Prosedur dan Bentuk Pembayaran Upah Menurut UU Di Indonesia

Prosedur pembayaran upah adalah bagian penting dalam hubungan kerja. Setiap perusahaan memang dapat memiliki kebijakan payroll sendiri, tetapi tata cara pembayaran upah tetap harus mengikuti aturan ketenagakerjaan yang berlaku.

Upah bukan hanya soal nominal gaji yang diterima pekerja setiap bulan. Di dalamnya ada aturan mengenai bentuk pembayaran, mata uang, dasar perhitungan, periode pembayaran, transfer bank, bukti pembayaran upah atau slip gaji, sampai sanksi jika perusahaan tidak memenuhi kewajibannya.

Artikel ini membahas prosedur dan bentuk pembayaran upah menurut aturan ketenagakerjaan Indonesia, termasuk apakah upah harus dalam bentuk uang, bagaimana dasar perhitungan upah, kapan upah harus dibayar, bagaimana jika upah dinyatakan dalam valuta asing, apakah perusahaan wajib memberikan slip gaji, dan apa yang dapat dilakukan pekerja jika rincian gaji tidak diberikan. Pembahasan ini berkaitan dengan artikel BlogHRD tentang prosedur pembayaran upah, pengupahan, dan perbedaan upah dan gaji.

Apa Itu Upah?

Upah adalah hak pekerja atau buruh yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk uang sebagai imbalan dari pengusaha atau pemberi kerja kepada pekerja. Upah ditetapkan dan dibayarkan berdasarkan perjanjian kerja, kesepakatan, atau peraturan perundang-undangan.

Dalam praktik perusahaan, upah dapat mencakup gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, dan komponen lain sesuai kebijakan perusahaan. Namun, setiap komponen perlu dijelaskan dengan rapi agar tidak menimbulkan salah paham antara perusahaan dan pekerja.

Untuk memahami isi upah lebih luas, pembaca dapat membaca artikel BlogHRD tentang komponen gaji karyawan dan pasal yang mengatur upah dalam peraturan undang-undang.

Dasar Hukum Pembayaran Upah

Dasar hukum utama mengenai pembayaran upah terdapat dalam UU Ketenagakerjaan sebagaimana telah diubah oleh UU Cipta Kerja dan aturan turunannya. Untuk teknis pengupahan, rujukan pentingnya adalah PP 36/2021 tentang Pengupahan sebagaimana telah diubah oleh PP 51/2023 dan PP 49/2025.

Beberapa dasar hukum penting yang perlu dipahami HR dan payroll antara lain:

• UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.
• UU Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perppu Cipta Kerja menjadi Undang-Undang.
• PP Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan.
• PP Nomor 51 Tahun 2023 tentang Perubahan atas PP 36/2021.
• PP Nomor 49 Tahun 2025 tentang Perubahan Kedua atas PP 36/2021.
• Permenaker Nomor 1 Tahun 2017 tentang Struktur dan Skala Upah.

Perusahaan perlu memperhatikan aturan terbaru karena kebijakan pengupahan tidak berhenti pada PP 36/2021 versi awal. Beberapa ketentuan, terutama mengenai upah minimum, struktur dan skala upah, serta penguatan kebijakan pengupahan telah mengalami perubahan.

Apakah Upah Harus Dibayar dalam Bentuk Uang?

Ya. Upah pekerja harus dinyatakan dan dibayarkan dalam bentuk uang. Ketentuan ini penting karena upah merupakan hak pekerja yang harus dapat digunakan secara langsung untuk memenuhi kebutuhan hidup.

Aturan lama pernah mengenal kemungkinan pembayaran upah dalam bentuk lain dengan batas tertentu. Namun, aturan lama seperti PP 8/1981 tentang Perlindungan Upah dan PP 78/2015 tentang Pengupahan sudah tidak lagi menjadi dasar utama karena telah dicabut dan digantikan oleh aturan pengupahan yang lebih baru.

Dalam praktik modern, perusahaan tidak boleh mengganti upah utama pekerja dengan barang, voucher, fasilitas, atau benefit non-tunai sebagai pengganti upah yang seharusnya dibayarkan. Fasilitas atau benefit dapat diberikan sebagai tambahan, tetapi tidak boleh menghapus kewajiban membayar upah dalam bentuk uang.

Apakah Upah Harus Dibayar dalam Rupiah?

Ya. Pembayaran upah di Indonesia harus dilakukan dalam mata uang rupiah. Jika dalam perjanjian kerja atau kesepakatan tertentu upah dinyatakan dalam mata uang asing, maka pembayaran tetap perlu memperhatikan ketentuan rupiah dan konversi kurs yang berlaku.

Dalam praktiknya, pekerja di perusahaan asing, perusahaan multinasional, atau proyek internasional kadang melihat nominal gaji dalam mata uang asing. Namun, pembayaran kepada pekerja di Indonesia tetap perlu dilakukan sesuai aturan pembayaran upah yang berlaku di Indonesia.

Jika upah dinyatakan dalam mata uang asing, perusahaan perlu menetapkan mekanisme konversi secara jelas. Misalnya, kurs yang digunakan, tanggal acuan kurs, sumber kurs resmi, dan bagaimana selisih kurs ditangani dalam payroll.

Bagaimana Dasar Perhitungan Upah?

Dalam aturan pengupahan, upah dapat ditetapkan berdasarkan satuan waktu dan/atau satuan hasil. Pemilihan dasar perhitungan upah perlu disesuaikan dengan jenis pekerjaan, pola kerja, perjanjian kerja, dan kesepakatan antara pengusaha dan pekerja.

1. Upah Berdasarkan Satuan Waktu

Upah berdasarkan satuan waktu adalah upah yang dihitung berdasarkan lamanya pekerja bekerja. Bentuknya dapat berupa upah per jam, upah harian, atau upah bulanan.

Upah Per Jam

Upah per jam dapat digunakan untuk pekerja yang bekerja secara paruh waktu atau bekerja kurang dari ketentuan jam kerja penuh. Dalam PP 36/2021, formula upah per jam menggunakan rumus:

Upah per jam = Upah sebulan / 126

Angka 126 digunakan sebagai penyebut formula upah per jam. Dalam praktik HR, penggunaan upah per jam perlu dibuat jelas agar pekerja memahami dasar perhitungannya.

Upah Harian

Upah harian digunakan untuk pekerja yang dibayar berdasarkan hari kerja. Dalam aturan pengupahan, perhitungan upah harian dibedakan berdasarkan sistem hari kerja perusahaan.

Formula ini penting untuk menghitung upah pekerja harian, upah lembur, potongan tertentu, atau pembayaran proporsional dalam kondisi tertentu.

Upah Bulanan

Upah bulanan adalah sistem yang paling umum digunakan untuk pekerja tetap atau pekerja dengan penghasilan bulanan. Dalam sistem ini, pekerja menerima upah setiap bulan sesuai perjanjian kerja dan komponen payroll yang berlaku.

2. Upah Berdasarkan Satuan Hasil

Upah berdasarkan satuan hasil ditetapkan berdasarkan hasil pekerjaan yang disepakati antara pekerja dan pengusaha. Sistem ini dapat digunakan untuk pekerjaan borongan, produksi, atau pekerjaan dengan output terukur.

Namun, penggunaan upah satuan hasil harus dibuat jelas. Perusahaan perlu mengatur standar hasil, kualitas pekerjaan, cara menghitung output, waktu pembayaran, dan mekanisme jika hasil tidak sesuai standar.

Apakah Upah Boleh Lebih Rendah dari Upah Minimum?

Secara umum, pengusaha dilarang membayar upah lebih rendah dari upah minimum yang berlaku, kecuali dalam kondisi tertentu yang memang dikecualikan oleh aturan, seperti ketentuan khusus bagi usaha mikro dan kecil sesuai syarat yang berlaku.

Upah minimum berlaku sebagai jaring pengaman bagi pekerja dengan masa kerja kurang dari satu tahun. Untuk pekerja dengan masa kerja satu tahun atau lebih, perusahaan sebaiknya menggunakan struktur dan skala upah sebagai pedoman penetapan upah.

Untuk memahami topik ini lebih jauh, pembaca dapat membaca artikel BlogHRD tentang upah minimum, struktur dan skala upah, dan cara membuat struktur dan skala upah di Indonesia.

Kapan Upah Harus Dibayarkan?

Pengusaha wajib membayar upah pada waktu yang telah diperjanjikan dengan pekerja. Tanggal pembayaran upah sebaiknya dicantumkan secara jelas dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama.

Jika tanggal pembayaran jatuh pada hari libur, hari yang diliburkan, atau hari istirahat mingguan, maka pelaksanaan pembayaran upah perlu diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama.

Secara umum, upah dapat dibayarkan secara harian, mingguan, atau bulanan. Namun, jangka waktu pembayaran upah oleh pengusaha tidak boleh lebih dari satu bulan.

Bagaimana Cara Pembayaran Upah?

Pembayaran upah dapat dilakukan secara langsung kepada pekerja atau melalui bank. Dalam praktik modern, transfer bank menjadi cara paling umum karena lebih aman, terdokumentasi, dan mudah dilacak.

Jika upah dibayarkan melalui bank, maka upah harus sudah dapat diuangkan oleh pekerja pada tanggal pembayaran upah yang disepakati. Artinya, perusahaan tidak cukup hanya memproses payroll pada tanggal tersebut jika dana belum masuk atau belum dapat digunakan pekerja.

Perusahaan sebaiknya memastikan proses payroll dilakukan lebih awal agar tidak terjadi keterlambatan karena kendala bank, cut-off sistem, hari libur, atau kesalahan data rekening.

Untuk pengelolaan payroll yang lebih rapi, pembaca dapat membaca artikel payroll system di Indonesia dan software payroll sesuai sistem penggajian Indonesia.

Di Mana Upah Dibayarkan?

Tempat pembayaran upah dapat diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama. Jika tempat pembayaran upah tidak diatur, maka pembayaran upah dilakukan di tempat pekerja bekerja.

Dalam konteks pembayaran melalui bank, lokasi fisik pembayaran memang menjadi kurang relevan. Namun, prinsipnya tetap sama: pekerja harus dapat menerima dan menggunakan upahnya sesuai tanggal pembayaran yang telah disepakati.

Apakah Perusahaan Wajib Memberikan Slip Gaji?

Ya. Perusahaan wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima pekerja pada saat upah dibayarkan. Bukti pembayaran ini sering disebut slip gaji.

Slip gaji penting karena membantu pekerja memahami jumlah gaji kotor, potongan, tunjangan, lembur, pajak, BPJS, dan take home pay. Bagi perusahaan, slip gaji juga menjadi bukti bahwa pembayaran upah dilakukan secara transparan.

Untuk contoh dan pembahasan lebih teknis, pembaca dapat membaca artikel contoh slip gaji karyawan.

Apa Saja Isi Slip Gaji yang Baik?

Aturan mewajibkan pemberi kerja memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah. Agar lebih jelas dan transparan, slip gaji sebaiknya memuat beberapa informasi berikut:

• Nama pekerja.
• Nomor induk karyawan jika ada.
• Jabatan atau divisi.
• Periode pembayaran upah.
• Gaji pokok.
• Tunjangan tetap.
• Tunjangan tidak tetap.
• Upah lembur jika ada.
• Bonus atau insentif jika ada.
• Potongan BPJS Kesehatan.
• Potongan BPJS Ketenagakerjaan.
• Potongan PPh 21.
• Potongan pinjaman atau kasbon jika ada.
• Potongan lain yang sah jika ada.
• Total penghasilan bruto.
• Total potongan.
• Take home pay.

Komponen slip gaji perlu dibuat konsisten agar pekerja dapat membandingkan penghasilannya dari bulan ke bulan. Jika ada perubahan gaji, kenaikan tunjangan, potongan baru, atau pembayaran lembur, rincian tersebut sebaiknya terlihat jelas.

Apakah Slip Gaji Boleh Berbentuk Digital?

Slip gaji tidak harus selalu berbentuk kertas. Dalam praktik modern, slip gaji dapat diberikan secara digital melalui email, HRIS, aplikasi payroll, atau portal karyawan, selama pekerja dapat mengakses rincian pembayaran upahnya.

Slip gaji digital justru dapat membantu perusahaan mengurangi pekerjaan administratif, mempercepat distribusi informasi, dan menjaga arsip payroll. Namun, perusahaan tetap perlu memastikan keamanan data karena slip gaji memuat informasi sensitif.

Pekerja sebaiknya juga menyimpan slip gaji dengan baik karena dokumen ini sering dibutuhkan untuk pengajuan kredit, sewa rumah, administrasi visa, klaim tertentu, atau bukti penghasilan.

Bagaimana Jika Perusahaan Tidak Memberikan Slip Gaji?

Jika perusahaan tidak memberikan slip gaji atau rincian pembayaran upah, pekerja atau kuasanya berhak meminta keterangan mengenai rincian pembayaran upah tersebut.

Jika permintaan tersebut tidak berhasil, pekerja dapat meminta bantuan kepada pengawas ketenagakerjaan melalui dinas ketenagakerjaan setempat sesuai mekanisme yang berlaku.

Pekerja sebaiknya menyimpan bukti komunikasi, bukti transfer gaji, kontrak kerja, absensi, dan dokumen lain yang relevan. Dokumen tersebut dapat membantu jika terjadi perbedaan perhitungan upah atau perselisihan pembayaran.

Sanksi Jika Perusahaan Tidak Memberikan Slip Gaji

Perusahaan yang melanggar kewajiban memberikan bukti pembayaran upah dapat dikenai sanksi administratif sesuai ketentuan pengupahan.

Bentuk sanksi administratif dapat berupa:

• Teguran tertulis.
• Pembatasan kegiatan usaha.
• Penghentian sementara sebagian atau seluruh alat produksi.
• Pembekuan kegiatan usaha.

Sanksi ini menunjukkan bahwa slip gaji bukan sekadar dokumen formalitas. Slip gaji adalah bagian dari transparansi pembayaran upah dan perlindungan hak pekerja.

Untuk pembahasan sanksi ketenagakerjaan, pembaca dapat membaca artikel sanksi administratif pelanggaran aturan ketenagakerjaan dan peraturan ketenagakerjaan di Indonesia.

Bagaimana Jika Upah Terlambat Dibayar?

Upah harus dibayarkan sesuai waktu yang telah diperjanjikan. Jika pengusaha terlambat membayar upah karena kesengajaan atau kelalaiannya, perusahaan dapat dikenakan denda sesuai ketentuan.

Keterlambatan pembayaran upah dapat menimbulkan masalah serius karena upah adalah hak dasar pekerja. Selain berdampak pada keuangan pekerja, keterlambatan gaji juga dapat menurunkan kepercayaan, motivasi, dan hubungan kerja di perusahaan.

HR dan finance perlu memiliki kalender payroll yang disiplin. Pastikan data absensi, lembur, cuti, potongan, pajak, BPJS, dan rekening karyawan sudah final sebelum tanggal pembayaran.

Hubungan Pembayaran Upah dengan Absensi dan Lembur

Data absensi dan lembur sangat berpengaruh terhadap payroll. Kesalahan pencatatan kehadiran dapat menyebabkan gaji kurang bayar, potongan keliru, atau lembur tidak terbayar.

Perusahaan perlu memastikan sistem absensi terhubung dengan proses payroll secara akurat. Jika masih menggunakan sistem manual, HR perlu melakukan verifikasi sebelum payroll diproses.

Untuk pembahasan teknis, pembaca dapat membaca artikel cara menghitung absensi karyawan, pengertian dan aturan upah lembur, dan cara hitung lembur karyawan sesuai undang-undang.

Hubungan Pembayaran Upah dengan BPJS dan Pajak

Pembayaran upah juga berkaitan dengan kewajiban BPJS dan pajak. Perusahaan perlu menghitung potongan BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan PPh 21 secara benar sesuai status pekerja dan ketentuan yang berlaku.

Kesalahan penghitungan potongan dapat membuat pekerja menerima take home pay yang tidak sesuai. Karena itu, slip gaji perlu menampilkan potongan dengan jelas.

Untuk memahami kewajiban ini, pembaca dapat membaca artikel BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, cara perhitungan PPh 21, dan dasar pengenaan dan pemotongan DPP PPh 21 pegawai.

Contoh Alur Prosedur Pembayaran Upah di Perusahaan

Berikut contoh alur pembayaran upah yang dapat digunakan perusahaan untuk membuat proses payroll lebih rapi:

1. HR mengumpulkan data absensi, cuti, izin, sakit, keterlambatan, dan lembur.
2. User atau atasan melakukan verifikasi data kehadiran dan lembur.
3. HR memproses perubahan data karyawan, seperti promosi, mutasi, kenaikan gaji, atau perubahan status.
4. Payroll menghitung gaji pokok, tunjangan, insentif, lembur, potongan, BPJS, dan pajak.
5. Finance memverifikasi total pembayaran dan ketersediaan dana.
6. Payroll menyiapkan file transfer bank.
7. Perusahaan melakukan transfer upah sesuai tanggal yang disepakati.
8. Slip gaji diberikan kepada pekerja pada saat upah dibayarkan.
9. Perusahaan menyimpan arsip payroll dan bukti pembayaran.
10. Jika ada koreksi, HR dan payroll membuat penyesuaian sesuai prosedur.

Alur ini dapat disesuaikan dengan ukuran perusahaan. Perusahaan kecil mungkin memiliki proses lebih sederhana, sedangkan perusahaan besar biasanya menggunakan sistem HRIS dan approval berlapis.

Checklist Kepatuhan Pembayaran Upah untuk HR

Berikut checklist praktis yang dapat digunakan HR dan payroll:

• Pastikan upah dibayarkan dalam bentuk uang.
• Pastikan pembayaran upah menggunakan rupiah sesuai ketentuan.
• Pastikan tanggal pembayaran upah tercantum jelas dalam kebijakan perusahaan.
• Pastikan jangka waktu pembayaran upah tidak lebih dari satu bulan.
• Pastikan upah dapat digunakan pekerja pada tanggal pembayaran.
• Pastikan data absensi dan lembur sudah diverifikasi.
• Pastikan upah minimum dipatuhi.
• Pastikan struktur dan skala upah digunakan untuk pekerja dengan masa kerja satu tahun atau lebih.
• Pastikan potongan gaji memiliki dasar yang sah.
• Pastikan PPh 21 dihitung dengan benar.
• Pastikan BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan dihitung dengan benar.
• Pastikan slip gaji diberikan kepada pekerja.
• Pastikan slip gaji memuat rincian upah dan potongan.
• Pastikan arsip payroll disimpan dengan aman.
• Pastikan data gaji pekerja dijaga kerahasiaannya.

Kesalahan Umum Perusahaan dalam Pembayaran Upah

1. Tidak Memberikan Slip Gaji

Slip gaji wajib diberikan sebagai bukti pembayaran upah. Tanpa slip gaji, pekerja sulit mengetahui rincian gaji kotor, potongan, dan take home pay.

2. Terlambat Membayar Upah

Keterlambatan pembayaran upah dapat menimbulkan denda dan menurunkan kepercayaan pekerja. Payroll harus diproses dengan kalender yang jelas.

3. Tidak Menjelaskan Potongan Gaji

Potongan gaji perlu memiliki dasar yang sah dan dijelaskan kepada pekerja. Potongan yang tidak transparan dapat memicu perselisihan.

4. Salah Menghitung Upah Harian atau Per Jam

Kesalahan formula dapat menyebabkan gaji kurang bayar atau lebih bayar. HR perlu memahami formula upah berdasarkan satuan waktu.

5. Mengganti Upah dengan Benefit Non-Tunai

Benefit dapat diberikan sebagai tambahan, tetapi tidak boleh menggantikan kewajiban utama membayar upah dalam bentuk uang.

6. Tidak Menjaga Kerahasiaan Data Payroll

Data gaji adalah informasi sensitif. Perusahaan perlu membatasi akses hanya kepada pihak yang berwenang.

Tips untuk Pekerja agar Memahami Pembayaran Upah

Periksa Slip Gaji Setiap Bulan

Jangan hanya melihat jumlah uang yang masuk ke rekening. Periksa juga komponen gaji, potongan, lembur, pajak, BPJS, dan tunjangan.

Simpan Bukti Pembayaran

Simpan slip gaji, bukti transfer, kontrak kerja, dan dokumen perubahan gaji. Dokumen ini penting jika ada perbedaan perhitungan.

Pahami Komponen Gaji

Pahami mana yang termasuk gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, insentif, lembur, dan potongan. Ini membantu pekerja memahami take home pay.

Tanyakan Jika Ada Selisih

Jika terdapat perbedaan antara gaji yang diterima dan perhitungan seharusnya, tanyakan kepada HR atau payroll dengan membawa data pendukung.

Kesimpulan

Prosedur dan bentuk pembayaran upah harus mengikuti aturan ketenagakerjaan. Upah pekerja wajib dinyatakan dalam bentuk uang dan dibayarkan sesuai waktu yang diperjanjikan. Pembayaran dapat dilakukan secara langsung atau melalui bank, tetapi pekerja harus dapat menggunakan upah tersebut pada tanggal pembayaran yang disepakati.

Dasar perhitungan upah dapat menggunakan satuan waktu atau satuan hasil. Upah satuan waktu dapat berupa per jam, harian, atau bulanan. Untuk upah per jam, formula yang digunakan adalah upah sebulan dibagi 126. Untuk upah harian, perusahaan dengan sistem 6 hari kerja menggunakan formula upah sebulan dibagi 25, sedangkan perusahaan dengan sistem 5 hari kerja menggunakan formula upah sebulan dibagi 21.

Perusahaan juga wajib memberikan bukti pembayaran upah atau slip gaji yang memuat rincian upah pekerja. Jika slip gaji tidak diberikan, pekerja dapat meminta rincian pembayaran upah kepada perusahaan. Jika tidak berhasil, pekerja dapat meminta bantuan pengawas ketenagakerjaan.

Bagi HR dan payroll, kepatuhan pembayaran upah bukan hanya soal menghitung gaji tepat waktu. Proses ini juga mencakup transparansi, dokumentasi, perlindungan data, ketepatan potongan, kepatuhan pajak dan BPJS, serta kesiapan perusahaan menghadapi pemeriksaan ketenagakerjaan.

Referensi External

• JDIH Kemnaker – PP Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan
• JDIH BPK – PP Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan
• JDIH Kemnaker – PP Nomor 51 Tahun 2023 tentang Perubahan atas PP 36/2021
• JDIH BPK – PP Nomor 51 Tahun 2023 tentang Perubahan atas PP Pengupahan
• JDIH Kemnaker – PP Nomor 49 Tahun 2025 tentang Perubahan Kedua atas PP 36/2021
• JDIH BPK – PP Nomor 49 Tahun 2025 tentang Perubahan Kedua atas PP Pengupahan
• JDIH BPK – UU Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perppu Cipta Kerja menjadi Undang-Undang
• JDIH Kemnaker – Permenaker Nomor 1 Tahun 2017 tentang Struktur dan Skala Upah
• Bank Indonesia – Kewajiban Penggunaan Rupiah di Wilayah NKRI
• OJK – Sistem Pembayaran dan Transfer Dana