Untuk mendapatkan sumber daya manusia yang berkualitas, setiap perusahaan akan melakukan proses rekrutmen karyawan baru untuk mewujudkan hal tersebut.
Karyawan baru ini diharapkan dapat membantu operasional perusahaan sesuai dengan bidangnya. Untuk mewujudkan hal tersebut, perusahaan perlu melakukan orientasi karyawan baru.
Walau tidak diwajibkan, namun setiap karyawan baru baik yang berpengalaman atau fresh graduate sekalipun membutuhkan masa transisi dan adaptasi di tempat baru.
Dengan adanya orientasi ini diharapkan karyawan baru akan mampu beradaptasi dengan baik pada setiap elemen yang ada di perusahaan tersebut.
Hal ini mencakup aturan perusahaan, budaya atau kebiasaan perusahaan, hingga karyawan-karyawan lainnya.
Oleh karena itu, bagian HR dari suatu perusahaan harus merancang proses orientasi karyawan baru untuk memberi kemudahan dan kenyamanan saat mereka bekerja.
Cara Persiapkan Orientasi Karyawan Baru dengan Baik dan Tepat
Lalu, langkah apa yang harus diambil oleh setiap perusahaan untuk proses orientasi karyawan baru?
Berikut ini adalah cara yang bisa dilakukan untuk mewujudkan hal tersebut.
Memberi Sambutan yang Menyenangkan
Sambutan yang diberikan kepada karyawan baru bisa bermacam-macam jenisnya.
Biasanya perusahaan akan memperkenalkan karyawan baru pada forum santai di pagi hari atau jika perusahaan menggunakan layanan berbasis aplikasi untuk pengelolaan karyawan.
Biasanya blasting email pemberitahuan kepada seluruh karyawan bahwa ada anggota baru yang masuk ke perusahaan tersebut.
Mengajak untuk Office Tour
Setiap perusahaan memiliki departemen dan divisi yang berbeda-beda.
Memperkenalkan ruang-ruang yang menjadi tempat suatu divisi, bisa dilakukan oleh pihak perusahaan kepada karyawan barunya.
Dimana letak ruang departemen, ruang meeting, ruang arsip, tempat ibadah, toilet, pantry, dan lain sebagainya.
Office tour ini dapat memberikan pengetahuan kepada karyawan baru, bagaimana suasana di kantor
Memperkenalkan Struktur Organisasi Perusahaan
Memperkenalkan struktur organisasi perusahaan kepada karyawan baru adalah hal yang penting untuk dilakukan divisi HR.
Memberi gambaran terkait struktur organisasi meliputi posisi, jenjang jabatan, dan nama karyawan pemegang jabatan.
Hal ini bertujuan jika satu waktu terjadi kordinasi akan pekerjaan, karyawan baru bisa mengetahui kepada siapa mereka harus bertemu.
Memperkenalkan Peraturan dan Budaya Perusahaan
Di dalam surat perjanjian antara karyawan dengan perusahaan memang sudah tercantum beberapa peraturan dan kewajiban.
Namun, pastinya ada beberapa peraturan yang tidak tercantum di surat perjanjian tersebut.
Oleh karena itu, bagian HR bisa memperkenalkan peraturan perusahaan secara lengkap yang biasanya ada di buku peraturan perusahaan.
Selain itu, HR juga bisa memperkenalkan kebudayaan atau kebiasaan yang biasanya dilakukan perusahaan sehari-hari atau menjelang waktu tertentu.
Hal ini dilakukan agar karyawan baru tidak merasa kaget dengan hal-hal tersebut.
Memperkenalkan Employee Kit dan Contact Person
Setiap perusahaan biasanya akan memberikan peralatan yang menjadi identitas dari karyawan suatu perusahaan seperti kartu pegawai, peralatan kerja, seragam, hingga akses loker dan ruangan tertentu.
Selain itu, karyawan baru wajib menyimpan semua kontak perusahaan meliputi nomor telepon, email, alamat perusahaan, dan lain sebagainya.
Hal-hal ini yang bisa diberikan saat orientasi karyawan baru.
Memperkenalkan Jadwal Kegiatan atau Aktivitas Perusahaan
Saat orientasi karyawan baru, suatu perusahaan dapat memberitahukan perihal kegiatan rutin yang dilakukan.
Kegiatan ini meliputi banyak hal tergantung dengan ketetapan yang dibuat perusahaan seperti kegiatan olahrga di klub kantor, kegiatan CSR, outing, dan masih banyak lainnya.
Dengan begitu, karyawan baru dapat mengikuti kegiatan tersebut untuk membantu proses adaptasi di perusahaan baru.
Memperkenalkan Prosedur Keamanan pada Saat Kondisi Gawat Darurat
Perusahaan yang memiliki kantor di suatu gedung wajib memperkenalkan prosedur keamanan dalam waktu darurat.
Pengenalan ini dapat dilakukan saat orientasi karyawan baru seperti memberitahukan pintu dan tangga darurat, tabung hydrant, dan lain semacamnya.
Hal ini dilakukan untuk memastikan keamanan dan keselamatan karyawan saat bekerja.
Langkah-langkah yang sudah diterapkan oleh hampir setiap perusahaan merupakan bentuk kepedulian dan ketertarikan perusahaan terhadap karyawan baru.
Orientasi karyawan baru ini juga dapat membuat proses adaptasi karyawan baru terasa lebih mudah.
Hal ini juga menyangkut rasa nyaman dan produktivitas setiap karyawan dalam bekerja. Demi tercapainya target perusahaan ke depan.
Walau orientasi karyawan baru ini membutuhkan waktu lebih kepada divisi HR sehingga terkadang urusan adinistratif yang juga harus diselesaikan akan terganggu.
Oleh karena itu, setiap perusahaan dapat menggunakan bantuan aplikasi HR yang dapat mengelola data administratif perusahaan.
Tentu saja pilihlah aplikasi HR yang memiliki layanan-layanan yang dapat membantu pekerjaan administrasi perusahaan secara cepat dan praktis seperti pengelolaan database karyawan dan perusahaan, payroll system, pengajuan cuti, dan absensi online.
Divisi HR akan menghemat waktu untuk mengerjakan pekerjaan lain sewaktu urusan administratif sudah otomatis diselesaikan oleh aplikasi HR tersebut.