Informasi Program Payroll Bank Mandiri Yang Wajib Diketahui HR

Payroll Bank Mandiri adalah layanan pembayaran gaji karyawan secara massal melalui sistem perbankan Bank Mandiri. Bagi perusahaan, layanan ini membantu proses distribusi gaji menjadi lebih cepat, aman, dan terpusat. Bagi tim HR dan finance, payroll bank juga memudahkan pengelolaan pembayaran gaji, tunjangan, insentif, THR, bonus, hingga remunerasi lainnya ke rekening karyawan.

Dalam praktik bisnis modern, payroll tidak lagi hanya berarti “transfer gaji”. Payroll mencakup banyak proses: pengumpulan data absensi, perhitungan gaji pokok, tunjangan, lembur, potongan, PPh 21, BPJS, pinjaman karyawan, validasi rekening, approval internal, transfer dana, penerbitan slip gaji, dan rekonsiliasi pembayaran.

Karena itu, penggunaan payroll Bank Mandiri perlu dipahami secara menyeluruh oleh HR. Perusahaan bukan hanya perlu tahu cara membayar gaji melalui bank, tetapi juga perlu memastikan data karyawan benar, sistem approval aman, dokumen payroll tersimpan rapi, dan proses pembayaran sesuai jadwal penggajian perusahaan.

Artikel bloghrd.com ini akan membahas pengertian payroll Bank Mandiri, manfaatnya untuk perusahaan, channel pembayaran yang tersedia, syarat pembukaan rekening payroll, dokumen yang perlu disiapkan karyawan, biaya payroll, alur proses pembayaran gaji, hingga tips mengintegrasikan payroll bank dengan software HR.

Apa Itu Payroll Bank Mandiri?

Payroll Bank Mandiri adalah layanan pembayaran gaji karyawan secara massal yang dilakukan oleh perusahaan melalui sistem Bank Mandiri. Dengan layanan ini, perusahaan dapat membayar gaji ke banyak karyawan dalam satu proses, baik ke rekening Mandiri maupun, pada channel tertentu, ke rekening bank lain.

Secara sederhana, payroll Bank Mandiri membantu perusahaan memindahkan dana dari rekening perusahaan ke rekening karyawan sesuai data payroll yang sudah disiapkan. Data tersebut biasanya berisi nama karyawan, nomor rekening, nominal gaji bersih, dan informasi pembayaran lain yang diperlukan.

Dalam konteks pengelolaan SDM, payroll bank adalah bagian akhir dari proses penggajian. Sebelum dana ditransfer, HR dan finance harus memastikan perhitungan gaji sudah benar. Untuk memahami alur lengkapnya, Anda dapat membaca artikel siklus penggajian dalam perusahaan, komponen gaji, dan cara menghitung gaji bersih di Excel untuk payroll karyawan.

Payroll Bank Mandiri untuk Perusahaan

Untuk perusahaan, layanan payroll membantu pembayaran gaji dilakukan lebih efisien dibanding transfer manual satu per satu. Perusahaan dapat menggunakan layanan digital seperti Kopra by Mandiri, Mandiri Cash Management, atau layanan payroll package sesuai kebutuhan dan kerja sama dengan Bank Mandiri.

Payroll Bank Mandiri untuk Karyawan

Untuk karyawan, rekening payroll Mandiri dapat digunakan untuk menerima gaji, tunjangan, insentif, THR, bonus, atau pembayaran lain dari perusahaan. Karyawan juga dapat menikmati layanan perbankan Mandiri seperti Livin’ by Mandiri, kartu debit, tarik tunai, transfer, serta fasilitas finansial lain sesuai ketentuan bank.

Mengapa HR Perlu Memahami Payroll Bank Mandiri?

HR perlu memahami payroll Bank Mandiri karena proses pembayaran gaji menyangkut hak karyawan, reputasi perusahaan, dan kepatuhan administrasi. Jika terjadi kesalahan nomor rekening, nominal gaji, file upload, atau approval, pembayaran gaji bisa terlambat atau salah transfer.

1. Payroll Berhubungan Langsung dengan Hak Karyawan

Gaji adalah hak dasar karyawan. Pembayaran yang terlambat atau salah nominal dapat menimbulkan keluhan, menurunkan kepercayaan, dan mengganggu hubungan kerja. Karena itu, HR harus memastikan data payroll sudah benar sebelum dikirim ke sistem bank.

2. Payroll Memerlukan Koordinasi HR dan Finance

HR biasanya bertanggung jawab atas data karyawan, absensi, cuti, lembur, tunjangan, BPJS, dan status pajak. Finance bertanggung jawab atas dana, approval pembayaran, pencatatan akuntansi, dan rekonsiliasi bank. Payroll bank berada di tengah dua fungsi ini.

Agar prosesnya rapi, perusahaan dapat menggunakan software payroll sesuai sistem penggajian Indonesia atau Human Resource Information System atau HRIS.

3. Payroll Membutuhkan Data yang Aman

Data payroll berisi informasi sensitif seperti nama karyawan, nomor rekening, gaji, tunjangan, potongan, pajak, dan rekening bank. Karena itu, perusahaan perlu mengatur hak akses, approval, dan penyimpanan data secara aman.

4. Payroll Memengaruhi Laporan Keuangan

Pembayaran gaji harus sesuai dengan pencatatan biaya tenaga kerja dalam laporan keuangan. Setelah gaji ditransfer, finance perlu melakukan rekonsiliasi antara laporan payroll, bukti transfer bank, dan jurnal akuntansi.

Channel Payroll Bank Mandiri yang Perlu Diketahui

Bank Mandiri menyediakan beberapa channel atau mekanisme untuk membantu perusahaan melakukan payroll. Istilah dan pilihan channel dapat berubah mengikuti kebijakan Bank Mandiri, sehingga perusahaan sebaiknya selalu mengonfirmasi detail layanan terbaru ke cabang Bank Mandiri atau relationship manager masing-masing.

1. Kopra by Mandiri

Kopra by Mandiri adalah platform digital untuk kebutuhan transaksi bisnis dan perusahaan. Dalam konteks payroll, Kopra dapat digunakan untuk mengelola pembayaran gaji karyawan secara lebih terpusat.

Beberapa channel payroll melalui Kopra:

• Kopra Wholesale, untuk perusahaan dengan kebutuhan transaksi besar dan kompleks.
• Kopra Retail, untuk pelaku usaha kecil hingga menengah dengan kebutuhan transaksi yang lebih sederhana.
• Kopra H2H atau Host-to-Host, untuk integrasi sistem perusahaan dengan Bank Mandiri agar proses payroll dapat berjalan lebih otomatis.

Dalam channel ini, payroll dapat dilakukan melalui input manual, file upload, atau integrasi sistem, tergantung fasilitas yang digunakan perusahaan.

2. Mandiri Cash Management atau MCM

Mandiri Cash Management adalah layanan cash management yang dapat digunakan perusahaan untuk transaksi keuangan, termasuk pembayaran payroll. Dalam mekanisme ini, perusahaan dapat mengunggah data payroll melalui website MCM dan menjalankan instruksi pembayaran sesuai jadwal yang ditentukan.

3. Jasa Payroll Package

Jasa Payroll Package adalah layanan di mana perusahaan mengirimkan softcopy data gaji kepada Bank Mandiri untuk diproses sesuai waktu yang ditentukan pada hari kerja pembayaran. Mekanisme ini dapat menjadi pilihan bagi perusahaan yang belum menggunakan payroll sepenuhnya melalui platform digital mandiri.

4. Kopra H2H untuk Integrasi Sistem

Untuk perusahaan yang memiliki sistem payroll internal atau HRIS sendiri, integrasi Host-to-Host dapat menjadi pilihan. Dengan integrasi ini, proses pengiriman instruksi payroll dapat lebih otomatis dan tidak terlalu bergantung pada upload file manual.

Namun, integrasi H2H biasanya membutuhkan kesiapan teknis, pengujian sistem, prosedur keamanan, serta kesepakatan layanan dengan bank.

Perbedaan Payroll Bank Mandiri untuk HR dan Software Payroll Internal

Payroll Bank Mandiri dan software payroll internal memiliki fungsi yang berbeda, tetapi saling melengkapi. HR tidak boleh menganggap layanan bank sebagai pengganti sistem perhitungan payroll sepenuhnya.

Idealnya, HR menggunakan software payroll untuk menghitung gaji bersih, lalu data finalnya digunakan sebagai file pembayaran melalui payroll Bank Mandiri. Dengan cara ini, proses payroll lebih rapi dari sisi perhitungan maupun pembayaran.

Manfaat Payroll Bank Mandiri untuk Perusahaan

1. Mempercepat Pembayaran Gaji Karyawan

Dengan payroll massal, perusahaan tidak perlu melakukan transfer satu per satu. File payroll dapat diproses dalam jumlah besar, sehingga proses pembayaran gaji menjadi lebih cepat dan efisien.

2. Mengurangi Risiko Kesalahan Manual

Jika perusahaan melakukan transfer manual satu per satu, risiko salah nominal, salah rekening, atau pembayaran terlewat akan lebih besar. Payroll bank membantu mengurangi risiko tersebut, terutama jika data sudah divalidasi dengan baik.

3. Mendukung Approval Berlapis

Dalam platform corporate banking seperti Kopra, perusahaan dapat mengatur peran maker, checker, dan approver. Pembagian peran ini penting agar transaksi payroll tidak hanya dibuat dan disetujui oleh satu orang.

4. Membantu Rekonsiliasi Payroll

Laporan transaksi dari bank dapat digunakan finance untuk mencocokkan pembayaran gaji dengan laporan payroll internal. Rekonsiliasi ini penting agar tidak ada pembayaran ganda, gagal transfer, atau selisih antara data payroll dan mutasi rekening.

5. Memberi Fasilitas Perbankan bagi Karyawan

Karyawan yang menerima gaji melalui Mandiri Tabungan Payroll dapat menikmati layanan perbankan Mandiri, seperti transaksi melalui Livin’ by Mandiri, kartu debit, ATM, dan beberapa fasilitas finansial sesuai ketentuan bank.

6. Memudahkan Perusahaan dengan Banyak Karyawan

Semakin banyak karyawan, semakin sulit proses pembayaran manual. Payroll bank membantu perusahaan yang memiliki ratusan hingga ribuan karyawan agar pembayaran gaji tetap dapat dilakukan secara terstruktur.

Syarat Payroll Bank Mandiri untuk Perusahaan

Untuk menggunakan layanan payroll Bank Mandiri, perusahaan perlu menghubungi cabang Bank Mandiri terdekat atau relationship manager yang menangani layanan bisnis perusahaan. Bank Mandiri akan menjelaskan fitur, benefit, dokumen, dan mekanisme yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Dokumen dan Persiapan yang Umumnya Dibutuhkan Perusahaan

• Data legalitas perusahaan.
• Rekening perusahaan di Bank Mandiri jika diperlukan.
• Perjanjian kerja sama atau dokumen kesepakatan layanan payroll.
• Data PIC perusahaan yang berwenang mengelola payroll.
• Pengaturan user maker, checker, dan approver.
• Format file payroll sesuai ketentuan bank.
• Jadwal pembayaran gaji karyawan.
• Data rekening karyawan penerima gaji.

Perusahaan juga perlu memastikan pembukaan rekening karyawan payroll berjalan sesuai prosedur. Jika karyawan belum memiliki rekening Mandiri, perusahaan dapat berkoordinasi dengan bank untuk pembukaan rekening secara kolektif atau pembukaan rekening payroll online sesuai fasilitas yang tersedia.

Syarat Pembukaan Rekening Payroll Bank Mandiri untuk Karyawan

Karyawan yang akan menerima gaji melalui rekening payroll Bank Mandiri perlu memenuhi syarat dan menyiapkan dokumen sesuai ketentuan bank. Berdasarkan informasi produk Mandiri Tabungan Payroll, dokumen identitas untuk WNI umumnya berupa KTP dan NPWP, sedangkan WNA menggunakan paspor dan KITAS/KITAP yang berlaku serta NPWP/TIN jika relevan.

Persyaratan Umum untuk Karyawan WNI

• Berstatus Warga Negara Indonesia.
• Memiliki e-KTP yang valid dan tercatat pada data Dukcapil.
• Memiliki nomor ponsel aktif.
• Memiliki alamat email aktif.
• Menyiapkan NPWP jika diperlukan sesuai kondisi pajak.
• Mengikuti proses verifikasi sesuai ketentuan Bank Mandiri.

Dokumen yang Perlu Disiapkan

• KTP asli.
• NPWP asli jika diminta atau relevan.
• Foto diri sesuai ketentuan pembukaan rekening.
• Tanda tangan di atas kertas putih jika diperlukan dalam proses onboarding.
• Nomor ponsel dan email yang aktif.

HR perlu mengingatkan karyawan agar data yang diinput sesuai dokumen identitas. Kesalahan nama, NIK, tanggal lahir, atau nomor ponsel dapat menghambat proses pembukaan rekening.

Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Pembukaan Rekening Payroll Online

Bank Mandiri memiliki layanan pembukaan rekening secara digital melalui kanal online tertentu. Namun, detail produk, URL, fitur, dan persyaratan dapat berubah. Karena itu, HR sebaiknya selalu menggunakan link resmi yang diberikan Bank Mandiri dan tidak membagikan tautan dari sumber tidak jelas.

1. Gunakan Link atau QR Resmi dari Bank Mandiri

Jika perusahaan memperoleh link khusus atau QR code pembukaan rekening payroll, pastikan link tersebut berasal dari Bank Mandiri atau cabang/relationship manager resmi. HR perlu berhati-hati karena pembukaan rekening melibatkan data pribadi karyawan.

2. Akses Melalui Perangkat yang Sesuai

Beberapa layanan pembukaan rekening digital Bank Mandiri lebih optimal diakses melalui mobile browser atau aplikasi resmi. Karena itu, HR perlu menyampaikan instruksi teknis kepada karyawan dengan jelas, termasuk browser yang disarankan jika bank memberikan panduan tertentu.

3. Pastikan Foto Dokumen Jelas

Foto KTP, NPWP, wajah, dan tanda tangan harus jelas, tidak buram, tidak terpotong, dan sesuai instruksi. Foto yang tidak sesuai dapat membuat proses verifikasi gagal atau harus diulang.

4. Pastikan Nomor HP dan Email Aktif

OTP, notifikasi, dan konfirmasi pembukaan rekening biasanya dikirim ke nomor ponsel atau email. Jika nomor ponsel tidak aktif, proses onboarding dapat terhambat.

5. Siapkan Koneksi Internet Stabil

Jika proses pembukaan rekening membutuhkan video call atau verifikasi online, koneksi internet yang stabil sangat penting. HR sebaiknya meminta karyawan melakukannya di tempat yang terang dan tidak bising.

6. Jangan Bagikan OTP dan PIN

HR perlu mengingatkan karyawan agar tidak membagikan OTP, password, PIN, atau data rahasia kepada siapa pun, termasuk pihak yang mengaku dari bank. Bank tidak meminta PIN atau OTP melalui pihak tidak resmi.

Waktu Layanan dan Aktivasi Rekening Payroll

Dalam pembukaan rekening digital, proses pendaftaran dapat dilakukan secara online. Namun, proses verifikasi dapat bergantung pada jam layanan video call atau prosedur validasi yang berlaku di Bank Mandiri. Setelah proses berhasil, nasabah biasanya akan menerima informasi nomor rekening dan konfirmasi pembukaan rekening melalui kanal resmi.

Kapan Rekening Payroll Bisa Digunakan?

Rekening payroll dapat digunakan setelah proses pembukaan rekening selesai dan rekening aktif. HR sebaiknya tidak memasukkan rekening baru ke payroll batch sebelum nomor rekening benar-benar terkonfirmasi.

Bagaimana dengan Kartu Debit?

Kartu debit dapat dikirim atau diberikan sesuai mekanisme Bank Mandiri. Jika karyawan menerima kartu debit fisik, karyawan perlu mengikuti prosedur aktivasi kartu dan pembuatan PIN sesuai panduan resmi bank.

Biaya Payroll Bank Mandiri

Biaya payroll Bank Mandiri dapat berbeda tergantung channel, jenis layanan, program, dan kesepakatan perusahaan dengan bank. Karena itu, HR dan finance perlu selalu mengonfirmasi tarif terbaru sebelum memilih layanan.

Contoh Informasi Biaya dari Halaman Resmi Bank Mandiri

Perbedaan angka biaya pada beberapa halaman resmi dapat terjadi karena perbedaan channel dan produk layanan. Karena itu, angka biaya di atas sebaiknya diperlakukan sebagai referensi awal, bukan satu-satunya dasar keputusan. Perusahaan tetap perlu meminta informasi tertulis terbaru dari Bank Mandiri sebelum implementasi.

Alur Payroll Bank Mandiri untuk Perusahaan

Agar proses pembayaran gaji berjalan lancar, HR dan finance perlu memiliki alur kerja yang jelas. Berikut contoh alur payroll yang dapat diterapkan perusahaan.

1. HR Mengumpulkan Data Payroll

HR mengumpulkan data absensi, cuti, lembur, perubahan gaji, tunjangan, bonus, insentif, potongan, pinjaman karyawan, BPJS, dan status pajak. Data ini menjadi dasar perhitungan gaji.

Jika perusahaan menggunakan sistem absensi digital, data kehadiran akan lebih mudah direkap. Anda dapat membaca artikel perbandingan absensi manual dan absensi digital, aplikasi absensi online, dan aplikasi cuti online karyawan.

2. Payroll Menghitung Gaji Bersih

Setelah data dikumpulkan, tim payroll menghitung gaji bersih atau take home pay setiap karyawan. Komponen yang dihitung dapat meliputi gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, uang lembur, bonus, PPh 21, BPJS, koperasi, pinjaman, unpaid leave, dan potongan lain.

Untuk perhitungan lembur, perusahaan dapat membaca artikel rumus dan cara perhitungan lembur karyawan.

3. HR dan Finance Melakukan Review

Hasil payroll perlu direview sebelum dibayarkan. Review dapat mencakup total payroll, perubahan nominal signifikan, karyawan baru, karyawan resign, rekening baru, potongan yang tidak biasa, dan nilai PPh 21.

Perhitungan pajak perlu mengikuti ketentuan terbaru. Anda dapat membaca artikel tarif PPh 21 terbaru dan tarif pajak PPh 21.

4. File Payroll Disiapkan Sesuai Format Bank

Setelah angka payroll final disetujui, perusahaan menyiapkan file payroll sesuai format Bank Mandiri atau channel yang digunakan. File biasanya berisi nomor rekening, nama penerima, nominal transfer, dan informasi tambahan yang diminta sistem.

5. Maker Mengunggah atau Membuat Instruksi Pembayaran

User maker membuat instruksi pembayaran payroll melalui platform yang digunakan, misalnya Kopra atau Mandiri Cash Management. Jika menggunakan H2H, instruksi dapat dikirim melalui integrasi sistem sesuai mekanisme yang disepakati.

6. Checker atau Approver Memvalidasi Transaksi

Transaksi payroll sebaiknya tidak langsung dijalankan tanpa approval. Checker atau approver perlu memeriksa nominal total, tanggal efektif, rekening sumber dana, dan ringkasan transaksi sebelum menyetujui.

7. Payroll Diproses oleh Bank

Setelah disetujui, transaksi payroll diproses sesuai instruksi dan cut-off layanan. Jika ada rekening gagal transfer, perusahaan perlu memeriksa laporan transaksi dan melakukan tindak lanjut.

8. Finance Melakukan Rekonsiliasi

Setelah payroll diproses, finance mencocokkan laporan bank dengan daftar payroll internal. Jika ada transaksi gagal, selisih, atau pengembalian dana, hal tersebut perlu dicatat dan diselesaikan.

9. HR Membagikan Slip Gaji

Setelah pembayaran selesai, HR dapat membagikan slip gaji kepada karyawan. Slip gaji sebaiknya mencantumkan rincian pendapatan, potongan, pajak, BPJS, dan take home pay. Untuk formatnya, baca artikel contoh cara membuat slip gaji di Excel dan aplikasi slip gaji online untuk UKM.

Format Data Payroll yang Perlu Disiapkan HR

Format data payroll dapat berbeda tergantung sistem bank dan kesepakatan perusahaan. Namun, secara umum, HR dan finance perlu menyiapkan data berikut.

Kontrol Internal dalam Payroll Bank Mandiri

Payroll adalah transaksi berisiko tinggi karena jumlah dana besar dan melibatkan data banyak karyawan. Karena itu, perusahaan perlu menerapkan kontrol internal yang kuat.

1. Terapkan Maker, Checker, dan Approver

Pemisahan peran penting untuk mencegah penyalahgunaan. Maker membuat transaksi, checker memeriksa, dan approver menyetujui. Jangan membiarkan satu orang menguasai seluruh proses dari pembuatan sampai approval pembayaran.

2. Batasi Akses File Payroll

File payroll hanya boleh diakses oleh pihak yang berwenang. Data gaji adalah informasi sensitif dan tidak boleh dibagikan ke tim yang tidak membutuhkan.

3. Gunakan Rekening Sumber Dana yang Tepat

Finance perlu memastikan rekening sumber dana memiliki saldo cukup sebelum payroll dijalankan. Kekurangan saldo dapat menyebabkan pembayaran gagal.

4. Verifikasi Perubahan Rekening Karyawan

Perubahan nomor rekening harus diverifikasi dengan dokumen atau approval yang jelas. Ini penting untuk mencegah fraud atau salah transfer.

5. Simpan Bukti Approval

Setiap payroll batch sebaiknya memiliki bukti approval internal, baik dari HR, finance, maupun manajemen. Dokumen ini berguna untuk audit.

6. Rekonsiliasi Setelah Payroll

Setelah transaksi selesai, finance perlu memastikan total dana keluar sama dengan total payroll yang disetujui. Jika ada transaksi gagal, harus segera ditindaklanjuti.

Keamanan Data Payroll Karyawan

Data payroll termasuk data sensitif. Perusahaan perlu menjaga kerahasiaan data karyawan karena informasi gaji, nomor rekening, dan identitas pribadi dapat disalahgunakan jika bocor.

Prinsip Keamanan yang Perlu Diterapkan

• Gunakan akses berbasis peran.
• Batasi file payroll hanya untuk HR dan finance yang berwenang.
• Gunakan password pada file sensitif jika dikirim melalui email internal.
• Hindari mengirim file payroll melalui kanal tidak resmi.
• Gunakan perangkat kerja yang aman.
• Hapus akses mantan karyawan HR atau finance.
• Simpan arsip payroll di sistem yang aman.
• Lakukan audit akses secara berkala.

Jika perusahaan menggunakan software HR atau payroll, pastikan sistem memiliki fitur hak akses, audit log, backup data, dan keamanan yang memadai. Hal ini juga menjadi bagian dari pengelolaan personalia dan sumber daya manusia yang profesional.

Payroll Bank Mandiri dan PPh 21

Payroll bank hanya menyalurkan pembayaran gaji. Perhitungan pajak tetap menjadi tanggung jawab perusahaan sebagai pemotong PPh 21. Karena itu, sebelum file payroll dikirim ke bank, HR dan payroll harus memastikan PPh 21 sudah dihitung dengan benar.

Hal yang Perlu Diperhatikan dalam PPh 21 Payroll

• Status PTKP karyawan.
• NPWP atau NIK karyawan.
• Penghasilan bruto bulanan.
• Penghasilan tidak teratur seperti bonus dan THR.
• Potongan yang diperbolehkan.
• Metode pajak gross, gross up, atau netto.
• Penggunaan Tarif Efektif Rata-rata atau TER untuk masa pajak berjalan.
• Rekonsiliasi PPh 21 pada masa pajak terakhir.

Jika perusahaan membayar THR melalui Bank Mandiri, perhitungan pajaknya juga harus benar. Untuk referensi, baca artikel ketentuan pembayaran THR karyawan dan besaran THR dan pajak penghasilannya.

Payroll Bank Mandiri dan BPJS

Selain PPh 21, payroll juga berkaitan dengan BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan. Potongan iuran pekerja dan porsi iuran perusahaan perlu dihitung sebelum gaji bersih ditransfer.

BPJS Kesehatan

Perusahaan perlu menghitung iuran BPJS Kesehatan pekerja penerima upah sesuai ketentuan yang berlaku. Porsi yang menjadi tanggungan karyawan biasanya menjadi potongan pada slip gaji.

Untuk pembahasan lebih lengkap, baca artikel cara menghitung iuran BPJS Kesehatan karyawan.

BPJS Ketenagakerjaan

BPJS Ketenagakerjaan mencakup beberapa program seperti JHT, JKK, JKM, JP, dan JKP sesuai ketentuan kepesertaan. Data upah, status karyawan, dan kepesertaan perlu diperbarui secara rutin.

Untuk administrasinya, Anda dapat membaca artikel iuran BPJS Ketenagakerjaan, panduan lengkap SIPP Online BPJS Ketenagakerjaan, dan cara mendaftar SIPP Online dan manfaatnya untuk perusahaan.

Integrasi Payroll Bank Mandiri dengan Software HR

Payroll Bank Mandiri akan lebih optimal jika perusahaan memiliki software HR atau payroll yang sudah rapi. Software HR membantu menghitung gaji, sedangkan payroll bank membantu menyalurkan pembayaran.

Manfaat Integrasi Software HR dan Payroll Bank

• Data gaji bersih lebih cepat disiapkan.
• Komponen gaji lebih mudah dihitung.
• Absensi, cuti, dan lembur dapat otomatis masuk payroll.
• PPh 21 dan BPJS lebih mudah direkap.
• File payroll dapat diekspor sesuai kebutuhan bank.
• Slip gaji digital dapat diterbitkan setelah pembayaran.
• Riwayat payroll tersimpan rapi.
• Laporan biaya tenaga kerja lebih mudah dibuat.

Fitur Software Payroll yang Dibutuhkan

• Database karyawan.
• Komponen gaji fleksibel.
• Absensi terintegrasi.
• Pengajuan cuti dan lembur.
• Perhitungan PPh 21.
• Perhitungan BPJS.
• Slip gaji digital.
• Export file payroll.
• Approval payroll.
• Laporan payroll.

Contoh SOP Payroll Bank Mandiri untuk HR dan Finance

Berikut contoh SOP sederhana yang dapat digunakan sebagai acuan internal perusahaan.

1. Cut-off Data Payroll

HR menetapkan tanggal cut-off absensi, cuti, lembur, bonus, komisi, dan perubahan data karyawan. Setelah cut-off, perubahan data hanya dapat dilakukan dengan approval khusus.

2. Perhitungan Payroll

Tim payroll menghitung gaji berdasarkan data yang sudah final. Perhitungan mencakup pendapatan, potongan, pajak, BPJS, dan take home pay.

3. Review Internal

Hasil payroll diperiksa oleh HR manager dan finance. Jika ada selisih atau perubahan besar, data harus diklarifikasi sebelum diproses.

4. Persiapan File Bank

Payroll officer mengekspor file pembayaran sesuai format Bank Mandiri. File diperiksa ulang untuk memastikan nomor rekening, nama, dan nominal sudah benar.

5. Upload atau Instruksi Payroll

Maker mengunggah file atau membuat instruksi pembayaran melalui channel Bank Mandiri yang digunakan perusahaan.

6. Approval Pembayaran

Approver memeriksa ringkasan transaksi dan menyetujui pembayaran jika data sudah benar.

7. Monitoring Status Transaksi

Setelah transaksi diproses, HR dan finance memeriksa laporan transaksi untuk memastikan pembayaran berhasil.

8. Rekonsiliasi

Finance mencocokkan total payroll, mutasi rekening, laporan transaksi bank, dan jurnal payroll.

9. Distribusi Slip Gaji

HR membagikan slip gaji kepada karyawan melalui sistem HRIS, email, atau metode resmi perusahaan.

10. Arsip Dokumen

Perusahaan menyimpan file payroll final, bukti approval, laporan transaksi, slip gaji, dan dokumen pendukung payroll.

Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Menggunakan Payroll Bank

1. Tidak Memvalidasi Nomor Rekening Karyawan

Kesalahan nomor rekening dapat menyebabkan transfer gagal atau salah kirim. HR perlu memverifikasi rekening baru dan perubahan rekening sebelum payroll diproses.

2. Menggunakan File Payroll yang Belum Final

Jika file payroll belum final tetapi sudah diupload, perusahaan bisa membayar nominal yang salah. Pastikan file yang digunakan adalah versi final yang sudah disetujui.

3. Tidak Memperhatikan Cut-off Transaksi

Setiap channel pembayaran memiliki waktu cut-off yang perlu diperhatikan. Jika payroll diunggah terlalu dekat dengan batas waktu, pembayaran dapat terlambat.

4. Tidak Menyiapkan Saldo Cukup

Sebelum payroll dijalankan, finance harus memastikan saldo rekening sumber dana cukup untuk total payroll dan biaya transaksi.

5. Hak Akses Terlalu Luas

File payroll dan akses platform bank tidak boleh diberikan kepada terlalu banyak orang. Semakin luas akses, semakin besar risiko kebocoran data atau penyalahgunaan.

6. Tidak Mengecek Transaksi Gagal

Setelah payroll diproses, perusahaan perlu memeriksa apakah semua transaksi berhasil. Jika ada gagal transfer, HR harus segera menghubungi karyawan terkait dan menyelesaikan pembayaran.

7. Tidak Menyesuaikan Payroll dengan Pajak Terbaru

Bank hanya memproses pembayaran. Jika perhitungan PPh 21 salah, kesalahan tersebut tetap menjadi tanggung jawab perusahaan. Karena itu, update regulasi pajak harus masuk ke SOP payroll.

Checklist Sebelum Menggunakan Payroll Bank Mandiri

• Apakah perusahaan sudah menghubungi cabang atau relationship manager Bank Mandiri?
• Apakah jenis layanan payroll yang digunakan sudah dipilih?
• Apakah biaya transaksi sudah dikonfirmasi secara tertulis?
• Apakah rekening sumber dana sudah siap?
• Apakah user maker, checker, dan approver sudah ditentukan?
• Apakah format file payroll sudah sesuai ketentuan bank?
• Apakah rekening karyawan sudah divalidasi?
• Apakah karyawan baru sudah membuka rekening payroll?
• Apakah data absensi, cuti, dan lembur sudah final?
• Apakah PPh 21 sudah dihitung sesuai ketentuan terbaru?
• Apakah BPJS sudah dihitung dan direkap dengan benar?
• Apakah nominal take home pay sudah disetujui HR dan finance?
• Apakah jadwal payroll tidak melewati cut-off bank?
• Apakah laporan transaksi dapat diunduh untuk rekonsiliasi?
• Apakah slip gaji siap dibagikan setelah pembayaran?

Tips untuk HR agar Payroll Bank Mandiri Berjalan Lancar

1. Buat Kalender Payroll Bulanan

Kalender payroll membantu HR dan finance mengatur jadwal cut-off data, perhitungan gaji, review, approval, upload file bank, pembayaran, dan distribusi slip gaji.

2. Gunakan Data Karyawan yang Selalu Diperbarui

Pastikan data nama, NIK, nomor rekening, status pajak, BPJS, jabatan, dan status kerja selalu diperbarui. Data yang tidak valid dapat mengganggu proses payroll.

3. Pisahkan Peran HR dan Finance

HR sebaiknya fokus pada data karyawan dan komponen payroll, sedangkan finance fokus pada pembayaran, approval dana, dan rekonsiliasi bank.

4. Gunakan Payroll Trial Saat Implementasi Awal

Sebelum payroll pertama dijalankan penuh, lakukan simulasi atau parallel run. Bandingkan hasil perhitungan manual, software payroll, dan format bank.

5. Simpan Riwayat Pembayaran

Riwayat payroll penting untuk audit, pelaporan pajak, BPJS, bukti pembayaran, dan penyelesaian komplain karyawan.

6. Komunikasikan Proses ke Karyawan

Jika perusahaan baru beralih ke payroll Bank Mandiri, sampaikan kepada karyawan tentang pembukaan rekening, aktivasi kartu, jadwal pembayaran, dan kontak HR jika terjadi kendala.

Payroll Bank Mandiri untuk Perusahaan Kecil dan Menengah

Perusahaan kecil dan menengah juga dapat memanfaatkan layanan payroll bank, terutama jika jumlah karyawan mulai bertambah dan pembayaran manual semakin menyita waktu. Namun, sebelum memilih layanan, perusahaan perlu mempertimbangkan volume transaksi, biaya, kemudahan penggunaan, dan kesiapan tim internal.

Pertanyaan yang Perlu Dijawab UKM

• Berapa jumlah karyawan yang akan dibayar setiap bulan?
• Apakah semua karyawan memiliki rekening Mandiri?
• Apakah perusahaan perlu transfer ke bank lain?
• Apakah payroll masih dihitung manual?
• Apakah perusahaan sudah memiliki software payroll?
• Siapa yang akan menjadi maker dan approver?
• Apakah biaya transaksi masih sesuai dengan budget perusahaan?

Jika perusahaan belum siap menggunakan sistem yang kompleks, mulai dari proses sederhana tetapi tetap rapi. Yang penting, data gaji dihitung benar, pembayaran tepat waktu, dan bukti transaksi terdokumentasi.

Payroll Bank Mandiri untuk Perusahaan Besar

Perusahaan besar biasanya membutuhkan kontrol yang lebih kuat. Selain jumlah karyawan yang banyak, perusahaan besar mungkin memiliki beberapa cabang, beberapa entitas, multi lokasi kerja, payroll berbeda per departemen, pembayaran bonus, pembayaran THR, dan kebutuhan integrasi sistem.

Hal yang Perlu Diprioritaskan Perusahaan Besar

• Integrasi HRIS dan banking system.
• Approval bertingkat.
• Segregation of duties.
• Audit log transaksi.
• Validasi data rekening otomatis jika tersedia.
• Rekonsiliasi massal.
• File encryption jika data dikirim ke bank.
• Monitoring transaksi gagal.
• Dashboard laporan payroll.

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan tentang Payroll Bank Mandiri

Apakah payroll Bank Mandiri hanya bisa untuk rekening Mandiri?

Tergantung channel yang digunakan. Beberapa layanan mendukung pembayaran ke rekening Mandiri dan rekening bank lain, sedangkan beberapa layanan tertentu dapat dibatasi untuk rekening Mandiri. Perusahaan perlu mengonfirmasi detailnya kepada Bank Mandiri.

Apakah karyawan harus membuka rekening Mandiri?

Jika perusahaan menetapkan Mandiri sebagai bank payroll, karyawan biasanya perlu memiliki rekening Mandiri untuk menerima gaji melalui skema payroll tersebut. Namun, kebijakan ini bergantung pada kerja sama perusahaan dengan bank dan opsi pembayaran yang digunakan.

Apakah pembukaan rekening payroll bisa dilakukan online?

Bank Mandiri memiliki fasilitas pembukaan rekening digital untuk produk tertentu. Untuk rekening payroll, mekanisme pembukaan dapat dilakukan sesuai ketentuan bank, baik melalui perusahaan, cabang, maupun web online onboarding jika tersedia.

Berapa biaya payroll Bank Mandiri?

Biaya berbeda tergantung channel. Halaman payroll Bank Mandiri mencantumkan contoh biaya seperti Kopra Wholesale Rp2.500 per transaksi, Kopra Retail Rp0, dan Kopra H2H Payment Rp2.500 per transaksi. Halaman Payroll Perusahaan juga mencantumkan Mandiri Cash Management mulai Rp2.500 dan Jasa Payroll Package mulai Rp5.000 per transaksi. Karena biaya dapat berubah, perusahaan harus mengonfirmasi tarif terbaru ke Bank Mandiri.

Apakah payroll bank otomatis menghitung PPh 21 dan BPJS?

Tidak. Payroll bank berfungsi menyalurkan pembayaran. Perhitungan PPh 21, BPJS, lembur, cuti, bonus, THR, dan potongan lain tetap harus dilakukan oleh perusahaan melalui tim HR/payroll atau software payroll.

Apakah payroll Bank Mandiri bisa terintegrasi dengan sistem perusahaan?

Untuk kebutuhan tertentu, perusahaan dapat menggunakan integrasi Host-to-Host. Namun, integrasi ini membutuhkan koordinasi teknis, pengujian, dan kesepakatan layanan dengan Bank Mandiri.

Apa yang harus dilakukan jika ada transaksi payroll gagal?

Perusahaan perlu memeriksa laporan transaksi di platform bank, mengidentifikasi penyebab gagal, memperbaiki data jika diperlukan, lalu memproses ulang pembayaran kepada karyawan terkait.

Apakah slip gaji diterbitkan oleh Bank Mandiri?

Slip gaji umumnya diterbitkan oleh perusahaan, bukan bank. Bank menyediakan bukti transaksi atau laporan pembayaran, sedangkan rincian komponen gaji tetap dibuat oleh HR atau sistem payroll perusahaan.

Kesimpulan

Payroll Bank Mandiri adalah layanan yang membantu perusahaan membayar gaji karyawan secara massal melalui sistem perbankan Bank Mandiri. Layanan ini dapat digunakan melalui beberapa channel, seperti Kopra by Mandiri, Mandiri Cash Management, Jasa Payroll Package, atau integrasi Host-to-Host sesuai kebutuhan perusahaan.

Bagi HR dan finance, payroll Bank Mandiri dapat mempercepat pembayaran gaji, mengurangi transfer manual, membantu rekonsiliasi, dan memberikan fasilitas perbankan bagi karyawan. Namun, layanan bank tidak menggantikan perhitungan payroll internal. Perusahaan tetap harus menghitung gaji, tunjangan, lembur, PPh 21, BPJS, THR, bonus, dan potongan lain dengan benar sebelum data dikirim ke bank.

Hal penting yang perlu diperhatikan HR adalah validasi rekening karyawan, pengaturan maker-checker-approver, keamanan data payroll, konfirmasi biaya transaksi, pemantauan cut-off pembayaran, serta rekonsiliasi setelah transaksi selesai.

Agar proses payroll lebih rapi, perusahaan sebaiknya mengintegrasikan layanan payroll bank dengan software HR atau payroll. Dengan begitu, perhitungan gaji dapat dilakukan secara akurat, file pembayaran dapat disiapkan lebih cepat, slip gaji dapat dibagikan secara digital, dan laporan payroll dapat digunakan untuk audit, pajak, BPJS, serta pengambilan keputusan bisnis.

Referensi Eksternal

• Bank Mandiri – Payroll Perusahaan
• Bank Mandiri – Payroll melalui Kopra by Mandiri
• Bank Mandiri – Payroll Individu / Mandiri Tabungan Payroll
• Bank Mandiri – Cara Buka Rekening Mandiri di Livin’ by Mandiri
• Bank Mandiri – Tarif Layanan
• JDIH Kementerian Keuangan – PMK No. 168 Tahun 2023 tentang Pemotongan PPh 21/26
• BPK RI – PMK No. 168 Tahun 2023
• BPJS Ketenagakerjaan – Informasi Kepesertaan Penerima Upah
• BPJS Ketenagakerjaan – Peserta Penerima Upah
• Direktorat Jenderal Pajak – Situs Resmi
• Otoritas Jasa Keuangan – Situs Resmi
• Lembaga Penjamin Simpanan – Situs Resmi