Software attendance management merupakan salah satu bentuk adaptasi tim HR pada situasi pandemi COVID-19 seperti saat ini.
Bila sebelumnya pemerintah menganjurkan melakukan work from home (WFH) dan menerapkan Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB), maka kali ini ditetapkanlah perubahan pola hidup atau juga disebut sebagai New Normal.
Berdasarkan pada Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. HK.01.07/MENKES/328/2020 menjelaskan bahwa terdapat beberapa ketentuan yang harus diikuti oleh tempat kerja dan pekerja selama masa PSBB dan transisi kepada situasi new normal ini.
Beberapa diantaranya adalah ketentuan untuk pengaturan bekerja dari rumah atau work from home (WFH) dan pengaturan waktu kerja bagi perusahaan.
Oleh karena itu, tim HR harus mulai menentukan dan memilih karyawan yang esensial untuk masuk kerja dan karyawan yang tetap bisa melanjutkan sistem bekerja dari rumah.
Serta menetapkan waktu kerja shift bagi karyawan agar tidak terjadi penumpukan atau menimbulkan kerumunan di tempat kerja.
Baca Juga : Contoh Rumus Excel If untuk Absensi Karyawan
Software Attendance Management
Untuk dapat tetap melakukan pengumpulan dan pengolahan data kehadiran karyawan sehingga proses payroll tetap bisa berjalan lancar, maka tim HR dapat memanfaatkan software attendance management.
Menurut Rahman & Alfaizi (2014), software atau perangkat lunak adalah program komputer yang berfungsi sebagai sarana interaksi (penghubung) antara user (pengguna) dan hardware (perangkat keras).
Contoh dari software atau program komputer adala software HRIS atau software akuntansi yang ada di pasaran.
Sedangkan attendance management atau manajemen kehadiran dalam konteks pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang dilakukan tim HR dalam merencanakan, mengorganisasikan dan mengendalikan kehadiran dan ketidakhadiran karyawan dimana salah satu tujuannya adalah mendapatkan data kehadiran untuk proses payroll setiap bulannya.
Berdasarkan kedua definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa software attendance management adalah sebuah program komputer yang berfungsi untuk merencanakan, mengorganisasikan dan mengendalikan kehadiran dan ketidakhadiran karyawan.
Baca Juga : Tingkatkan Kinerja Perusahaan Dengan Risk Management
Instrumen Attendance Management
Terdapat 3 (tiga) instrumen dalam attendance management atau manajemen kehadiran untuk mengumpulkan data kehadiran karyawan. Ketiga instrumen tersebut adalah:
-
Absensi Manual
Salah satu instrumen yang paling lama diterapkan dalam melakukan pengumpulan data kehadiran karyawan adalah absensi manual.
Dimana semua kegiatan pengumpulan data dilakukan secara manual.
Pada absensi manual, biasanya karyawan menuliskan jam masuk dan jam keluar kantor pada kartu kehadiran atau bisa juga menggunakan mesin absen manual yang menggunakan kertas khusus dalam penulisan datanya.
Meskipun biaya operasionalnya bisa dikatakan murah, namun absensi manual maupun penggunaan mesin absen sederhana memiliki berbagai kekurangan.
Diantaranya adalah data yang diambil bisa jadi kurang akurat karena dilakukan manual belum lagi absensi manual akan membutuhkan waktu yang lebih lama dalam proses pengumpulan dan pengolahan datanya.
Baca Juga : Apa Keuntungan Menggunakan Software Absensi Online?
-
Absensi Digital
Setelah masa absensi manual, munculah absensi digital yang merupakan langkah awal dari software attendance management.
Perbedaannya terletak pada cara pengumpulan data, pada absensi digital data kehadiran karyawan tidak lagi dikumpulkan secara manual maupun menggunakan mesin absen sederhana.
Pada absensi digital, biasanya menggunakan mesin fingerprint atau mesin absensi yang menggunakan magnetic card.
Dimana bila karyawan melakukan proses absensi pada mesin ini maka data yang diterima akan langsung masuk kedalam sistem komputer untuk kemudian diolah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Dibalik kelebihan yang dimiliki oleh absensi digital, namun terdapat kekurangan yang saat ini dirasakan oleh tim HR dalam mengelola data kehadiran karyawan.
Karena absensi digital menggunakan mesin ini tidak dapat di aplikasi pada sistem kerja work from home.
Baca Juga : Kenapa Perusahaan Sebaiknya Menggunakan Software Payroll?
-
Absensi Online
Instrumen attendance management yang paling modern adalah absensi online, pada absensi ini data yang dikumpulkan secara real-time dan karyawan tidak perlu melakukan absen melalui mesin absen seperti absensi digital. Absensi online memungkinkan karyawan untuk melakukan absen dari manapun melalui ponsel mereka.
Pastikan software HR yang Anda gunakan memiliki fitur attendance management yang sudah berbasis cloud yang telah didukung oleh GPS dan selfie.
Dengan menggunakan fitur ini memungkinkan karyawan untuk melakukan absensi dimana saja sehingga tim HR dapat memantau segala keterlambatan, ketidakhadiran dan jam istirahat karyawan secara live meskipun sedang menjalankan prosedur keselamatan terkait dengan pandemi COVID-19 seperti saat ini.
Baca Juga : Efektifkah Penerapan Absensi Online Karyawan?
Manfat Software Attendance Management
Berbicara tentang new normal dan ketentuan yang diberlakukan pemerintah.
Fitur attendance management juga dapat membantu tim HR dalam melakukan pengelolaan shift kerja karyawan sehingga bisa meminimalisir dan mencegah terjadinya penumpukan karyawan pada tempat kerja
Bila kemudian ada karyawan yang ingin mengajukan cuti selama bekerja dari rumah, maka tidak perlu menggunakan form cuti seperti sebelumnya.
Karyawan tersebut cukup melakukan apply cuti dengan menggunakan aplikasi dan penyetujuan cuti juga dapat dilakukan pada aplikasi yang sama dengan lebih mudah.
Bukan rahasia lagi bahwa data kehadiran karyawan memang sangat diperlukan perusahaan untuk melakukan perhitungan pembayaran gaji karyawan, oleh karena itu penting untuk memastikan data yang didapatkan valid dan lengkap.
Dengan demikian HR dapat melakukan rekap laporan absensi secara otomatis dan telah terintegrasi dengan payroll setiap periodenya.
