Syarat Penggunaan TKA dan Aturan RPTKA di Indonesia

Penggunaan Tenaga Kerja Asing atau TKA di Indonesia tidak bisa dilakukan sembarangan. Perusahaan yang ingin mempekerjakan TKA harus memenuhi syarat, memiliki dasar kebutuhan yang jelas, mengurus Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing atau RPTKA, memperhatikan jabatan yang boleh diduduki, menunjuk tenaga kerja pendamping, serta menjalankan kewajiban administratif sesuai ketentuan.

Aturan penggunaan TKA penting dipahami oleh HR, legal, manajemen perusahaan, investor, dan pemberi kerja karena menyangkut kepatuhan ketenagakerjaan sekaligus keimigrasian. Jika salah prosedur, perusahaan dapat menghadapi risiko sanksi administratif, pembatalan pengesahan, atau persoalan izin tinggal TKA.

Artikel ini membahas syarat penggunaan TKA berdasarkan PP 34/2021, Permenaker 8/2021, serta perkembangan terbaru terkait integrasi layanan RPTKA dan izin tinggal. Pembahasan ini juga berkaitan dengan artikel BlogHRD tentang peraturan ketenagakerjaan di Indonesia, Tenaga Kerja Asing atau TKA, dan penggunaan tenaga kerja asing.

Apa Itu Tenaga Kerja Asing atau TKA?

Tenaga Kerja Asing atau TKA adalah warga negara asing pemegang visa dengan maksud bekerja di wilayah Indonesia. Dalam praktik perusahaan, TKA biasanya digunakan untuk jabatan tertentu yang membutuhkan keahlian, pengalaman, teknologi, atau kompetensi yang belum tersedia atau belum cukup tersedia dari tenaga kerja Indonesia.

Namun, penggunaan TKA tidak boleh mengabaikan tenaga kerja lokal. Prinsip dasarnya, pemberi kerja tetap wajib mengutamakan penggunaan tenaga kerja Indonesia pada semua jenis jabatan yang tersedia. TKA hanya dapat digunakan jika jabatan tersebut belum dapat diduduki oleh tenaga kerja Indonesia dan penggunaan TKA dilakukan dengan memperhatikan kondisi pasar kerja dalam negeri.

Karena itu, penggunaan TKA seharusnya tidak dipahami sebagai cara menggantikan pekerja lokal, tetapi sebagai pemenuhan kebutuhan keahlian tertentu dengan tetap disertai alih teknologi dan alih keahlian kepada tenaga kerja pendamping Indonesia.

Dasar Hukum Penggunaan TKA di Indonesia

Dasar hukum utama penggunaan TKA saat ini adalah PP Nomor 34 Tahun 2021 tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing. Aturan ini merupakan regulasi turunan dari perubahan ketentuan ketenagakerjaan dalam Cipta Kerja dan masih menjadi rujukan utama dalam penggunaan TKA.

Selain PP 34/2021, perusahaan juga perlu memperhatikan Permenaker 8/2021 sebagai aturan pelaksanaan. Regulasi ini mengatur tata cara penggunaan TKA, mekanisme pengesahan RPTKA, persyaratan dokumen, pembayaran Dana Kompensasi Penggunaan TKA atau DKPTKA, pelaporan, serta sanksi.

Beberapa dasar hukum penting yang perlu diperhatikan antara lain:

• Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.
• Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perppu Cipta Kerja menjadi Undang-Undang.
• Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 2021 tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing.
• Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 8 Tahun 2021 tentang Peraturan Pelaksanaan PP 34/2021.
• Regulasi keimigrasian terkait visa tinggal terbatas, izin tinggal terbatas, dan izin tinggal tetap.
• Keputusan bersama atau ketentuan teknis terbaru terkait integrasi sistem OSS, sistem ketenagakerjaan, dan aplikasi keimigrasian untuk layanan TKA.

Untuk memahami kerangka hukum ketenagakerjaan secara lebih luas, pembaca dapat membaca artikel isi UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, UU Ketenagakerjaan di Indonesia, dan Omnibus Law UU Cipta Kerja.

Siapa yang Disebut Pemberi Kerja TKA?

Pemberi kerja TKA adalah badan hukum atau badan lainnya yang mempekerjakan TKA dengan membayar upah atau imbalan dalam bentuk lain. Dalam konteks ini, pemberi kerja TKA bukan orang perseorangan biasa.

Contoh pemberi kerja TKA dapat meliputi perusahaan berbadan hukum, badan usaha, kantor perwakilan, lembaga pendidikan, lembaga sosial, lembaga keagamaan, lembaga kebudayaan, atau pihak lain yang memenuhi ketentuan sebagai pemberi kerja TKA.

Penting untuk dipahami, pemberi kerja orang perseorangan dilarang mempekerjakan TKA. Artinya, penggunaan TKA harus melalui pemberi kerja yang memenuhi kualifikasi dan prosedur hukum yang berlaku.

Prinsip Dasar Penggunaan TKA

Ada beberapa prinsip dasar dalam penggunaan TKA di Indonesia. Prinsip ini penting karena menjadi dasar bagi perusahaan sebelum mengajukan RPTKA atau mempekerjakan warga negara asing.

1. Mengutamakan Tenaga Kerja Indonesia

Setiap pemberi kerja TKA wajib mengutamakan penggunaan tenaga kerja Indonesia pada semua jenis jabatan yang tersedia. Jika jabatan tersebut belum dapat diduduki tenaga kerja Indonesia, barulah jabatan tersebut dapat diduduki TKA.

Prinsip ini menunjukkan bahwa TKA bersifat pelengkap untuk kebutuhan keahlian tertentu, bukan pengganti tenaga kerja lokal secara umum.

2. TKA Hanya untuk Jabatan Tertentu

TKA hanya dapat dipekerjakan pada jabatan tertentu. Jabatan tersebut ditetapkan oleh menteri setelah mendapat masukan dari kementerian atau lembaga terkait.

Karena itu, perusahaan tidak bisa bebas menempatkan TKA di semua jabatan. Jabatan yang akan diduduki TKA perlu sesuai dengan ketentuan jabatan yang diperbolehkan.

3. TKA Hanya untuk Waktu Tertentu

Penggunaan TKA dilakukan untuk waktu tertentu. Hal ini berbeda dari pekerja lokal yang dapat bekerja dalam hubungan kerja tetap sesuai kebutuhan perusahaan.

Karena penggunaan TKA dibatasi waktu, pemberi kerja perlu memperhatikan masa berlaku RPTKA, izin tinggal, perjanjian kerja, serta rencana pemulangan TKA setelah hubungan kerja berakhir.

4. TKA Harus Memiliki Kompetensi Sesuai Jabatan

TKA yang dipekerjakan harus memiliki kompetensi sesuai jabatan yang akan diduduki. Kompetensi ini dapat dibuktikan melalui pendidikan, pengalaman, sertifikat, portofolio, atau dokumen lain yang relevan sesuai persyaratan jabatan.

Jika TKA tidak memiliki kompetensi yang sesuai, penggunaan TKA dapat dianggap tidak sejalan dengan tujuan penggunaan tenaga ahli asing.

Syarat Utama Penggunaan TKA

Syarat penggunaan TKA dapat dilihat dari sisi pemberi kerja dan sisi TKA yang akan dipekerjakan. Keduanya harus dipenuhi agar penggunaan TKA sah secara administratif dan sesuai hukum.

Untuk pembahasan lebih khusus, pembaca juga dapat membaca artikel BlogHRD tentang syarat merekrut tenaga kerja asing dan tenaga kerja asing.

Apa Itu RPTKA?

RPTKA adalah singkatan dari Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing. RPTKA merupakan rencana penggunaan TKA pada jabatan tertentu dan jangka waktu tertentu yang harus disahkan oleh Menteri Ketenagakerjaan atau pejabat yang ditunjuk.

Dalam praktiknya, RPTKA menjadi salah satu dokumen paling penting dalam penggunaan TKA. Tanpa RPTKA yang sah, pemberi kerja berisiko dianggap tidak memenuhi prosedur penggunaan TKA.

Pembahasan khusus mengenai RPTKA dapat dibaca dalam artikel Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing atau RPTKA.

Fungsi RPTKA

RPTKA berfungsi sebagai dasar persetujuan penggunaan TKA. Dokumen ini membantu pemerintah menilai kebutuhan penggunaan TKA, jabatan yang akan diduduki, jangka waktu penggunaan, lokasi kerja, jumlah TKA, tenaga kerja pendamping, serta rencana alih teknologi dan alih keahlian.

Bagi perusahaan, RPTKA juga berfungsi sebagai dokumen kontrol agar penggunaan TKA sesuai dengan jabatan, lokasi, dan periode yang telah disahkan. Jika perusahaan ingin mengubah data penggunaan TKA, perubahan tersebut perlu mengikuti prosedur yang berlaku.

Apakah Semua Penggunaan TKA Wajib Memiliki RPTKA?

Secara umum, pemberi kerja TKA wajib memiliki RPTKA yang disahkan. Namun, terdapat pengecualian tertentu yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.

Karena pengecualian dapat bergantung pada jenis jabatan, status pemberi kerja, sifat kegiatan, atau ketentuan khusus, perusahaan sebaiknya tidak langsung menganggap penggunaan TKA bebas RPTKA. HR dan legal perlu memeriksa aturan teknis terbaru serta melakukan pengecekan melalui sistem resmi atau berkonsultasi dengan instansi terkait jika ada keraguan.

Prinsip kehati-hatian penting karena kesalahan membaca pengecualian dapat menimbulkan masalah administratif, terutama ketika berkaitan dengan visa, izin tinggal, dan pelaporan penggunaan TKA.

Kewajiban Pemberi Kerja TKA

Pemberi kerja TKA memiliki beberapa kewajiban yang harus dipenuhi. Kewajiban ini tidak hanya berlaku saat awal mempekerjakan TKA, tetapi juga selama TKA bekerja sampai hubungan kerja berakhir.

1. Memiliki Pengesahan RPTKA

Pemberi kerja TKA wajib memiliki RPTKA yang disahkan oleh Menteri atau pejabat yang ditunjuk. Jika pemberi kerja akan mempekerjakan TKA yang juga sedang dipekerjakan oleh pemberi kerja TKA lain, masing-masing pemberi kerja wajib memiliki pengesahan RPTKA.

Perusahaan juga wajib mempekerjakan TKA sesuai dengan pengesahan RPTKA. Artinya, TKA tidak boleh ditempatkan sembarangan pada jabatan, lokasi, atau jangka waktu yang tidak sesuai dengan dokumen yang telah disahkan.

2. Menunjuk Tenaga Kerja Pendamping TKA

Pemberi kerja wajib menunjuk tenaga kerja warga negara Indonesia sebagai tenaga kerja pendamping TKA. Tujuannya adalah agar terjadi alih teknologi dan alih keahlian dari TKA kepada pekerja lokal.

Kewajiban ini menunjukkan bahwa penggunaan TKA seharusnya memberi manfaat bagi pengembangan tenaga kerja Indonesia. Karena itu, tenaga kerja pendamping tidak boleh hanya dicantumkan secara administratif tanpa pelatihan yang nyata.

Topik jabatan TKA dan pendamping TKA dapat dipelajari lebih lanjut dalam artikel jabatan tertentu TKA dan pelatihan bagi pekerja lokal pendamping TKA.

3. Melaksanakan Pendidikan dan Pelatihan bagi Tenaga Kerja Pendamping

Pemberi kerja TKA wajib melaksanakan pendidikan dan pelatihan kerja bagi tenaga kerja pendamping sesuai dengan kualifikasi jabatan yang diduduki TKA.

Pelatihan ini penting agar pekerja lokal dapat benar-benar menyerap pengetahuan, keterampilan, metode kerja, teknologi, atau standar kompetensi dari TKA. Untuk konteks pelatihan kerja, pembaca dapat membaca artikel lembaga pelatihan kerja dan pentingnya pelatihan kerja.

4. Memfasilitasi Pendidikan dan Pelatihan Bahasa Indonesia

Pemberi kerja juga wajib memfasilitasi pendidikan dan pelatihan bahasa Indonesia kepada TKA. Kewajiban ini membantu TKA beradaptasi dengan lingkungan kerja, berkomunikasi dengan pekerja lokal, memahami budaya kerja, dan menjalankan tugas dengan lebih efektif.

Namun, terdapat pengecualian untuk beberapa kategori TKA, seperti direksi dan komisaris, kepala kantor perwakilan, pembina, pengurus, dan pengawas yayasan, serta TKA yang dipekerjakan untuk pekerjaan bersifat sementara sesuai ketentuan.

5. Memulangkan TKA Setelah Perjanjian Kerja Berakhir

Pemberi kerja wajib memulangkan TKA ke negara asalnya setelah perjanjian kerja berakhir. Kewajiban ini penting karena status tinggal TKA berkaitan dengan tujuan bekerja di Indonesia.

Jika hubungan kerja berakhir, perusahaan perlu memastikan administrasi ketenagakerjaan dan keimigrasian diselesaikan dengan benar, termasuk pelaporan dan pemenuhan kewajiban lain yang masih ada.

6. Mendaftarkan TKA dalam Jaminan Sosial atau Asuransi

Pemberi kerja wajib mendaftarkan TKA dalam program jaminan sosial nasional bagi TKA yang bekerja lebih dari 6 bulan. Untuk TKA yang bekerja kurang dari 6 bulan, pemberi kerja wajib mendaftarkan dalam program asuransi pada perusahaan asuransi, paling sedikit menjamin perlindungan risiko kecelakaan kerja.

Dalam praktik HR, hal ini perlu dikoordinasikan dengan tim payroll dan legal agar status jaminan sosial atau asuransi TKA sesuai masa kerja. Untuk memahami konteks jaminan sosial pekerja, pembaca dapat membaca artikel manfaat dan iuran BPJS Ketenagakerjaan serta cara menghitung iuran BPJS Kesehatan karyawan.

Larangan bagi Pemberi Kerja TKA

Selain kewajiban, PP 34/2021 juga mengatur larangan bagi pemberi kerja TKA. Larangan ini penting dipahami agar perusahaan tidak salah menempatkan atau mempekerjakan TKA.

1. Orang Perseorangan Dilarang Mempekerjakan TKA

Pemberi kerja orang perseorangan dilarang mempekerjakan TKA. Artinya, penggunaan TKA harus dilakukan oleh pemberi kerja yang memenuhi ketentuan sebagai badan hukum atau badan lainnya sesuai aturan.

2. TKA Dilarang Rangkap Jabatan dalam Perusahaan yang Sama

Pemberi kerja TKA dilarang mempekerjakan TKA rangkap jabatan dalam perusahaan yang sama. Larangan ini dibuat agar jabatan TKA jelas, tidak melebar, dan sesuai dengan RPTKA yang disahkan.

3. TKA Dilarang Menduduki Jabatan yang Mengurusi Personalia

Pemberi kerja TKA dilarang mempekerjakan TKA pada jabatan yang mengurusi personalia. Jabatan personalia berkaitan erat dengan pengelolaan tenaga kerja, hubungan industrial, dan kebijakan internal perusahaan, sehingga tidak boleh diduduki TKA.

Dalam praktiknya, perusahaan perlu berhati-hati saat membuat job title dan job description TKA. Jangan sampai jabatan terlihat teknis, tetapi tugas sehari-harinya justru mengurus personalia, rekrutmen, hubungan industrial, atau kebijakan HR yang dilarang.

Bisakah Satu TKA Bekerja di Lebih dari Satu Pemberi Kerja?

Dalam kondisi tertentu, TKA dapat dipekerjakan oleh pemberi kerja TKA lain untuk jabatan yang sama. Ketentuan ini berlaku antara lain untuk direksi atau komisaris, serta TKA pada sektor tertentu seperti pendidikan vokasi, pelatihan vokasi, ekonomi digital, dan sektor migas bagi kontraktor kontrak kerja sama sesuai ketentuan.

Namun, hal ini tidak dapat dilakukan sembarangan. Pemberi kerja TKA yang akan mempekerjakan TKA tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pemberi kerja TKA pertama. Selain itu, masa kerja TKA di pemberi kerja lain tidak boleh melebihi jangka waktu yang tercantum dalam pengesahan RPTKA pemberi kerja pertama.

Dengan kata lain, rangkap penggunaan TKA lintas pemberi kerja hanya dapat dilakukan dalam batas yang diizinkan, bukan sebagai praktik umum untuk semua jabatan.

Jabatan Apa yang Boleh dan Tidak Boleh Diduduki TKA?

TKA hanya dapat menduduki jabatan tertentu dan untuk waktu tertentu. Daftar jabatan yang dapat diduduki TKA ditetapkan oleh Menteri setelah mendapat masukan dari kementerian atau lembaga terkait.

Secara umum, jabatan TKA biasanya berkaitan dengan keahlian tertentu, transfer teknologi, manajemen strategis, proyek khusus, pendidikan vokasi, ekonomi digital, migas, atau bidang teknis yang membutuhkan kompetensi khusus.

Sementara itu, jabatan yang mengurusi personalia dilarang diduduki TKA. Karena itu, perusahaan perlu memastikan jabatan TKA tidak bertentangan dengan larangan ini.

Dokumen yang Umumnya Dibutuhkan dalam Penggunaan TKA

Dokumen penggunaan TKA dapat berbeda tergantung jenis pemberi kerja, jabatan, sektor, dan sistem pengajuan yang berlaku. Namun, secara umum, perusahaan perlu menyiapkan dokumen yang menunjukkan legalitas pemberi kerja, kebutuhan penggunaan TKA, identitas TKA, kompetensi TKA, serta rencana pendampingan tenaga kerja Indonesia.

Dokumen yang biasanya perlu diperhatikan antara lain:

• Data legalitas pemberi kerja.
• Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing atau RPTKA.
• Identitas dan paspor TKA.
• Jabatan yang akan diduduki TKA.
• Uraian jabatan atau job description.
• Jangka waktu penggunaan TKA.
• Lokasi kerja TKA.
• Bukti kompetensi atau pengalaman kerja TKA.
• Data tenaga kerja pendamping TKA.
• Rencana pendidikan dan pelatihan tenaga kerja pendamping.
• Dokumen pembayaran DKPTKA jika diwajibkan.
• Dokumen visa dan izin tinggal sesuai ketentuan keimigrasian.

Karena sistem perizinan dan integrasi layanan dapat berubah, HR dan legal sebaiknya selalu memeriksa aplikasi resmi dan regulasi terbaru sebelum mengajukan dokumen.

Apa Itu DKPTKA?

DKPTKA adalah Dana Kompensasi Penggunaan Tenaga Kerja Asing. Dana ini berkaitan dengan penggunaan TKA dan menjadi salah satu bagian penting dalam tata kelola penggunaan TKA.

Dalam Permenaker 8/2021, ketentuan mengenai DKPTKA mencakup prosedur pembayaran sebagai penerimaan negara bukan pajak maupun pendapatan daerah sesuai kewenangan dan ketentuan yang berlaku.

Bagi perusahaan, DKPTKA perlu diperhitungkan sejak awal dalam budget penggunaan TKA. Jangan hanya menghitung gaji TKA, tetapi juga biaya administrasi, pelatihan pendamping, asuransi atau jaminan sosial, biaya keimigrasian, pajak, relokasi, dan biaya kepulangan.

Hubungan Penggunaan TKA dengan Visa dan Izin Tinggal

Penggunaan TKA tidak hanya berkaitan dengan ketenagakerjaan, tetapi juga keimigrasian. Setelah RPTKA dan ketentuan ketenagakerjaan dipenuhi, TKA tetap perlu memiliki dokumen keimigrasian yang sesuai, seperti visa tinggal terbatas dan izin tinggal terbatas sesuai tujuan bekerja di Indonesia.

Dalam perkembangan terbaru, layanan RPTKA untuk pengajuan visa tinggal terbatas, izin tinggal terbatas, dan izin tinggal tetap bagi TKA dalam rangka penanaman modal juga diarahkan melalui integrasi sistem antara OSS, sistem ketenagakerjaan, dan aplikasi keimigrasian.

Artinya, HR dan legal perlu melihat proses penggunaan TKA sebagai proses lintas sistem. Tidak cukup hanya mengurus RPTKA, tetapi juga memastikan dokumen keimigrasian TKA sesuai dengan tujuan dan jangka waktu bekerja.

Hubungan Penggunaan TKA dengan Perjanjian Kerja

TKA tetap perlu memiliki dasar hubungan kerja yang jelas dengan pemberi kerja. Perjanjian kerja penting untuk mengatur jabatan, lokasi kerja, jangka waktu, hak dan kewajiban, upah atau imbalan, fasilitas, kerahasiaan, pemutusan hubungan kerja, kepulangan, serta ketentuan lain yang relevan.

Dalam praktiknya, hubungan kerja TKA dapat menggunakan perjanjian kerja waktu tertentu sesuai kebutuhan jabatan dan jangka waktu penggunaan. Namun, perusahaan perlu memastikan perjanjian kerja tersebut selaras dengan RPTKA, izin tinggal, dan ketentuan ketenagakerjaan.

Untuk memahami dokumen kerja, pembaca dapat membaca artikel perjanjian kerja, Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, dan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu.

Hubungan Penggunaan TKA dengan Pajak

Penggunaan TKA juga berkaitan dengan pajak penghasilan. Perlakuan pajak TKA dapat dipengaruhi oleh status subjek pajak, lama tinggal, jenis penghasilan, dan ketentuan perpajakan yang berlaku.

HR dan payroll perlu memahami apakah TKA diperlakukan sebagai subjek pajak dalam negeri atau luar negeri, bagaimana pemotongan PPh dilakukan, dan dokumen apa saja yang perlu disiapkan dalam administrasi pajak.

Untuk pembahasan pajak warga negara asing, pembaca dapat membaca artikel cara menghitung PPh 21 WNA dan pajak orang asing.

Risiko Jika Perusahaan Tidak Memenuhi Syarat Penggunaan TKA

Penggunaan TKA tanpa memenuhi syarat dapat menimbulkan risiko bagi perusahaan. Risiko tersebut dapat berupa teguran, penghentian sementara proses pengesahan, pencabutan pengesahan, sanksi administratif, persoalan izin tinggal, hingga gangguan operasional jika TKA tidak dapat bekerja secara sah.

Beberapa kesalahan yang sering terjadi antara lain:

• Mempekerjakan TKA tanpa RPTKA yang sesuai.
• Menempatkan TKA pada jabatan yang tidak sesuai pengesahan RPTKA.
• Tidak menunjuk tenaga kerja pendamping.
• Tidak menjalankan pelatihan bagi tenaga kerja pendamping.
• Tidak membayar DKPTKA jika diwajibkan.
• Tidak mendaftarkan TKA dalam jaminan sosial atau asuransi sesuai masa kerja.
• Mempekerjakan TKA pada jabatan yang mengurusi personalia.
• Menggunakan visa atau izin tinggal yang tidak sesuai tujuan bekerja.
• Tidak melaporkan penggunaan TKA sesuai ketentuan.

Untuk memahami sanksi secara umum dalam ketenagakerjaan, pembaca dapat membaca artikel sanksi administratif pelanggaran aturan ketenagakerjaan.

Checklist HR Sebelum Mempekerjakan TKA

Berikut checklist praktis yang dapat digunakan HR, legal, atau manajemen sebelum mempekerjakan TKA.

• Apakah kebutuhan TKA benar-benar belum dapat dipenuhi oleh tenaga kerja Indonesia?
• Apakah jabatan yang akan diisi TKA termasuk jabatan yang diperbolehkan?
• Apakah TKA memiliki kompetensi sesuai jabatan?
• Apakah pemberi kerja memenuhi syarat sebagai pemberi kerja TKA?
• Apakah RPTKA sudah diajukan dan disahkan jika diwajibkan?
• Apakah lokasi kerja, jabatan, dan jangka waktu sesuai RPTKA?
• Apakah tenaga kerja pendamping TKA sudah ditunjuk?
• Apakah rencana pelatihan pendamping TKA sudah dibuat?
• Apakah pelatihan bahasa Indonesia untuk TKA sudah difasilitasi jika diwajibkan?
• Apakah kewajiban DKPTKA sudah dihitung dan dipenuhi?
• Apakah dokumen visa dan izin tinggal sesuai tujuan bekerja?
• Apakah TKA sudah didaftarkan dalam jaminan sosial atau asuransi sesuai masa kerja?
• Apakah perjanjian kerja TKA sudah disiapkan?
• Apakah perlakuan pajak TKA sudah dipetakan?
• Apakah perusahaan sudah menyiapkan mekanisme pelaporan rutin penggunaan TKA?

Contoh Alur Penggunaan TKA di Perusahaan

Berikut contoh alur sederhana penggunaan TKA yang dapat dijadikan gambaran umum oleh perusahaan.

Kesalahan Umum dalam Penggunaan TKA

1. Menganggap TKA Bisa Bekerja Begitu Memiliki Visa

Visa dan izin tinggal penting, tetapi penggunaan TKA juga harus memenuhi ketentuan ketenagakerjaan. Perusahaan perlu memastikan RPTKA dan dokumen ketenagakerjaan sesuai.

2. Tidak Menyiapkan Tenaga Kerja Pendamping

Tenaga kerja pendamping sering dianggap formalitas. Padahal, pendamping TKA adalah bagian penting dari alih teknologi dan alih keahlian.

3. Job Title Tidak Sesuai dengan Tugas Nyata

Perusahaan perlu memastikan jabatan yang tercantum dalam RPTKA sesuai dengan pekerjaan nyata TKA. Jika tidak, perusahaan dapat dianggap tidak mempekerjakan TKA sesuai pengesahan RPTKA.

4. TKA Mengurus Personalia

Jabatan personalia dilarang diduduki TKA. Perusahaan perlu memastikan TKA tidak menjalankan fungsi HR, hubungan industrial, atau personalia yang termasuk larangan.

5. Tidak Menghitung Total Biaya Penggunaan TKA

Biaya penggunaan TKA tidak hanya gaji. Perusahaan juga perlu menghitung DKPTKA, izin tinggal, asuransi atau jaminan sosial, pajak, relokasi, pelatihan, dan kepulangan.

6. Tidak Memperbarui Informasi Regulasi

Regulasi dan sistem layanan TKA dapat berubah. Karena itu, HR dan legal perlu rutin mengecek ketentuan terbaru, terutama terkait integrasi sistem, dokumen, dan prosedur pengajuan.

Tips untuk HR dalam Mengelola Penggunaan TKA

Buat SOP Penggunaan TKA

SOP membantu perusahaan memastikan semua tahap berjalan tertib, mulai dari identifikasi kebutuhan, pengajuan RPTKA, visa, pendamping, pelatihan, payroll, pajak, hingga pelaporan.

Libatkan Legal dan Finance sejak Awal

Penggunaan TKA tidak hanya urusan HR. Legal perlu memastikan kepatuhan dokumen, sedangkan finance perlu menghitung biaya, pajak, DKPTKA, dan kewajiban pembayaran lain.

Dokumentasikan Alih Keahlian

Perusahaan sebaiknya memiliki bukti pelaksanaan alih teknologi dan alih keahlian, seperti jadwal pelatihan, daftar hadir, materi, laporan progres, dan evaluasi tenaga kerja pendamping.

Periksa Masa Berlaku Dokumen

RPTKA, visa, izin tinggal, perjanjian kerja, dan dokumen pendukung memiliki masa berlaku. HR perlu memiliki sistem pengingat agar tidak terlambat memperpanjang atau menyesuaikan dokumen.

Pastikan TKA Bekerja Sesuai Jabatan

Supervisor dan user department perlu memahami batas jabatan TKA. Jangan memberi tugas di luar jabatan yang disahkan, terutama jika tugas tersebut masuk wilayah yang dilarang.

Kesimpulan

Penggunaan Tenaga Kerja Asing di Indonesia diatur secara ketat melalui PP 34/2021 dan Permenaker 8/2021. Prinsip utamanya adalah pemberi kerja wajib mengutamakan tenaga kerja Indonesia, dan TKA hanya dapat digunakan untuk jabatan tertentu, waktu tertentu, serta harus memiliki kompetensi sesuai jabatan.

Pemberi kerja TKA wajib memenuhi berbagai kewajiban, seperti memiliki pengesahan RPTKA, menunjuk tenaga kerja pendamping, melaksanakan pelatihan untuk pendamping, memfasilitasi pelatihan bahasa Indonesia bagi TKA, mendaftarkan TKA dalam jaminan sosial atau asuransi sesuai masa kerja, dan memulangkan TKA setelah hubungan kerja berakhir.

Perusahaan juga perlu memperhatikan larangan, seperti larangan bagi orang perseorangan mempekerjakan TKA, larangan TKA rangkap jabatan dalam perusahaan yang sama, dan larangan mempekerjakan TKA pada jabatan yang mengurusi personalia.

Bagi HR dan legal, penggunaan TKA harus dikelola secara terpadu dengan aspek ketenagakerjaan, keimigrasian, pajak, jaminan sosial, dan pelaporan. Dengan prosedur yang benar, penggunaan TKA dapat membantu perusahaan memenuhi kebutuhan keahlian tertentu sekaligus mendukung transfer pengetahuan kepada tenaga kerja Indonesia.

Referensi External

• JDIH Kemnaker – PP Nomor 34 Tahun 2021 tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing
• JDIH BPK – PP Nomor 34 Tahun 2021 tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing
• JDIH Kemnaker – Permenaker Nomor 8 Tahun 2021 tentang Pelaksanaan PP 34/2021
• JDIH BPK – Permenaker Nomor 8 Tahun 2021
• JDIH Kemnaker – Kepmenaker Nomor 1 Tahun 2026 tentang Integrasi OSS dan Layanan TKA
• JDIH Kemnaker – UU Nomor 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja
• JDIH Kemnaker – UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
• Kemnaker – TKA Online
• Direktorat Jenderal Imigrasi – eVisa Indonesia