggal faktur pajak;
• NPWP PKP penjual;
• nama PKP penjual;
• DPP;
• PPN;
• PPnBM jika ada;
• masa pajak pengkreditan;
• status apakah pajak masukan dapat dikreditkan atau tidak.

Jika data lawan transaksi sudah sering digunakan, sebaiknya simpan di menu referensi agar input faktur berikutnya lebih cepat dan konsisten.

Cara Input Faktur Pajak Keluaran di Aplikasi e-Faktur

Faktur pajak keluaran dibuat oleh PKP saat melakukan penyerahan BKP/JKP. Berikut alur umum input faktur pajak keluaran di aplikasi e-Faktur Client Desktop.

1. Masuk ke aplikasi e-Faktur

Buka aplikasi e-Faktur yang digunakan perusahaan. Pastikan database yang dipilih benar, sertifikat elektronik sudah terpasang, dan aplikasi dapat terhubung ke server DJP saat proses upload dilakukan.

2. Pilih menu Pajak Keluaran

Masuk ke menu Faktur, lalu pilih bagian Pajak Keluaran. Pada menu ini, PKP dapat mengelola faktur pajak keluaran yang dibuat atas penyerahan BKP/JKP kepada pembeli.

3. Buka Administrasi Faktur

Pilih Administrasi Faktur. Menu ini menampilkan daftar faktur pajak keluaran yang sudah direkam, status upload, status approval, dan informasi terkait faktur yang pernah dibuat.

4. Klik Rekam Faktur

Klik tombol Rekam Faktur untuk membuat faktur pajak baru. Sistem akan menampilkan form pengisian data dokumen transaksi.

5. Isi data dokumen transaksi

Pada bagian ini, isi informasi dasar faktur pajak, seperti:

• jenis penyerahan;
• kode transaksi;
• jenis faktur;
• tanggal dokumen;
• masa pajak;
• tahun pajak;
• Nomor Seri Faktur Pajak;
• keterangan tambahan jika diperlukan.

Pemilihan kode transaksi harus benar. Misalnya, kode 01 digunakan untuk penyerahan BKP/JKP yang PPN-nya dipungut oleh PKP penjual. Kode 07 digunakan untuk transaksi tertentu yang mendapat fasilitas PPN tidak dipungut, sedangkan kode 08 digunakan untuk transaksi yang mendapat fasilitas PPN dibebaskan.

Untuk memahami jenis kode, baca artikel faktur pajak 080 dan faktur pajak kawasan berikat.

6. Isi data lawan transaksi

Masukkan NPWP atau identitas lawan transaksi, nama, dan alamat pembeli BKP atau penerima JKP. Jika lawan transaksi sudah ada di daftar referensi, data dapat dipilih dari database lawan transaksi yang tersimpan.

Pastikan data identitas lawan transaksi sesuai ketentuan. Untuk pembeli orang pribadi dalam negeri, ketentuan faktur pajak terbaru memungkinkan pencantuman NPWP atau NIK sesuai aturan yang berlaku. Jika data lawan transaksi salah, faktur dapat bermasalah bagi pembeli maupun penjual.

7. Isi detail penyerahan BKP/JKP

Masukkan detail barang atau jasa yang diserahkan. Data yang perlu diperhatikan antara lain:

• kode barang atau jasa jika digunakan;
• nama barang atau jasa;
• jumlah;
• satuan;
• harga satuan;
• diskon;
• DPP;
• PPN;
• PPnBM jika ada.

Gunakan uraian barang atau jasa yang jelas. Hindari penggunaan nama terlalu umum seperti “barang”, “jasa”, atau “material” tanpa keterangan tambahan, terutama untuk transaksi bernilai besar atau transaksi yang memiliki fasilitas pajak tertentu.

8. Simpan faktur

Setelah seluruh data diisi, simpan faktur. Data faktur akan masuk ke daftar faktur pajak keluaran. Pada tahap ini, faktur belum tentu dianggap selesai karena masih perlu di-upload dan memperoleh approval.

9. Upload faktur pajak

Pilih faktur yang sudah direkam, lalu lakukan upload. Sistem akan mengirimkan data ke DJP untuk proses validasi. Jika data benar, status faktur akan berubah menjadi approval sukses.

10. Unduh atau cetak PDF faktur

Setelah faktur mendapat approval, PKP dapat mengunduh atau mencetak file PDF faktur pajak dan menyampaikannya kepada lawan transaksi. Simpan juga arsip digital faktur untuk kebutuhan pembukuan dan pemeriksaan.

Untuk panduan lanjutan, baca artikel cara upload faktur pajak keluaran dan batas waktu upload faktur pajak keluaran.

Cara Input Faktur Pajak Masukan di Aplikasi e-Faktur

Faktur pajak masukan adalah faktur yang diterima PKP dari penjual. Data ini penting karena dapat menjadi dasar pengkreditan PPN masukan jika memenuhi syarat.

1. Masuk ke aplikasi e-Faktur

Buka aplikasi e-Faktur dan pastikan database perusahaan sudah benar.

2. Pilih menu Pajak Masukan

Masuk ke menu Faktur, lalu pilih bagian Pajak Masukan. Menu ini digunakan untuk mengadministrasikan faktur pajak yang diterima dari PKP penjual.

3. Buka Administrasi Faktur

Pilih menu Administrasi Faktur untuk melihat daftar faktur pajak masukan yang sudah direkam atau diimpor.

4. Klik Rekam Faktur

Pilih tombol Rekam Faktur untuk memasukkan faktur pajak masukan secara manual.

5. Isi nomor faktur dan data penjual

Masukkan nomor faktur pajak, NPWP penjual, tanggal faktur, DPP, PPN, dan data lain yang diminta. Pastikan nomor faktur tidak salah karena nomor ini menjadi identitas utama faktur pajak masukan.

6. Tentukan masa pajak pengkreditan

Pilih masa pajak yang sesuai untuk pengkreditan pajak masukan. Dalam praktik PPN, faktur pajak masukan perlu dikreditkan sesuai ketentuan masa pajak yang berlaku. Jangan sembarangan memilih masa pajak jika faktur sudah melewati batas pengkreditan.

7. Simpan data faktur masukan

Setelah data benar, simpan faktur pajak masukan. Data tersebut akan muncul di daftar pajak masukan dan dapat digunakan dalam proses pelaporan SPT Masa PPN sesuai ketentuan.

8. Manfaatkan fitur prepopulated jika tersedia

Dalam versi e-Faktur yang lebih baru, DJP menyediakan fitur prepopulated pajak masukan. Fitur ini membantu PKP menarik data pajak masukan yang sudah tersedia dalam sistem DJP, sehingga input manual dapat dikurangi.

Meski demikian, PKP tetap perlu memeriksa data yang muncul. Jangan langsung menganggap semua faktur masukan dapat dikreditkan. Pastikan transaksi berhubungan dengan kegiatan usaha, faktur memenuhi syarat formal dan material, serta tidak termasuk kategori pajak masukan yang tidak dapat dikreditkan.

Untuk pembahasan syarat pengkreditan, baca artikel pengkreditan faktur pajak masukan dan Pasal 9 ayat 8 UU PPN.

Cara Menambah Data Lawan Transaksi di e-Faktur

Data lawan transaksi adalah data pihak yang terlibat dalam transaksi, baik sebagai pembeli BKP, penerima JKP, atau penjual yang menerbitkan faktur pajak masukan. Menyimpan data lawan transaksi di referensi e-Faktur akan mempercepat proses input faktur berikutnya.

1. Masuk ke menu Referensi

Buka aplikasi e-Faktur, lalu pilih menu Referensi.

2. Pilih Lawan Transaksi

Di dalam menu referensi, pilih submenu Lawan Transaksi. Menu ini digunakan untuk mengelola daftar pembeli, penerima jasa, pemasok, atau pihak lain yang sering bertransaksi dengan perusahaan.

3. Masuk ke Administrasi Lawan Transaksi

Pilih Administrasi Lawan Transaksi. Pada bagian ini, Anda dapat melihat daftar lawan transaksi yang sudah tersimpan.

4. Klik Tambah

Klik tombol Tambah untuk memasukkan data lawan transaksi baru.

5. Isi data identitas lawan transaksi

Lengkapi data seperti:

• NPWP atau NIK jika sesuai ketentuan;
• nama lawan transaksi;
• alamat lengkap;
• negara jika relevan;
• nomor dokumen pendukung jika dibutuhkan;
• informasi tambahan lain sesuai kebutuhan aplikasi.

6. Simpan data

Setelah data diisi lengkap, klik simpan. Data lawan transaksi akan tersimpan dan dapat digunakan saat membuat faktur pajak keluaran atau merekam faktur pajak masukan.

Kapan Perlu Impor Data Lawan Transaksi?

Input manual cocok jika jumlah lawan transaksi masih sedikit. Namun, jika perusahaan memiliki puluhan, ratusan, atau ribuan pelanggan dan pemasok, impor data lawan transaksi jauh lebih efisien.

Impor data lawan transaksi cocok digunakan jika:

• perusahaan baru migrasi data ke aplikasi e-Faktur;
• jumlah pelanggan sangat banyak;
• jumlah pemasok sangat banyak;
• data lawan transaksi berasal dari ERP atau sistem akuntansi;
• PKP ingin mengurangi input manual;
• perusahaan ingin menstandarkan data NPWP, nama, dan alamat lawan transaksi;
• tim pajak ingin mempercepat proses pembuatan faktur pajak keluaran.

Impor data membantu mengurangi pekerjaan repetitif, tetapi tetap perlu dilakukan dengan hati-hati. Format file yang salah dapat menyebabkan data gagal diimpor atau memunculkan error.

Cara Impor Data Lawan Transaksi di Aplikasi e-Faktur

Berikut alur umum impor data lawan transaksi ke aplikasi e-Faktur.

1. Siapkan data lawan transaksi

Kumpulkan data lawan transaksi dari sistem perusahaan, seperti ERP, software akuntansi, CRM, master customer, master vendor, atau spreadsheet internal.

2. Bersihkan data sebelum impor

Sebelum membuat file impor, bersihkan data terlebih dahulu. Pastikan tidak ada duplikasi, NPWP salah format, nama perusahaan tidak konsisten, atau alamat yang tidak lengkap.

Hal yang perlu dicek

• NPWP/NIK sudah benar;
• nama lawan transaksi sesuai dokumen resmi;
• alamat lengkap dan tidak terpotong;
• tidak ada karakter aneh hasil copy paste;
• tidak ada baris kosong di tengah data;
• tidak ada duplikasi lawan transaksi;
• format kolom sesuai template impor.

3. Buat file dalam format CSV

Umumnya data impor disiapkan dalam format CSV. Jika data awal dibuat di Excel, pastikan format kolom yang berisi NPWP atau nomor identitas diatur sebagai teks agar angka nol di depan tidak hilang.

4. Pastikan format NPWP tidak berubah

Kesalahan umum saat membuat file impor adalah NPWP berubah format karena Excel menganggapnya sebagai angka. Akibatnya, angka nol di depan hilang atau nomor berubah menjadi notasi ilmiah.

Untuk mencegah hal ini, atur kolom NPWP sebagai Text sebelum memasukkan data. Jangan gunakan format number biasa.

5. Simpan file sebagai CSV

Setelah data siap, simpan file sebagai CSV sesuai format yang diminta aplikasi. Pastikan separator, encoding, dan struktur kolom tidak berubah.

6. Masuk ke menu Referensi Lawan Transaksi

Buka aplikasi e-Faktur, masuk ke menu Referensi, lalu pilih Lawan Transaksi.

7. Pilih menu Import

Pilih opsi impor data lawan transaksi. Aplikasi akan meminta Anda memilih file CSV yang sudah disiapkan.

8. Pilih file CSV

Unggah file CSV yang berisi data lawan transaksi. Pastikan file yang dipilih benar dan bukan file kerja Excel dengan format .xlsx.

9. Jalankan proses impor

Klik proses impor. Jika format data sesuai, aplikasi akan memasukkan data lawan transaksi ke dalam referensi e-Faktur.

10. Cek hasil impor

Setelah impor selesai, cek daftar lawan transaksi. Pastikan data yang masuk sudah benar, tidak terpotong, dan tidak ada data yang gagal.

Format Data Lawan Transaksi yang Perlu Diperhatikan

Format data sangat menentukan keberhasilan proses impor. Kesalahan kecil dapat membuat file gagal dibaca.

Kolom penting dalam data lawan transaksi

• NPWP atau nomor identitas;
• nama lawan transaksi;
• alamat;
• jenis lawan transaksi jika diminta sistem;
• negara jika transaksi melibatkan pihak luar negeri;
• keterangan tambahan sesuai format e-Faktur.

Tips format CSV agar aman

• gunakan template resmi atau template hasil export dari aplikasi;
• jangan mengubah urutan kolom;
• jangan mengganti nama header jika template membutuhkan header tertentu;
• atur NPWP sebagai teks;
• hapus karakter petik yang tidak perlu;
• hindari line break di dalam alamat;
• jangan memakai simbol yang tidak dibutuhkan;
• buka file CSV dengan text editor untuk mengecek struktur file mentah;
• coba impor beberapa baris terlebih dahulu sebelum impor massal.

Cara Impor Faktur Pajak Keluaran dari Sistem Internal

Selain impor data lawan transaksi, PKP juga dapat melakukan impor data faktur pajak keluaran dari sistem internal. Hal ini berguna jika perusahaan sudah memiliki sistem invoice, ERP, atau aplikasi penjualan sendiri.

1. Export data faktur dari sistem internal

Ambil data invoice atau transaksi penjualan dari sistem internal perusahaan. Pastikan data tersebut mencakup informasi faktur pajak yang diperlukan.

2. Sesuaikan dengan format impor e-Faktur

Data dari sistem internal harus dipetakan ke format impor e-Faktur. Mapping kolom harus akurat agar data tidak bergeser.

3. Cek data wajib

Pastikan kolom penting tidak kosong, seperti NPWP lawan transaksi, nama lawan transaksi, tanggal faktur, DPP, PPN, nama BKP/JKP, jumlah, dan harga satuan.

4. Simpan dalam format CSV

Simpan file dalam format CSV. Pastikan regional setting komputer tidak mengubah pemisah angka, tanggal, atau separator kolom.

5. Impor ke aplikasi e-Faktur

Masuk ke menu impor faktur pajak keluaran, pilih file CSV, lalu jalankan proses impor. Setelah berhasil, faktur dapat di-upload untuk memperoleh approval.

Untuk pembahasan format impor, baca artikel format import e-Faktur pajak keluaran.

Error yang Sering Terjadi Saat Impor Data e-Faktur

Proses impor data memang efisien, tetapi rawan error jika format tidak benar. Berikut beberapa error yang sering terjadi.

1. NPWP berubah format

NPWP yang disimpan sebagai angka dapat kehilangan angka nol di depan. Akibatnya, data lawan transaksi tidak valid.

2. Kolom bergeser

Kolom CSV dapat bergeser jika ada tanda koma, titik koma, atau karakter pemisah lain di dalam data. Ini sering terjadi pada kolom alamat atau nama perusahaan.

3. Ada karakter petik pada nama barang atau jasa

Karakter petik dapat menyebabkan gagal impor pada data faktur pajak keluaran. Masalah ini sering dikaitkan dengan error ETAX 30005 Object Mapping.

4. Kolom harga satuan kosong

Jika kolom harga satuan atau kuantitas kosong, data faktur dapat gagal diimpor karena aplikasi tidak dapat memetakan nilai transaksi dengan benar.

5. Regional setting tidak sesuai

Pengaturan regional komputer dapat memengaruhi format tanggal, angka, dan separator CSV. Jika format tidak sesuai, file dapat gagal dibaca.

6. Data duplikat

Data lawan transaksi atau faktur yang sudah pernah diimpor dapat menyebabkan duplikasi atau penolakan impor.

7. File tidak sesuai template

Jika urutan kolom, header, atau struktur file tidak sesuai template, aplikasi dapat menolak file impor.

Untuk troubleshooting, baca artikel solusi ETAX 30005 Object Mapping, solusi e-Tax 60011 gagal menyimpan SSP, penyebab ETAX 40001, dan daftar kode error e-Faktur.

Checklist Sebelum Input Faktur Pajak

Gunakan checklist berikut sebelum merekam faktur pajak keluaran atau masukan.

Checklist faktur pajak keluaran

• NSFP sudah tersedia dan belum digunakan.
• Tanggal faktur sesuai saat pembuatan faktur pajak.
• Kode transaksi sudah benar.
• Jenis faktur sudah benar: normal atau pengganti.
• NPWP/NIK lawan transaksi sudah benar.
• Nama dan alamat lawan transaksi sesuai data resmi.
• Nama BKP/JKP jelas dan sesuai invoice.
• Jumlah dan harga satuan sudah benar.
• DPP dan PPN sudah sesuai.
• Diskon sudah dihitung dengan benar jika ada.
• PPnBM diisi jika transaksi memang terutang PPnBM.
• Keterangan tambahan diisi jika transaksi menggunakan fasilitas tertentu.

Checklist faktur pajak masukan

• Nomor faktur dari penjual sudah benar.
• NPWP penjual sesuai.
• Tanggal faktur sudah benar.
• DPP dan PPN cocok dengan dokumen transaksi.
• Faktur berhubungan dengan kegiatan usaha.
• Faktur memenuhi syarat formal dan material.
• Masa pajak pengkreditan sudah sesuai.
• Faktur tidak termasuk pajak masukan yang tidak dapat dikreditkan.

Checklist Sebelum Impor Data Lawan Transaksi

Gunakan checklist berikut agar proses impor data lawan transaksi lebih aman.

• Template CSV sudah sesuai.
• Kolom NPWP/NIK diatur sebagai teks.
• NPWP tidak kehilangan angka nol di depan.
• Nama lawan transaksi tidak mengandung karakter aneh.
• Alamat tidak memiliki line break di tengah data.
• Data tidak duplikat.
• Urutan kolom tidak berubah.
• File disimpan sebagai CSV, bukan XLSX.
• File sudah dicek dengan text editor.
• Sudah dicoba impor beberapa baris sebagai tes.

Tips Mengelola Data Lawan Transaksi agar Rapi

Data lawan transaksi yang rapi akan mempermudah input faktur pajak. Sebaliknya, data master yang berantakan akan menimbulkan masalah berulang.

1. Buat master customer dan vendor terpusat

Jangan biarkan tiap divisi memiliki data lawan transaksi versi masing-masing. Gunakan satu master data yang menjadi sumber utama untuk pajak, accounting, sales, dan finance.

2. Validasi NPWP atau NIK sejak awal

Mintalah data NPWP/NIK, nama, dan alamat yang benar sebelum transaksi dilakukan. Jangan menunggu faktur dibuat baru mengejar kelengkapan data.

3. Samakan nama perusahaan

Gunakan nama sesuai dokumen resmi. Hindari variasi nama yang terlalu banyak, misalnya “PT ABC”, “ABC”, “PT. A.B.C.”, atau “ABC Indonesia” jika sebenarnya mengacu pada satu entitas yang sama.

4. Perbarui alamat jika ada perubahan

Alamat lawan transaksi dapat berubah karena pindah kantor atau perubahan data administrasi. Pastikan data diperbarui secara berkala.

5. Simpan histori perubahan

Jika ada perubahan data lawan transaksi, simpan catatan perubahan. Ini berguna saat terjadi selisih antara faktur lama, faktur baru, dan data pembukuan.

Bagaimana Jika Salah Input Data Lawan Transaksi?

Jika data lawan transaksi salah, langkah perbaikan tergantung pada status faktur.

1. Faktur belum di-upload

Jika faktur masih draft atau belum di-upload, PKP dapat mengedit data sebelum faktur dikirim ke DJP.

2. Faktur sudah di-upload dan approval sukses

Jika faktur sudah mendapat approval, kesalahan data tertentu dapat memerlukan faktur pajak pengganti. Pastikan koreksi dilakukan sesuai ketentuan yang berlaku.

3. Kesalahan berdampak pada SPT Masa PPN

Jika faktur yang salah sudah masuk pelaporan SPT Masa PPN, PKP mungkin perlu melakukan pembetulan SPT setelah membuat faktur pengganti.

Untuk pembahasan faktur pengganti, baca artikel faktur pajak pengganti beda bulan, ketentuan faktur pajak pengganti, dan cara upload faktur pajak pengganti.

Peran Coretax dalam Administrasi Faktur Pajak

Coretax DJP menjadi sistem administrasi perpajakan yang mengintegrasikan berbagai proses bisnis pajak, termasuk pendaftaran, pembayaran, pelaporan, pemeriksaan, dan penagihan. Dalam konteks faktur pajak, data faktur yang dibuat melalui saluran e-Faktur Client Desktop dapat tersedia di Coretax secara periodik.

Artinya, PKP yang masih menggunakan e-Faktur Client Desktop tetap perlu memperhatikan kesesuaian data dengan sistem Coretax. Jangan hanya memastikan faktur berhasil dibuat di desktop, tetapi pastikan juga data faktur masuk dan cocok dalam sistem administrasi perpajakan yang digunakan untuk pelaporan.

Hal yang perlu diperhatikan PKP

• gunakan saluran pembuatan faktur yang sesuai kondisi perusahaan;
• pastikan data faktur yang dibuat di desktop tersinkronisasi dengan Coretax;
• pantau status faktur setelah penerbitan;
• simpan PDF faktur untuk dikirim ke lawan transaksi;
• rekonsiliasi faktur dengan invoice dan SPT Masa PPN;
• ikuti pengumuman DJP terkait perubahan aplikasi dan saluran pembuatan faktur.

FAQ Seputar Input Faktur Pajak dan Impor Data Lawan Transaksi

Apa itu data lawan transaksi di e-Faktur?

Data lawan transaksi adalah data pihak yang terlibat dalam transaksi, seperti pembeli BKP, penerima JKP, atau PKP penjual. Data ini umumnya mencakup NPWP/NIK, nama, dan alamat.

Apakah data lawan transaksi harus diinput manual?

Tidak selalu. Jika jumlahnya sedikit, data dapat diinput manual. Jika jumlahnya banyak, PKP dapat menggunakan fitur impor data lawan transaksi dengan file CSV sesuai format aplikasi.

Apa format file untuk impor data lawan transaksi?

Umumnya file disiapkan dalam format CSV sesuai template yang dibutuhkan aplikasi e-Faktur. Pastikan kolom NPWP disimpan sebagai teks agar tidak berubah.

Kenapa NPWP berubah saat dibuat di Excel?

Excel dapat membaca NPWP sebagai angka, sehingga angka nol di depan hilang atau nomor berubah menjadi format notasi ilmiah. Untuk mencegahnya, atur kolom NPWP sebagai Text sebelum input data.

Apakah faktur pajak keluaran harus di-upload?

Ya. Faktur pajak keluaran perlu di-upload agar memperoleh approval dari DJP. Setelah approval sukses, faktur dapat disampaikan kepada lawan transaksi.

Apa bedanya input faktur pajak keluaran dan masukan?

Faktur pajak keluaran dibuat oleh PKP penjual atas penyerahan BKP/JKP. Faktur pajak masukan diterima oleh PKP pembeli dari penjual dan dapat menjadi dasar pengkreditan PPN masukan jika memenuhi syarat.

Apakah faktur pajak masukan harus diinput manual?

Tidak selalu. Pada versi e-Faktur yang lebih baru, terdapat fitur prepopulated pajak masukan yang membantu PKP menarik data faktur masukan dari sistem DJP. Namun, PKP tetap harus memeriksa apakah faktur tersebut dapat dikreditkan.

Bagaimana jika salah input NPWP lawan transaksi?

Jika faktur belum di-upload, data dapat diperbaiki. Jika faktur sudah approval, PKP dapat perlu membuat faktur pajak pengganti sesuai ketentuan.

Apa penyebab impor data gagal?

Penyebab umum antara lain format CSV salah, NPWP berubah, kolom bergeser, data duplikat, karakter khusus, regional setting tidak sesuai, atau kolom wajib kosong.

Apakah e-Faktur Desktop masih digunakan?

e-Faktur Desktop masih menjadi salah satu saluran administrasi faktur pajak dalam kondisi tertentu. Namun, PKP juga perlu memperhatikan integrasi dan sinkronisasi dengan Coretax DJP serta ketentuan terbaru dari DJP.

Kesimpulan

Cara input faktur pajak dan impor data lawan transaksi di aplikasi e-Faktur perlu dipahami oleh setiap PKP agar administrasi PPN berjalan rapi. Faktur pajak keluaran digunakan untuk mencatat PPN yang dipungut atas penyerahan BKP/JKP, sedangkan faktur pajak masukan digunakan untuk mencatat PPN yang dibayar kepada penjual dan dapat dikreditkan jika memenuhi syarat.

Untuk faktur pajak keluaran, PKP perlu mengisi data dokumen, kode transaksi, tanggal faktur, NSFP, data lawan transaksi, detail BKP/JKP, DPP, PPN, dan PPnBM jika ada. Setelah disimpan, faktur perlu di-upload agar memperoleh approval. Untuk faktur pajak masukan, PKP perlu memastikan nomor faktur, NPWP penjual, tanggal, DPP, PPN, dan masa pengkreditan sudah benar.

Data lawan transaksi dapat ditambahkan manual melalui menu Referensi. Jika jumlah data banyak, impor CSV menjadi pilihan yang lebih efisien. Namun, file impor harus disiapkan dengan hati-hati. Pastikan NPWP tidak berubah format, kolom tidak bergeser, data tidak duplikat, dan file sesuai template aplikasi.

Di era Coretax, PKP juga perlu memahami bahwa data faktur pajak semakin terintegrasi dengan sistem administrasi DJP. Karena itu, proses input, impor, upload, approval, dan rekonsiliasi faktur pajak harus dilakukan secara tertib. Dengan data yang rapi, perusahaan dapat mengurangi risiko error e-Faktur, menghindari pembetulan yang tidak perlu, dan mempercepat pelaporan SPT Masa PPN.

Referensi Eksternal

• Direktorat Jenderal Pajak – Aplikasi e-Faktur Desktop versi 3.2
• Direktorat Jenderal Pajak – Pembuatan Faktur Pajak melalui Aplikasi e-Faktur Client Desktop
• Direktorat Jenderal Pajak – e-Faktur DJP
• Direktorat Jenderal Pajak – Prepopulated Pajak Masukan dan SPT Masa PPN pada e-Faktur
• Direktorat Jenderal Pajak – PER-03/PJ/2022 tentang Faktur Pajak
• Direktorat Jenderal Pajak – Kode Transaksi Faktur Pajak dan Saat Penggunaannya
• Direktorat Jenderal Pajak – Coretax DJP
• Direktorat Jenderal Pajak – Cara Membuat Faktur Pajak di Coretax DJP
• Direktorat Jenderal Pajak – Skema Impor Data Faktur Pajak untuk PKP yang Memiliki Sistem Sendiri
• Direktorat Jenderal Pajak – FAQ Aplikasi e-Faktur Client Desktop