Surat Keterangan Kerja vs Paklaring: Apa Bedanya?

Surat keterangan kerja dan paklaring sering dianggap sebagai dokumen yang sama karena keduanya sama-sama diterbitkan oleh perusahaan dan berisi keterangan tentang hubungan kerja karyawan. Namun, dalam praktik HR, keduanya sebaiknya dibedakan berdasarkan status karyawan dan tujuan penggunaannya.

Secara sederhana, surat keterangan kerja umumnya digunakan untuk menerangkan bahwa seseorang masih aktif bekerja di perusahaan. Sementara itu, paklaring atau surat pengalaman kerja biasanya diberikan setelah karyawan berhenti bekerja, baik karena resign, kontrak berakhir, pensiun, maupun pemutusan hubungan kerja.

Perbedaan ini penting dipahami oleh HR dan karyawan. Jika HR salah menerbitkan dokumen, informasi yang tercantum bisa tidak sesuai kebutuhan. Misalnya, karyawan aktif yang membutuhkan surat untuk pengajuan KPR, visa, rekening bank, atau administrasi kampus biasanya membutuhkan surat keterangan kerja. Sebaliknya, mantan karyawan yang ingin melamar kerja baru atau mengurus klaim JHT BPJS Ketenagakerjaan biasanya membutuhkan paklaring atau surat pengalaman kerja.

Artikel bloghrd.com ini akan membahas pengertian surat keterangan kerja, pengertian paklaring, dasar hukum paklaring, perbedaan keduanya, fungsi masing-masing dokumen, contoh format, checklist HR, serta tips membuat dokumen yang rapi dan profesional.

Jawaban Singkat: Apakah Surat Keterangan Kerja dan Paklaring Sama?

Jawabannya: tidak sepenuhnya sama. Keduanya memang sama-sama merupakan surat resmi dari perusahaan, tetapi konteks penggunaannya berbeda.

Dalam bahasa sehari-hari, banyak perusahaan menggunakan istilah “surat keterangan kerja” untuk kedua jenis dokumen tersebut. Namun, agar lebih jelas secara administrasi, HR sebaiknya membedakan antara surat keterangan kerja untuk karyawan aktif dan paklaring untuk mantan karyawan.

Apa Itu Surat Keterangan Kerja?

Surat keterangan kerja adalah surat resmi yang dikeluarkan perusahaan untuk menerangkan bahwa seseorang benar bekerja di perusahaan tersebut. Dalam praktiknya, surat ini paling sering diberikan kepada karyawan yang masih aktif bekerja dan membutuhkan bukti status pekerjaan untuk kepentingan administratif.

Surat ini biasanya memuat identitas karyawan, jabatan, divisi, status kerja, tanggal mulai bekerja, serta tujuan penerbitan surat. Karena diterbitkan oleh perusahaan, surat keterangan kerja perlu menggunakan kop surat resmi, nomor surat, tanda tangan pejabat berwenang, dan stempel perusahaan jika diperlukan.

Surat keterangan kerja juga berkaitan dengan data personalia perusahaan. Karena itu, HR perlu memastikan data karyawan sudah rapi dalam sistem. Pembahasan terkait dapat dibaca dalam artikel personalia atau sumber daya manusia dalam perusahaan dan fungsi dan pengertian HRIS.

Fungsi Surat Keterangan Kerja

Surat keterangan kerja dapat digunakan untuk banyak keperluan. Beberapa fungsi yang paling umum antara lain:

• Membuktikan bahwa karyawan masih aktif bekerja.
• Menjadi dokumen pendukung pengajuan visa.
• Menjadi dokumen pendukung pengajuan KPR, pinjaman, atau kartu kredit.
• Menjadi syarat pembukaan rekening tertentu.
• Menjadi dokumen administrasi beasiswa atau pendidikan.
• Menjadi bukti penghasilan dan status pekerjaan untuk kebutuhan pihak ketiga.
• Menjadi dokumen internal untuk proses mutasi, penugasan, atau administrasi lain.

Isi Surat Keterangan Kerja

Surat keterangan kerja yang baik biasanya memuat beberapa elemen berikut:

• Kop surat perusahaan.
• Nomor surat.
• Judul surat.
• Identitas pejabat yang menerangkan.
• Identitas karyawan.
• Jabatan dan divisi karyawan.
• Status karyawan, misalnya tetap atau kontrak jika diperlukan.
• Tanggal mulai bekerja.
• Pernyataan bahwa karyawan masih aktif bekerja.
• Tujuan penggunaan surat.
• Tanggal penerbitan.
• Tanda tangan pejabat berwenang.
• Stempel perusahaan jika diperlukan.

Untuk dokumen kerja lainnya, HR juga dapat membaca artikel perjanjian kerja, Perjanjian Kerja Waktu Tertentu atau PKWT, dan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu atau PKWTT.

Apa Itu Paklaring?

Paklaring adalah istilah yang umum digunakan di dunia kerja Indonesia untuk menyebut surat pengalaman kerja atau surat keterangan pernah bekerja. Dokumen ini diterbitkan oleh perusahaan kepada karyawan yang hubungan kerjanya sudah berakhir.

Paklaring biasanya menjelaskan bahwa seseorang pernah bekerja di perusahaan dalam periode tertentu, dengan jabatan tertentu, dan menjalankan tugas tertentu. Dalam beberapa format, paklaring juga dapat memuat keterangan tentang perilaku kerja, kontribusi, performa umum, serta alasan berakhirnya hubungan kerja jika diminta dan sesuai kebijakan perusahaan.

Dalam praktik rekrutmen, paklaring sering digunakan sebagai bukti pengalaman kerja. Recruiter dapat melihat apakah pengalaman kandidat sesuai dengan posisi yang dilamar. Untuk memahami proses resign dan PHK yang biasanya berkaitan dengan penerbitan dokumen ini, Anda dapat membaca artikel perbedaan proses resign karyawan dan pemutusan hubungan kerja serta contoh cara membuat surat pemberhentian kerja.

Dasar Hukum Paklaring

Istilah “paklaring” sendiri tidak selalu disebut secara eksplisit dalam undang-undang ketenagakerjaan. Namun, kewajiban pemberi kerja untuk memberikan surat keterangan pada saat hubungan kerja berakhir dikenal dalam Pasal 1602z Kitab Undang-Undang Hukum Perdata.

Inti ketentuannya adalah bahwa majikan atau pemberi kerja wajib, pada waktu berakhirnya hubungan kerja dan atas permintaan pekerja, memberikan surat pernyataan atau surat keterangan yang ditandatangani. Surat tersebut menerangkan sifat pekerjaan yang dilakukan dan lamanya hubungan kerja. Jika pekerja meminta, surat juga dapat memuat cara pekerja melaksanakan kewajibannya dan alasan hubungan kerja berakhir.

Fungsi Paklaring

Paklaring memiliki beberapa fungsi penting bagi mantan karyawan, antara lain:

• Bukti pernah bekerja di perusahaan tertentu.
• Bukti pengalaman kerja saat melamar kerja baru.
• Dokumen pendukung proses background check rekrutmen.
• Dokumen administrasi untuk klaim JHT BPJS Ketenagakerjaan.
• Dokumen pendukung pengajuan pinjaman atau kartu kredit di beberapa lembaga keuangan.
• Arsip profesional untuk perjalanan karier karyawan.

Untuk konteks BPJS Ketenagakerjaan, karyawan dapat membaca artikel prosedur pengajuan klaim BPJS Ketenagakerjaan, Jaminan Hari Tua atau JHT BPJS Ketenagakerjaan, dan syarat cara klaim BPJS Ketenagakerjaan online dan offline.

Perbedaan Surat Keterangan Kerja dan Paklaring

Perbedaan utama surat keterangan kerja dan paklaring terletak pada status karyawan, tujuan penggunaan, dan isi dokumen. Berikut penjelasan lebih detailnya.

1. Berdasarkan Status Karyawan

Surat keterangan kerja umumnya diberikan kepada karyawan yang masih aktif bekerja. Dokumen ini menerangkan bahwa yang bersangkutan masih menjadi bagian dari perusahaan.

Sementara itu, paklaring biasanya diberikan kepada karyawan yang sudah tidak bekerja. Dokumen ini menerangkan bahwa karyawan tersebut pernah bekerja di perusahaan dalam periode tertentu.

2. Berdasarkan Tujuan Penggunaan

Surat keterangan kerja banyak digunakan untuk kebutuhan administratif saat karyawan masih aktif. Misalnya untuk pengajuan visa, KPR, pinjaman bank, pembukaan rekening, atau dokumen pendukung pendidikan.

Paklaring lebih banyak digunakan untuk kebutuhan setelah karyawan keluar. Misalnya melamar kerja baru, menunjukkan pengalaman kerja, klaim JHT, atau arsip karier.

3. Berdasarkan Isi Dokumen

Surat keterangan kerja lebih menekankan status kerja saat ini. Isinya biasanya menyatakan bahwa karyawan masih bekerja di perusahaan, menduduki jabatan tertentu, dan membutuhkan surat untuk tujuan tertentu.

Paklaring lebih menekankan riwayat kerja yang sudah selesai. Isinya biasanya mencakup periode kerja, jabatan terakhir, tugas atau tanggung jawab, dan keterangan bahwa hubungan kerja telah berakhir.

4. Berdasarkan Waktu Penerbitan

Surat keterangan kerja bisa diterbitkan kapan pun selama karyawan masih aktif dan memiliki kebutuhan yang sah. Paklaring diterbitkan ketika karyawan telah menyelesaikan hubungan kerja atau setelah proses exit clearance selesai.

5. Berdasarkan Sudut Pandang Rekrutmen

Bagi recruiter, surat keterangan kerja menunjukkan bahwa kandidat masih aktif bekerja di perusahaan tertentu. Paklaring menunjukkan bahwa kandidat pernah bekerja di perusahaan tertentu dan telah menyelesaikan hubungan kerjanya.

Dalam proses seleksi, paklaring bisa menjadi salah satu dokumen pendukung, tetapi bukan satu-satunya bukti pengalaman. Recruiter biasanya tetap menilai CV, portofolio, hasil interview, referensi, dan kemampuan kandidat. Untuk mendukung proses rekrutmen, HR dapat membaca artikel cara membuat iklan lowongan pekerjaan dan job analysis.

Apakah Paklaring Wajib Diberikan oleh Perusahaan?

Secara prinsip, pemberi kerja wajib memberikan surat keterangan pada saat hubungan kerja berakhir jika diminta oleh pekerja. Karena itu, HR sebaiknya tidak menahan paklaring tanpa alasan yang jelas, terutama jika karyawan sudah menyelesaikan kewajiban administrasinya dan hubungan kerja telah berakhir.

Namun, perusahaan dapat memiliki prosedur internal sebelum menerbitkan paklaring. Misalnya, karyawan perlu menyelesaikan exit clearance, mengembalikan aset perusahaan, menyelesaikan pekerjaan yang masih tertunda, dan memastikan tidak ada pinjaman atau kewajiban administratif yang belum diselesaikan.

Apakah Paklaring Boleh Ditahan?

HR perlu berhati-hati jika ingin menahan paklaring. Jika hubungan kerja sudah berakhir dan pekerja meminta surat keterangan, perusahaan sebaiknya tetap memenuhi hak administratif tersebut. Jika masih ada kewajiban karyawan yang belum selesai, perusahaan dapat mengatur proses penyelesaian administrasi tanpa mengabaikan hak pekerja atas dokumen keterangan kerja.

Apakah Karyawan yang Resign Berhak Mendapat Paklaring?

Ya, karyawan yang resign tetap dapat meminta paklaring sepanjang hubungan kerja sudah berakhir. Paklaring bukan hanya untuk karyawan yang terkena PHK, tetapi juga untuk karyawan yang mengundurkan diri, kontraknya selesai, pensiun, atau berakhir karena alasan lain.

Apakah Karyawan Kontrak Berhak Mendapat Paklaring?

Ya. Karyawan kontrak juga dapat meminta paklaring setelah masa kontraknya berakhir. Isi surat dapat menyebutkan periode kerja, jabatan, dan keterangan bahwa hubungan kerja berdasarkan kontrak telah selesai.

Kapan Karyawan Membutuhkan Surat Keterangan Kerja?

Karyawan aktif dapat meminta surat keterangan kerja untuk berbagai keperluan. Berikut beberapa contoh yang umum terjadi.

1. Pengajuan Visa

Beberapa negara atau kedutaan meminta bukti status pekerjaan sebagai bagian dari dokumen pendukung visa. Surat keterangan kerja dapat menunjukkan bahwa pemohon memiliki pekerjaan tetap di Indonesia dan tujuan perjalanan sesuai dokumen.

2. Pengajuan KPR atau Pinjaman

Bank atau lembaga pembiayaan kadang meminta surat keterangan kerja untuk memverifikasi status pekerjaan calon debitur. Dokumen ini dapat melengkapi slip gaji, rekening koran, dan dokumen identitas.

3. Pembukaan Rekening atau Kartu Kredit

Beberapa layanan keuangan dapat meminta bukti pekerjaan untuk keperluan verifikasi. Surat keterangan kerja dapat menjadi dokumen pendukung.

4. Administrasi Pendidikan atau Beasiswa

Karyawan yang melanjutkan studi atau mengajukan beasiswa dapat diminta menyertakan surat keterangan kerja sebagai bukti status profesional.

5. Penugasan atau Mutasi

Dalam beberapa kasus, surat keterangan kerja juga digunakan untuk administrasi internal seperti penugasan, mutasi, atau verifikasi posisi. Untuk contoh dokumen terkait, baca artikel contoh surat mutasi karyawan.

Kapan Karyawan Membutuhkan Paklaring?

Paklaring biasanya dibutuhkan setelah karyawan tidak lagi bekerja di perusahaan. Berikut beberapa situasi umum.

1. Melamar Pekerjaan Baru

Paklaring dapat menjadi bukti bahwa kandidat benar pernah bekerja di perusahaan sebelumnya. Dokumen ini membantu recruiter memverifikasi pengalaman kerja kandidat.

2. Klaim JHT BPJS Ketenagakerjaan

Dalam proses klaim JHT, dokumen terkait status berhenti bekerja dapat dibutuhkan sesuai jenis klaim dan ketentuan yang berlaku. Karena aturan dan persyaratan dapat berubah, peserta perlu memeriksa informasi resmi BPJS Ketenagakerjaan atau kanal Lapak Asik/JMO sebelum mengajukan klaim.

HR perlu memastikan tanggal berhenti bekerja, status kepesertaan, dan data tenaga kerja telah diperbarui. Untuk pengelolaan data perusahaan, baca artikel panduan lengkap SIPP Online BPJS Ketenagakerjaan.

3. Bukti Pengalaman Kerja

Paklaring berguna sebagai arsip karier. Karyawan dapat menyimpannya bersama dokumen lain seperti CV, sertifikat pelatihan, portofolio, dan surat rekomendasi.

4. Pengajuan Pinjaman atau Dokumen Keuangan

Beberapa lembaga keuangan dapat meminta dokumen riwayat kerja, terutama jika pemohon perlu membuktikan pengalaman atau riwayat penghasilan. Namun, jenis dokumen yang diminta dapat berbeda tergantung kebijakan lembaga.

Apakah Surat Keterangan Kerja Bisa Dipakai untuk Klaim JHT?

Dalam praktiknya, dokumen yang diminta untuk klaim JHT berkaitan dengan bukti bahwa peserta sudah tidak bekerja, resign, PHK, kontrak berakhir, atau mencapai kondisi klaim lainnya. Karena itu, surat keterangan kerja untuk karyawan aktif biasanya tidak tepat digunakan untuk klaim JHT penuh karena masih menerangkan bahwa karyawan aktif bekerja.

Dokumen yang lebih relevan biasanya adalah paklaring, surat keterangan berhenti bekerja, surat keterangan pengunduran diri dari pemberi kerja, bukti PHK, atau dokumen lain sesuai kategori klaim. Persyaratan dapat berbeda sesuai kondisi peserta dan ketentuan terbaru BPJS Ketenagakerjaan.

Catatan untuk HR

HR sebaiknya tidak hanya menerbitkan paklaring, tetapi juga memperbarui status karyawan di sistem perusahaan dan BPJS Ketenagakerjaan. Jika status kepesertaan belum sesuai, mantan karyawan dapat mengalami kendala saat mengajukan klaim.

Untuk memahami administrasi klaim lebih lengkap, baca juga artikel BPJS Ketenagakerjaan dan iuran BPJS Ketenagakerjaan.

Struktur Surat Keterangan Kerja

Surat keterangan kerja sebaiknya dibuat singkat, jelas, dan sesuai kebutuhan. Berikut struktur yang umum digunakan.

1. Kop Surat Perusahaan

Kop surat menunjukkan bahwa dokumen berasal dari perusahaan resmi. Kop surat biasanya memuat nama perusahaan, alamat, nomor telepon, email, dan logo.

2. Nomor Surat

Nomor surat membantu HR mengarsipkan dan melacak dokumen. Formatnya dapat disesuaikan dengan standar administrasi perusahaan.

3. Judul Surat

Gunakan judul yang jelas, misalnya “Surat Keterangan Kerja”.

4. Identitas Pejabat yang Menerangkan

Cantumkan nama, jabatan, dan kewenangan pihak yang menerbitkan surat. Biasanya surat ditandatangani oleh HR Manager, Head of HR, Direktur, atau pejabat perusahaan yang ditunjuk.

5. Identitas Karyawan

Cantumkan nama karyawan, NIK karyawan, jabatan, divisi, dan tanggal mulai bekerja.

6. Pernyataan Status Kerja

Bagian ini menerangkan bahwa karyawan masih aktif bekerja di perusahaan.

7. Tujuan Surat

Sebutkan tujuan penggunaan jika diperlukan, misalnya untuk pengajuan visa, administrasi bank, atau keperluan pendidikan.

8. Penutup dan Tanda Tangan

Tutup surat dengan pernyataan bahwa surat dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya, lalu bubuhkan tanda tangan dan stempel perusahaan jika diperlukan.

Contoh Surat Keterangan Kerja

PT MAJU SEJAHTERA INDONESIA
Jl. Sudirman No. 10, Jakarta
Telp. (021) 123456 | Email: [email protected]

SURAT KETERANGAN KERJA
Nomor: 012/SKK/HRD/VIII/2026

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama    : Rania Pramesti
Jabatan : Human Resources Manager

Dengan ini menerangkan bahwa:

Nama          : Dimas Pratama
NIK Karyawan  : EMP-2021-045
Jabatan       : Finance Staff
Divisi        : Finance & Accounting
Tanggal Masuk : 1 Maret 2021

Benar bahwa yang bersangkutan sampai dengan surat ini diterbitkan masih aktif bekerja sebagai karyawan PT Maju Sejahtera Indonesia.

Surat keterangan kerja ini dibuat atas permintaan yang bersangkutan untuk keperluan administrasi pengajuan KPR.

Demikian surat ini dibuat dengan sebenar-benarnya agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, 26 Agustus 2026

Hormat kami,

Rania Pramesti
Human Resources Manager

Struktur Paklaring atau Surat Pengalaman Kerja

Paklaring harus mencerminkan pengalaman kerja yang sudah selesai. Karena itu, formatnya sedikit berbeda dari surat keterangan kerja untuk karyawan aktif.

1. Kop Surat Perusahaan

Gunakan kop surat resmi agar dokumen terlihat valid dan mudah diverifikasi.

2. Nomor Surat

Nomor surat membantu arsip dan memudahkan validasi jika pihak ketiga menghubungi perusahaan.

3. Judul Surat

Gunakan judul seperti “Surat Pengalaman Kerja”, “Surat Keterangan Pernah Bekerja”, atau “Paklaring”.

4. Identitas Pejabat yang Menerangkan

Cantumkan nama dan jabatan pejabat yang berwenang menerbitkan surat.

5. Identitas Mantan Karyawan

Cantumkan nama, NIK karyawan jika ada, jabatan terakhir, divisi, dan periode kerja.

6. Keterangan Masa Kerja

Sebutkan tanggal mulai bekerja dan tanggal berakhirnya hubungan kerja dengan jelas.

7. Keterangan Jabatan dan Tanggung Jawab

Paklaring dapat memuat jabatan terakhir dan ringkasan tanggung jawab utama. Bagian ini membantu mantan karyawan menunjukkan pengalaman kerja kepada pihak lain.

8. Keterangan Performa atau Perilaku Kerja

Perusahaan dapat mencantumkan keterangan umum seperti “telah bekerja dengan baik” jika sesuai catatan kerja. Namun, HR harus berhati-hati dan memastikan informasi yang ditulis benar serta tidak menimbulkan masalah hukum.

9. Alasan Berakhirnya Hubungan Kerja

Alasan berakhirnya hubungan kerja dapat dicantumkan jika diperlukan dan sesuai permintaan pekerja. Misalnya mengundurkan diri, kontrak berakhir, pensiun, atau alasan lain yang benar secara administrasi.

10. Penutup dan Tanda Tangan

Tutup surat dengan pernyataan bahwa surat dibuat dengan sebenarnya, lalu ditandatangani oleh pejabat berwenang.

Contoh Paklaring atau Surat Pengalaman Kerja

PT MAJU SEJAHTERA INDONESIA
Jl. Sudirman No. 10, Jakarta
Telp. (021) 123456 | Email: [email protected]

SURAT PENGALAMAN KERJA
Nomor: 018/SPK/HRD/VIII/2026

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama    : Rania Pramesti
Jabatan : Human Resources Manager

Dengan ini menerangkan bahwa:

Nama          : Dimas Pratama
NIK Karyawan  : EMP-2021-045
Jabatan Terakhir : Finance Staff
Divisi        : Finance & Accounting

Benar bahwa yang bersangkutan pernah bekerja di PT Maju Sejahtera Indonesia sejak tanggal 1 Maret 2021 sampai dengan 31 Juli 2026.

Selama bekerja, yang bersangkutan memiliki tanggung jawab utama dalam membantu proses pencatatan transaksi keuangan, rekonsiliasi bank, pengarsipan dokumen finance, serta penyusunan laporan administrasi keuangan.

Selama masa kerja tersebut, yang bersangkutan telah menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik.

Surat pengalaman kerja ini dibuat atas permintaan yang bersangkutan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, 26 Agustus 2026

Hormat kami,

Rania Pramesti
Human Resources Manager

Contoh Paklaring untuk Karyawan Kontrak yang Masa Kerjanya Berakhir

PT SENTOSA KARYA DIGITAL
Jl. Gatot Subroto No. 20, Bandung

SURAT KETERANGAN PERNAH BEKERJA
Nomor: 044/HRD/SPB/VIII/2026

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama    : Andika Wijaya
Jabatan : Head of Human Resources

Menerangkan bahwa:

Nama          : Salsabila Putri
NIK Karyawan  : PKWT-2025-102
Jabatan       : Customer Support Officer
Divisi        : Customer Experience

Benar bahwa yang bersangkutan pernah bekerja di PT Sentosa Karya Digital berdasarkan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu sejak 1 Agustus 2025 sampai dengan 31 Juli 2026.

Selama bekerja, yang bersangkutan bertugas menangani pertanyaan pelanggan, mencatat tiket komplain, melakukan follow up penyelesaian masalah, dan berkoordinasi dengan tim operasional.

Hubungan kerja berakhir karena masa perjanjian kerja telah selesai.

Demikian surat ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Bandung, 26 Agustus 2026

Andika Wijaya
Head of Human Resources

Hal yang Tidak Sebaiknya Ditulis dalam Surat Keterangan Kerja atau Paklaring

Surat keterangan kerja dan paklaring adalah dokumen resmi. Karena itu, HR perlu menjaga isi surat agar tetap objektif, akurat, dan tidak menimbulkan masalah.

1. Informasi yang Tidak Sesuai Data

Jangan menulis jabatan, masa kerja, atau status kerja yang tidak sesuai data personalia. Informasi yang tidak akurat dapat merugikan perusahaan dan karyawan.

2. Penilaian Negatif yang Tidak Perlu

Paklaring bukan tempat untuk menuliskan komentar negatif secara emosional. Jika perusahaan perlu mencatat pelanggaran, gunakan dokumen internal atau mekanisme disiplin yang sesuai, seperti surat peringatan karyawan.

3. Data Pribadi yang Tidak Relevan

Hindari mencantumkan informasi pribadi yang tidak diperlukan, seperti nomor rekening, data keluarga, kondisi kesehatan, atau informasi sensitif lain, kecuali memang dibutuhkan untuk tujuan tertentu dan disetujui oleh karyawan.

4. Alasan Berakhir yang Tidak Disepakati

Jika alasan berakhirnya hubungan kerja sensitif, HR perlu menggunakan redaksi yang objektif dan sesuai dokumen resmi. Jangan menulis alasan yang dapat menimbulkan sengketa baru.

Checklist HR Sebelum Menerbitkan Surat Keterangan Kerja

• Apakah karyawan masih aktif bekerja?
• Apakah tujuan surat sudah jelas?
• Apakah nama dan NIK karyawan sudah benar?
• Apakah jabatan dan divisi sudah sesuai data terbaru?
• Apakah tanggal mulai bekerja sudah benar?
• Apakah surat menggunakan kop resmi perusahaan?
• Apakah nomor surat sudah sesuai format administrasi?
• Apakah pejabat penandatangan memiliki kewenangan?
• Apakah informasi yang dicantumkan relevan dengan tujuan surat?
• Apakah surat sudah diarsipkan dalam data personalia?

Checklist HR Sebelum Menerbitkan Paklaring

• Apakah hubungan kerja karyawan sudah berakhir?
• Apakah karyawan meminta paklaring atau surat pengalaman kerja?
• Apakah proses resign, PHK, kontrak berakhir, atau pensiun sudah terdokumentasi?
• Apakah tanggal mulai dan tanggal akhir kerja sudah benar?
• Apakah jabatan terakhir sudah sesuai data HR?
• Apakah tugas utama karyawan dapat dijelaskan secara objektif?
• Apakah exit clearance sudah selesai?
• Apakah aset perusahaan sudah dikembalikan?
• Apakah status BPJS Ketenagakerjaan perlu diperbarui?
• Apakah dokumen final payroll dan bukti potong PPh 21 sudah diproses?
• Apakah surat sudah ditandatangani pejabat berwenang?
• Apakah salinan surat sudah diarsipkan oleh HR?

Untuk dokumen pajak saat karyawan resign, HR dapat membaca artikel penyesuaian perhitungan PPh 21 karyawan resign dan contoh cara membuat slip gaji di Excel.

Prosedur Ideal Mengajukan Surat Keterangan Kerja

1. Karyawan Mengajukan Permintaan ke HR

Karyawan dapat mengajukan permintaan melalui email, form HR, HRIS, atau kanal resmi perusahaan. Permintaan sebaiknya menjelaskan tujuan penggunaan surat.

2. HR Memverifikasi Data

HR memeriksa data karyawan, jabatan, divisi, status kerja, dan tujuan surat. Jika data sudah benar, HR dapat menyiapkan surat.

3. HR Menyusun Surat

Surat dibuat menggunakan format resmi perusahaan. Jika tujuannya untuk pihak eksternal seperti bank atau kedutaan, HR dapat menyesuaikan redaksi agar lebih formal.

4. Pejabat Berwenang Menandatangani

Surat ditandatangani oleh HR Manager, Head of HR, Direktur, atau pejabat yang ditunjuk perusahaan.

5. Surat Diberikan kepada Karyawan dan Diarsipkan

HR memberikan surat kepada karyawan dan menyimpan salinan dokumen untuk arsip personalia.

Prosedur Ideal Mengajukan Paklaring

1. Karyawan Mengajukan Permintaan Setelah Hubungan Kerja Berakhir

Paklaring dapat diminta saat proses resign, PHK, kontrak berakhir, atau setelah karyawan keluar. Idealnya, HR sudah menyiapkan dokumen ini sebagai bagian dari exit process.

2. HR Memeriksa Status Hubungan Kerja

HR memeriksa dokumen resign, surat PHK, perjanjian kerja, tanggal efektif berhenti, dan catatan administrasi karyawan.

3. HR Memastikan Exit Clearance Selesai

Exit clearance membantu memastikan aset perusahaan sudah dikembalikan, pekerjaan sudah diserahterimakan, akses sistem sudah dicabut, dan kewajiban administratif sudah diselesaikan.

4. HR Menyusun Paklaring

Paklaring dibuat berdasarkan data yang benar, terutama periode kerja, jabatan terakhir, dan keterangan pengalaman kerja.

5. HR Menyerahkan Dokumen dan Mengarsipkan Salinan

Setelah ditandatangani, paklaring diberikan kepada mantan karyawan. HR menyimpan salinannya untuk arsip perusahaan.

Manfaat HRIS untuk Mengelola Surat Keterangan Kerja dan Paklaring

Manajemen dokumen karyawan akan lebih mudah jika perusahaan menggunakan HRIS. Dengan sistem HR digital, HR dapat menyimpan data karyawan, riwayat jabatan, status kontrak, tanggal masuk, tanggal keluar, dokumen payroll, dan arsip surat dalam satu tempat.

1. Data Karyawan Lebih Mudah Dicari

HR tidak perlu membuka banyak file manual untuk mencari tanggal masuk, jabatan, atau status kerja karyawan.

2. Template Surat Lebih Konsisten

Perusahaan dapat menyimpan template surat keterangan kerja dan paklaring agar format dokumen lebih seragam.

3. Risiko Salah Data Berkurang

Jika data karyawan sudah terpusat, risiko salah menulis jabatan, tanggal kerja, atau NIK dapat dikurangi.

4. Dokumen Lebih Mudah Diarsipkan

Salinan surat dapat disimpan di profil karyawan atau mantan karyawan, sehingga mudah ditemukan jika dibutuhkan kembali.

5. Proses Exit Karyawan Lebih Rapi

HRIS membantu HR memantau resign, PHK, kontrak berakhir, final payroll, aset perusahaan, dan dokumen yang harus diberikan kepada karyawan.

Untuk referensi sistem HR, baca artikel rekomendasi aplikasi personalia terbaik untuk HRD masa kini dan fungsi utama software HR dalam menjalankan bisnis.

Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Pembuatan Surat Keterangan Kerja dan Paklaring

1. Menggunakan Istilah yang Tidak Tepat

Jika karyawan masih aktif, dokumen yang tepat biasanya surat keterangan kerja. Jika karyawan sudah keluar, dokumen yang tepat biasanya paklaring atau surat pengalaman kerja.

2. Salah Menulis Periode Kerja

Periode kerja sangat penting dalam paklaring. Kesalahan tanggal mulai atau tanggal selesai bekerja dapat menimbulkan masalah saat digunakan untuk melamar kerja atau mengurus administrasi BPJS Ketenagakerjaan.

3. Tidak Mencantumkan Jabatan dengan Jelas

Jabatan membantu pihak ketiga memahami pengalaman kerja karyawan. HR sebaiknya mencantumkan jabatan terakhir atau jabatan yang relevan dengan periode kerja.

4. Tidak Menggunakan Kop Surat Resmi

Dokumen tanpa kop resmi perusahaan dapat terlihat kurang valid. Gunakan format resmi agar surat lebih mudah dipercaya.

5. Menunda Penerbitan Paklaring Terlalu Lama

Mantan karyawan sering membutuhkan paklaring untuk kebutuhan mendesak. HR sebaiknya memiliki SLA internal, misalnya surat diterbitkan dalam 3-7 hari kerja setelah dokumen lengkap.

6. Tidak Menyimpan Arsip

HR perlu menyimpan salinan surat untuk kebutuhan validasi di masa depan. Jika perusahaan tidak memiliki arsip, proses verifikasi bisa menjadi sulit.

Contoh Email Permintaan Surat Keterangan Kerja

Subjek: Permohonan Surat Keterangan Kerja

Yth. Tim HRD,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama    : Dimas Pratama
NIK     : EMP-2021-045
Jabatan : Finance Staff
Divisi  : Finance & Accounting

Dengan ini mengajukan permohonan penerbitan surat keterangan kerja untuk keperluan pengajuan KPR.

Mohon bantuan Tim HRD untuk menerbitkan surat tersebut. Jika diperlukan informasi tambahan, saya siap melengkapinya.

Terima kasih.

Hormat saya,
Dimas Pratama

Contoh Email Permintaan Paklaring

Subjek: Permohonan Paklaring / Surat Pengalaman Kerja

Yth. Tim HRD,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama          : Dimas Pratama
NIK Karyawan  : EMP-2021-045
Jabatan Terakhir : Finance Staff
Tanggal Berhenti : 31 Juli 2026

Dengan ini mengajukan permohonan penerbitan paklaring atau surat pengalaman kerja sebagai dokumen pendukung administrasi pasca-kerja.

Mohon bantuan Tim HRD untuk memproses dokumen tersebut. Apabila masih ada dokumen atau proses clearance yang perlu saya lengkapi, mohon diinformasikan.

Terima kasih.

Hormat saya,
Dimas Pratama

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan tentang Surat Keterangan Kerja dan Paklaring

Apakah surat keterangan kerja dan paklaring sama?

Tidak sepenuhnya sama. Surat keterangan kerja biasanya menerangkan bahwa karyawan masih aktif bekerja, sedangkan paklaring menerangkan bahwa seseorang pernah bekerja di perusahaan setelah hubungan kerja berakhir.

Apakah paklaring wajib diberikan perusahaan?

Pemberi kerja wajib memberikan surat keterangan pada saat hubungan kerja berakhir jika diminta oleh pekerja. Karena itu, HR sebaiknya menyiapkan paklaring atau surat pengalaman kerja sebagai bagian dari proses offboarding.

Apakah karyawan aktif bisa meminta paklaring?

Umumnya tidak, karena paklaring berkaitan dengan pengalaman kerja yang sudah selesai. Karyawan aktif biasanya meminta surat keterangan kerja.

Apakah paklaring harus mencantumkan alasan resign atau PHK?

Alasan berakhirnya hubungan kerja dapat dicantumkan jika diperlukan dan sesuai permintaan pekerja. Namun, HR harus memastikan redaksinya objektif dan sesuai dokumen resmi.

Apakah paklaring bisa digunakan untuk klaim JHT?

Paklaring atau surat keterangan berhenti bekerja sering digunakan sebagai dokumen pendukung klaim JHT. Namun, persyaratan klaim dapat berbeda sesuai kondisi peserta dan ketentuan terbaru BPJS Ketenagakerjaan, sehingga peserta perlu memeriksa informasi resmi sebelum mengajukan klaim.

Apakah surat keterangan kerja bisa digunakan untuk melamar kerja?

Bisa, tetapi jika seseorang sudah tidak bekerja di perusahaan lama, dokumen yang lebih tepat biasanya paklaring atau surat pengalaman kerja. Surat keterangan kerja lebih sering digunakan oleh karyawan yang masih aktif.

Apakah perusahaan boleh menolak membuat surat keterangan kerja untuk karyawan aktif?

Perusahaan dapat mengatur prosedur internal, tetapi jika kebutuhan karyawan wajar dan data dapat diverifikasi, HR sebaiknya membantu menerbitkan surat sesuai kebijakan perusahaan.

Apakah paklaring harus menggunakan stempel perusahaan?

Stempel perusahaan tidak selalu menjadi syarat mutlak, tetapi dalam praktik administrasi, stempel membantu memperkuat keaslian dokumen. HR sebaiknya mengikuti standar administrasi perusahaan.

Berapa lama HR sebaiknya menerbitkan paklaring?

Perusahaan sebaiknya menetapkan SLA internal, misalnya 3-7 hari kerja setelah exit clearance selesai dan data karyawan lengkap. Waktu ini dapat disesuaikan dengan kebijakan perusahaan.

Apakah paklaring sama dengan surat rekomendasi kerja?

Tidak selalu. Paklaring menerangkan bahwa seseorang pernah bekerja di perusahaan, sedangkan surat rekomendasi biasanya memuat penilaian atau rekomendasi dari atasan atau perusahaan untuk mendukung peluang kerja berikutnya.

Kesimpulan

Surat keterangan kerja dan paklaring memang sama-sama dokumen resmi yang diterbitkan perusahaan, tetapi keduanya tidak sepenuhnya sama. Surat keterangan kerja umumnya digunakan untuk karyawan yang masih aktif bekerja, sedangkan paklaring atau surat pengalaman kerja diberikan kepada karyawan yang sudah tidak bekerja.

Surat keterangan kerja biasanya digunakan untuk pengajuan visa, KPR, pinjaman, pembukaan rekening, beasiswa, atau administrasi lain yang membutuhkan bukti status kerja aktif. Paklaring digunakan untuk membuktikan pengalaman kerja, melamar pekerjaan baru, mendukung proses background check, dan mengurus administrasi pasca-kerja seperti klaim JHT BPJS Ketenagakerjaan.

Bagi HR, perbedaan ini penting agar dokumen yang diterbitkan sesuai kebutuhan karyawan dan tidak menimbulkan kesalahpahaman. HR perlu memastikan setiap surat menggunakan data yang benar, format resmi, tanda tangan pejabat berwenang, serta arsip yang rapi.

Agar proses lebih efisien, perusahaan sebaiknya memiliki template surat keterangan kerja dan paklaring yang standar, SOP permintaan dokumen, SLA penerbitan, serta sistem HRIS untuk menyimpan data karyawan dan dokumen personalia secara aman.

Referensi Eksternal

• JDIH Mahkamah Agung RI – Kitab Undang-Undang Hukum Perdata
• Peraturan.go.id – Kitab Undang-Undang Hukum Perdata
• BPK RI – UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
• BPK RI – Permenaker No. 4 Tahun 2022 tentang Tata Cara dan Persyaratan Pembayaran Manfaat Jaminan Hari Tua
• JDIH Kemnaker – Permenaker No. 4 Tahun 2022 tentang JHT
• BPJS Ketenagakerjaan – Formulir Pengajuan JHT
• BPJS Ketenagakerjaan – Informasi Kepesertaan Penerima Upah
• BPJS Ketenagakerjaan – Cara Mendaftar Jadi Peserta
• SIPP Online BPJS Ketenagakerjaan
• BPK RI – UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi