Beberapa contoh yang harus Anda perhatikan hal ini ketika akan membuat surat dinas, seperti yang diulas bloghrd.com disini.
Ikut berkontribusi memajukan suatu perusahaan merupakan salah satu kewajiban seorang karyawan.
Tidak heran, setiap karyawan dituntut untuk loyal pada perusahaan dan mengorbankan waktu serta tenaga demi mencapai hal tersebut.
Salah satu yang biasa dilakukan karyawan adalah perjalanan dinas.
Perjalanan dinas dilakukan oleh setiap karyawan dengan maksud menjadi wakil perusahaan untuk dapat melakukan kerjasama, pelatihan, atau audit yang biasa dilakukan ke luar kota.
Kegiatan ini biasanya membutuhkan surat pengantar yang jelas atau biasa disebut surat dinas.
Dengan adanya surat dinas akan memudahkan aktivitas apapun terkait pekerjaan.
Untuk lebih jelasnya, berikut pembahasan mengenai contoh surat dinas serta hal-hal yang berkaitan dengan surat dinas.
Pengertian dan Tujuan Surat Dinas
Pada dasarnya, surat dinas merupakan surat atau bukti tertulis yang sifatnya resmi dari suatu instansi atau perusahaan.
Biasanya surat dinas digunakan oleh para pegawai instansi pemerintahan yang digunakan untuk hal-hal bersifat kedinasan.
Contoh surat dinas biasanya berisi keterangan jelas yang dibuat untuk digunakan bagi keperluan pegawai ketika melakukan aktivitas kedinasan.
Surat dinas meliputi penugasan, izin, pemberitahuan dan masih banyak lainnya.
Tujuan dibuatnya surat dinas adalah keterangan tertulis yang memberitahukan berbagai keperluan dan maksud.
Seperti contoh:
Ketika seorang pegawai pemerintahan akan ditugaskan melakukan perjalanan dinas mengunjungi kantor cabang karena urusan tertentu, pegawai tersebut wajib membawa surat yang memberikan keterangan dari kantor pusat.
Hal ini yang disebut sebagai surat dinas.
Fungsi dari Surat Dinas
Apakah surat dinas itu memiliki peran yang penting?
Jawabannya tentu ya dan banyak.
Berikut penjelasan mengenai fungsi dari surat dinas:
-
Pengingat
Salah satu fungsi surat dinas adalah pengingat, di mana kegiatan atau perjalanan dinas dapat disimpan untuk data yang sewaktu-waktu digunakan.
-
Bukti Tertulis
Fungsi yang satu ini merupakan hal penting pada surat dinas khususnya jika suatu perusahaan atau instansi pemerintahan akan mengadakan kerjasama dan perjanjian pada pihak lain.
Surat dinas bisa menjadi bukti valid jika pegawai yang ditunjuk sebagai perwakilan merupakan anggota resmi.
-
Pedoman dan Acuan Kerja
Fungsi ini digunakan oleh pegawai yang ditugaskan melakukan perjalanan dinas.
Mengingat isi yang ada di dalam surat dinas pastinya sudah jelas meliputi arahan kerja, izin, tanggung jawab dan hal lainnya.
Setiap pegawai pasti akan bekerja secara maksimal karena bantuan surat dinas yang menjadi pedoman kerja.
Unsur dan Syarat yang Ada di dalam Surat Dinas
Ketika akan membuat surat dinas untuk suatu kegiatan kerja, perusahaan atau instansi pemerintahan sebaiknya memerhatikan unsur-unsur penting yang ada.
Hal ini dilakukan guna menghindari kesalahan-kesalahan yang dapat menganggu aktivitas tersebut.
Berikut unsur-unsur yang harus ada atau tercantum pada surat dinas:
- Kop surat yang berisi logo serta nama resmi instansi atau perusahaan terkait
- Nomor surat berdasarkan urutan keluarnya surat
- Tanggal dan lampiran surat
- Perihal surat yang menjelaskan gambaran isi surat, izin yang dikeluarkan, serta alamat surat
- Salam pembuka, isi dari surat, dan penutup surat
- Diakhiri dengan salam penutup, nama pengirim, serta tanda tangan pengirim
Selain itu, format surat juga menjadi bagian dari unsur dan syarat membuat surat dinas secara baik.
Gaya bahasa surat dinas menggunakan bahasa yang formal, singkat, padat, serta jelas.
Hal ini bertujuan meninggalkan kesan sopan dan baik ketika dibaca pihak terkait.
Macam-Macam Contoh Surat Dinas
Untuk memudahkan proses pembuatan surat dinas, suatu instansi pemerintahan atau perusahaan harus memutuskan dulu jenis atau macam surat dinas yang ingin digunakan.
Mengingat ada beberapa macam surat dinas yang dapat digunakan sebagai template.
Berikut macam-macam surat dinas yang biasa digunakan:
-
Surat Dinas untuk Perjalanan Kerja
Perjalanan kerja yang dilakukan seorang pegawai akan berdampak pada pekerjaan hariannya yang harus dialihkan ke pegawai lain.
Hal ini dapat dilakukan jika surat dinas untuk perjalanan kerja ada yang bisa dijadikan landasan atau bukti untuk menjelaskan situasi tersebut.
-
Surat Dinas untuk Perjanjian Kerja
Surat perjanjian kerja merupakan salah satu surat dinas.
Dimana surat perjanjian kerja ini berisi tentang kesepakatan, hak, dan kewajiban calon pekerja.
-
Surat Dinas untuk Panggilan Kerja
Perusahaan yang mengirim surat panggilan kerja kepada calon karyawannya masuk ke dalam jenis surat dinas.
Baik berbentuk fisik atau melalui surel elektronik, tergantung kebijakan yang digunakan oleh suatu perusahaan atau instansi pemerintahan.
Dalam menyusun surat dinas yang ditujukan untuk berbagai macam hal terkait pekerjaan, suatu perusahaan atau instansi pemerintahan sebaiknya selalu memerhatikan hal-hal penting dalam surat.
Hal ini dilakukan untuk memperjelas intruksi atau arahan yang menjadi bagian dari isi surat dinas agar pegawai maupun pihak terkait dapat memahami maksud dan isi dari surat dinas tersebut.
Sama halnya dengan memerhatikan kegiatan operasional dan kinerja karyawan, suatu perusahaan harus mengelolanya secara baik.
Dengan memanfaatkan bantuan dari aplikasi karyawan, bukan tidak mungkin urusan administrasi, database, dan data karyawan akan dikelola secara baik serta aman.