Beberapa contoh form absensi karyawan format Excel XLS yang ada pada bloghrd.com.
Absensi karyawan pada suatu perusahaan memiliki fungsi penting saat proses pendataan oleh divisi HR.
Hanya berdasarkan jumlah absensi karyawan, suatu perusahaan dapat menilai kedisiplinan para karyawannya.
Melalui absensi karyawan, perusahaan dapat mengetahui jumlah kehadiran, waktu kedatangan, dan waktu kepulangan, hingga over time sekalipun.
Sedangkan bagi karyawan, absensi ini akan mempengaruhi penghasilan yang didapat jika mereka tidak hadir tanpa keterangan.
Oleh karena itu, perusahaan dan karyawan harus benar-benar memperhatikan jumlah absensi mereka yang dapat dijadikan data atau bukti jika satu waktu terjadi kesalahpahaman absensi karyawan.
Kesalahpahaman ini biasanya terjadi pada perusahaan yang masih menggunakan program Excel sebagai media untuk mencatat data hadir para karyawannya.
Pendataan yang masih terbilang manual ini biasa disebut form absensi karyawan XLS.
Cara manual ini tentu memiliki kelemahan-kelemahan yang bisa menghambat pekerjaan divisi HR dalam mendata absensi karyawan.
Lalu, kelemahan seperti apa yang dapat menghambat proses pendataan absensi karyawan?
Untuk dapat menjawab pertanyaan tersebut, berikut ini akan dijelaskan kelemahan-kelemahan yang ditemukan ketika perusahaan masih menggunakan form absensi karyawan XLS.
Kelemahan dari Form Absensi Karyawan XLS
Form absensi karyawan XLS merupakan cara untuk melakukan pendataan daftar hadir dengan menggunakan program Microsoft Excel.
Di mana, pengoperasiannya dilakukan dengan menggunakan spreadsheet untuk membuat kolom data kehadiran karyawan.
Lalu, membuat conditional formating dan menggunakan rumus untuk merekap jumlah absensi karyawan setiap bulannya.
Langkah-langkah tersebut tentu memiliki kelemahan pada proses pengerjaan dan hasil yang didapat seperti berikut:
Menghabiskan Banyak Waktu
Dalam proses pendataan di akhir bulan, bagian HR akan disibukkan dengan pendataan dari jumlah kehadiran dan ketidakhadiran para karyawan.
Perusahaan harus menyalin seluruh data secara manual dari kertas ke lembar XLS.
Hal ini pastinya akan menghabiskan banyak waktu dalam proses pendataan.
Waktu yang bisa digunakan untuk mengerjakan pekerjaan lainnya, harus dihabiskan secara penuh karena pendataan yang seharusnya bisa dilakukan dengan efisien.
Rentan akan Kesalahan
Proses penghutingan secara manual ini membutuhkan ketelitian saat menyalin data satu ke data yang lain.
Hal ini tentu berisiko terjadinya kesalahan pada proses penghitungan berlangsung.
Oleh karena itu, penghitungan form absensi karyawan secara manual ini sangat riskan akan kesalahan.
Alhasil, perusahaan harus menghitung ulang jika terjadi ketidakcocokan data di akhir.
Memori atau Data yang Rentan Hilang
Kelemahan selanjutnya yang ada biasanya pada penyimpanan data absensi karyawan di hard disk komputer.
Hal-hal seperti eror, terhapus, hilang, hingga tidak dapat diakses dapat terjadi sewaktu-waktu.
Jika hal ini terjadi, perusahaan akan kerepotan untuk menentukan hasil dari absensi karyawan di akhir bulan.
Mengatasi Permasalahan Form Absensi Karyawan
Untuk dapat mengatasi kelemahan dari form absensi karyawan, suatu perusahaan bisa menggunakan mesin fingerprint sebagai mesin absensi karyawan.
Di mana, mesin fingerprint ini dilengkapi dengan sistem biometrik dalam membaca sidik jari.
Hal ini dilakukan untuk menghindari risiko kecurangan yang satu waktu dapat terjadi.
Selain itu, perusahaan juga bisa menggunakan aplikasi karyawan dalam mencatat data kehadiran karyawan secara online.
Melalui aplikasi-aplikasi karyawan dan HR yang pengelolaan datanya sudah terjamin keamanannya.
Ada banyak aplikasi yang bisa memudahkan proses absensi karyawan tepercaya.
Pastinya pilihlah yang merupakan aplikasi karyawan yang memberikan solusi dalam pengelolaan absensi karyawan.
Salah satu fitur yang berhubungan dengan karyawan yaitu absensi online.
Di mana, perusahaan bisa mengakses dan mengawasi data absensi karyawan yang masuk secara online.
Para karyawanpun dapat mengakses absensi online melalui gadget mereka di mana saja dan kapan saja.
Selain itu, aplikasi absensi online juga memiliki fitur-fitur lainnya yang memudahkan operasional kerja, data admnistratif, dan lain sebagainya.
Mulai dari pengajuan cuti online, slip gaji online, dan pengelolaan database secara aman serta mudah.
Oleh karena itu, penggunaan absensi online dapat menjadi jawaban dari permasalahan form absensi karyawan XLS yang memiliki banyak kelemahan.
Setiap perusahaan dapat menyimpan tenaga dan waktu untuk mengerjakan pekerjaan lainnya karena urusan administratif dan absensi karyawan bisa diserahkan ke aplikasi HRIS dengan absensi online tersebut.
Selain itu, perusahaan juga bisa menghemat biaya dan pendanaan yang dapat dialokasikan ke kebutuhan lainnya.
